Q-238: Order Paper on DFO Library Closures

8/12/2019 Q-238: Order Paper on DFO Library Closures

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ORDERIADDRESS OF THE HOUSE OF COMMONS~ O R D R E A D R E S S E DE LA CHAMBRE DES COMMUNESO . N . 8 Y / D E . D A T ~ E

Mr Dion Saint-Laurent-Cartierville) January 27, 2014 27 janvier 2014

Signed by Mr. Tom LukiwskiPRINT NAME OF SIGNATORYINSCRIRE LE NOM DU SIGNATAIRE

RETURN BY THE LEADER OF THE GOVERNMENT IN THE HOUSE OF GOMMONSDPOT DU LEADER DU GOUVERNEMENT LA CHAMBRE DES COMMUNES

M R 4 2 14

MINISTER OR PARLIAMENTARY SECRETARYMINISTRE OU SECRTAIRE PARLEMENTAIRE

TABLED FORTHWITH DPOS AUSSITT)

M R t 2 1 ~

U:J::\1\i\YOF PARLIAMENTMAR 2 5 2 14


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INQUIRY OF MINISTRYDEMANDE DE RENSEIGNEMENT AU GOUVERNEMENTPREPARE IN ENGLISH AND FRENCH MARKING ORIGINAL TEXT OR TRANSLATIONPRPARER EN ANGLAIS ET EN FRANAIS EN INDIQUANT TEXTE O R I G I N L ~ OU TRADUCTION

QUESTION NOJNo DE L QUESTION B f/OE DATE0 238 Mr. Dion (Saint-Laurent-Cartierville) January 27, 2014

Honourable Gail SheaPRINT NAME OF SIGN TORYINSCRIRE LE NOM OU SIGNATAIRE

REPLYBY THE MINISTER OF FISHERIES AND OCEANSRPONSE OU MINISTRE DS PCHES ET DES OCANS

SIGNATUREMINISTER OR PARLIAMENT RY SECRETARYMINISTRE OU SECRTA\RE PARLEMENTAIRE

With regard ta the Department of Fisheries and Oceans (DFO) consolidation of 11 DFO libraries into four DFOlibraries: (a) which groups were consulted or gave input in developing the consolidation of DFO libraries; (b) whicdepartments, agencies and offices were consulted or gave input in eveloping the consolidation of DFO libraries;(c) which individuals were consulted or gave input in developing the consolidation of DFO libraries; (cl) how manytities were held by DFO libraries in each of the last five years; See full text of the question attached

REPLY RPONSE ORIGINAL TEXTTEXTE ORIGINAL TR NS LA lONTRADUCTION DA) B) C) The proposai for the consolidation of DFO libraries was discussed and proposed by senimanagement of the Department of Fisheries and Oceans. Library and Archives Canada wasconsulted on the processes involved in dealing with publications surplus to the Department srequirements, including the provisions of the Treasury Board Secretariat s Directive on Disposai oSurplus Materiel. An internai committee, the Library Services Board, comprising scientists andrepresentatives of each of the libraries and program areas, was consulted on the materials to beretained. Lists of titles to be withdrawn entirely from the library collections were consulted withDepartmental scientists and other users.Dl

Titles held by_ DFO libraries2008/09 - 2009/10 2010/11 1 2011/12 2012/13252,8551 254,747 256,055 1 256,530 255,310Access to digital titles via subscription

2009 2010 2011 2012 2013577 2280 2341 2514 2551


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E) DFO libraries currently hold 251,035 titles in a variety of formats, and provide access to 2608digit l titles vi subscription. F) DFO continues to build the collection, in electronic format where viable, otherwise in printed

materials.G) Digitization efforts prior to consolidation were concentrated on the major scientific series and:annual reports of the Department. These are the most frequently requested documents.H) The digitization approach of the DFO libraries was developed and implemented by the staff of thlibraries based on best practices.1 Digitization of the publications of DFO has been underway since 2005. Major projects were

conducted in 2011/12 and 2012/13. Since 2009, one employee has worked f u l l ~ t i m ondigitiz tion of the Department s publications, in addition to ongoing digitization by other librarystaff as part of their regular functions. Multiple print copies of these DFO publications have beenretained. DFO began purchasing ongoing access to digital versions of tities over 10 years ago,and continues to do so. Print versions of these titles were withdrawn as part of LibraryConsolidation.

J} Documents which are available via the open Internet are no longer available in print format fromthe DFO libraries, unless they were published by DFO. ln addition, documents that are notrequired to support the mandate of the Department are no longer available in the DFO libraries.

K} h ~ DFO Libraries collection mandate is to support the subject disciplines pertinent to theDepartment s mandate. Information in digital form is preferred when available and affordable.(i) The Fisheries and Oceans Canada Library Collection Development and ManagementGuideline includes the acquisition plan. (ii) The Guideline was written by the staff of the DFOlibraries. (iii) The Department s Library Services Board was consulted on the Guideline. (iv) TheLibrary Services Board discussed the draft Guideline on November 20, 2012 and approved i tonFebruary 12, 2013. (v) The Guideline was implemented following its approval.

} ln 2013/14, acquisition of library mate rials cast 45 of the libraries total budget for operations.Acquisitions are primarily of digital resources.

M} Over the next 5 years, acquisitions will grow as a proportion of total opera ing costs .Digitizationon demand of the publications of the Department will continue as they are requested by clients.Salaries will fall as of 2014/15 due to Library Consolidation. As more books become available indigital form, sim lar to the way journals are available now, more will be purchased, ma king themavailable 24/7 to DFO staff; ess purchasing of books in print fonnat will be necessary.

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N) (i)-(vii) The consolidation of DFO's libraries to 4 was proposed by senior management of theDepartment in response to increased demand from library users for digital information. ln2011/12, over 95% percent of the total documents provided to users were provided digita/lythrough self-service or library-staff assisted service, and 85% of extemal client requests werereceived virtually, i.e. by email, phone and mail. Modemizing DFO's library resources allows foreasier search and access to clients no matter their location.ln order to en sure that the collections required for support of the Department's mandate wereretained a process was developed and implemented. The collections of the closing librarieswere analyzed by the library staff according to DFO's Library Collection Development andManagement Guideline. This Guideline was approved by the Department's l ibrary governancecommittee which is co-chaired by a senior science representative and composed of clientrepresentatives. sper the Guideline, grey literature in support of research in science isexplicitly identified for retention by DFO, and unpublished resources such as photographs, mapsscientists' notes and manuscripts were specifically excluded from consideration in the Jibraryconsolidation. These unpublished materials remain in the custody of the responsibleDepartmental program manager. The list of subject areas in which the libraries retainedmate rials and continue to acquire them is available in the Frequently .Asked Questions on libraryconsolidation on DFO's web site, at: http://www.dfo-mpo.gc.ca/libraries-bibliotheques/FAQeng.htmPublications that were unique within the DFO library network were analyzed by librarians, andinternai clientswere given the opportunity to request retention for those publications initiallyselected for withdrawal. Duplicate publications were designated to be sent to one of theconsolidated locations or withdrawn, depending on the number and location of the other copies.Many publications were held in multiple copies across the libraries. ln addition, print publicationidentified as having duplicated full-text in digital form were withdrawn.An impact assessment of the new library mode in relation to the Official Languages Act, Part VIwas conducted in October 2013

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Location of ibrary_ Other additional resources 2011/12St. John's, NL 64,611Dartmouth, NS 29,127Ottawa, ON 44,741Sidney, BC 3561Total 142,040

Location of Library Other additional resources 2010/11St. John's, NL 41,646

Location of Library Other additional resources 2009/10St. John's, NL 20,546

Location of Library Other additional resources 2008/09Dartmouth, NS 1,389

Location of Library Other additional resources 2007/08Dartmouth, NS 1,174Mont-Joli, Q 2,045Total 3,219

Location of Library Other additional resources 2005/06Mont-Joli, O 1,908

Location of ibrary_ Other additonal resources 2004/05Dartmouth, NS 4,525


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-6-Z Full-time equivalents in DFO librariesLocation of Library 2013/141 2012/13 2011/12 2010/11 2009/10St John's, NL 2 36 2 45 2 2 31 1 97

_ y d n e ~ NS 3 2 84 3 19 3 56 3 17Dartmouth, NS 10 31 5 43 5 75 6 33 8 29St Andrews, NB 88 2 2 2 2 28Moncton, NB 78 1 46 1 5 1 5 1 5Mont-Joli QC 2 02 2 01 2 37 2 55 2 53Ottawa, ON 3 46 3 04 3 69 3 21 5 35Winnipeg MB 1 32 1 1 19 2 32 2 38Vancouver, SC 1 1 54 1 54 1 63 1 68Nanaimo, BC 66 1 6 2 1 88 1 67Sidney, BC 3 74 1 35 1 09 1 5 1 39Total 29 53 24 72 26 32 28 79 32 311 ProJected to year end.

Full-time equivalentsLocation of Library 2008/09 2007/08 2006/07 2005/06 2004/05St. John's, NL 2 8 2 56 2 2 07

y d n e ~ NS 2 98 3 33 2 55 3 3Dartmouth, NS 6 34 6 95 7 16 6 96 6 01St. Andrews, NB 2 1 81 1 99 2 48Moncton, NB 1 94 2 08 2 1 49 1 94Mont-Joli QC 3 08 2 93 3 3 04 2 98Ottawa, ON 5 92 4 67 5 5 71 6 16Winnipeg MS 2 73 2 26 1 46 2 2Vancouver, BC 1 55 1 62 1 53 1 57 1 52Nanaimo, BC 1 6 2 1 83 2 2Sidney, BC 75 .8 1 1 1Total 31 69 30 64 29 9 30 76 31 16AA A set of digitization best practices for the libraries of the Department is provided to the staff, whoreceives on-the-job training on applying them.88 Librarians receive training in retention by means of the application of collection managementp9licies as part of the r education at the Master's degree leve . Retention decisions in each librarwere made for the last 10 years by the librarian in charge, in consultation with clients.The librarians of the science libraries participated in formulating the Fisheries and Oceans CanadLibrary Collection Development and Management Guideline, approved in February 2013 Thisdocument is the framework for the retention of the Department's science library materials in thecontext of the consolidation of the libraries. The science libra rians worked collaboratively and inconsultation with clients to apply the Guideline to the collections, in addition to receiving coachingfrom their manager.


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CC) Ali DFO libraries provided materials on request to ether libraries for use by their clients, andrequested materials from ether libraries for use by DFO employees, as per accepted practiceamong libraries. These practices were regional, national and international in scope and are notaffected by l ibrary consolidation.

DD) (i)(iii) ln December 2011, the following service standards were established for the DFO libraries:o Access to WAVES is normally available 24/7o Information on how to use the services and collections of the library will be providedimmediately on r q uest.o Requests for simple. factual information will be answered within two business days.o Information requests requiring extended analysis research will be answered withinfive to ten business days.o Ali requests will be handled on a first-come, first-served basis.o Mate rials held in the Library will be delivered to the user within 2-5 days receipt of thuser's request.o Materials not held in the Library collection (interlibrary lean) will be delivered to the

user within 2-10 days receipt of the user's request.

DFO is in the process of developing service standards for the following services: Library ServiceDesk; Search and Discovery; Information Delivery; Research Support; Repository of DFOPublications.

EE Collection documents found to be surplus to DFO's requirements, if no ether solution was found,were disposed via green recycling. No collection documents were identif ied as having a securityleve/ requiring shredding.FF) No collection documents were incinerated.

GG) Collection materials were disposed of according to Govemment of Canada green recyclingrequirements.HH) (i}-(iv) ln confonnance with processes established by Library and Archives Canada (LAC),withdrawn items were offered to LAC i they feil within the parameters of items it has specified, anoffered to a total of over 40 partners (libraries, museums, institutes, etc.) to select and remove atthe r cost. Many withdrawn items were accepted by these organizations. Requests for donationswere also received and fulfilled, under the condition that the requestor visit the library in persan toselect and remove.

Il) DFO will track performance against its approved library service standards, once approved, andreport these to clients on a regular basis.

JJ KK} LL The disposed titles having important scientific impact or value, important cultural impact orvalue or historical impact or value are duplicates which DFO will continue to make available tointernai and extemal clients via its library service. These materials were disposed when no partywas identified to accept them.

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-8-MM The percentage of disposed material that was Canadian cannet be determined.NN Collection documents which were disposed without digitization are those which are duplicates ofprint items remaining in the consolidated library collections, or were withdrawn as they did not support thsubject disciplines pertinent to the Department s mandate.00)

i) Tfle closure of the library at the Maurice Lamontagne lnstitute will result in a oss of the ability tobrowse the physical collection, but in the enhanced availability of documents in digital form.

ii) Discussions on prioritization of digitization and physical preservation of the lnstitute s Frenchlanguage documents have been undertaken with local partners such as universities and Quebegovernment departments regarding donation of withdrawn library materials. The DFO

. publications focated in this library which are of greatest importance to scientists have already been digitized and print copies have also been retained. Materials required to support themandate of the Department will be moved to the consolidated library in Dartmouth NS forservice and preservation purposes.

iii) The plans and discussions referred to in (ii) took place with representatives of the local partnerssuch as universities and Quebec govemment departments, and clients of the library.

iv) DFO s 4 remaining libraries ali contain French-language materials and will provide services inboth official languages. DFO does not plan to establish ether libra ries.


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With regard ta the Department of Fisheries and Oceans' (DFO) consolidation of DFO Jibraries into four DFOlibraries: (a} which groups were consulted or gave input in developing the consolidation of DFO libraries; (b) whichdepartments, agencies and offices were consulted or gave input in developing the consolidation of DFO libraries;(c) which individuals were consulted or gave input in developing the consolidation of DFO libraries; (d) how manytitles were held by DFO libraries in each of the last five years; ( e) how many titles are current ly held in DFOlibraries; (f} how many titles are projected ta be held in DFO libraries in 2015; (g) which documents were digitizedprior to consolidation and what was the criteria to determine priority/order of documents digitized; (h} how and bywhom was the digitization plan developed and contracted; t) how much time was given for digitization prior to thedisposai of documents; J) what documents are no longer available in DFO libraries; (k} what is the acquisition planfor new materials, (i} how was this acquisition plan developed, (ii) by whom, (iii} who was consulted, (iv) on whatdate, (v) when was this plan implemented; (/) how does the cast of acquisition compare with the cast of retention;(m) how c io the findings in {y) compare with the projected trends for the acquisition and retention plans for the nexfive years; (n} what cost-benefit analyses were undertaken regarding the consolidation of DFO libraries, (i} bywhom, (ii} on what date, (iii} what metrics were developed to assess the benefits of consolidation of DFO libraries,(iv} what metrics were developed to assess the benefits of material retention, (v} what qualitative factors were _considered in the decision-making process, (vi) how were these considered, vii) by whom, (viii) on what date; (o)what way was the public informed of the consolidation plan, (i} on what dates, (ii) with what process forconsultation, (iii} with what timeline for participation; p) in what ways was public input considered in the decis ion tconsolidate the DFO libraries; (q} in what ways was the public informed of the ultimate decision; (r} which nongovernmental stakeholders were identified in development of this policy; (s) in what ways were nongovernmentalstakeholders informed of the consolidation plan, (i) on what dates, (ii) with what process for consultation, (iii} withwhat timeline for participation; (t} in what ways was nongovernmental stakeholders' input considered in thedecision to consolidate the DFO libraries; (u) in what ways were non-governmental stakeholders informed of theultimate decision; v) in wh at way were parliamentarians informed of the consolidation plan, i} on what dates, (ii}with what process for consultation, (iii) with what timeline for participation; w} in what ways was the input ofparJiamentarians considered in the decision to consolidate the DFO libraries; (x) in what ways wereparliamentarians informed of the ultimate decision; (y} for the last 10 years, broken dawn by DFO library, wh atequipment has been requested and provided, and which libraries were provided with additional resources for thepurpose of digitizing their collections; (z} for the last 10 years, broken dawn by DFO library, how many staff havebeen employed in full-time equivalents (FTE); (aa} for the last 10 years, broken dawn by DFO library, how manystaff have been trained in digitization, by FTE; bb} for the last 10 years, broken dawn by DFO Hbrary, how manystaf f have been trained in retention, by FTE; (cc) what partnership agreements or information-sharing agreementsdo DFO libraries have with other ibrary institutions and how are these agreements impacted by /ibraryconsolidation; dd) what service standards does DFO develop for its libraries, (i} how have these standards beenimpacted by library consolidation, (ii) broken dawn by the /ast five years, what service standards were established(iii} broken dawn by the next five years, whatservice standards are projected; (ee) were any collection documentsshredded; ft) were any collection documents incinerated; gg) what plans were in place to ensure that disposai ofcollection materials would be done in an environmentally-friendly way; (hh) were the disposed materials considerefor donations, (i) did the government reach out to any organizations or institutions to assess interest in the donatioof these materials, (i i} did the government donata any titi es to any organization or institution, (iii) did the governmereceive any requests for donations, (iv) how did the government respond to these requests; it) what plans andmechanisms are in place to assess the long-term impact of this policy change, and what reports will be publishedconcerning any consequences; jj) have any disposed titles been identified as having important scientific impact ovalue; kk} have any disposed titles been identified as having important cultural impact or value; If} have anydisposed titles been identified as having _important historical impact or value; (mm} what percentage of disposedmaterial was Canadian content; nn) were any collection documents not digitized before disposa , and if so, why;and oo) with the closure of the Maurice Lamontagne lnstitute, (i} what will the consequences and repercussions othe closure of this institution be, (ii) what were the plans and consultations a round prioritization of digitalization anphysical preservation of the lnstitute's French-language documents, (iii) with whom did the plans and consultationtake place, (iv} are there plans for the establishment of other French-language libraries?


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INQUIRY OF MINISTRYDEMANDE DE RENSEIGNEMENT AU GOUVERNEMENTPREPARE IN ENGLISH AND FRENCH MARKING ORIGINAL TEXT OR ''TRANSLATIONPRPARER EN ANGLAIS ET EN FRANAIS EN INDIQUANT TEXTE ORIGINAL OU TRADUCTlON

QUESTION NOJN El QUESTION BY DEQ-238 M. Dion (Saint-Laurent-Cartierville)

Honorable Gail ShaPRINT NAME OF SIGNA TORYINSCRIRE LE NOM OU SIGNATAIRE

D TE27 janvier 2014REPLY BY THE MINISTER OF FISHERIES AND OCEANSRPONSE DU MINISTRE DES PCHES ET DES OCANS

SIGNATUREMINISTER OR PARUAMENTARY SECRETARYMINISTREOU SECRJ:TAIRE PARLEMENTAIRE

En ce qui concerne le regroupement de 11 bibliothques du ministre des Pches et des Ocans (MPO) en quabibliothques : a quels groupes ont t consults aux fins de la planification du regroupement des bibliothquesdu MPO ou y ont contribu; b) quels ministres, organismes et bureaux ont t consults aux fins de laplanification du regroupement des bibliothques du MPO ou y ont contribu; c quelles personnes ont tconsultes aux fins de la planification du regroupement des bibliothques du MPO ou y ont contribu; Voir ci-jopour le texte complet de la question.

R PLY RPONSE

A B C

ORIGINALTEXTTEXTE ORIGINAl D TRANSLATIONTRADUCTION

Rponse aux questions A C : La haute direction de Pches et Ocans Canada a discut duregroupement des bibliothques du MPO et l a propos. Bibliothque et Archives Canada a tronsult propos des processus de traitement des publications qui sont excdentaires auxexigences du Ministre, tout en tenant compte de la Directive du Secrtariat du Conseil du Trsosur l alination du matriel en surplus. Le Conseil des services de bibliothque, comit internecompos de scientifiques et reprsentants de chaque bibliothque et des secteurs de programmea t consult propos des documents conserver. Des scientifiques du Ministre et d autresutilisateurs ont t consults propos des listes de titres retirer entirement des collections desbibliothques.

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Dl Titres contenus dans les bibliothques du MPO2008/09 2009/10 2010/11 2011/12 2012/13252 855 254 747 256 055 256 530 255 310

Titres accessibles en dition lectronique via abonnement2009 2010 2011 2012 2013577 2280 2341 2514 2551

E) L ~ s bibliothques du MPO comprennent prsentement 251 035 titres en divers formats etprocurent l accs lectronique 2608 titres via ses abonnements. F Le MPO continue enrichir la collection, au format lectronique lorsque c est possible, et sinon, enfonnat imprim.G) Pralablement au regroupement, nous avons concentr les efforts de numrisation sur /espublications.en srie scientifiques et les rapports annuels du Ministre. es documents sont les

plus frquemment demands.H L approche de numrisation des bibliothques du MPO a t labore et mise en uvre par lepersonnel des bibliothques, qui s est appuy sur les meilleures pratiques.1 La numrisation des publications du MPO est en cours depuis 2005. De grands projets ont t

mens en 2011-2012 et 2012-2013. Depuis 2009 un employ travaille temps plein lanumrisation des publications du Ministre, tandis que d autres membres du personnel desbibliothques effectuent un travail continu de numrisation dans le cadre de leurs fonctionshabituelles. Plusieurs copies papier de ces publications du MPO ont t conserves. Le MPO acommenc acheter un accs permanent. aux versions numriques des titres il y a plus de 10 anet continue de le faire depuis. Les versions imprimes de ces titres ont t retires dans le cadredu regroupement des bibliothques.

J) Les documents disponibles sur Internet ne sont plus disponibles au format papier dans lesbibliothques du MPO, moins qu il s agisse de publications du MPO. Par ailleurs, les documenqui ne sont pas requis pour soutenir le Ministre dans l excution de son mandat ne sont plusdisponibles dans les bibliothques du Ministre.

K La collection de la bibliothque du MPO a pour objectif de soutenir les sujets qui se rapportent aumandat du Ministre. Lorsqu elle est disponible et abordable, l information au format numriqueest privilgie. (i) La Ligne directrice sur le dveloppement et la gestion de la collection de labibliothque de Pches et Ocans Canada constitue le plan d acquisition. (ii) La Ligne directricesur le dveloppement t la gestion de la collection de la bibliothque a t rdig par le personnedes bibliothques du MPO. (iii) Le Conseil des services de bibliothque du Ministre a tconsult. (iv) Le Conseil des services de bibliothque a discut de l bauche de la Ligne directricele 20 novembre 2012 et l a approuve le 12 fvrier 2013. (v) La ligne directrice a t mise enuvre suite son approbation.

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-3L) En 2013-2014, l'acquisition de documents a reprsent 45 du budget de fonctionnement total dla bibliothque. Les acquisitions sont principalement des ressources numriques.M) Au cours des cinq prochaines annes, les acquisitions augmenteront en proportion du total descots de fonctionnement. La numrisation la demande des publications du Ministre sepoursuivra en fonction des demandes des clients. En raison du regroupement des bibliothques,

le coOt des salaires baissera compter de 2014-2015. tant donn que de plus en plus de livresseront disponibles au format numrique, comme c'est dsormais le cas pour les revues, plus delivres lectroniques seront achets et seront ainsi la disposition du personnel du MPO en touttemps. L'achat de livres en format imprim sera donc moins ncessaire.N) {i)-(vii) La haute direction du Ministre a propos le regroupement des onze bibliothques du MPen quatre endroits, en rponse la demande accrue d'information numrique de la part desusagers. En 2011-2012, plus de 95 des documents tr nsmis aux usagers J ont t sous formenumrique, soit en libre-service, soit par l'intermdiaire du service d'assistance virtuelle dupersonnel des bibliothques, et 85 des demandes de clients externes n'ont pas t faites enpersonne (elles ont t transmises par courriel, par tlphone ou par la poste). La modernisationdes ressources des bibliothques du MPO offrira aux clients, o qu'ils se trouvent, un accs et decapacits de recherche plus faciles.

Pour garantir la conservation des collections requises pour soutenir le Ministre dans l'excutionde son mandat, un processus a t labor et mis en uvre. Le personnel des bibliothques aanalys les collections des bibliothques qui allaient fermer, d'aprs la Ligne directrice sur ledveloppement et la gestion de la collection de la bibliothque du MPO. Le comit degouvernance des bibliothques du Ministre, coprsid par un reprsentant scientifique principalcompos de reprsentants des clients, a approuv cette Ligne directrice. Conformment laLigne directrice, la littrature grise appuyant la recherche scientifique est explicitement dsigneaux fins de conservation par le MPO, tandis que les ressources non publies, telles que lesphotographies, les cartes, les observations de scientifiques et les manuscrits, ont t exclus duprocessus de consolidation des bibliothques. Ces documents non publis demeurent sous lagarde du gestionnaire de programme responsable au Ministre. La liste des sujets sur lesquels lbibliothques ont conserv des documents et continuent d'en acqurir est disponible dans larbrique Foire aux questions sur le regroupement des bibliothques, accessible sur le site Web dMPO l'adresse suivante: http://-NWW.dfo-mpo.gc.ca/libraries-bibliotheques/FAQ-fra.htmDes bibliothcaires ont analys les publications disponibles en un seul exemplaire dans le rseaudes bibliothques du MPO, et les clients internes ont eu l'occasion de demander que soientconserves les publications qui devaient initialement tre retires. Les publications en double ont dsignes pour tre envoyes l'un des emplacements regroups, ou pour tre retires, enfonction du nombre et de l'emplacement des autres copies. De nombreuses publications ont tconserves en plusieurs copies dans les bibliothques. En outre, les publications imprimesdsignes comme ayant un doublon intgral au format numrique ont t retires.

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Une analyse des rpercussions du nouveau modle de bibliothque, relativement la Loi sur reslangues officielles, partie VIl,. a t mene en octobre 2013.0) P) Q) R) 5) T) U) V) W) X)

La haute direction du Ministre a propos le regroupement des bibliothques du MPO, enrponse au programme de transformation pangouvernemental. Pches et Ocans Canada taitenu de respecter le processus fi au budget fdral, lequel dcrivait le processus deconsultation, avant de dcider de regrouper les bibliothques. Les consultations se sont limit aux fournisseurs de services principaux et aux clients du Ministre.Depuis 2012 et encore aujourd hui, des partenaires locaux, tels que les bibliothquesuniversitaires, sont consults propos de l limination des collections dtermines comme tansuperflues par rapport aux exigences du Ministre.Six organisations dsignes comme tant des communauts minoritaires de langue officielle Moncton, au Nouveau-Brunswick, ont t informes par courriel de la dcision de fermer labibliothque du MPO de Moncton. Cet avis a t envoy le 7 fvrier 2013, puis nouveau leer mars 2013, avec une date limite de rponse fixe au 15 mars 2013. Il a t demand ,ces

organisations de communiquer toute information relative ces changements leursintervenants, de faire part de toute proccupation ventuelle relativement l accs aux servicede la bibliothque du Ministre afin qu il soit possible de rpondre aux questions, de traiter lesproccupations et de prendre en compte les besoins des clients dans la planification des dtailsLe Ministre n a reu aucune rponse.Une Foire aux questions a t publie sur le site Web du MPO en avril 2 13 pour informer legrand public du changement et dcrire la manire dont les services des bibliothques seraientfournis.

Y) Dans le cadre de ses fonctions, le personnel des bibliothques procde la numrisation l aide d quipement de bureau multifonction.

, Des scanneurs ddis ont t achets pour la bibliothque de St. John s (T.N.-L.) en 2008-. 2009 et en 2011-2012 (cot: 747 ),ainsi que pour la bibliothque de Saint-Andrews

(Nouveau-Brunswick) en 2011-2012 (coat: 2 747 ). Des appareils de coupe ont t achetspour St. John s T.-N.L. en 2010-2011 (485 )et pour St. Andrews N.-B. en 2011-2012 (708 ).Parmi les autres ressources supplmentaires, citons les ressources humaines et les contrats dservices de numrisation.

Emplacement des Ressources supplmentaires 2013-204bibliothquesSt. John s (T.-N.-L.) 43 818 Qrvu la fin de l exercice)

..


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-5-Emplacement de la Ressources supplmentaires 2012-2013bibliothque

St. John's (T.-N.-L.}_ 42 843Dartmouth (N.-E.l 25 144Ottawa (Ont.) 9 4Sidney (C.-B.) 8920Total 168,318

Emplacement de la Ressources supplmentaires 2011-2012bibliothque St. John's (T.-N.-L.l 64 6Dartmouth (N.-E.) 29 127Ottawa (Ont.) 44 74Sidney (C.-B.) 3 561Total 142,040

Emplacement de la Ressources supplmentaires 2010-2011biblioth_queSt. John's (T.-N.-L.) 4 646

Emplacement de la Ressources supplmentaires 2009-2010bibliothqueSt. John's (T.-N.-L.) 20 546

Emplacement de la Ressources supplmentaires 2008-2009bibliothque Dartmouth (N.-E.L 1 389

Emplacement de la Ressources supplmentaires 2007-2008bibliothqueDartmouth N.-E.)_ 1 174Mont-Joli {Qc) 2 045Total 3,219

Emplacement de la Ressources supplmentaires 2005-2006bibliothqueMont-Joli (Qc) 1 908

Emplacement de la Ressources supplmentaires 2004-2005bibliothqueDartmouth (N.-E.) 4525 .. .


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-6-Z

Equivalents temps plein ~ u r les bibllothq_ues du MPOEmplacement de la 2013-2014 2012-2013 2011-2012 2010-2011 2009-2010bibliothquet. John s T.-N.-L.l 2,36 2,45 2 2,31 1,97ydney {N.-E.l 3 2,84 3,19 3,56 3,1710,31 5,43 5,75 6,33 8,29

ndrews (N.-B.) ,88 2 2 2 2,28N.-Bl ,78 1,46 1,5 1,5 1,5{Oc) 2,02 2,01 2 37 2,55 2,533,46 3,04 3,69 3,21 5,351,32 1 1,19 2,32 38C.-B.) 1 1,54 1,54 1,63 1,68,66 1,6 2 1,88 1,67C.-B.) 3,74 1,35 1,09 1,5 1,39

29,53 24,72 26,32 28,79 32,31Equivalents temps ~ l i n ~ u r les bibliothques du MPOEmplacement de la 2008-2009 2007-2008 2006-2007 2005-2006 2004-2005bibliothque

s (T.-N.-L.) 2,8 2 2,56 2 2,072,98 3,33 2,55 3 3h (N.-.) 6,34 6,95 7,16 6,96 6,012 1,81 1,99 2,481,94 2,08 2 1,49 1,94Qc) 3,08 2,93 3 3,04 2,98Ont.)_ 5,92 4,67 5 5,71 6,162,73 2,26 1,46 2 2ouver (C.-B.)_ 1,55 1,62 1,53 1,57 1,521,6 2 1,83 2 2(G. -B.} ,75 ,8 1 1 1

/ 31 69 30,64 29,9 30,76 31,16AA) Un ensemble de pratiques exemplaires en matire de numrisation pour les bibliothques dMPO est offert aux employs, lesquels ont reu une formation en cours d emploi sur la manire dles appliquer.BB) Les bibliothcaires ont reu une formation en conservation au moyen de l application despolitiques de gestion des collections dans le cadre de leurs tudes la matrise. Les dcisionsrelatives la conservation pour chaque bibliothque ont t prises, au cours des 10 demi resannes, par le bibliothcaire responsable, en consultation avec les clients. Les bibliothcaires des bibliothques scientifiques ont particip l laboration de la Ligne directri

sur le dveloppement et la gestion de la collection de la bibliothque de Pches et OcansCanada, approuve en fvrier 2013.. .


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7Ce document constitue le cadre de conservation des documents des bibliothques scientifiques dMPO en ce qui concerne le regroupement des bibliothques. Les bibliothcaires scientifiques ontravaill en collaboration et en consultation avec les clients pour appliquer la ligne directrice auxcollections, et ont bnfici de l encadrement de leur gestionnaire.

CC) Toutes les bibliothques du MPO ont fourni des documents sur demande aux autresbibliothques aux fins d utilisation par leurs clients et ont demand des documents aux autresbibliothques aux fins d utilisation par les employs du MPO, conformment aux pratiquesacceptes par les bibliothques. Ces pratiques ont une porte rgionale, nationale etinternationale et ne sont pas touches par le regroupement des bibliothques.

DO) i) iii) ensemble. En dcembre 2011, les normes de service suivantes ont t tablies poules bibliothques du MPO :

o l accs au catalogue VAGUES est normalement offert en tout temps;o des renseignements sur la faon d utiliser les services et les collections de la

bibliothque seront fournis ds la rception d une demande;o les demandes de renseignements simples et factuels recevront une rponse dans ledeux jours ouvrables;o les demandes de renseignements ncessitant une analyse et une rechercheapprofondies recevront une rponse dans les cinq dix jours ouvrables;o toutes les demandes seront traites selon le principe du premier arriv, premier servo les documents conservs dans la bibliothque seront livrs l utilisateur dans lesdeux cinq jours suivant la rception de la demande de l utilisateur;o les documents qui ne sont pas conservs dans la collection de la bibliothque (prtentre bibliothques) seront livrs l utilisateur dans les deux dix jours suivant larception de la demande de l utilisateur.

Le MPO labore actuellement des normes de service pour les services suivants : lebureau des services de bibliothque, service de recherche et dcouverte, service dediffusion de l information, le soutien de la recherche et le service de dpt d archives despublications du MPO.

EE) Les documents des collections qui s avraient excdentaires en fonction des exigences du MPOont t limins par recyclage cologique, si aucune autre solution n tait possible. Aucundocument n a t identifi comme ayant un niveau de scurit ncessitant un dchiquetage.

FF) Aucun document des collections n a t incinr.GG) Les documents des collections ont t limins selon les exigences en matire de recyclage

cologique du gouvernement du Canada.


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-8-HH) (i)-(iv) Conformment aux processus tablis par Bibliothque et Archives Canada (BAC), lesdocuments retirs ont t offerts BAC s ils s inscrivaient dans les paramtres que cet organismenous avait spcifis, et offerts un total de plus de 4 partenaires (bibliothques, muses,instituts, etc.) aux fins de slection et d envoi des documents leurs frais. Plusieurs documentsretirs ont t accepts par ces organisations. Des demandes de dons ont aussi t reues etsatisfaites sous rserve que le demandeur visite la bibliothque en personne pour slectionner etemporter les documents choisis.Il) Le MPO effectuera un suivi du rendement par rapport ses normes de services debibliothque, une fois qu elles seront approuves, et informera les clients des rsultats de fao. rgulire.

JJ LL) les ouvrages limins qui avaient une importance ou une valeur scientifique, culturelle ouhistorique considrable taient des doubles de documents que le MPO continuera de mettre ladisposition des clients internes et externes au moyen de ses services de bibliothque. Cesdocuments ont t limins lorsque personne ne dsirait les avoir.MM Le pourcentage des documents limins qui tait de contenu cnadien ne peut tre dtermin.NN) Les documents des collections qui ont t limins sans tre numriss sont ceux qui sont desdoubles de documents imprims demeurant dans les collections des bibliothques regroupes, ouqui ont t retirs tant donn qu ils ne soutenaient pas les disciplines qui se rapportent au mand

du MPO.00

(i) La fermeture de la bibliothque de l lnstitut-Maurice--Lamontagne entranera une perte en cequi concerne la capacit parcourir la collection matrielle, mais l accs accru auxdocuments sous forme numrique.

(ii) Des discussions ont t entreprises avec des partenaires locaux, tels que des universits etdes ministres du gouvernement du Qubec, en ce qui concerne les dons de documents debibliothque retirs. Les publications du MPO situes dans cette bibliothque qui sont de laplus haute importance pour les scientifiques ont dj t numrises, et des exemplairesimprims ont aussi t conservs. Les documents requis pour soutenir le mandat du MPOseront transfrs la bibliothque regroupe Dartmouth, en Nouvelle-cosse, des fins dservice et de conservation.

(iii) Les plans et discussions auxquels nous rfrons la section (ii) ont eu lieu avec desreprsentants des partenaires locaux, tels que les universits et des ministres dugouvernement du Qubec, ainsi que des clients de la bibliothque.{iv) Les quatre bibliothques du MPO restantes contiennent toutes des documents en franaiset offriront des services dans les deux langues officielles. Le MPO ne prvoit pas tablird autres bibliothques.


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En ce qui concerne le regroupement de 11 bibliothques du ministre des Pches et des Ocans (MPO) en quatrebibliothques: a} quels groupes ont t consults aux fins de la planification du regroupement des bibliothques duMPO ou ont contribu; b) quels ministres, organismes et bureaux ont t consults aux fins de la planification duregroupement des bibliothques du MPO ou y ont contribu; c) quelles personnes ont t consultes aux fins de laplanification du regroupement des bibliothques du MPO ou y ont contribu; d combien d ouvrages les bibliothques dMPO ont-elles possds au cours de chacune des cinq dernires annes; e) combien d ouvrages les bibliothques duMPO possdent-elles l heure actuelle; f) combien d ouvrages les bibliothques du MPO possderont-elles en 2015,selon les prvisions; g) quels documents ont t numriss avant le regroupement et quels critres a-t-on employspour dtenniner la priori t ou l ordre de numrisation des documents; h} comment et par qui le plan de numrisation a-tt labor et confi en sous-traitance; r combien de temps a-t-on accord la numrisation des documents avant des en dessaisir; J quels documents ne se trouvent plus dans les bibliothques du MPO; k) quel est le plan d acquisition dnouveaux documents, (i} comment ce plan d acquisition a-t-il t labor, (ii) par qui, (iii) qui a t consult, (iv} quelledate, (v) quand ce plan a-t-il t mis en uvre; /}quelle est la diffrence entre les cots d acquisition et les cots deonservation; m) comment les conclusions en y) se comparent elles aux tendances prvues relatives aux plansd acquisition et de conservation pour les cinq prochaines annes: n) quelles analyses cots avantages a-t-on ralisesen ce qui concerne le regroupement des bibliothques du MPO, (i) par qui, {li} quelle date, (iii) quels paramtres a-t-o

tablis pour valuer les avantages du regroupement des bibliothques du MPO, (iv) quels paramtres a-t-on tablis povaluer les avantages de la conservation des documents, (v) quels facteurs qualitatifs a-t-on pris en compte dans leprocessus dcisionnel, (vi) comment ont-ils t valus, (vii) par qui, (viii) quelle date; o) comment le public a-t-il tinfonn du plan de regroupement, (i} quelles dates, (ii) l aide de quel processus consultatif, (iii) selon quel calendriee participation; p) de quelles faons a-t-on tenu compte de la contribution du public dans la dcision de regrouper lesibliothques du MPO; q) de quelles faons a-t-on inform le public de la dcision finale; r) quels intervenan ts nonouvernementaux ont t dsigns aux fins de l laboration de cette politique; s) de quelles faons a-t-on infonn lesntervenants non gouvernementaux du plan de regroupement, (i) quelles dates, (ii} l aide de quel processus(iii) selon quel calendrier de participation; t) de quelles faons a-t-on tenu compte de la contribution desntervenants non gouvernementaux dans la dcision de regrouper les bibliothques du MPO; u) de quelles faons a-t-onform les intervenants non gouvernementaux de la dcision finale; v) de quelle faon a-t-on inform les parlementaireu plan de regroupement, i) quelles dates, ii} J aide de quel processus consultatif, (iii) selon quel calendrier departicipation; w) de quelles faons a-t-on tenu compte de la contribution des parlementaires dans la dcision deregrouper les bibliothques du MPO; x) de quelles faons a-t-on inform les parlementaires de la dcision finale; y) au

des 10 dernires annes, pour chaque bibliothque du MPO, quel matriel a t demand et fourni, et quellesont obtenu des ressources supplmentaires pour la numrisation de leurs collections; z) au cours des 10

pour chaque bibliothque du MPO, combien d employs ont t quivalents temps plein (ETP); aa) ades 10 dernires annes, pour chaque bibliothque du MPO, combien d employs ont reu une formation en

par ETP; bb} au cours des 10 dernires annes, pour chaque bibliothque du MPO, combien d employsreu une formation en conservation, par ETP: cc} quelles ententes de partenariat ou ententes d change debibliothques du MPO ont-elles conclues avec d autres bibliothques et quel effet le regroupement-t-il sur ces ententes; dd quelles normes de service le MPO t ~ i l tablies pour ses bibliothques, (i) quel effet lea-t-il eu sur ces normes, (ii) pour chacune des cinq dernires annes, quelles normes de service ont ttablies, (iii) pour chacune des cinq prochaines annes, quelles normes de service p r v o i t ~ o n tablir; ee des documencollections ont-ils t dchiquets; ff} des documents des collections ont-ils t incinrs; gg quels plans avait-onpour que l limination des documents se fasse de faon cologique; hh t ~ o n envisag de donner les

avant de les liminer, (i) le gouvernement a-t-il communiqu avec des organisations ou des institutions poudema.nder si elles aimeraient qu on leur fasse don de ces documents, (ii) le gouvernement a-t-il fait don d ouvragesdes organisations ou des institutions, (iii) e gouvernement a ~ H I reu des demandes de dan, (iv) quelle a t la rpon ces demandes; il quels plans et mcanismes sont en place pour valuer l effet long terme de cepolitique et quels rapports seront publis sur les consquences; .iJ) parmi les ouvrages limins, certain

valeur ou une importance scientifique considrable; kk} parmi les ouvrages limins, certains avaient-ilsune valeur ou une importance culturelle considrable; //)parmi les ouvrages limins, certains avaient-ils une valeur ouune importance historique considrable; mm parmi les ouvrages limins, quel pourcentage tait de contenu canadiena-t-on omis de numriser certains documents des collections avant leur limination et, si tel est le cas, pourquoi; oocompte tenu de la fermeture de l Institut Maurice Lamontagne, (i) quelles seront les consquences et les rpercussionsde la fermeture de l institution, (ii) quels plans et quelles consultations ont t raliss afin de dterminer la priorit denumrisation et de conservation matrielle des documents franais de l Institut. (iii) avec la collaboration de qui les planet consultations ont-ils t raliss, (iv) prvoit-on l tablissement d autres bibliothques de langue franaise?