Project Health Check (PHC) “Identifique oportunamente … · El Análisis Predictivo de Proyectos (APP) de Deloitte posee la capacidad de examinar las características de un proyecto,

Project Health Check (PHC)

“Identifique oportunamente los proyectos que

pueden comprometer el éxito de su negocio”

Gestión Corporativa de Proyectos | Abril 2016

Sobre el presentador

Ingeniero Civil Informático

Diplomado en Gestión de Proyectos TI

Miembro del Capítulo Chileno (1141206) del PMI

PMP® (1386463)

PMI-RMP® (1568783)

Actualmente en preparación para la certificación PMI-SP®

Scrum Manager

Rodrigo es parte del equipo de especialistas en Gestión

Corporativa de Proyectos en Deloitte y Líder de los servicios

de Estrategia en Gestión de Proyectos, Programas y

Portafolios.

Cuenta con una carrera profesional de más de 15 años, más

de 10 dedicado exclusivamente a la consultoría en gestión de

proyectos.

En su trayectoria como consultor ha trabajado como asesor

metodológico en gestión de proyectos para múltiples

empresas del sector de telecomunicaciones, financiero, sector

público y retail.

Relator permanente en la REP en la que Deloitte imparte los

cursos de formación de profesionales en gestión de proyectos.

2PMO Club | Project Health Check (PHC)

Rodrigo Holmberg

• Algunas realidades …

• Principales Síntomas de Proyectos en Crisis y Recomendaciones de

Mitigación

• Consideraciones para la construcción de una herramienta para PHC

• Estrategias para la aplicación de Project Health Check (PHC)

• Herramientas Deloitte para la aplicación de PHC

• Ejercicios de Autoevaluación “Quick Project Health Check”


Qué nos espera en esta presentación…

Algunas realidades…


52%

71%

48%

28%

Baja Madurez Alta Madurez

Éxito de la Cartera de Proyectos en Organizaciones

Cumple Objetivos No Cumple Objetivos

5%

57%

29%

8%

0%

Madurez en la Gestión de Proyecto en Organizaciones Chilenas

Inicial Repetible Definido Gestionado Optimizado

PMI’s Pulse of the Profession -

2016

El Valor de las Oficinas de

Proyectos en las

Organizaciones 2015

Definamos lo siguiente…

¿Qué se entiende por un Proyecto en Crisis?

Proyecto en Crisis es:

Proyecto con un alto riesgo, o que definitivamente NO logrará los objetivos para los cuales se

está desarrollando, incluyendo las siguientes restricciones:


Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

Principales Síntomas de un Proyecto en Crisis


1. No se tiene certeza de la fecha de finalización del proyecto.

2. No es posible medir con precisión el estado/rendimiento de proyecto.

3. Hitos claves del proyecto no se están cumpliendo según lo programado.

4. Los entregables finales están siendo desarrollados con una gran cantidad de errores, y/o NO cumpliendo las expectativas.

5. Existen desviaciones considerables con respecto del presupuesto y cronograma planificado, y periodo a periodo la desviación sigue aumentando.

6. Reiteradas solicitudes de controles de cambio en el proyecto, y no parecen terminar.

7. Existe un sobre esfuerzo de trabajo excesivo de los recursos del proyecto para lograr cumplir con lo planificado.

8. Recursos necesarios no están siendo asignados al proyecto.

9. Tensa relación entre los miembros del equipo de trabajo.

10. Moral del equipo es baja.

Consideraciones para el desarrollo de una herramienta PHC


¿Contra que comparar?

En base a las características de

cada proyecto: Complejidad,

Industria, Organización

Criterios a considerar

1. Análisis de documentación

(de Gestión y Técnica)

2. Entrevistas a stakeholders

claves

3. Seguimiento o

acompañamiento

• Diagnóstico de desviaciones

encontradas

• Oportunidades de mejora

• Actividades exitosas

• Recomendaciones

Mejores Prácticas en Gestión de

Proyectos: PMBOK, Agile,

Framework de Estratégia (EVD).

2

1

Entradas PHC Salidas

Relacionados con restricciones de los proyectosObjetivos

• Alcance, Tiempo, Costo

Relacionado con sensaciones de los StakeholdersSubjetivos

• Sensaciones

Inputs VS Outputs

• Documentación de Gestión

y Técnica

• Matriz de Interesados

(*) Es recomendable que los criterios se prioricen,

asignándoles una ponderación.

Estrategia recomendada para aplicar PHC


Punto de

DecisiónQuick PHC Full PHC

¿Es necesario realizar Full PHC?


Quick Project Health Check

Objetivo

• Realizar un diagnóstico aplicado de manera periódica

• Bajo costo, y duración no mayor a 1 semana

¿Qué buscamos?

• Revisión rápida al estado de salud del proyecto

• Foco en los puntos críticos del proyecto

• Identificar los síntomas de un proyecto en vías de crisis

• Identificar oportunidades de mejora, actividades exitosas

• Generar recomendaciones

¿Quien debe realizar el Diagnóstico?

Quien lo realice debe poseer conocimiento en Gestión de Proyectos y de la Organización a la cual

forma parte el proyecto a diagnosticar, como por ejemplo:

• PMO asignada

• Otro Jefe de Proyecto

• Un Gerente

• Alguien más



Quick Project Health Check

Proceso


• Entrevistas a stakeholders

claves

• Revisión de documentación

clave

Entradas Quick PHC Salidas

• Documentación de Gestión:

- Business Case

- Project Charter

- EDT

- Cronograma

- Log de Entregables

- Solicitudes de Cambio

- Procedimientos/Metodología

de Gestión de Proyecto

definida

- Informes de Avance

- Otros

• Documentación Técnica

• Matriz de Interesados:

- Sponsor

- Clientes

- Usuarios

- Proveedores

- Miembros del Equipo

- Otros.

• Diagnóstico de síntomas

encontrados con ponderaciones



• Recomendaciones

Recomendaciones Típicas por Síntoma


1. No se tiene certeza

de la fecha de

finalización del

proyecto

2. No es posible

medir con precisión

el estado/rendimiento

de proyecto

3. Hitos claves del

proyecto no se están

cumpliendo según lo

programado

4. Los entregables

finales están siendo

desarrollados con

una gran cantidad de

errores, y/o NO

cumpliendo las

expectativas

5. Existen

desviaciones

considerables

respecto del

presupuesto y

cronograma

planificado, y periodo

a periodo la

desviación sigue

aumentando

Evaluar la calidad del

plan, realizar talleres

de planificación,

plasmar la ruta critica y

con ello aumentar el

nivel de certeza de la

fecha de termino del

proyecto

Crear y acordar un

template para generar

e incorporar los

indicadores de

necesarios para tener

la visibilidad adecuada

para mostrar el estado

del proyecto,

garantizar los procesos

necesarios para el

seguimiento

Identificar riesgos e

incorporar planes de

mitigación, aplicando

intensificación u

comprensión de

cronograma y

Documentar las

lecciones aprendidas

Velar porque se cuente

con los procesos

requeridos para

garantizar la validación

de la calidad de los

entregables, revisar la

documentación de las

especificaciones de los

entregables en curso

Revisar las

estimaciones del

presupuesto para

determinar si se

ajustan a lo real y

validar el plan del

proyecto

Recomendaciones Típicas por Síntoma


6. Reiteradas

solicitudes de

controles de cambio

en el proyecto, y no

parecen terminar

7. Existe un sobre

esfuerzo de trabajo

excesivo de los

recursos del

proyecto para lograr

cumplir con lo

planificado

8. Recursos

necesarios no están

siendo asignados al

proyecto

9. Tensa relación

entre los miembros

del equipo de trabajo

10. Baja moral del

equipo

Delimitar el alcance del

proyecto y formalizar el

documento, y

dependiendo de la

naturaleza del

proyecto, formalizar la

estrategia para abordar

un proceso escalonado

de incorporación de los

controles de cambios

Revisar en detalle la

asignación de los

recursos a las tareas

del proyecto para

aplicar balanceo.

Analizar las

necesidades reales del

trabajo requerido para

dimensionar la

incorporación de

recursos de apoyo que

favorezcan la

ejecución del plan

Revisar con el sponsor

la necesidad de

gestionar ante la

dirección la asignación

de recursos requeridos

para el proyecto.

Revisar los procesos

asociados a la

movilidad de los

recursos dentro de la

organización

Analizar el clima

laboral del equipo del

proyecto para detectar

las causa raíz del

problema, realizar

actividades de

facilitación tendientes a

fortalecer el trabajo de

equipo

Incorporar los

habilitadores

organizacionales que

favorezcan cumplir las

expectativas de

desarrollos de los

recursos del equipo de

proyecto (capacitación,

gratificaciones,

reconocimiento, entre

otros)


¿Es necesario realizar Full Project Health Check?

Posibles decisiones

• NO se han encontrado síntomas de un proyecto en crisis o en vías de estarlo, por lo que se

continua con ejecución sin alertas

• SÍ se han encontrado síntomas de un Proyecto en crisis o en vías de estarlo:

‒ Se desestima continuar con Full Project Health Check

‒ Se genera estrategia de mitigación de síntomas encontrados

‒ No se genera estrategia de mitigación, sin embargo se monitorean los síntomas

encontrados

‒ Se decide continuar con el diagnóstico mediante Full Project Health Check

PMO Club | Project Health Check (PHC) 13


Full Project Health Check

Objetivo

• Contar con un diagnóstico realizado por especialistas con una mirada objetiva y neutra para

evaluar la salud del proyecto

¿Qué buscamos?

• Enfoque global que no sólo incluye al proyecto, sino también a la organización

• Revisión estructurada y profunda de todos los ámbitos del proyecto: Personas, Organización,

Técnico, Herramientas y Gestión

• Diagnóstico estará respaldado por el uso de métodos y herramientas estandarizadas

• Identificar los síntomas de un proyecto en vías de crisis

• Identificar oportunidades de mejora, actividades exitosas

• Generar recomendaciones

¿Quien debe realizar el Diagnóstico?

Quien la realice debe ser externo a la organización, con profundos conocimientos y experiencia

en Gestión Corporativa de Proyectos, como por ejemplo:

• Proveedores de Servicios Especializados

• Consultores Independientes

• Otros




Proceso


• Entrevistas a stakeholders

claves

• Revisión de documentación

clave

• Uso de métodos y herramientas

de diagnóstico (OPM, PPA, CCP,

otras)

• Seguimiento a actividades

claves del proyecto:

- Reuniones de Reporte de

Avance.

- Reuniones de Trabajo

Entradas Full PHC Salidas

• Quick Project Health Check

• Documentación de Gestión:

- Quick Project Health Check

- Documentación de Gestión:

- Business Case

- Project Charter

- EDT

- Cronograma

- Log de Entregables

- Solicitudes de Cambio

- Procedimientos/Metodología

de Gestión de Proyecto

definida

- Informes de Avance

- Otros

• Documentación Técnica.

• Matriz de Interesados:

- Sponsor

- Clientes

- Usuarios

- Proveedores

- Miembros del Equipo

- Otros.

• Diagnóstico de síntomas

encontrados con ponderaciones



• Recomendaciones



¿Puede un proyecto ser irrecuperable?

Un proyecto puede ser irrecuperable, pero depende de:


Nivel de Desviación

Grado de Avance

Tolerancia

No se generarán los beneficios esperados para la organización.

Ya no se cuenta con el respaldo de la organización.

Ya no existe patrocinador que apoye al proyecto.

Completamente irrecuperable




Diagnóstico Basado en OPM3


Algunas Herramientas Deloitte

Gráficos que esquematiza el Nivel de Madurez tanto de

manera Global, como por Eje (Proyecto, Programa y

Portafolio).

Escala de Prioridades para Categorización de

Iniciativas.

Iniciativas de Mejora con su Prioridad asignada

Matriz de Priorización de Oportunidades de Mejora

Roadmap de Implementación del Plan de Mejoras

Focos a Diagnosticar


Project Predictive Analytics (PPA) - Bases

El Análisis Predictivo de Proyectos (APP) de Deloitte posee la capacidad de examinar las

características de un proyecto, y evaluar el nivel adecuado para su control y gobierno, pudiendo

ser utilizado tanto en proyectos como en programas.

Esta herramienta fue desarrollada durante años de investigación, de manera conjunta entre

Deloitte, Universidades y el Sector Privado. Como resultado se obtuvo un potente algoritmo que

correlaciona "factores de complejidad" con las "características de ejecución“ de un proyecto,

adaptándose de forma única a estos.




Heat Map Actual Heat Map Recomendado

Project Predictive Analytics (PPA) - Resultados




Heat Maps Matriz de Recomendaciones

Matriz de Priorización de Oportunidades de Mejora Informe de Priorización de

Iniciativas de Mejora

Control de Calidad del Plan (CCP) - Bases

Basado en las mejores prácticas y Benchmarks de Deloitte, Control de Calidad del Plan (CCP)

posee la capacidad de examinar las características de una planificación, y evaluar el nivel actual

de calidad.




Heat Map Actual Heat Map Recomendado

Control de Calidad del Plan (CCP) - Resultados




Heat Maps

Matriz de Recomendaciones

Matriz de Priorización de Oportunidades de Mejora

Roadmap de Implementación del Plan de

Mejoras

Informe de Calidad del Plan

Enterprise Value Delivery (EVD)

Con una serie de otras metodologías que pueden servir de base para apoyar en el desarrollo de

otros procesos (*):

Method Resource Centers

Ciclo de Administración de Proyectos

Ciclo de Administración de Proyectos

EVD for PM




Conclusiones y Recomendaciones


Project Health Check se encuentra al alcance de todos, detectando a tiempo proyectos en vías de crisis

Ayuda a la entrega de visibilidad sobre el estado actual de los proyectos en relación a su salud

Aplicándolo de manera periódica en la gestión operativa de los proyectos ayuda a la detección temprana de proyectos en problemas, mejorando el rendimiento del portafolio de proyectos

Es un aliado al Líder de Proyecto, Gerente de Proyecto, PMO, Sponsor y la Organización en general

Ajustar Q-PHC a tipo de proyecto, tipo organización, criterios a utilizar, adaptándola a la necesidades de los proyectos

Oficina central

Rosario Norte 407Las Condes, SantiagoChileFono: (56) 227 297 000Fax: (56) 223 749 [email protected]

Regiones

Simón Bolívar 202Oficina 203IquiqueChileFono: (56) 572 546 591Fax: (56) 572 546 [email protected]

Av. Grecia 860Piso 3AntofagastaChileFono: (56) 552 449 660Fax: (56) 552 449 [email protected]

Los Carrera 831Oficina 501CopiapóChileFono: (56) 522 524 991Fax: (56) 522 524 [email protected]

Alvares 646Oficina 906Viña del MarChileFono: (56) 322 882 026Fax: (56) 322 975 [email protected]

Chacabuco 485Piso 7ConcepciónChileFono: (56) 412 914 055Fax: (56) 412 914 [email protected]

Quillota 175Oficina 1107Puerto MonttChileFono: (56) 652 268 600Fax: (56) 652 288 [email protected]

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Project Health Check (PHC) “Identifique oportunamente … · El Análisis Predictivo de Proyectos (APP) de Deloitte posee la capacidad de examinar las características de un proyecto,