SAP® Business One To Gosapidp/...SAP Business One ...To Go iii Datos maestros y documentos 65 Datos maestros y determinación de cuentas de mayor 66 Cómo se utilizan los datos maestros

SAP® Business One ...To Go

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SAP Business One … To Go i

Contenido

¿Qué es SAP Business One? .................................................................................... 1Más que una solución puntual ...................................................................................................... 1Exhaustivo e integrado................................................................................................................. 1Una aplicación para todos ............................................................................................................ 2

Innovación para la pequeña y mediana empresa................................................... 3Los retos que afrontan las pequeñas y medianas empresas............................................................ 3Vacío de información .................................................................................................................. 3Vacío de procesos........................................................................................................................ 3Soluciones de múltiples puntos .................................................................................................... 4Cómo afronta los retos SAP Business One.................................................................................... 4

Un enfoque único..................................................................................................... 5Una solución integrada ................................................................................................................ 5Procesos empresariales optimizados............................................................................................. 5Acceso instantáneo a la información ............................................................................................ 5Personalizable y adaptable ........................................................................................................... 6Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresa y con el respaldo de SAP.............. 6

Finalidad de este libro ............................................................................................. 6

Introducción ..........................................................................................................10

Entender la personalidad de SAP Business One ................................................... 11Creación de documentos a partir de partes reutilizables .............................................................. 12Apertura de documentos mediante el menú principal.................................................................. 13Estructura de transacciones y procesos de la información en SAP Business One......................... 13Preguntas para incrementar la comprensión................................................................................ 14

Conocer dónde se encuentra.................................................................................15La ventana principal .................................................................................................................. 15

El menú principal de SAP Business One ............................................................................... 15La barra de menús y los menús desplegables ......................................................................... 16La barra de herramientas ....................................................................................................... 17La barra de estado ................................................................................................................. 17

Ventanas de documento ............................................................................................................. 18Modos de operación de ventana............................................................................................. 18Menú contextual ................................................................................................................... 20Detalles de fila ...................................................................................................................... 20

Encontrar lo que busca.......................................................................................... 21Búsqueda de interlocutores comerciales y artículos .................................................................... 21Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos ...................................... 23

Llegar a donde desea ir ......................................................................................... 23Navegación con la flecha naranja ............................................................................................... 23Arrastrar y vincular.................................................................................................................... 24Menú de usuario y accesos directos definidos por el usuario ...................................................... 25Opciones de visualización.......................................................................................................... 27

SAP Business One ...To Go ii

Opciones de formulario.............................................................................................................. 27Personalización de los nombres de campo.................................................................................. 28Añadir campos y tablas definidos por usuario ............................................................................ 29Rellenar campos con búsquedas formateadas ............................................................................. 29

Encontrar respuestas a sus preguntas.................................................................. 30Ayuda en línea........................................................................................................................... 30Portal de clientes de SAP Business One ..................................................................................... 30

Visión general de la contabilidad financiera.........................................................34

Configuración de la contabilidad financiera .........................................................37Paso 1: Configuración de los períodos contables ........................................................................ 37Paso 2: Definición de los segmentos contables ........................................................................... 38Paso 3: Creación del plan de cuentas.......................................................................................... 39

Gestión de divisas ................................................................................................................. 40Paso 4: Creación de las determinaciones de cuentas de mayor .................................................... 40

Procedimiento básico ............................................................................................................ 41Paso 5: Migración de datos anteriores ........................................................................................ 42

Configuración de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos) .................................... 43

Realización de procedimientos diarios .................................................................44Contabilización de asientos de diario manuales .......................................................................... 44Realización de contabilizaciones periódicas ............................................................................... 46Uso de modelos de contabilización ............................................................................................ 46Uso de documentos preliminares................................................................................................ 46

Actualización de registros .....................................................................................47Anulación de transacciones........................................................................................................ 47Edición de cuentas de mayor...................................................................................................... 48Edición de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos) ........................................................ 49

Procedimientos de cierre.......................................................................................50Lista de verificación de cierre del ejercicio ................................................................................ 50

Entrada y salida de pagos......................................................................................51Entrada de pagos ....................................................................................................................... 51

Creación de entrada de pagos para facturas específicas .......................................................... 52Creación de entrada de pagos en cuenta................................................................................. 53

Salida de pagos.......................................................................................................................... 54Asistente de pagos ..................................................................................................................... 54Impresión de cheques ................................................................................................................ 55

Contabilidad de costes ..........................................................................................55¿Cómo se utilizan las reglas de distribución? ............................................................................. 56

Presupuestación ....................................................................................................57Escenarios de presupuestos ........................................................................................................ 57Métodos de distribución del presupuesto.................................................................................... 58

Consultas e informes .............................................................................................60

Cómo se utilizan los datos maestros en SAP Business One ................................ 62Diferentes tipos de registros de datos maestros........................................................................... 62Valores predefinidos y propuestos.............................................................................................. 65

SAP Business One ...To Go iii

Datos maestros y documentos .................................................................................................... 65Datos maestros y determinación de cuentas de mayor ................................................................ 66Cómo se utilizan los datos maestros en los informes .................................................................. 66

Proceso de creación y gestión de datos................................................................ 67

Configuración de valores predefinidos y propuestos para datos maestros......... 69

Creación de datos maestros de interlocutor comercial ........................................71Ventana de datos maestros de interlocutor comercial.................................................................. 72Datos maestros del cliente potencial........................................................................................... 74

Creación de datos maestros de artículo................................................................ 75

Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores.............................. 80

Introducción ..........................................................................................................80Estructura de documentos común............................................................................................... 81Datos clave................................................................................................................................ 82

Datos clave: Cliente .............................................................................................................. 83Datos clave: Artículo............................................................................................................. 84

Cálculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen.......................................................................... 85Cálculo del ingreso bruto ...................................................................................................... 85Cálculo de volumen y peso.................................................................................................... 86

Recordatorios clave: Adición de una actividad a un documento de ventas .................................. 87

Paso a paso ............................................................................................................87Paso 1: Oferta de ventas............................................................................................................. 87Paso 2: Pedido de cliente ........................................................................................................... 88

Creación de pedidos de cliente .............................................................................................. 88Repercusión de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario................................ 91

Paso 3: Entrega.......................................................................................................................... 91Creación y contabilización de notas de entrega ...................................................................... 92Paso opcional: Devolución .................................................................................................... 93Repercusión de la entrega en contabilidad y en el inventario.................................................. 93

Paso 4: Factura de deudores ....................................................................................................... 94Creación y contabilización de facturas de deudores ............................................................... 94Paso opcional: Factura de deudores más pago........................................................................ 95Paso opcional: Abono de deudores ........................................................................................ 96Repercusión de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario ............................ 96

Creación de un documento a partir de otro .......................................................... 97

Procesamiento de grupos de documentos............................................................98Asistente de creación de documentos ......................................................................................... 98Asistente de reclamaciones ........................................................................................................ 99

Repercusión en contabilidad y en el inventario..................................................100

Lista de verificación de ventas............................................................................102

Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores......................103

Introducción: Estructura común y datos clave..................................................105Estructura de documentos común..............................................................................................105Datos clave...............................................................................................................................107

SAP Business One ...To Go iv

Datos clave: Proveedor.........................................................................................................107Datos clave: Artículo............................................................................................................108Datos clave: Direcciones de pago y envío.............................................................................110

Paso a paso ..........................................................................................................111Paso 1: Pedido de compras........................................................................................................111

Creación y contabilización de pedidos ..................................................................................111Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores..................................................................113Repercusión de los pedidos en contabilidad y en el inventario ..............................................114Cómo se utiliza posteriormente la información del pedido ....................................................114

Paso 2: Entrada de mercancías ..................................................................................................114Creación y contabilización de entradas de mercancías ..........................................................115Paso opcional: devolución de mercancías .............................................................................115Paso opcional: Precios de entrega.........................................................................................116Repercusión de la entrada de mercancías en contabilidad y en el inventario ..........................117

Paso 3: Factura de acreedores ...................................................................................................117Creación y contabilización de facturas de acreedores ............................................................117Paso opcional: Abono de compras ........................................................................................118Repercusión de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario.........................120

Creación de un documento a partir de otro ........................................................120Localización de documentos base .............................................................................................122

Repercusión en contabilidad y en el inventario..................................................123

Lista de verificación de compras.........................................................................124

Definición de la planificación de necesidades de material.................................125

Preparación de una ejecución de MRP................................................................129Visión general del proceso de MRP ..........................................................................................129Configuración de los datos maestros clave relacionados con MRP ............................................129

Lista de materiales ...............................................................................................................129Datos maestros de artículos e inventario ...............................................................................131

Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP.......................................133Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel ....................................................................133

Paso 1: Creación o selección del escenario...............................................................................133Paso 2: Selección de fuentes de datos ...................................................................................135Paso 3: Ejecución de MRP y análisis de las recomendaciones...............................................136Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecución de MRP ...................................138

Ejemplo 2 de MRP: Reducción de las previsiones .....................................................................139Ejemplo 3 de MRP: Consolidación de pedidos ..........................................................................140

Lista de verificación de MRP ...............................................................................141

Introducción a las oportunidades de ventas ......................................................143Visión general del proceso de oportunidades de ventas..............................................................143Configuración de la información relacionada con las ventas......................................................144

Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One ...............................146Introducción de una oportunidad de ventas................................................................................146

¿Quién es su contacto interesado? ........................................................................................147El resultado: ¿Cuál es el potencial de esta oportunidad de ventas? ........................................148

SAP Business One ...To Go v

Ajuste de la oportunidad de ventas .......................................................................................149Gestión de actividades de ventas ...............................................................................................150

Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook..................................152¿Qué aspecto tiene la integración de Microsoft Outlook? ..........................................................154Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook........................................................154

Sincronización masiva..........................................................................................................156Guardar un correo electrónico como una actividad ....................................................................156Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook................................................................................157Generación de instantáneas de la actividad de interlocutores comerciales ..................................158De Microsoft Outlook a SAP Business One...............................................................................160

Creación de informes sobre oportunidades de ventas .......................................160Ejecución del informe de oportunidades previstas .....................................................................162

Lista de verificación de oportunidades de ventas ..............................................165

Visión general de XL Reporter.............................................................................167Componentes de XL Reporter ...................................................................................................167

Report Organizer ..................................................................................................................167Report Composer .................................................................................................................167Report Designer ...................................................................................................................168

¿Quién utiliza XL Reporter? .....................................................................................................168

Creación de un informe en Report Composer.....................................................169Inicio de XL Reporter ...............................................................................................................169Creación de un informe con Report Composer ..........................................................................171Selección de elementos de informe ...........................................................................................172Especificar una selección ..........................................................................................................175Agrupación del informe ............................................................................................................177Adición de período financiero...................................................................................................177Despliegue de columnas ...........................................................................................................178Adición de totales al informe ....................................................................................................178

Guardar los informes ...........................................................................................179Guardar el informe como una consulta ......................................................................................179Guardar el informe como una definición de informe..................................................................179Adición del informe al menú principal de SAP Business One....................................................182

Ampliación de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer ...........183

Visión general de las funciones de creación de documentos .............................185

Autorizaciones, procedimientos de aprobación y borradores de documentos..187Autorizaciones de usuarios .......................................................................................................188Procedimientos de aprobación...................................................................................................190Creación manual de borradores de documentos .........................................................................194

Aceleración de la creación de documentos con asistentes ................................196Asistente de obtención de documentos ......................................................................................196Asistente de creación de documentos ........................................................................................198

Accesos directos generales .................................................................................202

Accesos directos de tabla ....................................................................................203

SAP Business One ...To Go vi

Accesos directos en documentos de compras y de ventas.................................203

Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre interlocutorescomerciales ..........................................................................................................204

Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre artículos...........205

SAP Business One ...To Go 1

La esencia de SAP Business OneContenido del capítulo

¿Qué es SAP Business One?

Innovación para la pequeña y mediana empresa

Un enfoque único

Finalidad de este libro

SAP® Business One es una aplicación de gestión empresarial integrada que se ha diseñado

especialmente para pequeñas y medianas empresas como la suya. Este libro proporciona una visión

completa y general del modo en que puede trabajar con SAP Business One y cómo puede ayudar a

su empresa a automatizar sus procesos de gestión, ventas, producción, logísticos y financieros.

¿Qué es SAP Business One?A diferencia de la mayoría de las demás aplicaciones de software que se centran en un área de

negocio específica, como contabilidad o gestión de las relaciones con el cliente (CRM), SAP

Business One es una aplicación de gestión empresarial integrada. Ofrece un conjunto completo de

funciones básicas, incluidas finanzas, gestión de clientes, ventas, operaciones y logística, que

atienden las necesidades de gestión empresarial de toda su empresa.

Más que una solución puntualSAP Business One es algo más que un software financiero típico derivado de la contabilidad o una

solución de gestión de relaciones con el cliente independiente. Ayuda a empresas como la suya a

gestionar todo el proceso de venta y de servicio a los clientes y, una vez tomados los pedidos, fluyen

directamente al cumplimiento automatizado.

Exhaustivo e integradoSAP Business One no es una colección de componentes genéricos que se han combinado de

cualquier manera. Por el contrario, SAP Business One se ha diseñado y construido específicamente

para las pequeñas y medianas empresas para ser una aplicación de software unificada e integrada que

dé soporte a los procesos de contabilidad, fabricación, gestión de almacén y otros procesos clave.

1

La esencia de SAP Business One


1

Una aplicación para todosLa forma más sencilla de entender SAP Business One es pensar en todas las personas que

intervienen en una empresa:

Hay personas del departamento de ventas que buscan clientes potenciales, efectúan

llamadas de ventas y llevan a cabo ventas.

Hay personas que contabilizan lo que se ha comprado y vendido, y que se aseguran de

que el dinero entra y sale correctamente en la empresa tanto de proveedores, clientes y

empleados.

Hay personas que toman los pedidos de cliente y se encargan de que se cumplan, ya sea

mediante el envío de mercancías o con la prestación de servicios.

Hay personas que gestionan operaciones como el control de inventario o la prestación de

servicios.

Hay responsables que supervisan y gestionan toda la empresa.

Ahora imagine que una aplicación pueda ayudar a todas estas personas a desempeñar sus tareas y

que todos trabajen con el mismo conjunto de información con una misma aplicación que pueda

realizar lo siguiente:

Integrar todas las partes de la empresa para que todos dispongan de la misma

información empresarial esencial.

Proporcionar a los usuarios interfaces especialmente diseñadas para respaldar el modo

en que trabajan.

Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones nocturnas o

semanales, lo que significa que los datos financieros de su empresa siempre están

actualizados y disponibles.

Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automáticamente

cuando se superen determinados límites establecidos por responsables y otros usuarios.

Simplificar la elaboración de informes y análisis con informes de fácil creación y

extracción de datos en hojas de cálculo de Microsoft Excel.



1

Innovación para la pequeña y medianaempresaAunque cada empresa es única, en casi todas las empresas se presentan patrones comunes de

actividades y desafíos.

Los retos que afrontan las pequeñas y medianas empresasLas pequeñas y medianas empresas se centran primero en aumentar las ventas y la rentabilidad.

Obtener pedidos de los clientes y cumplirlos con beneficio siempre es la tarea principal, y el software

puede ser una herramienta para aumentar la eficacia y la productividad. Pero en algún momento,

especialmente si el crecimiento ha sido rápido, la mayoría de las empresas encuentran que el proceso

de incrementar las ventas se está ralentizando porque la información no se transmite de forma fluida

de una parte a otra de la empresa. Esto puede suceder por numerosos motivos distintos.

Vacío de informaciónEl vacío de información hace referencia a la ausencia de información empresarial oportuna necesaria

para el funcionamiento eficaz de la empresa. Por ejemplo, si llega un pedido grande que hay que

cumplir a tiempo, la cuestión clave es: ¿Cuándo podemos cumplir este pedido? Cuando hay un vacío

de información, se debe combinar la información a partir de varias fuentes, si se ha capturado

correctamente la primera vez. Cuando hay un vacío de información persistente, las decisiones

empresariales se toman sin suficiente información, lo que conlleva errores, la repetición de trabajos o

la pérdida de oportunidades.

Vacío de procesosExiste un vacío de procesos cuando las tareas empresariales manuales no están automatizadas, o la

automatización se detiene en una aplicación y se debe transferir manualmente a otra. Los vacíos de

procesos normalmente se resuelven con la entrada duplicada de información de una aplicación a otra

o mediante la construcción de software frágil y específico para realizar la transferencia. Los vacíos

de procesos ralentizan a las empresas, retrasan los cambios y reducen las posibilidades de

automatización. En la figura 1-1 se muestra una integración efectiva y completa en la que la

información fluye de un paso a los siguientes puentes del vacío de procesos.



1

Figura 1-1: SAP Business One proporciona una integración exhaustiva

Soluciones de múltiples puntosLas empresas suelen adquirir soluciones de múltiples puntos para satisfacer necesidades específicas a

medida que la empresa se expande; por ejemplo, una aplicación de contabilidad para gestionar el

libro mayor y las facturas, o una solución de gestión de almacenes para realizar el seguimiento del

inventario. Mantener esta combinación de aplicaciones actualizada, integrada y en perfecto

funcionamiento puede suponer un reto. Obtener una panorámica de lo que sucede en cada parte de la

empresa supone mucho trabajo y requiere la extracción y reconciliación de la información

proveniente de numerosos sistemas. Aunque dichas aplicaciones pueden servir durante un tiempo, en

última instancia su empresa necesita una solución más flexible e integrada.

Cómo afronta los retos SAP Business OneSAP Business One afronta los retos de las pequeñas y medianas empresas porque se ha diseñado

con esta finalidad, tal como se muestra en la figura 1-2.

Figura 1-2: SAP Business One afronta los retos de las pequeñas y medianas empresas



1

Un enfoque únicoAunque la mayoría del software empresarial está enfocado en la automatización, pocas empresas de

software, si es que hay alguna, se plantea el reto de crear software del mismo modo que SAP. En la

mayoría de las ocasiones, un proveedor de software elige un área, como contabilidad o CRM, y crea

un producto dirigido a los procesos concretos que están relacionados con dicha área. La cuestión que

queda sin responder es el modo en que estos procesos colaboran con otros procesos fundamentales

de otras áreas. SAP Business One es la respuesta a esa cuestión.

Una solución integradaSAP Business One es un enfoque de "solución única" para la gestión de empresarial y la

automatización de procesos. Ventas, CRM, finanzas y operaciones están respaldadas y

automatizadas en SAP Business One. La automatización de cada proceso está integrada, como los

pedidos de cliente que fluyen al software de contabilidad y se convierten en solicitudes de

fabricación de productos, lo que puede requerir que se retiren materiales del inventario. Los límites

históricos entre aplicaciones no existen en SAP Business One.

Procesos empresariales optimizadosEl alcance amplio de SAP Business One contribuye a optimizar y automatizar toda la empresa, de

principio a fin, incluido CRM, contabilidad, gestión de almacenes y fabricación. Además, cuando se

produce un evento empresarial importante se pueden ejecutar respuestas automáticas según sea

necesario. Este paradigma de gestión por excepción aumenta la productividad, ya que reduce la

sobrecarga de información y las acciones no adecuadas, lo que permite a los usuarios intervenir en el

proceso automatizado según sea necesario.

Acceso instantáneo a la informaciónDisponer de todos los datos empresariales almacenados en una sola aplicación integrada como SAP

Business One significa que con unos pocos clics es posible acceder a la información empresarial

importante en un panel de control configurable o mediante informes intuitivos desglosados. Puesto

que SAP Business One funciona principalmente en tiempo real, los cambios se registran

instantáneamente, sin demoras. Se puede obtener el estado de la empresa siempre que se necesite a

través de varios mecanismos de informes, incluidas las aplicaciones de Microsoft Office.



1

Personalizable y adaptableSAP Business One se ha diseñado para que se pueda configurar, integrar y ampliar fácilmente.

Gracias a su integración con Microsoft Office, SAP Business One unifica las aplicaciones

empresariales y las aplicaciones de productividad de escritorio. A través de la red global de partners

de soluciones certificados de SAP, SAP Business One se puede adaptar para satisfacer las

necesidades específicas de los mercados locales y los sectores verticales. La capacidad de adaptación

de SAP Business One significa que el software crece con su empresa y que se puede modificar

fácilmente para satisfacer sus necesidades empresariales en constante cambio.

Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresay con el respaldo de SAPSAP Business One es un nuevo software de gestión empresarial creado desde cero exclusivamente

para pequeñas y medianas empresas como la suya. Se basa en más de 30 años de experiencia de SAP

en la creación de aplicaciones empresariales que atienden las necesidades de más de 12 millones de

usuarios en todo el mundo.

Como líder mundial en el software de gestión empresarial, SAP tiene el compromiso de crear

soluciones de gestión empresarial completas que satisfagan sus necesidades empresariales de hoy en

día y del futuro. Ayudarle a que su empresa funcione correctamente es una de las tareas más

importantes de SAP y de su red mundial de partners de SAP Business One certificados.

Nota sobre la internacionalización. SAP Business One, al igual que todas las aplicacionesde software de SAP, se ha diseñado para empresas de todo el mundo. SAP Business One …ToGo está dirigido a los usuarios de EE.UU. e incluye información que sólo es pertinente para lasempresas de EE.UU., como la declaración del formulario 1099. No obstante, en las cuestionesprincipales todos los usuarios de SAP Business One encontrarán que este libro resulta útil yadecuado para su trabajo.

Finalidad de este libroLa finalidad de este libro consiste en crear una base para el aprendizaje posterior. En primer lugar,

presentaremos SAP Business One y explicaremos su enfoque general. A continuación trataremos los

aspectos básicos y explicaremos las funciones esenciales para realizar un seguimiento de las cuentas

y los interlocutores comerciales, así como los procesos fundamentales de compras y realización de

pedidos. Seguidamente, repasaremos la potente funcionalidad que ofrece SAP Business One para



1

fabricación, ventas mediante CRM e informes, así como formas avanzadas de gestión y

automatización de documentos.

En ocasiones, en este libro se proporcionan instrucciones detalladas para llevar a cabo las tareas,

pero, fundamentalmente, se explica el modo de pensar de SAP Business One para que las ideas sobre

cómo poner el producto a trabajar en su empresa fluyan rápidamente.

Deseamos saber si este libro le ha ayudado a entender SAP Business One y quisiéramos que nos

dijera cómo podemos mejorarlo. Para unirse a nuestros esfuerzos, envíe sus comentarios y sugerencias

en un correo electrónico a [email protected].



1


La personalidad deSAP Business One

Contenido del capítulo

Introducción

Entender la personalidad de SAP Business One

Conocer dónde se encuentra

Encontrar lo que busca

Llegar a donde desea ir

Encontrar respuestas a sus preguntas

Empezar a trabajar con una nueva aplicación de software es como intentar orientarse en una ciudad

donde no ha estado nunca. Por ejemplo, en la ciudad de Nueva York, una vez se comprende la

cuadrícula de calles numeradas y la forma en que asignan números, nombres y letras a las avenidas,

se puede averiguar de forma bastante rápida donde está cualquier dirección. En París, es necesario

saber que los arrondissements van en el sentido de las agujas del reloj partiendo del centro de la

ciudad, por lo que se puede utilizar el Plan du Paris para consultar un mapa y encontrar la calle y

la parada de metro más próxima.

Pero la geografía es sólo un punto de partida. Un día agradable en la ciudad comienza con una visita

a un destino, después se va de un lugar al siguiente: del desayuno en el hotel a un museo y de allí a

una discoteca.

Este capítulo sirve para ayudarle a orientarse para que cuando vea una pantalla de SAP® Business

One sepa lo que está viendo. Conocer la aplicación SAP Business One significa comprender el mapa

de los distintos tipos de información almacenados (la geografía) y también saber cómo se registra

una transacción empresarial y se realiza el seguimiento de la misma (el viaje agradable).

Funciones innovadoras como Drag&Relate™, campos y tablas definidos por el usuario, así como

las búsquedas con formato le conferirán rápidamente el control sobre los procesos empresariales e

información en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa. Le aseguramos que considerará que

2

La personalidad de SAP Business One


2

SAP Business One es fácil de usar gracias a su navegación intuitiva y su aspecto familiar. Y antes de

avanzar más, conocerá lo flexible e integrado que es.

IntroducciónPara iniciar SAP Business One, haga doble clic en el icono que aparece en la figura 2-1.

Figura 2-1: Iniciar SAP Business One, conectarse y elegir una empresa

La primera pantalla que aparece es la de acceso, donde se introduce el nombre de usuario y la

contraseña. En la parte inferior derecha de la pantalla de acceso, puede hacer clic en el botón Change

Company para seleccionar otra empresa con la que trabajar. Algunas organizaciones utilizan varias



2

empresas de SAP Business One, lo que les permite realizar el seguimiento de diferentes empresas,

divisiones o actividades empresariales como si fueran empresas distintas.

SAP Business One incluye una empresa de ejemplo que tiene todos los datos. Esta empresa se puede

utilizar como base de formación para acelerar el aprendizaje o probar nuevas formas de utilizar SAP

Business One. La última versión de la empresa de muestra se puede descargar desde el portal de clientes

de SAP Business One, tal como se describe más adelante en “Encontrar respuestas a sus preguntas”.

Una vez que haya accedido al sistema correctamente, puede comenzar el proceso de aprendizaje.

Entender la personalidad de SAP BusinessOneAntes de pasar a una explicación detallada de la interfaz de usuario, quisiéramos ofrecerle una

percepción del estilo, o personalidad, de SAP Business One. La primera vez que alguien le enseñe la

ventana principal de SAP Business One y el menú principal, todo le parecerá muy simple. Después,

usted preguntará: ¿cómo se encuentran los pedidos relacionados con un determinado proveedor? Sin

dudar un segundo, quien le haya enseñado el programa hará clic en el menú principal un par de

veces, mostrará un pedido vacío en la pantalla, escribirá el nombre del proveedor y, con una rapidez

sorprendente, aparecerá un pedido de dicho proveedor.

Ahora puede desplazarse por él y ver todos los pedidos de ese proveedor. Supongamos que desea ver

los artículos de un pedido. Sólo tiene que hacer clic en una pestaña y consultarlos. ¿Desea ver los

detalles de un artículo? Con un clic accederá a la pantalla del artículo. ¿En qué almacén se encuentra

el artículo? Otro clic y aparecerá. Antes de que se haya dado cuenta, habrá accedido a una serie de

pantallas. La reacción más habitual en este momento es, bueno, ha sido rápido. Pero, ¿dónde estoy?

¿Y qué más puedo hacer?

Después de que haya leído este capítulo, sabrá dónde estaba, dónde está y a dónde tiene que ir

después. Y cuando haya trabajado un poco con SAP Business One, ya no querrá trabajar con ninguna

otra aplicación que no sea tan cómoda y fácil de usar. Pero antes de llegar a este destino, el lugar

donde todo tiene sentido, necesita una guía durante algún tiempo.

Lo que sucede en el momento en que SAP Business One cobra sentido es que ve cómo las pantallas

que visualiza están conectadas de forma ascendente para la búsqueda de información mediante el



2

menú principal y las conexiones de transacciones y orientadas a procesos entre cada documento de la

aplicación. Comienza a comprender cómo se construye cada documento en SAP Business One a

partir de partes reutilizables. Una vez comprenda esto, SAP Business One resultará muy sencillo.

Nuestro recorrido por la personalidad de SAP Business One comienza con la descripción de estas

estructuras.

Creación de documentos a partir de partes reutilizablesSAP Business One realiza el seguimiento de las actividades empresariales mediante documentos,

como pedidos, facturas, órdenes de fabricación, ofertas de ventas, etc. Cada uno de estos documentos

se construye a partir de bloques de datos reutilizables de menor tamaño que se denominan datos

maestros. Los datos maestros, que se tratan en detalle en el capítulo 4, hacen referencia a la

información clave que describe a los clientes, proveedores y clientes potenciales, así como a los

artículos que su empresa compra y vende. En la figura 2-2 se muestra cómo se construye un

documento (un pedido) a partir de los datos maestros.

Figura 2-2: Cómo se crean los documentos de SAP Business One a partir de datos maestrosreutilizables



2

La creación de documentos a partir de datos maestros aumenta la productividad, garantiza la

coherencia de datos y reduce los errores. Conforme vaya aprendiendo más sobre SAP Business One,

apreciará las ventajas de crear documentos a partir de datos maestros reutilizables.

Apertura de documentos mediante el menú principalLa segunda cuestión clave que se debe aprender de SAP Business One es cómo poner a trabajar el

menú principal para que le ayude a encontrar documentos o registros de datos maestros. Cuando se

inicia SAP Business One por primera vez, se muestra Main Menu. Mediante Main Menu, tal como

se muestra en la figura 2-3, se pueden abrir enlaces que llevan a pantallas desde las que se puede

buscar un determinado documento o desplazarse por todos los documentos de un determinado tipo.

Figura 2-3: Navegación ascendente desde Main Menu

Recordatorio de navegación: todos los caminos llevan a Main Menu. Es importanterecordar que se puede acceder a todas las funciones de SAP Business One mediante Main Menu.Main Menu es uno de los puntos de partida para buscar documentos, registros de datosmaestros y ejecutar informes, llevar a cabo funciones administrativas, iniciar asistentes, etc. Amedida que vaya aprendiendo SAP Business One, Main Menu se convertirá en el equivalentede su página inicial.

Estructura de transacciones y procesos de la información enSAP Business OnePara registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso empresarial, se debe utilizar una

secuencia de documentos y se deben registrar los enlaces entre ellos. Veamos el proceso de ventas.

En primer lugar, se registra un cliente potencial como datos maestros, seguido de actividades de



2

ventas, como llamadas y reuniones. Finalmente, se emite una oferta de ventas que puede acabar en

un pedido y, después, en una factura. En cuanto entra un pago, debe cuadrar con la factura. Por lo

tanto, hay un flujo de actividad de un documento a otro en el que se registra cada paso del proceso

empresarial.

Cada paso es una transacción empresarial individual en el sentido más general de la palabra. Un

proceso empresarial para vender o solicitar suministros puede requerir una secuencia de muchas

transacciones. Una de las funciones más sólidas de la aplicación es la forma en que permite utilizar

un documento para crear el siguiente en una secuencia. SAP Business One también realiza el

seguimiento de las conexiones entre los documentos para que se pueda desplazar por la secuencia de

documentos relacionados con una determinada transacción. Las conexiones de transacciones entre

documentos se mantienen de varias formas que explicaremos en este capítulo y en posteriores.

Preguntas para incrementar la comprensiónEl momento en el que SAP Business One se hace mas comprensible, sucede después de haberlo

utilizado durante un tiempo. Los conceptos que hemos presentado se confirman y se concretan a

través de la experiencia real. Hasta ahora, el presente capítulo le ha preparado para responder las

siguientes preguntas siempre que se encuentre ante una nueva ventana:

¿Es esto un documento? ¿Son datos maestros? ¿Esta pantalla es diferente y, si lo es,

cómo se relaciona con los documentos y los datos maestros?

¿Cómo encaja esta pantalla en la estructura ascendente o en la estructura de

transacciones y orientada a procesos de SAP Business One?

¿Cómo llego a esta pantalla desde el menú principal?

¿Qué navegación orientada a procesos me permite encontrar documentos relacionados

y datos maestros desde esta pantalla?

¿Esta pantalla muestra datos, me permite buscar datos o me permite añadir datos?

Una de las innovaciones de SAP Business One es la forma en que el diseño incorpora de forma

natural la navegación ascendente a través del menú principal y las relaciones orientadas a procesos,

así como los mecanismos de navegación, búsqueda y creación de documentos basados en dichas

relaciones. En el resto de este capítulo se explican todos estos mecanismos en detalle para que

siempre que vea una pantalla entienda exactamente lo que está viendo.



2

Conocer dónde se encuentraUn aspecto potente de SAP Business One es que es posible tener varias ventanas abiertas a la vez,

cada una de las cuales puede mostrar un documento o registro de datos maestros diferente. La

ventana principal proporciona un contexto para todo el trabajo en SAP Business One.

La ventana principalLa ventana principal se abre automáticamente al iniciar SAP Business One y es el lugar central

donde se puede iniciar cualquier tarea. Sólo la ventana principal tiene una barra de menú en la parte

superior. También tiene una barra de herramientas con iconos que proporcionan un acceso sencillo a

las funciones utilizadas habitualmente. Incluye Main Menu, que ahora examinaremos con más

detalle.

El menú principal de SAP Business One

Tal como se muestra en la figura 2-4, Main Menu dispone de tres pestañas:

La pestaña Modules muestra la parte superior de la jerarquía de SAP Business One.

Enumera todos los módulos de SAP Business One. En cada módulo hay una lista de

funciones. Haga clic en una función para iniciarla o expandirla y ver más selecciones.

La pestaña Drag & Relate se utiliza para un método innovador de búsqueda de

transacciones enlazadas a los datos maestros, tal como se explica más adelante en

este capítulo.

User Menu es un menú personalizable para acceder rápidamente a las funciones que

utiliza con más frecuencia, similar a los favoritos de un navegador Web. Para obtener

más información, consulte “Menú de usuario y accesos directos definidos por el

usuario” más adelante en este capítulo.

Si no aparece Main Menu, puede acceder a él desde la barra de menú si elige Window Main Menu o

mediante el acceso directo del teclado Ctrl + 0 (cero, no la letra O).



2

Figura 2-4: Main Menu de SAP Business One

La barra de menús y los menús desplegables

La barra de menús de SAP Business One se muestra en la parte superior de la ventana principal. Al

hacer clic en cada elemento del menú se muestra un menú desplegable que ofrece más opciones. Los

accesos directos que utilizan las teclas Alt y Ctrl funcionan del mismo modo que en las

aplicaciones de escritorio.

Figura 2-5: Barra de menús y barra de herramientas de SAP Business One

La barra de menús incluye los siguientes menús:

File: Comandos principales, como Close, Print Preview, Export to y Launch

Application.

Edit: Comandos de edición generales, como Undo, Redo, Cut, Copy, Paste y Delete.

Ver: Comandos que cambian la vista de los datos de la ventana, como User-Defined

Search Field, System Information, Restore Column Width, y Legend.

Data: Comandos que manipulan datos de aplicación así como comandos para

desplazarse por los registros, manipular filas de una tabla y otros comandos de edición

relacionados con los datos.



2

Goto: Menú dinámico que cambia según la ventana seleccionada actualmente.

Modules: Módulos mostrados en Main Menu.

Tools: Comandos como Print Layout Designer, Form Settings, User Menu, User

Shortcuts y User-Defined Fields.

Window: Comandos asociados con la gestión de ventanas, incluido el acceso a Main

Menu, Messages/Alert Overview y Calendar.

Help: Comandos que proporcionan acceso a la ayuda en línea.

La barra de herramientas

La barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de menús Se trata de una colección de

iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Las mismas

funciones también están disponibles como opciones de menú en la barra de menús.

Las funciones activas se muestran en color mientras que las inactivas o no autorizadas están de color

gris. Para ocultar o mostrar un grupo de iconos de la barra de herramientas, coloque el cursor en la

barra de herramientas, haga clic con el botón derecho y, a continuación, active o desactive las

casillas adecuadas. Los iconos de la barra de herramientas son contextuales, es decir, cambian según

lo que esté haciendo.

Si olvida la función de un determinado icono, basta con mover el cursor sobre un botón para mostrar

un tooltip.

La barra de estado

La barra de estado se extiende por todo el borde inferior de la ventana principal de SAP Business

One y contiene varios campos.

El área inferior izquierda de la barra de estado muestra los siguientes tipos de

mensajes:

Un mensaje de error aparece sobre un fondo rojo e informa de que el

procedimiento no puede continuar hasta que se lleve a cabo una acción correctiva.

Un mensaje de información aparece sobre un fondo azul e informa de un

problema que no impide que continúe el procedimiento.



2

Un mensaje de confirmación aparece sobre un fondo verde e informa de la

ejecución correcta de un procedimiento.

La parte central de la barra de estado contiene la fecha y hora actuales tal como están

definidas en el servidor.

El área superior izquierda contiene información importante sobre la ventana activa. Por

ejemplo, al mover el cursor sobre un campo de entrada, aparece un texto que describe

el formato de entrada y la longitud.

Figura 2-6: Anatomía de la barra de estado

Ventanas de documentoAhora que ya dispone de la panorámica de la ventana principal, es el momento de explicar algunas

de las reglas generales de la interfaz de SAP Business One.

Modos de operación de ventana

Existen cuatro modos de operación de ventana posibles en SAP Business One:

Añadir: Añadir un nuevo registro o documento.

Buscar: Buscar registros o documentos existentes.

Ver: Ver un registro o documento existente.

Actualizar: Modificar los datos de un registro o documento existente.

Las ventanas en SAP Business One tienen un modo predeterminado, que puede ser “añadir” o

“buscar”, según el contexto de lo que esté haciendo. Por ejemplo, al elegir la ventana Business

Partner Master Data o Item Master Data, se abre automáticamente en modo de búsqueda porque

normalmente se suele querer ver la información que ya se ha introducido. Por otro lado, si se desea



2

procesar un pedido de cliente o un pedido de compras, la ventana se abre automáticamente en modo

de adición porque normalmente se quiere añadir un nuevo pedido.

¿Cómo sabe en qué modo se encuentra? El botón de la esquina inferior izquierda de la ventana cambia

a Add, Find, OK (para el modo de visualización) o Update, según el modo actual de la ventana.

Puede cambiar de un modo de operación a otro de varias formas:

Para añadir un nuevo objeto (como un documento o un registro de datos maestros),

utilice la función de adición. Existen varias formas de activar dicha función, como las

siguientes:

En la barra de menús, seleccione Data Add.

Pulse Ctrl + A en el teclado.

En la barra de herramientas, elija el icono de adición.

Para buscar un objeto existente (como un documento o un registro de datos maestros),

utilice la función de búsqueda. SAP Business One muestra el objeto en modo de

búsqueda, con el botón Find en la esquina inferior izquierda de la ventana. Existen

varias formas de activar la función de búsqueda, incluidas las siguientes:

En la barra de menús, seleccione Data Find.

Pulse Ctrl + F en el teclado.

En la barra de herramientas, elija el icono de búsqueda.

Al introducir o cambiar datos en un objeto existente, SAP Business One cambia

automáticamente al modo de actualización, con lo que el botón Update aparece en

la esquina inferior izquierda de la ventana. Haga clic en el botón Update para guardar

los datos introducidos o modificados; haga clic en el botón Cancel si no desea

guardar o actualizar los datos.

Alerta de cambio de modo de operación. No siempre se pueden cambiar datos en undocumento o un registro de datos maestros una vez que se ha añadido. En determinadosmomentos, un documento es de sólo lectura si el proceso empresarial relacionado con dichodocumento ha avanzado a determinada fase o cuando un documento se ha copiado en otro. Losdatos que no se pueden cambiar están atenuados en gris y aparece un mensaje de error en labarra de estado si se intenta cambiarlos.



2

Menú contextual

Al trabajar en cualquier ventana, puede hacer clic con el botón derecho del ratón para activar un

menú contextual que proporciona acceso a las funciones más utilizadas para dicha sección de la

ventana. En algunos casos, al hacer clic con el botón derecho en un campo, aparece un menú

contextual que proporciona una lista de funciones relacionadas con el campo. Como estas funciones

son contextuales, las opciones cambian según el área de la pantalla donde haga clic.

Detalles de fila

Los documentos de ventas y compras incluyen tablas que proporcionan información sobre

cantidades, precios y descripciones. Para trabajar con estas tablas fácilmente y ampliar la vista

disponible en la pantalla, puede abrir la ventana Row Details. Esta ventana permite ver o editar filas

de una tabla, como las que se encuentran en la pestaña Contents de un documento de ventas.

La ventana Row Details que se muestra en la figura 2-7 se puede abrir haciendo clic con el botón

derecho en el encabezado de fila del elemento correspondiente, pulsando Ctrl + L o

seleccionando Row Details en el menú Goto de la barra de menús. Algunos campos son de “sólo

lectura” y aparecen en gris. Si un campo es editable, una vez introducidos los nuevos datos, se

actualiza automáticamente, es decir, no hay botón OK o Update en esta ventana.



2

Figura 2-7: Acceso a la ventana Row Details

Encontrar lo que buscaSAP Business One proporciona amplio soporte para buscar objetos (documentos de ventas y

compras y registros maestros de interlocutores comerciales y artículos). Los dos métodos principales

se describen a continuación: búsqueda de interlocutores comerciales y artículos y uso de las flechas

de la barra de herramientas para desplazarse por los documentos o registros de datos maestros de un

determinado tipo.

Búsqueda de interlocutores comerciales y artículosSAP Business One facilita la búsqueda de información de interlocutores comerciales y artículos

mientras se introducen documentos de ventas y compras. En la figura 2-8 se demuestra cómo utilizar

el botón de lista de selección para buscar un cliente o artículo.



2

Figura 2-8: Cómo buscar clientes y artículos en un pedido de cliente

Después de pulsar el botón de lista de selección, aparecerá una lista de selección en una ventana

independiente. Puede desplazarse rápidamente por la lista si escribe el primer carácter del código del

interlocutor comercial o del número de artículo. La lista de selección se desplaza a medida que

escribe.

Si está más familiarizado con los nombres de cliente y las descripciones de artículo que con sus

códigos, puede utilizar un “comodín” para realizar la búsqueda. Por ejemplo, para mostrar una lista

de selección de clientes cuyo nombre empiece por “Ch”, vaya al campo Name, escriba Ch seguido

del carácter comodín “*” (Ch*) y, a continuación, pulse Tab para mostrar la lista.

Si sabe que sólo un nombre de cliente empieza por “E”, por ejemplo, sólo tiene que escribir E (sin

el carácter comodín) en el campo Name y pulsar Tab. SAP Business One rellena la información de

dicho cliente en el pedido. El campo Item Description funciona del mismo modo para buscar

información de artículo.



2

Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscardocumentosUna forma sencilla de desplazarse por los documentos o datos maestros de un determinado tipo

consiste en utilizar las flechas de la barra de herramientas de SAP Business One (consulte la figura

2-9). Si visualiza un pedido (seleccionando Purchase Order en Main Menu de SAP Business One),

puede utilizar las teclas de flecha para desplazarse rápidamente por todos los pedidos que tenga.

Esto sirve para cualquier tipo de SAP Business One, como pedidos de cliente, facturas de deudores,

etc.

Haga clic en las flechas dobles para ir al primer o último documento; haga clic en las flechas simples

para ir al documento siguiente o anterior. El siguiente y el anterior se determinan mediante el número

de documento. Para ver los últimos pedidos introducidos, por ejemplo, en la ventana Purchase

Order, haga clic en la flecha derecha doble para ir al último pedido y, a continuación, haga clic en la

flecha izquierda simple para ir a los anteriores.

Figura 2-9: Uso de los botones de flecha de la barra de herramientas de SAP Business One

Llegar a donde desea irSAP Business One dispone de funciones exclusivas que permiten navegar rápida y correctamente

para encontrar la información necesaria. En esta sección se explican algunas de estas funciones de

navegación.

Navegación con la flecha naranjaLa flecha naranja que aparece prácticamente en cualquier ventana es quizá la herramienta más

práctica de la interfaz de usuario de la aplicación. Siempre que aparezca, puede hacer clic en ella

para mostrar un registro de datos maestros (tal como se muestra en la figura 2-10) o los detalles de

las opciones de datos maestros, como códigos de impuestos o condiciones de pago. En ocasiones, las

flechas naranja conducen a documentos enlazados, como un documento base o un asiento de diario.



2

Las flechas permiten desglosar más detalles de una transacción sin tener que efectuar una búsqueda o

recorrer una estructura de menú ascendente.

Figura 2-10: Uso de la flecha de navegación para acceder a los datos maestros desde una factura

Arrastrar y vincularLa función arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que permite mostrar una amplia

variedad de información en tiempo real sobre la empresa rápida y fácilmente. Con arrastrar y

vincular se generan vistas especiales de datos mediante el enlace de elementos de datos maestros a

transacciones. La función busca en las transacciones y en los datos maestros, como cuentas de mayor

e interlocutores comerciales.

Puede comparar dos objetos cualesquiera en SAP Business One. Por ejemplo, puede enlazar un

código de cliente al objeto de pedido de cliente y obtener una lista de todos los pedidos de un cliente

en concreto. Al arrastrar un objeto de datos maestros a la lista de tipos de transacción en la pestaña

Drag & Relate, puede obtener una panorámica excelente del rendimiento de su empresa en

determinadas áreas. Además, puede precisar más la lista resultante si utiliza la función de filtro (por

ejemplo, seleccionar sólo los pedidos de cliente abiertos).



2

En la figura 2-11 se ilustra la forma en que se puede utilizar la función de arrastrar y vincular para

obtener una lista de facturas de acreedores para un determinado artículo.

Figura 2-11: Uso de arrastrar y vincular para buscar facturas de acreedores de un artículo concreto

Menú de usuario y accesos directos definidos por el usuarioPuede aumentar la eficacia de navegación si utiliza User Menu y crea accesos directos de teclado

definidos por el usuario para abrir en un solo paso los documentos que utiliza con más frecuencia.

Por ejemplo, si trabaja en el departamento de compras y es responsable de la emisión de pedidos y

de la actualización de los datos maestros de los interlocutores comerciales, guarde las ventanas

Purchase Order y Business Partner Master Data en User Menu bajo Forms para facilitar su

acceso (consulte la figura 2-12). Para guardar un elemento en User Menu, visualice el documento,



2

informe o formulario que desee añadir a User Menu. Con esa ventana como ventana activa, elija Tools

User Menu Add to User Menu.

Figura 2-12: Guardar los documentos utilizados con frecuencia en User Menu

Por otro lado, si es un agente de compras muy ocupado de una empresa de fabricación y tener que

hacer dos clics para llegar a un pedido le resulta demasiado, SAP Business One permite asignar

teclas de función, como F1, F2, etc., a determinados documentos.

Figura 2-13: Creación de accesos directos de teclado definidos por el usuario



2

Opciones de visualizaciónPuede cambiar varias opciones de visualización para personalizar su puesto de trabajo de SAP

Business One. Puede añadir un logotipo de empresa o la fotografía del personal al escritorio. Otras

opciones incluyen el idioma de interfaz, el tamaño de fuente, el color y los formatos de fecha y hora.

Opciones de formularioEn SAP Business One, cada usuario puede personalizar fácilmente el contenido y el

comportamiento de la mayoría de las ventanas mediante la función Form Settings.

Para activar Form Settings, asegúrese de que la ventana que desea personalizar está abierta y activa;

a continuación, haga clic en en la barra de herramientas o elija Tools Form Settings.

Aunque la ventana Form Settings varía según el contenido de la ventana que vaya a personalizar, la

ventana Form Settings típica se divide en tres pestañas:

Pestaña Table Format: Personalice el modo en que las columnas aparecen en la tabla

(en el caso de las ventanas que contienen una tabla).

Pestaña Row Format: Determine cómo aparecen los campos en la ventana Row Details

asociada a la tabla de la ventana que va a personalizar.

Pestaña Document: Realice cambios en las opciones generales relacionadas con la

ventana y la tabla que está personalizando, pero debe tener en cuenta que los cambios

que efectúe en esta pestaña sólo afectan al documento actual y no a todos los

documentos de este tipo.

La función Form Settings es una característica muy potente. SAP Business One dispone de

numerosos campos que no se muestran por defecto. Con Form Settings puede seleccionar los campos

que son visibles y los que se pueden cambiar (el término correspondiente es “activo”). Puede cambiar

el orden de los campos si hace clic en un nombre de campo y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.

Una personalización común consiste en mostrar el almacén desde el que se enviará un artículo en la

ventana Sales Order. En la figura 2-14, hemos utilizado la pestaña Table Format para que el campo

Whse(Almacén) esté visible y activo, y hemos cambiado la posición del campo de modo que se

muestre sin necesidad de desplazarse a la derecha o abrir la ventana Row Details.



2

Figura 2-14: Uso de la función Form Settings

Personalización de los nombres de campoEn SAP Business One, también resulta muy sencillo cambiar los nombres de los campos. Una de las

personalizaciones más habituales de la ventana Purchase Order consiste en cambiar el campo Vendor

Ref. No. por Vendor Invoice No. El cambio de este u otro campo se puede llevar a cabo si se

mantiene pulsada la tecla Ctrl y se hace doble clic en el nombre de campo. A continuación,

aparecerá una ventana que permite cambiar el nombre de campo o bien restaurar el nombre original.



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Figura 2-15. Cambio de los nombres de campo

Añadir campos y tablas definidos por usuarioAunque SAP Business One proporciona un amplio conjunto de campos en cada uno de sus módulos,

es posible que su empresa necesite campos adicionales que se correspondan con el trabajo diario o

para adaptarse a determinadas prácticas empresariales. La función User-Defined Fields (que se

encuentra en el menú Tools) permite crear campos propios en las tablas de datos maestros o

transacciones de SAP Business One existentes.

Recomendación sobre el portal. Para obtener instrucciones detalladas y paso a paso sobrelos campos y tablas definidos por el usuario, vaya al portal de clientes de SAP Business One enhttp://service.sap.com/smb/sbocustomer y descargue la guía “Cómo crear campos y tablasdefinidos por el usuario”.

Rellenar campos con búsquedas formateadasOtro ejemplo de la robusta flexibilidad de SAP Business One lo encontramos en su funcionalidad de

búsqueda con formato. La búsqueda con formato se puede utilizar para calcular valores o para

mostrar valores propuestos para los campos de SAP Business One y los campos definidos por el

usuario.

Por ejemplo, es posible que quiera que el pedido de cliente muestre lo que está disponible en stock y

en pedido. En este caso, se utiliza la función User-Defined Fields para añadir estos campos

adicionales y la función de búsqueda con formato para rellenar los valores propuestos o calculados



2

en estos campos. Como la búsqueda con formato es una función complicada, puede realizar estos

tipos de personalizaciones con ayuda del consultor de implementación.

Encontrar respuestas a sus preguntasAdemás del soporte y formación que le pueda proporcionar su de implementación, hay disponible

una inmensa cantidad de información sobre las características y funciones de SAP Business One a

través de la ayuda en línea y en el portal de clientes.

Ayuda en líneaPuede usar la ayuda en línea de SAP Business One de varias formas: Si pulsa F1 obtendrá ayuda

contextual, es decir, ayuda sobre una determinada parte de la pantalla (y, en ocasiones, incluso el

campo concreto) en la que se encuentra.

Al seleccionar Help Help en la barra de menús de la ventana principal se muestra la ventana

SAP Library, que permite buscar palabras clave o examinar el contenido. La ayuda en línea

proporciona detalles sobre muchos aspectos del trabajo con SAP Business One. Si está trabajando

con una pantalla que no conoce y desea entender su contenido, puede buscar definiciones de cada

campo de la pantalla en la ayuda en línea.

Portal de clientes de SAP Business OneEl portal de clientes de SAP Business One proporciona recursos para ayudarle a dominar SAP

Business One.

El portal está organizado en áreas para los distintos tipos de actividades, como por ejemplo:

Obtener soporte: Colaborar con su consultor de implementación en cuestiones de

suporte técnico, buscar en la base de datos de SAP Notes o solicitar una clave de

licencia.

Visión general de la solución: Revisar la información general sobre la aplicación y

obtener más información acerca de cómo integrar SAP Business One con la familia de

aplicaciones empresariales mySAP™ Business Suite.



2

Documentación: Buscar documentación sobre la última versión, incluidas las notas de

la versión, guías de procedimientos y otras guías útiles sobre características y

funciones específicas.

Educación: Ver las unidades de e-learning sobre componentes clave de los módulos de

SAP Business One, incluida contabilidad, gestión de bancos, datos maestros, compras

y ventas.

Figura 2-16: Uso del portal de clientes de SAP Business One

El portal de clientes de SAP Business One está disponible en siete idiomas y se puede acceder en

http://service.sap.com/smb/sbocustomer. Necesita un nombre de usuario S válido y una contraseña

para conectarse. Consulte con su consultor de implementación para obtenerlos.



2


Conceptos básicos decontabilidad financiera


Visión general de la contabilidad financiera

Configuración de la contabilidad financiera

Realización de procedimientos diarios

Actualización de registros

Procedimientos de cierre

Entrada y salida de pagos

Contabilidad de costes

Presupuestación

Consultas e informes

SAP Business One ofrece las herramientas y la capacidad de informes que necesita para gestionar las

finanzas de su empresa de forma eficaz y según los principios contables generalmente aceptados

(PGC). SAP Business One puede llevar su contabilidad financiera a un nuevo nivel de

automatización.

Realmente en tiempo real: Cada vez que añada (o contabilice) una transacción, se

actualiza el libro mayor. No es necesario realizar asientos de diario por lotes para su

contabilización posterior, a menos que desee hacerlo.

Asientos de diario automáticos: Tal vez el mayor impulso en productividad de SAP

Business One sea su capacidad de crear varios asientos de diario automáticamente, con

lo que se reduce considerablemente el tener que realizar asientos de diario o

correcciones manualmente.

Funcionalidad de desglose: SAP Business One le ofrece la posibilidad de desglose

gracias a las flechas de navegación naranja, no sólo hasta el libro mayor, sino hasta los

3

Conceptos básicos de contabilidad financiera


3

documentos fuente de una transacción: otra potente función que ahorra tiempo y

trabajo.

Automatización de tareas. Puede automatizar tareas redundantes mediante el uso de

contabilizaciones periódicas y evitar los errores de contabilización gracias al uso de

modelos de contabilización.

Integridad de datos. Para impedir que los usuarios contabilicen asientos de diario

manuales a determinadas cuentas, puede configurar cuentas de control. Además, las

alertas ayudan a gestionar los gastos al informarle cuando los gastos llegan a su umbral

presupuestario.

Seguimiento de auditoría. SAP Business One proporciona un seguimiento de auditoría

completo, lo que permite realizar el seguimiento de quién ha efectuado cambios en

todos los datos o documentos, y cuándo lo ha hecho.

Visión general de la contabilidad financieraLa clave para obtener el máximo rendimiento de las características de finanzas y contabilidad de

SAP Business One radica en un diseño e implementación cuidadosos para garantizar que todas las

partes de la aplicación describen y realizan el seguimiento con precisión del modo en que funciona

su empresa. Evidentemente, la mayoría de las empresas llegan a SAP Business One con un plan de

cuentas bien establecido (y otros métodos de contabilidad financiera) así como bases de datos

antiguas de clientes, proveedores y transacciones. En colaboración con el consultor de

implementación, se traduce y migra la forma en que funciona la empresa a SAP Business One. En la

figura 3-1 se muestra el proceso de cinco pasos para configurar la contabilidad financiera.

Estos pasos representan las directrices generales. En cualquier implementación se puede cambiar el

orden de estos pasos o se pueden agregar nuevos pasos para reflejar las necesidades y circunstancias

exclusivas de la empresa.

Consejo de configuración. Al configurar el plan de cuentas y los procesos de contabilidadfinanciera, discuta con su consultor de implementación los tipos de informes financieros quenecesita. Los requisitos de informes financieros condicionan la mayoría de las opciones iniciales ylas decisiones de configuración. El consultor de implementación conoce el software y ustedconoce su empresa, y juntos pueden lograr que SAP Business One trabaje a su favor.



3

Figura 3-1: Configuración de la contabilidad paso a paso



3

Definiciones

Cuenta: Registro formal de un tipo de activo, pasivo, capital, ingreso o gastos que muestra susaldo inicial, aumentos y reducciones (transacciones) y el saldo final resultante durante unperíodo específico.

Cuenta de control: Cuenta diseñada para controlar las transacciones que se contabilizan enella. Sólo las transacciones de módulos subsidiarios, como acreedores, deudores e inventario sepueden contabilizar en una cuenta de control; los asientos de diario manuales no se puedencontabilizar en una cuenta de control. De este modo se impide que se realicen asientosmalintencionados o sospechosos en cuentas de material, como contabilidad de deudores, cuentamonetaria o de existencias, y proporciona un mejor seguimiento de auditoría.

Cuenta de compensación: Una cuenta en la que las contabilizaciones se registrantemporalmente debido a una discontinuidad temporal entre transacciones contables,distribuciones de tareas organizativas o transacciones contables que requieran aclaraciones.

Cuenta activa: Cuenta del plan de cuentas en la que se contabilizan los asientos de diario.

Segmentación de cuentas: Un método contable por el que se crean códigos de cuentabasados en la estructura jerárquica de una empresa. Los segmentos individuales corresponden adiferentes unidades de negocio, como empresa, división, región, departamento, grupo, etc., y adiferentes categorías, como gastos de viajes, ingresos de taquilla, línea de productos, etc.

Segmento de cuentas naturales: El primer segmento de un código de cuenta que identifica eltipo de cuenta, como activo fijo, pasivo, ingreso, gasto, etc. Los códigos de cuenta puedenconstar de caracteres alfanuméricos, no sólo de valores numéricos, motivo por el que no sedenominan números de cuenta.

Plan de cuentas: El índice o la lista codificada de las cuentas de un libro mayor.

Libro mayor: El registro contable principal de una empresa. El libro mayor utiliza contabilidadpor partida doble; normalmente contiene las cuentas de todos los activos, pasivos, beneficio,pérdida, ingresos, partidas de gastos, fondos y reservas de una empresa.

Asiento de diario: Registro de una transacción que normalmente incluye la fecha de latransacción, los títulos de las cuentas afectadas, importe de debe y haber, y descripción de latransacción.

Contabilización: Proceso de registrar los asientos de diario (debe y haber) en el libro mayor.

Transacción: Actividad o evento empresarial que se carga en una cuenta de mayor y se abonaen otra.



3

Configuración de la contabilidad financieraLa configuración correcta de la funcionalidad financiera y contable es el cimiento en el que se apoya

gran parte de la automatización de SAP Business One. Con el plan de cuentas, los períodos contables

y la determinación de cuentas adecuados para los asientos de diario automatizados, SAP Business

One se ocupa de muchas tareas que normalmente se hacían de forma manual. Por este motivo

dedicamos gran parte de este capítulo a las cuestiones relacionadas con la configuración inicial de la

contabilidad financiera.

Paso 1: Configuración de los períodos contablesEl primer paso, que ya debe haber realizado con su consultor de implementación, es establecer los

períodos contables: ¿Tendrá períodos contables mensuales? ¿Diarios? ¿Con otra frecuencia? ¿El

ejercicio fiscal corresponderá al año natural o se establecerá entre dos años naturales?

Para configurar los períodos contables, vaya a Administration System Initialization General

Settings pestaña Posting Periods. Desde aquí puede actualizar los períodos generados (como los

rangos de fechas) y crear nuevos. También puede establecer o cambiar el inicio del ejercicio fiscal.

Aunque SAP Business One es muy flexible cuando se trata de configurar períodos y ejercicios

fiscales, usted y su consultor de implementación deben tener en cuenta las siguientes advertencias

importantes:

Los informes financieros se pueden ejecutar según períodos fiscales, pero los informes

mensuales, trimestrales y anuales estándar de SAP Business One se basan en un año

natural y no en un ejercicio fiscal. Para dar soporte a informes trimestrales basados en

4-4-5 semanas, por ejemplo, se pueden crear informes personalizados con XL Reporter

(consulte el capítulo 9).

No puede haber períodos contables superpuestos y sólo un período contable es el

período por defecto cada vez.

Alerta de contabilización. Si desea contabilizar un asiento de diario en un período anterior,vaya a Administration System Initialization General Settings Posting Periods y conviertael período anterior en el actual.



3

Paso 2: Definición de los segmentos contablesSi tiene previsto utilizar un plan de cuentas segmentado, el siguiente paso para usted y su consultor

de implementación es decidir y definir los segmentos de cuentas que necesita.

Para definir segmentos de cuentas, vaya a Administration Setup Financials Account

Segmentation. Debe tener al menos el primer segmento de cuentas naturales, pero puede cambiarle

el nombre o su longitud, del mismo modo que los demás segmentos. Normalmente, las empresas

determinan sus segmentos de cuentas en función de sus procesos empresariales y necesidades de

informes financieros. Pueden representar divisiones, departamentos, regiones, líneas de negocio,

entidades, sucursales, etc. En la figura 3-2 se muestra cómo se fusionan los segmentos de cuentas

para crear un código de cuenta.

Figura 3-2: Código de cuenta segmentado

SAP Business One proporciona cuatro segmentos de cuentas por defecto y permite hasta un máximo

de 10. Durante la configuración puede cambiar el tamaño y el nombre de cualquier segmento, pero el

primero siempre debe ser el segmento de cuentas naturales.

Aunque actualmente puede utilizar menos de los diez segmentos disponibles, se recomienda definir

segmentos adicionales que permitan el crecimiento. Por ejemplo, si tiene previsto efectuar una

expansión, puede definir un segmento adicional para las unidades de negocio que prevea añadir en el

futuro.



3

Alerta de segmentos de cuentas. Es importante que su consultor de implementación y ustedplanifiquen el uso de los segmentos de cuentas muy cuidadosamente, porque no se podránañadir segmentos adicionales posteriormente, los segmentos existentes no se podrán borrardespués de que se haya creado la primera cuenta de mayor y no podrá cambiar la longitud o eltipo de un segmento posteriormente.

Una vez definidos todos los segmentos de cuentas en SAP Business One, se ha creado la base para

un plan de cuentas plenamente cualificado que, en otras palabras, es la concatenación de todos los

segmentos de cuentas. Un código de cuenta completamente cualificado, como se muestra en la figura

3-2, incluye todos los segmentos de cuentas. Por ejemplo, un código de cuenta de gastos de viaje que

utilice el departamento de marketing de su empresa tendrá exactamente el mismo aspecto que el

usado por el departamento de ventas, con la excepción del segmento del código de cuenta que

representa al departamento.

Paso 3: Creación del plan de cuentasUna vez determinados los períodos financieros o contables y los segmentos de cuentas, ya estará

preparado para crear su plan de cuentas en SAP Business One. La organización del plan de cuentas

sigue los principios contables generalmente aceptados en los que hay un “cajón” independiente para

las cuentas que representan activos, pasivos, capital, ingresos, costes de ventas, gastos, finanzas y

otros ingresos y gastos. Estos cajones, que ha definido SAP y no se pueden cambiar, organizan las

cuentas por nivel de un modo lógico que resulta adecuado para sus procesos de contabilidad

financiera y de informes.

Recordatorio de plan de cuentas. El plan de cuentas es un índice de todas las cuentas demayor que utiliza su empresa. Cada cuenta de mayor tiene un código de cuenta, una descripciónde cuenta y otra información que determina las funciones de la cuenta de mayor. Para acceder alplan de cuentas, seleccione Financials Chart of Accounts.

En la ventana Chart of Accounts, SAP Business One le solicita que caracterice cada cuenta de

mayor como cuenta de título o cuenta activa e identifique su nivel. Dado que sólo las cuentas

activas se pueden contabilizar en SAP Business One, se recomienda tener todas las cuentas en el

mismo nivel. En los informes, una cuenta de título resume todos los saldos de cada cuenta activa que

se encuentra debajo de ella. En la segmentación de cuentas mostrada en la figura 3-3, el nivel 4 es el

nivel inferior que contiene las contabilizaciones de las transacciones.



3

Figura 3-3: Plan de cuentas organizado por cajones y niveles

Alerta de actividad de cuenta. No se puede borrar una cuenta con actividad. Sólo se puedeconvertir en inactiva.

Gestión de divisas

La gestión de divisas está disponible para las empresas que utilizan varias divisas. En SAP Business

One, se pueden especificar cuentas de mayor e interlocutores comerciales como multidivisa. Esto

permite contabilizar documentos y transacciones de diario a estas cuentas de mayor e interlocutores

comerciales en cualquier divisa que se haya definido en la empresa de SAP Business One. Las

reconciliaciones, informes y saldos de cuentas de mayor e interlocutores comerciales multidivisas se

realizan, calculan y muestran en la divisa local. Cuando se añade una nueva cuenta de mayor, la

divisa es multidivisa por defecto.

Paso 4: Creación de las determinaciones de cuentas de mayorUna de las ventajas clave de SAP Business One es su capacidad de crear varios asientos de diario

automáticamente, en concreto los que incluyen transacciones de ventas, compras e inventario. En un

sistema manual, realizar las operaciones empresariales y realizar un seguimiento de ellas son tareas

independientes. Primero se crean las facturas y otros documentos y después se añaden los asientos

contables para efectuar un seguimiento de ellos. En SAP Business One, cuando se crea una factura,

los asientos contables se crean al mismo tiempo. Pero, ¿cómo sabe la aplicación cómo tiene que



3

crear dichos asientos contables? La determinación de cuentas de mayor es el proceso de indicar a

SAP Business One en qué cuentas se deben poner los distintos tipos de asientos contables creados

automáticamente.

Para aprovechar al máximo la sólida automatización de la aplicación, se debe tener un cuidado

especial para facilitar a SAP Business One la información correcta en la ventana G/L Account

Determination.

Para especificar las cuentas de mayor, vaya a Administration Setup Financials G/L Account

Determination.

Sugerencia de determinación de cuentas de mayor. El controlador o contable de laempresa debe proporcionar la aprobación final de las opciones de determinación de cuentas delibro mayor.

Procedimiento básico

La determinación exhaustiva y precisa de las cuentas de mayor es fundamental para la creación

automática de los asientos de diario en SAP Business One.

Recomendación sobre el portal. Para obtener instrucciones detalladas sobre la determinaciónde cuentas de mayor, consulte con su consultor de implementación y descargue las guías “Cómodeterminar cuentas de mayor para la creación automática de asientos de diario” y “Cómorealizar la configuración inicial en SAP Business One” del portal de clientes de SAP BusinessOne en http://service.sap.com/smb/sbocustomer.

En la figura 3-4 se muestran los campos obligatorios para la configuración de la determinación de

las cuentas de mayor para documentos de ventas, incluida la cuenta de ingresos. Se trata de la

cuenta de ingresos por defecto que se utiliza para cualquier factura de deudores. Se sustituye si se

especifica una cuenta de ingresos en los datos maestros de artículo de almacén.



3

Figura 3-4: Campos obligatorios para la pestaña G/L Account Determination: Sales

Alerta de inventario. La pestaña Inventory sólo está activa si la casilla de selección DefaultValuation Method se ha seleccionado en la pestaña Basic Initialization. Vaya a Main MenuAdministration System Initialization Company Details.

Consejo de configuración. El consultor de implementación se asegurará de que se actualizanlos impuestos, ya que no se puede procesar una transacción en SAP Business One hasta que seconfigura un código de impuestos. Se encuentra en Main Menu en Administration SetupFinancials Tax.

Paso 5: Migración de datos anterioresAl realizar el cambio desde el sistema contable anterior a SAP Business One, se enfrenta al reto de

tener que conservar los datos históricos en línea por motivos de auditoría y de investigación, así

como para las actividades empresariales cotidianas.

La aplicación complementaria de DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos para

SAP Business One es una herramienta de migración que le ayuda a transferir datos del sistema

anterior a SAP Business One. Transfiere datos maestros, como registros de interlocutores

comerciales y artículos, y datos de transacciones, como pedidos, facturas y saldos, ya que ambos

tipos de datos deben estar disponibles en SAP Business One.



3

¿Cómo funciona el DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos? Losdatos anteriores se exportan a modelos de hoja de cálculo de Microsoft Excel y, a continuación,se importan a SAP Business One. El DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datostambién permite importar los datos directamente desde cualquier base de datos ODBC sin tenerque utilizar Microsoft Excel. La migración de datos anteriores es un proceso que se lleva a cabocon más eficacia con la colaboración de su consultor de implementación de SAP.

Configuración de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos)

En Estados Unidos, determinados proveedores están sujetos a la declaración del formulario 1099, lo

que significa que se debe realizar un seguimiento de los pagos efectuados a ellos y se deben

comunicar al departamento IRS (Internal Revenue Service) de Estados Unidos. Con pocas

operaciones de configuración, SAP Business One automatiza el seguimiento de los pagos que están

sujetos a la declaración del formulario 1099 y crea automáticamente formularios 1099 en la época de

declaración de impuestos.

Al importar los datos maestros de los proveedores existentes a SAP Business One, debe designar a

los proveedores del formulario 1099 como tales. De este modo se ahorra el trabajo de tener que

cambiar manualmente los datos maestros de interlocutores comerciales.

Para configurar proveedores nuevos, debe saber que el proceso de seguimiento de los pagos del

formulario 1099 empieza en la ventana Business Partner Master Data. La pestaña Accounting tiene

dos pestañas secundarias: General y Tax. En la figura 3-5 se muestran dos casillas en la parte

inferior derecha de la pestaña General que permiten especificar qué formulario 1099 se utilizará para

realizar el seguimiento de los pagos a este proveedor y la categoría de dichos pagos. Si se activan

estas casillas, se realiza un seguimiento de los pagos efectuados a este proveedor, de modo que se

puede crear y enviar al departamento IRS siempre que sea necesario.



3

Figura 3-5: Configuración de 1099 Form y 1099 Box

Realización de procedimientos diariosDespués de haber configurado el plan de cuentas y la determinación de cuentas de mayor, ya está

preparado para utilizar SAP Business One en las actividades cotidianas, así como en las tareas de

cierre de período y de ejercicio fiscal.

Contabilización de asientos de diario manualesLa mayoría de los asientos de diario en SAP Business One procede de los demás módulos; los

documentos de ventas, compras, pagos e inventario contabilizan transacciones automáticamente en el

libro mayor. Sin embargo, en la contabilidad basada en periodificación de los principios contables

generalmente aceptados, a veces es necesario efectuar algunos asientos de diario manuales en el libro

mayor, como asientos de amortización, asientos de periodificación, asientos de corrección y

similares; es decir, todo aquello que no procede de los demás módulos de SAP Business One.

Cuando se añade manualmente un asiento de diario, se registra inmediatamente y no se puede

eliminar, sólo se puede anular. (Para ello, consulte “Anulación de transacciones” más adelante en

este capítulo.)

Mediante la ventana Journal Entry que se muestra en la figura 3-6 se pueden crear asientos de diario

manualmente. La finalidad de los asientos de diario manuales es registrar transacciones que no se

inician automáticamente desde un libro auxiliar o desde otro proceso de SAP Business One. Por



3

ejemplo, un asiento de diario manual se podría utilizar para registrar un cargo financiero a una cuenta

de cliente o una tarifa de servicio a una cuenta bancaria.

Figura 3-6: Introducción de un asiento de diario manual en la ventana Journal Entry

Para crear un asiento de diario manual, vaya a Main Menu Financials Journal Entry. Un

asiento de diario se puede mostrar y crear en modo de edición expandido o reducido. En la figura 3-6

se muestra el modo de edición expandido, que permite introducir fácilmente líneas de datos sin tener

que desplazarse a la izquierda y a la derecha.

Consejo para la pantalla Journal Entry. Normalmente, en la pantalla Journal Entry serealizan las contabilizaciones en las cuentas de mayor. Para mostrar una lista de cuentas demayor desde el campo G/L Acct/BP Code, pulse Tab. También puede utilizar un asiento de diariopara contabilizar un asiento en un código de interlocutor comercial (por ejemplo, al contabilizarun cargo financiero en una cuenta de interlocutor comercial). Para mostrar una lista deinterlocutores comerciales en vez de una lista de cuentas de mayor, pulse Control + Tab enel campo G/L Acct/BP Name .



3

Realización de contabilizaciones periódicasAlgunas transacciones se producen mensual o semanalmente. Los importes de transacción pueden no

ser iguales cada vez y los porcentajes no son necesariamente fijos (aunque se producen en fechas que

se conocen de antemano y normalmente se componen de las mismas cuentas de mayor).

Puede utilizar los asientos de diario periódicos para gastos como amortización, pagos de leasing de

equipos, nóminas, alquiler de oficina y costes de suministros.

Para acceder a las contabilizaciones periódicas, vaya a Main Menu Financials Recurring

Postings.

Uso de modelos de contabilizaciónLos modelos de contabilización contribuyen a optimizar los asientos de diario individuales que se

repiten de un período a otro pero que son más complicados que las simples contabilizaciones

periódicas. SAP Business One permite crear modelos fijos para dichos asientos de diario periódicos.

Al registrar este tipo de transacción, seleccione el modelo correspondiente y rellene los elementos

que faltan. SAP Business One imputa los importes según el modelo de imputación.

Por ejemplo, la función de modelos de contabilización puede trabajar con porcentajes al imputar un

gasto (por ejemplo, costes de marketing) a dos o más departamentos. Con un modelo de

contabilización puede tomar el 100% de una cuenta e imputarlo automáticamente a otras cuentas

relevantes según porcentajes fijos.

Para acceder a la función de modelos de contabilización, vaya a Main Menu Financials Posting

Templates.

Uso de documentos preliminaresPuede utilizar documentos preliminares para revisar una gran cantidad de transacciones financieras

antes de contabilizarlas. Antes de contabilizar los asientos como documentos preliminares, dispone

de la oportunidad de editar, cambiar o borrar asientos según sea necesario. Veamos un par de

situaciones en las que se utilizan los documentos preliminares. Tal vez esté formando a un nuevo

empleado y en vez de arriesgarse a tener que anular todos los asientos, o parte de ellos, que realice,

puede permitir que cree documentos preliminares que se puedan revisar. De este modo se elimina el

riesgo de que el nuevo empleado contabilice asientos de diario incorrectos que se tendrían que anular

posteriormente. También puede utilizar los documentos preliminares para realizar análisis de



3

simulación. Puede ejecutar informes financieros que incluyan documentos preliminares para

determinar el efecto de las contabilizaciones antes de contabilizarlos realmente.

Para crear un documento preliminar, vaya a Main Menu Financials Journal Vouchers.

En SAP Business One, siempre se utiliza un documento preliminar para un lote de transacciones. En

otros sistemas, a veces se utiliza un documento preliminar para un solo asiento de diario.

Actualización de registrosEn la categoría de actualización de registros se incluyen numerosas tareas, como la anulación de

transacciones, la edición de cuentas de mayor y la edición de datos del formulario 1099. En esta

sección se tratan estos temas de actualización.

Anulación de transaccionesSi tiene que anular una transacción que se ha contabilizado en el libro mayor mediante la ventana

Journal Entry o la ventana Journal Voucher, SAP Business One proporciona tres opciones:

Vaya a Main Menu Financials Journal Entry y cree un asiento de diario de

corrección.

Ejecute Transaction Journal Report, abra el asiento de diario correspondiente y, a

continuación, haga clic en Cancel.

Ejecute Transaction Journal Report, abra el asiento de diario correspondiente y

marque la casilla de Reverse(Anulación) y clic Update (ver Figura 3-7).

La anulación automática de los asientos de diario manuales normalmente se configura para que se

produzca el día primero del mes siguiente. Para obtener una lista de los asientos de diario

programados para su anulación, vaya a Main Menu Financials Reverse Transactions. Tenga

en cuenta que esta opción se utiliza principalmente durante los cierres mensuales y de ejercicio.



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Figura 3-7: Anulación automáticamente de asientos de diario manuales

Edición de cuentas de mayorEn el transcurso normal de las operaciones empresariales resulta habitual tener que ajustar el plan de

cuentas de vez en cuando. Mediante la ventana Edit Chart of Accounts, puede realizar cambios en el

plan de cuentas, crear nuevas cuentas, reorganizar las agrupaciones, así como cambiar y editar las

cuentas existentes.



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Para mostrar la ventana Edit Chart of Accounts, vaya a Main Menu Financials Edit Chart of

Accounts o Administration Setup Financials Edit Chart of Accounts.

La creación de códigos para un conjunto de cuentas recién creadas es una tarea habitual al añadir

cuentas nuevas. El generador de códigos de cuenta es una herramienta que permite asignar códigos a

los segmentos de cuenta recién creadas con sólo hacer clic en un botón. Además, puede insertar una

nueva cuenta de mayor en diferentes grupos de cuentas (por ejemplo, departamentos)

simultáneamente. Para acceder al generador de códigos de cuenta, seleccione Financials Account

Code Generator.

Edición de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos)Los proveedores que están asignados a un formulario 1009 en los datos maestros de interlocutores

comerciales tendrán facturas de acreedores y abonos que se suman a los importes del formulario

1099 para los informes de fin de ejercicio a los organismos federales. Si un documento se contabiliza

incorrectamente con un importe, formulario o casilla de formulario 1099 errónea, puede utilizar la

función de edición de formulario 1099 para modificar los datos. Para acceder a la edición de 1099,

vaya a Main Menu Financials 1099 Editing.

Figura 3-8: Ventana 1099 Editing

Revisión de cambios en datos: Seguimiento de auditoría

Cuando se tiene que efectuar un cambio en un documento, registro de datos maestros o elemento de

configuración, se crea un seguimiento de auditoría. Para ver estos cambios, seleccione Tools

Change Log en la barra de menú de SAP Business One para mostrar la ventana Change Log que

enumera los cambios, incluido usuario, fecha y hora, que se han realizado a este documento concreto o

registro de datos maestros. A continuación, puede hacer clic en una entrada para ver el cambio que se

ha realizado. Si hay varios cambios, mantenga pulsada la tecla Ctrl, haga clic en dos o más líneas y,

a continuación, haga clic en Show Differences en la parte inferior de la ventana Change Log para



3

ver lo que ha cambiado en las iteraciones del documento.

Procedimientos de cierreLa mayor parte del trabajo de contabilidad financiera se produce al final de cada período y al final

del ejercicio cuando se examinan las transacciones y se efectúan correcciones o ajustes. SAP

Business One admite dichas actividades de varias formas.

Lista de verificación de cierre del períodoLas actividades de cierre tienen lugar al final del mes o del trimestre, o ambos, según el modo en que

funcionen sus procesos de contabilidad financiera. En cualquier caso, la lista de verificación al final

del período es muy parecida.

Asegurarse de que todas las transacciones del período se han contabilizado correctamente,

incluidos los ajustes y las periodificaciones.

Imprimir un balance provisional (un balance de cada cuenta y un estado actual).

Imprimir informes de antigüedad de deudas del proveedor y de antigüedad de créditos del

cliente para cuadrar las cuentas de deudores con el libro mayor.

Imprimir el informe de auditoría de inventario para cuadrar el inventario con el libro mayor.

Imprimir los balances.

Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicación fuera de

sus instalaciones.

Cerrar o desactivar el período contable bloqueándolo mediante la ventana de período

contable.

Lista de verificación de cierre del ejercicioEl cierre de fin de ejercicio es un evento importante que afecta a muchos aspectos del modo de

funcionamiento de SAP Business One. Por ejemplo, en el cierre del ejercicio se ponen a cero los

saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias para la cuenta de arrastre de saldo. Se resumen las

cuentas de balance y se arrastran como saldo inicial en el nuevo ejercicio fiscal. Evidentemente, esta

actividad ocupa tiempo. El ejercicio puede permanecer abierto hasta que se reciban todos los asientos

de ajuste de los contables y otras entidades de elaboración de informes.



3

A continuación se ofrece una lista de verificación de cierre del ejercicio:

Contabilizar las transacciones finales del período para todos los módulos.

Completar los procedimientos de cierre de período.

Contabilizar los asientos de ajuste finales en el libro mayor.

Cerrar el último período del ejercicio fiscal.

Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicación fuera de

sus instalaciones.

Imprimir los formularios 1099.

Imprimir un balance provisional final y detallado.

Imprimir los balances.

Configurar un nuevo ejercicio fiscal.

Ejecutar la rutina de cierre del período para cerrar el ejercicio fiscal.

Alerta de cierre del ejercicio. Se recomienda encarecidamente tener en cuenta los procesosde cierre del ejercicio durante la configuración y la implementación. Poco después del Go-Livecon SAP Business One, realice el cierre del primer mes o trimestre con la ayuda del consultor deimplementación. Descargue la guía “Consejos para el cierre del ejercicio” del portal de clientesde SAP Business One en http://service.sap.com/smb/sbocustomer.

Entrada y salida de pagosEn SAP Business One, a la funcionalidad y a los informes asociados al procesamiento de pagos se

accede mediante el módulo bancario. En esta sección sólo se proporciona la información básica que

se necesita para empezar. Para obtener información más detallada, campo por campo, vaya a la

pestaña Help pestaña Contents Banking.

Entrada de pagosLa entrada de pagos se puede recibir de cuatro formas: efectivo, cheques, tarjetas de crédito y

transferencias bancarias. SAP Business One las trata todas básicamente de la misma forma: o bien se

realiza un pago en una factura de deudores específica o bien se realiza un pago a un cliente en dos o

más facturas de deudores.



3

Creación de entrada de pagos para facturas específicas

En los siguientes pasos se explica cómo crear un pago entrante en facturas específicas:

1) Vaya a la pantalla Banking Incoming Payments Incoming Payments que se muestra en

la figura 3-9.

2) Haga clic en el botón de lista de selección situado a la derecha del campo Code y, a

continuación, seleccione un cliente.

3) Revise la tabla Documents for Payment que muestra todas las facturas abiertas del cliente.

4) Seleccione las facturas a las que desea aplicar un pago (pulse Ctrl y haga clic para

seleccionar varias); el importe acumulado se muestra en el campo Total Amount Due de

la parte inferior de la ventana.

5) Rellene todos los detalles necesarios.

6) Seleccione el icono de medio de pago en la barra de herramientas de SAP Business

One para abrir la ventana Payment Means. Seleccione la pestaña del medio de pago que

desee, rellene los detalles pertinentes y haga clic en OK, con lo que volverá a la ventana

Incoming Payments.

7) Haga clic en Add para contabilizar el documento.



3

Figura 3-9: Ventana Incoming Payments

Una vez añadido el documento de entrada de pago, se realizan las siguientes acciones:

Los asientos de diario realizan un abono en la cuenta de deudor del cliente y un adeudo

en la cuenta bancaria o en la cuenta de compensación bancaria.

El pago se aplica a la factura.

Las facturas pagadas se cierran y ya no aparecen en la tabla Open Items List o

Documents for Payment. Sus transacciones relacionadas se reconcilian internamente

con las transacciones relacionadas con pagos.

Creación de entrada de pagos en cuenta

Puede aceptar pagos que se reciben sin referencia a facturas, por ejemplo, una compra única de punto

de venta. Para ello, active la casilla de selección Payment on Account de la ventana Incoming

Payments y rellene la información necesaria. Después de haber contabilizado el documento de

entrada de pago, se crea el asiento de diario adecuado.

Para obtener más información sobre la gestión de entrada de pagos con SAP Business One, vaya a

los ficheros enlazados en Help pestaña Contents Banking Incoming Payments.



3

Salida de pagosAl igual que sucede en la entrada de pagos, en términos generales hay cuatro formas de enviar la

salida de pagos: efectivo, cheques, tarjetas de crédito y transferencias bancarias. Puede realizar las

actividades siguientes:

Crear salida de pagos para interlocutores comerciales y cuentas mediante distintos

medios de pago.

Imprimir y anular cheques para un pago con distintas finalidades, incluidas las

bonificaciones de empleado.

Crear, realizar el seguimiento y procesar borradores de documentos de salida de pagos

y borradores de cheques para pagar.

Generar un Check Register Report.

Para obtener más información sobre la gestión de salida de pagos con SAP Business One, vaya a los

ficheros enlazados en Help pestaña Contents Banking Outgoing Payments.

Asistente de pagosSAP Business One proporciona un asistente de pagos que permite crear entrada y salida de pagos por

lotes para cheques y transferencias bancarias. Los pagos se crean según sus criterios de selección y

vías de pago. Para utilizar el asistente de pagos se necesitan los siguientes pasos para preparar

correctamente los datos maestros relevantes:

8) Cree una vía de pago en Administration Setup Banking Payment Method.

9) Asigne la vía de pago al interlocutor comercial en la pestaña Payment System de la ventana

Business Partner Master Data.

10) Seleccione los métodos de ejecución de pago que desee incluir en el asistente de pagos en

Banking Payment System Payment Run Defaults.

A continuación, el asistente de pagos le guía por el proceso de creación de pagos para que decida a

quién desea pagar, cuánto y cuándo.

Para acceder al asistente de pagos, vaya a Banking Payment System Payment Wizard.



3

Impresión de chequesLa impresión de cheques es un proceso de pago importante para la mayoría de las empresas. La

configuración para la impresión de cheques normalmente requiere ayuda por parte de un consultor de

implementación. Parte del proceso de impresión de cheques supone asegurarse de que se designa la

impresora correcta para la impresión de cheques y de que los formularios de cheques están cargados

y preparados.

Una vez configurada correctamente, la impresión de cheques requiere marcar la vía de pago como

cheque para todas las facturas u otras salidas de pagos. A continuación, al efectuar una ejecución de

cheques, todos los pagos marcados se imprimen como cheques para su envío.

Recomendación sobre el portal. Para obtener más información, descargue la guía “Cómoimprimir cheques para pagos” del portal de clientes de SAP Business One enhttp://service.sap.com/smb/sbocustomer.

Contabilidad de costesEn Estados Unidos, la contabilidad de costes se utiliza para realizar el seguimiento de varios centros

de costes y beneficios de una empresa. Con la contabilidad de costes se puede realizar el seguimiento

de departamentos, divisiones o distintas ubicaciones geográficas como si fueran entidades

independientes. Puede determinar cuánto gasto o ingreso se genera para diferentes finalidades

empresariales. En Europa y en otras partes del mundo, los planes de cuentas segmentados no se

consideran prácticas contables generalmente aceptadas; la contabilidad de costes es el método

predominante que se utiliza.

Mediante la funcionalidad de contabilidad de costes de SAP Business One, puede establecer centros de

beneficio para prácticamente cualquier finalidad en Main Menu Financials Cost Accounting

Profit Centers.



3

Definición de Profit center. Un centro de beneficio o Profit center es una unidad de empresao división que desempeña una determinada función empresarial. Por ejemplo, una unidad deempresa específica podría encargarse de la fabricación de un producto o de prestar un servicio.Se puede utilizar la función de centro de beneficio para definir los centros de beneficio queexisten en la empresa. No obstante, la segmentación de cuentas suele servir para la mismafinalidad y permite analizar beneficios y gastos por unidad empresarial de forma muy parecida.Debido a la aceptación general de la segmentación de cuentas, esta función apenas se utiliza enlas empresas de EE.UU.

Para utilizar la contabilidad de costes, se definen varios centros de costes o departamentos en la

empresa como centros de beneficio. A continuación, se asignan cuentas de ingresos y gastos a los

centros de beneficio de modo que los datos relevantes para un centro de beneficio se puedan

actualizar automáticamente para todas las transacciones introducidas en la aplicación. Los costes se

imputan a centros de beneficio mediante la información que se ha definido en una regla de

distribución (se describe en la sección siguiente). Esto significa que cualquier coste se imputa a los

centros de beneficio según una regla de distribución específica. Si decide que el modo en que los

costes se imputan ya no refleja la forma en que trabaja su empresa, basta con que cambie

simplemente la regla de distribución según sea necesario.

La contabilidad de costes se puede utilizar para realizar el seguimiento y la imputación de gastos o

ingresos compartidos. En todas las empresas siempre hay gastos y, en ocasiones, incluso ingresos

que no se pueden asignar a una actividad empresarial específica. Se incluyen los costes de

administración, publicidad y financiación. Estos costes indirectos (e ingresos indirectos) se reparten

entre varias actividades empresariales mediante reglas de distribución.

¿Cómo se utilizan las reglas de distribución?Las reglas de distribución se utilizan para imputar costes e ingresos directos e indirectos a uno o

varios centros de beneficio. Por lo tanto, cada regla de distribución contiene información relativa a la

parte de los costes o ingresos que se pueden imputar a cada centro de beneficio individual.

Para distribuir los costes indirectos derivados del alquiler, por ejemplo, se puede especificar qué

parte del espacio total alquilado utiliza un determinado centro de beneficio. También puede realizar

la imputación mediante la especificación del número de empleados que pertenecen a un centro de

beneficio como porcentaje de los efectivos totales de la empresa.

Puede utilizar una regla de distribución para varios elementos de coste. Por ejemplo, si una tienda

ocupa 135 m2 del espacio total alquilado de 2, mientras que otra sólo ocupa 2, los gastos del alquiler y



3

de los servicios de limpieza profesional se distribuirán proporcionalmente entre las dos tiendas según

esta información. Para ello, se asignan reglas de distribución a las cuentas de gastos y de ingresos

adecuadas.

Para acceder a la función de reglas de distribución contables de costes, vaya a Main Menu

Financials Cost Accounting Distribution Rules.

PresupuestaciónLas funciones de presupuestación se utilizan en SAP Business One para realizar un seguimiento de

los gastos e ingresos corporativos. SAP Business One tiene una función de gravamen que permite

bloquear transacciones adicionales si se excede el presupuesto. SAP Business One puede calcular

importes de presupuestación automáticamente según una serie de reglas de distribución que

especifique. Por ejemplo, puede copiar los importes de presupuesto del año anterior y marcarlos con

un porcentaje si espera que los ingresos y gastos vayan a aumentar. El marcado se puede distribuir a

partes iguales en todas las cuentas o incrementalmente. SAP Business One puede automatizar el

proceso, pero el contable debe ayudar a decidir las reglas de distribución que se utilizarán.

En el transcurso del trabajo rutinario, SAP Business One comprueba el debe de las cuentas para las

que se ha definido un importe de presupuesto y, si se excede el presupuesto, emite una advertencia o

bloquea la acción, según el método elegido.

Para comenzar el proceso de definir un presupuesto, defina las opciones necesarias en Administration

System Initialization General Settings pestaña Budget. Para todas las demás funciones de

presupuestos, vaya a Main Menu Financials Budget.

Escenarios de presupuestosLos escenarios de presupuestos se utilizan para la planificación, así como para el seguimiento y los

informes de presupuestos. Le ayudan a analizar la posición financiera de su empresa (o división o

departamento) en determinadas condiciones. SAP Business One permite definir estas condiciones y

determinar el período contable durante el que se aplican. Siempre que configure una nueva empresa,

se crea automáticamente un escenario denominado “presupuesto principal”. Puede utilizar este

escenario como base de otros, pero no puede editar ni borrar el escenario de presupuesto principal.

Es importante tener presente que SAP Business One realiza todas las operaciones de presupuestación



3

por meses y años naturales. Para configurar los escenarios de presupuestos, vaya a Main Menu

Financials Budget Budget Scenarios.

Métodos de distribución del presupuestoPor defecto, cada empresa de SAP Business One tiene tres métodos comunes de distribución del

presupuesto.

Igual: este método distribuye el importe del presupuesto a partes iguales entre los

meses del año.

Orden ascendente: este método distribuye el importe del presupuesto en orden

ascendente y se utiliza cuando se aumentan los gastos del presupuesto a lo largo del

año. Por ejemplo, en enero sólo utiliza una pequeña parte del presupuesto, en febrero

se aumentan los gastos y así sucesivamente.

Orden descendente: este método distribuye el importe del presupuesto en orden

descendente y se puede utilizar cuando se reducen los gastos del presupuesto a lo largo

del año. Por ejemplo, en enero utiliza la mayor parte del presupuesto, en febrero utiliza

un poco menos y así sucesivamente.

Puede utilizar estos métodos o definir un nuevo método de distribución del presupuesto para los

escenarios de presupuestos que cree en Main Menu Financials Budget Budget Distribution

Methods.



3

Figura 3-10: Configuración de escenarios de presupuestos

Alerta de método de distribución del presupuesto. No defina métodos de distribución delpresupuesto aquí si gestiona un presupuesto anual. En su lugar, debe ir a Main MenuFinancials Cost Accounting pestaña Distribution Rules.



3

Consultas e informesSAP Business One ofrece un conjunto exhaustivo de informes financieros y de control estándar. Elija

Main Menu Financials Financial Reports para acceder a informes estándar como los de la

tabla siguiente. Además de estos informes estándar, SAP Business One ofrece informes avanzados

mediante XL Reporter (consulte el capítulo 9).

Informe Cómo llegar Lo que muestra

Antigüedad decréditos del cliente

AccountingAging

Todos los deudores con vencimiento actual ypasado, normalmente por varios períodos;antigüedad de créditos totales así como detalles decada cliente. Desde este informe se puede accedera los balances de cliente e imprimirlos.

Antigüedad dedeudas delproveedor

AccountingAging

Lo que se debe a cada proveedor y cuánto es actualy vencido (del mismo modo que el informe deantigüedad de créditos del cliente).

BalanceFinancial Resumen de la posición financiera de una empresa:

valor de los activos de una empresa, total depasivos y capital del propietario.

Balance provisional

Financial Detalles de cada cuenta: saldo inicial de undeterminado período, debe y haber, y saldo final;se utiliza para cuadrar los saldos de cuenta entre síy con las fuentes de información externas.

Cuenta depérdidas yganancias

FinancialIngresos de la empresa.

Flujo de cajaFinancial Previsión de flujo de caja (el balance del flujo de

caja está disponible mediante XL Reporter (consulteel capítulo 9)).

Diario dedocumentos

Accounting Todos los asientos de diario detallados que se hancreado manual o automáticamente.

Diario detransacciones

Accounting Asientos de diario contabilizados por número deasiento de diario, con desglose de las transaccionesrelacionadas para obtener más detalles.

Auditoría deinventario

Main MenuInventoryInventoryReports

Lista de todos los artículos del inventario, junto condetalles de todas las transacciones contabilizadasque están relacionadas con el artículo y el coste delas cantidades disponibles restantes; los contables ylos auditores lo utilizan para cuadrar lastransacciones de inventario con su libro mayor.

Registro decheques

Main MenuBankingOutgoingPayments

Lista de todos los cheques, incluidos detallescompletos, como código de cuenta, ID deproveedor, importe de pago, status, si se haimpreso y por quién.


Introducción y gestiónde datos maestros


Cómo se utilizan los datos maestros en SAP Business One

Proceso de creación y gestión de datos

Configuración de valores predefinidos y propuestos para datosmaestros

Creación de datos maestros de interlocutor comercial

Creación de datos maestros de artículo

Para obtener el máximo rendimiento de la aplicación SAP® Business One es esencial utilizar los

datos maestros con habilidad. Los datos que describen a los interlocutores comerciales, como

clientes, proveedores y clientes potenciales son datos maestros. Las descripciones de los artículos del

inventario o fabricados por la empresa son datos maestros. Cuando se crea un nuevo documento,

como un pedido, una factura, una oferta a cliente o una entrada de mercancías, los datos maestros

proporcionan mucha de la información necesaria.

Los datos maestros también permiten realizar el seguimiento de valores y opciones predefinidos que

utilizan los asistentes automatizados para el procesamiento de pagos, actividades de reclamación y

planificación de necesidades de material (MRP). Las cuentas por defecto asignadas a los proveedores

y clientes son datos maestros. El resto de la información que describe lo que sucede para una

transacción específica se denomina datos de transacción.

La configuración y gestión correctas de los datos maestros permiten que todos utilicen SAP Business

One con la máxima eficacia. Si los datos maestros se configuran de forma precisa, la creación de un

documento, como un pedido, resulta mucho más fácil. Sólo hay que confirman que la información

propuesta es correcta.

No obstante, si los datos maestros no son precisos, los procesos empresariales pueden bloquearse

mientras los usuarios tratan de averiguar cómo introducir la información correcta. En este capítulo se

4

Introducción y gestión de datos maestros


4

ofrece una guía para ayudarle a comprender, configurar y utilizar los datos maestros correctamente

de modo que usted y su empresa obtengan el máximo beneficio de SAP Business One.

Cómo se utilizan los datos maestros enSAP Business OneSi la empresa fuera como una partida de ajedrez, los datos maestros serían una descripción de cada

una de las piezas. En vez de reyes, reinas y torres, habría clientes, proveedores, clientes potenciales y

artículos. Los datos de transacción describen los movimientos específicos que ha efectuado una

pieza. En vez de “torre mueve a casilla a3”, habría una tarea como “crear pedido para proveedor x”.

Los documentos como los pedidos contienen datos que describen un conjunto de movimientos en los

que pueden intervenir varios registros de datos maestros para varias piezas de ajedrez. Por ejemplo,

un pedido puede incluir datos maestros que describan varios artículos, la dirección de envío del

almacén correcto, la vía de pago preferida y el nombre del contacto en el proveedor que vende los

artículos. Todos estos datos maestros, y muchos más, se incorporan a un pedido.

El motivo por el que los datos maestros son tan importantes en SAP Business One se debe a que

prácticamente todos los documentos se crean a partir de uno o varios registros de datos maestros. Lo

que sucede es el que el jugador de la partida de ajedrez de SAP Business One le indica a la

aplicación: “Crea un pedido para este proveedor” y la aplicación toma la información de proveedor

del registro de datos maestros y la copia en el pedido recién creado. Si los datos que se copian son

correctos, el pedido también lo será. Si no lo son, el pedido se tendrá que corregir en algún momento.

Asegurarse de que los datos maestros son correctos facilita el trabajo en SAP Business One.

Diferentes tipos de registros de datos maestrosEn SAP Business One, las piezas del tablero se dividen en dos categorías: interlocutores comerciales

y artículos.

La categoría de interlocutores comerciales incluye:

Datos de clientes potenciales: describen personas y organizaciones en la previsión de

ventas: sus clientes potenciales. Los registros de datos maestros de clientes potenciales

se utilizan como la base de ventas y marketing. Cuando se realiza la primera venta a un



4

cliente potencial, se cambia el tipo de interlocutor comercial a cliente, con lo que el

cliente potencial se convierte en cliente.

Datos de cliente: describen las personas y organizaciones a las que su empresa vende

productos y servicios. Los registros de datos maestros de clientes se utilizan como la

base para los documentos relacionados con el procesamiento y el cumplimiento de

pedidos para clientes y para el asistente de clientes con reclamaciones.

Datos de proveedores: describen las personas y organizaciones a las que su empresa

compra productos y servicios. Los registros de datos maestros de proveedores se utilizan

para crear documentos relacionados con compras y la aceptación de entrega de mercancías y

servicios, así como para el procesamiento de pagos a proveedores.

Como hay muchas similitudes entre los datos de cada uno de estos tipos de registros de datos

maestros, SAP Business One utiliza ventanas con una estructura común (consulte la figura 4-1) para

cada tipo de registro.

Figura 4-1: Ventana Business Partner Master Data

Las distintas áreas de esta ventana se tratan en más detalle en las secciones siguientes.



4

Los registros de datos maestros se utilizan para crear ofertas de ventas, pedidos, listas de materiales y

documentos que se emplean para la entrada y salida de mercancías en la empresa. En la figura 4-2 se

muestra la estructura de la ventana Item Master Data.

Figura 4-2: Ventana Item Master Data

Los datos de artículo incluyen el modo en que el artículo se puede comprar o vender, el precio del

artículo, el nivel de inventario y cómo se prevé y planifica la compra del artículo. Los datos maestros

de artículo admiten un proceso bidireccional. Algunos artículos del inventario los vende su empresa.

Otros artículos los compra la empresa. Algunos artículos pueden ser activos fijos de los que se

realiza el seguimiento para fines contables.

Recordatorio de borrado de registro de datos maestros. A todos los datos maestros se lesaplica una regla importante. Si un registro de datos maestros interviene en una transaccióncontable o de inventario (como un pedido, pedido de cliente, etc.), no se puede borrar.



4

Valores predefinidos y propuestosUn tipo de datos utilizado en interlocutores comerciales y artículos son los datos asignados a las

listas desplegables y que se muestran en cada ventana por defecto como la primera opción para

rellenar determinados campos.

A los datos que se asignan a las listas desplegables los denominamos “valores predefinidos”. Por

ejemplo, cuando se muestra una lista de países, ¿de dónde procede dicha lista? ¿Y la lista de

proveedores, clientes o artículos? ¿O qué sucede con las distintas condiciones de pago? Todos estos

datos describen varios valores que se utilizan una y otra vez en los registros de datos maestros y que

son fundamentales para la elaboración de informes y para potenciar la automatización que llevan a

cabo los distintos asistentes; por ejemplo, el asistente de pagos utiliza la información de condiciones

de pago.

Los datos propuestos también tienen una importancia fundamental. Cuando se crea un nuevo registro

maestro, SAP Business One utiliza las opciones de los datos propuestos para determinar los datos

con los que comienza el registro. ¿Cuál es la vía de pago más habitual? Ésta debe ser la vía de pago

propuesta. ¿Desde qué almacén se envía la mayoría de productos? Probablemente debería ser el

almacén propuesto. Etc.

Datos maestros y documentosUna de las funciones más útiles de SAP Business One es la capacidad de crear documentos como

facturas, pedidos y otros mediante registros de datos maestros como punto de partida. Al crear un

documento nuevo, tiene que especificar los registros maestros que serán la base y, a continuación, se

copiarán los campos adecuados en el documento. Esta función contribuye a reducir los errores de

entrada de datos y acelera la creación de nuevos documentos.

La mayoría de los documentos de SAP Business One se pueden crear a partir de uno o varios

registros de datos maestros. Esto es posible porque se puede crear un documento inicial a partir de un

tipo de registro de datos maestros pero completado con la adición de otros. Por ejemplo, supongamos

que se crea un pedido para un artículo. La información de proveedor se incluye en dicho pedido y

también se pueden incluir otros artículos. Este sistema se trata más adelante en este capítulo y con

más detalle en el capítulo 10, en el que se describe cómo copiar de uno o varios documentos para

crear el siguiente documento en el flujo de procesos.



4

Datos maestros y determinación de cuentas de mayorUno de los aspectos más importantes de los datos maestros de clientes, proveedores y artículos es la

determinación de cuentas de control que aparece en la pestaña Accounting. El tema completo de la

determinación de cuentas surge porque SAP Business One crea automáticamente asientos de diario

contables cuando se reciben varios documentos, como, por ejemplo, facturas.

Cuando se recibe y contabiliza una factura de acreedores, por ejemplo, SAP Business One crea un

asiento de diario contable que indica un aumento en acreedores. La pregunta que contesta la

determinación de cuentas es: ¿en qué cuenta se debe contabilizar dicho asiento de diario? La pestaña

Accounting de registros de datos maestros permite establecer la cuenta que recibe los asientos de

diario creados automáticamente.

Normalmente, todos los asientos generados de forma automática se contabilizan en una cuenta de

control que es una cuenta que agrupa los asientos de diario de todas las fuentes. Los clientes tienen

una cuenta de control de deudores, los proveedores tienen una cuenta de control de acreedores y los

artículos tienen una cuenta de control de inventario.

Una determinación de cuentas de mayor correcta es una cuestión muy importante y se menciona con

tanta frecuencia en este libro porque puede crear una gran confusión si no se realiza correctamente.

Centenares de asientos de diario incorrectos que se han generado automáticamente se tienen que

anular y volver a contabilizar correctamente, y gran parte de ese trabajo se tiene que hacer

manualmente. La cuestión principal de este capítulo es que las opciones de cuenta de mayor son muy

importantes y se deben configurar correctamente. En este área su consultor de implementación de

SAP Business One puede prestar mucha ayuda.

Cómo se utilizan los datos maestros en los informesLos datos maestros desempeñan un rol fundamental al permitir que los informes de SAP Business

One se creen según sus necesidades. El campo Group del registro de datos maestros de interlocutor

comercial y los campos Item Group e Item Type del registro de datos maestros de artículo permiten

que los registros de datos maestros se clasifiquen de formas que le ayuden a realizar el seguimiento

de su empresa y a elaborar informes. Los registros de datos maestros de interlocutor comercial y de

artículo también tienen un conjunto de propiedades de propósito general, conmutadores de

activación/desactivación si lo prefiere, a las que se pueden asignar valores.



4

Los mecanismos de informes en SAP Business One pueden utilizar estas clasificaciones para

seleccionar y agregar datos para ayudarle a proporcionar el nivel de detalle adecuado. Si desea

elaborar un informe sobre la evolución de los artículos introducidos en un año específico, cree una

propiedad de artículo. Si desea separar los minoristas de los mayoristas en los informes, cree una

propiedad de interlocutor comercial. Debe tener en cuenta los tipos de información que desea en los

informes para configurar los datos maestros de un modo más eficaz.

Proceso de creación y gestión de datosAl configurar SAP Business One se trabaja con un consultor de implementación que es experto en

hacer que la aplicación trabaje para su empresa. Tal como se muestra en la figura 4-3, existen dos

fases amplias en la creación de datos maestros: configuración de los datos maestros y, a

continuación, utilizarlos para el funcionamiento de la empresa.



4

Figura 4-3: Visión general del proceso de datos maestros

La configuración de los datos maestros es una parte fundamental de la implementación. Esta fase

supone crear valores predefinidos y propuestos, asegurarse de que las cuentas de control se

determinan correctamente e importar datos.



4

Consejo para la importación de datos. SAP Business One permite importar datosautomáticamente mediante una herramienta denominada DTW (Data Transfer Workbench) parala transferencia de datos, que funciona en los datos de todas las áreas empresariales centrales,como contabilidad, ventas, compras y logística. La herramienta de DTW (Data TransferWorkbench) para la transferencia de datos transfiere datos maestros, como registros deinterlocutor comercial y artículos, así como datos de transacción de los pedidos de cliente yfacturas reales, dado que tanto los datos maestros como los datos de transacción deben estardisponibles en la aplicación SAP Business One. Para obtener más información sobre el DTW (DataTransfer Workbench) para la transferencia de datos, consulte la ayuda online de SAP BusinessOne o consulte con su consultor de implementación.

La creación de registros de datos maestros forma parte del trabajo diario del usuario de SAP Business

One. Aunque SAP Business One hace todo lo que puede para garantizar que los datos maestros se

crean correctamente, los errores son inevitables y una revisión de control de calidad periódica forma

parte de cualquier proceso de gestión de datos maestros sólido. A medida que cambian las

necesidades empresariales, es posible que también deban ajustarse los valores predefinidos y

propuestos (por ejemplo, si hay una reorganización de la empresa).

En las secciones siguientes se resume el modo en que se lleva a cabo cada una de las tareas que

intervienen en la gestión de datos maestros. Para obtener información adicional sobre cualquiera de

estos temas, consulte la ayuda online o consulte con su consultor de implementación.

Configuración de valores predefinidos ypropuestos para datos maestrosEn una situación ideal, cuando un usuario crea un nuevo registro de datos maestros o un documento

que obtiene datos de un registro de datos maestros, el ajuste de los datos es un proceso simple de un

rápido repaso y la modificación de unos pocos elementos de datos si es necesario, preferiblemente

mediante listas desplegables y otros métodos a prueba de errores. El razonamiento para crear este

tipo de datos maestros es ayudar a SAP Business One para que se produzca esta situación ideal con

la máxima frecuencia posible. Los valores predefinidos aparecen en las listas desplegables para

países, grupos de clientes y condiciones de pago. Los datos propuestos son los datos que se asignan a

los campos como primera opción.

Cada una de estas opciones proporciona valores propuestos que se utilizan cuando se crean los

registros de datos maestros y controla los distintos comportamientos en los documentos que utilizan



4

datos maestros. Por ejemplo, en la pestaña Inventory de la ventana System Initialization, puede

seleccionar una casilla de selección para indicar que se debe añadir un determinado artículo

automáticamente a cada almacén. Tenga en cuenta que cualquier cambio que envíe a los valores

propuestos ya definidos no influye en el registro de datos maestros existente. El cambio se aplica a

los registros de datos maestros que se creen después de enviar el cambio.

No existe una fórmula mágica para que los valores predefinidos y los datos propuestos sean

correctos. Los valores correctos para cada tipo de datos varían de una empresa a otra y de un sector a

otro. Los consultores de implementación de SAP Business One resultan valiosos para la

configuración correcta de los valores predefinidos y los valores propuestos, pero, incluso en el mejor

de los casos, son inevitables las correcciones y adiciones. A medida que mejore su conocimiento de

SAP Business One, realizará pocos ajustes.

La configuración de valores predefinidos y propuestos se lleva a cabo en cuatro partes del módulo de

administración de SAP Business One:

Administration System Initialization General Settings pestaña BP

Valores propuestos y opciones como límites de crédito y compromiso, comisiones,

condiciones de pago, vías de pago, condiciones de reclamaciones y procedimientos de

aprobación para registros maestros de interlocutor comercial, tal como se muestra en la

figura 4-4.

Administration System Initialization General Settings pestaña Inventory

pestaña secundaria Items Valores propuestos y opciones como método de gestión de

inventario, asignación de número de serie y parámetros de planificación.

Administration Setup Business Partner

Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como países, grupos de

clientes y proveedores, propiedades personalizadas y formatos de dirección.

Administration Setup Inventory

Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como grupos de artículos,

propiedades de artículo, almacenes, unidades de medida, grupos de aduanas y tipos de

envío.

Al trabajar con datos maestros de interlocutor comercial y artículo, resulta útil saber los campos que

son obligatorios, en concreto si se importan datos maestros de otra aplicación. En el apéndice B se



4

proporcionan listas de verificación para la configuración de datos maestros de interlocutor comercial

y artículo.

Figura 4-4: Opciones generales para interlocutores comerciales

Creación de datos maestros de interlocutorcomercialCon todos los valores predefinidos y propuestos aplicados se pueden crear registros de datos

maestros rápida y eficazmente. Tal como hemos señalado anteriormente en la visión general del

proceso de configuración de datos maestros, es probable que muchos datos se importen de fuentes

existentes y se adapten. Pero después de que se realice esta operación, muchos usuarios añadirán

nuevos registros maestros de interlocutor comercial durante el transcurso de las actividades

empresariales para efectuar un seguimiento de los nuevos clientes y proveedores. Nos ocuparemos

de este aspecto en esta sección. Nos centraremos en:

Los datos que se encuentran en cada tipo de registro.

Los datos que se utilizan en otras partes de SAP Business One.



4

Después de tratar los interlocutores comerciales, haremos lo mismo con los datos maestros de

artículo en la sección siguiente.

Ventana de datos maestros de interlocutor comercialLos registros de datos maestros de cliente, cliente potencial y proveedor comparten una estructura

común. En la figura 4-1 se ha mostrado la información de cabecera y la pestaña General. En la

figura 4-5 se muestra el registro de datos maestros de cliente con la pestaña Accounting

seleccionada.

Tenga en cuenta que en la explicación siguiente utilizamos el término “interlocutor comercial” para

describir las opciones de datos maestros de proveedor y de cliente.

Figura 4-5: Ventana Business Partner Master Data, pestaña Accounting

Cada una de las pestañas del registro de datos maestros tiene la misma información de cabecera y un

pie de página que consta de una fila de botones en la parte inferior.

Al utilizar la ayuda online en cualquiera de estas pestañas, puede obtener una descripción de cada

campo. A continuación se ofrece una visión general de los aspectos clave de la cabecera y de las

pestañas del registro maestro de interlocutor comercial.



4

La cabecera Business Partner Master Data está dividida en dos grupos de campos. La parte

izquierda muestra información esencial sobre la empresa. En la parte derecha hay varios campos que

resumen la actividad financiera relacionada con el cliente. A continuación se ofrecen algunos

aspectos:

Cada interlocutor comercial tiene un ID único asignado por el usuario. Si un

interlocutor comercial es cliente y proveedor, debe crear dos registros de datos

maestros de interlocutor comercial: uno de tipo cliente y otro de tipo proveedor.

En Foreign Name se muestra el nombre de la empresa en su idioma nativo.

En Group se especifica la categoría definida por el usuario a la que corresponde el

cliente. Se realiza la selección en una lista desplegable de grupos definidos en los

valores predefinidos que se han mencionado anteriormente. Los grupos se pueden

utilizar para la elaboración de informes y para dividir los clientes para otros tipos de

procesamiento.

La opción Currency es muy importante, porque determina la divisa que se utilizará

para los documentos creados para este cliente.

Las flechas de navegación naranja situadas junto a los campos de la parte derecha de la

cabecera permiten efectuar un desglose para ver el detalle de los documentos que

componen los números de resumen.

Los iconos de gráfico de la parte derecha de la cabecera permiten mostrar gráficos que

resumen la actividad del cliente.

La pestaña General, que se muestra en la figura 4-1, proporciona un resumen de varios aspectos

importantes de un cliente, así como información clave sobre cómo trabaja la empresa con el cliente.

La información va desde información de contacto, como números de teléfono y direcciones de correo

electrónico, hasta métodos de envío preferidos pasando por información sobre el vendedor de su

personal que ocupa de la cuenta. En la pestaña General, los interlocutores comerciales, clientes o

proveedores, se pueden asignar a territorios y también se pueden marcar como activos o postergados.

(Tenga en cuenta que todos los interlocutores comerciales se consideran activos, aunque no estén

marcados explícitamente como activos.)

En la pestaña Contact Persons puede realizar el seguimiento de los detalles de contacto de las

personas asociadas al interlocutor comercial y sus detalles de contacto. Uno de estos contactos se



4

puede establecer como el propuesto, lo que significa que aparece un nombre cuando se muestra la

información de la empresa (por ejemplo, en la pestaña General del registro maestro de cliente).

En la pestaña Addresses se realiza un seguimiento de varias direcciones de facturación y de envío

para cada cliente y permite que cada tipo de dirección se establezca como el propuesto. La dirección

de envío se utiliza en la pestaña Logistics del pedido de cliente.

La pestaña Payment Terms permite definir todos los parámetros relacionados con el cálculo de la

fecha de vencimiento de las facturas y cómo y cuándo se deben realizar los pagos (por ejemplo,

cuatro pagos fraccionados, el primero vence 30 días después de crear la factura y las vacaciones no

se consideran días laborables para el cálculo de la fecha de pago).

La pestaña Payment System especifica el conjunto de parámetros que son necesarios para un uso

eficaz del asistente de pagos.

La pestaña Accounting, mostrada en la figura 4-5, muestra las opciones de cuenta de control que se

han efectuado como parte del proceso importante y fundamental de determinación de cuentas de

mayor. Otros campos controlan las reclamaciones y permiten asignar un cliente a un grupo que se

consolidará para la facturación.

La pestaña Properties permite establecer cualquiera de las 64 propiedades personalizadas asociadas a

cada registro maestro. La definición del significado de estas propiedades forma parte del trabajo de

configuración de valores predefinidos. Las propiedades se pueden utilizar en informes o para

controlar otros comportamientos de SAP Business One.

Los botones de la parte inferior del registro de cliente mostrado en la figura 4-5 permiten cambios que

se aceptarán o descartarán (OK o Cancel) o permiten la consulta de las listas de actividades

relacionadas con el cliente (Related Service Calls y Related Activities). El botón Activity permite

registrar una nueva actividad, como los resultados de una llamada de ventas o una cita.

Datos maestros del cliente potencialAl identificar un cliente potencial, se puede crear un registro de datos maestros de cliente potencial

mediante la ventana Business Partner Master Data. De este modo es posible documentar y efectuar

un seguimiento de las actividades de preventa con este cliente potencial. Puede crear los siguientes

documentos para los datos maestros del cliente potencial: oferta de ventas, pedido de cliente,

oportunidad de venta y actividad.



4

Cuando el cliente potencial da el siguiente paso y compra un producto o un servicio, se convierte en

cliente. En este caso, todo lo que hay que hacer es cambiar el tipo de registro maestro de interlocutor

comercial de cliente potencial a cliente. Toda la información que ha añadido al registro de datos

maestros del cliente potencial se guarda, así como los documentos creados para este cliente

potencial.

Por ejemplo, si ha creado un pedido de cliente para un cliente potencial, después de que se convierta

en cliente y compre los artículos de dicho pedido, puede utilizarlo como base para crear un

documento de entrega y, posteriormente, una factura.

Creación de datos maestros de artículoAunque el contenido de los datos maestros de artículo es completamente distinto del de los datos de

interlocutor comercial, ambos se configuran de forma sólida pero versátil. Por ejemplo, el maestro de

artículos realiza un seguimiento de los artículos que la empresa ha vendido, comprado e

inventariado. Con frecuencia se compran, se almacenan y venden los mismos artículos. La

información es la misma, sólo que se utiliza de forma distinta. Los registros de datos maestros de

artículo también se utilizan para realizar el seguimiento de activos fijos para fines contables.

Los datos maestros de artículo están en el núcleo de prácticamente todos los procesos de SAP

Business One. Se utilizan en casi todos los módulos, incluidos los de ventas, compras, producción,

MRP, inventario y servicio.



4

Figura 4-6: Ventana Item Master Data, pestaña Inventory Data

En la figura 4-6 se muestra la pestaña Inventory Data de la ventana Item Master Data, cuya

estructura es similar a la ventana Business Partner Master Data. En la parte superior de la ventana,

una cabecera proporciona información de resumen fundamental sobre el artículo. Cada pestaña de la

ventana ofrece mayor detalle de los distintos aspectos del artículo.

A continuación se ofrece un breve recorrido de la información de la cabecera y de cada pestaña, con

una explicación de cómo los datos de cada página cambian el comportamiento de SAP Business

One.

La cabecera del registro de datos maestros de artículo contiene información general sobre el artículo,

incluido un número ID único asignado por el usuario, una descripción (incluida una descripción en

un idioma extranjero) y opciones para determinar el tipo de artículo, la clase a la que pertenece, el

precio y la lista de precios aplicable. Las casillas de selección de la parte derecha indican si el

artículo se mantiene en inventario y si se ofrece para venta o compra (en muchos casos se aplican

ambas situaciones). El artículo se puede marcar como activo fijo con otra casilla de selección.

La pestaña General de la ventana Item Master Data tiene una combinación de información sobre el

fabricante del artículo, identificadores adicionales, métodos de envío y método de emisión.



4

En la pestaña Purchasing Data se indica el proveedor que vende el artículo, cómo identificarlo en

un catálogo, las unidades de medida empleadas para el artículo para compra y el tamaño real del

artículo. Para los artículos con un historial de compras, puede hacer clic en el icono de gráfico de la

parte inferior izquierda de la pestaña para mostrar un análisis de compra gráfico.

La pestaña Sales Data contiene campos similares a los de la pestaña Purchasing Data sobre

unidades de medida, embalaje y otros parámetros que determinan cómo se manipula el artículo.

También ofrece una vista gráfica de los datos de venta del artículo cuando se hace clic en el icono de

gráfico en la parte inferior izquierda de la pestaña.

En la pestaña Inventory Data, que se muestra en la figura 4-6, se realiza un seguimiento de las

cantidades en almacén y se establecen los parámetros de inventario y gestión, como los siguientes:

Método de valoración, niveles de inventario mínimo y máximo, y almacén propuesto.

Indicación de si las cantidades de artículo se gestionan en el almacén.

El inventario real del artículo en cada uno de los almacenes.

La pestaña Planning Data contiene opciones que controlan el modo en que se realiza la

planificación o la producción de un artículo. Aquí se puede establecer el intervalo de pedido, pedido

múltiple y la cantidad de pedido mínima, así como el plazo requerido en días.



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Pedidos de clientes ycuentas de deudores


Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores

Introducción

Paso a paso

Creación de un documento a partir de otro

Procesamiento de grupos de documentos

Repercusión en contabilidad y en el inventario

Lista de verificación de ventas

Hoy en día el proceso de ventas raramente es tan sencillo como vender cualquier artilugio en una

tienda, en efectivo y a un cliente a la vez. Por el contrario, el proceso ha evolucionado hacia un

complejo conjunto que puede incluir algunos de los siguientes procesos interrelacionados, o incluso

todos: planificación de la producción, gestión de inventario y logística, gestión de pedidos,

facturación y reclamaciones, así como mantener la relación con el cliente y explorar nuevas

oportunidades de ventas. El proceso de ventas empieza potenciando las oportunidades de ventas

(consulte el capítulo 8 para más detalles), creando ofertas de ventas, registrando pedidos de cliente y

facturando a los clientes. En este capítulo se tratan los pasos importantes que deben realizarse

después de cerrar un trato, como convertir una oferta en un pedido de cliente, asegurar que el pedido

se entregue debidamente y comprobar que se genere la factura a tiempo para mejorar el flujo de caja.

5

Pedidos de clientes y cuentas de deudores


5

Visión general del proceso de ventas ycuentas de deudoresEl proceso de ventas y cuentas de deudores abarca desde la presentación de una oferta de ventas de

mercancías hasta la venta de las mercancías (y servicios), la entrega de las mismas o su facturación.

En la Figura 5-1 se muestra este proceso y los pasos correspondientes se describen en la sección

"Paso a paso". Cada paso se relaciona con un documento, por ejemplo, un pedido de cliente o una

factura de deudor. SAP® Business One pasa eficazmente toda la información importante de un

documento al siguiente dentro del flujo de documentos. (Observe que los pasos se pueden adaptar a

sus necesidades y procesos empresariales.)

Figura 5-1: Flujo de documentos de ventas y de deudores en SAP Business One

IntroducciónMuchos de los documentos de ventas y de deudores llevan la misma información a lo largo de todo

el proceso de ventas. Esta sección ayuda a reconocer lo que se repite en cada documento para poder

centrarse únicamente en la información necesaria.



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Definiciones

El término artículo se utiliza de forma muy específica en SAP Business One. Únicamente serefiere a mercancías y materiales comprados, fabricados, vendidos y almacenados.

La oferta de ventas es una propuesta que contiene el compromiso de unos precios parabienes o servicios específicos que se proporcionarían al cliente o cliente potencial si laaceptara.

El pedido de cliente es el compromiso de un cliente o cliente potencial de comprar –según lacantidad y la tarifa acordada– un producto o servicio.

La nota de entrega indica que se ha producido el envío de las mercancías.

El documento de devolución anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una nota deentrega. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos o para corregir errores cometidos enlos documentos base antes de emitir la factura de deudores.

La factura de deudores es el único documento que debe crearse en el proceso de ventas. Setrata de la petición de pago, que registra los ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias.

La factura de deudores más pago es el documento de facturación de deudores que se utilizapara ventas en efectivo a clientes puntuales.

El abono de deudores anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una factura dedeudores. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos para los que ya se ha creado unafactura de deudores o para corregir errores realizados en la misma.

Estructura de documentos comúnTodos los documentos de ventas y de deudores de SAP Business One tienen campos similares en la

parte superior e inferior de la página y tres pestañas Contents, Logistics y Accounting, como se

muestra en la Figura 5-2.

Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas. Aquí se

introducen los datos de cliente y las fechas de entrega, a menos que se cree un documento a partir de

otro (como se describe hacia el final de este capítulo).

Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas y

contienen los totales calculados de la venta, incluidos los descuentos (si hubiera), los gastos de

transporte y los impuestos.



5

Figura 5-2: Anatomía de un documento de ventas en SAP Business One

La pestaña Contents incluye toda la información específica de los artículos o servicios solicitados.

La pestaña Logistics describe el destino de los artículos y el método de envío. También incluye una

dirección de facturación para enviar la factura de deudores. La mayoría de estos datos se obtienen de

los datos maestros de artículos e interlocutores comerciales ya introducidos en SAP Business One.

En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los datos maestros.

La pestaña Accounting contiene información relevante de la cuenta de mayor correspondiente al

pedido tomado de los datos maestros de contabilidad financiera. En el capítulo 3 se ofrece más

información sobre la determinación de cuentas de mayor y los asientos de diario automáticos desde

los módulos de ventas e inventario.

Datos claveSi se garantiza que los datos clave son correctos desde el principio, se evitan problemas posteriores,

sobre todo porque SAP Business One permite crear un documento a partir de otro, como se

describe más adelante en este capítulo. Aunque la información se rellene automáticamente, es

recomendable comprobar que sea correcta.



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Alerta sobre la introducción de datos. Únicamente los usuarios con la debida autorizaciónpueden introducir o actualizar los datos maestros de los interlocutores comerciales, artículos uotros. Consulte el capítulo 10 para obtener más información.

Datos clave: Cliente

Los datos de cliente ofrecen información sobre quién compra los productos o servicios. Antes de

crear un documento de ventas, asegúrese de que se han introducido correctamente todos los datos

relevantes en el registro maestro de interlocutores comerciales del cliente. Compruebe especialmente

que las direcciones de facturación y envío sean correctas.

Para localizar la información existente del cliente, haga clic en el botón a la derecha del campo

Customer en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab en el campo Customer. Aparece la

ventana List of Business Partners (consulte la la Figura 5-3).

Figura 5-3: Especificación de un cliente en un documento de ventas



5

Si está autorizado, puede introducir nueva información del cliente al crear un documento de ventas.

Para ello, haga clic en el botón New en la parte inferior de la ventana List of Business Partners para

abrir la ventana Business Partner Master Data.

Datos clave: Artículo

Los datos de artículos identifican los productos o servicios que se venden. Para ver una lista de

artículos, pulse la tecla Tab desde el campo Item No. en la pestaña Contents del documento. Puede

seleccionar de la lista o hacer clic en el botón New para introducir un artículo nuevo.

Figura 5-4: Especificación de un artículo en un documento de ventas



5

Sugerencia de utilización. ¿Qué ocurre si el cliente desea pedir varios artículos? Se puedenseleccionar varios artículos en List of Items manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clicen todos los artículos que desee.

Se puede introducir información de clientes o artículos nueva o actualizada directamente en los

campos relevantes del documento de ventas. Sin embargo, cabe recordar que esta información no

actualiza el registro de datos maestros y sólo es relevante en el documento de ventas donde se

introduce. Si cambia el nombre de un cliente o la descripción de un artículo directamente en el

documento de ventas, pulse Ctrl + Tab para continuar cuando haya acabado. Sin embargo, si desea

realizar un cambio permanente o crear un artículo o un cliente nuevo, recomendamos que cambie el

registro relevante de datos maestros o cree uno nuevo. De esta forma, los datos actualizados o el

artículo o cliente nuevo estarán disponibles en adelante.

Mediante la función de configuración de formularios de SAP Business One, se puede cambiar el

formato de cualquier fila en la pestaña Contents de cualquier documento de ventas. Es recomendable

introducir subtotales de los grupos de artículos solicitados. O también puede aportar información

especial sobre la fabricación, gestión o el envío de artículos específicos. Siempre que haya realizado los

cambios adecuados con la función de configuración (consulte el capítulo 6, figura 6-5), todo lo que hay que

hacer es pulsar en la lista desplegable del campo Type y seleccionar T (de texto) o bien (de subtotal).

Datos clave: direcciones de envío y facturación. Puesto que SAP Business One automatizatantos de los procesos relacionados con el proceso de ventas y cuentas de deudores, esesencial seleccionar o introducir los datos correctos de clientes y artículos al iniciar unpedido de cliente. Por ejemplo, cosas tan sencillas como las direcciones de envío y facturacióndel cliente, si se introducen con errores u omisiones, pueden afectar en gran medida a losprocesos empresariales si los productos solicitados aparecen donde no deberían o las facturas seenvían a una oficina equivocada. En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar losdatos maestros.

Cálculos clave: Ingreso bruto y peso y volumenLa barra de herramientas de SAP Business One ofrece iconos para acceder rápidamente a dos útiles

cálculos: ingreso bruto y el peso y el volumen de todos los artículos de un documento de ventas.

Cálculo del ingreso bruto

Se puede averiguar inmediatamente cuál es la repercusión de un documento de ventas en el balance

final mediante el cálculo del ingreso bruto. No hay más que hacer clic en el icono de ingreso bruto



5

de la barra de herramientas de SAP Business One para mostrar una ventana como la de la Figura

5-5.

Figura 5-5: Cálculo del ingreso bruto en acción

Gross Profit se calcula obteniendo el precio de venta ampliado (precio de venta multiplicado por la

cantidad) menos el precio base ampliado (precio base multiplicado por la cantidad). Profit % se

calcula dependiendo de la configuración de la pestaña Administration Document Settings

General, donde el usuario (y el consultor de implementación) han especificado si el

porcentaje de ingreso bruto es la relación del ingreso bruto respecto al precio de venta o del

ingreso bruto respecto al precio de coste. En la pestaña General de la ventana Document Settings

se puede definir el valor propuesto para el cálculo del precio base: el coste del artículo (el valor

propuesto en la Figura 5-5), una lista de precios específica, el coste del artículo la última vez que se

compró, etc.

Cálculo de volumen y peso

La determinación del volumen y el peso de un pedido es esencial para la logística de envío y

recepción de pedidos. Para calcular el volumen y el peso de todos los artículos de un documento de

ventas determinado, haga clic en el icono de volumen y peso de la barra de herramientas de SAP

Business One. La información de volumen y peso se obtiene de los datos maestros de cada artículo y



5

el total se calcula automáticamente. Sin embargo, si hay artículos que no tienen esta información en

sus registros de datos maestros, el total no será exacto.

Recordatorios clave: Adición de una actividad a un documentode ventasPuede resultar útil anotar información sobre el trabajo con los clientes. Por ejemplo, puede ser

recomendable tomar notas sobre una llamada telefónica o una reunión con unos clientes. También

puede ser útil definir un recordatorio para realizar el seguimiento y comprobar que el cliente haya

recibido la mercancía y esté satisfecho. Se pueden añadir actividades a todos los documentos de

ventas. Visualice el documento de ventas como ventana activa y seleccione Goto New Activity en

la barra de menús para ver la ventana Activity. En la ventana Activity, se pueden especificar tipos

de actividad y notas sobre la actividad. Para obtener más información, consulte el capítulo 8.

Paso a pasoA continuación estudiaremos el proceso de ventas y cuentas de deudores con más detalle, paso a

paso, empezando por la oferta de ventas.

Paso 1: Oferta de ventasLos clientes, antes de formalizar un pedido, generalmente desean tener una oferta de ventas para

valorarla en la propia empresa. Puede introducir y trabajar con ofertas de ventas en este módulo o

mediante la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook para SAP Business One,

como se describe en el capítulo 8. Las ofertas de ventas se pueden crear para clientes existentes o

potenciales.

Para crear una oferta de ventas, seleccione Main Menu Sales - A/R Sales Quotation. Aparece

una oferta de venta en blanco. Especifique un cliente (o cliente potencial) y los artículos que desee,

como se describe en las Figuras 5-3 y 5-4. Cuando esté satisfecho con los detalles de la oferta, haga clic

en Add. SAP Business One añade la oferta de ventas. Si es necesario, posteriormente se pueden

realizar cambios.

Como se describe en la sección anterior, se puede calcular el ingreso bruto y el peso y el volumen del

artículo. No hay más que hacer clic en los iconos correspondientes de la barra de herramientas de

SAP Business One.



5

¿Cómo gestiona SAP Business One la información sobre precios? En SAP BusinessOne, los precios de los artículos se definen en listas de precios. Las listas de precios se asignana los interlocutores comerciales (cliente o proveedor). Al contabilizar la transacción de un cliente,el precio del artículo se determina según la lista de precios asignada. La primera vez que seconfigura SAP Business One, se introducen los datos de los interlocutores comerciales,incluidas las condiciones de pago y las listas de precios. Esta información se revisa y modificacon el paso del tiempo. Puesto que SAP Business One es una aplicación de gestiónempresarial en tiempo real, cuando se consultan los precios aplicables a un cliente, éstossiempre están actualizados. De esta manera, se tiene la flexibilidad de ofrecer preciosespeciales a los clientes. En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los datosmaestros.

Paso 2: Pedido de clienteEl pedido de cliente es un documento importante, ya que indica a todo el mundo que debe ocuparse

de satisfacer ese pedido. Como tal, este documento es importante para planificar la fabricación, crear

pedidos de compra y planificar recursos. Una característica exclusiva de SAP Business One es que se

pueden crear pedidos de compra directamente desde los pedidos de cliente, lo que simplifica la

cadena de suministro y los procesos de planificación de necesidades de material (consulte el capítulo

7 para obtener más detalles).

Creación de pedidos de cliente

Los pedidos de cliente se pueden crear de cero o a partir de una oferta de ventas. En la Figura 5-6 se

muestra cómo crear un pedido de cliente a partir de una oferta de ventas mediante el botón Copy

To.



5

Figura 5-6: Copiar una oferta de ventas en un pedido de cliente

El botón Copy To permite crear el siguiente documento del proceso de forma casi instantánea.

Consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo para obtener más

información.

Se puede crear un pedido de cliente seleccionando Sales - A/R Sales Order. Cuando los datos

maestros están correctamente configurados, sólo hay que introducir información en un par de

campos:



5

Campo Customer: consulte la Figura 5-3:

Artículos: introduzca los artículos como se muestra en la Figura 5-4 y especifique las

cantidades

Si todavía no está preparado para añadir el pedido de cliente (haciendo clic en el botón Add), puede

guardarlo como borrador (seleccionando File Save as Draft). Consulte el capítulo 10 para obtener

más información sobre los borradores de documentos.

¿Cómo se crea una orden permanente? Para crear una orden permanente para artículos oservicios de entrega periódica (por ejemplo, alquileres de oficinas y equipos, contratos de servicioo entregas periódicas de mercancías necesarias para el cliente), cree un pedido de cliente contantas posiciones como sean necesarias (por ejemplo, 12 posiciones para cubrir entregasmensuales durante un año). A continuación, se puede cerrar una línea cada vez a medida que seentregan los artículos o servicios.

Los pedidos de cliente se pueden modificar (cambiar las cantidades, actualizar los precios o los

descuentos, etc.) después de contabilizarlos, si se ha realizado lo siguiente:

Se ha seleccionado la opción de permitir cambios en Administration System

Initialization Document Settings pestaña Per Document Sales Orders.

No se han creado documentos como notas de entrega o facturas de deudores desde el

pedido de cliente

Si se detiene un proceso de ventas, y el pedido de cliente todavía no se ha copiado a un documento

de deudores de nivel superior, como una nota de entrega o una factura de deudores, puede cancelarse

el pedido (como se muestra en la Figura 5-7). Sin embargo, si el pedido de cliente se ha copiado, en

parte o totalmente, a un documento de deudores de nivel superior, no se puede cancelar el pedido de

cliente; solo se puede cerrar.



5

Figura 5-7: Cancelación o cierre de un pedido de cliente

Alerta sobre la gestión de documentos. Al igual que el resto de documentos de SAPBusiness One, los pedidos de cliente no se eliminan cuando se cancelan o cierran. Siguenpudiéndose visualizar e imprimir, pero no pueden modificarse ni copiarse a un documento deventas de nivel superior. Además, los documentos cancelados o cerrados de SAP Business Oneya no aparecen en la lista de partidas abiertas.

Repercusión de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario

En SAP Business One, los pedidos de cliente afectan al inventario disponible. Esto significa que el

inventario disponible para ventas se reduce de acuerdo con la cantidad del pedido. Al introducir

pedidos de cliente, no se contabilizan los cambios basados en valor en el libro mayor, aunque los

artículos se añaden en la cantidad comprometida en el módulo de inventario.

Cuando se cancela o se cierra un pedido de artículos, se reduce la cantidad comprometida en el

módulo de inventario. Las cantidades solicitadas se pueden ver en varios informes, como el de estado de

inventario. Esta información es importante para optimizar los procesos de ventas y los niveles de

stock.

Paso 3: EntregaLas notas de entrega indican que se han entregado las mercancías. A veces, las notas de entrega se

denominan listas de embalaje.



5

Creación y contabilización de notas de entrega

Para crear una nota de entrega, seleccione Sales - A/R Delivery. Aparece una nota de entrega en

blanco; seleccione un cliente y rellene los artículos que se entregan. Para contabilizar la nota de

entrega, haga clic en Añadir.

Frecuentemente, es posible que desee crear una nota de entrega a partir de un pedido de cliente o de

una oferta de ventas. Para ello, simplemente visualice el pedido de cliente o la oferta de ventas y

seleccione Delivery en la lista desplegable del botón Copy To. También se puede crear una nota

de entrega de varios pedidos u ofertas; consulte "Creación de un documento a partir de otro" más

adelante en este capítulo para obtener más información.

¿Cómo facilita SAP Business One el proceso de picking y embalaje? Una vez creado unnuevo pedido de cliente con el estado aprobado, se puede utilizar el gestor de picking yembalaje, al que se accede desde el módulo de inventario, para gestionar las actividades depicking. El proceso empieza con la creación de una lista de picking, pasa a la notificación de lascantidades de picking y termina con el embalaje y la entrega. El gestor de picking y embalajepermite pasar todos o parte de los artículos a una lista de picking, realizar un picking parcial delos mismos o bien uno total. También se puede crear una nota de entrega en cualquier fase delproceso de picking. Para más información sobre esta función, vaya a Help Contents tabInventory Pick and Pack Pick and Pack Manager.

Se puede cerrar una nota de entrega eligiendo Data Close, siempre que no se haya copiado en una

factura de deudores o en un documento de devolución. El inventario sólo aumenta cuando se crea un

documento de devolución a partir de la nota de entrega. No se puede crear una factura de deudores a

partir de una nota de entrega cerrada ni se puede crear otro documento de ventas con referencia a la

nota de entrega. Tampoco se pueden realizar cambios en la nota de entrega cerrada.



5

Figura 5-8: Creación de una nota de entrega

Paso opcional: Devolución

Los clientes pueden devolver productos por diferentes motivos. En tal caso, se crea un documento de

devolución. Si las mercancías devueltas ya se han facturado, en lugar de ello hay que crear un abono

de deudores, como se describe más adelante en este capítulo.

Al introducir un documento de devolución, se anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una

nota de entrega. Una vez contabilizado un documento de devolución, se actualizan las cantidades de

inventario. La contabilización de un documento de devolución también actualiza automáticamente el

valor del inventario.

Repercusión de la entrega en contabilidad y en el inventario

La creación de notas de entrega en SAP Business One reduce los niveles de inventario reales. Al

contabilizar una nota de entrega, también se contabiliza la salida de mercancías correspondiente. Las



5

mercancías salen del almacén y se contabilizan los cambios correspondientes en el inventario.

Cuando cambia el inventario, también lo hacen los valores del libro mayor.

Paso 4: Factura de deudoresCuando se entregan mercancías o se prestan servicios, se factura al cliente mediante una factura de

deudores. La factura de deudores es una petición de pago. La contabilización de una factura de

deudores registra los ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Creación y contabilización de facturas de deudores

Se pueden crear facturas de deudores a partir de una o varias ofertas de ventas, pedidos de cliente o

notas de entrega (consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este

capítulo). También se puede crear una factura de cero seleccionando Sales - A/R A/R Invoice.

Una vez contabilizada una factura de cliente, no se puede cambiar ni eliminar porque se trata de un

documento legal de contabilidad que crea entradas en el libro mayor.

Tenga en cuenta que no se puede copiar de un pedido de cliente para crear una factura si el

interlocutor comercial sigue clasificado como cliente potencial. En el cuadro de texto siguiente se

indica cómo pasar un cliente potencial a cliente real.

¿Cómo se convierte un cliente potencial en cliente real? Los clientes potenciales sepueden pasar a clientes reales en los datos maestros del interlocutor comercial. Vaya al registromaestro de interlocutores comerciales y seleccione Customer en la lista desplegable a la derechadel código del interlocutor comercial.



5

Figura 5-9: Creación de facturas de deudores

Paso opcional: Factura de deudores más pago

Este documento se utiliza para ventas en efectivo a clientes puntuales. Sin embargo, para ello hay que

crear un registro maestro separado para clientes puntuales. Este registro generalmente se define en la

configuración de SAP Business One cuando se determina la cuenta de mayor de los pagos

entrantes. Si todavía no ha especificado ningún cliente puntual por defecto, puede hacerlo en

Administration Setup Financials G/L Account Determination. Elija la pestaña Sales. En la

subpestaña General, pulse Tab en el campo Default Customer for A/R Invoice + Payment para ver

una lista de clientes. Seleccione un cliente o introduzca un cliente nuevo con este fin.

Para introducir una venta puntual, seleccione Sales - A/R A/R Invoice + Payment. SAP Business

One rellena automáticamente la información del cliente puntual; se pueden introducir detalles



5

del cliente si se desea. Introduzca los artículos, las cantidades, el código de impuestos y los posibles

descuentos; a continuación, haga clic en el icono de medio de pago para ver la ventana Payment

Means. Introduzca el pago de la cantidad total de la factura y haga clic en OK. (No se aceptan pagos

parciales). Haga clic en el botón Add para finalizar la venta.

SAP Business One gestiona la factura de deudores más pago de la misma manera que una

factura de deudores estándar. Los asientos de diario correspondientes de los módulos de

contabilidad e inventario de SAP Business One se procesan automáticamente cuando se

contabiliza el documento.

Paso opcional: Abono de deudores

Cuando un cliente devuelve mercancías, se emite un documento de devolución, como se ha descrito

anteriormente. Pero si ya se ha contabilizado la factura de deudores, se emite un abono de deudores.

Cuando se crea un abono de deudores, se anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una

factura de deudores. Una vez contabilizado el abono de deudores, aumentan las cantidades del

inventario, se crea el abono en la cuenta del cliente y la cuenta de ingresos se corrige según el mismo

importe. El IVA también se corrige automáticamente.

Existe una restricción al copiar documentos de devolución en abonos de deudores según cómo se

haya creado el documento de devolución. Si se ha creado el documento de devolución a partir de una

nota de entrega, no se puede copiar el documento de devolución en un abono de deudores. Sin

embargo, si el documento de devolución no se basa en una nota de entrega, se puede copiar el

documento de devolución en un abono de deudores.

En SAP Business One, los abonos de deudores se pueden crear a partir de facturas de deudores

existentes y documentos de devolución. También se pueden crear abonos de deudores para

servicios (artículos que no forman parte del inventario). La contabilización de abonos para servicios

no tiene efecto en las cantidades del inventario.

Repercusión de las facturas de deudores en contabilidad y en el

inventario

Una vez contabilizada la factura de deudores, se realizan los asientos de diario en las cuentas

correspondientes de clientes e ingresos. Si se contabiliza sin referencia a una nota de entrega,

también disminuye los valores y las cantidades del inventario.



5

Creación de un documento a partir de otroLos documentos de ventas se crean unos a partir de otros. Con frecuencia, las ofertas se convierten

en un pedido de cliente que pasa a ser una nota de entrega y, finalmente, una factura de deudores. En

la Figura 5-6 mostrada anteriormente en este capítulo se muestra cómo copiar rápidamente un

documento al siguiente documento de la secuencia mediante el botón Copy To. El documento

original se denomina documento base y el documento creado a partir de él se denomina documento

destino. La creación de un documento a partir de otro permite ahorrar tiempo y trabajo.

Alerta sobre el tipo de documento. Al copiar un documento de ventas en otro, asegúrese deque el documento base y el de destino sean del mismo tipo, tanto si se trata de artículos comoservicios. En los documentos de ventas no se pueden mezclar artículos y servicios, y losdocumentos de venta de artículos no se pueden cruzar con documentos de venta de servicios.

SAP Business One también facilita el seguimiento de un documento a otro. Si se muestra un

pedido de cliente creado a partir de una oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento

base , SAP Business One muestra la oferta de ventas en que se basa el documento. Si se

muestra la oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento destino , SAP Business One

muestra el pedido de cliente.

El botón Copy From permite seleccionar documentos base a partir de los que crear un documento nuevo.

Al hacer clic en Copy From se inicia el asistente de obtención documentos, que se describe en el

capítulo 10.

A menudo, el primer paso para crear un documento a partir de otro consiste en localizar el

documento base que se desea utilizar. Por ejemplo, un comercial podría llamar diciendo que ha

cerrado una venta y pedir que se cree un pedido de cliente. ¿Cómo puede encontrar la oferta de

ventas correspondiente? Una herramienta para localizar rápidamente estos documentos es Open Items

List. En la Figura 5-10 se muestra este informe, que se crea seleccionando Sales - A/R Sales

Reports Open Items List. El informe muestra todos los documentos abiertos del tipo que

seleccione en la lista desplegable de la parte superior derecha. A continuación puede seleccionar la

oferta de ventas correspondiente, por ejemplo, y crear un pedido de cliente con sólo un clic en el botón

Copy To. Esta es solamente una de las maneras en que SAP Business One permite ahorrar tiempo en

el trabajo diario. Cuando se crea un documento a partir de otro de esta manera, toda la información



5

relevante se copia del documento base al nuevo, reduciéndose así el tiempo de introducción de datos

y los errores.

Figura 5-10. En Open Items List se muestran varios tipos de documentos abiertos

Procesamiento de grupos de documentosA veces resulta útil crear muchos documentos de ventas a la vez. A lo mejor es necesario crear un

lote de facturas de deudores o de notas de entrega. En tal caso, se utiliza el asistente de creación de

documentos. Si hay varios clientes que se retrasan en el pago, podría utilizarse el asistente de

reclamaciones para crear avisos de retraso. En esta sección se describen estos asistentes.

Asistente de creación de documentosEl asistente de creación de documentos le permite procesar un gran número de documentos de ventas

de destino. Muchas empresas prefieren generar lotes de facturas en lugar de facturas individuales.

Así también se agiliza la facturación a los clientes. Con este asistente, se pueden combinar los pedidos

de cliente abiertos en una factura, lo que resulta más práctico para el cliente, ya que puede pagar todo

lo que debe con una sola factura en lugar de recibir varias facturas distintas.

Alerta sobre el asistente de creación de documentos. Puesto que al crear documentos deventas se crean registros automáticos en el libro mayor, el asistente de creación de documentosdebe utilizarse con precaución y preferiblemente con la ayuda del consultor de implementación.Consulte el capítulo 10 para obtener más información.



5

Asistente de reclamacionesEl asistente de reclamaciones automatiza el proceso de enviar avisos de retraso a los clientes.

Además, el asistente hace un seguimiento del "comportamiento de pago" del cliente, lo que permite

tomar decisiones sobre condiciones de pago en futuros pedidos. Esta información también es útil al dar

información sobre los clientes a entidades de crédito y otras instituciones financieras.

El asistente se inicia seleccionando Sales - A/R Dunning Wizard. En la primera pantalla se explica

la función del asistente. Haga clic en Next para ir al paso 1, donde se especifica si se desea cargar

un asistente guardado, con sus parámetros, o iniciar uno nuevo. Haga clic en Next para ir al paso 2,

donde se pueden especificar parámetros generales, como el nombre del lote de reclamaciones y la

fecha. Haga clic en Next para ir al paso 3, donde se seleccionan los interlocutores comerciales.

Haga clic en Add para ver la ventana BP Properties y haga clic en OK si desea incluir todos los

interlocutores comerciales (si se desea, se puede ser más selectivo). Haga clic en Next para ir al

paso 4, que permite especificar el rango de fechas de contabilización que se desea incluir. Por

defecto, se incluyen todos los días hasta la fecha en curso. Haga clic en Next para ir al paso 5,

Recommendation Report, que se muestra en la Figura 5-11.

Figura 5-11: Informe de recomendación en el asistente de reclamación

En esta pantalla se muestran las facturas de deudores atrasadas para las que se crearán cartas de

reclamación. Se puede limitar la lista para incluir sólo interlocutores comerciales sin detalles de

facturación haciendo clic en el botón Collapse All. Haga clic en Next de nuevo para ir al paso 6,



5

donde se puede guardar el conjunto de parámetros y salir, guardar el informe de recomendación

como borrador y salir, o imprimir las cartas de reclamación y salir. Para más información sobre el

asistente de reclamaciones, vaya a Help Sales - A/R Dunning Wizard.

Informe de reclamación. El informe de antigüedad de créditos del cliente constituye la basedel módulo de ventas y deudores. En este informe se muestra todo el dinero que se debe a laempresa y la duración de la deuda. Este informe es esencial para gestionar el flujo de caja de laempresa y evaluar la calidad del crédito de los clientes. Para generar este informe, seleccioneSales A/R Sales Reports Customer Receivables Aging.

Repercusión en contabilidad y en elinventarioA continuación se resumen las implicaciones más importantes en contabilidad y en el inventario de

los documentos de ventas de SAP Business One estudiados en este capítulo.

Documento deventas Repercusión en contabilidad Repercusión en el inventario

Oferta de ventas No contabiliza No contabilizaPedido de cliente No contabiliza Aumenta la cantidad

comprometidaNota de entrega Crea un cargo en la cuenta de coste de

productos vendidos y un abono en lacuenta de inventario

Reduce el inventario disponible

Devolución Crea un cargo en la cuenta dedevoluciones de inventario y un abono enla cuenta de coste de productos vendidos

Aumenta el inventariodisponible

Factura dedeudores

Si la factura de deudores se basa en unanota de entrega, crea un cargo en lacuenta de control de deudores delinterlocutor comercial y un abono en lacuenta de ingresos de ventas

Si la factura de deudores no se basa enuna nota de entrega, crea un cargo en lacuenta de control de deudores delinterlocutor comercial y un abono en lacuenta de ingresos de ventas; tambiéncrea un cargo en la cuenta de coste deproductos vendidos y un abono en lacuenta de inventario

Reduce el inventario disponiblesi la factura de deudores secrea sin referencia a una notade entrega



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Factura dedeudores máspago

Crea un cargo en la cuenta de control dedeudores del interlocutor comercial y unabono en la cuenta de ingresos de ventas;crea un cargo en la cuenta de coste deproductos vendidos y un abono en lacuenta de inventario; crea un cargo en lacuenta de cheques recibidos y un abonoen la cuenta de control de deudores delinterlocutor comercial

Reduce el inventario disponible

Abono dedeudores

Crea un cargo en la cuenta de control dedeudores del interlocutor comercial y unabono en la cuenta de ingresos

Aumenta el inventariodisponible



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Lista de verificación de ventas

IntroducciónLos datos maestros de cliente contienen direcciones exactas de envío y

facturaciónSe han definido las condiciones de pago y los parámetros de reclamaciónLos datos maestros de los artículos contienen productos o servicios vendidos

anteriormente

Paso 1: Oferta de ventasAbra un documento de oferta de ventasSeleccione un cliente existente o potencial o bien introduzca uno nuevoIntroduzca los artículos, las cantidades y los precios

Paso 2: Pedido de cliente

Copie una oferta de ventas o abra un nuevo documento de pedido de clienteSeleccione un cliente o introduzca uno nuevoIntroduzca los artículos, las cantidades y los precios

Paso 3: Entrega

Realice el picking, embalaje y envío de los artículos a los clientesConfirme la entrega mediante la nota de entregaSi el cliente devuelve algún artículo o si existen errores en los documentos base, utilice

un documento de devolución

Paso 4: Factura de deudores

Solicite el pago al cliente con una factura de deudoresSi realiza una venta en efectivo a un cliente puntual, utilice una factura de deudores

más pagoSi el cliente devuelve algunos o todos los artículos o si se detectan errores en los

documentos base después de contabilizar la factura de deudores, utilice un abono dedeudores


Pedidos de compras y cuentas deacreedores


Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores

Introducción: estructura común y datos clave

Paso a paso

Creación de un documento a partir de otro

Repercusión en contabilidad y en el inventario

Lista de verificación de compras

El hecho de comprar no se limita a pedir y pagar lápices y clips para sujetar papeles. Las compras

son el proceso para garantizar un flujo estable de materiales que entran en la empresa en el momento

y el lugar necesarios. Como aplicación totalmente integrada para una completa gestión empresarial,

SAP® Business One le facilita el proceso de compras, empezando por el pedido de compras y

siguiendo con el resto de documentos. SAP Business One captura información automáticamente

en cada paso para conocer en todo momento la disponibilidad del inventario, así como el estado

financiero actualizado de la empresa. La vista en tiempo real permite identificar una posible

infracobertura antes de que se produzca (consulte los detalles sobre la planificación de necesidades

de material en el capítulo 7). Un historial preciso permite hacer el seguimiento de los proveedores

que responden con regularidad.

En este capítulo nos centramos en los pasos básicos para ejecutar un pedido de compras en SAP

Business One y otros documentos de compra derivados.

Visión general del proceso de compras ycuentas de acreedoresEn esta sección trataremos el proceso básico de tres pasos para solicitar, recibir y pagar productos o

servicios. El diagrama de flujo de la Figura 6-1 muestra a grandes rasgos la relación entre los

6

Pedidos de compras y cuentas de acreedores


6

documentos de compra de SAP Business One, incluidos los pasos opcionales, que se explican en la

sección siguiente.

Figura 6-1: Flujo de documentos de compras en SAP Business One

A veces el proceso no es fluido porque pueden surgir problemas. Por este motivo, SAP Business One

permite crear otros documentos de compras relacionados para hacer frente a circunstancias

especiales. Estos documentos de compras adicionales permiten responder automáticamente a todas

las circunstancias que puedan surgir en el proceso de acreedores, como tener que devolver artículos

defectuosos, pagar aranceles u otros derechos, etc. Es obvio que esto permite ahorrar mucho tiempo

y trabajo, ya que se elimina la necesidad de hacer cuadrar manualmente los cambios con los

documentos de compras originales.



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Definiciones

El término artículo se utiliza de forma muy específica en SAP Business One. Únicamente serefiere a mercancías y materiales comprados, fabricados, vendidos y almacenados.

El pedido de compras es el documento que se proporciona al proveedor y que especifica losartículos o servicios que desea comprar, incluidas las cantidades y los precios acordados.

La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una petición depago. Se utiliza cuando el proveedor requiere el pago anticipado antes de entregar un artículo oservicio.

La entrada de mercancías es el documento que indica la entrega de mercancías de unproveedor a una empresa. Se utiliza para actualizar las cantidades y los valores del inventario.

El documento de devolución de mercancías permite anular una entrada de mercancías unavez contabilizado. Se utiliza cuando parte o todas las mercancías recibidas se devuelven alproveedor.

El documento de precios de entrega se utiliza cuando existen costes adicionales en la comprade artículos, generalmente extranjeros, como aranceles, honorarios de agentes, etc.

La factura de acreedores es el documento en el que las cuentas de acreedores pasan a lainformación de la factura del proveedor y definen el pago.

El abono de compras (o cargo de acreedores) permite anular la factura de acreedores, enparte o totalmente, una vez contabilizada. Crea un abono en la empresa por los productosdevueltos al proveedor.

Introducción:Estructura común y datos claveTodos los documentos de compras de SAP Business One comparten una estructura similar y

utilizan muchos datos comunes. Antes de profundizar en los documentos, seguidamente

describimos la parte común de cada uno.

Estructura de documentos comúnTodos los documentos de compras de SAP Business One tienen campos similares en la parte superior

e inferior de la página y tres pestañas Contents, Logistics y Accounting. Esta estructura ayuda a

garantizar que se recopilen todos los datos importantes a medida que avanza el proceso de acreedores

iniciado por un pedido.



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Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras. Aquí

se introducen datos de proveedor y fechas de entrega siempre que SAP Business One no lo haga

automáticamente como parte del flujo de proceso.

Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras y

contienen los totales calculados de la compra, incluidos los gastos de transporte y los impuestos.

La pestaña Contents es donde se introduce toda la información específica de los artículos o

servicios solicitados, como cantidad, precio, número de artículo y descripción.

La pestaña Logistics contiene la dirección de envío de los artículos o servicios, así como la de los

pagos. Aquí también se especifica el método de envío. La mayoría de la información se obtiene de

datos maestros preconfigurados de la empresa y de datos de proveedor.

La pestaña Accounting contiene información relevante de la cuenta de mayor correspondiente a la

compra obtenida de los datos maestros de contabilidad financiera. En el capítulo 4 se ofrece más

información sobre la determinación de cuentas de mayor y sobre cómo SAP Business One gestiona

los asientos de diario automáticos desde los módulos de compras, ventas e inventario.

Figura 6-2: Anatomía de un documento de compras en SAP Business One



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Datos claveSi se obtienen los datos más importantes desde el principio, esto garantiza que los procesos de

acreedores sean fluidos y evita posteriores problemas innecesarios, especialmente porque SAP

Business One permite crear documentos a partir de documentos existentes (consulte "Creación

de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo). Por lo tanto, en todos los

documentos de compras es muy recomendable asegurarse de que la información que contienen sea

completa y correcta.

Alerta sobre la introducción de datos. Únicamente los usuarios con la debida autorizaciónpueden introducir o actualizar los datos maestros de los interlocutores comerciales u otros datosmaestros. Consulte el capítulo 10 para obtener más información.

Datos clave: Proveedor

Los datos de proveedor identifican quién suministra los productos y servicios. Para poder crear

documentos de compras, debe introducirse el proveedor en la lista de interlocutores comerciales de

SAP Business One. En el capítulo 4 se describe cómo introducir datos maestros.

Para localizar la información existente del proveedor, haga clic en el botón a la derecha del campo

Vendor en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab en el campo Vendor. List of Business

Partners aparece en una ventana emergente.

Si está autorizado, puede introducir nueva información del proveedor al crear un documento de

compras. Para ello, haga clic en el botón New al final de la ventana emergente List of Business

Partners.

Alerta sobre el método de pago. Si desea emitir un cheque para el proveedor mediante elasistente de pago, asegúrese de definir el método de pago en el registro de datos maestros delproveedor. En el capítulo 4 se ofrece más información sobre la gestión de datos maestros.



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Figura 6-3: Especificación de un proveedor

Datos clave: Artículo

Los datos de artículo identifican qué se compra. Para localizar List of Items (productos y materiales),

pulse la tecla Tab desde el campo Item No. en la pestaña Contents del documento. En la ventana

emergente que aparece, puede seleccionar de la lista o introducir datos nuevos haciendo clic en el

botón New.



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Figura 6-4: Especificación de un artículo

Sugerencia de utilización. Se pueden seleccionar varios artículos en la lista manteniendopulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artículos que desee.

Se puede introducir información de proveedores o artículos nueva o actualizada directamente en los

campos relevantes del documento de compras. Sin embargo, cabe recordar que esta información no

actualiza el registro de datos maestros y solo es relevante en el documento de compras donde se

introduce. Si cambia el nombre de un proveedor o la descripción de un artículo directamente en el

documento de compras, pulse Ctrl + Tab para continuar cuando haya acabado. Sin embargo, si

desea realizar un cambio permanente o crear un artículo o un proveedor nuevo, recomendamos que

cambie el registro relevante de datos maestros o cree un artículo o un proveedor nuevo. De esta forma,

los datos actualizados o el artículo o proveedor nuevo estarán disponibles en adelante.



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Como se muestra en la Figura 6-5, se puede cambiar el formato de cualquier fila en la pestaña Contents

de cualquier documento de compras de SAP Business One para insertar texto o un subtotal de la fila

anterior. No hay más que hacer clic en la lista desplegable del campo Type y seleccionar T (para texto) o

(para subtotal). Al seleccionar T, aparece la ventana emergente Text Editor. A partir de aquí,

introduzca texto predefinido de la lista desplegable o introduzca su propio texto. Esta opción resulta

especialmente útil si se desean dar instrucciones específicas al proveedor sobre cómo se deben

fabricar, gestionar o enviar los artículos.

Figura 6-5: Modificación del formato de una fila en un documento de compras

Datos clave: Direcciones de pago y envío

Es importante entender como se utilizan las direcciones Ship to y Pay to en el proceso de compras.

Dirección Ship to: Esta información aparece en la pestaña Logistics y se puede definir en dos lugares

del módulo Administration. Se puede modificar la dirección Ship to en los documentos de compras

para garantizar que las mercancías se envíen al lugar adecuado.



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Dirección Pay to: Esta información aparece en la pestaña Logistics y se define en el registro de datos

maestros del proveedor. Asegúrese de que la dirección Pay to es la que desea para una compra

determinada, ya que estos datos se imprimen en el cheque cuando se emite el pago.

Figura 6-6: Lugar donde se definen las direcciones Ship to y Pay to

Alerta de aprobación. La casilla Approved solo se selecciona si la persona que crea eldocumento de compra está autorizada a contabilizarlo. Consulte el capítulo 10 para obtener másinformación.

Paso a pasoA continuación estudiaremos el proceso con más detalle, paso a paso, empezando por el pedido de

compras.

Paso 1: Pedido de comprasLa creación de un pedido es la primera tarea y la más básica de cualquier aplicación de compras. En

pocas palabras, un pedido de compras es un documento comercial que el comprador emite al

vendedor especificando los artículos (productos o materiales) o servicios –junto con las cantidades

acordadas y el precio– que el vendedor proporcionará al comprador.

Creación y contabilización de pedidos

Puede crear un pedido haciendo clic en el nombre del documento en el menú del módulo o basándolo

en un pedido de cliente existente. Esta última función resulta especialmente útil si el mantenimiento

del inventario en el almacén es caro o peligroso (por ejemplo, con diamantes o materiales



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inflamables) y la empresa pide el producto al proveedor (es decir, crea el pedido) sólo si el cliente

desea comprar el producto (es decir, si crea el pedido de cliente).

Si se han realizado las tareas con datos maestros descritas anteriormente, sólo hay que introducir la

información siguiente en el pedido:

Delivery Date: Es la fecha en la que desearía recibir los artículos (o servicios) del pedido.

Vendor: Consulte “Introducción: estructura común y datos clave” anteriormente en

este capítulo. En la Figura 6-7 se muestra cómo especificar un método de pago.

Pestaña Contents: En el campo Item/Service Type, compruebe que el tipo que

selecciona corresponde a lo que solicita, como se muestra en la Figura 6-8. Introduzca

todos los artículos (o servicios, aunque no se pueden mezclar artículos y servicios en un

solo documento de compra) que desea solicitar en la tabla. (Consulte “Introducción:

estructura común y datos clave” anteriormente en este capítulo.)

Figura 6-7: Especificación del método de pago



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Figura 6-8: Compra de artículos o servicios

Una vez introducida esta información en la cabecera y la pestaña Contents del pedido, el resto del

documento se rellena con los datos necesarios para emitir el pedido. Si no está listo para añadir el

pedido (haciendo clic en el botón Add), puede guardarlo como borrador (pulsando Alt + S o

haciendo clic en File Save as Draft; consulte el capítulo 10 para obtener más información sobre

los borradores de documento). En SAP Business One, el pedido es el único documento de compras

que se puede modificar después de añadirlo.

¿Cómo se crea un pedido limitado? Para crear un pedido limitado de artículos o servicios aentregar durante un período determinado o de forma periódica (por ejemplo, alquileres deoficinas y equipos o contratos de servicio), cree un pedido de compras con tantas posicionescomo sean necesarias (por ejemplo, 12 posiciones para cubrir entregas mensuales durante unaño). A continuación, se puede cerrar una línea cada vez a medida que se entregan los artículoso servicios, hasta que se agote el pedido.

Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores

La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una petición de pago. Se

utiliza cuando al proveedor le preocupa su solvencia y requiere un pago anticipado antes de entregar un

artículo o servicio.

La factura de anticipo de acreedores combina un pedido y una petición de pago. Puede crearse

nueva o a partir de un pedido existente. Una vez contabilizado, el documento carga las cuentas

relevantes en el libro mayor sin repercusión en las cantidades del inventario ni los valores. La factura

de anticipo de acreedores no puede utilizarse para servicios.



6

Sugerencia sobre los procedimientos de aprobación. En SAP Business One, no sólo sepuede especificar quién puede iniciar pedidos de compras y quién debe autorizarlos, sino quetambién se pueden definir límites de gasto para cada persona autorizada. Consulte el capítulo10 para obtener más información.

Repercusión de los pedidos en contabilidad y en el inventario

Cuando se añade un pedido de compra en SAP Business One, no se producen cambios de valor en

contabilidad. Sin embargo, las cantidades del pedido se muestran en la gestión del inventario. Los

artículos y las cantidades del pedido se pueden ver en varios informes y ventanas, como el informe de

estado de inventario y la ventana Item Master Data. Resulta evidente que el hecho de tener acceso en

tiempo real a esta información puede ser determinante para optimizar los procesos empresariales de

gestión de compras e inventario de la empresa.

Cómo se utiliza posteriormente la información del pedido

En el transcurso de un proceso de acreedores de jardinería, cuando se reciben las mercancías, los

pedidos de compras se comparan con las listas de embalaje y las facturas de proveedor antes de

pagar las facturas. En SAP Business One, este proceso es automático: el pedido de compras puede

vincularse a la entrada de mercancías (información de la lista de embalaje), que a continuación puede

vincularse a la factura de acreedores (información de la factura del proveedor), lo que garantiza la

coherencia de la información a lo largo del proceso. Nunca hay que introducir los datos dos veces,

especialmente si se han seguido las instrucciones sobre datos maestros descritas anteriormente.

Informe de reclamación. El informe de antigüedad de deudas del proveedor y el informe deanálisis de compras son informes esenciales del módulo de compras y acreedores. El informe deantigüedad de deudas del proveedor muestra todo el dinero que debe una empresa y la duraciónde la deuda. Este informe resulta esencial para gestionar el flujo de caja de una empresa y elegirlas facturas que se pagarán primero en caso de escasez de efectivo. El informe de análisis decompras permite ver las compras por proveedor, artículo, empleado de compras y otros criteriosque permiten realizar un análisis detallado de las pautas de compra. Ambos informes estándisponibles en Purchasing Reports en el área Purchasing - A/P del menú principal.

Paso 2: Entrada de mercancíasEn SAP Business One, se crea una entrada de mercancías al recibir productos de un proveedor. En la

mayoría de empresas, la persona del almacén o la oficina responsable de aceptar la entrega de

mercancías ejecuta la entrada de mercancías. En el caso de los servicios, la persona a la que se

prestan los servicios suele emitir el documento.



6

Creación y contabilización de entradas de mercancías

Los pedidos de entrada de mercancías pueden crearse nuevos seleccionando el nombre del

documento en el menú del módulo o a partir de un pedido existente (en la figura 6-9 se muestran

ambos métodos). Si la entrada de mercancías se basa en un pedido existente, se pueden copiar todos

los datos del pedido o utilizar el asistente de obtención de documentos (consulte el capítulo 10) para

seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos existentes. Aunque copie todos los datos de un

pedido existente, se pueden ajustar las cantidades y los precios –así como la fecha, el proveedor y la

información del artículo– antes de contabilizar (añadir) el documento.

Figura 6-9: Creación de una entrada de mercancías desde cero y a partir de un pedido existente

Independientemente de cómo se cree la entrada mercancías, no debería haber diferencias entre los

datos del pedido y el documento de envío del proveedor (lista de embalaje) enviado con los artículos,

ya que los detalles del documento del proveedor son legalmente vinculantes. Si existen discrepancias

entre los datos del pedido base y el documento de envío del proveedor, deberían resolverse con el

proveedor antes de contabilizar la entrada de mercancías.

Paso opcional: devolución de mercancías

Naturalmente, siempre puede ocurrir que los artículos recibidos sean defectuosos o inaceptables y deban

devolverse al proveedor. Como no se puede cambiar ni cancelar una entrada de mercancías, se puede

crear un documento de devolución de mercancías, como se muestra en la Figura 6-10. El documento



6

de compras anula en parte o totalmente los cambios de cantidad y de valor de la entrada de

mercancías creado al recibir los artículos.

Figura 6-10: Creación de un documento de devolución de mercancías

Paso opcional: Precios de entrega

De vez en cuando, puede ser necesario contabilizar los costes derivados de la importación de

artículos, como aduanas, intermediarios y seguros. Por ello, en SAP Business One se puede crear un

documento de precios de entrega con el fin de actualizar el coste de los artículos importados,

necesario para calcular la valoración del inventario, el ingreso bruto o cualquier otro cálculo

relacionado con el inventario. Obligatoriamente este documento de compras debe basarse en una

entrada de mercancías. Puesto que SAP Business One utiliza la entrada de mercancías como

documento base de todo el proceso de importación, asegúrese de introducir el precio y la cantidad

de los artículos correctamente al crear la entrada de mercancías. Después de contabilizar el

documento de coste total del producto descargado se actualiza el precio de los artículos importados.

Y puesto que también contiene todos los costes asignados, el documento de coste total del producto

descargado crea un asiento de diario para reflejar los costes adicionales de importación en

contabilidad.



6

Repercusión de la entrada de mercancías en contabilidad y en el

inventario

Es esencial que las cantidades y los precios de la entrada de mercancías coincidan con el documento

de envío del proveedor. A diferencia de los pedidos de compras, los pedidos de entrada de

mercancías no pueden modificarse cuando se han añadido a SAP Business One porque desencadenan

transacciones de inventario y contabilidad.

Paso 3: Factura de acreedoresLa factura de acreedores es el documento de compras en SAP Business One que "acredita" la factura

que envía el proveedor por artículos o servicios solicitados o recibidos. El interventor suele crear

la factura de acreedores necesaria para solicitar el pago del proveedor. La factura de acreedores se

traduce en una transacción de diario que refleja un aumento del pasivo de la empresa para con el

proveedor y actualiza las cuentas fiscales y las de gastos relevantes.

Creación y contabilización de facturas de acreedores

Se puede crear una factura de acreedores nueva seleccionando el nombre del documento en el menú

del módulo o basándola en uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancías. Si la factura

de acreedores se basa en uno o varios documentos de compras existentes, se pueden copiar todos los

datos del pedido o utilizar el asistente de obtención de documentos (consulte el capítulo 10) para

seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancías

existentes. Aunque copie todos los datos de documentos de compras existentes, se pueden ajustar las

cantidades y los precios –así como la fecha, el proveedor y la información del artículo– antes de

contabilizar el documento.

Sugerencia de introducción de datos. En el campo Document Date del encabezado de lafactura de acreedores se puede introducir la fecha de la factura del proveedor. Esto esimportante por motivos de contabilidad y auditoría porque la fecha de factura y la decontabilización pueden variar. También puede ser útil cambiar el nombre del campo VendorRef. No. en el encabezado del documento por Vendor Invoice No. Este campo se imprime en elcheque y permite al proveedor vincular el pago a su factura. Consulte los detalles en la Figura2-15.



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Paso opcional: Abono de compras

El abono de compras se utiliza en SAP Business One para anular en parte o por completo las

transacciones de inventario o contabilidad contabilizadas por una factura de acreedores en caso

de devolver artículos con posterioridad o apreciar errores que no se han corregido en la

introducción de datos de documentos de compras anteriores relacionados. Los abonos de

compras se crean con la factura de acreedores como documento base (como se muestra en la Figura

6-11) si desea establecer un vínculo entre ambas transacciones. Sin embargo, también se puede crear

un abono de compras sin ningún documento base.



6

Figura 6-11: Creación de un abono de compras



6

Sugerencia de utilización. Se pueden seleccionar varios artículos para anularlosmanteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artículos que desee.

Si, antes de ejecutar una factura de acreedores, ha devuelto artículos y el proveedor le ha enviado

un documento de devolución de mercancías, cree primero una devolución de mercancías en SAP

Business One que actualice las cantidades y los valores del inventario. Cuando reciba un abono

de los artículos devueltos por el proveedor, cree un abono de compras para actualizar las

transacciones de contabilidad.

Repercusión de las facturas de acreedores en contabilidad y en el

inventario

Una vez contabilizada en SAP Business One, las facturas de acreedores no se pueden modificar

porque se trata de un documento legal de contabilidad que crea registros en el libro mayor. La

factura de acreedores contabilizada también actualiza las cuentas relacionadas del proveedor en

contabilidad.

En los casos en que llega la factura del proveedor antes de recibir artículos cuyo pedido se gestiona

en el almacén, la factura de acreedores resultante también aumenta las cantidades y los valores del

inventario.

Creación de un documento a partir de otroMuchos de estos documentos tienen una gran parte de la información en común. SAP Business One

permite crear los documentos de compra "destino" descritos aquí a partir de los documentos

"base" anteriores en el proceso.

Por ejemplo, los pedidos de entrada de mercancías suelen crearse a partir del pedido de los artículos.

Cuando se crea un documento a partir de otro, toda la información relevante se copia del documento

base al nuevo. Esto permite ahorrar un tiempo valioso reduciendo la entrada redundante de datos y

también reduce los errores de entrada de datos. Sin embargo, se pueden crear documentos de compras

en SAP Business One a partir de cero creando el documento desde el menú principal sin copiar

datos de documentos existentes.



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Alerta sobre el tipo de documento. Al copiar un documento de compras en otro, asegúresede que el documento base y el de destino sean del mismo tipo, tanto si se trata de artículoscomo servicios. En los documentos de compras no se pueden mezclar artículos y servicios, y losdocumentos de compra de artículos no se pueden cruzar con documentos de compra deservicios.



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Localización de documentos baseLos documentos base a partir de los que crear los documentos de compra de destino se pueden

localizar de varias maneras. Consulte el capítulo 10 para obtener más información sobre la gestión de

documentos.

Estos son los dos métodos más habituales:

Vaya a Main Menu Purchasing – A/P Purchasing Reports Open Items List

Seleccione el tipo de documento base que busca en la lista desplegable

Seleccione el documento base que desea y haga clic para abrir

Una vez abierto el documento, seleccione en la lista desplegable del botón Copy To el

tipo de documento de destino que desee y haga clic para crearlo

Si desea crear el documento de destino a partir de datos de dos o varios documentos

base, utilice el asistente de obtención de documentos. En el capítulo 10 se ofrece más

información y en la Figura 6-11 se muestra un ejemplo.



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Repercusión en contabilidad y en elinventarioEn la tabla siguiente se resumen las implicaciones más importantes en contabilidad y gestión de

inventario de los documentos de compras de SAP Business One estudiados en este capítulo.

Documento decompras Repercusión en contabilidad Repercusión en el inventario

Pedido decompras No se contabilizan cambios de valor

Las cantidades del pedido sepueden ver en varios informes yventanas, como el informe deestado de inventario y la ventanaItem Master Data.

Factura deanticipo deacreedores

Crea un cargo en la cuenta acumuladade acreedores/imputación y un abono enla cuenta de control de cuentas deacreedores del interlocutor comercial

Permite ver las cantidadessolicitadas

Entrada demercancías

Crea un cargo en la cuenta de inventarioy un abono en la cuenta acumulada deacreedores/imputación

Aumenta la cantidad delinventario

Devolución demercancías

Crea un cargo en la cuenta acumuladade acreedores/imputación y un abono enla cuenta de inventario

Reduce la cantidad del inventario

Precios de entregaCrea un cargo en la cuenta de inventarioy un abono en la cuenta de coste totalde entrega

Actualiza el último precio decompra de los artículosimportados –que contienen todoslos costes imputados– en listas deprecios

Factura deacreedores

Si la factura de acreedores se basa enuna entrada de mercancías, crea uncargo en la cuenta acumulada deacreedores/imputación y un abono en lacuenta de control de acreedores delinterlocutor comercial

Si la factura de acreedores no se basaen una entrada de mercancías, crea uncargo en la cuenta de inventario y unabono en la cuenta de control deacreedores del interlocutor comercial

No contabiliza cambios en elinventario (factura de acreedorescon referencia a la entrada demercancías)Contabiliza cambios en elinventario (factura de acreedoressin referencia a la entrada demercancías)

Abono de comprasCrea un cargo en la cuenta de control deacreedores del interlocutor comercial yun abono en la cuenta de inventario

Reduce las cantidades delinventario sólo si no se basa endevolución de mercancías



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Lista de verificación de compras

IntroducciónLos datos maestros del proveedor contienen proveedores actualesEl método de pago está definidoLos datos maestros de los artículos contienen productos o servicios comprados

anteriormente

Paso 1: Pedido de comprasCree un pedido seleccionando datos de proveedores y artículos existentes o

introduciendo datos nuevosEspecifique Delivery Date en el encabezado del documentoSi el proveedor requiere el pago anticipado de los productos o servicios, utilice una

factura de anticipo de acreedores en lugar de un pedido

Paso 2: Entrada de mercancíasRecibe artículos o servicios del proveedorDocumente la recepción de los artículos o servicios mediante la Entrada MercancíasSi tiene que devolver mercancías después de crear la entrada de mercancías pero

antes de contabilizar la factura de acreedores, utilice el documento de devolución demercancías

Si tiene que contabilizar costes adicionales de compras relacionados conimportaciones, utilice el documento de compras de precios de entrega basado en unaentrada de mercancías

Paso 3: Factura de acreedoresRecibe una factura del proveedorIntroduzca los datos de facturación en una factura de acreedores, que permite emitir

el pago una vez contabilizada la facturaSi devuelve mercancías después de contabilizar una factura de acreedores, utilice un

abono de compras


El ABC de MRPContenido del capítulo

Definición de la planificación de necesidades de material

Preparación de una ejecución de MRP

Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP

Lista de verificación de MRP

La planificación de necesidades de material (denominada MRP) es, en un sentido genérico, un

conjunto de técnicas de planificación que utilizan datos de listas de materiales, datos de inventario y

datos de suministro de pedidos de compras programados y órdenes de fabricación, así como datos de

demanda de pedidos reales o previstos, con el fin de calcular las necesidades de material para

artículos fabricados o comprados. El resultado de una ejecución de MRP es un conjunto de

recomendaciones para volver a solicitar o fabricar materiales, así como alertas sobre los materiales

que faltarán. Según los resultados de una ejecución de MRP, se puede acelerar la llegada de

materiales y responder a los retrasos de fabricación con cambios de programación. MRP también es

útil para mantener un nivel adecuado en el inventario de artículos comprados para vender.

En este capítulo se explica cómo gestionar adecuadamente el inventario y la demanda de productos

para poder utilizar SAP® Business One para agilizar el proceso de MRP en su empresa.

Definición de la planificación denecesidades de materialSAP Business One ajusta el proceso de MRP genérico para satisfacer las necesidades de las

pequeñas y medianas empresas manufactureras. Cuando una empresa considera el uso de MRP, el

primer paso y el más importante es entender exactamente cómo se lleva a cabo el proceso en SAP

Business One. En otras palabras, antes de utilizar MRP, es importante conocer las posibilidades de

SAP Business One.

7

El ABC de MRP


7

Términos relacionados con MRP. Para los que conozcan cómo se aplica MRP en el sector, esimportante definir con precisión los términos que se emplearán en este capítulo.

El término proceso genérico de MRP se refiere a la definición general de MRP másutilizada. Este término lo utilizamos para referirnos al concepto amplio de MRP, no sólo a loque SAP Business One aplica de MRP.

El término proceso de MRP se refiere al ámbito y a la definición del proceso genérico de MRPcon que trabaja SAP Business One.

El término funcionalidad de MRP significa la funcionalidad de SAP Business One compatiblecon el proceso de MRP.

El término ejecución de MRP significa utilizar el asistente de MRP de SAP Business One paraejecutar el proceso de MRP y que los resultados puedan utilizarse para programar ygestionar eficazmente la fabricación y abastecer el inventario necesario.

Estos términos facilitan la comprensión de cómo se aplica MRP en SAP Business One.

La función básica de una ejecución de MRP es bastante similar a algunas de las funciones de

programación que ofrece el software de gestión de proyectos. En una aplicación de gestión de

proyectos, se introducen los recursos disponibles, las tareas específicas, su duración y los recursos

necesarios. También se introducen las dependencias entre las tareas –es decir, qué tareas deben

finalizar para poder iniciar otras. La mayoría de aplicaciones de gestión de proyectos toman esta

información como punto de partida y planifican después la duración del proyecto. Este cálculo de

planificación puede empezar por la fecha límite de la última tarea o por la fecha inicial de la primera

tarea.

Una ejecución de MRP es un cálculo de planificación que utiliza los pedidos de cliente como factor

más importante, aunque para el comercio de mercancías, el nivel mínimo de inventario también es

crucial. Una ejecución de MRP utiliza la fecha del pedido de cliente que indica cuándo debe

entregarse el producto al cliente como base para la planificación. Esto es como utilizar la fecha de la

última tarea que debe realizarse en una planificación de proyectos. La ejecución de MRP funciona

hacia atrás y calcula las fechas en que los artículos deben estar disponibles en la fábrica, mediante la

lista de materiales y la información que describe el tiempo que se tarda en comprar o fabricar los

artículos especificados en la lista de materiales.

El ABC de MRP


7

Recordatorio del ámbito del proceso de MRP. Las funciones de MRP de SAP Business Onesuponen que hay suficiente capacidad de producción. Los resultados de una ejecución de MRPdeben ajustarse a la planificación de producción de la fábrica.

La clave para aprovechar al máximo las funciones de MRP en SAP Business One consiste en

entender cómo se configura el inventario y la demanda y cómo utiliza la ejecución de MRP esta

información. Esta es la definición de MRP tal como se aplica en SAP Business One:

El estado actual del inventario se configura a partir del nivel de artículos disponibles en

cada almacén, además de los artículos que están en camino mediante pedidos de compras u

órdenes de fabricación.

El estado actual de la demanda se configura mediante los pedidos de cliente abiertos,

el nivel mínimo de inventario, las órdenes de fabricación abiertas y las previsiones.

Pueden incluirse o excluirse categorías completas de demanda. Por ejemplo, se puede

configurar una ejecución de MRP para que sólo considere pedidos de cliente y haga

caso omiso de las previsiones o, alternativamente, hacer que los pedidos reales tengan

en cuenta las cantidades previstas para evitar inflar el inventario.

Los resultados de una ejecución de MRP es un conjunto sugerido de pedidos de

compras y órdenes de fabricación. Estas órdenes de fabricación y pedidos de compras

sugeridos pueden convertirse fácilmente en pedidos reales. En caso de que no vaya a

haber suficientes materiales disponibles a su debido tiempo, la ejecución de MRP

indica cuándo una cantidad necesaria no cumplirá la fecha de vencimiento de acuerdo

con el plazo de comercialización. En el informe de recomendación se destacan las

compras recomendadas o las órdenes de fabricación atrasadas. En la ejecución de MRP

no se sugiere si sería mejor retrasar la fecha de entrega de los pedidos de cliente ni intentar

acelerar la llegada de los artículos necesarios.

A medida que entran y salen materiales del inventario y se fabrican productos, la contabilidad

financiera de todo ello se realiza automáticamente debido a la forma en que cada artículo, pedido de

compras y orden de fabricación se vincula automáticamente a las cuentas pertinentes mediante la

determinación de cuentas registrada en los datos maestros. Consulte el capítulo 4 para obtener más

información sobre la determinación de cuentas.

El ABC de MRP


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Recordatorio del ámbito del proceso de MRP. En las empresas con varios almacenes yfábricas, los almacenes, el inventario y los pedidos de cliente incluidos en una ejecución de MRPdeben elegirse cuidadosamente porque el modelo de SAP Business One no asocia almacenesespecíficos a plantas de producción específicas. Eso significa que si la fábrica está en NuevaYork y uno de los almacenes está en California, los artículos en el almacén de California seconsideran parte del inventario en la ejecución de MRP, aunque los artículos necesarios deCalifornia no son útiles hasta que no se encuentran en la fábrica de Nueva York. Asegúrese deincluir únicamente almacenes relevantes en la ejecución de MRP.

El motivo de utilizar MRP es sencillo: sustituye la planificación de producción informal, para casos

concretos y susceptible de errores basada en el instinto de un par de personas por un proceso más

estructurado que permite que participen más personas con mejor información. Estos son algunos de

los errores que las funciones de MRP de SAP Business One pueden evitar y algunos puntos fuertes

que pueden introducirse:

Si el personal del almacén tiene el inventario actualizado, los responsables de

aprovisionamiento no tienen que preocuparse de comprobar la exactitud del nivel de

inventario y pueden centrarse en un aprovisionamiento estratégico: cerrar mejores

tratos con los proveedores.

Para reducir el coste de aprovisionamiento, pueden definirse intervalos para los

pedidos con el fin de regularizar las compras de artículos similares. Las cantidades

mínimas de pedido y los pedidos múltiples permiten aprovechar los descuentos

aplicables correspondientes.

Si hace falta una respuesta sobre la posibilidad de realizar un pedido importante, no

hay que esperar a que el personal del almacén vuelva de vacaciones. Uno mismo puede

realizar la ejecución de MRP y tener una idea de si se dispone de los materiales

necesarios.

Se reduce el nivel de inventario porque se sabe la cantidad de los artículos necesarios

que están disponibles. Se puede reducir el exceso de inventario mantenido como

garantía para evitar situaciones de escasez, así como evitar inflar el inventario como

consecuencia de que dos empleados observen la falta de un artículo y realicen pedidos

por separado sin que el otro esté al corriente.

SAP Business One aplica MRP de forma estructurada y flexible a la vez, de manera que la intuición

sobre los pedidos que puedan llegar o no puede representarse en los modelos de inventario y

demanda e incluirse en las ejecuciones de MRP. La aplicación no realiza pedidos automáticamente,

El ABC de MRP


7

sino que los sugiere. A continuación, los profesionales de compras y los gestores de fabricación, con

experiencia que supera la información incluida en la aplicación de MRP, pueden evaluar y mejorar estos

pedidos. Tanto para las pequeñas como para las medianas empresas, esta arquitectura proporciona el

equilibrio perfecto entre automatización y control manual.

Preparación de una ejecución de MRPLa mayor parte de la preparación de una ejecución de MRP tiene lugar en la rutina habitual de

utilizar SAP Business One para la gestión de la empresa. Si los datos maestros de artículos,

inventario, listas de materiales, pedidos de compra, órdenes de fabricación, pedidos de cliente,

previsiones, etc. se mantienen actualizados, MRP puede aportar una idea clara y precisa de las

necesidades de la empresa.

Visión general del proceso de MRPComo se muestra en la Figura 7-1, para realizar una ejecución de MRP, los datos de producción,

abastecimiento y demanda tienen que ser precisos. Una vez finalizada la ejecución, pueden abordarse

los problemas para que la fabricación avance con fluidez.

Configuración de los datos maestros clave relacionados conMRPLa mayoría de los documentos y datos que forman parte del proceso de MRP son sencillos y claros.

Las órdenes de fabricación, los pedidos de compras y los pedidos de cliente son documentos que

recogen artículos que se compran o venden.

Tres tipos de datos maestros representan el núcleo del proceso de MRP: la lista de materiales

especifica los artículos necesarios para producir un artículo manufacturado, los datos del artículo

especifican el plazo de comercialización para adquirir cada artículo y los datos de inventario

representan la cantidad de cada artículo que hay disponible. A continuación se ofrecen sugerencias

para tener estos datos maestros actualizados y garantizar que la ejecución de MRP sea un reflejo fiel

de cómo fabricar las mercancías.

Lista de materiales

En la lista de materiales se enumeran todos los artículos utilizados como entrada en un proceso de

producción. Los artículos de las listas de materiales pueden hacer referencia a artículos que se

El ABC de MRP


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compran o se fabrican. Los artículos fabricados tienen que tener su propia lista de materiales, que

puede incluir otros artículos fabricados, etc. La ejecución de MRP empieza con los productos en

todos los pedidos de cliente abiertos, órdenes de fabricación, previsiones y niveles mínimos de

inventario y, a continuación, recorre las listas de materiales pertinentes para ver si todos los artículos

necesarios estarán disponibles cuando sea preciso.

Figura 7-1: Proceso de MRP

El ABC de MRP


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Recordatorio sobre los costes de personal. Algunas aplicaciones de MRP disponen de lo quese denomina "ruta", que es una descripción del camino que siguen los artículos en los procesosde personal y fabricación cuando se fabrican. SAP Business One dispone de un proceso de MRPsimplificado que no recoge la capacidad de producción. Sin embargo, pueden tenerse encuenta los costes de personal. Para obtener el coste total de fabricación de un artículo, hay queintroducir un elemento especial para representar los costes de personal, además de todos losartículos de la lista de materiales.

Datos maestros de artículos e inventario

En la Figura 7-2 se muestra el campo Lead Time en la pestaña Planning Data de la ventana Item

Master Data (disponible eligiendo Inventory en Main Menu). Este es uno de los campos más

importantes que debe especificarse correctamente porque la exactitud y utilidad de la ejecución de

MRP se rige por estos datos.

Figura 7-2: Campo Lead Time utilizado en cálculos de MRP

Los pasos clave para asegurarse de que la ejecución de MRP funcione correctamente son los

siguientes:

Comprobar que exista un registro de datos maestros para cada artículo de nodosuperior y de componente mantenido en el inventario y utilizado en las listas de materiales

El ABC de MRP


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Introducir el balance actual del inventario para cada artículoDefinir el método de planificación de MRP para cada artículo. Si el método de

planificación definido no es MRP, no se puede seleccionar el artículo en el asistente deMRP.

Definir el método de aprovisionamiento del artículo como "fabricar" o "comprar".Introducir los intervalos o los múltiples del artículo, así como la cantidad mínima

Especificar el plazo de comercialización para comprar o fabricar el artículo, como se


El ABC de MRP


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Uso del asistente para realizar unaejecución de MRPUna vez definido el modelo preciso de la empresa, está listo para la ejecución de MRP, que le ayudará a

averiguar cómo disponer a tiempo de los materiales necesarios para fabricar o vender productos.

La ejecución de MRP comporta realizar los pasos siguientes:

1) Crear un escenario de MRP o elegir uno existente

2) Seleccionar fuentes de datos de suministro y demanda

3) Realizar la ejecución de MRP y analizar las recomendaciones

4) Tomar medidas según las recomendaciones de la ejecución de MRP

La imagen completa de cómo realizar una ejecución de MRP se explica con tres ejemplos. En el

primer ejemplo, que trata de cómo las funciones de MRP gestionan una lista de materiales

multinivel, se describe cada paso detalladamente. En los otros dos ejemplos, que tratan de la

reducción de previsiones y de la consolidación de pedidos, se explican estos dos aspectos avanzados

del proceso de MRP a un nivel superior.

Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivelUna de las principales características de las funciones de MRP en SAP Business One es su forma de

analizar una lista de materiales multinivel, donde una lista de materiales hace referencia a otra lista

de materiales que a su vez puede hacer referencia a otras. El reto consiste en asegurar que cada

artículo necesario esté disponible a tiempo para poder fabricar los componentes con suficiente

antelación para cumplir el plazo del artículo de nivel superior que los incluye. En los productos

complejos, las listas de materiales pueden propagarse varios niveles.

Paso 1: Creación o selección del escenario

Para iniciar una ejecución de MRP, primero hay que seleccionar Main Menu MRP MRP

Wizard. Aparecerá una sencilla pantalla de bienvenida que lleva a una lista de escenarios existentes.

Cada escenario define el ámbito de la ejecución de MRP. En este ejemplo, se analiza una lista de

materiales de dos niveles:

El ABC de MRP


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Lista de materiales de la impresora Lexmax

Componente

Plazo decomercializ

ación(días)

Fabricaro

comprar

Cantidaddisponible

Tarjeta dememoria 2 Comprar 0

Cabezal deimpresión 0 Comprar

0

Unidad dealimentación 1 Fabricar 0

Lista de materiales de una unidad de alimentación

Componente

Plazo decomercializ

ación(días)

Fabricaro

comprar

Cantidaddisponible

Adaptador deCA 2 Comprar 0

Fuente dealimentación 0 Comprar 0

Al realizar la ejecución de MRP, se crea un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax con una

fecha de vencimiento de 25 de julio. No hay una cantidad disponible para responder al pedido en su

fecha de creación, 16 de julio. La ejecución de MRP determina qué hay que tener disponible para

satisfacer el pedido. En la Figura 7-3 se muestra la ventana Scenario Details del MRP Wizard, que

aparece después de la ventana de bienvenida.

El ABC de MRP


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Figura 7-3: Ventana Scenario Details

Las dimensiones más importantes de un escenario controlado en la ventana Scenario Details son el

horizonte de planificación que se analizará y los artículos que se incluirán en la ejecución. Esta

ejecución de MRP tiene un horizonte de planificación de 30 días que analizará todas las fuentes de

demanda en el período de 19 de julio a 17 de agosto. La ejecución de MRP calcula las órdenes de

fabricación y los pedidos de compras necesarios para todos los artículos incluidos en la lista de

materiales. El botón Save Scenario que aparece en esta ventana y en las siguientes del proceso

guarda la configuración utilizada en la ejecución de MRP.

Paso 2: Selección de fuentes de datos

En la ventana siguiente del MRP Wizard, que aparece en la Figura 7-4, se especifican las fuentes de

datos utilizadas para calcular la demanda.

El ABC de MRP


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Figura 7-4: Ventana Data Source

En la ventana Data Source se especifican los tipos de documentos que se utilizan para

calcular la demanda de productos, como órdenes de fabricación, pedidos de cliente o

pedidos de compras, y se identifican los almacenes donde se encuentran las cantidades

disponibles iniciales para incluirlas en la ejecución. Como se ha descrito anteriormente,

asegúrese de utilizar sólo almacenes relevantes.

Paso 3: Ejecución de MRP y análisis de las recomendaciones

La ejecución de MRP se lleva a cabo haciendo clic en el botón Run de la esquina inferior derecha

de cualquiera de las ventanas del MRP Wizard. Esta acción desencadena las funciones de MRP que

calculan el inventario actual y la demanda de productos, informan de si se dispone de suficientes

materiales y recomiendan medidas a tomar para obtener materiales suficientes. En la Figura 7-5 se

muestran los resultados de la ejecución de MRP que hemos descrito hasta ahora.

El ABC de MRP


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Figura 7-5: Lista de artículos de una ejecución de MRP

Observemos con atención cómo las funciones de MRP llegaron a los resultados que se muestran en

la Figura 7-5:

La ejecución de MRP creó una necesidad del artículo de nodo superior, la impresora

Lexmax, para responder al pedido de cliente de 10 unidades con fecha de vencimiento

de 25 de julio.

La impresora Lexmax tiene un plazo de comercialización de 3 días de fabricación, de

manera que la ejecución de MRP cuenta 3 días hacia atrás desde la fecha de

vencimiento de 25 de julio para determinar la fecha de vencimiento de cada uno de los

componentes de primer nivel necesarios para montar la impresora Lexmax. El 22 y 23

de julio se omiten al contar porque son fin de semana y se consideran días no

laborables. Por lo tanto, se determina que la fecha de vencimiento de los componentes

de primer nivel es el 20 de julio.

El siguiente paso es que la ejecución de MRP determine las necesidades de los

componentes de segundo nivel. Uno de los componentes de primer nivel, la unidad de

alimentación, es una subunidad con dos artículos que requiere un día de fabricación.

Para que la unidad de alimentación esté disponible el 20 de julio, el adaptador de CA y

la fuente de alimentación tienen que estar disponibles el 19 de julio.

Resultados: El adaptador de CA tiene un plazo de comercialización de dos días, por lo

que se marca en rojo para indicar que se ha superado la fecha de vencimiento. Si hoy es

El ABC de MRP


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19 de julio y el adaptador se necesita para hoy, es imposible que el artículo esté en el

inventario a tiempo para responder a la necesidad.

En la ventana MRP Results (mostrada en la Figura 7-5), se pueden desglosar los datos maestros

de cada artículo mediante las flechas de navegación de color naranja. Además, se pueden

examinar los pedidos de compras, los pedidos de cliente y las órdenes de fabricación existentes;

revisar las previsiones de demanda y ver el nivel de inventario de los artículos (en la pestaña

Inventory de la ventana Item Master Data).

Para ver las versiones recomendadas de órdenes de fabricación necesarias para crear los artículos del

pedido de cliente, haga clic en el botón View Recommendations (no aparece en la Figura 7-5). Si

hace clic en el botón Save Recommendations, acepta y guarda las recomendaciones y hace que estén

disponibles en el informe de recomendaciones de pedidos. Recuerde que el hecho de guardar las

recomendaciones no significa que se creen las órdenes de fabricación y los pedidos de compras

recomendados en el informe; sólo significa que se guardan las recomendaciones para más adelante.

Siga leyendo para obtener más información sobre este informe.

Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecución de MRP

El paso final del proceso de MRP consiste en utilizar el informe de recomendaciones de pedidos para

crear las órdenes de fabricación y los pedidos de compras nuevos y necesarios para satisfacer la

demanda de productos. En este paso, toda la experiencia y los conocimientos del usuario se aportan

al proceso para complementar los resultados de SAP Business One. Entre otras, se pueden tomar las

medidas siguientes:

Cambiar las fechas en las órdenes de fabricación, los pedidos de compras o los pedidos de

cliente y notificar los cambios a los proveedores y clientes.

Cambiar las cantidades en los pedidos de compras para aprovechar ofertas especiales o

para redondear por arriba o por abajo la cantidad de los lotes que puedan suponer

mejores precios.

Decidir fabricar artículos en lugar de comprarlos, o viceversa

Cambiar el inventario de un almacén a otro

Cambiar la planificación de producción

El ABC de MRP


7

Una vez realizados estos cambios e introducidos en SAP Business One, pueden realizarse otras

ejecuciones de MRP para asegurarse de que todos los artículos necesarios estén disponibles a

tiempo.

Ejemplo 2 de MRP: Reducción de las previsionesEn el ejemplo anterior se muestra cómo el análisis de MRP calcula hacia atrás a partir de la fecha de

vencimiento de un pedido, empezando con el plazo de comercialización de los artículos de un pedido

de cliente y propagando después los demás plazos de comercialización de las listas de materiales de

componentes para determinar si se pueden obtener todos los materiales a tiempo. También es

importante entender que el análisis de MRP prevé y reduce las cantidades previstas para que el

inventario no crezca demasiado innecesariamente.

A veces se producen excesos de inventario cuando las empresas hacen previsiones anuales,

trimestrales y mensuales del número de unidades que creen que necesitarán con el fin de evitar

situaciones de escasez y garantizar las entregas a tiempo. Si una empresa planifica la producción

según las cantidades previstas y posteriormente añade las cantidades pedidas reales a las previsiones,

la producción puede superar las necesidades reales y el inventario puede estar hinchado. Para evitar

esta situación, SAP Business One dispone de una función que indica a la aplicación que reduzca

las cantidades previstas según las cantidades reales de los pedidos. En consecuencia, solo se

añadirá la cantidad prevista neta (previsión menos cantidad solicitada) a la ejecución de MRP.

Esta función de MRP de SAP Business One es importante porque las previsiones se consideran

fuentes de demanda en MRP. Esto significa que si existe una previsión que genera pedidos de 50

unidades durante un período determinado, MRP trata esa previsión como pedidos reales y genera

órdenes de fabricación para que los artículos estén listos cuando se necesiten. Siguiendo con este

ejemplo, suponga que entra un pedido real de 10 unidades. En este caso, MRP ajustará la previsión a

la baja según las 10 unidades pedidas para evitar un exceso de inventario. Esto se denomina

reducción de la previsión.

Consideremos otro ejemplo. Suponga que ha recibido un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax

con una fecha de vencimiento de 25 de julio. En la fecha de creación del pedido, 16 de julio, no hay

una cantidad disponible suficiente para satisfacer el pedido. Además del pedido de cliente creado,

hay una demanda prevista de 50 unidades el 24 de julio. MRP está configurado para que los pedidos

de cliente incluyan la previsión. (Esto se encuentra en Administration System Initialization

General Settings pestaña Inventory pestaña Planning.) En nuestro ejemplo, el valor definido

El ABC de MRP


7

es de 7 días hacia atrás, lo que significa que la aplicación busca en los 7 días anteriores a la fecha de

vencimiento (25 de julio) las cantidades previstas que pueda incluir.

El análisis de MRP se realiza de la manera siguiente. Según la configuración del método de inclusión

de la previsión, el análisis cuenta 7 días hacia atrás y permite que los pedidos de cliente reales

incluyan las cantidades previstas. En nuestro ejemplo, el pedido de cliente de 10 unidades que vence

el 25 de julio utiliza 10 unidades de la cantidad prevista a partir del 24 de julio, lo que reduce la

cantidad prevista a 40 unidades, como se muestra en los resultados de la MRP mostrada en la Figura

7-6.

Figura 7-6: Resultado del escenario de MRP en el que se reduce la previsión de pedidos

Ejemplo 3 de MRP: Consolidación de pedidosOtra de las útiles funciones de MRP en SAP Business One es su capacidad de consolidar pedidos

para comprar en cantidades que garanticen el máximo descuento. Por ejemplo, si existiera un

descuento importante en las tarjetas de memoria Lexmax compradas en lotes de 100, la función de

MRP consolidará los pedidos necesarios de cualquier tarjeta de memoria Lexmax hasta una cantidad

de 100 para maximizar el descuento. Las condiciones que describen cuándo deben consolidarse los

pedidos se almacenan como datos maestros de artículos.

El ABC de MRP


7

Lista de verificación de MRP

Preparación de los datos maestros de artículosComprobar que haya registros de datos maestros para cada artículoIntroducir el balance actual del inventario para cada artículoDefinir el método de planificación de MRP para cada artículoDefinir el método de aprovisionamiento de cada artículo como "fabricar" o "comprar".Introducir los intervalos o múltiples en los que deberán fabricarse o comprarse los

artículosIntroducir la cantidad mínima de cada artículoEspecificar el plazo de comercialización para fabricar o pedir cada artículo

Ejecución del asistente de MRPSeleccionar un escenarioDefinir el horizonte de planificaciónEspecificar los artículos que se incluiránEspecificar las fuentes de datos utilizadas para calcular la demandaVer los resultados y las recomendacionesRealizar los ajustes necesarios


Oportunidades de ventasContenido del capítulo

Introducción a las oportunidades de ventas

Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One

Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook

Creación de informes sobre oportunidades de ventas

Lista de verificación de oportunidades de ventas

Cerrar negocios o convertir los clientes potenciales en ventas son acciones vitales para el flujo de

ingresos de su empresa. Para poder ver el flujo de ventas en su conjunto debe supervisar todos los

clientes potenciales y tratar a cada uno de ellos como si fuese su única venta. SAP® Business One le

ofrece un modo sencillo de introducir y gestionar oportunidades de ventas, proporcionándole

información esencial para la gestión y el análisis de informes. Asimismo, el trabajo diario que

implica convertir los clientes potenciales en ventas, como concertar citas de calendario, convocar

reuniones y enviar correos electrónicos se puede gestionar en SAP Business One o en Microsoft

Outlook.

En este capítulo se describen las herramientas que SAP Business One pone a su disposición y que

le ofrecen:

Un método sencillo de mover un cliente potencial por todas las fases de ventas

La capacidad de ver la previsión de ventas de comerciales concretos o de la empresa en

conjunto

Una potente función de creación de informes

Una visión de 360 grados de los clientes potenciales y los clientes

La capacidad de trabajar con ofertas de ventas directamente desde Microsoft Outlook

SAP Business One le proporciona todas las herramientas necesarias para mantener un nivel

máximo de ventas, convertir los clientes potenciales en ingresos y, lo que es más importante, en

clientes satisfechos que volverán muchas veces.

8

Oportunidades de ventas


8

Introducción a las oportunidades de ventasEs necesario que realice un seguimiento del factor más importante para los resultados de su empresa:

los acuerdos durante el proceso que se convertirán en su flujo de ingresos. Usted crea un registro de

oportunidades de ventas para cada oportunidad y, como es muy probable que trabaje en varios

acuerdos con un mismo cliente, SAP Business One le permite realizar un seguimiento por

oportunidad, no sólo por cliente y cliente potencial.

Visión general del proceso de oportunidades de ventasEl proceso básico para gestionar las oportunidades de ventas en SAP Business One se muestra en la

Figura 8-1.

Figura 8-1: Visión general del proceso de oportunidades de ventas

Paso 1: Configuración de la información relacionada con las ventas

Los responsables de ventas establecen información importante como las fases por las que pasa una

venta y la probabilidad (en porcentaje) de cerrar una venta en una fase determinada. Esta

información ayuda con la previsión de ventas. Los informes son clave en el proceso de ventas y la

configuración del módulo de oportunidades de ventas de SAP Business One está relacionado casi



8

íntegramente con la creación de informes. ¿Qué desea supervisar? ¿Qué desea saber? ¿Desea

informes sobre quién son sus competidores? Esta información se debe introducir de forma que le

permita generar informes que le ayuden a supervisar lo más importante: el proceso de ventas.

Paso 2: Gestión de las oportunidades de ventas

Los comerciales introducen las oportunidades de ventas y las gestionan durante todo el proceso. Una

sola pantalla de SAP Business One les proporciona información pormenorizada sobre una

oportunidad de ventas concreta. Una vez más, cuantos más detalles introduzca sobre la oportunidad

de ventas, más visibilidad tendrá cuando genere informes sobre clientes potenciales, tanto los suyos

propios como los de su equipo.

Las citas permanentes, las llamadas de teléfono, las tareas y la gestión de contactos se pueden realizar

con SAP Business One o con Microsoft Outlook, como se describe más adelante en este capítulo.

Paso 3: Creación de informes

Los informes sobre oportunidades de ventas le aportan visibilidad sobre las ventas previstas, las

oportunidades ganadas y perdidas y la previsión de ventas, entre otros aspectos.

Configuración de la información relacionada con las ventasPuede configurar la información de la que desea realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas

en Administration Setup Sales Opportunities. Aquí puede configurar las fases de ventas, los

competidores, los partners y las relaciones. Quizá desee configurar todos estos parámetros, aunque

los fundamentales para la previsión de ventas son las fases de ventas.

Algunos ciclos de ventas son largos y otros cortos. Algunos tienen diez fases y otros dos. La

configuración de las fases de ventas y la probabilidad de cierre que tenga en función de dichas fases

es muy importante para poder realizar una previsión de ventas acertada. Por ejemplo, si un acuerdo

tiene un importe potencial de 100.000 dólares, pero se encuentra en una fase en la que las

posibilidades de cierre son del 20%, su importe ponderado es de 20.000 dólares.

En la ventana Sales Stages – Setup, que se muestra en la Figura 8-2, se especifica un nombre para

cada fase, un número de fase y un porcentaje de cierre. Por ejemplo, pongamos que hay seis fases de

ventas, desde Lead, que tiene un porcentaje de cierre del 6%, hasta Order, que tiene un

porcentaje de cierre del 95%. ¿Cómo se determina el porcentaje de cierre? Mírelo de este modo. Si



8

tiene 100 clientes potenciales ¿cuántos se convierten en ventas? La cifra es el porcentaje de cierre

para esa fase de ventas. Si la respuesta es 20 de cada 100, tiene un porcentaje de cierre del 20%.

Figura 8-2: Ventana Sales Stages – Setup

¿Qué ocurre si luego descubre que los porcentajes más realistas son superiores o inferiores a los que

se indican aquí? No pasa nada. Sólo tiene que volver a la configuración y cambiarlos, todas las

previsiones de ventas se ajustarán de forma automática. De hecho, el informe Stage Analysis, que se

crea al elegir Sales Opportunity Sales Opportunities Reports Stage Analysis y se muestra en

la Figura 8-3, se ha concebido para ayudarle a ajustar los porcentajes de cierre de acuerdo con el

historial real. Al final del capítulo dispone de información adicional sobre informes de ventas.

Figura 8-3: Informe Stage Analysis



8

Las funciones de SAP Business One que hemos comentado hasta el momento le ayudan a

gestionar el estado de sus clientes potenciales y a pronosticar el resultado. Pero, ¿qué ocurre con

el trabajo diario de convertir un cliente potencial en una venta? Esto implica contactos estratégicos

con personas clave, lo cual incluye llamadas telefónicas, reuniones y correos electrónicos. También

implica el envío de documentos importantes como las ofertas de ventas. Y es fundamental que tenga

la posibilidad de observar toda esta información en un mismo lugar.

Puede realizar estas importantes actividades bien directamente en SAP Business One bien en

Microsoft Outlook mediante la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook

para SAP Business One. En primer lugar, le ofrecemos un resumen de cómo realizar estas

actividades en SAP Business One. En la sección siguiente se describe la integración de Microsoft

Outlook.

Gestión de oportunidades de ventas enSAP Business OneEl módulo de oportunidades de ventas le permite crear una oportunidad de ventas en la aplicación

justo después de identificarla. Por ejemplo, un contacto interesado le consulta sobre determinados

productos que vende su empresa. Puede responder inmediatamente creando una oportunidad de

ventas, lo cual le permite realizar un seguimiento de este contacto interesado e informar a los demás

sobre el estado del cliente potencial.

Introducción de una oportunidad de ventasPara introducir una oportunidad de ventas y realizar su seguimiento, vaya al menú principal de SAP

Business One y elija Sales Opportunities Sales Opportunity para ver la ventana Sales

Opportunity (consulte la Figura 8-4). En esta sección, le ofreceremos información detallada sobre

esta ventana y las pestañas más importantes.



8

Figura 8-4: Anatomía de una oportunidad de ventas en SAP Business One

¿Quién es su contacto interesado?

El primer paso para introducir una oportunidad de ventas es identificar a su contacto interesado.

Haga clic en el botón situado a la derecha del campo Business Partner Code para visualizar la

ventana List of Business Partners. Si su contacto interesado ya se ha introducido como cliente o

como cliente potencial, aparecerá aquí. En caso contrario, haga clic en el botón New para ver la

ventana Business Partner Master Data. El capítulo 4 ofrece información sobre la introducción de

datos maestros de interlocutores comerciales.

Si está realizando una venta a un cliente existente, la cabecera Sales Opportunity incluye datos

como el total de todas las facturas que debe el cliente en ese momento teniendo en cuenta cualquier

abono que pueda tener. Evidentemente, esta información no es aplicable a clientes potenciales

nuevos.



8

Business Partner Territory y Sales Employee vienen predefinidos desde el registro de datos

maestros de interlocutores comerciales, pero se pueden modificar. Owner indica quién dirige el

trabajo de esta oportunidad de ventas (y quién debe recibir cualquier comisión que genere).

Puede especificar un nombre para la oportunidad en el campo Opportunity Name; SAP Business

One le asigna un número de forma automática. El valor propuesto del campo Status es Open; la

oportunidad de ventas continúa abierta hasta que la cierre en la pestaña Summary, lo cual le

permite continuar el seguimiento de la oportunidad, si lo desea, incluso después de que se cierre la

venta y se realice la entrega a fin de garantizar la satisfacción del cliente.

Closing % está asociado con la fase de la oportunidad de ventas, como ya se ha comentado.

Fíjese que sólo la pestaña Potential tiene campos obligatorios, pero cada pestaña tiene un tipo

concreto de información que le ayuda a realizar un seguimiento no sólo de esta venta, sino de todas

las oportunidades de ventas en conjunto.

El resultado: ¿Cuál es el potencial de esta oportunidad de ventas?

Los responsables de ventas están especialmente interesados en la pestaña Potential como se muestra

en la Figura 8-4, igual que usted si recibe una comisión por la venta.

En esta pestaña se introduce información sobre cuándo se puede cerrar esta venta. En el campo

Predicted Closing In puede introducir una Predicted Closing Date o un número de días, semanas o

años en los que espera que se cierre la venta (la lista desplegable le permite especificar días,

semanas o meses). Al rellenar un campo, SAP Business One calcula el otro, de forma que si escribe

una fecha, no hace falta que introduzca el número y viceversa.

Debe rellenar el Potential Amount correspondiente a su venta. SAP Business One calcula el

Weighted Amount en función de la probabilidad de que esta venta se cierre. En el ejemplo (consulte

la Figura 8-4), el 6% de los clientes potenciales se convierten en ventas. Por lo tanto, se ha calculado

un Weighted Amount de 21.002,82 dólares, lo cual es el 6% (Closing %) de 350.047 dólares

(Potential Amount). En la pestaña Stages, como veremos, cada fase de ventas está asociada a un

porcentaje que se utiliza para calcular cuál es la probabilidad de que se cierre una venta determinada

(el campo Closing % de la cabecera muestra el porcentaje de la fase actual de la venta). Con esta

metodología se genera una previsión más realista.



8

Otro factor importante para la previsión es el Level of Interest. ¿Se trata de un cliente potencial

predispuesto o más bien indiferente? Este campo desplegable contiene entradas definidas por su

empresa.

Interest Range le ayuda a realizar un seguimiento de los tipos de cosas en las que está interesado

este cliente; las anotaciones que realice aquí pueden serle de utilidad en el futuro para realizar otras

ventas a este contacto interesado. Puede indicar el interés principal del contacto interesado mediante

una casilla de verificación.

Ajuste de la oportunidad de ventas

Las demás pestañas de la ventana Sales Opportunity le ayudan a realizar un seguimiento de varios

datos importantes.

En la pestaña Stages, puede realizar un seguimiento de la oportunidad de ventas a través de las

fases, pasándola de una a otra a medida que avanza el acuerdo. El Potential Amount quizá no

cambie de una fase a otra (aunque puede hacerlo), pero el Weighted Amount varía porque las

últimas fases suelen tener una probabilidad mayor de cierre que las primeras. Como se ha

comentado en la sección anterior, la empresa define las fases.

La pestaña General le permite gestionar oportunidades de ventas en las que un tercero, como un

distribuidor, gestiona la venta por usted. En cambio, la pestaña Partners está disponible para definir

relaciones de cualquier tipo. Si usted es un contratista general, por ejemplo, puede incluir

subcontratistas en la pestaña Partners. Con estas dos pestañas puede gestionar oportunidades de

ventas complejas en las que participen varias partes.

En la pestaña Competitors se especifican las otras personas que constituyen la competencia en esta

venta y el grado de amenaza del competidor. La intensidad de la competencia se mide en el campo

Threat Level; donde puede seleccionar el valor predeterminado de este competidor o elegir un

grado de amenaza diferente para esta oportunidad concreta.

Si el competidor consigue la venta en última instancia, marque la casilla de verificación Won. Al

realizar un seguimiento de esta información, más adelante puede realizar análisis competitivos sobre

qué ventas se están ganando y perdiendo, quién se está quedando con sus negocios y por qué, si

conoce el motivo.



8

La pestaña Summary es importante para indicar el estado de esta oportunidad: si está abierta,

ganada o perdida.

En la pestaña Attachments puede buscar documentos relacionados como pedidos de cliente u

ofertas de ventas, así como mensajes de correo electrónico, documentos de Microsoft Word, hojas

de cálculo y presentaciones, es decir, cualquier tipo de documento. Al mantener junta toda esta

información, puede crear una visión coherente de esta oportunidad de ventas concreta.

Sugerencia sobre adjuntos. Puede adjuntar documentos relacionados con una oportunidad deventas en un servidor compartido o en su PC. Si adjunta documentos almacenados en su PC, SAPBusiness One crea una copia del documento en un directorio del servidor central, de forma queesté disponible para cualquier persona que consulte la oportunidad de ventas. Si adjunta undocumento a una oportunidad de ventas, lo que hace en realidad es compartir el documento concualquier persona que pueda consultar la oportunidad de ventas.

Gestión de actividades de ventasEn SAP Business One, todo lo que haga con un cliente se denomina actividad. Hay cinco tipos de

actividades: llamadas telefónicas, reuniones, tareas, notas y “otras”, que pueden incluir correos

electrónicos, por ejemplo.

Seleccione Business Partners Activity en el menú principal de SAP Business One para

visualizar la ventana Activity (que se muestra en la Figura 8-5). (Tenga en cuenta que también

puede adjuntar actividades a los documentos de ventas, explicados en el capítulo 5.) En la ventana

Activity puede configurar recordatorios que aparecerán en SAP Business One. Las actividades

también se reflejan en el calendario de SAP Business One. Puede vincular documentos y adjuntos,

así como contenido de formato libre como mensajes de correo electrónico.



8

Figura 8-5: Introducción de actividades de ventas en SAP Business One

Para programar reuniones, sólo tiene que hacer clic en el icono del calendario de la barra de

herramientas de SAP Business One. El calendario le ofrece varias vistas, incluida una vista de grupo

que puede facilitar la programación de reuniones de equipo. Haga clic en una fecha y hora

determinadas y SAP Business One le lleva a la ventana Activity (Figura 8-5) donde puede describir

actividades y vincularlas a interlocutores comerciales y documentos.

Las actividades no sólo informan de lo que ha hecho con un contacto determinado, sino también lo

que tiene previsto hacer. Por ejemplo, registró una llamada de teléfono y estableció un recordatorio

de seguimiento para volver a llamar.

Cuando entra en SAP Business One aparecen recordatorios para actividades programadas que le

ayudan a gestionar su trabajo con los clientes.



8

Gestión de oportunidades de ventas enMicrosoft OutlookEs cierto que con SAP Business One puede gestionar actividades de ventas y que esto puede

resultar muy práctico para actualizar oportunidades de ventas o introducir pedidos de clientes, por

ejemplo. Pero como muchas personas utilizan Microsoft Outlook para gestionar su correo

electrónico y su agenda diaria, tiene la posibilidad de utilizar la aplicación complementaria de

integración de Microsoft Outlook para que SAP Business One pueda realizar un seguimiento de

su trabajo diario con oportunidades de ventas.

La integración de Microsoft Outlook le permite consultar datos de ventas sin tener que acceder

permanentemente a SAP Business One. Esto es especialmente útil para los responsables de ventas

que viajan con frecuencia y necesitan ser capaces de consultar datos de clientes y de personas

interesadas mientras están de viaje. Por ejemplo, un responsable de ventas necesita prepararse para

una reunión en las instalaciones del cliente. La integración de Microsoft Outlook le permite

sincronizar la información entre sus contactos en Microsoft Outlook y sus interlocutores

comerciales en SAP Business One.

Alerta sobre la instalación de la aplicación complementaria de integración deMicrosoft Outlook. La integración de Microsoft Outlook requiere que su consultor deimplementación instale una aplicación complementaria de SAP Business One.

El responsable de ventas puede generar una instantánea en Excel con datos de clientes adicionales,

como actividades abiertas, entregas abiertas y facturas, así como ofertas y pedidos que es necesario

procesar. Puede cambiar datos y sincronizar los cambios posteriormente con SAP Business One.

También es posible que un responsable de ventas cree ofertas directamente desde Microsoft Outlook

y las envíe al cliente por correo electrónico. En la sincronización siguiente, la oferta se importará a

SAP Business One y estará disponible para que el departamento de ventas la continúe procesando.

La Figura 8-6 muestra la funcionalidad de la aplicación complementaria de integración de Microsoft

Outlook.



8

Figura 8-6: La integración de Microsoft Outlook con SAP Business One sincroniza su trabajo enMicrosoft Outlook con su trabajo en SAP Business One

¿Qué se puede hacer con la integración de Microsoft Outlook? Observe la lista siguiente:

Importar contactos desde SAP Business One y sincronizarlos con Microsoft Outlook

Guardar mensajes de correo electrónico y documentos adjuntos como actividades de

SAP Business One

Importar a Microsoft Outlook tareas y actividades de calendario creadas en SAP

Business One

Editar, ver y crear ofertas de ventas y guardarlas en SAP Business One

Crear instantáneas totalmente actualizadas de actividades de ventas de clientes y

compras de proveedores

Lo más importante es que la integración de Microsoft Outlook le ayuda a aumentar su productividad

y a simplificar su trabajo. Le proporciona un modo global e integrado de gestionar su agenda, correo

electrónico y actividades a la vez que le permite acceder a la última información desde SAP Business

One.



8

¿Qué aspecto tiene la integración de Microsoft Outlook?La Figura 8-7 muestra la integración de SAP Business One en Microsoft Outlook. Para trabajar

con la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook, debe haber iniciado una

sesión en SAP Business One.

Figura 8-7: Menú de SAP Business One en Microsoft Outlook

Sincronización de SAP Business One y Microsoft OutlookSAP Business One tiene personas de contacto, actividades y documentos. Microsoft Outlook

tiene citas de calendario, contactos y tareas. Dado que esta información se almacena en bases de

datos separadas, es importante sincronizarla. Y para sincronizar esta información necesitamos un

vínculo común entre Microsoft Outlook y SAP Business One. La información del interlocutor

comercial sirve de vínculo común entre las dos aplicaciones.

Por lo tanto, para la sincronización con SAP Business One, cada cita de calendario, contacto o tarea

en Microsoft Outlook debe estar asociada a un interlocutor comercial. Para asociar un contacto

con un interlocutor comercial, visualice el contacto en Microsoft Outlook y seleccione SAP Business

One Associate with para abrir la ventana Associate with que se muestra en la Figura 8-8.



8

Figura 8-8: Asociación de un contacto de Microsoft Outlook con un interlocutor comercial de SAPBusiness One

Haga clic en el botón de consulta situado a la derecha del campo Business Partner Code para

visualizar una lista de interlocutores comerciales o haga clic en Recommend para ver la ventana

Select Contact from Recommendation. En esta ventana se muestran los interlocutores comerciales

que comparten el mismo nombre de dominio de correo electrónico con el contacto de Microsoft

Outlook. Seleccione el interlocutor comercial que corresponda y haga clic en OK.

Si los nombres de contactos de Microsoft Outlook y de SAP Business One son diferentes, se

activa de forma automática el botón Create as New Contact Person. Si los nombres son los

mismos, el botón Use Existing Contact está activado. Haga clic en Synchronize This y, después en

OK para cerrar el mensaje que aparece. A continuación, haga clic en Save and Close. En este punto,

puede ir a SAP Business One y comprobar si el contacto de Microsoft Outlook está incluido en el

registro de interlocutores comerciales.

Las tareas y citas de calendario se asocian con interlocutores comerciales de SAP Business One de

un modo intuitivo similar. Cuando añade una cita a su calendario de Microsoft Outlook y sincroniza

la información, se actualiza su calendario de SAP Business One. Las tareas se añaden como

actividades a SAP Business One de forma parecida.



8

Alerta sobre supresión de citas de calendario, tareas y contactos. Cuando borre una citade calendario, tarea o contacto en Microsoft Outlook, compruebe si se debe borrar también enSAP Business One. Puesto que las supresiones son irreversibles, no se realizan de formaautomática.

Sincronización masiva

Generalmente, no querrá sincronizar sólo un contacto, una cita de calendario o una tarea, sino varias

a la vez. Para realizar una sincronización masiva, en Microsoft Outlook seleccione SAP Business One

Synchronization Quick Synchronize. Si quiere tener un control restringido de lo que se

sincroniza, elija Synchronization Synchronize. Consulte la ayuda en línea para obtener

información más detallada.

Guardar un correo electrónico como una actividadMantener mensajes de correo electrónico dentro de un registro de interlocutores comerciales es una

gran estrategia. Todas las personas de la empresa pueden ver el correo electrónico relacionado con

un interlocutor comercial determinado, lo cual permite a todo el mundo tener la información

completa sobre un determinado cliente o contacto interesado.

Otra ventaja fundamental de guardar el correo electrónico como actividad es que puede crear

automáticamente actividades de seguimiento que le recuerden determinadas acciones. Para

especificar cuál debe ser la actividad de seguimiento en Microsoft Outlook seleccione SAP Business

One Default Settings Save E-mail as Activity.

Para guardar un correo electrónico como actividad, abra el mensaje de correo en Microsoft Outlook,

elija Quick Save E-mail as Activity o Save E-mail as Activity del menú de SAP Business One en

Microsoft Outlook. De manera similar a la sincronización, la selección de Save E-mail as Activity

le permite tener un control restringido sobre cómo se guarda exactamente el correo electrónico,

incluyendo, si fuese necesario, la creación de una nueva persona de contacto para el interlocutor

comercial. Puede decidir si quiere guardar cualquier documento adjunto con el mensaje de correo

electrónico. La Figura 8-9 muestra el aspecto de un mensaje de correo electrónico en SAP Business

One. Este mensaje de correo electrónico era una actividad de seguimiento de la llamada telefónica.

Para ver un documento adjunto, sólo tiene que hacer doble clic en la pestaña Attachments de la

ventana Activity.



8

Figura 8-9: Correo electrónico de Microsoft Outlook guardado como actividad en SAP BusinessOne

Trabajar con ofertas en Microsoft OutlookLas ofertas en Microsoft Outlook funcionan de un modo ligeramente diferente al que hemos

explicado hasta el momento. Para importar ofertas de SAP Business One, vaya al menú SAP

Business One en Microsoft Outlook y elija Quotations Set Filter para visualizar la ventana

Quotations Filter. En esta ventana se configuran las opciones que filtran qué ofertas se importan.

Haga clic en Save and Refresh para importar ofertas con estas opciones. Las ofertas se almacenan en

una carpeta de correos electrónicos denominada Quotations, que se muestra en la Figura 8-10.

Puede crear ofertas en SAP Business One y después importarlas a Microsoft Outlook. Después de la

importación, puede visualizarlas, editarlas o enviarlas como correos electrónicos. También puede

crear nuevas ofertas directamente en Microsoft Outlook. La ventana Quotation le proporciona

acceso directo a información como por ejemplo cantidades de almacén y los últimos precios, tal

como estén creadas las ofertas en SAP Business One. De hecho, cuando añade o actualiza ofertas a

través de Microsoft Outlook, se actualizan o se añaden a SAP Business One y no es necesario ningún

otro paso adicional (como la sincronización).



8

Figura 8-10: Importación de ofertas de ventas a Microsoft Outlook

Generación de instantáneas de la actividad de interlocutorescomercialesLas instantáneas le ofrecen información detallada y potente para que pueda trabajar de manera eficaz

con clientes y clientes potenciales. La integración de Microsoft Outlook le ofrece la oportunidad de

ver una instantánea de información sobre interlocutores comerciales cuando sincroniza

información de un contacto determinado. Si selecciona Synchronize This en el menú SAP Business

One de Microsoft Outlook, se le solicita que cree una instantánea de información para ese interlocutor

comercial. Las instantáneas son libros de trabajo de Excel que proporcionan información detallada

sobre un interlocutor comercial concreto. Puede elegir entre 10 plantillas de instantáneas o crear las

suyas propias.

Puede seleccionar una instantánea y generarla en un paso al visualizar el contacto en Microsoft

Outlook y elegir SAP Business One Associate with. Aparece la ventana Associate with, tal como

se muestra en la Figura 8-11.



8

Figura 8-11: Selección de una instantánea

En la pestaña Snapshot, elija una Snapshot Template de la lista desplegable. Para generar la

instantánea, haga clic en Synchronize This.

La instantánea que se crea aparece en la pestaña General del registro de contactos de Microsoft

Outlook. Haga doble clic en la instantánea para abrirla en Microsoft Excel, tal como se muestra en

la Figura 8-12.

Figura 8-12: Una instantánea de un cliente abierta en Microsoft Excel



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La instantánea incluye una página de resumen (se muestra de por defecto) que está vinculada a hojas

de trabajo detalladas para toda la información resumida. Para ver más detalles sobre las llamadas de

servicio en la instantánea que se muestran en la Figura 8-12, por ejemplo, haga doble clic para ir a la

página del libro de trabajo o simplemente elija la pestaña Service Calls situada en la parte inferior del

libro de trabajo.

De Microsoft Outlook a SAP Business OneEn las secciones anteriores se ha definido lo que se puede hacer en Microsoft Outlook para gestionar

su trabajo diario de convertir clientes potenciales en ventas. Todavía hay una cosa más que puede

hacer en Microsoft Outlook para que le resulte más fácil gestionar estos datos: SAP Business One

dispone de datos clave sobre previsiones e informes de ventas que se deben actualizar con

regularidad. ¿Por qué no configura un recordatorio en Microsoft Outlook una vez que decida la

frecuencia de actualización de las oportunidades de ventas en SAP Business One, ya sea diaria,

semanal o bisemanal? En concreto, actualice el valor de la oportunidad (si varía), la fase de ventas a

medida que progresa y el estado de cada oportunidad.

Creación de informes sobre oportunidadesde ventasLa creación de informes sobre oportunidades de ventas es un paso clave, tanto para los comerciales

individuales como para los responsables comerciales y los directivos de la empresa. El menú

principal de SAP Business One contiene 11 informes de ventas estándar que puede crear para

gestionar las oportunidades de ventas y realizar previsiones y análisis. Para generar cualquiera de

estos informes, seleccione Sales Opportunities Sales Opportunities Reports y elija el informe en

el que esté interesado. La tabla de la página siguiente resume los informes disponibles.

Con estos informes, puede analizar todos los aspectos del proceso de ventas para determinar el

estado de las oportunidades que están actualmente sobre la mesa, así como de aquellas que se han

cerrado. Estos datos ayudan a sus responsables de ventas a planificar la estrategia y a evaluar lo que

funciona y lo que no en términos de obtención de nuevos negocios.



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Informe Criterios de selección Información que muestra

Previsión deoportunidades

Interlocutor comercial, territorio,empleado de ventas principal,último comercial, fase, fecha,sector, documentos, importe,porcentaje, orígenes, partners ycompetidores

Todas las oportunidades de ventasabiertasOrden de clasificación: territorio,empleado de ventas principal,interlocutor comercial (dos nivelesde agrupación)

Previsión deoportunidades a lolargo del tiempo

Igual que la previsión deoportunidades más el estado

Previsión que puede facilitar lasperspectivas de ingresos a lalarga; puede incluir oportunidadescerradasOrden de clasificación: mes,trimestre y año

Estadística deoportunidades

Igual que previsión deoportunidades a lo largo deltiempo

Oportunidades abiertas, ganadas,perdidas y totalesOrden de clasificación: igual queprevisión de oportunidades másnúmero de artículo y grupo deartículos (dos niveles deagrupación)

OportunidadesIgual que previsión deoportunidades a lo largo deltiempo

Lista simple ordenada por númerode oportunidad

Análisis de la fase

Rango de fechas de inicio, rangode fechas de cierre previstas,fase de ventas, empleado deventas, interlocutor comercial yse pueden incluir, de formaopcional, oportunidades con unafecha de cierre vencida

Un informe gráfico (consulte laFigura 8-3) que se puede utilizarpara analizar las fases en las queestán las oportunidades y losporcentajes de cierre reales paracada venta

Distribución deorígenes en eltiempo

Igual que previsión deoportunidades a lo largo deltiempo

Oportunidades de ventas pororigen; se puede visualizar enformato gráfico

Oportunidadesganadas

Rango de fechas de inicio, rangode fechas de cierre, empleadode ventas e interlocutorcomercial

Oportunidades de ventas que sehan ganado

Oportunidadesperdidas

Igual que oportunidadesganadas

Oportunidades de ventas que sehan perdido

Mis oportunidadesabiertas

Sin criterios de selección Oportunidades de ventas abiertas

Mis oportunidadescerradas

Sin criterios de selección Oportunidades de ventas cerradas



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Oportunidadesprevistas

Interlocutor comercial, empleadode ventas, fase, fecha,documentos, importes yporcentaje

Visualización gráfica de las ventasprevistas (Figura 8-13); haga cliccon el botón derecho en el gráficopara crear un análisis deoportunidades dinámicas (Figura8-14)

Ejecución del informe de oportunidades previstasQuizá uno de los informes más importantes sea el informe Opportunities Pipeline, que se muestra

en la Figura 8-13, ya que proporciona una respuesta visual a la eterna pregunta de ventas “¿Qué

tenemos en perspectiva?” Este informe se utiliza para analizar las oportunidades abiertas en las

previsiones de ventas y facilita la tarea de identificar la proporción de oportunidades abiertas en cada

fase con relación a todas las oportunidades abiertas.



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Figura 8-13: Informe de oportunidades previstas



8

Puede visualizar Opportunities Pipeline como un gráfico de cambio dinámico seleccionando Goto

Dynamic Opportunity Analysis o haciendo clic con el botón derecho en Opportunity Pipeline y

seleccionando esta opción (consulte la Figura 8-14).

Figura 8-14: Representación dinámica de las oportunidades de ventas previstas

La ventana Dynamic Opportunity Analysis representa cada oportunidad de ventas como un globo

cuyo tamaño se corresponde al importe potencial de la oportunidad de ventas. Se incluyen las

oportunidades de ventas abiertas y cerradas. Cada división vertical representa una fase del proceso de

ventas. Los globos se mueven de acuerdo con su estado cambiante a lo largo del eje longitudinal, que

representa las fases del proceso de ventas.



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Lista de verificación de oportunidades deventas

Configuración de oportunidades de ventasVaya a Administration Setup Sales OpportunitiesConfigure fases de ventas y defina un porcentaje de cierre para cada faseConfigure competidores, partners y relaciones

Introducción de una oportunidad de ventas

Desde el menú principal, vaya a Sales Opportunities Sales OpportunitySeleccione un interlocutor comercial o cree uno nuevo para este cliente potencialIntroduzca una fecha de cierre previstaIntroduzca un importe potencial para esta ventaIntroduzca otra información que desee, por ejemplo competidores y partners

Creación de informes sobre oportunidades de ventasDesde el menú principal, vaya a Sales Opportunities Sales Opportunities ReportsSeleccione un informe de la lista

Introducción de una actividad de ventas en SAP Business OneSeleccione Main Menu Business Partners ActivityEspecifique una actividadEspecifique un interlocutor comercial, una fecha y cualquier otro dato adicional

Asociación de un contacto de Microsoft Outlook con un interlocutor comercial deSAP Business One

En Microsoft Outlook, seleccione un contactoElija SAP Business One Associate withSeleccione un interlocutor comercial

Sincronización de SAP Business One y Microsoft OutlookEn Microsoft Outlook, elija SAP Business One Synchronization SynchronizeConfigure los parámetros de sincronización y resuelva cualquier conflicto

Sincronización de un contacto y creación de una instantáneaEn Microsoft Outlook, seleccione un contactoEn la ventana Contact, elija SAP Business One Synchronize ThisCuando se le solicite que cree una instantánea para este interlocutor comercial,

haga clic en Yes


XL ReporterContenido del capítulo

Visión general de XL Reporter

Creación de un informe en Report Composer

Guardar los informes

Ampliación de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer

Ahora que SAP® Business One ya está instalado y en funcionamiento y ya comprende la lógica

empresarial, le interesará utilizar la información de SAP Business One para tomar decisiones

fundamentadas. Con XL Reporter puede crear vistas personalizadas de información sobre sus

actividades empresariales que pueden ser tan globales o tan detalladas como desee.

Es muy posible que un responsable de ventas, antes de revisar 10 informes, prefiera un panel que

muestre dónde se encuentran las oportunidades de ventas previstas, los 10 clientes potenciales

principales clasificados por la importancia del negocio y un análisis competitivo. Un director

ejecutivo puede querer información resumida de los informes en módulos diferentes (créditos

generales, un resumen de datos de ventas, informes de inventario y, por supuesto, los resultados: un

resumen de pérdidas y ganancias). O quizá un panel con una serie de los 10 informes principales,

como las 10 principales ofertas abiertas, las 10 oportunidades de ventas principales, los 10 pedidos

principales, etc.

Con la herramienta XL Reporter puede crear todos estos informes y muchos otros. Esta herramienta

le ofrece unas posibilidades ilimitadas. Sean cuales sean las necesidades de su empresa, puede

utilizar XL Reporter para consultar el gran almacén de datos de SAP Business One y utilizar estos

datos para tomar decisiones fundamentadas sobre cómo conseguir que su empresa crezca y prospere.

En este libro hemos explicado un gran número de informes estándar y también hemos destacado

muchos. XL Reporter le permite ampliar estos informes estándar o crear sus propios informes para

satisfacer las necesidades particulares de su empresa y sus objetivos.

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XL Reporter


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Visión general de XL ReporterXL Reporter, como su nombre indica, está totalmente integrado con Microsoft Excel, lo cual le

proporciona una interfaz familiar y le permite aprovechar los conocimientos que ya posee para crear

sus propios informes. Le informa sobre datos productivos, lo cual garantiza que los informes ofrecen

información actualizada de SAP Business One. Puede ver datos en forma de resumen y, después,

acceder al nivel de transacción desglosado si lo desea.

XL Reporter ofrece funciones sofisticadas, como la capacidad para programar la generación y

entrega de informes. Con XL Reporter puede crearlo todo a partir de consultas rápidas que responden

preguntas urgentes en paneles personalizados para los responsables de la toma de decisiones, que

necesitan estar siempre al tanto del negocio.

Componentes de XL ReporterXL Reporter está formado por tres módulos: Report Composer, Report Designer y Report

Organizer.

Alerta sobre la instalación. XL Reporter es una aplicación complementaria de SAP BusinessOne, por lo que se debe instalar por separado.

Report Organizer

Cuando inicie XL Reporter, verá Report Organizer, que tiene una interfaz similar al Explorador de

Windows. Le permite empaquetar, distribuir y organizar los informes que cree. También le permite

agregar informes al menú principal de SAP Business One.

Report Composer

Gracias a la interfaz de arrastrar y soltar de Report Composer es más fácil comenzar a crear

consultas e informes personalizados inmediatamente. Incluso en esta herramienta básica, los

informes ofrecen la funcionalidad de desglose.

Los informes que crea con Report Composer se pueden imprimir, guardar y distribuir. Se les puede

dar formato con plantillas de Excel. A continuación, puede guardar estos informes como definiciones

de informe y mejorarlos con Report Designer.

XL Reporter


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Report Designer

Report Designer utiliza Microsoft Excel como interfaz. Combina la potencia de Microsoft Excel

con las herramientas de XL Reporter, lo cual le permite crear informes y paneles avanzados. Con

Report Designer puede crear fórmulas personalizadas y diseños de informes, así como ver y

ejecutar informes acabados.

La tabla siguiente le permite comparar de un vistazo Report Composer y Report Designer.

Característica Report Composer Report Designer

Formato Básico (utiliza plantillaspredefinidas) Avanzado

Informes gráficos Sin gráficos Diagramas completos ygráficos de Microsoft Excel

Filtros Filtros básicos Filtros amplios

Interfaz de usuario

Se trabaja en la interfazsencilla de arrastrar ysoltar de ReportComposer

Se trabaja directamente enMicrosoft Excel

Formato de fichero de losinformes producidos Microsoft Excel Microsoft Excel

Paneles personalizados No Sí

Formación necesaria Ninguna; interfazguiada sencilla

Recursos de formacióndisponibles en el portal declientes de SAP Business One

Capacidad para aplicar lasplantillas de diseño deMicrosoft Excel

Sí Sí

Capacidad para combinarfunciones de Microsoft Excelcon funciones de XL Reporter

No Sí

¿Quién utiliza XL Reporter?Generalmente, una o dos personas de la empresa aprenden a utilizar XL Reporter. Los usuarios de

XL Reporter suelen pertenecer al departamento de TI, pero pueden ser de contabilidad, ventas u otro

departamento con necesidades de creación de informes importantes. Deberá comentar la

implementación de XL Reporter con su consultor de implementación para tratar cuestiones relativas

a los permisos. Estas cuestiones pueden ser importantes porque las personas que utilicen XL

Reporter deben estar autorizadas como superusuario en SAP Business One. Si desea utilizar XL

Reporter y no tiene acceso de superusuario, puede configurar una empresa de demostración o de

prueba donde podrá crear informes que luego se podrán importar a la empresa de producción.

XL Reporter


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Creación de un informe en Report ComposerDurante nuestro recorrido por XL Reporter aprenderá a crear consultas que proporcionan respuestas

inmediatas. También aprenderá cómo convertir una consulta en una definición de informe que se

pueda guardar y ejecutar desde el menú principal de SAP Business One, si lo desea.

Inicio de XL ReporterXL Reporter es una aplicación complementaria de SAP Business One. Las aplicaciones

complementarias se pueden iniciar de forma automática o manual, en función de cómo estén

configuradas. En el menú Tools, compruebe si aparece XL Reporter, tal como se muestra en la Figura

9-1.

Figura 9-1: Menú Tools de SAP Business One

Si XL Reporter está instalado pero no aparece en el menú Tools, puede iniciarlo en esta sesión

seleccionando Administration Add-Ons Add-On Manager, después XL Reporter y, a

continuación, haciendo clic en Start. Si desea que XL Reporter se inicie de forma automática

cuando inicie SAP Business One, lo cual significa que la opción XL Reporter siempre aparecerá

en el menú Tools, seleccione Administration Add-Ons Add-On Administration. Configure el

grupo predeterminado de XL Reporter como automático y haga clic en Update. La próxima vez que

inicie SAP Business One, XL Reporter se iniciará automáticamente.

XL Reporter


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Para iniciar manualmente XL Reporter, seleccione Tools XL Reporter. XL Reporter se ejecuta

como un programa independiente, por lo que debe seleccionarlo de la barra de tareas de Windows;

aparece en su propia ventana, tal como se muestra en la Figura 9-2.

Figura 9-2: Interfaz de Report Organizer

En este capítulo, después de crear un informe analizaremos con más detalle Report Organizer. Por

ahora, haga clic en el icono Report Composer para abrir Report Composer.

XL Reporter


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Creación de un informe con Report ComposerEn esta sección, crearemos un informe de muestra en Report Composer, descrito en la Figura 9-3.

La ventana Report Composer está dividida en varias áreas, que incluyen un área de datos, un área

de selecciones, un área de agrupación azul y una gran área gris de visualización de informes.

Figura 9-3: Ventana de Report Composer

El área de datos tiene pestañas que agrupan elementos de datos en los módulos de SAP Business

One. Cada pestaña ofrece elementos de datos que puede seleccionar y arrastrar para incluirlos en el

informe. Sólo tiene que hacer clic en un elemento y arrastrarlo al área gris de visualización de

informes situada cerca de la parte inferior de la ventana.

XL Reporter


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Si observa con más detalle el área de datos, puede ver un icono a la izquierda de cada elemento de

datos. Este icono ofrece información sobre el tipo de elemento de datos y qué se puede hacer con él.

Los iconos hacen referencia a tres tipos básicos de elementos de datos:

Dimensiones : las dimensiones son elementos de datos con atributos. El interlocutor

comercial es una dimensión y tiene numerosos atributos, incluido un saldo de cuenta,

nombre, límite de crédito, dirección de facturación y número de fax, por mencionar

sólo algunos. Después de arrastrar una dimensión al área de visualización del informe,

puede hacer clic con el botón derecho sobre él para agregar sus atributos al informe.

Dimensiones ligeras : estas dimensiones se denominan “ligeras” porque son

elementos de datos simples que no tienen atributos. Algunos detalles relacionados con

los documentos, como las fechas, son dimensiones ligeras.

Medidas : las medidas son números como cantidades, importes y precios.

Concretaremos con un ejemplo estos elementos de datos y su aplicación práctica. En esta sección del

capítulo puede seguir las indicaciones como si fuese un tutorial y adquirir los conocimientos

necesarios para crear sus propios informes especiales.

Si utiliza la empresa de demostración que incluye SAP Business One, OEC Computers, los

resultados serán similares (aunque no idénticos) a los que se muestran en este capítulo. Si no utiliza

esta empresa, puede continuar, pero los datos que va a obtener de SAP Business One y los que se van

a visualizar en XL Reporter serán diferentes.

Selección de elementos de informePara comenzar, seleccione la pestaña Sales-A/R en el área de datos próxima a la parte superior de la

ventana Report Composer. Seleccione Business Partner y arrástrelo al área de visualización de

informes, la gran área gris situada cerca de la parte inferior de la ventana. Haga clic con el botón

derecho en Business Partner para visualizar el menú contextual, como se muestra en la Figura 9-4.

XL Reporter


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Figura 9-4: Visualización de atributos de Business Partner

Al crear informes, este menú contextual es muy importante, así que examinaremos más de cerca

algunas de sus opciones:

Delete Business Partner - BP Code: elimina la columna actual

Delete All Columns: elimina todas las columnas y vuelve a empezar

Expand Business Partner as Column: crea una columna para cada interlocutor

comercial

Display Business Partner BP Name: muestra el nombre del interlocutor comercial en

lugar de su código

Display Code for All Dimensions: muestra el código en lugar del nombre de todas las

dimensiones incluidas

Display Name for All Dimensions: muestra el nombre en lugar del código de todas las

dimensiones incluidas

Display More Attributes: accede a un menú con los atributos posibles de una

dimensión (recuerde: sólo las dimensiones tienen atributos)

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Seleccione Display Business Partner BP Name: XL Reporter consulta la base de datos y, a

continuación, muestra los nombres de los interlocutores comerciales de la lista, tal como se muestra

en la Figura 9-5.

Figura 9-5: Visualización de nombres de interlocutores comerciales

Ahora volvamos al área de datos y seleccionemos más elementos de datos. Puede desplazarse por la

lista tecleando la primera letra del nombre del elemento de datos. Escriba S para llegar el siguiente

elemento de datos que empieza por S, que debería ser Sales Document Type. Arrastre este elemento

a la zona de visualización de informes. Ahora arrastre Sales Employee a la zona de visualización de

informes. A continuación, el informe necesita una medida. Escriba R varias veces (o desplácese)

para llegar a Row Total y arrástrelo al área de visualización de informes.

Aunque la columna Business Partner tiene datos (los nombres), las otras columnas (Sales Document

Type, Sales Employee, and Row Total) están en blanco, como se muestra en la Figura 9-6.

XL Reporter


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Figura 9-6: Elementos de datos que inicialmente tenían columnas en blanco

Haga clic en el icono de actualización de la barra de herramientas para rellenar el informe

con datos productivos, como se muestra en la Figura 9-7.

Figura 9-7: Al hacer clic en el icono de actualización el informe se rellena con datos

Especificar una selecciónEn este momento el informe enumera todos los documentos de ventas. Pero ¿y si quisiéramos ser

más específicos y mostrar sólo los pedidos de cliente? Esto se denomina una selección. Como sólo

XL Reporter


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vamos a visualizar un tipo de documento de ventas, primero eliminamos la columna Sales Document

Type arrastrándola a la papelera de reciclaje situada a la derecha de la ventana.

Ahora seleccione Sales Document Type del área de datos y arrástrelo al área de selecciones

situada en el centro de la ventana. A la derecha de Sales Document aparece un campo en el que

podemos especificar una selección, como se muestra en la Figura 9-8. Haga clic en el botón

de lista de la selección para visualizar la ventana Dimension Lookup. (La X situada a la derecha

del botón de lista de la selección le permite cancelarla.)

Figura 9-8: Especificación de una selección

La ventana Dimension Lookup le permite especificar uno o varios tipos de documentos de ventas

para incluirlos en el informe. Al hacer clic en Sales Order, como se muestra en la pestaña List en la

Figura 9-8, se añade este criterio al área Selection situada en la parte inferior de la ventana.

También puede agregar otros criterios seleccionando, por ejemplo, ofertas de ventas además de

pedidos de cliente.

Una selección puede ser una dimensión o una dimensión ligera, como una fecha. No es posible

utilizar una medida como criterio de selección. Si selecciona una fecha, aparecerá un calendario

donde podrá elegirla en lugar de la ventana Dimension Lookup.

Haga clic en OK para terminar su selección y, a continuación, haga clic en el icono de actualización.

Ahora el informe sólo muestra los pedidos de cliente.

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Agrupación del informeAhora vamos a agrupar, o a ordenar, este informe por empleado de ventas. Para hacerlo, simplemente

arrastre la cabecera de la columna Sales Employee al área de agrupación azul situada justo encima

de ella. El informe se actualiza automáticamente y se ordena por empleado de ventas, tal como se


Figura 9-9: Agrupación del informe

Nota sobre agrupación. Puede tener varios niveles de agrupación; por ejemplo, puede agruparpor territorio de ventas y, a continuación, por empleado de ventas.

Adición de período financieroPor ahora, hemos estado trabajando con campos en la pestaña Sales-A/R. Generalmente, usted utiliza

campos de un solo módulo para crear sus informes en el Report Composer, pero algunos campos se

pueden incluir desde otros módulos. El período financiero es un campo útil para incluir en los

informes.

Seleccione la pestaña Financials y, a continuación, pulse la tecla F para llegar a Financial Period.

Arrastre Financial Period al área gris de creación de informes. XL Reporter agrega una columna

en blanco para Financial Period.

XL Reporter


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Cuando haga clic en el icono de actualización, XL Reporter reorganizará las columnas situando

Financial Period antes de Row Total.

Despliegue de columnas¿Y si quiere que el informe muestre cada período financiero en una columna separada? Para ello,

deberá hacer clic con el botón derecho en la columna Financial Period y seleccionar Expand

Financial Period as Column. XL Reporter añadirá una columna para cada período financiero, tal

como se muestra en la Figura 9-10.

Figura 9-10: Despliegue del Financial Period como una columna

Tenga en cuenta que XL Reporter no muestra todos los períodos financieros, sólo aquellos en los que

había pedidos de cliente.

Adición de totales al informe¿Qué es un informe sin totales? Los totales le permiten ver al instante los resultados. Para añadir

totales al informe, haga clic con el botón derecho en cualquier parte del informe y seleccione Totals.

XL Reporter añade una fila de total general para todos los importes cerca de la parte superior del

informe, así como una fila de totales para cada empleado de ventas, como se muestra en la Figura

9-11.

XL Reporter


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Figura 9-11: Informe final, con filas para un total general y para los demás totales

Guardar los informesAcabamos de crear una consulta potente que muestra muchas de las funciones de Report Composer.

¿Qué podemos hacer con esta consulta? Podemos imprimirla utilizando el icono imprimir de la

barra de herramientas. Pero ¿qué hacemos para guardarla?

Guardar el informe como una consultaEs posible que empiece a trabajar en una consulta y quiera seguir con ella más tarde. Para guardar el

informe como una consulta, haga clic en el icono guardar , escriba un nombre para la consulta y

haga clic en Save en la ventana emergente. Se sigue viendo la consulta. En este momento, puede

cerrar Report Composer si lo desea. Como ejercicio rápido, haga clic en el icono consulta nueva

para borrar la pantalla (después de haber guardado el informe). Ahora haga clic en el icono abrir

, seleccione la consulta que ha guardado y haga clic en OK. Se vuelve a mostrar la consulta que

creó anteriormente.

Guardar el informe como una definición de informe¿Qué ocurre si queremos variar el formato o manipular los datos? ¿Y si queremos añadir este informe

al menú principal de SAP Business One para que otras personas puedan ejecutarlo? XL Reporter

XL Reporter


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nos ofrece estas posibilidades guardando el informe como una definición de informe. Una definición

de informe se puede guardar, revisar y volver a generar las veces que se desee como una copia del

informe actualizada, una instantánea de los datos. Piense en la copia del informe como si fuera una

tarta; la definición de informe es la receta que le permite preparar la tarta siempre que quiera. Otras

personas también pueden preparar la tarta o cambiar la receta. Y se puede guardar en un fichero de

receta compartida. La diferencia, claro está, es que es mucho más fácil elegir una opción y generar

un informe que preparar una tarta. De hecho, lo que hace SAP Business One es preparar la tarta

por usted, utilizando la definición de informe para generar un informe con datos actualizados

cuando lo desee.

Más concretamente, el informe que hemos iniciado en Report Composer se puede seguir mejorando,

tanto en lo referente al formato como al contenido de datos, en Report Designer.

Alerta sobre la creación de informes. Si genera un informe y crea una copia del informe oguarda el informe como una definición de informe, debe incluir una dimensión ligera o unamedida, según los requisitos de Report Designer. Si no incluye una dimensión ligera ni unamedida, el informe generado o definición de informe sólo incluirá títulos, no datos.

Para guardar el informe como una definición de informe, haga clic en el icono generar para abrir la

ventana Generate que se muestra en la Figura 9-12.

Figura 9-12: Ventana Generate

XL Reporter


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Escriba un nombre para el informe que sea lo más descriptivo posible. Este nombre aparecerá en el

menú de SAP Business One, por lo que es necesario que sea descriptivo, como por ejemplo

“Pedidos de cliente por empleado de ventas.” La opción para trabajar con esta consulta como

definición de informe, Edit Definition, está seleccionada de forma predeterminada. La otra opción,

Generate Report, crea una sola copia de este informe (en otras palabras, una tarta en vez de una

receta que se puede volver a utilizar). Marque Use Excel Template y haga clic en OK.

Sugerencia de formato en Report Composer. Su consultor de implementación puedeproporcionarle una plantilla de Microsoft Excel que esté personalizada para su empresa. Abra laplantilla en Microsoft Excel y guárdela como una plantilla para poder utilizarla con XL Reporter.

XL Reporter abre una ventana donde puede seleccionar una plantilla de Microsoft Excel que puede

utilizar para dar formato al informe. Seleccione la plantilla que le ha proporcionado su consultor de

implementación y haga clic en OK para visualizar la definición de informe en Report Designer,

como se muestra en la Figura 9-13.

Figura 9-13: Interfaz de Report Designer

Si lo desea, puede hacer clic en el icono para generar informes situado en la barra de

herramientas de Report Designer para crear una copia del informe en Microsoft Excel.

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Describiremos Report Designer y sus ventajas más adelante en este capítulo. Ahora, cierre Microsoft

Excel haciendo clic en Yes para guardar la definición de informe.

A continuación, vaya a Report Organizer haciendo clic en el icono de fichero de la barra de

herramientas de Report Composer. El informe que hemos creado aparece ahora en Report Organizar,

tal como se muestra en la Figura 9-14.

Figura 9-14: Definición de informe que aparece en Report Organizer

Adición del informe al menú principal de SAP Business OneAhora queremos añadir el informe de pedidos de cliente por empleado de ventas al menú principal

de SAP Business One. Nos gustaría que apareciese en el módulo Sales-A/R, así que arrastraremos la

definición de informe a esa carpeta de ficheros.

Seleccione File Update SAP Business One Main Menu. De este modo añadimos el nuevo

informe al menú principal de SAP Business One. Ahora volvamos a SAP Business One para

comprobarlo. Vaya a Main Menu Sales - A/R Sales Reports y desplácese hasta la parte

inferior de la lista para ver el informe que hemos creado. Las definiciones del informe creado con XL

Reporter empiezan por XL, así que el informe se llamará XL – Pedidos de cliente por empleado

de ventas (Sales orders by Sales Employee), tal como se muestra en la Figura 9-15. Es posible

que vea otras definiciones de informe de muestra que puede ejecutar y, si lo desea,

personalizar en Report Designer.

XL Reporter


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Figura 9-15: Definición de informe como opción del Main Menu de SAP Business One

Ampliación de los conocimientos de XLReporter con Report DesignerA medida que mejoran sus conocimientos de XL Reporter, puede crear paneles como el que se

muestra en la Figura 9-16. Si se fija en Report Designer, quizá se dé cuenta de que Report

Composer ofrecía una vista simplificada del panel Advanced Report Builder de la ventana

Dimension Lookup que utilizamos en el tutorial. Los conocimientos que adquirió al utilizar Report

Composer le serán útiles para aprender a usar las numerosas funciones de Report Designer, que

incluyen:

Creación de fórmulas y parámetros personalizados

Diseño de presentaciones que muestran los datos visualmente, lo cual ofrece una visión

de conjunto a los responsables de la toma decisiones

Optimización de las características y funciones de Excel a la vez que se exploran los

datos productivos de SAP Business One

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Figura 9-16: Panel creado en Report Designer

Cuando utiliza XL Reporter dispone de una ayuda en línea con sólo hacer un clic. Para obtener

información más pormenorizada, la mejor fuente para mejorar su conocimiento de XL Reporter, o

cualquier aspecto de SAP Business One, es el portal de clientes de SAP Business One en la

http://service.sap.com/smb/sbocustomer. Allí encontrará la siguiente información:

Definiciones de informes que puede descargar y personalizar

Guías “How-to” que proporcionan instrucciones de tutorial para crear informes

concretos y útiles en Report Designer

Cursos de e-learning, presentaciones grabadas y demostraciones de Adobe Flash

Una amplia gama de documentación

Información sobre formación presencial


Creación de documentos,autorizaciones y aprobaciones


Visión general de las funciones de creación de documentos

Autorizaciones, procedimientos de aprobación y borradores dedocumentos

Aceleración de la creación de documentos con asistentes

En este capítulo se examinan las funciones de creación de documentos como por ejemplo los

borradores de documentos, la creación de documentos a partir de otros y la creación masiva de

documentos. Estos son los tres modos con los que SAP® Business One ayuda a los usuarios a

acelerar y automatizar el proceso de creación de documentos. Al combinar autorizaciones y

aprobaciones con funciones de creación de documentos, la aplicación proporciona un poderoso

conjunto de herramientas para que los usuarios realicen sólo las tareas que son adecuadas para su

nivel de responsabilidad y autoridad.

Visión general de las funciones de creaciónde documentosLas funciones de creación de documentos de SAP Business One facilitan todo lo posible las

tareas repetitivas, de forma que con poco esfuerzo y trabajo sistematizado puede crear

rápidamente los documentos que necesite. Puesto que la creación de documentos es una

actividad central de SAP Business One, existen diferentes métodos para actuar en las diferentes

situaciones en las que se encuentran los usuarios. En las dos figuras siguientes se muestran los dos

modos más comunes de crear documentos manualmente y de forma individual: con el modo de

adición o utilizando un borrador de un documento existente.

Al desplazarse por el menú principal, el documento suele abrirse en modo Adición. Cuando busque

documentos o se desplace por ellos, puede entrar en el modo Adición pulsando Ctrl + A o haciendo

clic en el icono del modo Adición (consulte la Figura 10-1). En el modo Adición, aparece el botón

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Creación de documentos, autorizaciones y aprobaciones


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Add en la parte inferior izquierda de la pantalla. Una vez introducidos los datos, puede contabilizar el

documento o añadir datos maestros haciendo clic en el botón Add.

Figura 10-1: Creación de documentos utilizando el modo Adición

En lugar de hacer clic en el botón Add, puede utilizar el menú File para guardar documentos como

borradores, como se muestra en la Figura 10-2. Un documento guardado como borrador se puede

utilizar como plantilla para crear documentos similares las veces que desee. Los borradores de

documentos también se utilizan para almacenar documentos que avanzan en un procedimiento de

aprobación.



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Figura 10-2: Utilización de borradores de documentos para crear documentos

Estos dos métodos de creación de documentos son directos y consisten en el proceso habitual de

rellenar y guardar un formulario.

Además de admitir la creación manual de documentos, SAP Business One ofrece dos asistentes para

la creación de documentos: el asistente de obtención de documentos y el asistente de creación de

documentos, que se explican con más detalle posteriormente en este capítulo.

Autorizaciones, procedimientos deaprobación y borradores de documentosLos procedimientos de aprobación y las autorizaciones son dos aspectos de definición de roles en

SAP Business One. Al conceder y limitar las autorizaciones de un usuario concreto, usted determina

a qué funciones puede acceder el usuario y qué acciones puede realizar. Los procedimientos de

aprobación proporcionan al administrador un modo de ajustar lo que puede hacer cada usuario.

Quizá se pregunte qué relación existe entre autorizaciones, procedimientos de aprobación y creación

de documentos. Todas estas características se pueden combinar; por ejemplo, un comercial puede

crear pedidos de cliente y conceder porcentajes de descuento específicos. Como administrador, usted

puede ajustar esta autorización de forma que el comercial pueda crear pedidos de cliente hasta un

importe determinado. También puede configurar procedimientos de aprobación de forma que el



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responsable del comercial tenga que aprobar los pedidos de cliente que superen un determinado

porcentaje de descuento.

Autorizaciones de usuariosEl proceso de configuración de autorizaciones en SAP Business One es parecido a entregar una serie

de claves que permiten acceder a ciertas características y funciones. Las autorizaciones permiten o

impiden que determinados usuarios o grupos de usuarios realicen funciones como:

Crear ciertos tipos de documentos

Ver o gestionar determinados tipos de datos

Crear cuentas de usuario

Establecer permisos para otros usuarios

Acceder a funciones del menú principal

Las autorizaciones utilizan el modelo organizativo de su empresa para que el acceso pueda estar

controlado por el nivel directivo de un miembro del personal. Las autorizaciones se pueden copiar de

un usuario a otro y se realiza un seguimiento de todos los cambios que se efectúan en las mismas.

El mecanismo de autorización de SAP Business One proporciona un control restringido de las

funciones de la aplicación a las que puede acceder cada usuario. Como se muestra en la Figura 10-

3, en la ventana Authorizations (que se abre al seleccionar Administration System Initialization

Authorizations) se recopila una lista de usuarios y una lista de todas las funciones disponibles en

cada módulo de SAP Business One.



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Figura 10-3: Ventana Authorizations

Cada módulo incluye una lista de las funciones disponibles y el acceso a los datos que se puede

conceder o denegar a cada usuario. Esta ventana proporciona parámetros adicionales para descuentos

máximos, salidas de caja y la utilización del cifrado.

Recomendación sobre el portal. Para conocer información detallada sobre las autorizaciones deusuario puede consultar la guía “Cómo definir autorizaciones” disponible enhttp://service.sap.com/smb/sbocustomer.



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Procedimientos de aprobaciónLos procedimientos de aprobación de SAP Business One son una recopilación de potentes

mecanismos para controlar qué puede hacer cada persona y a quién se le debe solicitar la

concesión de excepciones. Los procedimientos de aprobación implican el establecimiento de

límites de tamaño y naturaleza de las transacciones empresariales que cada usuario está autorizado a

ejecutar. Cuando alguien intenta contabilizar un documento que supera el límite establecido en los

procedimientos de aprobación, este documento se guarda de forma automática como borrador

durante el proceso de aprobación.

SAP Business One admite umbrales para aprobaciones, fases de aprobaciones y un mecanismo

con fines generales que puede someter a aprobación a casi cualquier tipo de documento. Cuando

un documento avanza por el proceso de aprobación, se guarda como borrador hasta que se concede la

aprobación y entonces la persona que inició el documento puede contabilizarlo.

Las aprobaciones tienen dos dimensiones:

Los umbrales de aprobación, que son criterios por encima o por debajo de las

aprobaciones y son necesarios para varias categorías de documentos.

Las fases de aprobación, que son los pasos que sigue una aprobación desde la persona

que creó la solicitud hasta una o varias personas que deben aprobar el trabajo

El mejor modo para comprender cómo funcionan las aprobaciones es con un ejemplo. Imaginemos

que Fred, el responsable de un departamento encargado de realizar pedidos de material de oficina,

tiene un límite de 1.000 dólares por pedido de compras. Un día, para preparar una gran reunión,

Fred tiene que realizar un pedido por un importe de material de oficina muy superior al normal. El

pedido de compras asciende a 2.000 dólares. Cuando Fred intenta añadir ese pedido de compras

recibe un mensaje que le indica que necesita una aprobación y que ya se ha solicitado. El pedido de

compras no se ha añadido, pero se ha guardado como borrador y se envía un mensaje al responsable

de Fred. Si el responsable de Fred concede la aprobación, Fred podrá añadir el pedido de compras.

En la Figura 10-4 se muestran los pasos del proceso de aprobación.



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Figura 10-4: Pasos del proceso de aprobación

SAP Business One implementa el proceso descrito en el ejemplo mediante plantillas de aprobación

a las que se puede acceder a través del menú principal seleccionando Administration Approval

Procedures Approval Templates.



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Las plantillas de aprobación incluyen cuatro tipos de información:

En la pestaña Originator se especifican los usuarios a los que se aplica el

procedimiento de aprobación. El responsable del departamento del ejemplo debería

aparecer aquí.

En la pestaña Documents se indican los documentos que necesitan aprobación.

Siguiendo el ejemplo anterior, el pedido de compras estaría especificado aquí.

En la pestaña Stages se definen las fases de la aprobación. En nuestro ejemplo, habría

una fase creada para la aprobación del responsable.

En la pestaña Terms (que se muestra en la Figura 10-5) se establecen umbrales que

pueden iniciar una aprobación. Aquí es donde se fijaría el umbral de 1.000 dólares.

Se puede especificar un nombre para las plantillas (la plantilla de la Figura 10-5 se denomina

PO_APPROVAL). La casilla de verificación Active (situada a la derecha del campo Name) debe

estar marcada para que se aplique la plantilla de aprobación. Las plantillas de aprobación pueden

regir parámetros muy diversos; por ejemplo, en la Figura 10-5 se muestra una norma que requiere

una aprobación para un pedido por valor de más de 1.000 dólares.

Figura 10-5: Pestaña Terms de Approval Templates – ventana Setup



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Recordatorio sobre creación de informes de aprobación. Hay dos informes clave para lautilización diaria de las aprobaciones. El informe de estado de la aprobación muestra el estado dela solicitud de aprobación a las personas que la iniciaron. El informe de decisión de la aprobaciónmuestra a los autorizadores todos los documentos que están pendientes de aprobación. Ambosinformes son opciones que se encuentran en Administration Approval Procedures.

Con plantillas de aprobaciones configuradas correctamente, las aprobaciones se gestionan como se

indica a continuación. Cuando un usuario crea un documento que necesita ser aprobado, SAP

Business One envía un mensaje a la persona responsable de aprobar el documento (puede ser

necesaria una cadena de aprobaciones). La persona que autoriza puede aprobar o rechazar el

documento utilizando la ventana Messages/Alert Overview (mostrada en la Figura 10-6). Si tiene

avisos pendientes, esta ventana aparecerá cuando inicie la sesión en SAP Business One. Esta ventana

también puede aparecer cuando esté en la aplicación, dependiendo de la configuración que haya

realizado el administrador del sistema en Administration Alerts Management.

Figura 10-6: Ventana Messages/Alert Overview

En la ventana Messages/Alert Overview se muestra información sobre el documento que está

pendiente de aprobación; las personas responsables de la autorización pueden consultar

rápidamente los documentos que requieren su aprobación haciendo clic en las flechas de

navegación naranja. Estas personas pueden añadir comentarios que aclaren los motivos de sus

decisiones.



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Independientemente del resultado, en cuanto una persona responsable de la autorización realiza una

acción en un documento, SAP Business One envía un mensaje a la persona que creó el documento y

este mensaje se muestra en la ventana Messages/Alert Overview de ese usuario.

Si el documento está aprobado, la persona que lo creó puede convertir el borrador aprobado en un

documento directamente desde la ventana Messages/Alert Overview, si así lo desea.

Si la persona responsable de la autorización no aprueba el documento, la persona que lo creó también

recibe un mensaje que le informa al respecto. Como cabe esperar, en este caso el borrador no se

puede convertir en un documento normal.

Creación manual de borradores de documentosLos procedimientos de aprobación crean borradores de documentos de forma automática. Por

diversos motivos, también es posible crear borradores de documentos manualmente. Esto puede ser

necesario cuando un documento sólo se ha rellenado parcialmente y quiere completarse más tarde. O

si alguien sabe cómo rellenar parte del documento pero necesita ayuda para acabar otra parte. Los

borradores de documentos también se pueden utilizar como plantillas de documentos que se deben

rellenar varias veces con pocos cambios.

La creación manual de borradores de documentos en SAP Business One es simple y directa. Los

borradores de documentos se pueden crear para documentos de ventas y de compras. Cuando se

crean documentos en estas dos áreas, aparecerá activada la opción de menú Save as Draft en el menú

File (Figura 10-7).

Figura 10-7: Menú File para crear borradores de documentos



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Si guarda un documento como borrador, queda disponible para ser utilizado posteriormente. El

siguiente paso para utilizar un borrador de documento es buscar los borradores existentes y, a

continuación, elegir uno como base para crear un documento nuevo; este proceso se resume en la

Figura 10-8.

Figura 10-8: Buscar borradores de documentos

Después de abrir el borrador del documento, puede ajustar la información y volver a guardarlo como

borrador o como documento normal.

A continuación se muestran otros ejemplos de modos habituales de trabajar con los borradores de

documentos además de los que se han mencionado hasta ahora:

Crear plantillas para documentos periódicos

Guardar el trabajo para que lo utilicen otros miembros del personal

Capturar información para un documento que no está autorizado a aprobar

Guardar el trabajo en curso para retomarlo más tarde



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Los borradores de documentos se pueden borrar del informe Document Draft (consulte la Figura 10-

8) haciendo clic con el botón derecho sobre el borrador y seleccionando Remove del menú

contextual. Si añade un documento utilizando un borrador, éste no se borra automáticamente. Lo

puede borrar cuando ya no lo necesite. Los usuarios pueden guardar sus propios borradores y utilizar

los que creen otros usuarios.

Aceleración de la creación de documentoscon asistentesSAP Business One ofrece dos asistentes para automatizar la creación de documentos El asistente de

obtención de documentos le orienta por el proceso de creación de un documento nuevo utilizando

información procedente de uno o varios documentos como punto de partida. La copia automatizada a

y desde documentos en documentos nuevos ahorra tiempo y reduce los errores. Por ejemplo, envía

una oferta para un lote de productos y, después de hablar con el cliente, se da cuenta de que las

cantidades solicitadas han cambiado en varios artículos y uno de ellos ya no figura en el pedido. La

ventaja es que no tiene que volver a introducir los datos de la oferta en un pedido de cliente; puede

copiar la oferta en un pedido o copiar el pedido de una o varias ofertas. De este modo, SAP Business

One le ayuda a ahorrar tiempo y a evitar errores.

El asistente de creación de documentos crea de forma automática varios documentos de ventas

nuevos utilizando otros documentos de ventas como punto de partida. De este modo, por ejemplo,

todos los pedidos recogidos en un centro de atención telefónica se pueden convertir en notas de

entrega a la vez, de forma que dichos productos se pueden registrar como enviados desde el almacén.

O, si un pedido de cliente contiene artículos que se van a enviar a dos puntos, se pueden crear dos

notas de entrega para un pedido de ventas. Ambos asistentes se explican en las secciones siguientes.

Asistente de obtención de documentosEl asistente de obtención de documentos le ayuda a crear un documento nuevo a partir de uno

existente orientándole paso a paso a través del proceso y asesorándole al mismo tiempo. El asistente

está disponible para la mayoría de los documentos de los módulos de ventas y compras. Para

empezar proceso, puede crear una versión en blanco del documento. Por ejemplo, después de abrir

un pedido de cliente en blanco y especificar el cliente pertinente, ejecute el asistente haciendo clic

en el botón Copy From situado en la esquina inferior derecha de la ventana (consulte la Figura 10-

9).



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Elija el documento que desea utilizar para crear un documento nuevo en la lista de ofertas de ventas

seleccionables que se muestra. Se pueden utilizar varias ofertas de ventas en la creación de un nuevo

pedido de ventas.

Al elegir un documento se ejecuta el asistente de obtención de documentos, el cual le ofrece varias

opciones para personalizar y modificar los datos de acuerdo con el documento que se esté creando y

los documentos de origen utilizados para crearlo. Por ejemplo, puede decidir si desea utilizar el tipo

de cambio de cuando se creó la oferta de ventas o el tipo de cambio vigente que se actualiza día a día

en la tabla de tipos de cambio.

Figura 10-9: Inicio del asistente de obtención de documentos

Tal como se muestra en la Figura 10-10, puede optar por personalizar los datos a nivel de artículos:

aquí puede modificarlo prácticamente todo. Puede borrar filas, cambiar cantidades, modificar precios,

incluir descuentos, etc.



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Figura 10-10: Utilización del asistente para crear un pedido de cliente

El pedido de cliente recién creado tiene una nota que se crea automáticamente que indica qué oferta

u ofertas de ventas se han utilizado para crearlo. También es posible determinar el documento base a

partir del cual se ha creado un documento o el documento de destino creado a partir de un

documento base utilizando dos iconos de la barra de herramientas. Cuando se abre un documento

haciendo clic en el icono del documento base aparece una lista de documentos que se utilizaron

como base del documento actual. Al hacer clic en el icono documento de destino aparece el

último documento de destino creado utilizando como base el documento que esté abierto en

ese momento. Este modo de buscar documentos base y destino también funciona en el nivel de fila

de artículos específicos. Si marca una fila concreta y a continuación hace clic en los iconos de

documentos base o destino, puede ver el documento que fue base o destino de esa fila.

Asistente de creación de documentosEl asistente de creación de documentos automatiza el proceso de creación de documentos utilizados

en el proceso de ventas y suministro de SAP Business One. Cuando utilice el asistente, puede decidir

si crea documentos de destino como notas de entrega o facturas de forma automática utilizando

pedidos de cliente, entregas, devoluciones o facturas de deudores como base. El asistente de creación

de documentos está destinado a empresas que producen lotes de facturas o notas de entrega una vez

al día o una vez por semana.



10

Recordatorio sobre copias de seguridad. El asistente de creación de documentos puedecrear decenas o cientos de documentos de cada vez, muchos de los cuales tienen un impactosignificativo en la contabilidad y son difíciles de anular. Por este motivo, debe utilizar esteasistente con cuidado y, generalmente, sólo después de haber realizado una copia de seguridadde toda la base de datos. De este modo, la recuperación tras una acción equivocada se limita arestaurar la base de datos, en lugar de deshacer cientos de asientos de diario. Otra forma detrabajar de modo seguro con la creación de documentos es configurar el asistente para crear unborrador de documento que le permita ejecutar el asistente y ver si todo funciona correctamenteantes de contabilizar los documentos.

Dada su utilidad, normalmente su consultor de implementación le enseñará a utilizar el asistente de

creación de documentos. En esta sección se ofrece un resumen de los principales pasos de la

utilización del asistente de creación de documentos.

El asistente, que se inicia desde el módulo de ventas – cuentas de deudores, se abre con una pantalla

de bienvenida a la que sigue otra para el paso 1, que le permite recuperar un conjunto de

parámetros definidos guardados para una ejecución de creación de documentos. La pantalla del

paso 2 del asistente se muestra en la Figura 10-11.

Figura 10-11: Parámetros de documentos de destino



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Los parámetros de documentos de destino que se muestran en esta figura le permiten controlar el tipo

de documento que está creando (pedidos de cliente, notas de entrega, devoluciones o facturas) y

personalizar otras partes del documento.

En el paso 3 del asistente puede especificar qué documentos se utilizan como documentos base para

la creación de documentos. Igual que ocurría con el asistente de obtención de documentos, este

asistente le permite seleccionar documentos para utilizarlos en la creación de otros nuevos. En la

Figura 10-12 se muestra la pantalla que se utiliza para seleccionar los documentos base.

Figura 10-12: Selección de documentos de base

Una de las más potentes funciones del asistente de creación de documentos es su forma de

comprender qué documento tiene una autoridad mayor. Por ejemplo, si un pedido de cliente se creó a

partir de una oferta de ventas y tanto el pedido como la oferta están incluidos como documentos

base, el asistente de creación de documentos omite la oferta de ventas porque el pedido de cliente



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prevalece sobre ella. También se pueden utilizar los iconos de documentos base y destino para

buscar documentos base y destino que se crearon con el asistente de creación de documentos.

En el paso 4 del asistente, debe seleccionar si quiere consolidar documentos y cómo quiere hacerlo,

ya que se puede hacer por nombre de envío, condiciones de pago, método de pago o criterios

personalizados. En el paso 5, elija clientes específicos para los que deben crearse documentos en la

ejecución. En el paso 6 se especifica qué debe ocurrir si faltan datos o existen errores de contabilidad

o inventario al crear los documentos. Las opciones son saltar al documento siguiente, al cliente

siguiente u obtener una confirmación de forma interactiva.

En el paso 7 puede guardar los parámetros para la ejecución utilizando el nombre y la descripción,

iniciar la ejecución o ambas cosas. Antes de iniciar la ejecución, la aplicación le recuerda que debe

tener una copia de seguridad actual. En el paso 8, el asistente es un listado de los documentos que se

han creado, junto con cualquier mensaje de error que se pueda haber generado.

Aunque este resumen ofrece una buena descripción de lo que puede hacer el asistente de creación de

documentos, se recomienda solicitar la ayuda de su consultor de implementación o realizar

numerosos ensayos en un entorno de prueba antes de utilizar esta función en producción. Su gran

potencia va acompañada de una gran responsabilidad.


Selección de accesos directos deteclado

En este apéndice se han recopilado accesos directos de teclado prácticos que acelerarán su eficacia al

trabajar con SAP® Business One. Quizás le resulte útil tener una copia de este apéndice cerca del

teclado para consultarlo fácilmente.

Accesos directos generales

Tarea Acceso directoVisualizar el menú principal de SAP Business One Ctrl + 0 (cero, no la letra O)Imprimir el documento o registro actual Ctrl + PVisualizar un diario de transacciones Ctrl + JSalir de SAP Business One Ctrl + QDeshacer Ctrl + ZVolver a hacer Ctrl + May. + ZCortar Ctrl + XCopiar Ctrl + CPegar Ctrl + V

Buscar clientes o artículos que comiencen por una letraconcreta

Escribir letras en el camponombre o descripción *Tabulador

Seleccionar varios artículosMantener pulsado Ctrl yhacer clic en los artículos quedesee

Ver campos definidos por el usuario Ctrl + May. + UVer el registro o documento siguiente Ctrl + flecha derechaVer el registro o documento anterior Ctrl + flecha izquierdaPasar al modo Adición (si se visualiza un documento odatos maestros, se abre un documento en blanco o unapantalla de datos maestros)

Ctrl + A

Pasar al modo Buscar Ctrl + F

Cambiar un nombre de campo Ctrl y doble clic en el nombrede campo

Especificar la fecha actual en el campo de fecha * y tabuladorEspecificar una fecha del mes actual Día del mes y tabuladorEspecificar una fecha del año actual Día, mes y tabulador

Cerrar todas la ventanas salvo el menú principal de SAPBusiness One

May. y hacer clic en la X dela esquina superior derechade la ventana

A

Selección de accesos directos de teclado


A

Accesos directos de tabla

Tarea Acceso directoAñadir una fila Ctrl + IDuplicar una fila Ctrl + MEliminar una fila Ctrl + K

Ordenar la tabla por columnas en orden ascendente Doble clic sobre la cabecerade la columna

Ordenar la tabla por columnas en orden descendente Alt + doble clic sobre lacabecera de la columna

Mostrar información detallada sobre una fila Ctrl + LIr a la primera fila Ctrl + HIr a la última fila Ctrl + E

Accesos directos en documentos decompras y de ventas

Tarea Acceso directoCalcular el beneficio bruto Ctrl + GEspecificar un método de pago Ctrl + YCalcular el volumen y el peso Ctrl + WAbrir documento base Ctrl + NAbrir documento de destino Ctrl + TIr al campo de código de interlocutor comercial Ctrl + UIr al campo Remarks Ctrl + R

Elegir un número de serie para un artículo Ctrl + Tabulador en elcampo Item Quantity

Comprobar los últimos precios Ctrl + tabulador en elcampo Item Price

Visualizar artículos alternativos Ctrl + tabulador en elcampo Item No.

Copiar un importe al especificar un pago

Después de hacer clic en elicono de bolsa de dinero paraespecificar un pago entrante,pulse Ctrl + B para copiar elimporte en el documento


Configuración de interlocutorcomercial y artículo

En las tablas siguientes se muestran los requisitos previos para la configuración de interlocutores

comerciales y datos sobre artículos. Esta información es especialmente relevante cuanto se utiliza la

herramienta DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos.

Aunque la mayor parte de los elementos de datos no son obligatorios, si los ha definido, puede

configurarlos desde el inicio y sacar partido a toda la información que posee sobre interlocutores

comerciales y artículos para crear las vistas más completas que sea posible con esta información.

Estas tablas incluyen todos los elementos de datos de configuración básicos que se pueden añadir a

cada registro de datos maestros. Los elementos críticos se marcan como “S” de recomendado

(Suggested) o “M” de obligatorio (Mandatory).

Requisitos previos de configuración dedatos maestros sobre interlocutorescomerciales

Recomendadou obligatorio Elemento de datos

S Grupo de clientes o proveedoresClase de expediciónEmpleado de ventasTerritorio de ventas

S Códigos de estado o provincia de todos los estados o provincias que nopertenezcan a Estados Unidos

S Condiciones de pagoTipo de tarjeta de crédito

S Métodos de pago (al menos uno de entrada y otro de salida)M Cuenta de control de acreedores o deudores

Lista de preciosS Cuentas de banco propio

Código del IVAPropiedades de clientes o proveedores

B

Configuración de interlocutor comercial y artículo


B

Requisitos previos de configuración dedatos maestros sobre artículos

Recomendadou obligatorio Elemento de datos

M Cuenta de mayor (pestaña Inventory)S Grupo de artículos

Clase de expediciónFabricanteProveedor preferido (se deben haber añadido primero los proveedores)

M Almacén (sólo para artículos de inventario)Varios pedidosPropiedades de artículosLista de precios