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SUMÁRIOPRESIDENT | Larissa Yanase.....................................04
DELEGATES&FINANCES | Jéssica Diniz.....................09
EXTERNAL RELATIONS | Cláudia Cabral...................14
AGENDA&MATERIALS | Rúbia Pegoretti .................19
STOCK&INFRA | Fernando Carvalho........................22
CONTATOS UTILIZADOS............................................25
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Olá aplicante ou OCP eu sou a Lari da AIESEC em Limeira e eu fui OCP da Growth Meetings2014.2 e estou aqui para contar um pouco mais da minha experiência e dar algumas dicas!
É com um orgulho imenso que escrevo esse report, que representa um pouco da experiênciaincrível que é liderar o time que entrega uma conferência nacional.
A Growth Meetings 2 é uma conferência voltada para managers da AIESEC no Brasil eprepara a pipeline de líderes dos escritórios para o ano seguinte, por isso foi umaexperiência tão marcante para todos nós. Ela aconteceu de 19 a 21 de setembro e contoucom cerca de 230 pessoas, entre de 200 delegados e 30 conference team (MC+OC+Chair).Foi realizada no hotel Recanto da Preguiça em Jarinu.
Apesar de ser uma conferência relativamente pequena o tempo de trabalho também éreduzido, o tornado bem intenso.
Vou separar em etapas para facilitar o entendimento.
Pré- conferencia (trabalho virtual):Seleção do time:
A postulação de OCP e OC foram lançadas juntas, portanto quando fui eleita logo recebi aspostulações dos OCs para começar a seleção. Como a estrutura já estava definida e foi umOC mais enxuto e diferente de outras conferências anteriores tive alguns pontosimportantes para fazer a seleção do time. Os cargos eram: Delegates&Finanças, Stock&Infra,Agenda&Materials, IS, COMM GD (que foi virtual e já estava eleito) e ER (NST do time devendas para conferências).
Para cada cargo era necessário um perfil específico e elaborei os perfis procurados antes decomeçar a ler as postulações para ser o mais imparcial possível.
Como tinha pouco tempo fiz uma primeira etapa de eliminação pelas postulaçõesinicialmente e passei apenas alguns para a entrevista. Os principais pontos para elaboraressa shortlist foram: experiência com eventos, disponibilidade para estar em SP no temponecessário e perfil em geral.
Especificamente para cada cargo procurei inicialmente as seguintes características:
Delegates&Finanças: Busquei uma pessoa boa relação interpessoal, metódica, comfacilidade de trabalhar com muitos dados em planilhas, conhecimento básico de finanças eprincipalmente uma pessoa calma mas com senso de urgência.
Stock&Infra: Pessoa organizada, com bastante autonomia, que trabalhasse bem sob pressãoe que conseguisse manter a tranquilidade em momentos de stress, porém ao mesmo tempoque fosse bem ativa.
Agenda&Materials: Procurei alguém com capacidade analítica e que conseguisse explicar oflow da agenda para o restante do time, que fosse capaz manter o CT room organizado eque tivesse uma boa comunicação (é o OC que precisa gerenciar os buddies de sessões eportanto pedir ajuda).
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IS: era essencial uma pessoa que tivesse conhecimento de tecnologia e preferencialmenteque já tivesse experiência em conferências nacionais.
Fiz um guideline com essas características para montar meu roteiro de entrevistas comperguntas gerais para todos e especificas de cada cargo e fiz essas perguntas para todos oscandidatos daqueles cargos. Muitas vezes as pessoas se postulam para um cargo e vocêidentifica perfil para outro nela, faça perguntas de ambos e confira se essa pessoa se sentiriaconfortável assumindo outra função.
O meu OC foi pequeno, mas isso não atrapalhou a realização das Jobs. Porém foi de extremanecessidade a cooperação do restante do CT em alguns momentos, por isso estimule ainteração entre o seu time e o MC e não tenham vergonha de pedir ajuda!
PO e comunicação:
Fiz meu PO ainda na etapa de seleção, antes de ser eleita. Caso isso aconteça com vocêreveja ele e confira que não esqueceu nada. É por ele que você acompanhará o trabalho doseu time antes de vocês estarem juntos em SP.
A comunicação era feita basicamente por dois meios, Facebook e Whatsapp. Dessa formaconseguíamos nos comunicar rapidamente e cobrir os passos iniciais do nosso trabalho.
Já invista em momentos de construção de time, pois no Office você não terá tanto tempodisponível e é extremamente necessário que o seu time se reconheça como tal.
Pré-conferência (Office em SP):Organizada a chegada de todos montei um PO num flip chart onde tínhamos as prioridadesde cada um e elas eram checadas nas nossas reuniões diárias, uma no início do dia e uma anoite.
Tivemos menos de uma semana em SP antes de ir para o hotel, pode parecer pouco tempo,mas se programando direitinho temos tempo de fazer tudo. Para isso é importante quevocê sempre tenha em mente qual deve ser a prioridade de cada OC e garantir que elesestejam trabalhando nisso.
Nessa etapa esteja sempre disponível para retirar dúvidas e fazer a conexão necessária entreseu time e o MC. Duas pessoas importantíssimas dentro do MC para o seu trabalho sãoagenda e conference managers, essas pessoas ajudarão você a guiar o seu trabalho.
Por fim, mas não menos importante, tenha um tempo para trabalhar na construção do seutime. Criar nome e uma visão para seu time ajuda a fazer uma maior conexão entre vocês edá um senso de objetivo, todos sabendo porque estão ali e pelo que estão trabalhando!
Pré Meeting (Hotel):Fomos para o hotel na terça-feira a noite, o que nos deu essa noite e dois dias de pré-meeting. Nesse momento é extremamente importante que você tenha bem claro quaisdevem ser as prioridades. Elencar as atividades como urgentes ou importantes ajuda muitoa decidir o que priorizar e dessa maneira garantir que seus OCs não estão desperdiçando otempo focando em algo que não deve ser feito naquele momento. Muitos materiais lúdicos
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de sessões serão pedidos, esse é o momento de fazê-los!
Foi positivo ir para o hotel com antecedência, porém houve dois pontos mais críticos, oprimeiro é que foi necessário voltar para SP buscar alguns materiais e realizar impressões dehandouts ( como foram poucos dias em SP a entrega de alguns materiais precisaram seragendadas para depois que o time todo foi para o hotel) e o segundo é que muitas dassessões precisavam de materiais da internet para serem concluídas e no hotel isso era bemdifícil. Quanto à internet foi necessário usar o 3G dos celulares para que fosse possível fazeros downloads.
Separe um tempo para conhecer o pessoal do Hotel, você vai precisar muito deles durante aconferência. Nesse caso em específico no geral as pessoas eram muito atenciosas eprestativas com tudo. Caso sua conferência seja nesse mesmo hotel apenas fique atento aohorário do café da manhã e cobre sempre a limpeza dos quartos e outros ambientes.
ConferênciaChegou o momento! Aquele frio na barriga de quando os primeiros delegados começam a
chegar toma conta de você. Aproveite esse momento para conversar rapidamente com seutime e dar as palavras de suporte finais antes de tudo começar.
Falando de maneira geral seu papel aqui é garantir que tudo está acontecendo como deve.Esteja ciente do que está acontecendo e saiba se o seu OC sabe o que fazer. Dei bastanteliberdade e empoderei eles a agir por si mesmos, porém sempre atenta ao que poderia darerrado. Lembre-se que durante a conferência tudo é urgente. Cada problema que aparecermerece sua atenção e deve ser tratado imediatamente. Esteja sempre em comunicação comseu OC, Chair, Agenda manager e Conference manager principalmente, para estar atualizadode situações logísticas e de agenda que possam surgir. Mantenha a calma e a postura, seucomportamento refletirá no comportamento do seu time e conseqüentemente naconferência (sim os delegados percebem se você transparece se há algo errado). Casoemergências ocorram converse diretamente com seu OC responsável e estabeleçam o planode ação, não hesite em pedir ajuda para a execução caso necessário.
Uma coisa que ajudou bastante foi o uso dos walk talks (apenas cuidado caso os OCSestejam sendo buddy de sessão para não atrapalhar os FACIS). Além disso andei sempre comum bloco de notas, caneta e a agenda do dia, isso é importante para você saber sempre oque está acontecendo no dia e anotar o que for necessário.
Um ponto importantíssimo é fazer a gestão de energia, algumas pessoas precisam dormirmais que outras, saiba balancear isso no seu time e que eles descansem quando necessário!Tenha esse equilíbrio você e seja o exemplo. Não ultrapasse os seus limites e fique atentoaos deles.
Por fim, mas não menos importante, seja acessível e simpático com os delegados. Estejadisponível para ajudar, tirar dúvidas ou apenas conversar num momento que seja possível.Recebi muitos feedbaks bons quanto a isso e acredito que realmente faz toda a diferença.Muitos delegados tem interesse em ser OC e vão querer conversar com você sobre isso!
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Pós-conferênciaEnfim acabou! A tranqüilidade voltou e você se sente extremamente realizado de ter feito oseu trabalho. Garanta toda a organização dos materiais e equipamentos antes de fazer umareunião de fechamento com o seu OC e combine com eles a DDL de envio do report. Essa éuma parte muito importante do trabalho e garantirá melhores OCs após o seu!
Aproveite o tempo final com o seu time e reconheça-os pelo trabalho desempenhado.
Mensagem FinalA experiência como um todo é extremamente gratificante. Liderar uma equipe de trabalhotão intenso é bem diferente de tudo que vivi na AIESEC e me proporcionou um crescimentoincrível. Se preocupe em oferecer isso aos seus OCs, afinal eles estão fazendo isso pelo seudesenvolvimento e é seu papel fundamental proporcionar isso. Dê o clima que seu OCprecisa, o trabalho intenso pode sobrecarregar vocês então saiba aproveitar momentos dedescontração e relaxamento com todos. Por fim, aproveite! Você pode aprender muito comtodos os envolvidos então permita-se viver a experiência mais intensa e gratificante quevocê pode!
Gostaria de agradecer todo o MC Momentum pela confiança e suporte e claro que nãoposso deixar de agradecer meus heróis, meu OC Archer! Cada um de vocês foi essencial paratornar essa experiência tão incrível. Obrigada por se entregarem de corpo e alma e porconfiarem em mim para ser a líder de vocês! Serei eternamente grata por todo ocrescimento que vocês me proporcionaram!
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Olá, meus queridos. Tudo bem?
Meu nome é Jéssica Diniz, sou da @Franca e fui OC FIN & Delegates da Growth Meetings2014.2! Vou contar para vocês um pouco do trabalho que desenvolvi nesses cargos etambém algumas dicas básicas para melhorar e facilitar o trabalho.
Pré-conferência - Casa:Antes de ir para São Paulo, o OC FIN & Delegates é um dos que mais tem atividades. Fiqueiresponsável por acompanhar as inscrições de todos os delegados, organizar suasinformações, separando por escritórios e enviar e-mails para o LCP de cada escritórioinscrito para que eles pudessem realizar o rankeamento dos membros, visto que o númerode vagas ainda não tinha sido delimitado.
Dessa forma, fiz amizade com o Podio e me tornei a melhor amiga de planilhas e e-mails, eeles se tornaram meus confidentes. Criei o e-mail da conferência, para dúvidas, informaçõese toda forma de comunicação com os participantes e mais tarde criei o grupo no Facebook,para estimular a pré-integração dos delegados.
Após o rankeamento dos membros, tive que realizar corte de delegados, devido ao altonúmero de inscritos. E então começar meu trabalho com Finanças: as cobranças de FEE +Damage Deposit + Transporte do OC. Sim, esses cargos também demandam que você jáorganize quem vai utilizar os transportes do OC, para passar ao OC Stock & Infra, já que évocê que tem acesso as informações.
Dica - Organização: trabalhe com Chefes de Delegação. Peça, no momento dorankeamento, para cada LCP escolher esse alguém que ficará responsável por compilar e tepassar todas as informações que você necessitar do escritório dele(a). Nós não trabalhamoscom Chefes de Delegação e, em termos de "conhecer e ter mais contato com os delegados"foi uma maravilha, mas no quesito organização ficou um pouco comprometido, afinal, unsrespondiam rápido, outros demoravam mais, e era mais pessoas a se cobrar.
Enquanto você está sua casa, é muito válido que você já leia o Regimento Interno sobreConferências Nacionais e converse com pessoas de outros OC's, pois temos muitasinformações para poder auxiliá-los (estou a sua disposição, sério). E, claro, aguardar ansiosopelo dia em que finalmente você irá à São Paulo e viver essa grande experiência com seuquerido time, no famoso Office do MC.
Pré-conferência - Office:Bom, chegando a São Paulo, você passará por uma oportunidade muito gratificante: avivência de time. Trabalhar com pessoas de vários lugares do Brasil, de realidades diferentese se dar bem com elas, tende a ser um desafio, que você deve aproveitar, pois, porexperiência própria digo, é uma das melhores partes desse trabalho. Começamos a nosaproximar cada vez mais, a medida que a conferência se aproximava e trabalhar cada diamelhor juntos e em conjunto.
Assim que cheguei em São Paulo, minha obrigação como FIN era terminar de realizar ascobranças das FEE's; começar a solicitar o comprovante de pagamento e de transporte atéSão Paulo (para futuramente calcular a Travel Cost Sharing - TCS); e ir acompanhando todosos outros OC's, em relação à gastos, analisando o orçamento, ponderando o que erarealmente necessário e negando despesas que viessem a ser desnecessárias, e, além de terum controle sobre as notas ficais, ir atualizando o Budget (onde se coloca todas as informa-
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-ções referente à gastos do evento).
Dica - Despesas: tenha uma quantia a mais no budget para despesas de última horaporque elas tendem a aparecem e quase sempre vão ser realmente ser necessárias.
Como Delegates, eu tive que realocar vagas (devido a desistência ou falta de pagamento);compilar as informações e criar os textos sobre as festas e sobre a conferência em si para oBoocket (para enviar ao OC COMM); verificar com a OC ER o que precisávamos para comporo Welcome Package e ver o que os patrocinadores disponibilizaram; e solicitar que osdelegados me enviassem duas versões de seus Roll Call's - de 1 minuto e a estendida.Ademais, fiquei responsável por mandar fazer alguns produtos do shopping.
Dica - Notas Fiscais: pegue com o OC ER todas as notas fiscais e/ou de contratos deparcerias que ela tiver, assim como com todos os demais OC's que realizaram qualquerespécie de compras em nome da AIESEC no Brasil, pois você irá precisar disso depois parafazer um relatório que entregará para a MCVP FIN.
Dica - Shopping: para decidir o que vender no shopping, façam um apanhado das últimasconferências e vejam o que deu certo, o porque deu certo e o que deu errado, e pensembem nas quantidades, para não sobrar muitos produtos. Veja o que tem na garagem doOffice, que sobrou de outras conferências, pois vocês podem colocá-los também a venda elucrar mais. Por fim, peça para o OC COMM fazer uma arte bem bonita (rs), mas,principalmente, definam o mais rápido possível os produtos que vão querer vender, cotem emandem fazê-los o quanto antes, para não haver problemas ou eles não poderem serentregues a tempo - sério, é muito chateante. Uma dica muito importante, caso façam oShopping Online, é, além de tentar ter todos os produtos com você antes da conferência, ésepará-los por CL antes da conferência começar, pois, acredite em mim, o tempo lá éescasso.
Antes de deixar o Office e ir para o Hotel onde será a conferência, você ainda terá queorganizar a "farmácia do OC" (uma caixa de remédios que será levada para o evento) e fazero documento de termos de responsabilidades dos medicamentos; listar os materiais queserão utilizados nos Sugar Cubes e a logística do mesmo; criar uma Gossip Box e um DoctorLove (afinal, o Fun Team conta com isso); e, muito importante, solicitar os reembolsos dosmembros do seu OC, isso é precioso.
Os membros do OC podem ser reembolsados em até R$25,00 por dia com alimentação, seapresentarem as notas; em transportes de ônibus/metrô utilizados para trabalhos do OC; epassagem de ida e volta da cidade de origem até São Paulo e vice-versa (essa parte não éobrigação do OC FIN).
Dica - Reembolso: uma maneira de facilitar a sua vida, OC FIN, é colocar uma parede doOffice envelopes com o nomes de cada membro do seu OC, para que eles coloquem asnotinhas lá e não as percam. Assim, nas terças e sextas-feiras, você retira as notinhas,calcula o valor, solicita o reembolsa através de uma form e entrega as notas para a secretáriado Office.
Pré-conferência - Hotel:
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Chegando no hotel, você tem quatro principais funções: verificar e fazer a alocação dosquartos; organizar os Sugar Cubes; montar os Welcome Package; e montar a logística doCheck-in, já que está nas suas jobs, OC FIN & Delegates, realizá-lo.
Dica - Welcome Package: chame todos os coleguinhas possíveis para ajudar, pois assimvocês criam uma linha de produção e tudo sai bem mais rápido.
Dica - Check-in: deve-se ter um controle efetivo de quem está no hotel, para que nãosejam pagas diárias para pessoas que ainda não chegaram no hotel ou para as que foramembora antes da conferência acabar.
A respeito da alocação de quartos, chame o OC Infra para lhe auxiliar, pois também valerápara ele(a). Nós prezamos por fazer a vistoria o mais rápido possível, então, com um dia nohotel, passamos de quarto em quarto, contando camas e chuveiros e verificando se a águaera quente e se as luzes e descargas funcionavam perfeitamente. Depois consultei minhasplanilhas e separei os delegados por sexo e área - foi algo bem tranquilo.
Dica - Alocação dos Quartos: além da lista geral em algum ponto estratégico do hotel,se possível, coloque os nomes dos delegado na porta dos quartos, pois podem eles semprese confundir ou esquecer.
Dica - Finanças: se você tiver um tempinho "livre", aproveite para adiantar um job sua, orelatório de finanças. Converse com o MCVP FIN e sente-se com ele, apresente todas asnotas fiscais/contratos que vocês tiveram, enquanto vão acompanhando o extrato da contada AIESEC no Brasil. Dessa forma ele já vai anotando a que se refere cada gasto e você jádeixa as notas com ele, ficando dispensado de ter que criar um relatório mais tarde. Informetambém quando os delegados começaram a pagar as FEE's e qual era a DDL.
Conferência:Durante a conferência o OC Delegates é o que mais tem contato com os delegados, seja pararesponder dúvidas, questionamentos, passar informações, auxiliá-los ou mesmo promover aintegração. Assim, se organize bem para conseguir fazer o Check-in e distribuir WelcomePackages no começo, além da "distribuição" (para quem necessitar) de remédios, durante aconferência. É necessário que você seja bem calmo e paciente na hora de tratar e lidar comos delegados, pois seu trabalho é ajudá-los da melhor maneira passível e, querendo ou não,é você, principalmente, que reflete toda a visão da organização em si do evento.
Durante a conferência sempre é bem corrido e quase certo que ocorrerá alguns imprevistos,esteja preparado psicologicamente para isso, pois, além de resolve-los ou auxiliar nessaresolução, é você quem mantém os delegados atualizados e se você se descontrolar, elesvão ficar bem preocupados.
Nós não tivemos nenhum problema com algum delegado ou com a questão de alocação dosquartos, o máximo que aconteceu foi acabar a luz no meio do evento, mas, como eu jádisse, é bem aquilo de "o mundo pode estar caindo, sorria e continue trabalhando, vai darcerto" rs's
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Aconselho que você tenha um controle muito bom sobre o dinheiro e produtos que saíram eentraram todos os dias, já que é de extrema importância, tanto na hora que tiver que fazer orelatório, como para o fechamento do budget.
Dica - Vendas: não misture o dinheiro do budget com o dinheiro que recebeu do shop ede vendas realizadas durante a conferência. Dessa forma, leve um dinheiro a mais do budgetpara qualquer imprevisto que surgir. E, se possível, leve a maquininha de cartão (para passarsó no débito) ,assim vocês podem aumentar o número de vendas e ter dificuldades com otroco.
No decorrer da conferência, dou as seguinte sugestões: tente descansar bem; não desanimese algo der errado ou não sair como o esperado, afinal essas coisas podem acontecer, masdevem ser superadas; confie no processo e no seu time, pois eles estarão sempre dispostosa te ajudar no que for necessário; alimente-se bem e hidrate-se, ninguém quer uma pessoatão importante como você passando mal; busque aproveitar o máximo a experiência edivirta-se junto com os delegados, mas, sem exageros, mocinh@; e desfrute muito a suavivência de time, são pessoas incríveis que deixarão muitas saudades.
Pós-conferência:Depois da conferência o seu trabalho não acaba. Como OC Delegates, você precisa enviar ocertificado de participação aos delegados que solicitaram e, como OC Finanças, você precisaatualizar seu budget e passar um relatório de gastos ao MC VP FIN, além de cobrar ocomprovante de passagem dos delegados e calcular o TCS.
Para finalizar sua experiência, basta apenas fazer um lindo report informativo (como esse)para ajudar aos demais postulantes e futuros OC's desse nosso incrível cargo de OC FIN &Delegates.
Considerações Finais:Espero que você, os delegados e todo o Conference Team aproveitem, aprendam e divirtam-se muito nessa experiência, que ela seja tão maravilhosa como a minha foi e que você adoreter passado por isso, pois, garanto, para mim foi um dos momentos mais desenvolvedores egratificantes dentro da organização =D
Qualquer dúvida, pode me procurar, fico à disposição ^^
E, como eu digitei bastante, só pra não perder o costume:
"Atenciosamente,
Jéssica Diniz
OC FIN & Delegates da GM 2014.2"
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Olá, querido leitor. Se você está lendo esse report, provavelmente está prestes a viver aexperiência de OC ER. Eu como reincidente na área, posso dizer o quão gratificante é ver oresultado do seu trabalho de meses na conferência. Fui também OC ER na CONADE 2014 eposso dizer que, apesar de ser o mesmo cargo, foram duas experiências incrivelmentediferentes e com realidades opostas. Por isso, irei basear meu report voltado para arealidade de uma conferência menor, que é a Growth Meeting. Espero que esse reportpossa ajuda-lo!
ANTES DA CONFERÊNCIAA Growth Meeting é uma conferência menor, mas que requer atenção para muitos detalhespara que tudo saia muito também feito no pouco tempo que possui. Para ser OC ER vocêprecisa fazer parte do National Events Sales Team, o que significa que sua jornada começaum pouco antes. As vendas para a GM foram um pouco mais difíceis, visto que tive quecorrer após a CONADE para em menos de um mês garantir os produtos da GM. No fim, deutudo certo e o NEST conseguiu produtos que supririam a necessidade da conferência. Pudechegar a São Paulo apenas alguns dias antes de irmos para o hotel, então, caso esse seja oseu caso, procure adiantar muita coisa ainda na sua cidade:
• Divisão dos Breaks: é sempre bom fazer uma planilha com a divisão de comidaspor dia de conferência.
• Entrega dos produtos: caso você chegue apenas alguns dias antes, tente agendara entrega para que aconteça antes. Isso evita imprevistos.
• Quando os produtos chegarem, é gentil enviar um email para o seu contato daempresa notificando a entrega e agradecendo a confiança ou para cobrar algum detalhe quetenha faltado.
• Seja criativo! Crie campanhas e challenges virtuais antes mesmo da conferênciapara que os delegados se familiarizarem com os parceiros, além do que é um ótimo materialpara ser mostrado no report e dar um UP na parceria.
• Não se esqueça de solicitar ao seu OC FIN que tenha dinheiro para produzir obanner e impressão do painel dos parceiros.
DURANTE A CONFERÊNCIA:A GM 2014.2 aconteceu no Recanto da Preguiça. Um hotel menor, com algumas
limitações físicas e logísticas e bem diferente do hotel que eu havia conhecidoanteriormente em conferências nacionais. A GM contou com um OC bem menor que outrasconferências, então é importante que cada membro do OC saiba que deve ajudar em todosos momentos, independente de se aquela tarefa tem ou não a ver com sua função, isso foicrucial dentro do OC ARCHER. Durante a conferência o principal papel do OC ER é trabalharcom o posicionamento dos parceiros e a organização dos breaks, por isso, deixo aquialgumas dicas:
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• Reserve alguma salinha/quarto próximo ao local onde será realizado os breakspara guardar todas as caixas de produto. Isso facilita para o controle e principalmente paratornar mais ágil a preparação do break.
• Tente preparar o break com o maior tempo de antecedência possível. Uma dica éna noite anterior você já deixar separado e fora das caixas e embalagens o que será utilizadono dia seguinte. Isso irá facilitar bastante.
• Deixe alinhado com os funcionários da cozinha (onde geralmente são guardadosos Danones) que você irá retirá-los diariamente, de modo que você não atrapalhe notrabalho do local. Se possível, deixe uma lista da divisão colada na parede da cozinha parafacilitar.
• Uma parceria super legal na GM foi com as pipocas Kenko, da Sakura. Caso vocêtambém tenha essa parceria em sua conferência, tente levar as pipocas com antecedênciapara a cozinha, para que estejam pontualmente prontas no break.
• Alguns parceiros fornecem Kits para serem sorteados. Alinhe com o Fun Teammomentos em que você poderá fazer as premiações dos kits promocionais.
• Garanta que terá alguém durante os breaks tirando foto dos produtos. Você iráprecisar desse material para o Report.
• Peça ajuda! Pode parecer simples e rápido, mas um break bem organizado requerbastante tempo. Alinhe com quem estiver livre naquele momento para lhe ajudar a fim denão atrasar a agenda.
• Distribua em ilhas: Concentrar os produtos iguais em um só lugar dificulta apassagem das pessoas e algumas podem não conseguir comer.
• Coloque staffs em cada ilha: isso é necessário para conscientizar as pessoas depegarem somente o que realmente irão consumir, evitando que alguns delegados fiquemsem comer.
PARCERIAS
PARCEIRO PRODUTOS OBSERVAÇÕES
BELVITA Biscoitos Integrais
Tirar os pacotinhos das caixas
um dia antes, pois requer um
certo tempo.
DANONE Iogurtes
Separe com antecedência as
quantidades do dia para que
tenha tempo hábil para
quebrar todas as placas.
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PARCEIRO PRODUTOS OBSERVAÇÕES
PECCIN Balas, Drops e Chocolates
Utilize momentos estratégicos
para sua distribuição, como
após a janta. Colocar nos
breaks não é tão inteligente,
pois as pessoas estocariam
bastante.
BANANINHA PARAIBUNA Doce de BananaPodem ser servido dentro de
cestas.
SAKURA Pipocas
Levar com antecedência para
a cozinha. As pipocas de
micro-ondas também podem
ser preparadas na panela,
caso não haja o aparelho no
local.
MARILAN Biscoitos
Cada caixa possui sub caixas
dos produtos. Tente fazer essa
divisão com antecedência e,
durante a montagem do
break, abrir as caixinhas da
forma correta para que não
fique visualmente feio em
cima da mesa.
SUAVIPAN Bolinhos Recheados
Cada caixa possui sub caixas
dos produtos. Tente fazer essa
divisão com antecedência e,
durante a montagem do
break, abrir as caixinhas da
forma correta para que não
fique visualmente feio em
cima da mesa.
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PARCEIRO PRODUTOS OBSERVAÇÕES
FOMPuffs para ambientes e
Rolinhos para brindes.
Procure um local onde os
FOM fiquem concentrados de
forma que seja utilizado como
um local para descanso. Isso
garante o controle de onde
está cada Puff e fica
visualmente mais atrativo.
DACCrachás e Kits de produtos
para brindes
Peça para seu OC COMM fazer
a arte do crachá para que seja
enviado para a DAC
confeccionar.
DEPOIS DA CONFERÊNCIAO pós-conferência é o momento de realizar a pesquisa de satisfação, coletar fotos e produziros reports para cada parceiro.
• Peça modelos de pesquisa de satisfação a OC ER anteriores. Lembre-se de fazeruma analise das perguntas para parcerias que já estiveram em conferências passadas paraque o report não saia igual aos anteriores e para que os parceiros tenham noção daevolução da parceria.
• Não se esqueça de coletar fotos com o seu OC COMM. Elas são fundamentaispara mostrar como os produtos foram utilizados.
• Estude report antigos a fim de evoluir no conteúdo. Mostre os dados dapesquisa, depoimentos, fotos e como foi a conferência, não esquecendo, claro, de colocar asdatas das próximas conferências.
CONSIDERAÇÕES FINAISEspero que esse report tenha tirado algumas de suas dúvidas em relação ao trabalho do OCER na conferência. Caso seu interesse seja em segmentação de empresas e prospecção deparceiros, estou disponíveis para conversas e chats, então, por favor me procure! Ser OC éuma experiência fantástica em todos os cargos e espero que a sua seja assim também, boasorte!
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Agenda &
Materials
Rúbia Pegoretti
Email:
Rubia.Pegoretti @aiesec.net
Olá, meu nome é Rúbia e eu fui OC Agenda e Materials da GM 2014.2. Ser OC foi uma dasmelhores experiências que a AIESEC me proporcionou! Apesar de muito intenso, oaprendizado é enorme! Saber que o meu trabalho é importante para atingir o resultadofinal, que é a conferência, é muito gratificante. Espero relatar aqui muito bem como foi otrabalho, mas caso queiram conversar, estou à disposição.
PRÉ-conferênciaAgenda
Antes da conferencia o OC Agenda não tem jobs muito definidas, então leia os relatórios dasconferências anteriores, conheça seu time e seu corner dentro do OC, entenda muito bem asua job description e esteja atento ao que se passa no time como um todo é o básico emínimo que você pode fazer nesse período antes de chegar ao Office. Você precisa tambémentrar em contato com o Agenda Manager do MC que será o responsável final pelamontagem da agenda, co-construção das mensagens juntamente com os FACIs das sessõese aquela pessoa que de fato estará cobrando o MC da preparação de tudo e pedir o primeirodaft da agenda. Depois disso, compartilhe com o OC para que todos estejam a par.Garantindo um bom relacionamento com o Agenda Manager, pode ficar tranquilo que seutrabalho será facilitado.
Materials
A principal job é conversar com todos os FACIs e adquirir todos os materiais necessários paraa conferência acontecer. O trabalho não é pesado; o único problema é que normalmente osFACIs entregam a lista de materiais quase no último momento antes do OC ir para o hotel.Então a ideia de conseguir o maior numero de informações possíveis, para assim já começaras compras. Como ajuda, coloco aqui a lista básica de materiais que foram usados e algunslugares que fomos para compra-los:
1. Papel A4, post-it, canetas, canetões, canetas coloridas, fita crepe, régua, tesoura, cola,fita, barbante, bexiga, isopor, TNT, papel kraft, guache, estilete, saco plástico, envelope, colaquente.
2. Kalunga, casa do isopor, Armarinho Fernandes; tudo foi adquirido na 25 de Março e SantaEfigênia (materiais de IS).
conferênciaAgenda
É necessário que você sempre alinhe com os FACIs sobre duração da sessão e como vocêdará os avisos de término de cada sessão. É bom sempre conferir com cada FACI umas duashoras antes da sessão se está tudo OK ou se eles precisam de algo. É bom definir buddiespara cada sessão e alinhar com eles o que deve ser feito. Caso aconteça
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algum atraso, notifique o OC e os FACIs para que todos fiquem interados dos de como está aagenda. É sempre bom fazer uma agenda grande para ficar no CT Room, assim todos podemver as informações básicas rápido (é legal ter os campos de horário, local, sessão, FACI e co-FACI, materiais e duração). Fique atento à horários que não podem atrasar de jeito nenhum(horário de saída dos ônibus).
Materials
Durante a conferência o trabalho é mais pesado pois você tem que garantir que todos osmateriais estarão nas sessões e que não faltarão. É sempre bom estar conferindo com osFACIs a necessidade de algo. Algumas dicas é criar um kit básico (com papel A4, canetas,canetões, flipchart, fita crepe e post-its) para cada FACI e se preocupar mais com osmateriais mais diferentes; para o kit básico, algo que deu muito certo foi o uso de sacosplásticos transparentes contendo todo o material. Para o flipchart (que é muito pedido),você pode usar o papel kraft (é só cortá-lo num tamanho de 1m aproximadamente). Semprecompre muito papel A4 (pois é usado na impressora também, e muitas coisas são impressasde última hora) e fita crepe (você vai usar em TUDO; o OC IS também usará muito paraproteger os fios, então é legal ter todos os tamanhos de fita). Os materiais mais diferentespodem exigir um pouco mais de procura ou dificuldade para preparar, mas você pode contarcom a ajuda de outros OCs. É sempre bom ter materiais básicos a mais; garanta que nadafaltará, mas não gaste excessivamente (muita coisa já tem no MC office).
PÓS-conferênciaAgenda
A mensagem da conferencia foi entregue para os delegados.
Materials
Agora chegou a hora de organizar os materiais nos armários de novo, conte com a ajuda detodo o OC.
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Ei postulante, tudo bem?
Sou Fernando Carvalho, VP MKT 2014 da AIESEC no Vale do Paraíba e OC Infra & Stock daGM 2014.2.
Bom, se você já está lendo este report é sinal que a sua vida vai mudar a partir de agora. SerOC Nacional foi uma das melhores experiências que eu tive dentro da AIESEC. O desafio, acorreria, a vivência com um time novo, com o MC e depois ver o sorriso de gratidão na carados delegados. E óbvio, ser OC Infra & Stock é o mais TOP de todos! Hahaha
Ao ser eleito, leia os reports e converse com os OCs das outras conferências. Isso pode teajudar a não cometer os mesmos erros. Quando eu fui eleito, já comecei a pesquisar(entender) o local, pois eu ainda não conhecia. Saiba todos os lugares que podem virarplenárias. Tenha um PO seu claro e definido, de quais são as suas prioridades e afazeres.Faça uma checklist de tudo que é externo (que não tenha no Office) e que vá precisar alugarou comprar. Orçamento é a palavras deste momento. Use sempre o telefone do Office paranão gastar o celular. Fique atento ao prazo de aluguel, pois tem empresas que não alugamem cima da hora, principalmente o transporte que precisa de uma reserva comantecedência.
Faça um corner com o OC Delegates, para você ficar ciente da quantidade de pessoas quevem e voltam do Aeroporto de Guarulhos e da Rodoviária do Tietê. Corner com OC Agendaserve para você conhecer a agenda (quantas sessões ao mesmo tempo) e saber que horascomeça o primeiro dia, isso te ajudará a saber que horas o ônibus do OC com os delegadossairá para conferência.
Comece a separar os materiais, junto com os outros OCs e arrumar em caixa para levar.(Como OC Stock devemos saber tudo que estamos levando e onde está). Não hesite em nãolevar algo, a gente usava muito a frase: “VAI QUE!”.
Conferência
Arrume o Conference Room de um jeito que você entenda onde cada coisa está. Se alguémprecisar de algo, você precisa saber onde as coisas estão. (O que mais usam nas sessões é:canetão, canetinhas, folhas A4, fita crepe, post-it, flip chart e projetores). Já tenha decididoqual plenária vai ficar cada área e como funcionará a estrutura de almoço. (se tem cadeiras emesas pra todos e quem almoça primeiro).
Tenha em mãos um celular, número do telefone dos motoristas ou da agência alugada ecertifique que os OCs que te ajudarão no transporte chegue no lugar a tempo para chamar agalera e colocar todos nos transportes. (Deixe uma lista atualizadissíma com cada OC com onome de todos os delegados que vão pegar o transporte). Não deixe atrasar, pois podeatrasar a agenda.
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Na VOLTA organize do mesmo jeito que na IDA. Organize as malas em um lugar e separe aspessoas em Tietê e Guarulhos para fazer o check out na saída. Não atrase, os aviões nãoesperam! haha
Esteja feliz, sorria, converse com o MC, com o máximo de delegados possível e aproveitemuuuuuito a sua experiência. Não esqueça de ajudar os outros OCs durante a conferência.As sessões precisam ter buddies (pessoas que ajudam os Facis).
Tenha pulso forte, não tenha medo, sempre peça ajuda ao OCP se precisar. Ele (a) é o seulíder e está lá para ajudar na sua experiência. Ser OC é uma das coisas mais gratificantes queeu já fui.
Na volta só organizar tudo de volta na garagem!
Obs.:
Gostaria muito de ajudar no que eu puder! Um ajudando o outro, as conferências vãoficando mais TOP e mais inesquecíveis para todos! =D
Pode me chamar SEMPRE!
BOA SORTE e BOA CONFERÊNCIA!
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Contatos utilizados pelo ocJuBaLi Botons e Brindes Personalizados:
E-mail: [email protected]
Site: http://www.jubalibotons.com/
Telefone: (11) 4154-4021 - Atendimento de segunda à sexta das 9h00 às 17h00.
Anima Color - Brindes Promocionais:
E-mail: [email protected]
Site: http://www.animacolor.com.br/
Telefone: (11) 3892-0054 / 3892-0038 / 2679-9525
Projetores
Peça aos LCPs de algum escritório presente. Caso não conseguir mesmo, recorra ao aluguel.
Tendas para eventos
Empresa: Shadow Eventos
Ana Paula Fernandes
(11) 3867-2368/ Nextel (11) 7822-6654
www.shadoweventos.com.br
Transporte
Empresa: My Life
Silena Niscolo
(11) 99315-1583 CLARO/ 5571-4477
www.mylifevans.com.br
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