Remote participation in itu presentation to un missions french

InternationalTelecommunicationUnion

La participation à distance

aux réunions de l’UIT

Guy Girardet, ITU, IS Dept

[email protected]

Présentation aux Missions Permanentes auprès des Nations

Unies à Genève 26 novembre 2012

November 2012November 2012

Ordre du jour

A propos des services de participation à distance aux réunions

Comment utiliser ce service ?


Réunions de l’UIT novembre 2012

http://www.itu.int/en/events/Pages/Monthly-Events.aspx


Règles protocolairesaux réunions de l’UIT

Ouvert aux Etats Membres ou Membres de Secteur

Les délégués sont accrédités par le point de contact de leur Administration

Règles formelles de procédure: Président élu par les délégués

Secrétaire élu généralement par le personnel de l’UIT


Types of e-participation in ITU

Diffusion sur le Web – passif (depuis 1998)

Réunion web Ad-hoc /libre-service – interactif

Réunion web gérée - interactif


La participation à distanceInteractive gérée


Soutien des Etats Membres

Projet pilote à la demande des groupes de travail du Conseil de l’UIT (2009)

Résolution à la Conférence des plénipotentiaires de l’UIT (Guadalajara 2010)

Soutien du Conseil 2010 / 2011 de l’UIT


Principaux acteurs et défis

Meeting Organizer Conference

ChairmanConference Secretary

Physical Delegates

Remote Delegates

Remote Participation Moderator

Interpreters

I’ve got enough on my plate…

Got to keep the agenda on track…

Got to help the Chair..

Don’t distract our meeting..

More complexity and headaches..

Don’t forget me…

Got to help the remote participants


Objectifs: Equipe en charge de la participation à distance

Préserver la sécurité, l’intégrité, la flexibilité des réunions face à face de l’UIT

Respecter les règles de procédure existantes

Permettre aux participants à distance d’apporter un complément d’information sans déconcentrer la réunion physique.


Rôle du Modérateur en charge de la participation à distance

Représentant physique des participants à distance

S’assure que les participants à distance ont accès à tous les composants (video, audio, documents, présentations)

Négocie avec le Président les interventions à distance

Intervient au nom des participants à distance Met en sourdine/rétablit le son des participants à

distance Protège la réunion physique


Une réunion typique de l’UIT


L’équipe en charge de la participation à distance


Le Modérateur en charge de la participation à distance


Planification des réunions


Mesures de sécurité

Inscription Accréditation Authentification Accès aux réunions Identifiants de connexion Enregistrements


S’identifier à une réunion Web


Les étapes à suivre lors des réunions à distance


L’accueil


Information sur les orateurs

If possible, provide details when participants request the floor


Prendre la parole

Remote participants can use the raise hand function to request the floor.


Partager des documents

Upload presentations and other documents to server in advance of meeting


Economiser l’émission de carbone


Carbon savings - one delegate from Argentina: 3,299 Kg (Co2)

Total Savings for meeting: 20,000 kg of CO2 emissions.

Travel costs $35,000


La meilleure pratique Gérer le changement: changement de culture requière

temps, patience, aide juridique, formation, propagation. Ceci s’applique au personnel de l’UIT ainsi qu’aux délégués

Choisir le modèle d’intervention le mieux approprié à votre réunion

Adapter les règles existantes de procédure relatives à la participation à distance

Structurer votre réunion en intégrant les participants à distance

Choisir l’option audio la mieux appropriée à votre réunion

Ne pas déconcentrer la réunion physique.


Les prochaines étapes pour l’UIT

Amélioration de l’infrastructure dans les salles de rénion de l’UIT – caméras / système audio multilingue

Intégration de l’inscription et de l’authentification

Usage amélioré du son internet lors des contributions

Amélioration du système audio lors des réunions multilingues

Formation des Modérateurs en charge de la participation à distance


Utiliser le service de participation à distance


Qui peut utiliser le service?

Il peut être utilisé par les délégués inscrits (Etats Membres et Membres de Secteur) qui ne peuvent pas se déplacer à Genève

Il peut être utilisé pour apporter l’expertise de la participation à distance aux Missions des Nations Unies.


Quel équipement avez-vous besoin ?

Un ordinateur PC ou portable (fonctionne sur PC / Mac / Linux)

Flash player (gratuit) Application Adobe Connect pour iPad,

iPhone, Android (gratuit) Connexion Internet > 200 kbit/s Lignes téléphoniques fixes pour les

interventions orales (l’UIT appelle les participants)


Comment s’identifier ? S’inscrire à la réunion sur le site web de

l’UIT Sélectionner l’option Participation à

distance Vous recevrez vos identifiants pour vous

connecter à la réunion ainsi que le lien de la réunion

Cliquer sur le lien de la réunion Entrer votre nom d’utilisateur et votre

mot de passe


S’identifier pour accéder à la réunion


Comment écouter la réunion ?

Le système audio de la réunion est automatiquement envoyé sur votre ordinateur

Assurez-vous que les haut-parleurs de votre ordinateur sont en marche


Devez-vous vous joindre obligatoirement à la réunion?

Vous devez vous joindre à la réunion seulement si: vous souhaitez faire une intervention

oralevous souhaitez écouter l’interprétation

(dans le cas de réunions multilingues seulement)


Comment joindre une téléconférence ?


Comment procéder si vous souhaitez prendre la parole ?


Comment faire une intervention ?

Utiliser un téléphone fixe situé dans un lieu silencieux

Joindre la téléconférence Entrer en contact avec le Modérateur via la

fonctionnalité du chat “Lever votre main” pour la prise de parole Une fois en mode “son coupé”, vous entendrez

le message suivant : “Vous êtes appelé par le Président, veuillez commencer à parler”


Comment partager ma webcaméra ?


Qui contacter en cas de problèmes ?

Utiliser la fonctionnalité du Chat pour envoyer un message privé au Modérateur

Le Modérateur est ici pour aider les participants en participation à distance


Quels conseils vous donner ?

Si possible, tester votre équipement avant la réunion pour s’assurer de son bon fonctionnement

Une fois identifié, devenez ami avec le Modérateur

Assurer que vous êtes dans une pièce silencieux en possession d’un téléphone fixe

Fournir présentations / documents à l’avance Parler clairement et lentement de sorte que

votre discours puisse être interprété


Pouvez-vous avoir un petit entrainement ?

Oui. L’UIT va mettre en place un programme de formations virtuelles pour les Missions des Nations Unies, les Etats Membres et les Membres de Secteur

Si vous êtes intéressé, veuillez nous remettre votre carte de visite afin que nous puissions vous contacter.


Questions & Réponses

Documents

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