Protect Your Organization this Hurricane SeasonMay 22, 2013

David VandenHeuvelWDT

Bob BoydAgility Recovery

Prepare to Survive.

Agenda

David VandenHeuvel1. 2013 Forecast Outlook

Bob Boyd2. Preparing Your Organization3. How can Agility Recovery Help?

4. Question & Answer

Prepare to Survive.David VandenHeuvel

Sr. VP Enterprise SolutionsWDT

• 3o year Meteorological Career including 22 Years in the USAF and 8 Years in the Weather Software/Technology Sector

• Currently Manage WDT WeatherOps Division

• Past – Present – Future Weather• Technology and Software for Today’s Weather Challenges

Weather is the #1 Cause of Business Disruption 

Natural Disaster, Extreme WeatherPower Outage

IT FailureTelecommunication Failure

FireFlood

Utility OutageTerrorist Event

IT Security IncidentOther

Environmental AccidentEmployee Health and Safety Incident

Supply Chain DisruptionSabotage (external)

Negative Publicity CoveragePandemic

Sabotage (internal) 0

1%

1%

1%

3%

5%

6%

6%

7%

8%

19%

21%

24%

32%

39%

54%

59%

The Science of Meteorology has Made Tremendous Advances in the Past Decade

• Better Radars

• Cheaper and faster computers, faster communications

• “Follow Me” mobile devices

• The 3 day forecast today is as good as the 2 day forecast a decade ago

• Big Data solutions allow us to manage petabytes of data in real‐time to provide tactical alerts, warnings & nowcasts globally

• Combining better weather information with expert meteorologists provides significant tactical and strategic value –WeatherOps

About Weather Decision Technologies, Inc.

• Founded 2000 in Norman, OK ‐“Mecca” for Weather Industry

• 80 employees, 40+ PhD & Masters ‐Meteorology & Computer Science, 4 CCMs, AMS Fellow

Key Accounts

2012 Season Summary

TOTAL NAMED: 19HURRICANES: 10CAT 3+: 2

SuperStorm “Sandy”

Sandy Impacts

Super Storm Sandy

WDT Key Accounts

2012 Summary 

Hurricane Lessons Learned

(Size of the Wind Field that is)

2013 Hurricane “Expert” Forecasts

TOTAL NAMED

HURRICANES

CAT 3+

Climo

11

6

3

16

9

5

16

12

5

WeatherBell

18

9

4

2013 Storm Names

AndreaBarryChantalDorianErinFernandGabrielleHumbertoIngridJerry

KarenLorenzoMelissaNestorOlgaPabloRebekahSebastienTanyaVanWendy

Alpha, Beta, Gama, Delta, etc

Hurricane Lessons Learned

(Extended Range Forecasts are OFTEN Wrong)

Storm Planning

WIND

LIGHTNING

TORNADOS

HAIL

Storm Ready

Hurricane Lessons Learned

(If your near the coast – It’s a matter of “when” NOT “if”)

Role of the NWS and Private Industry

Modern Tools make a difference!

Modern Tools make a difference!

Modern Tools make a difference!

Prepare to Survive.

QUESTIONS?

David VandenHeuvelSVP ‐WeatherOps, WDT

dvan@wdtinc.com(405) 541‐0585

Prepare to Survive.

Preparing Your Organization

1. Planning – The Key Steps to Preparedness2. Lessons Learned from Past Storms3. Additional Resources

Bob BoydPresident & CEOAgility Recovery

Key Steps to Preparedness

1. Assess risks to your critical operational functions. 2. Back‐up your data & ensure remote access. 3. Advise your supply chain of actions taken. 4. Activate crisis communication plan & Test It.5. Re‐supply emergency kits.6. Establish contact with your insurance provider.7. Consider the need for alternate locations.8. Ensure Employees are Personally Prepared.

9.(Note – Steps above do not constitute a complete plan.A full Disaster Recovery Business/Continuity Strategy

is required for maximum resilience)

Assessing Risks to Your Critical Business Functions

• What types of emergencies have occurred in the past following storms in your area?

• What could happen as a result of your office location(s)?

• What types of issues could result from the design or construction of your facilities?

• What could result from a process, system or supply chain failure?

• Are there different risks for short and long term interruptions?

• Are transportation or communication system failures likely?

• Are critical employees personally prepared to endure the storm?

Backing Up Your Data Properly

• Realize the limitations of outsourced IT Management

• Lack of Responsiveness• Staffing/Availability• Communication Gaps

• Automated, Daily back‐ups.

• Store in an off‐site, secure location, outside of your region

• Test a full restoration regularly to remote location or secondary servers. Document the time & bandwidth resources required

Preparing Your Supply Chain

• Talk to your key vendors and suppliers about their recovery plans. 

• Ask yourself has it been tested?• Develop relationships with alternate vendors. 

• Eliminate single points of failure.• Educate your clients about the importance of preparedness.

• Insure what can’t be protected.• Ensure your crisis scenario doesn’t have supply chain holes

• Keep partners just as informed as your employees during recovery

Supply Chain: the external vendors and suppliers you rely on todeliver your everyday services and products to members/customers.

Activating Your Crisis Communications Plan 

• Develop a process to make sure all stakeholders (internal and external) are aware of decisions and expectations.

• Ensure redundancies independent of cell or terrestrial networks as much as possible› Ensure Phone List is UP‐TO‐DATE (with alternate phone #’s)› Utilize multiple cellphone network carriers if possible› Establish phone tree › Password protected web page (centralized emergency status)› Social Media strategy & usage› E‐mail alert (have primary & secondary email addresses)› Call‐in recording system› Text/Data Alert system – Ensure everyone familiar with system

• Manage customer and key vendor communications.• Prepare a media communications plan.• Test the plan regularly and in the days prior to a “notice event”

Re‐supply Emergency Supply Kits

• Recovery plan• Important records

• Insurance policies• Fixed asset inventory• Contracts

• Operating system install disks• Licensing keys/Passwords• Letterhead• Office Supplies• Cash• Flashlight• Battery powered radio• Batteries• Food & Water for those working 

the recovery

Reviewing Your Insurance Coverage

• Make certain you are insured for all potential risks.• Know the different types of coverage and limits.• Consider business interruption insurance and added expense insurance.• Keep photos of your building, equipment lists and policy information 

stored in a safe and secure offsite location.• Maintain an up‐to‐date Asset management program.

MOST losses following hurricanes are due to flooding.Most general policies do not cover flooding.  Ensure you fully 

understand your coverage and any exposure to risk.Don’t Wait until the Storm is Imminent.  Do this Today.

Business Interruption/Resumption Insurance – Coverage to help in rebuilding your company in the event of a business interruption

Added/Extra Expense Insurance – Insurance to cover unexpected added costs in the event of an interruption or unexpected event.

Considering an Alternate Location

• Mobile Recovery• Delivered to a specific location.• Ideal for small to medium sized business. • High level of flexibility.• Cost effective solution. 

• Hot Site Recovery• Permanent, regionalfacility. Fixed Site.

• First come, first servedat time of disaster.

• Susceptible to same risks• Oversubscription

• Other Alternatives• Reciprocal agreement• Internal• Co‐Location

Preparing Employees

1. Do they have a plan?a) Evacuation/Shelter planb) Critical Document Storagec) Emergency Alert Systemd) Emergency/Go Kit

2. How can your organization help?a) Workshopsb) Checklistsc) Emergency Kitsd) Family Involvement

Days

• Ensure Employee’s knowledge of your plan & their roles.(including new hires)

• Ensure any Work‐From‐Home Strategies in place are tested

• Cross‐Train Employees for critical roles

• Refuel company vehicles prior to the storm making landfall 

• Understand ways to help employees:

• Consider car pooling 

• Flex Scheduling

• Offering onsite day care 

Preparing Employees

Prepare to Survive.

Common Failures&

Lessons Learned

Common Failures

Mistakes made during a Crisis

Power: Generator on site• Lack of Mobility?•Maintenance Up‐to‐Date?• Refueling Capability / Access• Backup to the backup? 

Alternate Site: Reliance on Hot/Cold Sites• Over Subscribed• Transportation Costs/Difficulties• Shared Sites • Inflexible Solution

Have access to multiple Generators throughout the region

Set up Fuel Providers Perform Regular 

maintenance Know a local  Electrician

Better Options:

Have options OTHER than a permanent site

Understand Employee Disruption if relocating

Know the full implications of relocation (lodging,  transportation, childcare)

Common Failures

Mistakes made during a Crisis

Communications: Rely on a Single Provider• Single Mobile Carrier• Single Email Servers• No land lines• Unfamiliarity with texting 

Work from Home Strategy: Will it work?• Low Productivity• Connectivity Issues (Power/Internet)• Distractions• Unable/Unwilling to report for duty

Have a backup Communications provider

Alert Notification System Use Phone Redirection 

and know how it works Have a backup Voicemail 

& Email Network (Gmail)

Better Options:

Relocating Employees  Having a Plan for 

displacing of families Seek locations that offer 

familiar surroundings & lifestyle

Restore the “normal” routine sooner

Prepare to Survive.

Additional Resources

Additional Resources

Detailed Preparedness and Recovery Checklists:

www.PrepareMyBusiness.org

FEMA Official Hurricane Website

http://www.fema.gov/hazard/hurricane/index.shtm

Ready.gov Hurricane Preparedness Information:

http://www.ready.gov/hurricanes

National Hurricane Center – Tropical System News & Information:

http://www.nhc.noaa.gov/

American Red Cross – Emergency Kits, etc.

http://www.redcrossstore.org/

The Agility Story

Agility Recovery ‐ History

Started by General Electric 24 years ago.Saw a need to recover at or near the businesses’ normal location.

Photo taken by Agility Recovery team

What We Do

We provide 4 key Elements of Disaster Recovery 1. Office Space: Everything 

needed for your employees to work

2. Power for the office3. Communications: 

Telephone and Internet access

4. Computer System: Computers, servers, printers, fax

Culture of Success

General Electric built an infrastructure to ensure success  • 24 years

• Rescued 1000’s of businesses

• Never failed

Atlanta Distribution Center

New Vision

The industry focused on the needs of the Fortune 500. This model is too expensive for most businesses.

In 2004, Agility defined a new vision.Agility will bring disaster recovery solutions to ALL businesses.

New Business Model ‐ ReadySuite

Agility created a solution that all business could afford.

For a small monthly fee, normally $495/month, you can protect your business.

When You Become a Member

A continuity planner will contact you and gather the info we need to recover your business if you have a disaster. e.g.

• How many employees need to be up and running?

• What are the power requirements of the office?

• Where do you store your data?• How do you want your phone 

calls handled during a disaster?

Erin Mitchell  Agility Rep

Ben Pritchard Member Services

When You Become a Member

All information is placed in a password protected site called myAgility.myAgility is the foundation of your recovery plan.

When You Have A Disaster

• Agility’s operations team works with you to determine your needs.

• You only pay for Agility’s out‐of‐pocket expenses: 

If we fly a technician to your office to set‐up computers, we charge you for the airfare, but not the time.

If you need a generator, we'll deliver it and bill you our exact costs.

If you need a server, we take one from our stock and ship it to you. You pay for the shipping. 

Agility Quickship Case

When You Have A Disaster

• Regardless if you have Agility or not, you would still have the same recovery needs. 

• But Agility will get it done faster, cheaper and more effectively.

•Most importantly, we get it done every time.

ReadySuite Mobile Office

Disasters Happen

Sometimes they’re small like a phone outage. 

Disasters Happen

Sometimes they’re big like a tornado.

Photo taken by Agility Recovery team

Disasters Happen

If you don’t have a plan your business will be forever altered.

Photo taken by Agility Recovery team

Disasters Happen

•During a disaster there are more important things to focus on instead of trying to rebuild your infrastructure. 

•When you’re most vulnerable to being overcharged and underserved, you will have a partner you can trust:  24 years 1000’s of recoveries Never failed

•Agility doesn’t profit from your disaster.

Bobbi Carruth Agility MemberWorthington Federal Bank

Ask Yourself…

•Do you believe a disaster could happen?

•Do you believe that without a plan, your business will suffer?

•Do you believe Agility, after 24 years and 1000’s of recoveries will be there? 

DCH Credit Union Agility MembersTornado Recovery

Ask Yourself – Do You Believe?

If you answered, “Yes,” then Agility is a fairly easy decision. We welcome you as a member.

Prepare to Survive.

Questions?

Bob BoydPresident & CEO

Bob.boyd@agilityrecovery.com