SAP Record Management ZENOS Servicesx - actum.de · Bei der Kommunikations -Software Lotus Notes, welche unter anderem für den 10.04.20078 Projektmanagement ORG/IT Projekte internen

ORG/IT 2008 MAPAL Dr.Kress KG

SAP Record Management mit ZENOS Services

10. April 2008 14.45 15.30 Uhr

Ort: Kehrwieder 2, 20457 HamburgOrt: Kehrwieder 2, 20457 Hamburg

Johannes Markofsky, Leiter Organisation und IT, MAP AL Dr. Kress KG

� Agenda

� Vorstellung MAPAL Gruppe� Anforderungen an das Projekt� Konzeption� Lösungen im Projekt

10.04.20078 Projektmanagement ORG/IT Projekte

� Lösungen im Projekt� Kritische Erfolgsfaktoren

MAPAL in den 60er Jahren


Die Einmesser-Reibahle 1954


MAPAL Stammhaus in Aalen


MAPAL Aalen


MAPAL ist nicht mehr nur ein Hersteller von Einmesser-Reibahlen, sondern hat sich entwickelt zu dem weltweit größten Spezialisten für die Bearbeitung kubischer Werkstücke mit dem Schwerpunkt Feinbearbeitung.

MAPAL ist ein weltweit tätiges Unternehmen , basiert in Deutschland, mit regional tätigen Tochterfirmen mit hoher Kompetenz in Engineering und Service.

Entwicklung


Kompetenz in Engineering und Service.

Im Mittelpunkt der Tätigkeit der MAPAL – Mitarbeiter steht das Bemühen, den Kundennutzen zu erhöhen .Das bedeutet, dem Kunden die für ihn beste Lösung aufzubieten. Dies ist möglich durch die hohe Kompetenz, die große Erfahrung und das große Produktangebot von MAPAL.

MAPAL ist führend im Service beim Kunden und bietet hier ein umfassendes Angebot an Dienstleistungen.

Feinbearbeitungs-werkzeuge mit Führungsleisten

Fräsköpfe Mehrschneiden-werkzeuge

PKD-Werkzeuge VHM-Werkzeuge

MAPAL Produkte


Führungsleistenwerkzeuge

Werkzeuge mit ISO-Elementen

Hartbearbeitungs-werkzeuge

SpanntechnikAussteuer-Werkzeuge

Einstellgeräte

MAPAL Mexiko

MAPAL INDIA

MAPAL Niederlassungen

MAPAL Firmenkäufe

MAPAL Asia TaiwanMAPAL Schweiz

MAPAL Korea

Miller GmbHMAPAL Polen

MAPAL Tschechien

MAPAL China

Entwicklung der MAPAL Gruppe

August Beck GmbH

Becker

MAPAL ThailandMAPAL Malaysia

Valcor

10.04.20078 Projektmanagement ORG/IT Projekte 1977 199919981997199619951994199319921990

MAPAL USAMAPAL Italien

MAPAL FrankreichMAPAL England

HTCM UngarnGPT Singapore

MAPAL JapanMAPAL Bilz BrasilienMAPAL AARO USAMAPAL ISOTOOL

MAPAL OMUS ItalienTCM International

Stockoutil Frankreich

2001

Rudolf Strom GmbHMAPAL INDIA MAPAL Beteiligungen

2002 20032000 2004 2005

MAPAL WWS

2007 2008

MAPAL Dr. Kress KGAalen

MAPAL WWS Pforzheim

MILLER Altenstadt/Iller

Die MAPAL Gruppe in Deutschland


Aalen Pforzheim Altenstadt/Iller

MAPAL ISOTOOL Sinsheim

Rudolf Strom Vaihingen/Horrheim

Becker Diamant-Werkzeuge München

MAPAL Weltweit


Tochterunternehmen

Vertretung

• Tochterunternehmen in 18 Länder

• mehr als 3.000 Mitarbeiter weltweit

• Vertretungen in 30 Ländern

England:MAPAL Ltd.

Frankreich:MAPAL S.A.R.L.

Italien:MAPAL Italia S.R.L.

Die MAPAL Gruppe in Europa

10.04.20078 Projektmanagement ORG/IT Projekte MD-PS-KHE-0208-077-E-d

Tschechien: MAPAL CZ s.r.o.Prag

Polen:MAPAL NPSPosen

MAPAL Ltd.Rugby

MAPAL S.A.R.L.St. Etienne and Paris

Österreich:TCM InternationalGraz

MAPAL Italia S.R.L.Mailand

USA: MAPAL Inc.

Die MAPAL Gruppe in Amerika

10.04.20078 Projektmanagement ORG/IT Projekte MD-PS-KHE-0208-079-E-b

Mexiko:MAPAL FrhenosaMonterrey

Brasilien:MAPAL Precision Tools Ltda.Ibirite

MAPAL Inc.Port Huron

Japan: MAPAL KKTokyo

Korea:MAPAL HTT Co. Ltd.Kyunggi Do

India:MAPAL India Private Ltd.Bangalore

China:MAPAL China Shanghai

Die MAPAL Gruppe in Asien


Taiwan: MAPAL PTSTainan

Tokyo Kyunggi DoBangalore

Singapur:MAPAL Asia TET OfficeSingapur

Shanghai

Australia:ValcorBallarat

Malaysia: MAPAL MalaysiaSelangor

Thailand: MAPAL Thailand / Bangkok

Einzelwerkzeuge werden eingespart, die Genauigkeit des Werkstücks steigt und der Prüfaufwand wird reduziert.

Fertigbearbeitung

Komplettbearbeitungswerkzeuge


Fertigbearbeitung Außen-/Innenkontur

n = 2.000 m/minvf = 200 mm/min

Fertigbearbeitung Planflächen

n = 2.000 m/minvf = 40 mm/min

�9 Arbeitsgänge mit einem Werkzeug

Ausgangssituation:

• 5 Passmaße unter cpk Forderung• Oberflächenanforderung Ra 0,8µm• BAZ Chiron, max. Werkzeuggewicht 8 kg• Aufmaß ca. 2mm• 4 Werkzeuge für Vorbzw. Fertigbearbeitung

Werkzeuglösung:

Kombinationswerkzeuge zur Bearbeitung von Getriebegehäusen


� Werkzeuggewicht inkl. Aufnahme 5,7 kgmax. Durchmesser 147 mm

� alle Bearbeitungen im Werkzeug� Oberfläche Ra 0,4� Rundheit 2 – 3 µm� Einsparung ca. 150.000 € pro Jahr� 3 Maschinen weniger� keine Vorbearbeitung erforderlich� Reduzierung der Zykluszeit ca. 70 %

Werkzeuglösung:

Bearbeitung früher:

Aufbohrstange mit Kurzklemmhaltern in Aluminiumbauweisevf = 100 mm/minvc = 60 m/minBearbeitungszeit 70 sec. erzielte Rundheit 25 µm

Bearbeitung heute:

MAPAL Feinbohrwerkzeug in Leichtbauweisevf = 800 mm/minvc = 700 m/minBearbeitungszeit 8 sec. erzielte Rundheit 10 µm

Kombinationswerkzeuge zur Bearbeitung von Getriebegehäusen


�Bearbeitungszeit um 88% reduziert!

TETTool Expert Team

TLSTool Logistic Services

TMSTool Management Services

TOSTool Optimizing Services

MAPAL CTS ® Complete Tooling Services

10.04.20078 Projektmanagement ORG/IT Projekte MD-PS-IRE-0209-001-D-a

Einführung Archivierungsprojekt

EinleitungDie MAPAL-Gruppe ist international führender Hersteller in der Fertigung von Präzisionswerkzeugen und Sonderwerkzeugen auf Kundenwunsch. Die vielfältigen und komplexen internen Abläufe, die hierfür erforderlich sind, werden über das ERP-System SAP abgebildet. Über Schnittstellen sind weitere externe Systeme angebunden, wobei das SAP System stets das führende System ist.Aufgrund der steigenden Anforderungen an das System und der damit verbundenen zunehmenden Daten und Belegflut wachsen die Datenvoluminas kontinuierlich.Bei der Kommunikations-Software Lotus Notes, welche unter anderem für den


Bei der Kommunikations-Software Lotus Notes, welche unter anderem für den internen und externen Mailverkehr zuständig ist, steigt der Speicherbedarf gleichfalls stetig.

Gesetzliche AnforderungUnternehmen müssen geschäftsrelevante Informationen(Dokumente und Dateien) nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfassen und strukturiert sowie geordnet dauerhaft speichern. Bei Bedarf müssen alle geschäftsrelevante Informationen dem Betriebsprüfer digital und dem Geschäftsprozess zugeordnet ausgehändigt werden.

Projekt-Ausgangssituation

� Digitalerzeugte Dokumenten werden ausgedruckt und i n Ordnern abgelegt. Recherche erfolgt mitarbeiterbezo gen durch den einzelnen Mitarbeiter. Keine zentrale Datensamm lung aller vertriebsrelevanten Dokument wie z.B. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, email, Zeichnungen, Protokolle…


� Daten aus den Produktivsystemen SAP / Email / Files erver werden derzeit nicht archiviert. D.h. im SAP System sind u.a. alle Aufträge, Materialnummern etc. seit Systemstar t vorhanden. Dies führt im Tagesbetrieb zu Wartezeite n und umständlichen Handling.

Projekt-Ziele der Belegarchivierung

� Verringerung von Personalkosten für Archivierung un d Verwaltung

� Vermeidung von Doppelablagen

� Zeitaufwand für die Ablage und die Suche nach Dokum enten auf ein

Minimum reduzieren

� Einsparung von Sachmittelkosten (Papier, Drucker, R egale, …)


� Verringerung von Raumbedarf für die Archivierung

� Verbesserung der Produktivität (keine Arbeitsunterb rechung durch

Suche und Beschaffung von Akten)

� Kundenzufriedenheit durch schnelle Auskunftsfähigkei t

� Aufbau eines zentrales digitales Archivs um darin al le Geschäftsakten

zu speichern

� Dynamischer Archiv aufbau

Projekt-Grundsätze

� SAP ist das führende SystemAlles was mit akzeptablen Aufwand im SAP realisierbar ist und vom Handling dem Anwender zugemutet werden kann wird im SAP realisiert

� Einsatz von Drittsoftware ist zu vermeiden


� Einsatz von Drittsoftware ist zu vermeiden� Keine weitere Drittsoftware wie IXOS oder EASY

� Nutzung der vorhanden Hard- und Software Plattform� Keine spezielle serviceanfällige Hardware für die Archivierung� Keine optische Platten� Keine CD/DVD Jukebox

Projekt- Lösungsansätze

� Archivieren auf drehenden Platten� Nach den gesetzlichen Vorgaben muss ein elektronisches Archiv

unveränderbare Datenformate aufweisen. Das heißt jedoch nicht zwangsläufig – wie oft propagiert – dass dafür nur unveränderbare Datenträger wie optische Platten, CDs oder Bänder eingesetzt werden dürfen

Hinweis: Zustimmung des Betriebsprüfers vom Finanzam t erforderlich !


� Einsatz des SAP Recordsmanagement� Records Management ist eine SAP Standardlösung für die

elektronische Aktenverwaltung

� Dynamischer Archive aufbau mit ZENOS Services � Dynamische Aktenanlage, abhängig von hinterlegten Grundmodellen

über ein flexibles Standard Tool.� Lösung: Enterprise Services von ZENOS

Definition der Archivierungsarten

� Datenarchivierung� Der Begriff Datenarchivierung beschreibt das konsistente

Auslagern von Datensätzen aus Datenbanktabellen des SAP-Systems, welche aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht mehr permanent im System vorgehalten werden müssen, z.B. Daten zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen. Unter Datenarchivierung ist auch die Archivierung von Mails oder Files


Datenarchivierung ist auch die Archivierung von Mails oder Files zu verstehen.

� Belegarchivierung� Eingehende oder auch ausgedruckte ausgehende Belege wie

zum Beispiel Bestellungen werden archiviert. Dazu werden diese in PDF-Dateien gewandelt, verschlag wortet und indexiert.

� Mailarchivierung� Auslagern von Mails und/oder Attachments auf externe Medien.

Einsatz des SAP Recordsmanagement

� SAP Records Management ist ein SAP Modul zur strukt urierten Ablage von Objekten jeglicher Art

� Records Management ersetzt Papierakten durch digita le Akten, die auf elektronisch gespeicherten Dokumenten basie ren

� SAP Records Management hält eine vollständige Sicht auf optimierte Geschäftsprozesse vor


optimierte Geschäftsprozesse vor

� Eine Akte ist eine Sammlung von Geschäftsinformatio n.

� Zusammengehörende Information wird strukturiert und gebündelt zur Verfügung gestellt

� Systemtechnisch ist RM Teil des SAP Web Application Servers

Zentrales Archivs aller Geschäftsakten

Transaktionen

Reports

Material

Rechnung

Personalabrechung

Kontakt

Business Objekte

HR Info Typen


Web Content

ArchiveLinkDokumente Notizen

Office Dokumenteund Vorlagen

Workflow/WebFlowInformation

Quelle: SAP

Vorteile von elektronischen Akten

Papierakte E-Akte

Ablage - - Originaldokumente undKopien

- oft unvollständig - Laufweg und Ablage manuell

und dadurch fehleranfällig

- gescannte, digitale Dokumente- Inhalt ist definiert – Prüfung möglich- Aktenverteilung regulierbar - Integration in Workflow- Reorganisation der Akte möglich

Recherche - an einem Ort, zentral- nach einem Kriterium- von einer Person- abhängig von Ordnung

- von beliebigem Ort zugreifbar- nach definierten Suchkriterien- von beliebig vielen Personen- auf aktuellen Dokumenten


- abhängig von Ordnung - auf aktuellen Dokumenten

Sicherheit/ Qualität

- - falscher Ablageort- Verlust, Entwendung,

Beschädigung, Manipulation- Zugangsregelung

- immer an einem Ort- Protokollierung jeder DB-Änderung- rollenbasierter Zugriff,

Berechtigungsprüfung

Kosten - Räume, Archivschränke,Poststellen, Boten, etc.

ca. 25-50 € pro Akte

- Speichermedien, Infrastruktur

Einsparpotenzial direkt und durch effektivere Prozesse � schneller ROI

Quelle: SAP

Recherche Möglichkeiten

� Absprung aus Transaktion� Dienste zum Objekt

� Archive Dokumente� Business Dokumente

� Metadaten suche� Suchmaske mit Eingabe der Selektionswerte


� Suchmaske mit Eingabe der Selektionswerte� Kundennummer� Materialnummer� Belegnummer

� Mappenstruktur� Organizer des SAP Records Management� Dynamischer Mappenaufbau

Search options


Aufbau der Dynamischen Mappenstruktur

� Bei der Mappen - Struktur handelt es sich um einen hierarchisch aufgebauten Verzeichnisbaum, ähnlich de m Windows Datei Explorer. Das oberste Element in der Ablagestruktur bildet die MAPAL Group, darunter befinden sich die

� Geschäftsjahre (Gliederungsknoten), Projekte (Akten), Mitarbeitermappen (Gliederungsknoten) sowie die Personalakte (Gliederungsknoten). Unter den Geschäftsjahren wiederum liegen die Akten der

MAPALGroup

Geschäfts -

Geschäfts-Jahre


die Akten der

� Geschäftspartner – Kundenmappe und Lieferantenmappe mit identischem Aufbau. Die Geschäftspartner-Akten gliedern sich in � Geschäftsvorgänge auf – Auftragsmappe

und Bestellmappe jeweils wieder mit identischem Aufbau.

KundeLieferant

Geschäfts-Vorgänge

Geschäfts -Partner

AuftragBestellung

Geschäftsjahres - Ordner

MAPALGroup

Geschäfts -

Geschäftsjahr2007


KundeLieferant


Geschäfts -Partner

AuftragBestellung

Kunden-Ordner

MAPALGroup

Geschäfts -

Geschäftsjahr2007


KundeVoith


Geschäfts -Partner

AuftragBestellung

Auftrags - Ordner

MAPALGroup

Geschäfts -

Geschäftsjahr2007


KundeVoith


Geschäfts -Partner

Aufträge

Rechnungs - Ordner

MAPALGroup

Geschäfts -

Geschäftsjahr2007


KundeVoith


Geschäfts -Partner

Auftrag0004711

Rechnung

Automatische Anlage und Befüllung der Struktur

� Aufgabe ist es, die Daten aus Geschäftsvorfällen na ch diesen Strukturen, in die entsprechenden Mappen einzuordne n.

� Zunächst wird geprüft, ob eine entsprechende Mappe bereits vorhanden ist, oder ob sie neu angelegt werden muss .

� Die an SAP gelieferten Daten werden analysieren und mithilfe


� Die an SAP gelieferten Daten werden analysieren und mithilfe von Zuordnungstabellen und Metadaten automatisch in die Mappenstruktur eingeordnet.

� Der mit ZENOS erstellte Service übersetzt die Date n ins PDF-Format, indiziert sie und legt sie im Records Manag ement Archiv ab.

Kernfunktion und Vorteile des ZENOS Service

� ZENOS fungiert bei allen Übertragungen als steuernd es Element zwischen der SAP ERP-Anwendung ECC 6.0 – oder einem B eleg – und dem Archiv.

� Bei Änderungsanforderungen wird lediglich der kompa kte und vollständig gekapselte ZENOS-Service angepasst.

� Gesamte Archivstruktur bleibt stets im Standard. � ESA-konformen Lösung für alle Belege und Dokumente� Weiteren Applikationen nutzen diesen ZENOS -Service


� Weiteren Applikationen nutzen diesen ZENOS -Service� Mit einem konservativen Ansatz wären für jede Aufgab e individuelle

Schnittstellen notwendig geworden, wobei sich die P rozesslogik in die aufrufende Applikation verlagert hätte – mit allen R isiken hinsichtlich Kosten, Wartung und Performance.

� Automatisiertes Fehlerhandling, da jede Übertragung dokumentiert und Abweichungen von den Vorgaben gemeldet werden.

� Revisionssichere Dokumentation, mit deren Hilfe sic h jederzeit nachvollziehen lässt, welche Dokumente wie behandelt und nach welchen Kriterien archiviert wurden.

next steps

� Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails� [email protected]

� Datei Archivierung� [email protected]


� Batch Archivierung kompletter MS-Verzeichnisse mit sprechendem Dateinamen

� Archivierung externer Business Dokumente im SAP Vo rgang

� Belegarchivierung eingehende Dokumente

Kritische Erfolgsfaktoren

� Genaue Definition der Anforderungen

� Vollständiges Pflichtenheft

� Leistungsfähiges Projektteam


� Kompetente Realisierungspartner

Fazit

� „SAP ist unsere strategische Plattform. Mit ZENOS k onnten wir diese Entscheidung auch für die Archivierung durchh alten, denn es ergänzt als SAP Plug-In die bereits vorhandenen Inf rastrukturen

� Der Zenos Enterprise Services überführt als zentral e Schnittstelle mit einheitlicher Logik alle geschäftskritischen Da ten in das SAP RM Archiv. Auf diese Weise sind wir offen für künft ige Aufgaben wie die digitale Archivierung von gescannten extern en Belegen.


wie die digitale Archivierung von gescannten extern en Belegen.

� Günstige Wartungs- und Lizenzkosten, da SAP unveränd ert im Standard bleibt.

� Durch die professionelle Unterstützung von actum ha ben wir unser Ziel erreicht, möglichst wenige Software-Plattforme n einzusetzen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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