Working Together for Students

 

  

  

Procurement Division  

Posting Goods Receipt (MIGO)  

Standard Operating Procedure 

 

   

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 2 of 13 

 

 

Table of Contents Getting Started ............................................................................................................................................. 3 

Finding a purchase order number ............................................................................................................... 4 

Getting Familiar ............................................................................................................................................ 5 

Posting a Goods Receipt ............................................................................................................................... 7 

Reviewing a posted Goods Receipt ........................................................................................................... 12 

 

 

   

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 3 of 13 

Getting Started Posting a Goods Receipt indicates that the items ordered on this Purchase Order have been received. 

The following will provide direction to compete a Goods Receipt (MIGO) 

 

 

   

Use the following path to find the transaction 

code: 

Logistics, Material Management, Inventory Management, Goods Movement, Goods Movement (MIGO) (add this transaction code to your favorites for 

quick reference) 

 

Double click to open 

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 4 of 13 

Finding a purchase order number If the purchase order number is known, proceed directly to ‘Posting a Goods Receipt’  

There are several ways of finding a purchase order number, they are detailed in the ‘Getting familiar 

with SAP – MM’ SOP 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

Enter the purchase order number at the top 

and press enter 

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 5 of 13 

Getting Familiar  

 

 

 

The information from that PO is now displayed. 

This transaction has three sections 

Top – Head.data The body (or middle section), and Bottom – Detail data  

Use   to expand and collapse the sections 

Most of the screen is greyed out, you can 

only enter information in white fields 

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 6 of 13 

 

   

If the ‘Detail data’ section is open (at 

bottom) this will further limit the fields 

that are white and able to have data 

entered.  Collapse this section to allow 

entries. 

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 7 of 13 

Posting a Goods Receipt 

 

If all items have been received check the   

box in the OK column for each line item. 

As shown here. 

These boxes can also be unchecked. 

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 8 of 13 

 

 

If the quantity of items ordered were not 

received in full the amount received can be 

posted in the ‘Qty in UnE’ column by 

indicating the actual number received. 

Change the number to the amount received 

in this case 250 were ordered and 50 were 

received, type 50 in the ‘Qty in UnE’ field and 

click   

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 9 of 13 

 

A combination of entries can be recorded for 

each PO, line 1,  9 items were received and 

on line 2 all items were received, check this 

 after entry. 

The ‘Detail data’ section (at bottom) shows 

the information that was entered above: 

Qty in Unit of Entry – 50 

Quantity Ordered ‐ 250 

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 10 of 13 

 

 

If all items are not received and will not be 

received this should be indicted on the 

Purchase Order Data tab. 

From the ‘ “Del.Completed” Ind. ‘  drop down select Set 

to indicate the outstanding items will not be received. 

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 11 of 13 

 

 

 

You can use   at any time to check for errors 

When satisfied with the entries, click   or Post 

Message at the bottom indicates the 

Goods Receipt has been posted. 

Any additional information or comments can be put 

in the Header Text field. This is an open text field 

that can be used to communicate with Accounts 

Payable. 

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 12 of 13 

Reviewing a posted Goods Receipt  

  

 

 

In Display Purchase Order (ME23N) 

the posted Goods Receipt can be view 

under the Purchase Order History tab 

If all items ordered were not received at the same time, multiple Goods Receipt 

can be posted as items arrive using the same steps as outlined above. 

All Good Receipts posted will appear as  

 

 

If the PO has been paid the invoice details will also be listed

 

Procurement Division Posting Goods Receipt (MIGO) 

Working Together for Students

 

 

Procurement Division Operating Procedure Appendix D4    Page 13 of 13 

 

The Goods Receipt will also be detailed on 

the PO and can be view in Print Preview 

***Item partially delivered***    and 

***Item completely delivered***