proposal sistem.docx

8/14/2019 proposal sistem.docx

1/10

1.0 Pengenalan

Di UTHM, pejabat- pejabat seperti pejabat, falkuti dan kolej kediaman akan menerima

pelbagai jenis surat termasuklah surat berdaftar daripada luar. Surat-surat ini diuruskan

dengan cara pengurusan tersendiri bergantung kepada pusat tanggunjawab berkenaan.

Namun, apa jua cara yang digunakan, ianya mempunyai tujuan yang sama iaitu surat tersebut

seharusnya diterima oleh penerima surat berkenaan.

Begitu juga di Kolej Kediaman Perwira, staf pejabat akan menyimpan maklumat penerimaan

surat berdaftar dengan merekod kedalam satu fail surat. Para pelajar yang ingin menuntut

surat mereka di pejabat Kolej Kediaman Perwira haruslah memeriksa fail surat terlebih

dahulu untuk mengetahui surat mereka telah sampai atau tidak. Seterusnya, pelajar perlu

menunjukkan kad matrik mereka sebelum mengambil surat tersebut bagi tujuan keselamatan.

Dengan menggunakan kaedah pengendalian rekod surat secara manual ini akan menimbulkan

pelbagai masalah antaranya ialah pelajar sukar mengetahui status surat yang dikirimkan

kepada mereka. Pelajar perlu berulang-alik ke pejabat bagi mengetahui surat mereka telah

sampai ke pejabat ataupun tidak. Hal ini telah menyebabkan pembaziran masa para pelajar.

Selain itu, masalah lambakan surat yang tidak di tuntut dan kehilangan surat juga akan

berlaku.

Setelah mengenalpasti masalah-masalah seperti yang telah dinyatakan, Sistem Penerimaan

Surat Berdaftar akan dibangunkan. System ini merupakan satu sistem di atas talian (WebBase

System). Ia boleh digunakan oleh pelajar dan juga staf. Staf pejabat perlu merekod semua

maklumat surat berdaftar surat ke dalam satu pengkalan data. Setiap maklumat dapat dicari,

ditambah, dikemaskini dan juga dihapuskan. Manakala untuk pelajar pula mereka hanya

dapat memeriksa dan mencetak slip bukti pengambilan surat daripada sistem ini. Untuk

langkah-langkah keselamatan, staf dan pelajar perlu memasukkan nama pengguna dan juga

kata laluan yang betul sebelum dapat menggunakan sistem ini.


2/10


3/10

3.0 Objektif

Berikut adalah antara objektif pembangunan sistem ini adalah :

1) Membangunkan sistem pengurusan penerimaan surat berdaftar.

2) Merekod dan mengesan maklumat penerimaan keluar masuk surat berdaftar

pelajar ke dalam satu pengkalan data.

3) Mengkaji keberkesanan sistem.


4/10


5/10

5.0 Kajian literatur

5.1 Sistem Pengurusan Surat Secara Manual

Seterusnya adalah sistem pengurusan surat yang masih dijalankan secara manual di

beberapa kawasan seperti di Kolej Kediaman Perwira (KKP). KKP masih lagi

menggunakan sistem manual dimana segala maklumat penerimaan surat ke KKP akan

direkod ke dalam sebuah buku log.

5.2 Sistem Pengurusan Surat-Menyurat Pejabat Daerah dan Tanah Jasin

(PDJ)

Pejabat Daerah dan Tanah Jasin juga telah menggunakan sistem pengurusan surat-

menyurat sebagai satu alternatif bagi pengurusan surat-menyurat di sana. Sistem

pengurusan surat-menyurat yang dijalankan di PDJ termasuklah proses menerima,

mendaftar dan mengagih-agihkan surat ke bahagian-bahagian PDJ.

Sistem ini bermula apabila setiausaha di pejabat menerima pelbagai jenis surat. Dari

pelbagai jenis surat itu, setiausaha akan mendaftarkan surat yang diterima mengikut

klasifikasi yang telah ditetapkan dalam sistem. Bagi surat rasmi, sulit dan rahsia,

setiausaha akan menyerahkan kepada PDJ untuk direkod.

Selain menyimpan surat-surat rasmi dan lain-lain, sistem ini juga menguruskan surat

urusan pembayaran melalui cek atau wang pos mahupun resit bayaran.


6/10


7/10

6.0 Metodologi

Metodologi yang digunakan untuk membangunkan sistem pengurusan surat berdaftar pelajar

ialah metodologi air terjun (waterfall). Metodologi ini dipilih adalah kerana setiap aktiviti

yang dilakukan untuk membagunkan sistem ini adalah mengikut urutan.

6.1 Fasa Perancangan

Fasa perancangan merupakan fasa terpenting dalam membagunkan Sistem

Pengurusan Surat Berdaftar Pelajar. Dalam fasa ini, perancangan untuk

membangunkan sistem ini akan lebih jelas. Kajian awal terhadap sistem ini juga

dilakukan seperti mengenalpasti masalah yang berkaitan dengan sistem dan

membincangkan skop dan objektif sistem ini.

6.2 Fasa Analisis

Fasa analisis terhadap sistem adalah sangat penting bagi mengetahui keperluan sistem

dan cara untuk menyelesaikan masalah yang sebelum ini yang dilalui oleh pejabat

Kolej Kediaman Perwira. Sistem yang sedia ada akan dikaji dan dijadikan sebagai

rujukan bagi memudahkan maklumat yang dikumpul dianalisis. Tujuan mengkaji

sistem ini adalah untuk membangunkan sebuah sistem yang dapat memenuhi

keperluan dan kehendak pengguna.

PERANCANGAN

ANALISIS

REKA BENTUK

IMPLIMENTASI

PENGUJIAN


8/10

Data Flow Diagram (DFD) telah digunakan sebagai carta alir yang akan menunjukkan

pengaliran data dalam sistem yang akan dibangunkan. DFD ini harus dibina terlebih

dahulu supaya dapat mengetahui aliran data dalam sistem pengurusan penerimaan

surat berdaftar yang akan dibangunkan. Selain itu, membina Entity relationship

diagram (ERD) juga adalah bertujuan menunjukkan entiti dan attribut yang terlibat

dalam penggunaaan sistem dan hubungan antara entiti dalam pangkalan data secara

lebih terperinci.

6.3 Fasa Reka Bentuk

Dalam fasa reka bentuk, merekabentuk sistem pengurusan penerimaan surat berdaftar

pelajar akan dijalankan. Selain itu, mengenalpasti bagaimana keperluan sistem untuk

beroperasi seperti yang di kehendaki dan membina pangkalan data untuk kegunaan

sistem ini adalah juga perlu dijalankan dan sistem ini akan beroperasi, dari segi

perkakasan, perisian, dan infrastruktur rangkaian (antaramuka, email, laporan dan

pangkalan data yang akan digunakan).

6.4 Fasa Implemetasi

Dalam fasa implementasi, sistem pengurusan surat berdaftar pelajar akan dibina dan

diuji untuk memastikan sistem dapat berfungsi seperti mana yang dikehendaki. Fasa

ini dijalankan untuk mengenalpasti bahawa sistem bebas daripada kesalahan.

6.5 Fasa Pengujian

Dalam fasa pengujian, sistem akan diuji secara keseluruhan apabila sistem

pengurusan surat berdaftar pelajar selesai dibina. Pengujian ini dilakukan oleh staf

perwira dan pelajar untuk memastikan sistem yang dibina memenuhi keperluan

pengguna.


9/10

7.0 Keputusan jangkaan

Merujuk kepada objektif penyataan masalah, pembangunan sistem ini adalah bertujuan untuk

menyimpan maklumat keluar masuk surat berdaftar pelajar dengan lebih sistematik dan

teratur. Sistem ini dapat membantu staf untuk mengemaskini rekod dan menghapuskan rekod

penghantaran dan penerimaan surat dengan lebih berkesan. Selain itu, pelajar boleh

memeriksa status surat yang dikirim kepada mereka dan mencetak slip status surat untuk

tujuan rujukan. Akhir sekali, sistem ini membantu mengesan bilangan surat yang belum

dituntut oleh pelajar.

8.0 Kepentingan projek

Sistem penerimaan keluar masuk surat berdaftar pelajar yang akan dibangunkan ini boleh

mengurangkan beban pihak pentadbir yang menggunakan cara manual untuk menyimpan

rekod penerimaan surat berdaftar. Sistem ini penting untuk dibangunkan supaya maklumat-

maklumat boleh disimpan dalam pangkalan data. Dengan itu, sistem ini boleh

mempercepatkan proses keluar masuk surat berdaftar pelajar dengan lebih efektif dan efisyen.

Selain itu, bagi pihak pelajar, mereka dapat memeriksa status surat berdaftar yang telah

dikirimkan kepada mereka dengan segera. Tambahan pula, ini akan menjimatkan masa

pelajar yang sebelum ini perlu berulang-alik ke pejabat. Sistem ini juga dapat memastikan

surat-surat pelajar selamat disimpan. Akhir sekali pelajar boleh mencetak slip status surat

bagi tujuan rujukan.


10/10

9.0 Carta Gantt

Documents

proposal sistem.docx