PROCEDURA DE SISTEM Realizarea procedurilor …anad.gov.ro/web/wp-content/uploads/2017/02/PROCEDURA-PS-01_PP.… · Procedura se utilizează în scopul elaborării procedurilor de

1

Agenția Națională

Anti-Doping

Procedura formalizată ........ Realizarea procedurilor formalizate pe activități

Cod: PS/PO .....

Ediția... Nr.de ex... Revizia....nr.de ex .... Pagina.... din ..... Exemplar nr...

PROCEDURA DE SISTEM

Realizarea procedurilor formalizate pe activități

COD procedură: PS - 01

Ediția I

Data elaborării: 30.11.2011

Revizia 1 Data elaborării : 26.10.2016

2

Agenția Națională Anti-Doping


Cod: PS/PO .....


1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea

ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii

Nr. Crt.

Operațiune Numele și prenumele Funcția Direcția/

Compartimentul Data Semnătura

1 2 3 4 5

1. Elaborat Munteanu Camelia

Consilier DEAJRU

2. Verificat Costea Victor Consilier DEAJRU

3. Avizat Andreiașu Gabriela

Director general adjunct

DGTATSIRPI

4. Avizat Alexandrescu Valentina

Director general DGTATSIRPI

5. Avizat Băeții Florin Director general adjunct

DGTATSIRPI

6. Avizat Mînzălescu Anda Magdalena

Director DEAJRU

7. Avizat Dima Cristian Director

8. Avizat Bașturescu Georgeta

Șef Birou DEAJRU

9. Avizat Șerban Gabriela Șef Serviciu DGTATSIRPI

10. Avizat Doina Ofelia Melinte

Vicepreședinte ANAD

11. Aprobat Graziela Elena Vâjială

Președinte ANAD

3



Cod: PS/PO .....


2. Situația

edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii

Ediția sau, după caz,

revizia în cadrul ediției Componența revizuită

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplică prevederile ediției sau reviziei/ediției

1 2 3 4

2.1 Ediția I x x

2.2. Revizia 1

Cap.1-11 modificare și

completare O.S.G.G. 400/2015

4



Cod: PS/PO .....


3. Lista cuprinzând persoanele cărora li se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din

cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr. crt.

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Structura organizatorică

Funcția Nume și prenume

Data primirii

Semnătura

0 1 2 3 4 5 6 7

3.1 Aplicare 1 DGTASIRPI Director general

Alexandrescu Valentina

3.2 Aplicare 1 DGTASIRPI Director general adjunct

Andreiașu Gabriela

3.3 Aplicare 1 DGTASIRPI Director general adjunct

Băeții Florin

3.4 Aplicare 1 DEAJRU Director Mînzălescu Magdalena

3.5 Aplicare 1 Director Dima Cristian

3.6 Aplicare 1 CAPI Consilier Sîrbu Aristița 3.7 Informare 1 Secretar

general Coifan Eugen

3.8 Informare 1 Vicepreședinte Melinte Doina Ofelia

3.9 Informare 1 Președinte Vâjială Elena Graziela

3.10 Evidență 1 Comisie SCIM Consilier Munteanu Camelia

3.11

Arhivare

1

Comisie SCIM Arhiva

A.N.A.D.

Consilier

Munteanu Camelia Popescu

Gheorghe

5



Cod: PS/PO .....


4. Conținutul procedurii

4. Scopul procedurii Procedura stabilește un mod unic de inițiere, elaborare, avizare, aprobare și revizie al

oricărei proceduri formalizate pe activități utilizate în cadrul sistemului de control managerial al Agenției Naționale Anti-Doping.

5. Domeniul de aplicare a procedurii formalizate Procedura se utilizează în scopul elaborării procedurilor de sistem și a procedurilor

operaționale pentru activitățile procedurabile ale compartimentelor din cadrul Agenției Naționale Anti-Doping.

6. Documente de referință 6.1. Legislație primară a) Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul

financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; 6.2. Alte reglementări a) Ordinul SGG nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al

entităţilor publice, republicat; b) Codul de conduită etică și profesională a personalului contractual încadrat la Agenția

Națională Anti-Doping, aprobat prin Ordinul președintelui Agenției Naționale Anti-Doping nr. 175/2011;

c) Regulamentul intern al Agenției Naționale Anti-Doping, aprobat prin Ordinul președintelui ANAD nr. 218/31.08.2016 ;

d) Ordinul președintelui ANAD nr. 107/2010 și nr. 135/2011 pentru aprobarea componenței Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial în cadrul Agenţiei Naţionale Anti-Doping și a Regulamentului de organizare și funcționare a acesteia;

e) Ordinul președintelui ANAD nr. 126/27.04.2016 privind modificarea componenței Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial în cadrul Agenţiei Naţionale Anti-Doping.

7. Definiții si abrevieri 7.1.Definiții Procedura - prezentare în scris a pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și

a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuțiilor și sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităților;

PS (Procedura de sistem) - procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfașoară la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul Agenției Naționale Anti-Doping;

Compartiment - direcție /serviciu/birou;

6



Cod: PS/PO .....


Conducătorul compartimentului - director / șef de serviciu; Ediție a unei proceduri – forma inițială sau actualizată, după caz, a unei proceduri

formalizate, aprobată și difuzată; Revizia în cadrul unei ediții – Acțiune de modificare, adăugare, suprimare sau altele

asemenea, după caz, a uneia sau mai multor componente ale unei ediții a procedurii operaționale, acțini care au fost aprobate și difuzate; PO (Procedura Operațională) - procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfașoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul agenției.

7.2. Abrevieri Comisia - Comisia de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a dezvoltării

sistemului de control intern/managerial al Agenției Naționale Anti-Doping; F – formular; PO – procedura operațională PS – procedura de sistem 8. Descrierea procedurii formalizate Etapele necesare realizării unei proceduri formalizate sunt: inițierea, elaborarea, avizarea

aprobarea, difuzarea, revizia, arhivarea. 8.1. Inițierea procedurii a) Procedurile de sistem (PS) se inițiază la propunerea Comisiei, cu scopul de a gestiona

riscurile ce pot pune în pericol funcționarea de ansamblu și/sau atingerea obiectivelor generale ale ANAD. În acest sens Comisia identifică, evaluează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale și funcționarea de ansamblu a ANAD având în vedere și reglementările aplicabile (legi, hotărâri de guvem, ordine, standarde, etc.) și stabileste lista procedurilor de sistem necesare, compartimentele responsabile și termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS;

b) Procedurile operaționale (PO) se inițiază de către conducatorul oricărui

compartiment din cadrul ANAD pentru a descrie activitățile sau procesele, în vederea eficientizării și standardizării acestora și pentru a gestiona unul sau mai multe riscuri ce pot pune în pericol atingerea unui obiectiv specific stabilit. Conducătorul compartimentului preia lista obiectivelor specifice și a activităților precum și lista riscurilor, elaborate în cadrul sistemului de control managerial; prioritizează obiectivele specifice, activitățile și riscurile; stabilește lista procedurilor operaționale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO și termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO.

7


Anti-Doping


Cod: PS/PO .....


8.2. Elaborarea procedurii 8.2.1. Modul de redactare : (1) notare paragrafe, subparagrafe: succesiunea notării este următoarea: 1.0.; 1.1.; 1.1.1.;

(1); a); (a);

(2) fiecare procedură formalizată se redactează în conformitate cu următoarele reguli: a) formatul hârtiei: A4;

b) conținutul antetului: instituția/instituția, compartimentul, tipul procedurii formalizate,

denumirea procedurii formalizate, codul procedurii formalizate, ediția - se folosesc cifre romane, revizia și pagina curentă a procedurii formalizate/nr. paginilor totale, numărul de exemplare, scrise cu corp de 12 îngroșat, Times New Roman;

c) conținutul paginii: titlurile scrise cu litere îngroșate, corp de 12, Times New Roman și textul cu litere normale, corp de 12, Times New Roman;

d) conținutul notei de subsol: codul formularului, scris cu corp de 10 Times New Roman, numărul ediției - scris cu corp de 10 Times New Roman;

(3) fiecare procedură formalizată conține obligatoriu: a) pagina de gardă/coperta (formular F-PS-00.01); b) lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediției procedurii (formular F-PS-00.02); c) situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii (formular F-PS-

00.03); d) lista persoanelor la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției

procedurii (formular F-PS-00.04); e) conținutul propriu-zis al procedurii. f) pagina de cuprins (conform formular F-PS-00.05); (4) sistemul de codificare al procedurilor formalizate: a) codul unei PS formalizate este format din grupul PS-NN, unde NN reprezintă numarul

de ordine al PS formalizate, alocat de secretariatul Comisiei; b) codul unei PO formalizate este format din grupul PO-XX.YY, unde XX reprezintă

codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO formalizate, iar YY reprezintă numărul de ordine al PO, alocat de compartimentul care realizează procedura.

c) codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din grupul F-PS-NN.ZZ sau F-PO-XX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY - reprezintă numarul de ordine al PS, respectiv PO, iar ZZ - reprezintă numărul de ordine al formularului în cadrul procedurii respective, XX reprezintă codul compartimentului care realizează procedura.

8


Anti-Doping


Cod: PS/PO .....


8.2.2. Conținutul/componentele unei proceduri formalizate: (1) Scopul procedurii - identifică și înscrie, pe lângă scopurile/obiectivele considerate

generale pentru fiecare procedură și prezentate ca exemple în modelul procedurii operaționale prevăzut de Ordinul SGG nr. 400/2015 și scopurile specifice fiecărei proceduri operaționale elaborate, ținând cont de rolul, locul, importanța, precum și de alte elemente privind activitatea procedurată.

(2)Domeniul de aplicare – definește activitatea/activitățile în care se va aplica

procedura, delimitează explicit activitatea procedurată în cadrul portofoliului de activități și precizează compartimentele care vor implementa această procedură; prin definirea și delimitarea activității procedurate de alte activități și precizarea compartimentelor cu atribuții legate de activitatea respectivă, se urmărește să se elimine orice situație de suprapunere de activități, de activități necuprinse în procesul de analiză și elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuții între compartimente, de atribuții pentru care nu au fost fixate responsabilități, etc.

(3) Documente (reglementări) de referință aplicabile activității procedurate -

evidențiază: documentele cu rol de reglementare care au stat la baza elaborării procedurii formalizate, inclusiv documentele cu caracter informativ; gruparea pe cele 4 categorii are rolul de a sistematiza reglementările, astfel: reglementările internaționale în legatură cu domeniul respectiv sunt cele la care România este parte; legislația primară se referă la legi și la ordonanțe ale Guvernului; legislația secundară are în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuții de reglementare și care sunt emise în aplicarea legilor și/sau a ordonanțelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementări interne ale agenției (legislație terțiară), se referă la instrucțiuni, precizări, ordine sau altele asemenea care au efect asupra activității procedurate;

(4) Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională : - se defininesc termenii care: reprezintă element de noutate, sunt mai puțin cunoscuți,

prezintă sensuri diferite, sunt folosiți cu cea mai mare frecvență în textul procedurii formalizate. Explicitarea acestora este necesară pentru înțelegerea conținutului procedurii formalizate. Se recomandă precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care definește termenul în cauză;

- se abreviază termenii (cuvinte, expresii, denumiri de instituții, de compartimente etc.) utilizați cu mai mare frecvență în textul procedurii operaționale și/sau care, în urma acestei acțiuni, permit o înțelegere și utilizare mai ușoară a procedurii;

Se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât definițiile, cât și abrevierile termenilor, să fie acea dată de primă apariție în textul procedurii operaționale a termenului definit sau abreviat, după caz.

(5) Descrierea procedurii - reprezintă, în fapt, esența procedurii operaționale/de

sistem; în această etapă se descrie modul cum trebuie desfășurată activitatea/procesul în succesiune logică, atribuțiile și sarcinile factorilor implicați, resursele utilizate (după caz),

9

indicându-se în paranteză codul PS/PO care descrie activitatea la care se face referire; Agenția Națională

Anti-Doping


Cod: PS/PO .....


În exprimare se folosește numai timpul prezent, forma afirmativă: execută, elaborează,

efectuează, verifică, certifică, etc.; Această componentă cuprinde următoarele subpuncte: a) Generalități - se precizează elementele de ansamblu privind caracteristicile

activității. Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii operaționale. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activității, cum ar fi: transparența, egalitatea șanselor, legalitatea, imparțialitatea, confidențialitatea, etc;

b) Documente utilizate (denumirea, proveniența, conținutul, rolul și circuitul

acestora), rubrică în care se specifică documentele utilizate în activitatea procedurată, în principal cele de natura formularelor, dar și manuale, instrucțiuni operaționale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizează informații necesare derulării activității, contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit rezultatele obtinuțe altor utilizatori. Documentele trebuie să fie actualizate, utile, precise, ușor de examinat, disponibile și accesibile managerului, salariaților și terților, dacă este cazul.

Se are în vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor/compartimentelor

abilitate cu emiterea și actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dacă este cazul, a regimului informațiilor conținute etc. Conținutul și rolul documentelor utilizate pot fi redate în forma completă, anexând la procedură modele ale documentelor, instrucțiuni de completare ale acestora și mențiuni referitoare la rolul lor;

Circuitul documentelor trebuie să ofere informații privind: - compartimentele/ persoanele la care trebuie să circule documentele în procesul de

realizare a activității; - operațiunile ce se efectuează în legatură cu documentul respectiv, la fiecare

compartiment/persoană pe la care circulă (ex de operațiuni: elaborare, verificare, evidență, avizare, supervizare, consultare, aprobare etc). Circuitul documentelor aferente activității urmează să fie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul ANAD. Se recomandă utilizarea reprezentării grafice a circuitului documentelor și prezentarea acesteia în anexă la procedură;

c) Resursele necesare - acest punct se dezvoltă pe structura acestora, respectiv resurse

materiale, resurse umane și, respectiv, resurse financiare. De menționat faptul că, la unele activități, resursa necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este preponderentă resursa umană sau resursa financiară ori combinații ale acestora;

- Resursele materiale se dezvoltă pe elemente precum: materiale consumabile și de natura obiectelor de inventar (birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, aparatură de birotică, materiale specifice pentru testare), active fixe corporale (bunuri cu o valoare de achiziție mai mare de 2.500 lei și o durată de întrebuințare mai mare de un an. Ex. calculatoare personale, mijloace de transport auto, etc) și necorporale (programe informatice indiferent de valoarea acestora, rețea

10

informatică, etc.). Agenția Națională

Anti-Doping


Cod: PS/PO .....


- Resursele umane; se stabilesc compartimentul/compartimentele și/sau

persoana/persoanele din cadrul ANAD care sunt implicate, prin atribuțiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activității procedurate;

- Resursele financiare: se are în vedere estimarea și prevederea în buget a sumelor necesare pentru realizarea activității procedurate.

d) Modul de lucru – formalizarea, respectiv transpunerea în procedură operatională a

unei activități poate fi facută numai prin aportul salariaților implicați direct în acea activitate; Pentru descrierea procedurii, colectivul/persoana desemnată cu elaborarea procedurii trebuie să parcurgă următoarele etape:

- Planificarea operațiunilor și a acțiunilor activității; acțiunile analizate prin prisma

resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate și a măsurilor de limitare a efectului acestora, a condițiilor de eficiență și legalitate impuse, puse în corelație și într-o succesiune logică și cronologică, constituie, în fapt, instrumentul de planificare cuprins în procedura operațională pentru activitatea analizată.

- Derularea operațiunilor și acțiunilor reflectă pașii ce trebuie urmați de către

compartimentul/compartimentele și persoana/persoanele implicate în realizarea activității procedurate, în care se uzează de toate instrumentele specifice și se acționează corespunzător prevederilor din procedura operațională și, în special, celor din instrumentul de planificare a activității. Se recomandă cuprinderea în procedura operațională, sub formă tabelară, a modului de operare, unde pe verticală se pot cuprinde etapele ce se derulează în legatură cu activitatea respectivă, iar pe orizontală se precizează intrările de informații (de la cine?, ce?), operațiunile, acțiunile/prelucrările, completările, etc., ce au loc față de datele intrate, instrumentele utilizate în acest scop, ieșirile de rezultate (care?, către cine?, etc.).

- Valorificarea rezultatelor activității; rezultatele activității procedurate (ieșirile) pot fi

orientate către mai multe direcții (beneficiari, alte activități, etc.). Spre exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanță asociați activitțăii; raportarea anuală a activității agenției; identificarea măsurilor de îmbunătățire, evaluarea personalului, perfecționarea profesională, etc.).

(6). Responsabilități și răspunderi în derularea activității - se identifică: - funcțiile/compartimentele responsabile pentru realizarea acțiunilor/operațiunilor

prezentate la punctul anterior; - acțiunile/operațiunile care revin fiecărei funcții/compartiment; - termenele limită pentru realizarea operațiunilor, acțiunilor, activităților (în condițiile în

care acestea nu au fost precizate în descrierea procedurii); - responsabilitățile și/sau răspunderile față de acțiunile/operațiunile respective. Se recomandă cuprinderea acțiunilor în tabel, în ordinea logică a desfășurării lor, iar a

compartimentelor/posturilor, în ordinea intervenției în proces.

11


Anti-Doping


Cod: PS/PO .....


(7) Anexe, înregistrări, arhivări – este necesar ca procedura să cuprindă, în anexe, toate

instrumentele relevante, prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia și care sunt aplicabile în realizarea activității. Pentru o mai bună ordonare și evidență a anexelor, se recomandă întocmirea tabelului de mai jos:

Nr. anexă Denumire anexă

Emitent Număr exemplare

Difuzare Arhivare loc/perioadă

Alte elemente

1 2 3 ... n

8.3. Avizarea procedurii 8.3.1. După elaborare, PS se transmite de către conducătorul compartimentului

responsabil cu elaborarea acesteia, secretariatului Comisiei, care le înregistrează în registrul propriu aferent procedurilor.

a) Secretariatul Comisiei verifică dacă PS elaborată respectă prevederile PS-01 și

semnează în formularul F-PS-01.03 - Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției/reviziei PS, dacă aceasta este conformă cu prevederile prezentei proceduri. Dacă nu sunt respectate prevederile PS-01, secretariatul Comisiei transmite observațiile sale compartimentului care a elaborat PS, în termen de maxim 5 zile lucrătoare. După ce a efectuat modificările corespunzatoare, compartimentul responsabil retransmite secretariatului Comisiei PS modificată, în termen de maxim 15 zile lucrătoare de la primirea observațiilor.

b) După ce a obținut avizul secretariatului Comisiei, compartimentul responsabil

transmite PS tuturor membrilor Comisiei, în vederea formulării de observații. Membrii Comisiei au la dispoziție maxim 5 zile lucrătoare pentru formularea observațiilor. Dacă se depășește acest termen și un membru al Comisiei nu a transmis nici o observație, se consideră că acesta nu are observații și va vota pentru avizarea PS. Dacă există observații asupra unor aspecte prezentate în procedură, acestea sunt transmise în scris secretariatului Comisiei, care le va analiza în termen de 5 zile de la expirarea termenului limită pentru formularea observațiilor, în cadrul unor întâlniri la care vor participa conducătorii compartimentelor sau reprezentanții acestora, în baza unei împuterniciri. Dacă nu se ajunge la un consens în ceea ce privește observațiile, decizia privind forma finală a PS aparține președintelui Comisiei. După ce compartimentul responsabil a elaborat varianta finală a PS, secretariatul Comisiei convoacă în termen de maxim 10 zile lucrătoare Comisia, care va decide, printr-o hotărâre.

12


Anti-Doping


Cod: PS/PO .....


8.3.2. După elaborare, PO se transmite de către conducătorul compartimentului inițiator

secretariatului Comisiei pentru a verifica dacă PO elaborată respectă prevederile PS-01. Dacă PO respectă prevederile PS-01, Secretariatul Comisiei semnează în formularul F-PS-01.03- Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției/reviziei PO. Dacă nu sunt respectate prevederile PS-01, secretariatul Comisiei transmite observațiile sale compartimentului care a elaborat PO, în termen de maxim 5 zile lucrătoare. După ce a efectuat modificările corespunzătoare, compartimentul responsabil retransmite secretariatului Comisiei PO modificată, în termen de maxim 15 zile lucrătoare de la primirea observațiilor.

După ce a obținut avizul secretariatului Comisiei, compartimentul inițiator transmite PO

compartimentelor afectate de procedura respectivă pentru obținerea avizului conducătorilor acestora. Fiecare conducător de compartiment afectat de prevederile procedurii are la dispoziție 5 zile lucrătoare pentru avizarea PO. Dacă se depășește acest termen și conducătorul de compartiment nu a avizat procedura, se consideră că acesta nu are observații. Dacă există observații asupra unor aspecte prezentate în procedură și acestea nu sunt însușite de către persoana/persoanele responsabile cu realizarea PO, decizia finală aparține președintelui Comisiei. Toate procedurile clarificate și avizate de către cei în drept vor fi transmise secretariatului Comisiei, care le va înregistra în registrul propriu aferent procedurilor și le va prezenta președintelui Comisiei pentru avizare.

8.4. Aprobarea procedurii După avizarea de către președintele Comisiei, atât PS cât și PO se aprobă de către

președintele ANAD. Compartimentul juridic și resurse umane, în baza procedurilor avizate și aprobate conform prevederilor pct 8.3. si 8.4, elaborează ordinul președintelui ANAD prin care se vor aproba una sau mai multe proceduri.

8.5 Difuzarea procedurii După aprobare, originalul PS se păstrează la secretariatul Comisiei, care va efectua copii

și le va distribui în regim controlat în conformitate cu Lista persoanelor la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției procedurii.

Originalul PO se păstrează de către compartimentul care a elaborat PO și se difuzează, conform Listei persoanelor la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției procedurii, de către persoana responsabilă din cadrul compartimentului care a inițiat PO. O copie a PO și a listei de difuzare a PO se înaintează și secretariatului Comisiei.

13


Anti-Doping


Cod: PS/PO .....


8.6. Revizia procedurii a) Revizia PS Atunci când un compartiment din cadrul agenției constată că o PS necesită îmbunătățiri

sau au avut loc modificări ale riscurilor sau ale cadrului normativ care afectează întreaga instituție, se solicită revizia unei PS. În acest scop, compartimentul respectiv înaintează o solicitare de revizie, spre analiză, secretariatului Comisiei. Solicitarea va conține codul PS la care se face referire, motivația solicitării reviziei și propunerea de modificare a PS. Secretariatul Comisiei include pe ordinea de zi a primei ședințe analiza oportunității reviziei propuse. În condițiile în care se consideră de către Comisie oportună propunerea prezentată, aceasta solicită conducătorului compartimentului responsabil cu elaborarea, efectuarea amendării PS.

b) Revizia PO Atunci când o persoană din cadrul compartimentelor, care aplică sau este interesată de o

PO, constată faptul că PO necesită îmbunătățiri sau când se constată că au avut loc modificări ale riscurilor specifice sau ale cadrului normativ, ce pot afecta activitatea compartimentului respectiv, se solicită revizia PO. În acest scop, persoana respectivă înaintează o solicitare de revizie conducătorului compartimentului care a elaborat PO.

Revizia unei PS sau a unei PO urmează aceeași succesiune ca la realizarea unei proceduri din punct de vedere al elaborării, avizării, aprobării și difuzării, conform punctelor 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5.

Revizia unei proceduri formalizate are următoarele efecte asupra procedurii inițiale: • paragraful, subparagraful schimbat va fi marcat prin sublinierea textului respectiv; • numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare; • dacă volumul modificarilor depășește 60% din conținutul procedurii formalizate sau

diferența dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediția procedurii formalizate; • dacă este necesară trecerea pe o altă pagină, prin modificările efectuate, pentru a nu se

modifica întreaga paginație a documentului, se completează o pagină nouă care are numărul celei completate, urmate de "BIS" și cu numărul ultimei revizii a acesteia. Pagina nou creată se evidențiază și în lista de evidență a modificărilor;

• pagina de gardă se schimbă cu numărul reviziei/ediției, impunând avizarea și aprobarea noii revizii de către persoanele menționate la pct. 8.3 si 8.4;

• procedura cu paginile modificate ale reviziei se distribuie deținătorilor de către secretariatul Comisiei în cazul PS și de către persoana responsabilă din cadrul compartimentelor în cazul PO, în conformitate cu Lista persoanelor la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției procedurii. De asemenea, în momentul distribuirii procedurii modificate se retrage vechea procedură;

• secretariatul Comisiei, respectiv persoanele responsabile din cadrul compartimentelor amendează toate documentele care sunt afectate de modificările procedurii formalizate;

• fiecare deținător al procedurii formalizate are obligația de a înlocui vechea procedură cu cea modificată.

14



Cod: PS/PO .....


9.0. Responsabilități 9.1 Conducătorul compartimentului: (1) preia lista obiectivelor specifice și a activităților, lista riscurilor care pot afecta

atingerea obiectivelor specifice, elaborate în cadrul sistemului de control managerial; (2) prioritizează obiectivele specifice, activitățile și riscurile din cadrul

compartimentului pe care îl conduce; (3) stabilește lista procedurilor operaționale necesare a fi elaborate în propriul

compartiment; (4) desemnează persoana/ele responsabilă/le pentru realizarea procedurilor și termenele

la care acestea le vor finaliza; (5) formulează observații referitoare la procedurile primite spre avizare în termenul

stabilit; (6) avizează procedurile primite spre avizare de la alte compartimente sau de la

secretariatul Comisiei, în termenul stabilit; (7) transmite PS, realizate de compartimentul propriu secretariarului Comisiei; (8) transmite PO, realizate de compartimentul propriu spre avizare altor compartimente; (9) analizează oportunitatea propunerilor de revizie a PO sau a PS;

(10) coordonează realizarea la termen a PS stabilite de Comisie pentru compartimentul pe care îl conduce;

(11) contribuie la identificarea și prioritizarea obiectivelor generale ale ANAD și la identificarea, evaluarea și prioritizarea riscurilor care pot afecta obiectivele generale ale ANAD;

(13) contribuie la stabilirea de către Comisie a listei cu PS necesare a fi realizate în cadrul ANAD;

(14) participă la consultările care au loc în vederea analizei observațiilor formulate de alte compartimente, în cazul PS;

9.2 Persoana desemnată pentru realizarea unei proceduri : (1) realizează procedurile în conformitate cu prevederile PS-01 la termenele stabilite; (2) prezintă procedura finalizată conducătorului compartimentului în vederea avizării; (3) formulează observații în legatură cu PS sau PO primite în cadrul compartimentului

pentru avizare; (4) transmite PS sau PO elaborate altor compartimente pentru formularea de observații și

analizează observațiile formulate de acestea; participă la consultările care au loc pentru armonizarea observațiilor și/sau reprezintă conducatorul compartimentului la consultările privind analizarea observațiilor formulate de alte compartimente în vederea avizării PS, în baza împuternicirii primite;

(5) stabilește, în cazul PO, împreună cu conducătorul compartimentului respectiv, compartimentele care vor trebui să avizeze PO;

(6) urmărește obținerea avizelor în termenul stabilit, informând în cazul unor întârzieri conducătorul compartimentului;

(7) păstrează/clasează, după caz, originalele PO emise în cadrul compartimentului din care face parte;

15



Cod: PS/PO .....


(8) completează lista de difuzare a PO și distribuie copii ale PO tuturor celor afectați de

PO respectivă; (9) transmite PO aprobată Compartimentului juridic și resurse umane pentru elaborarea

proiectului de ordin prin care se aprobă una sau mai multe PS sau PO realizate în cadrul compartimentului;

9.3 Membrii Comisiei: (1) Identifică, evaluează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor

generale și funcționarea de ansamblu a Agenției; (2) stabilesc lista PS necesare, compartimentele responsabile și termenele la care acestea

vor finaliza elaborarea procedurilor; (3) avizează PS realizate, în termenul prevazut; (4) solicită efectuarea modificării PS conform pct. 8.6 din prezenta procedură; 9.4 Secretariatul Comisiei: (1) păstrează (clasează) originalele PS realizate; (2) verifică modul de respectare a prevederilor PS-01 la realizarea PS și PO, formulează

observații dacă este cazul și avizează PS și PO; (3) distribuie PS; (4) distribuie procedura cu paginile modificate ale reviziei în cazul PS; (5) transmite la arhivă edițiile PS retrase; (6) primește și înregistrează în registrul propriu aferent procedurilor, PS transmise

pentru avizare și PO avizate de conducătorii compartimentelor; (7) supune spre avizare membrilor Comisiei PS și redactează hotărârea Comisiei privind

avizarea PS; (8) alocă codul unei PS, conform codurilor alocate pe compartimente - anexa nr. 6; (9) analizează observațiile formulate de alte compartimente și participă la consultările

organizate pentru analiza observațiilor, în cazul PS ; (10) înaintează președintelui Comisiei, spre avizare, PS realizate; (11) analizează și pune pe ordinea de zi a ședinței Comisiei solicitările de revizie a PS; (12) păstrează copiile PO; 9.5 Președintele Comisiei: (1) Avizează PS și PO realizate;

(2) Conciliază aspecte neclare în relația realizator - avizator și ia decizia finală în cazul

lipsei consensului dintre realizator - avizatori; 9.6 Președintele ANAD; (1) Aprobă procedurile sistemului de control intern managerial (PS și PO);

16



Cod: PS/PO .....


(2) Aprobă prin ordin, una sau mai multe PS sau PO. 10. Anexe, înregistrări, arhivări 10.1 Arhivarea procedurii Originalele PS retrase/revizuite se clasează și se păstrează timp de 5 ani de către

secretariatul Comisiei într-un spațiu special amenajat. Originalele PO retrase/revizuite se clasează și se păstrează timp de 5 ani de către compartimentele care le-au elaborat. După această perioadă, atât PS cât și PO sunt transmise la arhiva agenției, cu respectarea reglementărilor specifice arhivării.

10.2 Anexe 1. Formular -Coperta/Pagina de gardă; 2. Formular - Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii; 3. Formular – Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii; 4. Formular - Lista cu persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din

cadrul ediției procedurii; 5. Formular - Pagina de cuprins; 6. Formular - Lista codurilor alocate procedurilor PS/PO pe compartimente

17



Cod: PS/PO .....


11. CUPRINS

Numărul componentei

în cadrul procedurii

operaționale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale

pagina

Coperta/pagina de gardă



2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii

3. Lista persoanelor la care se difuzează ediția sau, după caz,

revizia din cadrul ediției procedurii

4. Scopul procedurii

5. Domeniul de aplicare al procedurii

6. Documentele de referință/reglementările aplicabile activității

procedurate

7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedură

8. Descrierea procedurii

9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

10. Anexe, înregistrări, arhivări

11. Cuprins

18



Cod: PS/PO .....


Formular-model 01

Coperta/Pagina de gardă

PROCEDURA DE SISTEM/OPERAȚIONALĂ

(după caz)

Denumirea procedurii

.......................................................................................

Codul procedurii: ...............................

Ediția .......

Data întocmirii.........................

19



Cod: PS/PO .....


Formular-model 02 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz,,

a reviziei in cadrul editiei procedurii formalizate

Nr. Crt.

Operațiune Numele și prenumele Funcția Compartimentul Data Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1. Elaborat

2. Verificat

3 Avizat

4 Avizat

5 ………..

6

7

8

9. Aprobat

20



Cod: PS/PO .....


Formular-model 03


Anti-Doping


Cod: PS/PO .....


Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii formalizate

Ediția sau, după caz,

revizia în cadrul ediției Componenta revizuită

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplică prevederile ediției sau reviziei ediției

1 2 3 4 5

2.1 Ediția I x x

2.2. Revizia 1

…

21



Cod: PS/PO .....


Formular-model 04



Cod: PS/PO .....


Lista cuprinzând persoanele cărora li se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul

ediţiei procedurii operaţionale

Nr. crt.

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Structura organizatorică

Funcţia Nume şi prenume

Data primirii

Semnătura

0 1 2 3 4 5 6 7 3.1

Aplicare 1

3.2.

Informare

3.3.

Evidenţă

3.4.

Arhivare

22



Cod: PS/PO .....


Formular-model 05



Cod: PS/PO .....


CUPRINS

Numărul componentei

în cadrul procedurii

operaționale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale

pagina

Coperta/pagina de gardă



2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii

3. Lista persoanelor la care se difuzează ediția sau, după caz,

revizia din cadrul ediției procedurii

4. Scopul procedurii

5. Domeniul de aplicare al procedurii

6. Documentele de referință/reglementările aplicabile activității

procedurate

7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedură

8. Descrierea procedurii

9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

10. Anexe, înregistrări, arhivări

11. Cuprins

23



Cod: PS/PO .....


LISTA CODURILOR COMPARTIMENTELOR DIN CADRUL ANAD

Formular-model 06

LISTA CODURILOR DIRECȚIILOR/COMPARTIMENTELOR/BIROU DIN CADRUL AGENȚIEI NAȚIONALE ANTI-DOPING

Nr.crt. Cod Denumirea direcției/compartimentului/biroului 1 01 Compartimentul Testare și Programe social educative 2 02 Compartimentul Prevenirea și Combaterea și Traficului Ilicit de

Substanțe Dopante (CPCTISD). 3 03 Direcția economică, administrativ, juridic și resurse umane 4 04 Cabinet Președinte 5 05 Serviciul Relații Publice 6 06 Compartimentul Audit Public Intern

Documents

PROCEDURA DE SISTEM Realizarea procedurilor …anad.gov.ro/web/wp-content/uploads/2017/02/PROCEDURA-PS-01_PP.… · Procedura se utilizează în scopul elaborării procedurilor de