INSTITUTO DE ESTUDIOS BANCARIOS GUILLERMO SUBERCASEUX

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

REGISTROS CONTABLES

Gilda Pavat A.

01/01/2013

Al término del curso los participantes estarán en condiciones de distinguir, manejar y aplicar la terminología técnico - contable, los principios contables y los métodos de registro de la información contable e identificar y emplear el proceso contable de análisis, clasificación, registro y aplicar la metodología de los hechos económicos y financieros de la empresa a las diferentes fases que comprende el proceso o flujo contable hasta la elaboración de estados financieros básicos

Prof. Gilda Pavat A.

Registros ContablesInventario y Ecuación del Inventario

Inventario: Corresponde a un detalle de los valores que conforman los recursos y las obligaciones de la empresa

Ecuación del Inventario: Es la fórmula con que se expresa la igualdad entre recursos y deudas u obligaciones de la empresa.

RECURSOS = OBLIGACIONES

Activos: Son los recursos económicos que posee una empresa, bienes o derechos, que tienen la potencialidad de generar ingresos económicos en el futuro.

Pasivos: Corresponden a obligaciones de la empresa con terceras personas distintas de sus dueños, o derechos de terceras personas sobre los recursos de la empresa (es decir sobre sus activos) en un momento del tiempo

Patrimonio: Es el monto de recursos que constituye la deuda de la empresa con sus dueños. De la misma manera se puede entender como el monto de los derechos de los dueños de la empresa sobre la diferencia de recursos (activos) que quedarán después de pagar todas las obligaciones con terceros (pasivos), por lo tanto el patrimonio corresponde a un pasivo no exigible y se compone de dos partes, el Capital y las Reservas.

El Capital: Corresponde al aporte que efectúan los dueños a la empresa, lo cual, les da el derecho de administrarla y obtener para sí, las utilidades que ésta genere.

Las Reservas: Corresponden a utilidades que ha obtenido la empresa, que no han sido retiradas por sus dueños, es decir, han permanecido en la empresa como una reinversión

Conclusiones

• En toda operación se modifican, a lo menos, dos componentes de la igualdad.• Cada elemento de la igualdad puede, aumentar o disminuir, en una operación• Cuando en una operación intervienen dos valores del activo, uno aumenta y el

otro, necesariamente, disminuye.

• Cuando en una operación intervienen dos valores del pasivo (exigible o patrimonio) uno aumenta y el otro, necesariamente, disminuye.

• Cuando en una operación interviene un valor del activo y otro del pasivo (exigible o patrimonio) los dos aumentan o los dos

disminuyen.

Invariabilidad del Capital

Por razones de información, las variaciones producidas por pérdidas y ganancias no se muestran directamente en el capital, sino que en conceptos complementarios a éste.

Activo = Pasivo + Patrimonio + Resultado

Cuenta Contable

Agrupación metódica y sistemática de transacciones similares bajo un mismo título común y apropiado. Es un instrumento de registro, que el contador emplea para identificar cada una de las transacciones económicas realizadas por la Entidad. Las cuentas están contenidas en el libro de contabilidad

llamado Libro Mayor. Su diseño dependerá de las necesidades de información y del sistema de contabilidad empleado por la empresa que se trate.

Tratamiento de las Cuentas Contables

Separando los conceptos de activo, pasivo y patrimonio y, volviendo a la igualdad de la ecuación del inventario, tendremos el siguiente

tratamiento general de cuentas.

Activo = Pasivo + Patrimonio + ResultadoActivo – Patrimonio = Pasivo + ResultadoActivo- Patrimonio – Pasivo = Resultado- Patrimonio = Pasivo + Resultado – Activo- Patrimonio – Pasivo = Resultado – Activo- Patrimonio – Pasivo – Resultado = - Activo

CUENTA

Activo = Pasivo + Patrimonio + Resultado

+ +

DEBE HABER

DEITOS CREDITOS

CARGOS ABONOS

TOTAL DEBITOS TOTAL CREDITOS

SALDO DEUDOR SALDO ACREEDOR

CUENTA SALDADA

Plan de Cuentas

El objetivo del Plan de Cuentas es proporcionar, los elementos necesarios que les permita contabilizar las operaciones, proveer información útil en tiempo y forma, para la toma de decisiones por parte de los responsables de administrar las finanzas, para garantizar el control del patrimonio; así como medir los resultados de la gestión financiera y para satisfacer los requerimientos de todas las instituciones relacionadas con el control, la transparencia y la rendición de cuentas. En este sentido constituye una herramienta básica para el registro de las operaciones, que otorga consistencia a la presentación de los resultados del ejercicio y facilita su interpretación, proporcionando las bases para consolidar bajo criterios armonizados la información contable. El Plan de Cuentas que se presente debe comprender la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente e identificadas con nombres para distinguir un tipo de partida de otras, para los fines del registro contable de las transacciones.

El plan de cuentas es propio de cada empresa y por lo tanto consiste en una: Nómina codificada de las cuentas que utiliza la empresa, de acuerdo con las necesidades

de información y control que ésta tenga. Ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el sistema contable para

el logro de sus fines

 Al establecer el plan de cuentas, se deben tener presente, las siguientes consideraciones: Giro de la empresa y tipo de transacciones que realiza Niveles de información y control deseados Disposiciones legales que afectan a la empresa

Manual de Cuentas

El manual del plan de cuentas consiste en un conjunto de instrucciones que explican el manejo de las cuentas. Tiene el propósito de establecer cómo y cuándo deben registrarse

los hechos económicos, en cada cuenta, es decir explican su tratamiento en cuanto a:

Código Titulo Concepto Grupo al que pertenece la cuenta Por qué concepto se carga Por qué concepto se abona Qué saldo presenta (Deudor o Acreedor) Cuál es el significado de su saldo Exposición de la cuenta en los estados financieros.

El manual de cuentas es un documento contable que describe claramente la naturaleza de las cuentas. El

manual emerge como consecuencia de la aprobación e implantación del sistema contable, que debe estar acorde al giro especifico de las actividades de una empresa y al volumen de sus operaciones.

El código de cuenta, es una denominación que se da a los símbolos (números y/o letras) que se asignan a cada una de las partidas que componen el para diferenciarlas de las demás y poder identificarlas sin retraso. Es imprescindible que la empresa defina con bastante precisión el Método de Codificación, para evitar contratiempos.

Toda codificación debe poseer requisitos mínimos con la finalidad de utilizarse adecuadamente en el procesamiento de información contable, siendo estos:

Estructural: Establecer divisiones para cada uno de los grupos, subgrupos y cuentas que conforman los estados financieros

Significativo: Cada símbolo debe representar alguna característica que lo diferencie en la codificación

Preciso: Debe corresponder únicamente a una sola cuenta Flexibilidad: Debe permitir incorporar nuevas clasificaciones de cuentas Secuencial: Debe asignarse correlativamente números a las partidas contables Operativo: Debe permitir incorporar el manejo de códigos a un sistema computarizado

Ejemplo:

Código Clasificación Cuentas1000 Grupo Activo1000-100 Subgrupo Disponibilidades1000-100-10 Cuenta Caja1000-100-10-01 Subcuenta Caja moneda nacional1000-100-10-02 Subcuenta Caja moneda extranjera

Cuentas Titulo Concepto SaldoActivo Especifico Suma de bienes, valores y/o derechos

que posee una empresa. Se carga si aumenta, de abona si disminuye.

Deudor

Disponibilidades Especifico Suma de recursos en efectivo que posee una empresa.

Deudor

Caja Especifico Dinero en efectivo que posee la empresa.

Deudor

Caja moneda nacional Especifico Dinero en pesos que posee la empresa.

Deudor

Caja moneda extranjera Especifico Dinero en Dólares que posee la empresa.

Deudor

Libro Diario y Asientos ContablesCorresponde al primer libro que se utiliza en el registro formal de las transacciones y, por ello, se conoce también como libro de primera entrada, donde se registran, en forma cronológica y, día por día, las transacciones de la empresa.

El artículo 27 del Código de Comercio, establece “En el Diario se asentarán por orden cronológico y, día por día, las operaciones mercantiles que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carácter y circunstancia de cada una de ellas”

El Libro Diario, en la práctica, puede presentarse en distintos formatos.

Es un documento que registra de forma cronológica las transacciones económicas que una empresa realiza. Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal de la firma. Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables, según se vayan produciendo. Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día o, en periodos no superiores a un mes, solo en caso de que las actividades se hayan ido recogiendo en otros documentos.

El Libro Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa. Se trata de transacciones por Bienes y Servicios, adquiridos desde el contexto

socioeconómico, necesarios al FUNCIONAMIENTO de todo Emprendimiento. También de DINEROS recibidos y entregados, para o por tales transacciones. Más que hechos económicos (ECONOMÍA), son hechos contabilizables propios de cada Empresa.

La anotación que se efectúa en el Libro Diario, para contabilizar una operación realizada por una empresa, recibe el nombre de asiento contable.Un asiento contable, debe constar de:

Fecha: Corresponde a la fecha en que se realiza la contabilización, independiente de la fecha de los documentos que la respaldan.

Número de referencia. Corresponde a la numeración que se le asigna a los asientos contables y que permite su identificación.

Cuentas. Deudoras o de cargo y cuentas acreedoras o de abono. Por convención, las cuentas deudoras se anotan a la izquierda y las acreedoras a la derecha.

Cantidad. De cargo y de abono en cada cuenta. Los cargos se anotan en el Debe y los abonos en el Haber. En cumplimiento del Principio de la Partida Doble, la suma de los cargos debe ser igual a la suma de los abonos, en cada uno de los asientos contables.

Glosa. Corresponde a un breve párrafo explicativo de la operación efectuada.

Asientos ContablesEl asiento contable es un tecnicismo empleado para efectuar el registro de las transacciones mercantiles en el Libro Diario, son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Así mismo pueden existir Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables. Dependiendo del sistema de información contable, algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes. De igual forma en la mayoría de los sistemas, los registros o asientos manuales son aquellos creados por un usuario (modificar monto en una Nota de Crédito) y los automáticos son los generados propiamente por el Sistema (cálculo automático de valor de impuesto).