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PROTEORED MANUAL DE USUARIO (Sistema de petición de solicitudes de servicio)
Actualizado el 31 de julio de 2007
www.proteored.org
Manual de usuario 2
Índice Índice ............................................................................................................... 2 Introducción ..................................................................................................... 3 General ............................................................................................................. 4 Página de Inicio ...................................................................................................... 4 Gestión de Clientes .................................................................................................. 5 Opciones de Solicitudes .................................................................................. 7 Generar Solicitud ..................................................................................................... 8 Seguimiento de Solicitudes .................................................................................... 15 Subir datos de solicitudes ...................................................................................... 21 Borrar ficheros de resultados ................................................................................. 23
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Introducción El objetivo principal del sistema es la gestión y coordinación de los servicios de proteómica ofrecidos por los laboratorios asociados a la ProteoRed. El sistema permite la gestión de los tipos de servicios y servicios ofrecidos por los laboratorios pertenecientes a la ProteoRed, así como la creación, por parte de los clientes, de solicitudes de servicios a los laboratorios con disponibilidad y el seguimiento de las mismas por los responsables de servicio de dichos laboratorios. Adicionalmente, el sistema tiene un acceso restringido para miembros de la ProteoRed donde se permite el intercambio de información, documentación privada y mensajes.
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General
Página de Inicio La página de inicio muestra las opciones de menú (disponibles en todas las pantallas) y, en el caso de los clientes, se accederá directamente a la página en la que se muestran peticiones de servicio realizadas por dicho cliente:
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Gestión de Clientes Esta pantalla permite mantener la información relativa a los Clientes registrados en la ProteoRed. Se podrán mantener diferentes datos, tales como Nombre, Dirección, email, etc. siendo obligatorios los campos marcados con un asterisco (*). Cada cliente, podrá acceder por dicho menú a la ficha con sus datos en la aplicación, pudiendo modificarlos en cualquier momento.
El alta de clientes se realiza desde el registro de clientes de la parte pública del web:
De los campos que se rellenan en la pantalla de clientes, debemos destacar:
• email: correo electrónico del cliente, en el cual recibirán la información de registro, así como la información acerca del estado de sus solicitudes.
• Institución: establece la relación de pertenencia del cliente. El valor de la institución puede ser: público, privado o uno de los laboratorios existentes en la ProteoRed. La institución a la que pertenezca un cliente determinará a partir de las tarifas entre laboratorios el importe de sus solicitudes. Nota: Cada vez que un cliente se registre, el administrador web recibirá un mail notificando el alta de un nuevo cliente y revisará si éste ha introducido correctamente su institución para que no haya tarificaciones incorrectas.
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• Usuario y contraseña: utilizados por el cliente para acceder a la aplicación y poder realizar nuevas solicitudes o consultar el estado de las actuales. El nombre de usuario será exactamente el correo electrónico del cliente, no pudiendo elegir cualquier otro nombre de usuario.
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Opciones de Solicitudes La aplicación permite realizar dos opciones con las solicitudes:
• Generar solicitudes: sólo los clientes podrán generar nuevas solicitudes. • Realizar seguimiento de solicitudes: tanto los clientes que las
realizaron como los responsables de servicio solicitado en un laboratorio podrán acceder al estado de las solicitudes.
El flujo principal de las peticiones de servicio es el siguiente:
FILL REQUEST CARD
MAKE SERVICE
CLOSE REQUEST
By place
By service
CHOOSE SERVICE
CONSULT STATUS
TAKE RESULTS
Customer actions in Web Application
User actions in Web Application
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Generar Solicitud El proceso de alta de una solicitud se realiza en tres pasos.
Primer paso: para comenzar una solicitud hay que especificar una ubicación o el tipo de servicio solicitado.
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Segundo paso: seleccionar el laboratorio al cual se quiere realizar la solicitud. En este segundo paso, se muestra el nivel de saturación de los laboratorios, el tiempo de espera estimado, así como el precio estimado por unidad de facturación, esto es, en cada caso, por horas, por muestra, por gel, etc…
Así mismo, si se define, podrá verse un link a la información adicional acerca del servicio. Esta información puede ser útil para clientes que no conocen realmente la capacidad o el funcionamiento de ciertas técnicas que se ofertan como servicio.
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Tercer paso: completar la información de la solicitud rellenando los datos relativos a la muestra y a los análisis que componen dicha solicitud.
Nota: En el momento en el que se llega al paso 3, el sistema ha creado ya la
solicitud con estado “cancelada” por defecto. Si el cliente cerrase la ventana o volviese atrás con el navegador, la solicitud se quedaría como cancelada. Si el cliente pulsa en el botón “cancelar proceso”, la solicitud se borrará del sistema. Si el cliente pulsa el botón “finalizar”, la solicitud pasará al estado “en espera”.
Nota’: En el caso de solicitudes de servicios de herramientas bioinformáticas, y en el caso de que estén definidas como tales, el paso 3 no existirá, redirigiéndose al cliente a la URL definida, y creándose una solicitud con estado ‘finalizada’.
• Número de experimentos: Este campo indica cuántas veces se van a realizar los análisis por defecto a las muestras.
Nota: El campo “número de experimentos”, junto con el campo “número de
muestras” de la ficha de la muestra son los utilizados para calcular el rango al que pertenece la solicitud para calcular su precio.
• Muestra: Se podrá elegir una muestra de un experimento anterior mediante el
menú desplegable “muestras anteriores”, o bien introducir manualmente los campos informativos de una muestra nueva.
Nota: Se pueden crear el número de muestras que se quieran, con los campos
asociados a cada una de ellas. Sin embargo, el campo “número de muestras” que se utiliza para calcular el precio, sólo estará disponible para la primera que hayamos creado. Por tanto, si tenemos una petición de servicio con 25 muestras, el cliente (también el responsable del servicio puede hacerlo) tendrá que introducir el número 25 en el campo “número de muestras”, y luego, podrá, si quiere, detallar la información de cada una de ellas, creando 25 muestras diferentes. Las restantes 24 muestras no tendrán operativo el campo “número de muestras” y serán únicamente informativas.
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Nota’: La posibilidad de elegir una muestra antigua es útil en casos como por
ejemplo un servicio que analiza una muestra por MALDI y que luego se quiere pasar por una trampa. En este caso, el cliente, una vez la petición de servicio de MALDI haya finalizado, deberá realizar otra petición de servicio de trampa, seleccionando, en este caso, la misma muestra que creó en la petición anterior.
Nota’’: El campo “número de muestras”, junto con el campo “número de
experimentos” de la ficha de solicitud (de hecho, el producto de ambos valores), son los utilizados para calcular el rango al que pertenece la solicitud para calcular su precio.
• Análisis: Como ya hemos definido anteriormente, un análisis de un servicio es
un paso dentro del flujo de trabajo de dicho servicio. Si el laboratorio ha definido análisis por defecto, aparecerán ya en la ficha de petición de servicio. Para especificar mejor el servicio pedido por parte del cliente, éste podrá borrar
análisis por defecto o añadir análisis adicionales. Para cada análisis, el cliente deberá completar:
o la descripción de parámetros y o el número de ejecuciones de dicho análisis. Este número se multiplicará
por el precio adicional del análisis y se sumará al precio del servicio. Si es un análisis por defecto, el cliente no podrá cambiar este número.
Nota: El campo “número de experimentos” no influye en el número de
ejecuciones de los análisis que no sean por defecto. Sin embargo, los análisis por defecto, se facturarán tantas veces como “número de muestras” haya, como “número de experimentos” se hagan y como “número de ejecuciones” se hagan de dicho análisis.
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* Ejemplo de cálculo de precios por rangos no acumulativos: Un cliente de una empresa privada va a realizar una petición de un servicio. Los precios del servicio están definidos según la siguiente tabla:
Rango Precio Interno Precio Público Precio Privado 1 – 10 25 35 50 11 – 49 20 30 45
50 – 9999 18 28 43
Dicha petición consta de 5 experimentos con 6 muestras al que se le aplica un análisis por defecto con un precio de 15 euros que se ejecuta 5 veces, y un análisis adicional (no por defecto) con un precio de 10 euros y que se ejecuta 2 veces. El precio calculado será: P.Total = (Núm.Experimentos x Núm.Muestras x P.Base) + P.AnálisisAdicionales Como son 5 experimentos con 6 muestras, serán 5 x 6 = 30 en total a mirar en los rangos, por lo que se aplicará el precio de 45 euros.
P.Base = 45 + PrecioAnálisisporDefecto P.AnálisisporDefecto = 15
P.AnálisisAdicionales = 10 x 2 = 20 PrecioTotal: 5 x 6 x (45 + 15) + 10 x 2 = 1820 euros
* Ejemplo de cálculo de precios por rangos acumulativos: igualmente, un cliente de una empresa privada va a realizar una petición de un servicio. Los precios del servicio están definidos según la siguiente tabla:
Rango Precio Interno Precio Público Precio Privado 1 – 10 25 35 50 11 – 49 20 30 45
50 – 9999 18 28 43
Dicha petición consta de 5 experimentos con 6 muestras al que se le aplica un análisis por defecto con un precio de 15 euros que se ejecuta 5 veces, y un análisis adicional (no por defecto) con un precio de 10 euros y que se ejecuta 2 veces. El precio calculado será: P.Total = (P.Base*) + P.AnálisisAdicionales *teniendo en cuenta los rangos de precios acumulativos Como son 5 experimentos con 6 muestras, serán 5 x 6 = 30 en total a mirar en los rangos, pero en este caso, se tendrá en cuenta que los primeros 10 son a 50 euros y los 20 restantes son a 45: P.Base = (10 x 50 + 20 x 45) + PrecioAnálisisporDefecto = 1400 + (15 x 5) x 6 = 1400 + 450 = 1850
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El precio de los análisis por defecto también dependerá del número de muestras y de ejecuciones
P.AnálisisporDefecto = (15 x 5) x 6 = 75 x 6 = 450 P.Base = 1400 + 450 = 1850
P.AnálisisAdicionales = 10 x 2 = 20
PrecioTotal: 1850 + 20 = 1870 euros
El flujo de información en esta fase sería el siguiente:
SAMPLE
ANALYSIS
ANALYSIS
ANALYSIS
CREATE A SAMPLE
ADD OR MODIFY ANALYSIS
CUSTOMER
SEND REQUEST
USER
Customer actions in Web Application Mails generated automatically
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Seguimiento de Solicitudes Desde la pantalla de Seguimiento de Solicitudes se puede acceder a la información de las solicitudes existentes, de manera que se puede consultar su estado, ver la información de la muestra y de los análisis asociados, descargar el documento de resultados que tenga asociado o la factura generada por el sistema. El cliente podrá consultar el estado de su solicitud, mientras que el usuario podrá cambiar el estado de la solicitud o de sus análisis. Siempre que se modifique uno de dichos estados, se generarán dos emails automáticamente informando de dichos campos al cliente y al mismo usuario.
El flujo es esa fase sería el siguiente:
Nota: Los emails dirigidos tanto al cliente como al responsable del servicio cuando se cambia el estado de la solicitud se han suprimido, enviándose únicamente cuando se registra una solicitud, cuando se finaliza y cuando se genera cierra la solicitud.
Experimental work
User actions in Web Application
Mails generated automatically
MAKE ANALYSIS 1
MAKE ANALYSIS 2
MAKE ANALYSIS 3
UPDATE ANALYSIS 1
STATUS
UPDATE ANALYSIS 2
STATUS
UPDATE ANALYSIS 3
STATUS
CUSTOMER
USER
CUSTOMER
USER
CUSTOMER
USER
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Consulta de Solicitudes por parte del Cliente Si el usuario de acceso a la aplicación tiene perfil de cliente, podrá acceder a esta pantalla a consultar el estado de sus solicitudes. Como se ha comentado anteriormente, cualquier cambio en el estado de su solicitud será notificada al cliente automáticamente mediante un email.
Con respecto al funcionamiento de esta pantalla, podemos mencionar que el cliente puede consultar:
• Datos de contacto del responsable del servicio.
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• Notas escritas por el responsable del servicio que haya querido destacar o comunicar al cliente.
• Las fechas de llegada de la muestra, de comienzo y finalización del análisis. • El documento de resultados subido, en su caso, por el responsable de
servicio. • La factura generada automáticamente, en el caso de que así lo tenga
configurado el laboratorio y/o la factura subido, en su caso, por el responsable del servicio.
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Modificación de Solicitudes por parte del Responsable del Servicio Si el usuario de acceso a la aplicación es responsable de un servicio, podrá acceder a la pantalla de la ficha de la solicitud. A través de esta pantalla, el usuario puede modificar tanto el número de experimentos como el número de muestras que indicó el cliente, ya que es posible que una vez que el usuario recibe la solicitud deba adaptar ésta a la forma de facturar de cada laboratorio.
* Ejemplo: un servicio de análisis de imagen que se factura por horas. Un cliente inexperto, quiere hacer un análisis comparativo de 2 geles, por lo que
pone, por ejemplo, “número de ejecuciones”=1 y “número de muestras”=2. Sin embargo, a la hora de facturar por horas, se considera como un análisis único,
como si fuera una muestra y se emplean 8 horas por ejemplo. Por tanto, el usuario responsable del servicio, podrá cambiar los valores de la siguiente manera: “número de ejecuciones”=8 y “número de muestras”=1.
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Así mismo, el usuario puede escribir cualquier información que crea útil para el
cliente en el campo “Request notes”, así como consultar y modificar el estado de las solicitudes de los servicios de los que es responsable, así como la fecha de recepción de la muestra, la fecha de comienzo del análisis y la fecha de finalización del análisis. Cada vez que se actualiza el estado de una solicitud, se genera automáticamente un email al cliente y otro email al responsable del servicio, indicando el nuevo estado de la solicitud.
Nota: Existe un estado general para la solicitud, y un estado para cada uno de los
análisis, ya sean por defecto o no. Cada vez que se actualiza el estado de un análisis, se actualizará automáticamente la fecha asociada a cada uno con la fecha actual.
En cualquier momento del flujo de trabajo el usuario puede subir un documento de cualquier tipo, estando limitado a 5Mb de tamaño, que puede servir como documento de resultados parciales (al finalizar un análisis) o finales (al finalizar todos los análisis).
Una vez que se terminen los análisis del servicio, el usuario deberá cambiar el estado de la solicitud a Finalizada. Esto, dará la posibilidad de cerrar la solicitud, como se muestra en la siguiente imagen.
Pulsando en la flecha de Opciones, nos saldrá la ficha de cierre de solicitud en la que el usuario deberá especificar un concepto de la factura y opcionalmente, podrá especificar un descuento sobre el importe final, y podrá adjuntar otro documento en el caso de querer adjuntar una factura creada fuera de la aplicación.
El descuento a aplicar podrá ser en valores absolutos (ej: 45) o en valores
porcentuales (ej: 15%). Así mismo, se podrán introducir valores negativos de descuento para así convertir el descuento en un cargo adicional que se sumará al valor final (ej: -35).
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Una vez cerrada la solicitud, se generará un email dirigido al departamento de facturación, siempre que el laboratorio así lo haya definido en la ficha del laboratorio.
Nota’: Esta factura que se puede adjuntar no interfiere con la creación de la factura automática, es decir, es posible adjuntar una factura aunque el sistema genere otra automáticamente (siempre que el laboratorio lo haya definido así).
Una vez rellenada la ficha de cierre de la solicitud, en la ficha de la solicitud se
podrá ver tanto la factura generada automáticamente pinchando en el símbolo , como la factura subida manualmente pinchando en el enlace al documento:
Por su parte, el cliente podrá ver toda esa información en la ficha de solicitud,
pinchando en el enlace al documento de resultados para bajárselo, pinchando en para visualizar la ficha de la solicitud, pinchando en para visualizar la factura generada automáticamente por el sistema y pinchando en para bajarse el documento de facturación:
Nota’’: En el momento en que se cambia el estado de la solicitud a Finalizada, no se permite cambiar ningún valor de número de ejecuciones ni número de muestras. Si por cualquier razón, después de cambiar el estado a finalizada, se quisiese cambiar alguno de estos valores, bastaría con volver a cambiar el estado general de la solicitud a Analizando, por ejemplo, y así el sistema permitiría ya cambiar dichos valores.
El flujo es esa fase sería el siguiente:
User actions in Web Application
Mails generated automatically
Manual de usuario 21
Subir datos de solicitudes Los administradores, responsables de servicio y usuarios de un servicio tendrán acceso a esta funcionalidad. Para incluir los datos de facturación en la aplicación web, sin necesidad de realizar todo el proceso en el que interviene el cliente y se factura el servicio, se ha creado una plantilla en formato Excel en la que se podrán incluir los datos básicos de facturación de servicios, y luego se podrá subir dicha plantilla para que la aplicación la procese he incluya dicha información en la base de datos.
La plantilla Excel, en principio (se irá ampliando con campos opcionales poco a poco), consta de 7 campos obligatorios. Estos son:
- Origen del cliente: Institución a la que pertenece el cliente. Se muestra un desplegable con las instituciones de ProteoRed, la institución pública y la privada.
- Nombre del cliente: Nombre del cliente que solicita el servicio. Este campo, es el único que se podría dejar en blanco, siendo entonces el cliente anónimo.
- Laboratorio: Nombre del laboratorio al que se solicita el servicio. Se muestra un desplegable con todos los laboratorios de ProteoRed.
- Servicio: Servicio que se ha facturado al cliente. Se muestra un desplegable con todos los servicios ofertados en ProteoRed.
- Número de experimentos: Es el número de experimentos realizados. Se puede entender como el número de muestras en el caso de que se compute un experimento por cada muestra. Este campo es informativo para las estadísticas totales de facturación.
UPLOAD RESULT FILE
CLOSE REQUEST
RESULT
FILE
USER
INVOICE
ADMIN
CUSTOMER
INVOICE GENERATION
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- Fecha: Fecha en la que se factura el servicio. - Facturación: Importe facturado por el servicio en euros.
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Borrar ficheros de resultados Esta funcionalidad, en principio, sólo para los administradores sirve para regular el espacio ocupado en el servidor por los informes de resultados colgados en la web para los clientes. Únicamente se debe seleccionar una fecha (por defecto la fecha que aparecerá será la de 3 meses antes a la fecha actual), y se mostrarán los servicios que hayan colgado un fichero de resultados con fecha de solicitud anterior o igual a dicha fecha.
Luego, pinchando en el botón “borrar ficheros de resultados”, se borrarán del servidor dichos ficheros. A partir de entonces, el las fichas de solicitudes en las que se ha borrado el fichero, aparecerá un mensaje en el que se informe de que el fichero de resultados ha expirado.
