Sales works report analyzer user guide

Система мобильных продаж

SoftServe

SalesWorks®Report Analyzer

Обзор основной

функциональности

Версия 1.2.4.7

ООО “Софтсерв”

2010

SoftServe SalesWorks® Report Analyzer Страница 2 из 25

Обзор основной функциональности Версия 1.2.4.7

Содержание

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3

2. ОПИСАНИЕ СТРУКТУРЫ СИСТЕМЫ 3

2.1. ГЛАВНОЕ ОКНО 3 2.2. РАБОТА С РАНЕЕ СОХРАНЕННЫМИ ФАЙЛАМИ ОТЧЕТА 4 2.3. ЗАГРУЗКА ОТЧЕТА ИЗ SQL-БАЗЫ 5

2.3.1. Вид и данные 8 2.3.2. Вид 9 2.3.3. Данные 9 2.3.4. Очистка вида 10

2.4. СОХРАНЕНИЕ ОТЧЕТОВ 11 2.5. ФОРМАТИРОВАНИЕ ОТЧЕТА 12

2.5.1. Форматирование отчета – Общий формат 13 2.5.2. Форматирование отчета – Частный формат 14 2.5.3. Форматирование отчета –Формат по условию 15 2.5.4. Форматирование отчета – Изменение фона итогов 17

2.6. ПЕЧАТЬ, ПРОСМОТР, ЭКСПОРТ ОТЧЕТОВ 18 2.7. НАСТРОЙКА СОЕДИНЕНИЯ 20 2.8. НАСТРОЙКА ВИДА ОКНА ПРОГРАММЫ 21 2.9. РАБОТА НЕПОСРЕДСТВЕННО С ДАННЫМИ В ОТЧЕТЕ 22 2.10. ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ В СТОЛБЦАХ И СТРОКАХ 22 2.11. ИЗМЕНЕНИЕ ФОРМАТА ВЫВОДА ДАННЫХ В ОТЧЕТЕ 23 2.12. DRILL DOWN 24 2.13. НАСТРОЙКА ВИДА ДЛЯ WEB TOOL 25



1. Общие положения

Программа SalesWorks Report Analyzer разработана с использованием технологий

DevExpress (www.devexpress.com).

Программа предназначена для просмотра и администрирования отчетов без использования

механизма Cristal Reports, базируясь исключительно на данных хранимой процедуры, созданной

в базе данных.

Программа SalesWorks Report Analyzer представляет возможность динамически формировать

отчет на основании результатов выполнения хранимой процедуры согласно текущим

потребностям пользователей.

Оболочка программы реализована с использованием технологии XtraPivotGrid, что

позволяет изменять вид отчета с целью получения информации в разных разрезах,

экспортировать в наиболее часто используемые форматы (PDF, XLS, HTML), распечатывать

сформированные отчеты, просматривать данные, на основании которых была сформирована та

или иная строка отчета, с помощью функциональности Drill Down.

При работе с программой SalesWorks Report Analyzer пользователю доступны следующие

возможности:

- работа с ранее сохраненными файлами отчетов;

- работа с данными и зарегистрированными отчетами непосредственно из SQL-базы;

- настройка внешнего вида отчета с помощью настройки цветовой гаммы для

отображения данных в отчете;

- настройка различных видов одного и того же отчета в зависимости от текущих

потребностей;

- печать и экспорт данных в наиболее часто используемые форматы файлов.

Программа SalesWorks Report Analyzer дает возможность работать одновременно с

несколькими отчетами. Каждый отчет открывается в отдельной вкладке, что является

существенным преимуществом при проведении анализа данных.

Поскольку программа SalesWorks Report Analyzer работает на прямую с данными в SQL-

базы, предусмотрена возможность подключения к разным базам данных.

2. Описание структуры системы

2.1. Главное окно

http://www.devexpress.com/



Главное окно программы состоит из панели меню и области для работы с отчетами

2.2. Работа с ранее сохраненными файлами отчета

Программа SalesWorks Report Analyzer дает возможность работать с ранее сохраненными

файлами отчетов.

Для открытия ранее созданного файла с видом отчета или файла с видом и данными отчета

необходимо на панели меню выбрать пункт Файл=> Открыть => Открыть файл.

В открывшемся окне в выпадающем списке форматов файла необходимо выбрать тип файла

Вид или SW Отчет.

В зависимости от выбранного формата файла программа откроет либо файл с ранее

сохраненным видом отчета, либо файл с ранее сохраненным видом отчета и данными согласно

сохраненного вида.



2.3. Загрузка отчета из SQL-базы

Программа SalesWorks Report Analyzer дает возможность загружать отчеты

непосредственно из SQL-базы.

Для загрузки отчета из базы данных необходимо на панели меню выбрать пункт Файл=>

Открыть => Загрузить из базы данных, затем выбрать один из подпунктов:

- Вид и Данные – позволяет загрузить ранее сохраненный вид отчета и наполнить его

данными;

- Вид – позволяет загрузить ранее сохраненный вид отчета;

- Данные – позволяет загрузить данные в отчет;

- Очистка вида – позволяет открыть отчет не опираясь на ранее созданный вид и дает

возможность создать вид отчета заново. Данная опция доступна только для

администратора.



При выборе пункта меню Вид и Данные или Вид откроется окно выбора конфигурационного

файла для подключения к базе данных в случае, если ранее не было установлено соединение с

SQL-базой.

После установки соединения с SQL-базой откроется окно аутентификации для ввода логина

и пароля пользователя.



В случае успешной аутентификации откроется окно cо списком ранее зарегистрированных в

базе данных отчетов.



2.3.1. Вид и данные

После того, как будет выбран отчет для работы, откроется окно для ввода параметров

отчета.

Набор параметров отчета формируется в момент регистрации отчета в базе данных на

основании информации данных хранимой процедуры.

После успешного ввода параметров отчета открывается окно на основании вида,

сохраненного ранее в SQL-базе, с данными, согласно введенным параметрам.



2.3.2. Вид

При загрузке из SQL-базы только вида отчета открывается окно, содержащее только ранее

сохраненный вид отчета.

2.3.3. Данные

Пользователь имеет возможность загрузить обновленные данные из SQL-базы в текущий

отчет.

Для загрузки обновленных данных необходимо на панели меню выбрать пункт Файл =>

Открыть, в открывшемся списке необходимо выбрать пункт Загрузить из базы данных и

подпункт Данные.

После выбора данного пункта откроется окно для ввода параметров отчета, на основании

которых необходимо загрузить обновленные данные в отчет.



На основании введенных параметров в окно отчета будут загружены обновленные данные.

2.3.4. Очистка вида

Пользователь с правами администратора может выполнить очистку вида с целью создания

иного вида.

Для выполнения очистки вида необходимо на панели меню выбрать пункт Файл =>

Открыть, в открывшемся списке необходимо выбрать пункт Загрузить из базы данных и

подпункт Очистка вида.

В результате выбора данного подпункта откроется окно для выбора отчета, для которого

будут вноситься изменения в вид.

После выбора отчета откроется окно для ввода параметров отчета, после чего окно отчета

будет содержать исключительно названия столбцов, на основании которых предоставляется

возможность построить новый отчет.



2.4. Сохранение отчетов

Программа SalesWorks Report Analyzer разрешает сохранить отчет с данными в файл, вид

отчета в файл либо записать созданный вид отчета на прямую в SQL-базу (данная опция

доступна только для пользователей с правами администратора).

Для сохранения отчета в файл необходимо на панели меню выбрать пункт Файл, в

открывшемся списке необходимо выбрать пункт Сохранить и подпункт В файл.



После этого откроется стандартное окно сохранения файла, в котором предоставляется

возможность сохранить файл в виде отчета с данными (SW Отчет), либо только файла Вида

(Вид).

Для сохранения вида в SQL-базу необходимо на панели меню выбрать пункт Файл, в

открывшемся списке необходимо выбрать пункт Сохранить и подпункт Вид в базу данных

2.5. Форматирование отчета



Программа SalesWorks Report Analyzer дает возможность пользователю настроить внешний

вид и цветовую палитру отображения данных в отчете таким образом, чтобы при проведении

анализа данных отчет был максимально удобен.

Для настройки формата отображения данных необходимо на панели меню выбрать пункт

Формат=> Формат колонок, затем выбрать один из подпунктов:

- Общий формат – позволяет задать единый формат для отображения всех данных;

- Частный формат – позволяет задать для каждой колонки отдельный формат для

отображения данных;

- Форматирование по условию – позволяет задать условное форматирование для

разных колонок с наложением различных условий на данные;

- Изменение фона итогов – позволяет изменить цвет фона в итоговых строках.

2.5.1. Форматирование отчета – Общий формат

В программе SalesWorks Report Analyzer предусмотрена возможность настройки общего

формат отображения данных в отчете.

Для настройки общего формата отображения данных необходимо выбрать пункт меню

Формат =>Формат колонок=>Общий формат.

Окно настройки общего формата состоит из таких пунктов:

Цвет – дает возможность задать цвет шрифта;

Фон – дает возможность установить фон шрифта;

Группа полей Шрифт – дает возможность выбрать тип шрифта, его размер, определить

будет ли текст жирным и/или подчеркнутым.

Для сохранения выбранных настроек необходимо нажать кнопку Готово. Для сброса

выполненных настроек необходимо нажать кнопку Очистить. Для отказа от создания общего

формата достаточно нажать кнопку Отмена.



2.5.2. Форматирование отчета – Частный формат

В программе SalesWorks Report Analyzer предусмотрена возможность настройки формат

отображения данных в отчете для каждой колонки в отдельности.

Для настройки частного формата отображения данных необходимо выбрать пункт меню

Файл =>Формат колонок=>Частный формат.

Окно настройки частного формата состоит из перечня всех полей отчета. Для вызова окна

настройки необходимо дважды нажать на название поля, после чего появится стандартное окно

настройки формата.

Для сброса выполненных настроек необходимо нажать кнопку Очистить. Для отказа от

создания частных форматов достаточно нажать кнопку Отмена.



2.5.3. Форматирование отчета –Формат по условию

В программе SalesWorks Report Analyzer предусмотрена возможность настройки формат

отображения данных в отчете по условию, т.е. в случае выполнения условия – данные будут

отображаться согласно введенного формата.

Для настройки формата отображения данных при выполнении условия необходимо выбрать

пункт меню Формат => Формат колонок=> Форматирование по условию.

При выборе данного пункта меню откроется окно с перечнем ранее созданных форматов.

Для создания нового формата достаточно нажать на кнопку Создать. Для удаления ранее

созданных форматов достаточно выбрать необходимый формат и нажать кнопку Удалить.



Окно создания формата по условию состоит из следующих полей:

- Индекс – порядковый номер записи. Данное поле не доступно для редактирования и

генерируется автоматически в момент сохранения формата;

- Группа полей Применить к данным, Применить к итогам и Применить к

общим итогам – позволяет определить область применения формата;

- Группа полей Условие – позволяет выбрать поле отчета (выпадающий список

Поле), логическое условие, накладываемое на данное поле (выпадающий список

Отношение) и указать граничные значения исходя из выбранного логического

условия (поля Значение1 и Значение2);

- Группа полей Шрифт, Цвет шрифта, Фон – дает возможность настроить

визуальное отображение шрифта для выбранного поля при выполнении наложенного

логического условия.

Для редактирования ранее созданного формата по условию достаточно дважды нажать на

запись в окне списка созданных форматов.



2.5.4. Форматирование отчета – Изменение фона итогов

В программе SalesWorks Report Analyzer предусмотрена возможность настройки общего

фона отображения итоговых строк.

Для настройки общего фона итоговых строк необходимо выбрать пункт меню Формат =>

Формат колонок=> Изменение фона итогов.

При выборе данного пункта меню откроется окно для настройки цвета фона.

Для сохранения выбранного фона достаточно нажать на кнопку Готово. Для отказа от

создания общего фона для всех итоговых строк достаточно нажать кнопку Отмена.

При создании формата отображения итогов необходимо учитывать тот факт, что в случае

создания формата по условию, который будет накладываться на промежуточные или финальные

итоги, общий фон итогов будет отображаться только для тех данных, которые не удовлетворяют

наложенному условию.



2.6. Печать, просмотр, экспорт отчетов

Программа SalesWorks Report Analyzer дает возможность распечатать сформированный

отчет, экспортировать его в один из наиболее распространенных форматов, отправить по

электронной почте.

Для того, чтобы распечатать или экспортировать файл в другой формат, достаточно выбрать

пункт меню Файл => Предварительный просмотр.

Открывшееся окно позволяет настроить параметры печать и распечатать сформированный

отчет (группа Печать), настроить параметры страницы (группы Настройки страницы и Фон

страницы), управлять окном просмотра (группы Управление и Масштаб), сохранить настройки

просмотра отчетов или открыть ранее созданные параметры (группа Документ), экспортировать

и оправить по электронной почте экспортированный отчет (группа Экспорт).



В программе SalesWorks Report Analyzer предусмотрен экспорт отчетов и направление их в

виде прикрепления в электронном письме в наиболее распространенных форматах (PDF; HTML;

MHT; RTF; Excel (формат MS Office 2003); XLSX (формат MS Office 2007); CSV; TXT;

Графический файл (BMP, JPG, GIF, PNG, TIFF, EMF, WMF)).

Для экспорта отчета и отправки его в виде прикрепленного файла по электронной почте

необходимо выбрать формат, указать, в случае необходимости, дополнительные настройки

файла, после чего в открывшемся окне задать имя файла с экспортированным отчетом и место,

куда его необходимо сохранить.

Перед завершением операции экспорта, программа предложит сразу же открыть сохраненный

файл, либо завершить операцию экспорта без открытия файла.

В случае отправки файла по электронной почте, после успешного экспорта файла,

автоматически будет открыто окно нового электронного письма с прикрепленным

экспортированным отчетом.



2.7. Настройка соединения

Поскольку программа SalesWorks Report Analyzer работает с данными из SQL-базы,

предусмотрена возможность одновременного подключения к несколькими базам.

Для подключения к базе необходимо выбрать пункт меню Настройки => Файл

Конфигурации.

В открывшемся окне необходимо указать путь к конфигурационному файлу, в котором

прописаны настройки подключения.

После установки соединения с базой любая операция по загрузке данных из SQL-базы или

по сохранению вида отчета в SQL-базу будет проводится именно с учетом установленного

соединения.



2.8. Настройка вида окна программы

Для удобства работы с главным окном программы SalesWorks Report Analyzer

предусмотрена возможность отображения параметров, на основании которых выведены данные в

текущее окно, и свойств отчета.

Для вызова окна параметров или/и свойств отчета необходимо выбрать пункт меню Вид=>

Показать параметры отчета и Вид=> Показать свойства отчета.

Данные параметры отображаются в левой части окна в виде свернутых закладок с

возможностью их закрепления в окне для постоянного отображения.



2.9. Работа непосредственно с данными в отчете

После завершения формирования отчета за выбранный период пользователь может:

- обновить данные в отчете (пункт Обновить данные)

- настроить порядок следования полей (пункт Сортировка);

- выбрать поля среди спрятанных либо спрятать лишнее поля (пункт Показать список

полей);

- настроить фильтры отображения данных (пункт Показать предфильтры);

- изменить заглавие строки или столбца (пункт Заглавие);

- изменить формат вывода данных (пункт Формат данных);

- изменить агрегирующие функции подсчета промежуточных и финальных итогов по

отчету (пункт Функция);

- изменить фон области размещения столбцов пункт Фон области);

- отобразить или спрятать итоги по тому или иному столбцу (пункт Спрятать итоги).

Все выше описанные возможности доступны в контекстном меню каждого поля. Для вызова

данного контекстного меню достаточно нажать правой клавишей мышки на названии колонки.

2.10. Фильтрация данных в столбцах и строках



Программа SalesWorks Report Analyzer позволяет отфильтровать данные в столбцах и

строках с помощью встроенного механизма фильтрации.

Фильтр позволяет быстро отобразить или скрыть выбранные значения и на основании них

переформировать отчет.

2.11. Изменение формата вывода данных в отчете

Для изменения формата вывода данных (уменьшение или увеличение количества знаков

после запятой, добавления краткого названия валюты и т.д.) достаточно в контекстном меню

колонки данных выбрать пункт Формат данных.

После выбора данного пункта откроется окно выбора формата данных.

Окно состоит из следующих полей:

Field – название столбца, для которого вводится формат отображения данных;

Format type – тип формата отображения данных (None – без формата, Numeric – числовой

формат, Custom – пользовательский формат);

Format string – строчка, определяющая пользовательский формат отображения.

Пример строки пользовательского формата:

В случае ввода строки вот такого формата #0.000 $ значение в столбце будет отображаться

как, к примеру, 1.999 $.

В случае необходимости вывести дату и время, строка должна иметь вид dd:MM:yyyy

HH:mm:ss, при условии что данные в отчете имеют тип datetime.



2.12. Drill Down

Поскольку программа SalesWorks Report Analyzer работает, как правило с

консолидирующими отчетами, для удобства анализа данных, на основании которых построен

отчет, предусмотрена возможность просмотра и экспорта расшифровки данных по конкретной

строке.

Для просмотра расшифровки данных необходимо дважды нажать на данные в требуемой

строке. После этого откроется окно, содержащее детализацию по данным, на основании которых

сформирована данная строка отчета.

Для удобства анализа расшифровки данных предусмотрена возможность экспорта в Excel.

Для экспорта необходимо нажать на кнопку Export, которая расположена в нижней части окна.

Далее в открывшемся окне необходимо указать путь для сохранения файла и его имя.



2.13. Настройка вида для Web Tool

Программа SalesWorks Report Analyzer позволяет сохранить настройки вида отчета для

отображения в Web Tool.

При настройке форматов отображения данных для данных необходимо использовать цвета с

закладок Разное и Системные.

После выполнения настроек вида отчета, его необходимо сохранить в базу данных с

помощью меню Файл => Сохранить => Вид в базу данных.

После успешного сохранения вида отчета в SQL-базу, отчет на Web Tool будет

генерироваться согласно выполненных настроек.

Documents

Sales works report analyzer user guide