QUICKBOOKS PRO 2008 

Workshop 7 – The Paint Place    

Mini Practice Set – Working With a Perpetual Inventory System 

In this final workshop you will review key concepts for a perpetual inventory system by exploring  the  features  in QuickBooks’  Inventory module.    As  usual,  the  tasks  in  this workshop  build  on  skills  learned  in  previous  workshops,  so  be  sure  to  complete Workshops 1 through 6 before beginning this one.   

You will  need  to  download  the  Paint  Place  data  file  for  QuickBooks  2008  from  the MyAccountingLab  website  before  beginning  this  workshop.    Refer  to  the  Installing QuickBooks Pro and Student Data Files document  for  instructions on downloading this file. 

One of the most powerful features of a computerized accounting system is its ability to maintain  perpetual  inventory  records  easily  and  accurately.  You  already  experienced this in the previous workshop.  QuickBooks Pro accommodates only the average costing method of inventory.  This means that you cannot use the FIFO or LIFO costing methods.   

And  now  for  some  background  on  The  Paint  Place.    This  company,  owned  by Mike Poole,  sells  various  types of paint.   The  company uses  the  Inventory module  to  track inventory and the Customer and Vendor modules to sell and purchase  inventory.   The Paint Place extends payment  terms of 2/10, n/30  to all customers.   Likewise, vendors extend the company discount payment terms.    

Information on the company’s inventory at February 29, 2008 appears next. 

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 2  

 

 

You are now ready to begin the tasks in the workshop. 

 

1. Open QuickBooks Pro 2008 and then open the company file named The Paint Place.  

 

2. Click Company on the main menu and select Company Information. Add your name or initials to the end of the company name and click OK to store the changes. 

Add Your Name to the company Name

Open the Company Data File

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 3  

3. You manage  inventory  items  from the  Item List.   Click Lists on the main menu  and  select  Item  List  to  open  the  window  illustrated next.   

 

 

4. You will now add a new item.  Click the Item button at the bottom and select New.   

5. For Type, choose “Inventory Part”. 

6. TAB to Item Name/Number and enter “006”. 

7. TAB to Description on Purchase Transactions and enter “Oil Flat”.  

8. TAB  to  Cost  and  the  software  copies  the  description  to  the Description on Sales Transactions field.  The Cost field tracks the last price paid to purchase the  item.   Since this  is a new  item, you will not change the value supplied. 

9. TAB to COGS Account and lookup “5050 Cost of Goods Sold” 

10. TAB to Sales Price and enter “16.95”.   

11. TAB to Income Account and lookup “4110 Sales”. 

12. TAB to Asset Account and lookup “1130 Merchandise Inventory”.   

13. TAB to As of and enter “3/1/2008” as the date.  The completed item is illustrated next. 

 

Managing Inventory Items

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 4  

 

14. Click OK to store the item. 

15. If  you  need  to  change  information  on  existing  items  then  simply highlight an item and then click Item to select Edit Item.   

16. Click X to close the Item List. 

 

17. Now use your knowledge  learned  in other workshops to enter the following March  transactions.    This  time we have not  labeled  the software window to use for transactions. 

   

2008 Mar. 

 

  1  Sold the following item to Elaine Anderson on account.  Invoice number 5469 for $89.75.  Terms of 2/10, n/30.    Quantity  Item Description   5  Oil Semi‐Gloss  

Record Transactions

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 5  

  

2008 Mar. 

 

  3  Received invoice number 6892 for $1,504 from Wholesale Paints for purchasing the following item.  Terms of 2/10, n/30.  Be sure to use the Items tab and change the cost.  When asked to update the item cost, check the box to turn off future messages and click Yes.    Quantity  Item Description  Cost   200  003 Latex High‐Gloss  $7.52 

   

  3  Received invoice number 675 for $906 from Painter's Supply for purchasing the following item.  Terms of 2/10, n/30.    Quantity  Item Description  Cost   100  004 Oil High‐Gloss  $9.06 

 

  4  Sold the following item to Jake Kerns on account.  Invoice number 5470 for $89.75.  Terms of 2/10, n/30.    Quantity  Item Description   5  004 Oil High‐Gloss 

 

  6  Received check number 8723 for $3,225.13 from Wes Young paying invoice number 5468, less a 2 percent discount of $65.82.  Make sure to set the Deposit to account to 1110 Cash. 

 

  7  Paid $1,082.84 to Vantage Tints for invoice number 5658, less a 3 percent discount of $33.49.  Print on check number 2345. 

 

  14  Sold the following item to Elaine Anderson on account.  Invoice number 5471 for $169.50.  Terms of 2/10, n/30.    Quantity  Item Description   10  002 Latex Semi‐Gloss 

 

  17  Received invoice number 6943 for $1,134 from Wholesale Paints for purchasing the following item.  Terms of 2/10, n/30.    Quantity  Item Description  Cost   150  002 Latex Semi‐Gloss  $7.56 

 

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 6  

  

2008 Mar. 

 

  19  Received invoice number 691 for $1,618.75 from Painter's Supply for purchasing the following item.  Terms of 2/10, n/30.    Quantity  Item Description  Cost   175  005 Oil Semi‐Gloss  $9.25 

 

  21  Sold the following item to Jake Kerns on account.  Invoice number 5472 for $179.50.  Terms of 2/10, n/30.    Quantity  Item Description   10  005 Oil Semi‐Gloss 

 

  24  Sold the following item to Elaine Anderson on account.  Invoice number 5473 for $448.75.  Terms of 2/10, n/30.    Quantity  Item Description   25  005 Oil Semi‐Gloss 

 

  25  Received invoice number 787 for $465 from Painter's Supply for purchasing the following item.  Terms of 2/10, n/30.    Quantity  Item Description  Cost   50  005 Oil Semi‐Gloss  $9.30 

 

  31  Sold the following item to Jake Kerns on account.  Invoice number 5474 for $718.00.  Terms of 2/10, n/30.    Quantity  Item Description   40  005 Oil Semi‐Gloss 

 

 

18. You will  now  view  reports  on  inventory  activity.    First,  look  at  a report on  sales activities.   Open  the Report Center and  select  the Sales category.   Open the Sales by  Item – Detail report  illustrated next.  Enter “3/1/08” to “3/31/08” as the filtering dates.  This report provides unit sales activity for the month.  

Displaying and Printing Inventory Reports

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 7  

 

19. Close  the  report  and  next  open  a  report  covering  purchase activities.   Choose the Purchases category and open the Purchases by  Item  ‐ Detail  report  illustrated  next.    Enter  the  filtering  dates illustrated.    This  report  shows  units  purchased  during  the month along with purchase price.  

 

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 8  

   

20. Close the report.   

21. Next,  select  the  Inventory  category  and  open  the  Inventory Valuation  ‐  Summary  report  illustrated  next.    Enter  the  filtering date of “3/31/08”.  This report shows the ending value of inventory at  March  31  and  the  Asset  Value  total  on  this  report  should reconcile  to  the March  ending  balance  in  the  inventory  general ledger account.    

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 9  

 

22. Close the report. 

23. We  will  look  at  one  last  report.    Open  the  Physical  Inventory Worksheet  illustrated next.   This  report  is used when conducting a physical  count  of  inventory.    Although  the  software  tracks  item quantities, companies must still conduct a periodic physical count to confirm that physical quantities reconcile to software quantities.   In addition, physical counts will identify damaged or obsolete items.   

 

24. Close the report and the Report Center. 

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 10  

25. Let  us  assume  that  The  Paint  Place  conducted  a  physical  count  of inventory  and  discovered  that  two  items  of  Latex  Flat  paint were damaged.  You will now post this adjustment to inventory. 

26. Click Vendors on the main menu and point to Inventory Activities to select  Adjust  Quantity/Value  on  Hand  to  open  the  window illustrated next. 

 

27. Enter  “3/31/08”  as  the  Adjustment  Date  and  keep  the  Ref.  No. provided. 

28. In Adjustment Account, lookup and select “5050 Cost of Goods Sold” because this is an adjustment for damaged goods.  Note:  Click OK if you are prompted about adjusting  inventory  to  income or expense accounts. 

29. Place your cursor in the New Qty field and enter 640. 

30. TAB  to  Qty  Difference  and  the  software  supplies  a  negative difference of 2. 

31. Place your cursor  in  the Memo  field and enter “Damaged gallons”.  The completed window is illustrated next. 

Inventory Adjustments

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 11  

 

32. Notice  that  this entry will debit  cost of  goods  sold  for $14.94.   By default, the credit will be posted to 1130 Merchandise Inventory.   

33. Click Save & Close. 

34. Now  redisplay  the  Inventory Valuation  ‐  Summary  report.   Notice that the quantity on hand for item 001 is now 640 units. 

35. Close the report. 

 

36. Print the following reports to document your tasks. 

a.  Trial Balance for 3/31/08 (Total = $97,424.02) 

b.  Aged Receivables for 3/31/08 (Total = $6,664.25) 

c.  Aged Payables for 3/31/08 (Total = $8,653.54) 

d.  Inventory Valuation Summary for 3/31/08 (Total Asset Value = $33,698.06) 

e.  Standard  Profit &  Loss  for  3/1/08  to  3/31/08  (Net  Income  = $804.56) 

f.  Standard Balance Sheet for 3/31/08 (Total Assets = $93,113.73) 

 

Print Reports

QuickBooks Pro 2008  Workshop 7 – The Paint Place   Page 12  

37. Back up your work and include the company name. 

38. You have finished the workshop and can exit the software. 

Backup and Exit the Software