Records Management – Comment traduire?

Records Management – Comment traduire?

Marie-Anne Chabin, Archive 17

CSTIC – Afnor – 15/09/06

MAC pour CSTIC Paris - 15.09.06 2

Définition ISO du RM

Records management

Field of management responsible for the

efficient and systematic control of the

creation, receipt, maintenance, use and

disposition of records, including processes

for capturing and maintaining evidence of

and information about business activities

and transactions in the form of records

Extrait Norme ISO 15489


Définition AF-ISO du RM

Records managementChamp de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents

Extrait Norme AF-ISO 15489


Records et Archives

Records - Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. (Extrait Norme ISO 15489)

Archives - Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (loi du 3 janvier 1979 – code du patrimoine, titre II)


Enquête chez les professionnels des archives et de la documentation (2001)

Principales propositions de traduction gestion des documents : cette proposition reprend

l’expression québécoise bien répandue ; elle vise à être comprise du plus grand nombre ;

gestion des archives : prise en compte du terme archives dans son sens le plus étendu, celui de la loi française sur les archives (le document d’archives est archive dès sa création) ;

gestion des archives courantes et intermédiaires : expression la plus explicite, bien que tout le monde s’accorde à la trouver lourde et peu valorisante


Cycle de vie : variantes terminologiques

© MAC 2006

échéance légale ou interne

T0 T1 T2

production des données

T - 1

archives courantes archives intermédiairesarchives

historiques

record (current, non current) archive document

validation fixation

stockage éloigné

fra

nç

ais

an

gla

is


Document management/GED etRecords management/Archivage (extrait de MoReq)

Un système de GED… Un SAE…

• permet la modification des documents et la production de plusieurs versions ;

• interdit la modification des documents ;

• peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs ;

• interdit la destruction de documents en dehors d’un contrôle strict ;

• peut comporter la gestion de durées de conservation ;

• comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation ;

• peut comprendre une structure organisée de stockage, sous le contrôle des utilisateurs ;

• comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement (le plan de classement), gérée et contrôlée par l’administrateur ;

• est a priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires.

• peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la constitution d’un fonds sécurisé des documents probants de l’entreprise.

Utilisateur Producteur


Démarches et techniques de gestion de l’information

patrimoine

documentmanagement

records management

gestion de contenu

GED, workflow

stockage - sauvegarde

techniques documentaires – moteurs de recherche

archivage / conservation

pérennisation

© MAC 2006


Enquête chez les professionnels des archives et de la documentation (2001)

Autres propositions gestion des archives courantes gestion des collections gestion des documents d’archives gestion des dossiers et documents gestion ou maîtrise archivale gestion ou maîtrise de la documentation interne gestion, maîtrise ou police du flux documentaire maîtrise de l’information utile maîtrise des documents


D’autres traductions courantes

gestion des documents institutionnels Québec

gestion des enregistrements « XXX Records Manager est conçu pour

combiner, d’une manière unique, les contenus, les processus et la connectivité pour automatiser et simplifier les activités basées sur les enregistrements et archives »


Archiv… logie, tion

archiviologie: « mot qui n’existe pas mais qui pourrait désigner une science générale et interdisciplinaire de l’archive » J Derrida

archivation « L’archivation produit autant qu’elle enregistre

l’événement » cf J Derrida, B Stiegler archivalisation

Eric Ketelaar (nl) champ des sciences humaines


Traduction de RM dans les langues latines (extraits de traductions de MoReq)

anglais ERMS Electronic Record Management System

italien ERMS Electronic Record Management System (sistema di gestione di record elettronici)

espagnol SGRE Sistema de gestión de registros electrónicos

portuguais SGAE Sistema de Gestão de Arquivos Electrónicos.

français SAE système d’archivage électronique


Une solution

L’aspect dynamique de « RM » contenu surtout dans le mot records (passage du statut de document au statut de record) ne peut être rendu par le mot archives, statiques et équivoque sur ce plan

il est en revanche compris dans le verbe « archiver » ou le substantif associé « archivage »


Archivage, un mot récent

1970, Manuel d’archivistique (Association des archivistes français/DAF): ignore le mot archivage on y parle d’entrée aux archives, de versement

1986, Vocabulaire des archives, Afnor, les dossiers de la normalisation: archivage: « terme employé dans les bureaux

pour le rangement des dossiers d’affaires terminés »


Archivage, un mot porteur

2000, Guide de l’archivage électronique sécurisé (Ialta, CSOEC)

mode de l’ « archivage légal » de plus en plus de grandes entreprises

élaborent une « politique d’archivage » ou une « charte d’archivage » en lien avec les contraintes réglementaires et l’audit

2005, Création de FedISA (Fédération ILM Stockage Archivage)


Exemple d’utilisation du mot archivage par les acteurs du marché

« Voici enfin l’email… que vous cherchiez, archivé avec des milliers d’autres. Pensez aux solutions d’archivage. Recevez / Archivez / Retrouvez » publicité animée de Netapp – Symantec vue sur le site de Zdnet en sept. 2006 (référence au mikado)


Extrait de presseDiscours d'ouverture de la conférence Momentum 2005 , Dave DeWalt,

Président d'EMC Software

«L'archivage et la conservation commencent à être considérés par nos

clients comme des éléments essentiels de leurs processus métiers. La

croissance exponentielle de l'information impose de mettre en oeuvre de

solides solutions d'archivages non seulement pour libérer de l'espace de

stockage primaire, mais aussi pour mettre à disposition des entreprises des

outils d'accès rapide aux informations archivées (fichiers, images,

documents, enregistrements, rapports, formulaires, bases de données et

informations liées à des applications métiers spécifiques.) « Aujourd'hui,

ces informations sont souvent archivées dans des systèmes indépendants

les uns des autres. Il est possible de mesurer l'impact négatif du manque

d'efficacité et de précision dans la gestion, la conservation, la sécurisation

et la manière de retrouver l'information archivée. »


Comment traduiriez-vous?

« overview of the US National Archives records management program, including policies, procedures, and related resources »

« …aims to enable records management professionals to develop and utilise their skills »

« Records Management Services helps University offices comply with state and federal laws relating to the preservation and destruction of records, both paper and electronic »

« records management policy »


Les inconvénients du mot « archivage »

1. acception minimaliste et technologique de stockage dans la durée; confusion avec sauvegarde (en cours d’amélioration

2. risque de confusion avec archiving

3. développement de politiques publiques d’archivage centrées sur la conservation (sécurité, intégrité, pérennité) sans intégrer la problématique de criticité, de sélection et de classement de l’information


Le mot management

Gestion trop mou, trop passif

Management anglicisme mais adapté

Maîtrise un joli mot français, fréquent dans la littérature de

langue française, rare en traduction cf le groupe de travail APROGED et son « Livre

Blanc » intitulé « La maîtrise du cycle de vie du document numérique » (2006), cf ILM (Information Lifecycle Management)?

Contrôle trop sévère, trop a

posteriori


Quelques occurrences de « Maîtrise » sur Google (10/09/06)

maîtrise du cycle de vie du document/gestion du cycle de vie du document

139 1080

maîtrise du cycle de vie des documents/gestion… 324 12100

maîtrise du cycle de vie des données/gestion… 548 613

maîtrise du cycle de vie de l’information/gestion… 6 652

maîtrise de l’archivage/gestion… 1020 12800


Proposition

Maîtrise de l’archivageDémarche d’organisation et de contrôle de la production, de la conservation et du sort final des informations liées à l’environnement réglementaire et aux besoins de traçabilité

Forme abrégée: archivage Equivalent anglais: records management