Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Veranstaltung 3 – Teil 1 (22.05.2006):

Projektplanung 1

SS 2006


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Agenda

Organisatorisches Vortrag 3: Mind Mapping mit dem MindManager Pro6

Projektplanung I Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete Aufwandschätzung Ablaufplanung Terminplanung

Berichte der PL der Teams 1, 6, 7 und 8 zur Aufgabe 2

Projektplanung I mit MS Project 2003


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Organisatorisches (1)

Aufgabe1

AufgabeAufgabe22

Aufgabe3

Aufgabe4

Aufgabe5

MS 1:Abnahme

„Planung undAufgaben-Verteilung“

MS 2:Abnahme

Prototyp undProjektdoku I

Abschluss-Präsentation

• Projekt• Produkt

Projektdoku

8.5. 22.522.5. 29.5. 12.6 26.6. 17.7.29.5. 19.6.

Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team 7 Team 8

8.5.06 1 V V x x x

22.5.06 2 x V x x x

29.5.06 3 x x V x

12.6.06 4 x V V x x

26.6.06 5 x x x V V

10.7.06 AP 1 2 3 4 5 6 7 8

x: Präsentation PLV: Vortrag aktuelles PM-Thema


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Organisatorisches (2)

Feedback zur Aufgabe 2 Insgesamt sehr gute Ideen und professionelle Ausarbeitungen Businessplan-Daten sind extrem wichtig (Das Richtige machen) und

bestimmen die Anforderungen an die Funktionalitäten und die technische Realisierung (Die Umsetzung richtig machen).

MS Project 2003 Auf den Clients im Windows-Lab (A201) installiert Gast-Account: projman; Passwort: pm_ss06 120-Tage-CD mit MS Project 2003 wird zur Verfügung gestellt

Die offizielle Planabnahme (Meilenstein 1) erfolgt am 29.05.04 Die offizielle Planabnahme (Meilenstein 1) erfolgt am 29.05.04 im Router-Lab (A204; L3):im Router-Lab (A204; L3): 11:00 Team 1 11:15 Team 2 11:30 Team 3 11:45 Team 412:00 Team 5 12:15 Team 6 12:30 Team 7 12:45 Team 8Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die Planungen mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder vorzulegen


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Bewertung der Vorträge

Eigenbewertung (direkt im Anschluß an den Vortrag) Persönlicher Auftritt Blickkontakt Verständlichkeit des Vortrags Lesbarkeit der Folien Stimme Gesamteindruck

Eigen-Bewertung

Team-Bewertung

Videoanalyse aufgenommener Vorträge im Video Lab (A205) – direkt nach der Vorlesung (ab 17:00 Uhr)

Bewertung durch das Projektteam(direkt im Anschluß an den Vortrag)

Möglichst zeitnah Angemessen Offen Korrekt und wahr Brauchbar; keine Pauschalaussagen


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Vortrag 3: Mind Mapping mit dem MindManager Pro 6

Mind Mapping: Kreativitäts- und Visualisierungstechnik (Erfinder: Toni Buzan)

Aufgabe Darstellung der Technik Erprobung des Produktes MindManager Pro 6

Arbeitsmaterial: Rainer Volz: MindManager Pro 6: Die visuelle

Informationszentrale, Projektmagazin 24/2005 Links:

• mindmap.ch• mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test)• mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland)

Vortragsinhalte Grundprinzip, Beispiel(e), Vor-/Nachteile, Einsatzmöglichkeiten Erfahrungen mit dem Tool „MindManager Pro 6“

Termin: 22.05.2006


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Projektverlauf: Phasenkonzept

Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen:

Initiali-sierung Planung Durch-

führung Abschluß

Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes

Projekt-Ergebnis

P r o j e k t – P r o z e ß


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Aufgaben in der Planungsphase?

Aufgaben herausfinden Zeitplan erstellen Ablaufplan(wann wird was gemacht) Einplanung von Pufferzeiten Aufgaben koordinieren und verteilen Personen auf die Aufgaben verteilen Ressourcen Planung Budget/Kosten Planung

Workshopteil


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Projektplanungsphase: Überblick

AP 1

AP 2

AP 3 AP 4

AP n

Projekt-strukturplan

ProjektauftragProjektauftrag

Zeitplan

Kostenplan

Ressourcenplan

- Ziele- Termine- Kosten

Arbeitspakete/Vorgänge- Name, AP-Nr.- Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen- Aufwand, Dauer, Abhängigkeiten- Kosten

Nr.

1

2

3

4

5

6

7

8

28.05.

08.06.

S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M14. Mai '01 21. Mai '01 28. Mai '01 04. Jun '01 11. Jun '01

0

1.000.000

2.000.000

3.000.000

4.000.000 BudgetansatzMrz 03Feb 04Jan 04Dez 03Nov 03Okt 03Sep 03Aug 03Jul 03Jun 03Mai 03Apr 03Mrz 03Feb 03Jan 03Dez 02Nov 02Okt 02Sep 02Aug 02Jul 02

€


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Methoden und Techniken

Projektstrukturpläne (PSP) Objektorientierte Funktionsorientierte Ablauforientierte Gemischte

Aufwandsschätzverfahren Expertenbefragungen Schätzmethoden für Softwareprojekte

Terminplanungstechniken Terminlisten Balkendiagramme Netzplantechniken

• CPM (Critical Path Method)• PERT (Program Evaluation and Review Technique)• MPM (Metra Potential Method)

Auslastungsdiagramme


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Projektstrukturplan (PSP): Strukturierte Tätigkeitscheckliste

Aufgabe: Projekt in überschaubare und abgegrenzte Einheiten zerlegen

PSP: Vollständige, hierarchisches Darstellung der Teile der Projekt-Aufbaustruktur als Diagramm oder Liste. Jedes darin enthaltene übergeordnete Element muss durch die ihm untergeordneten Elemente vollständig beschrieben werden.

Ziele des PSP: Reduktion der Komplexität Schaffung von Transparenz Erkennung von Schwerpunktaufgaben, Zusammenhängen und

Abhängigkeiten

PSP ist die Grundlage für sämtliche nachgelagerten Planungen (Abläufe, Termine, Ressourcen, Kosten) und für die Steuerung der Projektdurchführung


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Projektstrukturplan (PSP): Erstellung

Top down Stufenweise Zerlegung der Gesamtaufgabe bis nur noch

überschaubare Teilaufgaben vorliegen Motto: „vom Groben zum Feinen“

Bottom up Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Mind Mapping) Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten

Kriterium Aufbau einer Aufgabenhierarchie (Clustern) Ergänzung um fehlende Aufgaben

Vorgehen


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PSP: Muster

AP1.1.1

AP1.1.2

A u fgabe 1 .1

AP1.2.1

AP1.2.2

AP1.2.3

A u fgabe 1 .2

Teilprojekt 1

AP2.1.1

AP2.1.2

A u fgabe 2 .1

AP2.2.1

AP2.2.2

AP2.2.3

A u fgabe 2 .2

AP2.3.1

A u fgabe 2 .3

Teilprojekt 2

ProjektGesamtaufgabe

AP (Arbeitspaket) oderVorgang (MS Project 2003):

nicht mehr zu unter-teilende Aufgabe

AP (Arbeitspaket) oderVorgang (MS Project 2003):

nicht mehr zu unter-teilende Aufgabe


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Praxisbeispiel: ProjektstrukturplanungPraxisbeispiel: Projektstrukturplanung


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PSP: Arten und Darstellungsformen

PSP-Arten Objektorientierter PSP Funktions- bzw. tätigkeitsorientierter PSP Ablauf- bzw. phasenorientierter PSP Mischformen (in der Praxis üblich)

PSP-Darstellungsformen

AP 1 AP 2

1. Workflow1. Direktionen

1. IT-Produkte2. Medienkatalog3. Büromaterial

2. Zentrale/Zentrale Einheiten1. IT-Produkte2. Medienkatalog3. IT-Verbrauchsmaterial

2. Organisation1. Bedarfsmeldung

1. Personenkreis2. Form der Meldung 3. Weiterleitungsverfahren

2. Entscheidung treffen1. ...

Listenform

Organigrammform


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Objektorientierter PSP

Gliederungskriterium: Alle Objekte, Komponenten, Bauteile des erwarteten Produktes (Ergebnisses)

Beispiele

Keller Erdgeschoss Dach

Bungalow

Anw enderverwaltung Inform ationen Funktionen

Internet-Auftritt


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Funktionsorientierter PSP

Gliederungskriterium: Alle Tätigkeiten/Funktionen/ Handlungen (z.B. Planen, Fertigen, Kontrollieren), die durchzuführen sind, um das Ergebnisziel zu ereichen

Beispiele

Erdarbeiten Rohbaurarbeiten Innenausbauarbeiten

Haus

Planungsarbeiten Program m ierung M arketingaktivitäten

Internet-Auftritt


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Ablauforientierter PSP

Gliederungskriterium: Die einzelnen Phasen/Abläufe/ Entwicklungsprozesse, um das erwartete Ergebnis zu erzielen (Orientierung am Projektablauf)

Beispiele

Planung Ausführung Abnahme

Haus

Planung Realisierung Abnahme

Internet-Auftritt


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Gemischtorientierter PSP: Kombination mehrerer Gliederungsprinzipien

Gliederungskriterien: Objekte, Tätigkeiten und Phasen Häufigste PSP-Art; auf jeder horizontalen Strukturierungs-ebene grundsätzlich nur eine Logik verwenden!

Beispiele

Entw urf Statik

Planung

Rohbau Innenausbau Außenanlagen

Ausführung

Haus

IT-P lan Verm arktungsplan

Planung

Anw enderverwaltung Funktionen ...

Realisierung

Internet-Auftritt


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PSP in Listenform

1. IST-Analyse1. Workflow

1. Direktionen1. IT-Produkte2. Medienkatalog3. IT-Verbrauchsmaterial4. Büromaterial

2. Zentrale/Zentrale Einheiten1. IT-Produkte2. Medienkatalog3. IT-Verbrauchsmaterial4. Büromaterial

2. Organisation1. Bedarfsmeldung

1. Personenkreis2. Form der Meldung 3. Weiterleitungsverfahren

2. Entscheidung treffen1. ...


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Spannungsfeld Planungstiefe*

So detailliert wie nötig, da Projektplanung ... Komplexität reduziert Transparenz schafft Chancen und Risiken aufdeckt Unsicherheiten reduziert

So einfach wie möglich, da Projektplanung ... Zeit kostet aufwändig ist zunehmend komplizierter wird die Planungselemente auch controllt werden müssen

(zusätzlicher Aufwand)

*) nach: G. Hab / R. Wagner, S. 108


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Regeln zur PSP-Erstellung

PSP („Mutter aller Projektplanungen“) mit hoher Sorgfalt erstellen

Einbeziehung des Teams Mitarbeiter-Motivation wird gefördert Gemeinsames Verständnis wird entwickelt Einheitliche Terminologie ist gesichert Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird

Mehrere Ansätze prüfen Nur so detailliert planen, bis überschaubare und

kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen Komplexe Aufgaben sind stärker zu untergliedern als

einfachere Standard-PSPs als Vorlagen (Templates) für gleichartige

Unternehmensprojekte


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Arbeitspakete: Die Mikromeilensteine des Projektleiters

Kleinste Einheiten des PSP Umfang kann sehr unterschiedlich sein

Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von

einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma

Kriterien für Arbeitspakete Eindeutige Verantwortlichkeit Konkretes Ergebnis Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten) Keine Überschneidung mit anderen Paketen Klare Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Paketen

Für jedes Arbeitspaket ist eine AP-Beschreibung zu erstellen


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Arbeitspaket-Formular

Projektname: Projektleiter:Projekt-Nr.:

AP-Name: AP-Verantwortlicher:AP-Nr.:

Erwartete Ergebnisse:

Beteiligte: Aufwand (in h)Name 1: Name 2:Name 3:Gesamt: xx h

Kosten (in €):Personalkosten : Sonstige Kosten:

Gesamt: xx €

Unterschrift :(Projektleiter)

Unterschrift:(AP-Verantwortlicher)

Voraussetzungen:

AP-Start (Datum): AP-Ende (Datum):


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Regeln zur AP-Erstellung

Für jedes AP darf es nur einen AP-Verantwortlichen geben

Bei einer phasenorientierten Planung muss ein AP innerhalb einer Phase liegen (Ausnahme: phasen-übergreifende Aufgaben wie Kostencontrolling)

Start Phase 1 MS 1 Phase 2 MS 2

AP 1.1AP 1.2AP 1.3

AP 2.1AP 2.2

Umfang der APs so planen, dass sinnvolle Termin- und Kostenüberwachung möglich sind


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Unterschied: Aufwand / Dauer

Aufwand: Netto-Arbeitszeit, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist (d.h. Fulltime-Mitarbeiter kann seine gesamt Arbeitszeit einsetzen)Einheiten: Personenjahr (PJ), -monat (PM), -woche (PW), -tag (PT)

Dauer: Zeitraum, den die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erfordertEinheiten: Jahr , Monat, Woche, Tag

Aufwand Dauer= Mitarbeiter stehen häufig dem Projekt nur anteilig zur Verfügung

Beispiel: 20%-Anteil für ProjektarbeitAufwand: 1 PT Dauer: 1 Woche

Einsatz von Teilzeitkräften im ProjektBeispiel: Halbtagskraft

Aufwand: 6 PT Dauer: 12 Tage Es gibt Dauer-orientierte Aufgaben, d.h. unabhängig vom Aufwand

Beispiel: Bestell- und Lieferprozess mit fester Dauer: 4 Wochen (kann auch durch zusätzliche Mitarbeiter nicht verkürzt werden)


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Aufwandsschätzung: Methoden (1)

Expertenbefragung

Einzelschätzung Mehrfachbefragung

Delphi-Methode Schätzklausur


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Aufwandsschätzung: Methoden (2)

Schätzmethoden für Softwareprojekte

Vergleichsmethoden (Basis: Erfahrungen von abgeschlossenen Projekten)

Analogiemethoden Relationsmethoden

Kennzahlenmethoden(Basis: projektspezifische Kennzahlen von abgeschlossenen Projekten)

Prozentsatzmethoden Multiplikatormethoden Produktivitätsmethoden

Algorithmische Methoden Parametrische Schätzmethoden Faktoren- und Gewichtungsmethoden


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Fehler bei der Aufwandsschätzung

Aufwände werden zu optimistisch, d.h. zu niedrig geschätzt

Aufwände für Projektmanagement, Sitzungen, Reporting, Berichtserstellungen, Abstimmungen u.ä. werden in der Planung vernachlässigt

Verantwortliche Mitarbeiter werden bei der Aufwandschätzung nicht eingebunden


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Tipps zur Aufwandsschätzung

Annahmen und Abhängigkeiten (z.B. von Auftraggeberleistungen) dokumentieren

Nicht zu knapp kalkulieren; „stiller Puffer“ für Unvorhersehbares

Beteiligung der Projektmitarbeiter am Schätzungsprozess Motivation

Niemals „herunterhandeln“ lassen! Nachbetrachtung am Projektende

(„lessons learned“):

Abweichungen Ursachenforschung

bessere zukünftige Schätzungen


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Ablauf- und Terminplanung

Ziel: Die Elemente des PSPs werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert

Ermittlung der Vorgangsbeziehungen (logische Abhängigkeiten)

Zusammengehörige APs / Vorgänge werden zu Sammelvorgängen zusammengefasst

Festlegung von Meilensteinen (Checkpoints; wichtige Zwischenergebnisse)

Darstellung der Vorgänge mit Dauer und Abhängigkeiten: Terminlisten, Balkenpläne, Netzpläne


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Vorgangsbeziehungen (1)

Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA) Der nächste Vorgang kann erst dann begonnen werden, wenn

der vorherige abgeschlossen ist

Anfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA) Beide Vorgänge müssen gleichzeitig gestartet werden

Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul

Design

Codierung


Testlauf

Ergebnisse dokumentieren


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Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE) Beide Vorgänge müssen gleichzeitig beendet werden

Sprungfolge: Anfangs-Ende-Beziehung (AE) Der 2. Vorgang darf erst dann beendet werden, sobald der

erste begonnen wurde


Locking

Datenbank-änderungen


Neue Anwendung

Alte Anwendung


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Vorgangsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung

Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann:

... + Zeit ... + %


V1

V2

V3

EA+1M

Beispiel:

EA-1M


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Terminberechnung

Berechnung der Termine Vorwärtskalkulation

• Anfangstermin des Projektes ist festgelegt

• Aus Anfangstermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangs-beziehungen ergibt sich der früheste Termin für das Projektende

Rückwärtskalkulation

• Endtermin des Projektes ist festgelegt

• Aus Endtermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbezie-hungen ergibt sich der späteste Termin für den Projektbeginn

Bekannt Benötigte Aufwände Zugeteilte Ressourcen Vorgangsbeziehungen (EA, AA, EE, Überlappungen)

Dauer der Vorgänge


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Terminplanungsmethoden

Terminliste

Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) Vernetztes Balkendiagramm

Balkendiagramm mit Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen

Sehr gut geeignet für Präsentationen

Netzplantechnik Terminplanungsmethode für Großprojekte

AP Verantwortlicher EndterminDauer


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Vernetztes Balkendiagramm

Nr.

1

2

3

4

5

6

7

8

28.05.

08.06.

S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M14. Mai '01 21. Mai '01 28. Mai '01 04. Jun '01 11. Jun '01

Vorteile von vernetzten Balkendiagrammen:

weit verbreitet sehr übersichtlich zeitliche Parallelen werden aufgezeigt „kritische Pfade“ werden sichtbar schnell zu erstellen (mit PM-Tool)


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Pufferzeiten und kritischer Pfad

Pufferzeit eines Vorgangs Gesamtpuffer: Zeitspanne, um den sich der Vorgang verzögern

darf, ohne dass das Projektende verzögert wird Freier Puffer: Zeitspanne, um die sich der Vorgang verzögern

darf, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden Kritischer Vorgang: Vorgang ohne Pufferzeit Kritischer Pfad: Pfad durch das Netz, der nur kritische

Vorgänge enthält

Nr.

1

2

3

4

5

6

7

8

31.05.

08.06.

S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S14. Mai '01 21. Mai '01 28. Mai '01 04. Jun '01 11. Jun '01

Kritischer Pfad


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Netzpläne

Alternative (komplexere) Darstellungsform für Ablauf- und Terminpläne für Großprojekte (z.B. Anlagenbau)

Veranschaulichen die Ablaufstrukturen mit logischen und zeitlichen Abhängigkeiten in graphischer Form

Erlauben eine konsistente Planung und Steuerung für Termine, Aufwände, Kosten und sonstige Einsatzmittel

Näheres in

Projektplanung 2


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Meilensteinplan

Meilensteine: Wichtigste Zwischen-Ergebnisse im Projektverlauf

Meilensteinplan: Zeitplan für den Lenkungsausschuss

Beispiel:M1 (31.03.04): Grobentwurf ist abgenommen

M2 (30.04.04): Feinentwurf ist abgenommen

M3 (30.06.04): Programmierung ist abgenommen

M4 (31.07.04): Programmabnahme ist erfolgt

Meilensteine in MS Project:Vorgänge mit Dauer = 0


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Aufgabe 2: Projektantrag (1)

1. Ergänzen Sie Ihre Ideenfindung durch Anwendung der Umkehrmethode – sofern in Aufgabe 1 nicht bereits geschehen

2. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch – zunächst Referenzmatrix bilden, dann Alternativenbewertung Wichtigster Faktor: Hoher Unternehmensgewinn

3. Beantworten Sie zu Ihrer Lösung (innovatives Internetunternehmen) folgende Businessplan-Fragen

Wie setzt sich die Zielgruppe (Nutzer) zusammen? Worin besteht der besondere Kundennutzen?

Welche Vorteile haben Ihre Kunden? Welche Chancen eröffnen Sie ihnen? Welches Alleinstellungsmerkmal hat hier neues Unternehmen? Durch was

unterscheidet sich Ihre Firma von bereits existierenden? Was ist wirklich neu? Wie groß ist das Marktpotential?

4. Erstellen Sie eine Interessenmatrix (potentielle Unterstützer / Gegner Ihres Projektes)

5. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten.Ihr Internet-Unternehmen soll zum 10.7.2006 (Termin) online gehen

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