REVIEW PME

Page 1/98

Review Planning, Monitoring & Evaluation

© 2008 Obertina S. GIrsang

REVIEW PME REVIEW PME UNTUK PESERTA ToT UNTUK PESERTA ToT

Pemuda GKPS & HKIPemuda GKPS & HKIParapat, 3-5 September 2010Parapat, 3-5 September 2010

Page 2/98



Pembagian Session PME lengkapPembagian Session PME lengkap

Sessi Topik Bahasan

1 Diskusi Kerangka Perencanaan Strategik, Penyusunan Visi & Misi

2 Latihan Menyusun Visi & Misi

3 Diskusi Skenario Eksternal

4 Diskusi Skenario Internal

5 Latihan Menyusun Skenario Eksternal & Internal

6 Diskusi Penyusunan Strategi

7 Latihan Menyusun Strategi

8 Diskusi Rencana Implementasi & Penyusunan Proposal

9 Latihan Menyusun Proposal

10 Diskusi Monitoring Melalui Anggaran

11 Diskusi Menyusun Evaluasi

12 Menilai & Menyusun Laporan

Page 3/98



Tujuan dalam Review PMETujuan dalam Review PME

Setelah mengikuti sessi ini peserta diharapkan mampu memahami:

1. Secara keseluruhan materi PME yang harus dibawakan oleh Trainers.

2. Bagian materi PME yang perlu diberi penekanan khusus.

3. Relevansi PME dalam pengembangan organisasi gerejawi.

Page 4/98



Sessi PertamaSessi Pertama

KERANGKA KERANGKA PERENCANAAN PERENCANAAN

STRATEGIK, STRATEGIK, PENYUSUNAN VISI & PENYUSUNAN VISI &

MISIMISI

Page 5/98



Tujuan Sessi Ini:Tujuan Sessi Ini:

Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami:

1. Empiris Organisasi2. Kerangka Perencanaan Strategik3. Proses Perencanaan Strategik4. Apa itu Visi & Bagaimana Menyusun Visi5. Apa itu Misi & Bagaimana Menyusun Misi6. Analisis Stakeholders

Page 6/98



EMPIRIS ORGANISASIEMPIRIS ORGANISASI

PASTPAST PRESENTPRESENT FUTURFUTUREE

VISIONMISSION

STRATEGY

VALUES

INFRA STRUCTURE

STYLE

RESULTRESULTSS

LEADERSHIP LEADERSHIP PEOPLE SIDEPEOPLE SIDE

TECHNICAL SIDE TECHNICAL SIDE MANAGEMENTMANAGEMENT

EVALUATE EVALUATE RESULTRESULT

FINE TUNE FINE TUNE IMPLEMENTATION? IMPLEMENTATION?

REFORMULATE REFORMULATE MISSION MISSION

CONTEXT?CONTEXT?

RESET THE ORG. RESET THE ORG. DIRECTION?DIRECTION?

ACHIEVEMENT MEANS (THE ORGANIZATION) PURPOSE DESTINATION

Where we are now

The resources, processes, initiatives & conditions that enable the enterprise to sustain profitability & growth

The reason we are in and why

Where we are going

Page 7/98



1. Skenario Eksternal: memberikan identifikasi peluang dan ancaman dari lingkungan eksternal.

2. Skenario internal: memberikan gambaran tentang kekuatan dan kelemahan organisasi kita.

3. Skenario stakeholders: menggambarkan kekecewaan dan harapan mereka dan memberikan gambaran tentang misi dan nilai-nilai keberadaan organisasi kita.

4. Isu strategis: rangkaian harapan, tujuan di hari depan, hal-hal pokok dan langkah-langkah khusus yang harus dilaksanakan.

Proses Perencanan StrategikProses Perencanan Strategik

Page 8/98



Apa itu visi?Apa itu visi?

• Sesuatu yang ingin dicapai di masa datang• Pencapaian yang ingin digapai

• Yang ingin dicapai:– Kualitas– Jumlah– Ukuran keberhasilan

• Masa datang– 25 tahun yang akan datang– 10 tahun yang akan datang– 5 tahun yang akan datang

Page 9/98



• Merupakan sesuatu kesadaran luas tentang :

- Dimana anda sekarang berada - Kemana anda hendak pergi - Gambaran pencapaian kinerja di masa depan

• Merupakan gambaran mental dari : - Apa yang sudah lampau - Apa yang sekarang (kurang baik) - Apa yang akan datang (lebih baik)

Visi OrganisasiVisi Organisasi

Page 10/98



• Visi mempunyai daya dorong untuk : - Membantu mewujud-nyatakan - Mengatasi berbagai kesulitan - Berbuat lebih baik - Bersikap tidak takut gagal

• Visi harus dirumuskan dengan jelas dan dikomunikasikan ke stakeholders serta dipakai sebagai kredo organisasi.

Visi OrganisasiVisi Organisasi

Page 11/98



Contoh Visi GerejaContoh Visi Gereja

• Menjadi berkat spiritual dan material bagi lingkungannya

• Menjadi sarana perjumpaan manusia dengan Tuhan yang efektif

• Menjadi mitra Allah dalam mewujudkan damai sejahtera di Indonesia

• Jemaat GKI Kwitang sebagai mitra Allah dalam menyatakan Kerajaan Allah melalui berbagai tanda di lingkungan metropolitan Jabotabek dan cakupan pelayananannya

Page 12/98



Proses lahirnya visi : - Ketidakpuasan tentang situasi & kondisi

sekarang berdasarkan FAKTA yang ada. - Untuk merubah sikon diperlukan

PANDANGAN yang amat tajam tentang bagaimana KEMUNGKINAN yang selayaknya perlu diwujud-nyatakan.

- Pemikiran analisis tentang persoalan itu disertai dengan PERSEPSI tentang sesuatu yang IMAJINATIF yang menjangkau jauh ke depan akan melahirkan VISI.

Menentukan Visi OrganisasiMenentukan Visi Organisasi

Page 13/98



Teman/saudara, 78.500%

Sekolah Minggu, 5%

KKR/Acara TV, 0.50%

Program gereja, 3%

Gembala, 6%

Kunjungan gereja, 2%

Tanpa sengaja,

3%Kebutuhan kusus, 2%

Realita Masyarakat vs GerejaRealita Masyarakat vs Gereja

Pelayanan eksternal, 15%

Pelayanan internal, 85%

Peta Pelayanan dan PenginjilanPeta Pelayanan dan PenginjilanAktivitas gerejaAktivitas gereja

Page 14/98



Misi: Apa itu?Misi: Apa itu?

• Kerangka besar tentang sesuatu yang harus dilakukan untuk mencapai visi.

• Alasan keberadaan organisasi

• Who Am I?

Page 15/98



Rumusan Misi MenggambarkanRumusan Misi Menggambarkan

1. Sifat dan konsep usaha organisasi di hari depan.

2. Penetapan apa yang direncanakan dicapai, bagi siapa dan rangkaian filosofi cara pelaksanaan.

3. Fondasi atau titik bagi semua keputusan manajemen yang harus dilakukan.

Page 16/98



Contoh Misi GKI Jatiasih 2005-Contoh Misi GKI Jatiasih 2005-20132013

1. Memperkuat spiritualitas dan religiusitas yang utuh dalam jemaat;

2. Meningkatkan peran serta jemaat dalam daya, dana dan karya;

3. Membangun kemitraan dengan lingkungan untk mencapai kesejahteraan bersama.

Page 17/98



Menentukan Misi OrganisasiMenentukan Misi Organisasi

1. Siapakah kita ini dan usaha kita sebaiknya apa?

2. Mengapa kita ada? Apa tujuan dasar kita?

3. Apa yang berbeda atau unik dari organisasi kita?

4. Siapa yang merupakan stakeholders utama kita?

5. Manfaat dan jasa apa yang kita hasilkan sekarang dan di hari depan?

6. Siapa yang merupakan konsumen utama yang kita jadikan fokus pelayanan kita?

Page 18/98



Menentukan Misi OrganisasiMenentukan Misi Organisasi

7. Apa yang merupakan saluran komunikasi pokok organisasi kita sekarang dan m.a.d?

8. Apa yang berbeda dalam pelayanan organisasi kita dahulu, sekarang dan masa depan?

9. Kita ingin berbeda seperti apa di masa depan?10. Apa yang menjadi perhatian pokok oganisasi kita

dan dengan cara bagaimana mengukur hasilnya?

11. Isu filosofis apa yang penting bagi hari depan organsasi kita?

12. Perhatian pokok apa yang harus kita pelihara terhadap setiap stakeholders primer?

13. Misi organisasi harus terus diperbarui setahun sekali agar relevan dengan perubahan yang ada.

Page 19/98



Analisis Analisis StakeholdersStakeholders

1. Siapa saja stakeholders kita?2. Siapa stakeholders kunci?3. Siapa stakeholders sekunder?4. Apa harapan mereka?5. Kriteria apa yang digunakan mereka untuk menilai organisasi

kita?6. Adakah kesepakatan antara manajamen dengan stakehoders

tentang visi, misi & cara kerja?7. Apa kesepakatan itu tercermin dalam komitmen, komunikasi

dan kinerja?8. Apakah strategi organisasi kita bisa diharapkan memuaskan

stakeholders?9. Apakah manajemen organisasi kita mampu memuaskan

kebutuhan & harapan stakeholders kunci?10. Apakah manajemen organisasi kita mampu memelihara

hubungan yg memuaskan dengan para stakeholders eksternal (pemasok, LSM, pemerintah, masyarakat, dll.)?

11. Apakah manajemen mampu memanfaatkan teknologi stakeholders dalam negosiasi yang diperlukan? (asosiasi ahli, PGI, dll.)

Page 20/98




Gereja

Jemaat Masy. Lokal

Masy. Umum

Massmedia

PemdaPem

PusatMitra

Pemasok

Pelayan

GerejaTetangga

LSM

Tingkat kepentingan tiap pihak berbeda-beda

Page 21/98




Stakeholder KepentinganTingkat Kepentingan

Point pada Visi

Point pada Misi

Jemaat

Pem Da

Pem Pusat

Masyarakat

Umum

Media massa

Pemasok

Mitra

Pelayan

Grj Tetangga

LSM

Page 22/98



Sessi KeduaSessi Kedua

LATIHAN MENYUSUN VISI & MISILATIHAN MENYUSUN VISI & MISI

• Identifikasi Identifikasi stakeholdersstakeholders organisasi organisasi

• Identifikasi tuntutan masing-masing Identifikasi tuntutan masing-masing stakeholdersstakeholders

• Identifikasi tingkat pengaruh dari masing-Identifikasi tingkat pengaruh dari masing-masing masing stakeholdersstakeholders

• Susun visi dan misi organisasiSusun visi dan misi organisasi

Page 23/98



Sessi KetigaSessi Ketiga

SKENARIO EKSTERNALSKENARIO EKSTERNAL

Page 24/98





1. Tujuan Melakukan Analisis Eksternal2. Kerangka Analisis Eksternal3. Peluang dan Ancaman4. Faktor Kunci Keberhasilan

Page 25/98



Tujuan Melakukan Analisis Tujuan Melakukan Analisis EksternalEksternal

• Mengidentifikasi peluang-peluang baru yang muncul

• Mengidentifikasi ancaman atau masalah yang dihadapi

• Mengidentifikasi Faktor Kunci Keberhasilan (KSF: Key Success Factors)

• Memutuskan apakah perlu perubahan

Page 26/98



Kerangka Analisis EksternalKerangka Analisis Eksternal

TTeknologi

EEkonomi

MMarkets

PPolitics

LLaws

EEnvironment

SSociety

Apakah ada perubahan teknologi yang mendorong perubahan pola pelayanan?

Berdasarkan indikator ekonomi, bagaimana kecenderungan masyarakatMememberikan dukungan pelayanan?

Apakah ada perubahan “pasar”? Apakah “pasar” benar-benar membutuhkanPelayanan organisasi kita?

Perubahan politik apa yang terjadi berkaitan dengan CD?Bagaimana dengan dukungan pemerintah pusat/daerah? Bagaimana sikapPemerintah terhadap donor?

Perubahan perundangan apa yang terjadi berkaitan dengan pelayanan?Apakah mendorong atau menghambat? Adakah penga-ruhnya pada peta perkembangan organisasi sejenis?

Apakah ada isu lingkungan berkaitan dengan pelayanan? Lingkungan hijau? Polusi? Bencana?

Apakah ada perubahan perilaku masyarakat yang berdampak pada pelayanan? Apakah keterbukaan mendorong efisiensi organisasi? Tuntutanmasyarakat?

Page 27/98



Peluang dan AncamanPeluang dan Ancaman

• Peluang– Sesuatu yang ada di eksternal– Bisa dimanfaatkan untuk mencapai visi dan

menjalankan misi• Contoh:

– Antusiasme LSM membantu pendanaan pembangunan rehabilitasi dan rekonstruksi: peluang pendanaan

– Tersedianya program pelatihan dari berbagai LSM dan Pemerintah: peluang peningkatan kualitas SDM

• Ancaman:– Sesuatu yang ada di eksternal– Bisa menghambat pencapaian visi dan menjalankan

misi• Contoh:

– Pergeseran musim: kegagalan panen bagi jemaat petani

– Politisasi agama: ancaman adanya konflik horisontal

Page 28/98



Identifikasi Peluang dan AncamanIdentifikasi Peluang dan Ancaman

Faktor Kondisi Tren Jangka menengah Jangka panjangyang berubah historis ke depan

Peluang Ancaman Peluang Ancaman

Tabel ini digunakan untuk masing-masing T E M P L E S

Page 29/98



Faktor Kunci KeberhasilanFaktor Kunci Keberhasilan

1. Faktor apa saja yang harus dikuasai supaya pengelolaan lembaga berhasil?

2. Faktor utama apa supaya berhasil berhubungan dengan masyarakat yang dilayani?

3. Faktor utama apa yang harus diperhatikan supaya mendapat dukungan dari semua pihak?

4. Faktor utama apa supaya intensitas hambatan tidak terlalu besar?

Page 30/98



Sessi KeempatSessi Keempat

SKENARIO INTERNALSKENARIO INTERNAL

Page 31/98





1. Audit Internal2. Audit Reputasi3. Audit Keuangan4. Audit SDM5. Audit Kultur Organisasi6. Audit Manajemen7. Audit Semangat Pelayan

Page 32/98



Audit InternalAudit Internal

Tujuan:• Identifikasi kekuatan dan kelemahan

Kekuatan:• Kondisi KSF (Key Success Factor) yang baik

sehingga “menang” dalam berhubungan dengan pihak yang berkepentingan

Kelemahan:• Kondisi KSF yang buruk sehingga “kalah”

dalam berhubungan dengan pihak yang berkepentingan

Page 33/98



Audit ReputasiAudit Reputasi

FaktorFaktor Superior/Superior/inferiorinferior

PentingPenting AlasanAlasan

Reliability : Kemampuan untuk memberikan service

Tangibles : Penampilan, fasilitas fisik, peralatan, personel dan materi komunikasi

Responsiveness

Assurance : Pengetahuan,kesopanan dan kemampuan menciptakan kepercayaan

Emphaty : Kepedulian perhatian

Page 34/98



Audit KeuanganAudit Keuangan



Sumber Pemasukan

Hutang

Piutang Macet

Likuiditas

Page 35/98



Audit SDMAudit SDM



Keahlian/kompetensi

Pelatihan

Kemampuan Analisis

Penilaian Kinerja

Remunerasi

Pola Rekrutmen

Pengembangan Karir

Page 36/98



Audit Kultur OrganisasiAudit Kultur Organisasi



Nilai-nilai

Gaya Kepemimpinan

Keterbukaan

Pertanggungjawaban

Tradisi Pelaporan

Kaderisasi

Page 37/98



Audit ManajemenAudit Manajemen



Respon Perubahan

Jumlah Manajer

Kualitas Manajer

Manajemen Keuangan

Pelatihan Manajemen

Kemampuan Konseptual

Page 38/98



Audit Semangat PelayanAudit Semangat Pelayan



Rasa Aman

Partisipasi

Ide/Inovasi

Reward system

Biaya Hidup

Peralatan kerja

Hubungan

Page 39/98



Laporan Audit InternalLaporan Audit Internal

Faktor Kekuatan Kelemahan

Reputasi -

-

-

-

SDM -

-

-

-

Keuangan -

-

-

-

Kultur Organisasi -

-

-

-

Dan seterusnya -

-

-

-

Page 40/98



Sessi Kelima Sessi Kelima

LATIHAN MENYUSUN LATIHAN MENYUSUN SKENARIO EKSTERNALSKENARIO EKSTERNAL

1.1. Identifikasi komponen dari faktor-faktor eksternal yang Identifikasi komponen dari faktor-faktor eksternal yang potensial mempengaruhi organisasipotensial mempengaruhi organisasi

2.2. Buat proyeksi komponen tersebutBuat proyeksi komponen tersebut3.3. Identifikasi peluang yang dapat dimanfaatkan organisasi Identifikasi peluang yang dapat dimanfaatkan organisasi

untuk menjalankan misi dan mencapai visiuntuk menjalankan misi dan mencapai visi4.4. Identifikasi ancaman yang dapat menghambat ornganisasi Identifikasi ancaman yang dapat menghambat ornganisasi

untuk menjalankan misi dan mencapai visiuntuk menjalankan misi dan mencapai visi5.5. Identifikasi faktor kunci keberhasilan (KSF) yang harus Identifikasi faktor kunci keberhasilan (KSF) yang harus

dikuasai organisasi supaya berhasildikuasai organisasi supaya berhasil

Page 41/98



LATIHAN MENYUSUN SKENARIO INTERNALLATIHAN MENYUSUN SKENARIO INTERNAL

Komponen Detail Kuat Lemah

KSF KSF 1

KSF 2

KSF 3

………

SDM Kompetensi

Kepemimpinan

………………

Keuangan Sumber dana

Kemampuan meng-hasilkan uang

Efisiensi

Page 42/98



RangkumanRangkuman

Peluang

Ancaman

KSF

Kekuatan

Kelemahan

Page 43/98



Sessi KeenamSessi Keenam

PENYUSUNAN PENYUSUNAN

STRATEGISTRATEGI

Page 44/98





1. Menyusun Strategi2. Menetapkan Sasaran3. Skenario Terburuk4. Proses Usaha di dalam Organisasi5. Fokus Kepada Yang Kita Layani

Page 45/98



Informasi StrategisInformasi Strategis

Bagaimana kita sekarang?

Kemana kita akan pergi?

Bagaimana cara kita pergi kesana?

Page 46/98



Menyusun StrategiMenyusun Strategi

1. Fokus Kepada Yang Kita Layani2. Proses Usaha di Dalam Organisasi3. Sumber Dana & Sumber Daya4. Pemberdayaan & Pertumbuhan

Page 47/98



Mulai Dengan Menetapkan Mulai Dengan Menetapkan SasaranSasaran

• SMART

• Spesific: spesifik, jelas

• Measureable: dapat diukur

• Attainable: dapat dicapai

• Relevant: sesuai dengan kondisi

• Time oriented: ada rentang waktu pencapaian

Page 48/98



TOWS Matrix & StrategyTOWS Matrix & Strategy

Peluang Ancaman

Keku

ata

nK

ele

mah

an

Optimalkan kemampuan & ambil peluang

Optimalkan kemampuan utk kalahkan

ancaman

Fokus pada segmen khusus

Konsolidasi dan ciptakan

terobosan

Page 49/98



Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-apaapa

NoNo ArahArah Kalau tidak ada perubahanKalau tidak ada perubahan Ya TidakYa Tidak

1 Ancaman/ Bisa teratasi tanpa perubahan?kelemahan

2 Citra Mampu membangun citra positif?Mampu perbaiki persepsi?

3 SDM Keahlian manajemen masih cukup untuk 5 tahun ke depan?Arah pelayanan saat ini masih ok?

4 Keuangan Kinerja keuangan akan membaik?Aktivitas masih bisa didanai?Risiko keuangan akan membaik?Ada perbaikan keuangan?Hubungan dengan donor akan membaik?

Page 50/98



Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-apaapa

NoNo ArahArah Kalau tidak ada perubahanKalau tidak ada perubahan Ya Tidak Ya Tidak

5 “Pesaing” Tidak akan ada “pesaing” yg kuat?

6 Jemaat Mampu merespons tuntutan jemaat?Hubungan akan membaik?Akan ada perbaikan mutu pelayanan?

7 Budaya Apakah budaya organisasi masih relevan?

8 Teknologi Masih mampu untuk bersaing?

Page 51/98



Skenario TerburukSkenario Terburuk

• Skenario terburuk adalah hasil apabila jawaban “tidak” benar-benar terjadi

• Semakin banyak jawaban “tidak”, semakin buruk kondisi ke depan

Page 52/98



Fokus Kepada Yang Kita LayaniFokus Kepada Yang Kita Layani

• Bagaimana caranya kita melayani stakeholders dengan baik?

• Pelayanan harus dijabarkan ke dalam: - Tujuan - Ukuran Kinerja - Target Kerja - Inisiatif• Keseluruhannya harus membuahkan

kepuasan bagi anggota yang kita layani

Page 53/98



Proses Usaha Di Dalam OrganisasiProses Usaha Di Dalam Organisasi

• Proses aktivitas pelayanan yang bagaimana yang harus diciptakan dan dilakukan?

• Proses aktivitas pelayanan harus dijabarkan ke dalam:

- Tujuan - Ukuran Kinerja - Target Kerja - Inisiatif

Page 54/98



Sumber Dana & Sumber DayaSumber Dana & Sumber Daya

• Citra SDM & Keuangan seperti apa yang akan kita bangun di mata stakeholders?

• Aktivitas membangun citra SDM & Keuangan harus dijabarkan kedalam:


Page 55/98



Pemberdayaan & PertumbuhanPemberdayaan & Pertumbuhan

• Bagaimana organisasi dapat menopang & mendorong kemampuan kita untuk berubah dan memperbaiki segala sesuatu?

• Proses belajar & mengembangkan diri untuk bertumbuh harus dijabarkan kedalam:


Page 56/98



Sessi KetujuhSessi Ketujuh

LATIHAN MENYUSUN STRATEGILATIHAN MENYUSUN STRATEGI

Sasaran2010

SMART

Peluang Ancaman

Kekuatan Kelemahan

Stategi: SWOTBagaimana melakukannya?

VISI

Program/kegiatan

Program/kegiatan

Page 57/98



Sessi KedelapanSessi Kedelapan

RENCANA IMPLEMENTASI RENCANA IMPLEMENTASI & &

PENYUSUNAN PROPOSALPENYUSUNAN PROPOSAL

Page 58/98





1. Rencana Implementasi Penjadwalan2. Rencana Implementasi Anggaran3. Rencana Implementasi Evaluasi Kinerja4. Cara Membuat Proposal Proyek

Page 59/98



Rencana Implementasi:Rencana Implementasi:PenjadwalanPenjadwalan

Aktivitas/ProgAktivitas/Prog PJPJ DurasiDurasi JadwalJadwal

Page 60/98



Rencana Implementasi: Rencana Implementasi: AnggaranAnggaran

ItemItem PerincianPerincian JumlahJumlah PeriodePeriode

Pengeluaran RutinSDMATK….

Pengeluaran Program

Pendapatan internalBebasTerikat

Pendapatan eksternalUmumKhusus

Surplus/Defisit

Penggalangan dana

Page 61/98



Rencana Implementasi: Rencana Implementasi: Evaluasi KinerjaEvaluasi Kinerja

Kondisi Awal

Input Aktivitas Output

(Keluaran)

Outcome

(Manfaat)

Impact

(Dampak)

Kondisi ekonomi statis

Uang

Sarana

Waktu

Pendirian Koperasi

Jemaat

30% jemaat Tuna-wisma

Uang

Sarana

Waktu

Pemba-ngunan Perumahan

Jemaat Perempuan kurang berperan

Uang

Sarana

Waktu

Pelatihan Pemberda-yaan Perempuan

Page 62/98



Format Umum ProposalFormat Umum Proposal

1. Latar Belakang2. Nama Proyek3. Tujuan/Sasaran4. Matriks Input, Output, Outcome & Impact5. Uraian Aktivitas6. Jadwal Kerja7. Rencana Anggaran8. Tim Kerja9. Penutup.

Page 63/98



Sessi Kesembilan Sessi Kesembilan

LATIHAN LATIHAN MEMBUAT PROPOSALMEMBUAT PROPOSAL

Page 64/98



Sesi KesepuluhSesi Kesepuluh

MONITORING MELALUIMONITORING MELALUIANGGARANANGGARAN

Page 65/98





1. Arti Monitoring2. Tujuan Monitoring 3. Analisis Variasi4. Penyebab Variasi5. Monitoring Rencana Anggaran

Page 66/98



MonitoringMonitoring

• Yang perlu dijawab:– Informasi apa yang diperlukan?– Bagaimana mengumpulkan informasi?– Bagaimana menginterpretasikan informasi?– Tindakan apa yang harus diambil bila ada

penyimpangan?

• Mekanisme:– Top-down– Bottom-up– Dua arah– Perlu formulir untuk memudahkan

Page 67/98



Tujuan Tujuan MonitoringMonitoring

1. Untuk memastikan pelaksanaan sesuai jadwal

2. Untuk memastikan tidak ada penyimpangan penggunaan sumber daya (orang, uang,material dan teknologi)

3. Untuk mengidentifikasi hambatan dalam menjalankan rencana/jadwal sehingga bisa diambil tindakan perbaikan

Page 68/98



Perhatikan Saat Analisis VariasiPerhatikan Saat Analisis Variasi

Variasi tidak signifikan

Variasi karenakesalahan ketik

Variasi karena kesalahankeputusan manajemen ttt

Variasi dapatditerangkan oleh

variasi tidak terkontrol

Variasi dengan sebab utama tidak jelas

Cek

Page 69/98



Beberapa Cara Investigasi Beberapa Cara Investigasi Penyebab VariasiPenyebab Variasi

• Konferensi pelayan-pelayan.

• Analisis situasi kerja

• Observasi langsung

• Investigasi on the spot oleh manajer lini

• Investigasi oleh kelompok staf

• Audit oleh Auditor

• Laporan khusus

• Analisis variasi

Page 70/98



Monitoring Monitoring Rencana AnggaranRencana Anggaran

Item Perincian Jumlah Periode

Pengeluaran RutinSDMATK….

Pengeluaran Program

Pendapatan internalBebasTerikat

Pendapatan eksternalUmumKhusus

Surplus/Defisit

Penggalangan dana

Page 71/98



Sesi KesebelasSesi Kesebelas

EVALUASIEVALUASI

Page 72/98





1. Apa itu Evaluasi2. Indikator Keberhasilan3. Evaluasi Rencana Vs Aktual

Page 73/98



Apa Itu Evaluasi?Apa Itu Evaluasi?

• Pengertian– Tindakan untuk memastikan bahwa

tujuan/sasaran yang direncanakan tercapai

• Proses– Dilakukan sesuai jadwal– Umumnya dalam 1 tahun: 1x atau 2x– Menghubungan input, output, outcome & impact– Perlu diterapkan indikator yang ditetapkan saat

perencanaan

Page 74/98



RINGKASAN PROYEKRINGKASAN PROYEKPENGUATAN PEMERINTAH DESA DALAM MEWUJUDKAN OTONOMI PENGUATAN PEMERINTAH DESA DALAM MEWUJUDKAN OTONOMI

MASYARAKAT DESAMASYARAKAT DESAKABUPATEN SUMEDANGKABUPATEN SUMEDANG

Kondisi Kondisi awalawal

InputInput AktivitasAktivitas KeluaranKeluaran

(Output)(Output)ManfaatManfaat

(Outcome)(Outcome)DampakDampak

(Impact)(Impact)Faktor Faktor Pendukung/ Pendukung/ PenghambaPenghambatt

Otonomi masyarakat desa belum berjalan. Pemerintah desa lemah:

1. Tidak memiliki rencana strategis.

2. Belum paham renstra

1. Sarana Prasarana Program

2. Waktu Pelaksanaan

3.Tim Program

4. Tim sekretariat

5. Dana pelatihan

6. Dana Lokakarya

7. Dana operasional & sekret.

8. Dana PubDok

9. Modul Pelatihan

10.Dukungan Pan Lokal,dll.

1. Penyusun-an Renstra di 3 desa target grup.

2. Pelatihan Renstra utk masy. di 3 kecamatan target grup (6 angkatan)

3.Lokakarya hasil penyusunan renstra

4. Pelatihan pimpinan organisasi masyarakat tentang renstra sebanyak 4 angkatan.

1. Adanya Renstra Desa di tiga Kecamatan target grup di Kab. Sumedang pada tahun 2006.

1. 3 desa memiliki program berkelanjutan.

2. Pemerintah desa di 24 desa Kab. Smdg menjalankan kepemimpinan dan manajemen yang efektif.

3. Pemerintah desa di Kab. Smdg memiliki posisi tawar lebih tinggi.

4. Perda mengakomodasi aspirasi masy. Desa di Kab. Smdg.

Positif:-Semakin demokratis kehidupan masy. Desa.-Pemerintah desa menerapkan prinsip-prinsip good governance. -Menguatnya masy. Sipil desa.-Desa semakin otonom.

Negatif:

-Pemda dan DPRD skeptis terhadap masy. Desa.

Internal:

-Motivasi Pemdes & BPD untuk maju.-Motivasi masy. Desa untuk maju.

Ekternal:

-Iklim demokrasi terus berkembang

-Dukungan pemerintah setempat

-Stabilitas pasca pemilu.

Page 75/98



Indikator KeberhasilanIndikator Keberhasilan

Stakeholders IndikatorInput Output Outcome Impact

Pengguna jasa/pelayanan ________________________________________________________________________________________________

Penyandang dana ________________________________________________________________________________________________

Masyarakat ________________________________________________________________________________________________

Manajemen ________________________________

Page 76/98



Evaluasi Kinerja:Evaluasi Kinerja:Rencana vs AktualRencana vs Aktual

Kegiatan/ProgramKegiatan/Program InputInput OutputOutput OutcomeOutcome ImpactImpact

Pengembangan Kop Jemaat Uang Hasil Manfaat ManfaatSarana langsung langsung jangkaWaktu panjang

Pembangunan perumahan Uang Hasil Manfaat ManfaatSarana langsung langsung jangkaWaktu panjang

Pemberdayaan perempuan Uang Hasil Manfaat ManfaatSarana langsung langsung jangkaWaktu panjang

Page 77/98



Sesi KeduabelasSesi Keduabelas

MENYUSUN LAPORANMENYUSUN LAPORAN

Page 78/98





1. Kegunaan Laporan2. Struktur laporan3. Perwajahan4. Bahasa5. Ejaan & Tanda Baca6. Bahan & Peralatan7. Perencanaan Laporan

Page 79/98



LATIHAN MENILAI LAPORANLATIHAN MENILAI LAPORAN

FAKTOR KELEBIHAN KEKURANGAN

Kegunaan laporan

Struktur

Perwajahan

Bahasa

Ejaan & tanda baca

Lain-lain

Page 80/98



Kegunaan LaporanKegunaan Laporan

Laporan adalah sebuah dokumen yang difinitif, produk akhir suatu kegiatan, yang berguna untuk:

1. Menyajikan hasil kerja, telaah atau riset yang bersifat permanen dan logis;

2. Memberikan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan;

3. Mengetahui kualitas kasil kerja yang sudah dilakukan;

4. Menilai prestasi pelaksana pekerjaan.

Page 81/98



Pelaporan yang baikPelaporan yang baik

Waktu

Actionable

Comparative

Deviation

-Laporan datang sesuai kebutuhan-Dilaksanakan pada jadwal tertentu-Makin sering, kemungkinan berhasil meningkat

-Bisa ditindak lanjuti-Dilakukan oleh semua level organisasi

-Perbandingan input rencana dan aktual-Perbandingan output rencana dan aktual-Bisa dilihat secara tren-Perbandingan industri/best practice

-Tunjukkan penyimpangan/variasi-Fokus pada data/infrormasi yang penting- Lesson Learned

Page 82/98



Laporan untuk siapa?Laporan untuk siapa?

Pihak eksternal

Donatur

Internal

PemerintahKantor pajaklainnya

Report statistikLaporan khususLaporan pengendalian rutin/ kinerja

LembagaPeroranganLuar NegeriDalam Negeri

Page 83/98



Laporan kinerja yang efektifLaporan kinerja yang efektif

• Sesuai kebutuhan organisasi

• Disesuaikan kebutuhan individu pengguna

• Disesuaikan pertimbangan pemakai

• Memasukkan dasar evaluasi kinerja

• Sederhana dan mudah dipahami

• Mengandung hanya informasi penting

• Akurat

• Dibuat segera

• Bernada konstruktif

• Bila mungkin distandarsasi

Page 84/98



Langkah Membuat LaporanLangkah Membuat Laporan

Apa yang ingin diketahui pemberi kerja

Daftar Informasi

Bentuk Laporan

Informasi Yang Telah

Tersedia

Informasi Yang Belum

Tersedia

Kerja Lapangan

Kertas-Kertas Kerja (catatan hasil kerja,

laporan kemajuan,dll.)

Draft Laporan

Diskusi Draft Laporan

Laporan Final

Page 85/98



Struktur LaporanStruktur Laporan

1. Halaman Sampul

2. Daftar Isi

3. Abstrak (Ringkasan) = Executive Summary

4. Pendahuluan:

(a) latar belakang pekerjaan, (b) tujuan pekerjaan, (c) metode/ cara kerja yang digunakan, (d) pencapaian pekerjaan secara umum.

5. Inti:

(a) tahap-tahap kerja dan hasil/output yang dapat dicapai, (b) kesesuaian dengan tujuan yang direncanakan, (c) ada/tidaknya kesenjangan, (d). analisis, (e) alternatif tindak lanjut penyempurnaan pekerjaan, (f) kesimpulan & saran.

6. Lampiran:

(a) surat penugasan, (b) TOR, (c) grafik/diagram metode dan atau pencapaian tahap-tahap pekerjaan, (d) rincian laporan keuangan, (e) tim kerja, (f) daftar nara sumber.

Page 86/98



DiagramDiagram

BB

FF

AA

CC

DDEE

Page 87/98



GrafikGrafik

0102030405060708090

1st Qtr 2ndQtr

3rdQtr

4thQtr

East

West

North

1st Qtr

2nd Qtr

3rd Qtr

4th Qtr

0102030405060708090

100

1stQtr

2ndQtr

3rdQtr

4thQtr

EastWestNorth 0

50

1001st Qtr

2nd Qtr

3rd Qtr

4th QtrEastWestNorth

Page 88/98



Perwajahan Perwajahan (lay out)(lay out)

Bagian dari perwajahan:1. Marjin (1 inci di semua sisi).2. Paragraf (menjorok ke dalam 0,5 inci).3. Penjudulan: bab-huruf besar, bagian –

huruf lebih kecil (hindari banyak sub judul & sub-sub judul).

4. Spasi: satu setengah, spasi tunggal untuk sub paragraf.

5. Penomoran setiap diagram, tabel & lampiran

Page 89/98



BahasaBahasa

• Pilihlah kalimat yang kongkrit bukan abstrak,

• Pilih kalimat langsung bukan berbelit-belit,

• Pilih kalimat pendek ketimbang banyak anak kalimat,

• Berhematlah dalam penggunaan kata sifat.

Page 90/98



Ejaan & Tanda BacaEjaan & Tanda Baca

1. Ejaan:• Jika tidak yakin, lihatlah kamus,• Jika ada lebih dari satu ejaan untuk satu kata

(misalnya ) gunakan satu ejaan secara konsisten.2. Tanda baca:• Tanda kutip (“tanggungjawab”)• Hippen (‘tanggungjawab’)• Huruf besar (NATO, PBB)3. Huruf miring4. Angka5. Penyingkatan (dsb., dll.)

Page 91/98



Bahan & PeralatanBahan & Peralatan

1. Kertas2. Sampul3. Penjilidan4. Karakter huruf5. Word processing.

Page 92/98



Perencanaan LaporanPerencanaan Laporan

1. Jadwal2. Kerangka Laporan (skeleton report)3. Merakit bahan mentah4. Pembuatan draft laporan5. Penetapan waktu6. Pengendalian editorial.

Page 93/98



KESIMPULANKESIMPULAN

PASTPAST PRESENTPRESENT FUTURFUTUREE

VISIONMISSION

STRATEGY

VALUES

INFRA STRUCTURE

STYLE

RESULTRESULTSS

LEADERSHIP LEADERSHIP PEOPLE SIDEPEOPLE SIDE

TECHNICAL SIDE TECHNICAL SIDE MANAGEMENTMANAGEMENT

EVALUATE EVALUATE RESULTRESULT

FINE TUNE FINE TUNE IMPLEMENTATION? IMPLEMENTATION?

REFORMULATE REFORMULATE MISSION MISSION

CONTEXT?CONTEXT?

RESET THE ORG. RESET THE ORG. DIRECTION?DIRECTION?

ACHIEVEMENT MEANS (THE ORGANIZATION) PURPOSE DESTINATION

Where we are now

The resources, processes, initiatives & conditions that enable the enterprise to sustain profitability & growth

The reason we are in and why

Where we are going

Page 94/98



Diatei tupa,Diatei tupa,Terima kasih, Terima kasih, Matur nuwun, Matur nuwun,

Mauliate,Mauliate,Hatur nuhun,Hatur nuhun,Bujur melala, Bujur melala,

Arigato, Arigato, Thank you,Thank you,Kam sia,Kam sia,Xie xie,Xie xie,

Matur suksema,Matur suksema,Kure sumanga,Kure sumanga,

Makase,Makase,Kamsa hamnita,Kamsa hamnita,

Sauhagoeloe.Sauhagoeloe.

Documents

REVIEW PME