Procurement Process 

Hilary PorterProcurement AdviserBVSC

About the Procurement• Public Contracts Regulations 2006 (as amended 2009) 

• General principles:– Non-discrimination– Equal treatment– Transparency

• Advertised on Official Journal of European Union (OJEU) and Find It in Birmingham

About the Procurement• Restricted Procedure 

– Selection: Pre-Qualification Questionnaire– Award: Invitation to Tender

• Framework Agreement split into Lots• InTend e-procurement portal

– Register and access documents at: 

https://in-tendhost.co.uk/bvsc– Messaging service– Single communication channel– Helpdesk facility for technical issues

Timescales (subject to change)

Contract Notice

Submit PQQ

Evaluate PQQ

Issue ITT

Submit Tender

EvaluateTenders

Contract Award

29/4/14 6/6/14 9/6/14 – 13/6/14

16/6/14 28/7/14 31/7/14 – 29/8/14

01/10/14

BVSC Board approval and 10 day standstill period

Top Tips• Use the In Tend e-tendering portal• DO NOT email or telephone BVSC staff members directly

• Set up 2/3 nominated members of staff to access the e-tendering portal

• Read the instructions to bidders sections of the PQQ and ITT

Top Tips• Raise any clarification questions during the clarification period

• Attachments – provide as necessary and reference  and DO NOT include any information not expressly requested

• Read and answer the questions – look for key words such as ‘how’, ‘describe’, ‘evidence’

Top Tips• DO NOT assume BVSC has any prior knowledge of your organisation or its activities – we are only allowed to evaluate  on the basis of your response

• Refer any technical issues with InTend to the InTend Helpdesk facility

• Allow sufficient time to prepare and upload your submissions

Questions & Answers