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2008/SOM3/GPEG/SEM/007

Purchases by Catalogue / Framework Agreements

Submitted by: Chile

Seminar on Implementation of the Value for Money Non Binding Principle in Government

Procurement Lima, Peru

13-14 August 2008

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PURCHASES BY CATALOGUE / FRAMEWORK AGREEMENTS

LORENA CARO CALFUMÁNFramework Agreement

Commercial Department ChileCompra

August 14th, 2008

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MOTIVATION

1.FIRST, I’LL GIVE YOU SOME GENERAL INFORMATION ABOUT HOW THE FRAMEWORK AGREEMENT CATALOGUE WORKS.

2.SECONDLY, I’LL TALK ABOUT THE BENEFITS AND RISKS OF FRAMEWORK AGREEMENTS IN THE GOVERMENT PROCUREMENT SYSTEM.

3.LAST OF ALL, I WANT TO LOOK AT CHILE’S FUTURE PLANS CONCERNING THE FRAMEWORK AGREEMENT CATALOGUE.

IN THIS PRESENTATION I’LL TALK ABOUT THE BENEFITS AND RISKS OF FRAMEWORK AGREEMENTS IN THE CONTEXT OF THE VALUE FOR MONEY AMONG OTHER THINGS.

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FRAMEWORK AGREEMENTS

A FRAMEWORK AGREEMENT IS AN AGREEMENT WITH ONE OR MORE SUPPLIERS THAT ESTABLISHES TERMS AND  CONDITIONS UNDER WHICH THE PARTIES WILL ENTER  INTO 

SUBSEQUENT CONTRACTS IN THE PERIODS WHICH THE FRAMEWORK AGREEMENT APPLIES.

LAW Nº19.886

THE ENTITIES MUST TO BUY BY FRAMEWORKAGREEMENTS EXCEPT FOR ADVANTAGEOUSCONDITIONS UNDEROTHER PURCHASE’SMECHANISM.  THE ADVANTAGES MUST BE OBJECTIVE AND DEMONSTRABLE

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Electronic Catalogue

USD 450 MM300.000 OC

Electronic MarketTransactional

www.chilecompra.clUSD 4.500 MM1.500.000 OC

CHILE COMPRA EXPRESS

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CHILECOMPRA EXPRESS YEAR 2007

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

050100150200250300350400450500

2003 2004 2005 2006 2007

Millon

es US$

Transacciones en ChileCompra ExpressAños 2003 ‐ 2007

Monto Transado ChileCompra Express N° OC ChileCompra Express

• US$ 450 MILLION TURNOVERS, 300.000 PURCHASE ORDERS

• 60 FRAMEWORK AGREEMENTS, 150.000 PRODUCTS, 1400 SUPPLIERS.

FRAMEWORK AGREEMENTS TRANSACTIONS2003‐2007

AMOUNT N° OF  PURCHASE ORDERS

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FRAMEWORK AGREEMENT LIFECYCLE

CHILECOMPRA’S PRODUCT SPECIALIST MANAGE THE FRAMEWORK 

AGREEMENTS  AND THE CATALOGUE

CHILECOMPRA’S PROJECT MANAGERS CREATE THE RULES AND CONTRACT FOR 

TENDERING

CATALOGUE DEPARTMENT PREPARES AND REVIEWS THE PRODUCT 

DATASHEETS WITH PRICES AND COMMERCIAL CONDITIONS FOR EACH 

SUPPLIER.

contract terms

•Production of Product Datasheets

•Reception of photografies

•Framework Agreements Assessment

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HOW WORK THE SUPPLIERS ON THE CATALOGUE?

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Benefits of Framework Agreements

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SOME RISKS

IT’S IMPORTANT TO MAKE A GOOD SELECTION OF THE PEOPLE WHO MANAGE THE FRAMEWORK AGREEMENTS. IT’S IMPORTANT TO MAKE A GOOD SELECTION OF THE PEOPLE WHO MANAGE THE FRAMEWORK AGREEMENTS. 

TO CHOOSE A BIG PURCHASE SUPPLIER IT’S A GOOD IDEA TO DESIGN A PROCEDURE TO ENSURE THE TRANSPARENCY AND EQUITY.TO CHOOSE A BIG PURCHASE SUPPLIER IT’S A GOOD IDEA TO DESIGN A PROCEDURE TO ENSURE THE TRANSPARENCY AND EQUITY.

SOMETIMES, IT’S DIFFICULT TO MANAGE THE MARKET PRICES VOLATILITY OF THE MARKET TO CONTROL A GOOD PRICE LEVEL ON THE CATALOGUE.

SOMETIMES, IT’S DIFFICULT TO MANAGE THE MARKET PRICES VOLATILITY OF THE MARKET TO CONTROL A GOOD PRICE LEVEL ON THE CATALOGUE.

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Why we must incentive suppliers  to make good commercial plans?

IMPORTANCE OF WORKING WITH SUPPLIERS

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FRAMEWORK AGREEMENTS: VALUE FOR MONEY STUDY-BELGIAN COURT OF AUDIT

A SURVEY WAS CARRIED OUT TO NINE PROCUREMENT OFFICES WITH THE FOLLOWING MAIN CONCLUSIONS:

THE USE OF FRAMEWORK AGREEMENT HAS RISEN.

THE PROCUREMENT OFFICE AIM IS ALWAYS TO RECEIVE AN INPUT FROM PUBLIC ENTITIES. CUSTOMER INPUT IS ESSENTIAL TO WORKOUT CONTRACTS DEALING WITH NEW PRODUCTS.

IN GENERAL, FEW BUYERS MAKE THE MOST OF PURCHASE ORDERS.

ONLY  SOME OFFICES CALCULATE SAVING GENERATED BY THE PRICE COMPETITIVENESS OF FRAMEWORK AGREEMENTS

IN GENERAL, CUSTOMERS ARE SATISFIED WITH THE PROCESS COST SAVINGSAS ALL CUSTOMERS ARE CHARGED THE SAME PRICE OF PRODUCTS, IN GENERAL THE SMALLER ORGANIZATIONS HAVE THE MOST SAVINGS. 

CONCERNING THE PRODUCT RANGE,  TELECOMUNICATIONS, PHOTOCOPIERS, ENERGY, PC AND OFFICE SUPPLIES, THEY ARE CONSIDERED TO OFFER MOST VALUE FOR MONEY.

FINALLY, THE NEED FOR INTEGRATION IS AN INDIPENSABLE CONDITION FOR A GOOD FUNCTIONIG, FOR EXAMPLE TO KNOW WHAT PUBLIC ENTITIES BUY, WHEN THEY BUY AND WHAT PRICE THEY PAY, ETC.

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2007 2008 2009 2010

Turnovers MM USD 445 700 900 1.000

Client’s Satisfaction 59% 65% 70% 70%

Savings MM USD 25 33 43 50

Purchase Orders 250.000 390.000 450.000 500.000

Chilean FA Aims 2008 - 2010

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Incremento de la eficiencia del portafolio base

0

10,000,000

20,000,000

30,000,000

40,000,000

50,000,000

60,000,000

70,000,000

80,000,000

90,000,000

100,000,000

Hemo

dialisi

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Video

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Arrie

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a

USD Efficiency

15 base points: USD 110 MM

60%

75%

FRAMEWORK AGREEMENTS EFFICIENCY INCREASE

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Framework Agreements‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

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GOOD PRODUCTS AND GOOD PRICES ‐

QUALITY DATASHEETS

NEW FRAMEWORK AGREEMENTS 

FRAMEWORK AGREEMENTS RENOVATIONS 

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Buyers Satisfaction Survey

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Price Strategy

• Study of prices each three months• Suppliers with specialist working in their prices• New claims• Cheaper suppliers will be privileged to offer their products 

on the catalogue• To generate more business competence.

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BI BUYERS

Data Warehouse

SALES

CUSTOMERS SERVICE

MKT

CRM

Reporting

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Conclusions

THE FRAMEWORKS AGREEMENTS ARE A SUCCESSFUL PURCHASE MECHANISM.THEY HAVE EXPANDED RAPIDLY OVER THE LAST FIVE YEARS

THEY GIVE MANY BENEFITS TO THE DIFFERENT PARTICIPANTS

TRANSPARENCY TO EMPOWER SUPPLIERS AND OTHER STAKEHOLDERSECONOMIC GROWTH

BETTER PUBLIC INSTITUTIONS

BETTER GOVERNMENT

EACH AGENCY CHOOSES THE PRODUCTS THAT NEED IN A SHORT TIMETHEY GENERATE SAVINGS FOR THE PUBLIC PROCUREMENT 

THEY ALLOW ACCESS TO GOVERNMENT BUSINESS OPPORTUNITIES AND IMPROVES GOVERNMENT’S PROCUREMENT PROCESSES GIVING VALUE FOR MONEYWE MUST MAKE  A GOOD JOB TO IMPROVE EVER MORE THIS PURCHASE MECHANISM