64
LEARN THE LANGUAGE OF BUSINESS SUCCESS SAP Middle East & North Africa 16th Floor Arenco Tower, Sheikh Zayed Road, PO Box 118353, Dubai, United Arab Emirates Dubai: +971 4-4407222, Riyadh: +966-1-2118030, Cairo: +202-22 66 88 81

SAP Why ERP Dictionary[1]

  • Upload
    senmmit

  • View
    65

  • Download
    3

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: SAP Why ERP Dictionary[1]

LEARN THE LANGUAGE OFBUSINESS SUCCESS

SAP Middle East & North Africa 16th Floor Arenco Tower, Sheikh Zayed Road, PO Box 118353, Dubai, United Arab EmiratesDubai: +971 4-4407222, Riyadh: +966-1-2118030, Cairo: +202-22 66 88 81

Page 2: SAP Why ERP Dictionary[1]

Contents DO YOU SPEAK ERP?

Introduction 3

Improved efficiency in your daily business 13

Increased flexibility and faster response times

21

Less waste, fewer errors 25

Greater employee productivity

29

Better access to company information

33

Reduced risk 37

More business growth 41

360-degree visibility into your business 45

Intensified collaboration outside your company 49

Enhanced responsiveness and alignment with customers 53

Summary and next steps 57

Page 3: SAP Why ERP Dictionary[1]

Introduction DO YOU SPEAK ERP?

The basics

43

DO YOUSPEAKERP?

You may have heard the term. But have you

ever considered what it really means? And

how it can benefit your business?

In easy-to-understand, bite-sized chapters,

this booklet aims to explain just that.

Let’s start at the beginning. What is ERP?

ERP stands for enterprise resource planning.

It is a software system that allows different

parts of your organization to communicate

with one another, by hooking them up to

the same database and ensuring they have

access to the same information. Think of

ERP software as a kind of central nervous

system for your company. It collects and

processes information, and delivers it to the

right place and the right people – at the

right time.

But what does that mean in practice?

Companies with no central ERP system

often lack vital insight into their business –

and, as a result, cannot respond to customer

requirements as quickly and flexibly as

today’s markets demand.

Page 4: SAP Why ERP Dictionary[1]

Introduction DO YOU SPEAK ERP?

65

DISPARATEINFORMATIONSOURCES, SLOWPROCESSES

Information is often stored in multiple

applications or spreadsheets that are not

connected to each other. And this can have

several negative effects on your business.

You are probably familiar with some of

them: A sales employee wants to confirm

a delivery date to a customer who has just

placed an order. But first they must verify

that all necessary parts are in stock, find

out when production can begin, check with

logistics – the list goes on. They must send

emails, make phone calls, sift through

numerous documents – all time-consuming

tasks. And then they find out the spreadsheet

they’re looking at is not the latest version –

more inquiries, further calls, more lost time.

Page 5: SAP Why ERP Dictionary[1]

Introduction DO YOU SPEAK ERP?

87

VIEW YOURBUSINESS ASA WHOLE

An integrated ERP system helps you put a

stop to many of these problems, by allowing

you to automate tasks and workflows. In

addition, data is stored and managed centrally,

so everyone has access to consistent,

accurate information. ERP software enables

you to take a more holistic approach to

running your business, by pulling together

information from all key areas. This lets you

view your organization as a single entity

with a single team, rather than as a collection

of disparate areas and tasks.

ERP software touches:

• Financials, including financial accounting and controlling

• Production, including supply-chain management and planning

• Product lifecycle management

• Procurement

• Logistics processes

• Human resources, including payroll accounting, workforce

deployment and time management

• Sales and marketing

• Reporting and analytics

ERP can help you effectively manage (and reduce) inventory,

coordinate the deployment of staff, communicate with suppliers,

generate KPIs, – and a whole lot more.

A few examples:

Page 6: SAP Why ERP Dictionary[1]

Introduction DO YOU SPEAK ERP?

109

SOMETHINGFOR EVERYONE

Organizations of all shapes and sizes

can benefit from an integrated ERP system.

And because the software is modular –

comprising several modules each responsible

for a different part of your business – you

can introduce it in stages, as and when

you need to.

Page 7: SAP Why ERP Dictionary[1]

Introduction DO YOU SPEAK ERP?

1211

BUT HOW CANYOU BENEFIT?

Now you know a little bit more about ERP,

you’re ready to move to the next level:

learning what companies like yours stand to

gain from this powerful business software.

Page 8: SAP Why ERP Dictionary[1]

Introduction DO YOU SPEAK ERP?

1413

KEY BENEFITSOF ERP

Page 9: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

1615

Faster, more streamlined processesincreased output

Improved efficiency in your daily business

>>

Improved efficiency

Page 10: SAP Why ERP Dictionary[1]

Improved efficiency DO YOU SPEAK ERP?

1817

Do you ever wonder if your business is

really as efficient as it could be?

Perhaps sluggish processes and a lack of

visibility into operations are holding you

back. ERP solutions are designed to help

you maximize your company’s efficiency,

so you can work faster and generate higher

output. And because information is easily

accessible, you can make smarter,

better-informed decisions and control

your cost structure more effectively.

Page 11: SAP Why ERP Dictionary[1]

Improved efficiency DO YOU SPEAK ERP?

2019

Everything is connected and everything

is automated.

And that includes financials:

an integrated ERP system also lets you

take customer-specific terms and conditions

or volume-discounts into account when

calculating prices and initiating invoicing.

Furthermore, it can automatically check a

customer’s payment and credit history,

potentially saving you time and effort further

down the line. What’s more, the entire

transaction is recorded in the accounting

system and an invoice is generated.

As you can see from this example, ERP

software helps you simplify and streamline

processes, which makes for greater

efficiency across your business.

ERP software helps you define

fully-automated workflows, so you can

perform tasks much more efficiently.

• A sales order is entered.

• This triggers an availability check to determine whether the

goods are in stock.

• If they are, quantity and other relevant details are automatically

communicated to the warehouse, so goods can be retrieved.

• If the items are not available, the system alerts the necessary

stakeholders (warehouse staff, planners, suppliers, etc.).

Let’s look at a scenario in a company with

an ERP system:

Page 12: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

2221

An ability to respond faster to changingmarket requirements. Greater agility,better adaptability.

>>

Increased flexibility

Increased flexibilityand faster responsetimes

Page 13: SAP Why ERP Dictionary[1]

Increased flexibility DO YOU SPEAK ERP?

2423

optimize your inventory, closely monitor billing

and dunning processes, and improve cash

conversion cycles, ERP software can help

boost your liquidity – making you more agile.

ERP software is also flexible in terms

of adapting to your company’s specific

requirements. It delivers the ability to align

your business processes with your

individual needs. What’s more, with the

right vendor, you can look forward to updates

and enhancements to your ERP package –

so you are always well equipped to meet

new challenges.

Customer expectations and demands are

constantly changing; developments on

financial markets can suddenly alter the way

the whole world does business. You need

to be able to respond quickly to situations

like these. And organizations with no or

outdated IT solutions are often at a

disadvantage. They lack the information

and insight they need to know how and when

to respond to new market conditions. And

they often have little flexibility when it

comes to freeing up cash.

Information in an ERP system is stored in a

central repository, so you have a bird’s-eye

view of your entire company and can identify

changes, such as fluctuations in demand at

an early stage. In addition, by helping you

Page 14: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

2625

A reduction in mistakes, less lost timeand fewer lost or wasted resources

>>

Less waste, fewer errors

Less waste,fewer errors

Page 15: SAP Why ERP Dictionary[1]

Less waste, fewer errors DO YOU SPEAK ERP?

2827

Integrated ERP systems help you:

• Automate processes and workflows, allowing you to

significantly reduce the scope for human error.

• Gain access to accurate data allowing you to align effort and

resources with your business needs – reducing waste and

saving money.

For example, firms dealing with products

or ingredients with a limited shelf life can

benefit from greater insight into inventory

and ensure stock with a shorter life is used

first. As a result, they can cut back on

waste – and costs.

Compiling reports from multiple sources,

copying and pasting figures from one

spreadsheet to another, calculating discounts

manually – they’re all error-prone processes

that lead to confusion, delays, a drop in

customer satisfaction and, most importantly,

lost revenues.

Page 16: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

3029

Improved output; more efficient staff;more time and resources to concentrateon core business tasks

>>

Greater employee productivity

Greater employeeproductivity

Page 17: SAP Why ERP Dictionary[1]

Greater employee productivity DO YOU SPEAK ERP?

3231

tasks, such as processing an order or

entering a change request faster – enabling

them to work more efficiently and make

better use of the working day.

In addition, ERP software helps you more

accurately plan human and other resources.

For example, it gives you a comprehensive

view of orders or upcoming projects, so you

can plan capacity and mobilize necessary

resources well in advance. This eliminates

idle capacity and boosts your output.

Are your employees often tied up with

time-consuming but non-productive tasks?

And have you ever thought that better

planning and coordination or more targeted

allocation of resources could improve your

company’s output?

You’re not alone. These are typical

challenges facing businesses without an

integrated ERP system.

But how can business software help

increase productivity? Well, ERP software

provides better, faster access to facts and

figures. This helps staff perform routine

Page 18: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

3433

The ability to call up facts and figuresfaster and more simply

>>

Better access to company information

Better access tocompany information

Page 19: SAP Why ERP Dictionary[1]

Better access to company information DO YOU SPEAK ERP?

3635

in line with their specific roles and prevent

sensitive data from falling into the wrong hands.

Furthermore, your company’s information is

not limited to people within the four walls of

your enterprise: you can extend access to

mobile workers or external stakeholders.

Ensuring the right people have access to the

right information can be a logistical headache

for many bosses. To do their jobs properly,

your people need access to certain facts

and figures. Many organizations currently

store information in multiple data bases,

applications or even on different physical

machines. This turns compiling reports,

preparing figures for audits, etc. into tricky,

time-consuming tasks.

ERP systems store and manage all master

data centrally. As a result, users can call

up the documents they require in just a

few clicks. They no longer have to request

and wait for information from a different

department or open a different application

to find what they need.

In addition, ERP software delivers configurable

access and authorization rights. This helps

you make sure that people receive information

Page 20: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

3837

Less uncertainty;more informed decisions

>>

Reduced risk

Reduced risk

Page 21: SAP Why ERP Dictionary[1]

Reduced risk DO YOU SPEAK ERP?

4039

ERP solutions can help with all this and

more, they let you:

• Streamline financial processes

• Gain a more transparent view of your finances.

• Identify any problem areas quickly

• Help simplify risk assessment and management.

In addition, ERP software can support you

in complying with legal regulations and global

standards, which reduces the risk to your

business as a result of non-compliance.

Having a bigger picture of your company

enables you to identify threats early on and

take timely action to ensure they don’t

harm your business.

Particularly at times of economic uncertainty,

it is extremely important that you receive

relevant and accurate information about

your business. What’s more, it is vital that

you are aware of the potential risks and

threats to your company – and know how

to deal with them.

Page 22: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

4241

Higher revenues; a stronger, moresuccessful company

>>

More business growth

More businessgrowth

Page 23: SAP Why ERP Dictionary[1]

More business growth DO YOU SPEAK ERP?

4443

Companies often find their IT cannot keep

up with business growth. ERP software not

only keeps pace, it actually helps your

business grow – by helping you save

money, enabling the easy integration of new

business units, subsidiaries or companies,

and allowing you to concentrate on your

core competencies.

For example, most ERP systems let you work

in more than one currency and language. So

you have the option of offering your products

or services to other markets in the future.

Page 24: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

4645

A bird’s-eye view of your entire company;everything you need to know about everyarea of your business

>>

360-degree visibility into your business

360-degree visibilityinto your business

Page 25: SAP Why ERP Dictionary[1]

360-degree visibility into your business DO YOU SPEAK ERP?

4847

This comprehensive, big-picture approach

also brings a host of benefits for financials.

It helps you keep a closer eye on expenditure,

receivables, overdue payments, etc. –

helping you improve cash flow and boost

liquidity. What’s more, it enables you to

monitor key parameters and make better

business decisions as a result.

360-degree visibility is a term that you’ve probably

heard a thousand times. But what does it actually

mean? And why is it necessary?

At the moment, if you don’t have integrated

business software, you probably don’t have an all-

round, overall view of your entire

company. If your sales staff want to inform a

customer when an order will be completed:

• Can they instantly view stock levels, capacity of

machines, planning and logistics schedules?

• Can they make realistic promises your company

can keep?

With an ERP system they can. Because ERP

helps you integrate all areas of your enterprise

and provides access to relevant information from

across the organization – displayed in a

user-friendly way, using a single interface.

Page 26: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

5049

Better, more efficient teamwork; morepossibilities to work together

>>

Intensified collaboration outside your company

Intensified collaborationoutside your company

Page 27: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

5251

An ERP system can help you make the

most of external resources by providing a

way to incorporate them into your business

processes. For example, you can provide

authorized individuals outside the enterprise

with direct access to certain data, enabling

more people to work together.

Strong partnerships and successful business

relationships are key to yielding good results.

But as you know, coordinating with people

outside the enterprise, sharing knowledge

and pooling ideas isn’t always easy.

Collaborative business models that integrate

suppliers, business partners and customers

can really help drive innovation. And in

today’s social-networking era, the need for

effective collaboration in business is growing

rapidly.

Intensified collaboration outside your company

Page 28: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

5453

Greater awareness of customer needs;staying closer to your customers

>>

Enhancedresponsiveness andalignment withcustomers

Enhanced responsiveness and alignment with customers

Page 29: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

5655

process inquiries faster which leads to

greater customer satisfaction. What’s

more, ERP solutions also support delivery

of value-added services to customers,

such as self-service portals that simplify

the way you communicate with them.

• Increase customer loyalty

• Improve your image

• Strengthen your competitive advantage…

…not to mention the positive effect on your

bottom line.

Having a better understanding of your

customers’ needs and fostering stronger

relationships can help:

Do you really know and understand your

customers and their needs? And what if these

needs suddenly change? Can you respond

appropriately and, above all, quickly? Staying

close to customers is a tricky business. To

succeed, your products and services must

be aligned with actual customer needs.

ERP software helps you gain insight

into your customers’ changing needs – by

providing simple access to facts and

figures and enabling you to generate reports

and analyze findings. As a result, monitoring

customer behavior and adapting your business

accordingly becomes simpler.

ERP systems also open up a host of

opportunities for improving customer service

and customer relationship management.

For instance, they help your employees

provide better more targeted advice and

Enhanced responsiveness and alignment with customers

Page 30: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

5857

Enhanced responsiveness and alignment with customers

SO WHATHAVE YOULEARNED?

As we have discovered, ERP software can

benefit today’s businesses in a large number

of ways. For example, by helping you:

• Streamline business processes

• Integrate information from multiple sources

• Gain a single, consolidated view of your company

• Improve your responsiveness

• Keep track of what’s going on in your company

• And much, much more

So it will come as no surprise to discover

that ERP solutions have become a valuable

part of day-to-day business for hundreds of

thousands of companies of all sizes and in

all sectors – around the world.

If you would like to find out more about

ERP solutions, how they work and how they

can benefit your business, why not check

out the ERP info center? You will find

Next steps

testimonials from companies who are

successfully leveraging ERP software, as

well as solution demos and other useful

resources.

To view the ERP info center, please go tohttp://www.sap.com/mena/campaigns/2010_resource_center/erp.epx

Page 31: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

6059

Notes

Page 32: SAP Why ERP Dictionary[1]

DO YOU SPEAK ERP?

6261

Notes

Page 33: SAP Why ERP Dictionary[1]

مالحظات

٦١

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٦٢

Page 34: SAP Why ERP Dictionary[1]

مالحظات

٥٩

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٦٠

Page 35: SAP Why ERP Dictionary[1]

تحسين مستوى االستجابة وتلبية متطلبات العمالء

٥٧

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٥٨

إذا ما هي ميزات أنظمة

ERP؟

بناءا على تقدم، أتضح أنه يمكن لألعمال الراهنة أن تستمد فوائدا من برامج ERP من خالل طرق كثيرة.

فعلى سبيل المثال، يمكنك الحصول على الميزات اآلتية:

تسهيل عمليات األعمال ▪

تكامل المعلومات من مصادر متعددة ▪

التمتع برؤية مفردة ومدمجة عن شركتك ▪

تحسين مستوى االستجابة ▪

متابعة ما يجري داخل شركتك ▪

وأكثر من هذا بكثير ▪

ERP لذا لم يكن من قبيل المفاجأة أن تجد حلولتمثل جزءا قيما في األعمال اليومية لمئات اآللف من

الشركات لكافة األحجام والقطاعات حول العالم.

الخطوات التالية

،ERP إذا كنت ترغب في معرفة مزيد من حلولومعرفة طريقة عملها وكيف يمكن لشركتك أن تنتفع

من هذه الحلول فلم ال تتحقق من ذلك من خالل زيارة مركز معلومات ERP؟ وستجد في المركز ما يلي

شهادات من الشركات التي تحقق االستفادة القصوى من برامج ERP بنجاح، فضال عن العروض التوضيحية

للحلول ومصادر مفيدة أخرى.

لعرض صفحة مركز معلومات ERP، الرجاء االنتقال إلى

http://www.sap.com/mena/campaigns/2010_resource_center/erp.epx

Page 36: SAP Why ERP Dictionary[1]

تحسين مستوى االستجابة وتلبية متطلبات العمالء

٥٥

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٥٦

هل أنت حقا على دراية ووعي بطبيعة العمالء ومتطلباتهم؟ فماذا ستفعل إذا تغيرت متطلباتهم فجأة؟

هل ستتجاوب معهم بالشكل المناسب وعلى نحو سريع، قبل كل شئ؟ يعد أمر البقاء على مقربة من العمالء من

األعمال المخادعة. فلمواجهة هذا األمر بنجاح، يجب أن تلبي المنتجات والخدمات التي تقدمها متطلبات العميل

الفعلية.

وتحسبا لهذه التغييرات، يقوم برنامج ERP بتعزيزك برؤية ثاقبة عن متطلبات العميل المتغيرة، عن طريق

توفير وصول بسيط إلى البيانات واألرقام وإمكانية إعداد التقارير وتحليل النتائج. وبالتالي، تتسنى لك

إمكانية مراقبة سلوك العميل وتهيئة عملك مع متطلباته ومن ثم يصبح األمر سهال.

تعززك أنظمة ERP أيضا بباقة من الفرص تهدف إلى تحسين إدارة خدمات العمالء وعالقة العمالء.

على سبيل المثال، تسهم هذه الفرص في مساعدة موظفيك على إعطاء العمالء النصائح المستهدفة

واالستعالمات عن العمليات بشكل أفضل وأسرع مما ينتج عنه تزايد رضا العميل. إضافة إلى ذلك، تدعم حلول ERP أيضا توفير خدمات القيمة المضافة

للعمالء، مثل بوابات الخدمة الذاتية والتي بدورها تبسط سبل التواصل مع العمالء.

ومما الشك فيه أن معرفة متطلبات العميل بشكل أفضل وإنشاء عالقات أقوى يثمر بالنتائج اآلتية:

زيادة والء العمالء ▪

تحسين وضعك ▪

تعزيز ميزتك التنافس ▪…بدال من ذكر التأثير اإليجابي على صافي الربح.

Page 37: SAP Why ERP Dictionary[1]

تحسين مستوى االستجابة وتلبية متطلبات العمالء

٥٣

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٥٤

تحسين مستوىاالستجابة وتلبيةمتطلبات العمالء

توفير مستوى أعلى من الوعي لمتطلبات العميل؛ --------------------------------->>مما يجعلك على مقربة أكثر من عمالئك

Page 38: SAP Why ERP Dictionary[1]

زيادة التعاون بين فريق العمل خارج الشركة

٥١

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٥٢

تشغل عالقات العمل الناجحة والشراكات القوية مكانة رئيسية في إحراز نتائج مفيدة. ولكن كما هو معروف، أمر التعاون مع األشخاص خارج المؤسسة ومشاركة

المعرفة واألفكار معهم ليس باليسير دائما. يمكن لنماذج العمل التعاونية التي تدمج الموردين وشركاء العمل والعمالء أن تسهم بالفعل في دفع عجلة االبتكارات. ففي هذا العصر الذي بات فيه التواصل عبر الشبكة

االجتماعية، تتزايد فيه الحاجة إلى التعاون الفعال في األعمال تزايدا سريعا.

واستجابة لهذه الحاجة، يمكن أن يساعدك أحد أنظمة ERP في تحقيق االستفادة القصوى من الموارد

الخارجية وذلك عن طريق توفير طريقة للتعاون معهم في عمليات األعمال الخاصة بك. فمثال، يمكنك أن تمنح األشخاص المصرح لهم خارج المؤسسة أذنا بالوصول إلى بيانات معينة، مما يسنح إمكانية عمل عدد أكبر من

األشخاص معا.

Page 39: SAP Why ERP Dictionary[1]

زيادة التعاون بين فريق العمل خارج الشركة

٤٩

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٥٠

زيادة التعاون بين فريق العملخارج الشركة

كلما كان فريق العمل أفضل وذو كفاءة أكبر؛ --------------------------------->>تزايدت إمكانيات العمل بين الفريق معا

Page 40: SAP Why ERP Dictionary[1]

رؤية شاملة عن أعمال شركتك

٤٧

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٤٨

رؤية شاملة مصطلح قد تطرق إلى أذنيك آالف المرات. ولكن ما المقصود بهذا المصطلح فعال؟ ولماذا يعد

ضروريا؟

دعنا نوضح لك هذا األمر، إذا لم يكن لديك برامج أعم ال متكاملة في الوقت الراهن قد ال تتسنى لك رؤية

شاملة وملمة عن أعمال الشركة بالكامل. وإذا أراد فريق المبيعات أن يخبر أحد العمالء بالوقت الذي

سيكتمل ف يه األمر:

هل سيتمكنون من اإللمام برؤية سريعة عن مستويات ▪المخزون وقدرة اآلالت وجداول اللوجستية والتخطيط

لتلبية هذا األمر؟

هل يمكنهم الوفاء بوعود واقعية تستطيع الشركة أن تلبيها؟ ▪

صار األمر سهال لهم باستخدام أحد أنظمة ERP. وذلك ألن نظام ERP يساعدك على دمج كافة المجاالت التي تتعامل فيها مؤسستك ويوفر لك الوصول إلى المعلومات

المرتبطة من جميع أنحاء المنظمة، فيعرضها بطريقة سهلة االستخدام من خالل واجهة واحدة.

هذا ا لنهج الشامل ذو الصورة الكبيرة تجني من وراءه ماليات الشركة باقة من الفوائد. فهو يساعدك على

متابعة األوضاع عن كثب مثل اإلنفاق والمقبوضات والدفعات المستحقة إلخ؛ مما يسهم في تحسين مستوى

التدفق النقدي وزيادة السيولة. وباإلضافة إلى ذلك، تتوفر لك إمكانية مراقبة المعامالت الرئيسية وبالتالي

تتخذ قرارات أعمال أفضل.

Page 41: SAP Why ERP Dictionary[1]

رؤية شاملة عن أعمال شركتك

٤٥

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٤٦

رؤية شاملة عنأعمال شركتك

نظرة عامة عن كافة أعمال شركتك؛ تتيح لك --------------------------------->>المعلومات الالزمة لمعرفة كافة مجاالت أعمالك

Page 42: SAP Why ERP Dictionary[1]

تزايد نمو األعمال

٤٣

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٤٤

غالبا ما تكتشف الشركات أن قسم تكنولوجيا المعلومات لديها غير قادر على مواكبة نمو األعمال على نحو مستمر. وسعيا وراء تحقيق ذلك، أتاحت لك برامج

ERP ليس فقط الحذو بخطى نمو األعمال، بل إنها في واقع األمر برامج تساعدك على تحقيق هذا النمو، فمن

خاللها يمكنك أن توفر أمواال وتمنحك إمكانية التكامل مع وحدات األعمال أو الشركات أو الشركات التابعة الجديدة بشكل يسير، فضال عن أنها تمكنك في صب

تركيزك على كفاءاتك األساسية.

ولنضرب مثاال على ما سبق، يمكنك مزاولة العمل في أغلب أنظمة ERP بأكثر من عملة ولغة واحدة. وبالتالي يتسنى لك خيار عرض منتجاتك أو خدماتك

ألسواق أخرى في المستقبل.

Page 43: SAP Why ERP Dictionary[1]

تزايد نمو األعمال

٤١

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٤٢

تزايد نمواألعمال

تحقيق إيرادات أعلى يعني شركة أقوى وأكثر --------------------------------->>نجاحا

Page 44: SAP Why ERP Dictionary[1]

تقليل المخاطر

٣٩

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٤٠

بصورة عملية، وفي أوقات انعدام االستقرار االقتصادي، يعد الحصول على معلومات دقيقة وذات

صلة وثيقة حول أعمالك أمرا في غاية األهمية. واألكثر أهمية، أنه من الضروري أن تدرك حجم المخاطر

والتهديدات المحتملة التي تتهدد شركتك، دون نسيان معرفة كيفية التعامل معها.

يمكن أن تساعدك حلول ERP على مواجهة كافة هذه الصعوبات وأكثر منها، فهي تمكنك من:

تيسير عمليات األعمال ▪

التمتع برؤية أكثر شفافية ألوضاعك المالية ▪

التعرف على موطن أي مشكلة بسرعة ▪

تبسيط عملية تقييم المخاطر وإدارتها. ▪

ERP باإلضافة إلى ذلك، يمكن أن توفر لك برامجالدعم بما يتسق مع اللوائح القانونية والمعايير الدولية،

مما يقلل من حجم المخاطر التي يمكن أن تصبح أعمالك عرضة لها كنتيجة لعدم االمتثال.

إن تمتعك بزاوية رؤية أكبر لشركتك؛ يمكنك من اكتشاف التهديدات مبكرا، فضال عن اتخاذ القرارات في

الوقت المناسب لضمان تجنب أي تأثير سلبي لها على أعمالك.

Page 45: SAP Why ERP Dictionary[1]

تقليل المخاطر

٣٧

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٣٨

تقليل المخاطركلما كانت شكوكك أقل،--------------------------------->>

كانت قراراتك واعية

Page 46: SAP Why ERP Dictionary[1]

وسائل أفضل للوصول إلى معلومات الشركة

٣٥

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٣٦

يمثل ضمان منح الشخص المناسب حق الوصول إلى المعلومات المناسبة مشكلة على مستوى اللوجيستيات

تؤرق العديد من المديرين. فلكي يتسنى لموظفيك القيام بأعمالهم على نحو سليم، يجب أن تتوفر لهم إمكانية

الوصول إلى بيانات وأرقام معينة. تقوم العديد من المؤسسات حاليا بتخزين المعلومات في عدة قواعد بيانات أو تطبيقات أو حتى أجهزة كمبيوتر. وتكون

النتيجة أن يتحول تجميع التقارير وتجهيز األرقام لعمليات لتدقيق وغيرها إلى مهام خادعة ومستهلكة

للوقت.

تقوم أنظمة ERP بتخزين وإدارة كافة البيانات الرئيسية مركزيا. ونتيجة لذلك، يمكن للمستخدمين

استدعاء المستندات التي يحتاجونها بعد نقرات قليلة. ولم تعد هناك اآلن حاجة لقيامهم بطلب المعلومات

وانتظارها من قسم آخر أو فتح تطبيق مختلف للعثور على ما يبحثوا عنه.

بالتماشي مع أدوارهم المحددة، فضال عن الحول دون وقوع

البيانات الحساسة في األيدي الخاطئة. وعالوة على ذلك، فال تقتصر إمكانية الوصول إلى المعلومات على

الموظفين داخل مبنى شركتك فقط: يمكنك توسيع نطاق الوصول ليشمل العاملين المتنقلين أو الجهات المعنية

الخارجية.باإلضافة إلى ذلك، توفر برامج ERP حقوق تخويل ووصوال مع إمكانية التكوين. ويساعدك ذلك

على ضمان وصول المعلومات إلى الموظفين

Page 47: SAP Why ERP Dictionary[1]

وسائل أفضل للوصول إلى معلومات الشركة

٣٣

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٣٤

وسائل أفضل للوصول إلى معلومات الشركة

إمكانية االستعانة بوسائل أسرع وأبسط --------------------------------->>الستدعاء البيانات واألرقام

Page 48: SAP Why ERP Dictionary[1]

زيادة إنتاجية الموظفين

٣١

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٣٢

هل تعاني من انشغال موظفيك أغلب األوقات بمهام تستغرق وقتا طويال بالرغم من كونها غير منتجة؟ وهل

دار بفكرك يوما أن التخطيط والتنسيق بشكل أفضل أو التركيز على التخصيص الهادف للموارد يمكن أن

يساعد على تحسين النتائج التي تحققها شركتك؟

لست وحدك من يواجه هذه التحديات، فكل الشركات التي ال تستخدم نظام ERP متكامل تواجه مثل هذه

التحديات النمطية.

تساعد برامج ERP لألعمال على زيادة اإلنتاجية من خالل توفير وسائل أفضل وأسرع للوصول إلى

البيانات واألرقام. ويترتب على ذلك تمكين الموظفين من أداء المهام الروتينية

مثل معالجة الطلبات و إدخال طلبات التغيير بصورة أسرع، مما يمكنهم من العمل بكفاءة أكبر واالستفادة من

يوم العمل بشكل أفضل.

باإلضافة إلى ذلك، تساعدك برامج ERP على تخطيط إدارة الموارد البشرية والموارد األخرى بدقة أكبر. فهي على سبيل المثال توفر لك رؤية شاملة لألوامر

أو المشروعات المستقبلية، كي تتمكن من إتمام تخطيط قدرة اإلنتاج ونقل الموارد الضرورية مبكرا. ويساعدك ذلك على التخلص من األسباب المعطلة لإلنتاج فضال

وبالتالي زيادة اإلنتاجية.

Page 49: SAP Why ERP Dictionary[1]

زيادة إنتاجية الموظفين

٢٩

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٣٠

زيادة إنتاجيةالموظفين

نتائج محسنة؛ موظفون أكثر كفاءة؛ توفير مزيد --------------------------------->>من الوقت والموارد للتركيز على مهام األعمال

األساسية

Page 50: SAP Why ERP Dictionary[1]

إهدار أقل وأخطاء أقل

٢٧

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٢٨

يعتبر تجميع التقارير من مصادر متعددة ونسخ األرقام ولصقها من جدول بيانات آلخر والحساب اليدوي لقيم الخصم من العمليات المعرضة لألخطاء وقد تؤدي إلى

االرتباك والتأخير وانخفاض معدل رضا العمالء واألهم من ذلك حدوث خسائر في اإليرادات.

أنظمة ERP المتكاملة تساعدك في:

أتمتة العمليات وتدفقات العمل، مما يسمح لك بتقليل ▪عامل الخطأ البشري إلى أقل درجة ممكنة.

الوصول إلى بيانات دقيقة تسمح لك بالتوفيق بين ▪الجهود والموارد واحتياجات األعمال وهو ما يحد

من اإلهدار ويوفر األموال.

على سبيل المثال، يمكن للشركات التي تتعامل مع منتجات أو عناصر ذات فترة صالحية محدودة

االستفادة من الرؤية الواضحة للمخزون والتأكد من استخدام المخزون ذا فترة الصالحية األقصر أوال. ونتيجة لذلك، يمكنها التقليل من اإلهدار والتكاليف

أيضا.

Page 51: SAP Why ERP Dictionary[1]

إهدار أقل وأخطاء أقل

٢٥

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٢٦

إهدار أقلوأخطاء أقل

الحد من األخطاء وتقليل الوقت الضائع وتقليل --------------------------------->>الموارد الضائعة أو المهدرة

Page 52: SAP Why ERP Dictionary[1]

مرونة متزايدة

٢٣

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٢٤

تتغير توقعات العمالء واحتياجاتهم باستمرار ويمكن لتطورات األسواق المالية أن تبدل الطريقة التي يمارس

بها العالم األعمال على نحو مفاجئ. كما توجد حاجة للتمكن من االستجابة السريعة لتلك األوضاع. وتعتبر المؤسسات التي ال تمتلك حلوال لتكنولوجيا المعلومات

أو التي يوجد لديها حلول قديمة الطراز في مركز ضعف. حيث تفتقر إلى المعلومات والرؤية الثاقبة التي

تحتاجها لمعرفة كيفية االستجابة لظروف السوق الجديدة ووقت االستجابة. إلى جانب أنها ال تتمتع بالكثير من

المرونة عندما يتعلق األمر بتحرير النقد.

ويتم تخزين المعلومات في نظام ERP في مستودع مركزي بحيث تتمتع برؤية شاملة لشركتك بأكملها

وتتمكن من تحديد التغييرات مثل التقلبات في الطلب في ERP مرحلة مبكرة. باإلضافة إلى ذلك، يمكن لبرنامج

من خالل مساعدتك

على تحسين مخزونك ومراقبة عمليات الفوترة والمطالبات وتحسين دورات التحويل النقدي أن يساعد

في زيادة سيولتك وهو ما يجعلك أكثر سرعة.

كما يتمتع برنامج ERP بالمرونة فيما يتعلق بالتكيف مع المتطلبات الخاصة لشركتك، حيث يوفر القدرة

على تحقيق التوافق بين عمليات األعمال واحتياجاتك د المناسب، الفردية. إضافة إلى ذلك، وفي وجود الموريمكنك التطلع إلى إجراء تحديثات وتحسينات في حزمة

ERP الخاصة بك وبذلك تكون مستعدا لمواجهة التحديات الجديدة.

Page 53: SAP Why ERP Dictionary[1]

مرونة متزايدة

٢١

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٢٢

زيادة مرونة األعمالوأوقات االستجابة

مع حلول هذا النظام يمكنك االستجابة بسرعة أكبر --------------------------------->>لمتطلبات السوق المتغيرة، والوصول بالمرونة

والقدرة على التكيف إلى مستوى أفضل.

Page 54: SAP Why ERP Dictionary[1]

تحسين كفاءةأعمالك اليومية

١٩

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٢٠

يساعدك برنامج ERP في تحديد تدفقات العمل المؤتمتة بشكل كامل، حتى تتمكن من أداء مهامك بشكل

أكثر فعالية.

دعنا نلقي نظرة على سيناريو إحدى الشركات التي:ERP تستخدم نظام

دخول طلب مبيعات ▪

يؤدي دخول الطلب إلى صدور أمر مراجعة توفر ▪البضاعة لتحديد ما إذا كانت البضاعة موجودة في

المخزن.

إذا كانت البضاعة متوفرة، يتم االتصال بالمستودع ▪بشكل تلقائي لتحديد الكمية والبيانات األخرى ذات

الصلة، ومن ثم يمكن سحب البضاعة.

وإذا لم تكن األصناف متوفرة، يصدر النظام تحذيرا ▪للجهات المعنية (موظفي المستودع والمسؤولين عن

التخطيط والموردين، إلخ.).

كافة العمليات متصلة ببعضها ومؤتمتة.

وهذا يشمل الشؤون المالية كما هو موضح فيما يلي:يتيح لك نظام ERP المتكامل وضع البنود والشروط الخاصة بالعميل أو الخصومات التي يتم إجراؤها على

الكميات في االعتبار عند حساب األسعار وفتح الفواتير. وعالوة على ذلك، يتوفر بهذا النظام إمكانية مراجعة مدفوعات العميل والسجل االئتماني الخاص به تلقائيا

مما يوفر لك الوقت والمجهود إلى حد كبير. هذا إضافة إلى أن المعاملة يتم تسجيلها بالكامل على نظام المحاسبة

وإصدار فاتورة بذلك. وكما رأيت في هذا المثال، يساعدك برنامج ERP في تبسيط األعمال وتيسيرها

مما ينعكس على أعمالك بفعالية أكبر.

Page 55: SAP Why ERP Dictionary[1]

تحسين كفاءةأعمالك اليومية

١٧

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

١٨

هل تساءلت من قبل عما إذا كانت أعمالك تسير حقا بالفعالية المطلوبة؟ فربما تقف عمليات األعمال غير

الفعالة وعدم وجود رؤية لتلك العمليات عائقا في طريق تنفيذها. ولهذا فقد تم تصميم حلول ERP لمساعدتك

في تحقيق أقصى فعالية لشركتك، حتى تتمكن من العمل بسرعة وزيادة اإلنتاج. ونظرا لسهولة الوصول إلى المعلومات، يمكنك اتخاذ قرارات ذكية ومدروسة

والتحكم في التكلفة بشكل أكثر فعالية.

Page 56: SAP Why ERP Dictionary[1]

تحسين كفاءةأعمالك اليومية

١٥

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

١٦

تحسين كفاءةأعمالك اليومية

تنفيذ عمليات األعمال بسرعة وسهولة أكبر --------------------------------->>يؤدي إلى زيادة اإلنتاجية

Page 57: SAP Why ERP Dictionary[1]

مقدمة

١٣

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

١٤

المزايا األساسية ERP لنظام

Page 58: SAP Why ERP Dictionary[1]

مقدمة

١١

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

١٢

ولكن كيف يمكنك االستفادة منه؟

أصبح لديك اآلن كم ال بأس به من المعلومات حول نظام ERP، وأصبحت مهيئا لالنتقال إلى المرحلة

التالية: التعرف على ماهية الشركات، ومن بينها شركتك، التي يمكنها االستفادة من برنامج األعمال هذا

الذي يتمتع بمزايا متعددة.

Page 59: SAP Why ERP Dictionary[1]

مقدمة

٩

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

١٠

يتيح نظام ERP المتكامل لجميع المؤسسات على كافة شمولية النظامأشكالها وأحجامها إمكانية االستفادة من حلوله. ونظرا إلى أن هذا البرنامج عبارة عن مجموعة من الوحدات النمطية، تتضمن العديد من الوحدات كل واحدة منها

مسؤولة عن جزء مختلف من أعمالك، يمكنك استخدامه على مراحل بالكيفية التي تريدها وفي الوقت الذي

تحتاجه فيه.

Page 60: SAP Why ERP Dictionary[1]

مقدمة

٧

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٨

اجعل أعمالك وحدة متكاملة

يساعدك نظام ERP المتكامل على التخلص من الكثير من هذه المشاكل من خالل أتمتة المهام وتدفقات العمل. هذا إضافة إلى إمكانية تخزين البيانات وإدارتها بشكل مركزي حتى يتوفر لجميع العاملين إمكانية الوصول

إلى المعلومات المناسبة والدقيقة. ويتيح لك نظام ERP وضع نهج متكامل وشامل إلدارة األعمال من خالل تجميع المعلومات من كافة الجوانب الرئيسية.

كل ذلك يجعل من مؤسستك وحدة متكاملة ذات فريق واحد وليست عبارة عن مجموعة من األعمال والمهام

المتفرقة.

:ERP فيما يلي المجاالت التي يدخل فيها برنامج

الشؤون المالية، بما في ذلك المحاسبة والرقابة المالية ▪

اإلنتاج، بما في ذلك إدارة وتخطيط سلسلة التوريدات ▪

إدارة دورة حياة المنتج ▪

عمليات الشراء ▪

العمليات اللوجيستية ▪

الموارد البشرية، بما في ذلك محاسبة الرواتب ونشر ▪فريق العمل وإدارة الوقت

المبيعات والتسويق ▪

إعداد التقارير وتحليل البيانات ▪

دعنا نضرب أمثلة قليلة على ذلك:

يساعدك نظام ERP في إدارة (وخفض مستوى) المخزون وتنسيق عملية نشر الموظفين والتواصل مع

الموردين وتعيين مؤشرات األداء األساسية بشكل فعال، باإلضافة إلى كثير من المزايا األخرى.

Page 61: SAP Why ERP Dictionary[1]

مقدمة

٥

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٦

تباين مصادر المعلومات أحد

أسباب بطء العمليات

يتم عادة تخزين المعلومات في تطبيقات أو جداول بيانات متعددة ال يربط بينها رابط، مما قد يؤثر بالسلب

على أعمالك. على سبيل المثال، يرغب أحد موظفي المبيعات في تأكيد ميعاد تسليم لعميل قام للتو بتقديم

طلب. يلزم هذا الموظف أوال التحقق من وجود كافة المتطلبات الالزمة في المخزن، ومعرفة الموعد الالزم لبدء اإلنتاج ومراجعة الشؤون اللوجستية، وما تتضمنه قائمة المهام من أشياء أخرى. ولذا بات لزاما

عليه إرسال رسائل بريد إليكتروني للشئون المعنية والقيام ببعض االتصاالت الهاتفية ومراجعة العديد

من المستندات، وما شابه ذلك من مهام تستغرق وقتا طويال. وبعد ذلك يكتشف أن جداول البيانات التي يبحث فيها ال تتضمن آخر المعلومات لديه، وكل ذلك قد كلفه

مزيدا من االستعالمات واالتصاالت وأهدر وقته.

Page 62: SAP Why ERP Dictionary[1]

مقدمة

٣

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟

٤

هل تعرف ميزات ERP؟

لعلك قد سمعت عن هذا المصطلح من قبل، ولكن هل جال بخاطرك المعنى الحقيقي لهذا المصطلح؟ وكيف

يمكن أن يؤثر بشكل إيجابي على أعمالك؟

تهدف فصول هذا الكتيب، التي تتسم بسهولة الفهم وصغر الحجم، إلى شرح هذه الميزات.

األساسيات

دعنا نتناول الموضوع من بدايته. ما هو ERP؟ يشير االختصار ERP إلى مصطلح ”تخطيط موارد المؤسسة“، وهو عبارة عن نظام برمجي يتيح إمكانية التواصل بين األقسام المختلفة في مؤسستك من خالل

ربطها ببرنامج واحد وضمان وصولها إلى نفس المعلومات. بعبارة أخرى، يؤدي برنامج ERP في

شركتك وظيفة تشبه وظيفة النظام العصبي المركزي في اإلنسان، حيث يقوم هذا النظام بتجميع المعلومات ومعالجتها وتوفيرها في المكان المناسب ولألشخاص

المناسبين وفي الوقت المناسب.

لكن ماذا يعني ذلك على أرض الواقع؟ تفتقد الشركات التي ال تستخدم نظام ERP مركزي في أغلب األحيان

إلى الحيوية، ومن ثم فإنها تعجز عن تلبية متطلبات عمالئها بما يتناسب بالسرعة والمرونة الالزمتين في

أسواق األعمال حاليا.

Page 63: SAP Why ERP Dictionary[1]

هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟المحتويات

٣ ................................................................. مقدمة

تحسين كفاءة١٥ ..................................................... أعمالك اليومية

زيادة مرونة األعمالوأوقات االستجابة.................................................. ٢١

إهدار أقل وأخطاء أقل............................................. ٢٥

زيادة إنتاجية الموظفين............................................ ٢٩

وسائل أفضل للوصول٣٣ .............................................. إلى معلومات الشركة

تقليل المخاطر...................................................... ٣٧

٤١ ................................................. تزايد نمو األعمال

رؤية شاملة عنأعمال شركتك...................................................... ٤٥

زيادة التعاون بين فريقالعمل خارج الشركة............................................... ٤٩

تحسين مستوى االستجابةوتلبية متطلبات العمالء............................................ ٥٣

الملخص والخطوات٥٧ .............................................................. القادمة

Page 64: SAP Why ERP Dictionary[1]

Do you speakERP

تعرف على مفتاح تحقيقالنجاح في األعمال

?

SAP تعد SAP AG. حقوق النشر © لعام ٢٠١٠ لشركةوشعار SAP عالمتين تجاريتين وعالمتين تجاريتين

مسجلتين لشركة SAP AG في ألمانيا والعديد من البلدان األخرى.

شركة SAP الشرق األوسط وشمال أفريقياالطابق ١٦ ببرج أرينكو،

طريق الشيخ زايد، صندوق بريد ١١٨٣٥٣،دبي، اإلمارات العربية المتحدةدبي: ٤٤٠٧٢٢٢-٤ ٩٧١+،

الرياض: ٢١١٨٠٣٠-١-٩٦٦+، القاهرة: ٨١ ٨٨ ٦٦ ٢٢-٢٠٢+