PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y … MOF... · Web viewRespetar el reglamento interno de disciplina y comportamiento ético, ejerciendo una labor formativa dentro de los respectivos

Tipo de Documento: MANUALÁmbito de Aplicación: Unión Técnico Comercial S.R.L.Código: USP.G.M02

Fecha de emisión: 17.10.13 Revisión: 00

Título :MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Página: 1 de 24

CONTROL DE CAMBIOS

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Cambios

00 17.10.2013 No Primera emisión

Revisado por: Aprobado por:María Ramos Castro

Gerente de Adm. y FinanzasLuis Magallanes Carranza

Gerente Comercial

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

DE UNIÓN TÉCNICO COMERCIAL S.R.L

Nº Contenido Página

1 Presentación 3

2 Objetivo 3

3 Alcance 3

4 Definiciones y abreviaturas 3

5 Estructura organizacional 4

6 Funciones 5

7 Registros 24





I. PRESENTACIÓN

UTECO atiende las necesidades de bienes y servicios de empresas industriales,

principalmente en los rubros de: minería, generación y distribución de electricidad, gas y

petróleo, química, protección del medio ambiente, y otros.

UTECO, fundada en 1982, cuenta con más de 40 profesionales y está situada en la ciudad

de Lima. Cuenta con oficinas en Arequipa, Chimbote, Talara y una amplia red de

distribuidores que cubre el territorio peruano.

La empresa representa y distribuye productos de stock de reconocidas marcas como:

Loctite, Royal, Memolub, Peat Sorb y Midsun.

Ofrecemos en pedido directo las líneas Elliott Tools, Gascón, Pefow, Manitowoc, Grove,

National Crane y Oil Filtration Systems, entre otras.

Adicionalmente, UTECO participa activamente en el desarrollo de megaproyectos en

representación de empresas de primer nivel.

II. OBJETIVOS

El presente Manual de Organización y Funciones (MOF) de UTECO es un documento

normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo

desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones (organigrama) de la

empresa.

El MOF servirá permanentemente para lo siguiente:

• Normar las funciones que permitirán y garantizarán el logro de los objetivos y metas

estratégicas de la empresa.

• Determinar las funciones generales, específicas, la autoridad, responsabilidad, los

requisitos mínimos de los puestos de trabajo en las dependencias de la empresa.

• Proporcionar información a los trabajadores de la empresa sobre sus funciones y

ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las

interrelaciones formales que corresponda.

• Facilitar el proceso de inducción de personal nuevo, permitiéndoles conocer con

claridad sus funciones y responsabilidades del puesto de trabajo a que han sido asignados

así como aplicar programas de capacitación.





III. ALCANCE

Aplica a todo el personal de UTECO, a través de todos sus niveles e instancias.

IV. DEFINICIONES

UTECO: Unión Técnico Comercial S.R.L

ALTA DIRECCION: Conformada por el Gerente General de UTECO.





V. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

A continuación se observa el Organigrama de UTECO:

VI. FUNCIONES





GERENTE COMERCIAL

ÁREA REPORTA A: SUPERVISA A , COORDINA CON:

No aplica Gerente General Toda la organización

DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

FUNCIONES

1. Planificar, implementar y controlar la gestión de la empresa, con el fin de alcanzar los objetivos propuestos, de conformidad con las políticas dispuestas por el Gerente General.

Nota: Las funciones establecidas son enunciativas, más no limitantes.

RESPONSABILIDADES

1. Ejerce las funciones de primera autoridad en ausencia del Gerente General.2. Dirigir y controlar las actividades de la empresa, de acuerdo con las políticas y

decisiones dictadas por la Gerencia.3. Dirigir, coordinar y supervisar las funciones productivas, comerciales, financieras,

contables, administrativas y de relaciones industriales de la empresa en su conjunto.4. Proponer, cumplir y hacer cumplir las políticas y objetivos dictados por la Gerencia

General para la gestión de la empresa.5. Velar con el estricto cumplimiento de los Estatus, Reglamentos y demás normas de la

empresa.6. Informar periódicamente al Gerente General sobre la gestión de la empresa.7. Ejercer jurisdicción sobre los gerentes o jefes de departamentos de empresas,

dirigiendo, coordinado y supervisando sus respectivas funciones y el cumplimiento de sus objetivos.

8. Dirigir y remover a los trabajadores de acuerdo a las necesidades de la empresa, observando las leyes vigentes sobre el particular.

9. Planear, organizar y dirigir, coordinar y supervisar las actividades desde el más alto nivel técnico, comercial, financiero y administrativo de la empresa.

10. Dirigir y supervisar las investigaciones de mercado, los estudios técnicos, financieros y de la organización para determinar la posibilidad de ampliar la capacidad instalada en la empresa o determinar las nuevas oportunidades industriales o comerciales.

11. Establecer las políticas comerciales y criterios generales de promoción y desarrollo de los productos que la empresa ofrece al mercado.

12. Asesorar al Gerente General o jefes, sugiriendo y explicando sobre las políticas seguidas o a seguir por la empresa.

13. Despachar diariamente los asuntos a su cargo, dictando las órdenes que cada caso en particular requiera, solicitando informes a cada una de las áreas correspondientes.

14. Conocer los acuerdos o pedidos más importantes de los clientes, trasmitirlos a los subordinados para su ejecución con las instrucciones adicionales convenientes.

15. Convocar o presidir reuniones o comités con los jefes y funcionarios de los departamentos, periódicamente o cuando lo juzgue conveniente.

16. Estudiar y disponer sobre los informes y otros documentos evacuados por los departamentos de la empresa, en los casos pertinentes.





17. Revisar, disponer y controlar los balances mensuales, de ejecución de diferentes presupuestos analíticos que se formulen y los balances anuales y mensuales de operaciones económicas de la empresa.

18. Aprobar las normas internas, niveles resolutivos, manuales de procedimientos, de funciones y de instrucciones.

19. Desempeñar otras responsabilidades que se le asigne dentro del ámbito de su competencia funcional.

20. Desempeñar en donde fuese conveniente las responsabilidades comunes enunciadas para los puestos ejecutivos.

REQUISITOS DEL CARGO

EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA

Superior técnicaSuperioruniversitaria

Título: Administrador de

empresas Ingeniero

industrial Economista

Post grado en Gestión Empresarial.

Manejo del Idioma Inglés fluido.

Liderazgo Capacidad de

trabajo en equipo Compromiso

laboral y organizacional

Don de mando Buena redacción

técnica

Mínimo 05 años de experiencia en puestos de Gerencia.


X




GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


Área Administración y Finanzas

Gerente General y Gerente Comercial.


FUNCIONES

1. Planear, coordinar y dirigir dentro de las facultades recibidas, loas funciones administrativas y financieras de la empresa.

Nota: Las funciones establecidas son enunciativas, más no limitantes.RESPONSABILIDADES

1. Formular, proponer directivas impartidas por el Directorio, la Gerencia General y la Gerencia Comercial.

2. Supervisar los registros derivados de las obligaciones por pagar provenientes de la adquisición de bienes y contratación de servicios.

3. Supervisar las principales acciones de registro y control de las propiedades inmobiliarias y otros bienes del activo fijo de la empresa.

4. Disponer en forma preventiva y permanente la seguridad integral de la empresa, en aspecto referidos a la seguridad de los ejecutivos trabajadores y clientes, propiedades, bienes, instalaciones, equipos, maquinarias, sistemas de comunicación, etc.

5. Proponer, dirigir y supervisar la administración de los recursos humanos de la empresa.6. Fomentar buen clima laboral, supervisando la atención a los requerimientos de los

trabajadores, en concordancia con las disposiciones legales competentes.7. Organizar y disponer las actividades orientadas al mantenimiento de locales,

maquinarias, equipos y unidades de transporte.8. Administrar el proceso de las adquisiciones y contratación de bienes y servicios

requeridos por las unidades organizacionales de la empresa, cautelando que estos se lleven en un marco de economía y oportunidad de trabajo.

9. Dirigir y controlar el proceso de almacenamiento, mantenimiento, distribución de bienes así como las actividades de impresiones y transportes, requeridas para el adecuado funcionamiento de las unidades organizacionales de la empresa.

10. Administrar los seguros que garanticen la adecuada y oportuna cobertura de riesgos de personal y bienes de la empresa.

11. Conducir los aspectos de tramites documentarios y control de la correspondencia que recepción y emite la empresa, así como la centralización de su archivo documentario.

12. Supervisar la ejecución de inventarios físicos en forma permanente de los bienes de la institución.

13. Supervisar los servicios de radio, central telefónica, fax, etc. de la empresa estableciendo las normas que optimicen la seguridad y eficiencia en la trasmisión archivo de los mensajes.

14. Autorizar solicitud de compra, órdenes de compra, salidas de materiales de almacén, asignación de cocheras y vehículos de oficinas o instalaciones, etc.

15. Formular y proponer el presupuesto administrativo de la institución.16. Ejecutar funciones de asesoría en actividades administrativas de la empresa.





17. Evacuar informes y cuadros estadísticos sobre las actividades administrativas de la empresa.

18. Desarrollar sistemas de información gerencial y cuadros necesarios para integrar formación de diversa índole dentro de la empresa.

19. Autorizar adquisiciones de materiales, activos e insumos por los montos señalados en los niveles resolutivos de la empresa.

20. Revisar e interpretar publicaciones y dispositivos legales sobre asuntos de administración, tributos, bancos, etc., a fin de derivarlos a las diferentes áreas de la empresa con las explicaciones, conclusiones y recomendaciones del caso.

21. Coordinar con la Gerencia de Ventas la fijación de precios en atención a los costos actuales y futuros.

22. Planear, diseñar y desarrollar programas de capacitación de personal, de acuerdo a las necesidades identificadas y/o perfiles o puestos definidos.

23. Desarrollar un sistema de evaluación del personal para el personal administrativo, el mismo que contemple los principales tributos de desempeño laboral tales como; actitud, habilidad, aprendizaje, compromiso, etc.

24. Amplias facultades para representar a la organización ante entidades públicas y privadas.

25. Coordinar asuntos administrativos con FTI.26. Programar las necesidades financieras futuras de la empresa.27. Efectuar el planeamiento y pronósticos financieros con la periodicidad que fuera

necesaria.28. Comprar, analizar y obtener conclusiones entre el presupuesto formal y el

comportamiento real de la empresa.




Título: Administrador de

empresas Ingeniero

industrial Economista

Cursos actualizados en Finanzas.

Nivel intermedio del idioma de inglés.




Buena redacción técnica


X




GERENTE DE PROYECTOS Y REPRESENTACIONES


Área de Proyectos y representación.

Gerente General


FUNCIONES

1. Planear, coordinar y dirigir dentro de las facultades recibidas, las funciones propias en la evaluación y factibilidad de los proyectos e importaciones de la empresa.


RESPONSABILIDADES

1. Formular, proponer directivas impartidas por el Directorio, la Gerencia General y la Gerencia Comercial.

2. Priorizar los proyectos con estudios de factibilidad respectivos y desarrollar un sistema de información con el cliente.

3. Desarrollar una base de proyectos para el ordenamiento y seguimiento respectivo.4. Supervisar y evaluar el impacto de los proyectos así como la implementación de los

mismos.5. Desarrollar indicadores de gestión respecto a la eficiencia y desempeño del área.6. Desarrollar los objetivos estratégicos para el crecimiento de la empresa en el desarrollo

de proyectos.7. Presentar y sustentan el presupuesto operativo del área, incluyendo plan de marketing

y otras actividades orientadas a lograr el desarrollo sostenible del departamento.8. Desarrollar matrices que consoliden la información referida a la identificación de

proyectos y avances del mismo.9. Reportar semanalmente los indicadores de gestión y matrices respectivas. Se

recomienda el uso de Ms Project u otro administrador de proyectos para el seguimiento respectivo.

10. Programar reuniones del más alto nivel empresarial para la promoción de servicios de FTI.

11. Convocar a reuniones empresariales y lobbies para presentar los servicios de FTI.12. Proporcionar el acercamiento con instituciones estatales y empresas públicas para

proporcionar los servicios de FTI.13. Respetar el reglamento interno de disciplina y comportamiento ético, ejerciendo una

labor formativa dentro de los respectivos equipos.14. Dirigir y coordinar el proceso de importaciones considerando el JIT como herramienta

indispensable.15. Coordinar el servicio post venta de los proyectos así como la ampliación de proyectos

complementarios.REQUISITOS DEL CARGO


Superior técnicaSuperior

Post grado en Gestión o



X




universitaria

Título: Ingeniero

industrial

Administración. Post grado en

Gestión de proyectos e importaciones.

Conocimientos de finanzas.

Manejo del idioma inglés fluido.



Buena redacción técnica





AUDITOR GENERAL

ÁREA REPORTA A: SUPERVISA A, COORDINA CON:

Área de Administración y Finanzas.

Gerente de Administración y finanzas.


FUNCIONES

1. Efectúa acciones de control programadas y no programadas a fin de verificar la razonabilidad de los gastos de la empresa y que estos se encuentren debidamente sustentados. Adicionalmente elabora informes gerenciales sobre diferentes temas que son de su dominio.


1. Elaboración de informes gerenciales de liquidez, control de inventarios y situacionales.2. Verificación del sustento de las operaciones que impliquen desembolsos de fondos de

la empresa.3. Revisar y comprobar la conformidad de las rendiciones de cuentas y fondos de caja

chica.4. Determina los centros de costos de todos los gastos de la empresa y enviar esta

información al área contable.5. Maneja el área de recurso humanos que implica la elaboración y control de los

contratos de trabajo, custodia de los files personales de los trabajadores, supervisión de la información que se entrega a contabilidad para la elaboración de la planilla de remuneraciones, cálculo de las comisiones a pagar a los promotores técnicos, trámites administrativos ante Essalud, Ministerio de Trabajo, EPS, compañías de seguro.

6. Llevar el registro de la capacitación que la empresa brinda a sus trabajadores y sugerir planes de capacitación del personal.

7. Manejo de los seguros de la empresa manteniendo un contacto directo con Brokers de seguros. Control de vencimientos y renovaciones de pólizas de seguro de la empresa y del personal, verificación de la idoneidad de los seguros contratados y coordinación con los Brokers para reclamar ante las compañías de seguro la cobertura ante siniestros.

8. Realizar transacciones bancarias por internet con disposición de los fondos de la empresa (pago a proveedores locales y en exterior, abonos de planillas, etc.), previa aprobación de la Gerencia de Administración y Finanzas.

9. Elaborar las órdenes de compra para la adquisición de bienes y servicios que requiera la empresa.

10. Encargarse de la compra de pasajes aéreos para los viajes de trabajo del personal.11. Revisar e interpretar dispositivos legales sobre temas que involucren a la empresa a fin

de derivarlos a sus respectivas áreas para su conocimiento.12. Respetar el reglamento interno de disciplina y comportamiento.13. Desempeñar otras responsabilidades que se le asigne dentro del ámbito de su

competencia funcional.








Título:

Administrador

Especialización en Finanzas.

Recursos Humanos Manejo de

herramientas informáticas a nivel usuario.

Ascendiente Capacidad analítica Orientación al

cliente Orientación a

resultados


X




JEFE DE FACTURACIÓN


Área de Administración y Finanzas

Gerencia de Administración y Finanzas.


FUNCIONES

1. Manejo el módulo de sistema integrado de facturación, coordinaciones con los promotores técnicos de los precios a cotizar en la preparación de ofertas económicas a los clientes por cuenta de ellos.


RESPONSABILIDADES

1. Manejo correcto del módulo de facturación que involucra emisión y archivo de facturas.

2. Programar el cierre del mes a fin de trasladar información al departamento de contabilidad para el reporte Registro Venta.

3. Elaborar informes gerenciales cada 3 días detallado de ventas por line a de producto, vendedor, zona.

4. Manejo de caja chica que cubre los gastos de oficina de Surco.5. Atención al cliente suministrando información técnica y hojas de seguridad previa

coordinación con promotores técnicos.6. Colaborar con el desarrollo de los objetivos estratégicos para el crecimiento de la

empresa en la captación de clientes potenciales.7. Colaborar con brindar información correcta de precios y características técnicas de los

productos que comercializamos a través del medio telefónico.8. Respetar el reglamento de seguridad y salud en el trabajo.9. Coordinar adecuadamente con la jefatura de almacén y de crédito y cobranzas para

brindar atención rápida y eficiente a los clientes.10. Desempeñar otras responsabilidades que se le asigne dentro de su ámbito de





Manejo de herramientas informáticas a nivel usuario.

Ascendiente Orientación a

resultados


X




JEFE DE ALMACÉN


Área de Administración Y Finanzas


FUNCIONES

1. Controlar eficazmente los inventarios de la empresa. Coordinar y dirigir dentro de las facultades recibidas las funciones de los auxiliares de almacén y la entrega de los productos a los almacenes de los clientes de acuerdo a las indicaciones consignadas en sus órdenes de compra.


RESPONSABILIDADES

1. Controlar el correcto almacenamiento de los productos considerando características técnicas, volumen, peso.

2. Manejo del módulo del sistema integrado de almacenes que implica la emisión de las guías de remisión, ingresos de mercadería tanto local como de importación y libro de Kardex.

3. Desarrollar un plan para determinar las mermas en los productos que por sus características son sujetos a volatilidad.

4. Supervisar y evaluar infraestructura de los almacenes y vestuario del personal que garanticen el correcto desempeño de la funciones.

5. Desarrollar coordinaciones necesarias para contar con equipos que garanticen el correcto manipuleo de la carga.

6. Colaborar y coordinar la trazabilidad de las entregas con las empresas contratadas para el transporte de la mercadería.

7. Colaborar en la preparación de la toma de inventarios físicos los cuales se realizan en forma semestral.

8. Reportar anualmente el inventario de productos malogrados para proceder con desecho adecuado en los rellenos sanitarios autorizados.

9. Respetar el reglamento interno de disciplina y comportamiento ético, ejerciendo una labor formativa dentro de los respectivos equipos.

10. Coordinar las compras de insumos, envases y embalajes necesarios para la presentación adecuada de nuestras entregas.

11. Controlar que se cumpla el reglamento de seguridad y salud en el trabajo.12. Desempeñar otras responsabilidades que se le asigne dentro del ámbito de su





Especialización en manejo de

Capacidad para lograr objetivos.

Acreditar 3 años de experiencia.


X




universitaria Almacén.

JEFE DE LUBRICACIÓN


Área de Ventas

Gerente de ventas Supervisor del área de lubricación y a los Técnicos de lubricación.Coordina con el Gerente de Ventas.


FUNCIONES

1. Supervisión Técnica en todo el territorio peruano.2. Control y supervisión del departamento técnico de lubricación.3. Control y supervisión de pruebas de lubricación.4. Control del cumplimiento y desarrollo de las estrategias y tácticas.5. Evaluación constante del desempeño de los vendedores en habilidades de técnicas y

cierre de ventas.6. Prospección y análisis del potencial de nuevos clientes.7. Apoyo en cierre de ventas importantes.8. Seguimiento de negocios importantes.9. Búsqueda de nuevos proyectos para el logro de los objetivos trazados por la empresa.10. Supervisión y apoyo en el lanzamiento de nuevos productos.


RESPONSABILIDADES

1. Presentación de Estrategias y tácticas a la Gerencia de Ventas en la línea de Lubricación.

2. Revisión del plan de ventas.3. Presentar informes de forma periódica a la Gerencia de ventas, de las acciones de los

vendedores.4. Presentar semestralmente a la Gerencia, el desarrollo del plan de ventas.








JEFE DE CREDITOS Y COBRANZAS



Gerencia de Administración y Finanzas


FUNCIONES

1. Evaluación para el otorgamiento de créditos y gestión de cobranzas de facturas y letras a favor de UTECO.


1. Efectuar la entrega de facturas y letras por cobrar a los departamentos de Caja de nuestros clientes en el más breve plazo a fin de evitar retrasos en el pago de órdenes atendidas.

2. Colaborar con la Gerencia de Administración y finanzas en la realización de las cobranzas dentro de los plazos de crédito concedidos a los clientes.

3. Manejo correcto del módulo del Sistema Integrado de Cuentas por cobrar.4. Desarrollar informes indicando el nivel de endeudamiento de los distribuidores locales

que podrían representar riesgo para la empresa.5. Coordinación con los clientes para el recojo de certificados con retención y su

correspondiente archivo.6. Verificación de los abonos de las cuentas corrientes bancarias de los cheques o efectivo

durante el día, mediante la información consignada en los estados de cuentas bancarios que se transmiten al inicio de las labores.

7. Colaborar con el desarrollo de los objetivos estratégicos para el crecimiento de la empresa.

8. Preparación y sustentación de listado de relación de cuentas por cobrar mensual el cual debe verificarse con información que proporciona el Departamento de Contabilidad.

9. Información inmediata a los responsables del proceso administrativo que origine retraso en la cobranza de las facturas o letras hasta lograr la subsanación total del mismo para que continúe el proceso de cobranza.

10. Supervisión del canje de las facturas por letras de los distribuidores así como el seguimiento para su aceptación y envió a descuento o cobranza libre de los bancos. Evaluación de las solicitudes de renovación requeridas por el cliente.

11. Cierre a fin de mes del módulo de cuentas por cobrar y traslado de la información al Departamento de Contabilidad.





Manejo de herramientas


X




universitaria informáticas a nivel usuario.

ASISTENTE DE GERENCIA DE VENTAS


Área de Ventas Gerente General


FUNCIONES

1. Presentación de Estrategias y tácticas a la Gerencia de Ventas que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa.

2. Evaluación constante del desempeño de los vendedores en Objetivos de venta.3. Prospección y análisis del potencial de nuevos clientes.4. Apoyo en las zonas de los vendedores en ausencia.5. Atención a clientes de oficina de Lima y provincias.6. Responsable de la convenciones semestral de ventas.7. Seguimiento de desarrollo de nuevos productos.8. Apoyo a los jefes de líneas en el cumplimiento de sus objetivos de desarrollo.9. Presentar informes semanales a la Gerencia de ventas, de las acciones de los

vendedores en el desarrollo de nuevos productos.10. Presentar mensualmente a la Gerencia, el desarrollo del plan de ventas.11. Búsqueda de nuevos proyectos para el logro de los objetivos trazados por la empresa.12. Supervisión y apoyo en el lanzamiento de nuevos productos.13. Manejo de Marca y creación de nuevos productos.14. Conceptualizar, desarrollar y ejecutar todas las Campañas de Marketing, incluyendo

definición de objetivos, estrategias y elaboración de presupuesto.15. Asistir en la investigación y Desarrollo de nuevas propuestas de negocios, evaluación de

costos, análisis de competitividad, cuantificación de la demanda, proyección de ventas presentación de propuestas, reportes de resultados y elaboración e implementación del plan de marketing.

16. Elaborar los reportes comerciales y estadísticos de ventas.17. Coordinar las actividades y tareas pendientes del área comercial, hacer seguimientos y

cumplir con los plazos acordados para la obtención del material o recursos de marketing y ventas.

18. Apoyar en la organización e implementación de programas, campañas y eventos de marketing manteniendo una excelente coordinación con las demás áreas de la empresa.

19. Apoyar en la prospección de clientes y búsqueda de información comercial.20. Realizar otras funciones que le asigne la Gerencia Comercial.


RESPONSABILIDADES

1. Formular, proponer directivas impartidas por el Directorio, la Gerencia General y la





Gerencia Comercial.2. Priorizar los proyectos con estudios de factibilidad respectivos y desarrollar un

sistema de información con el cliente.3. Desarrollar una base de proyectos para el ordenamiento y seguimiento respectivo.4. Supervisar y evaluar el impacto de los proyectos así como la implementación de los

mismos.5. Desarrollar indicadores de gestión respecto a la eficiencia y desempeño del área.








ASISTENTE DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR


Área de Ventas


FUNCIONES

1. Coordinar, dirigir dentro de sus facultades recibidas, las funciones propias de su puesto.


RESPONSABILIDADES

1. Generar las Órdenes de Compra a los proveedores del Exterior teniendo especial cuidado en la información que se consigna como Incoterms, modalidad de embarque y otros.

2. Realizar las coordinaciones con la Agencia de Aduanas a fin de absolver las consultas técnicas y comerciales de los embarques, que se encuentran en proceso de desaduana miento.

3. Presentación y seguimiento de expedientes de Resoluciones de Intendencia de clasificación arancelaria ante ADUANAS a fin de que la mayoría de los productos que importamos cuenten con este respaldo documentario para evitar cualquier contingencia tributaria.

4. Archivo documentario ordenado de toda la documentación de los pedidos de importación para ser presentado ante una fiscalización aduanera y tributaria.

5. Evaluar constantemente que los costos de importación en los que incurrimos sean los mejores del mercado a través de solicitudes de cotizaciones a Navieras, Consolidadores y Agentes de Carga.

6. Entregar a contabilidad debidamente visado todos los documentos que son de su competencia a fin de determinar correctamente los costos de importación de la empresa.

7. Tramitación de permisos especiales y certificaciones necesarias ante los diferentes organismos como DIGESA, PRODUCE.

8. Apoyo en la elaboración del re pedido (Informe de reposición de inventarios mensual) a la Gerencia de Ventas suministrando información de mercadería que se encuentra en tránsito.

9. Seguimiento directo con visitas al Puerto del Callao para aforar la mercadería y absolver cualquier consulta que el vista de Aduanas formule en el mismo acto.

10. Coordinaciones con los seguros ante un siniestro de la mercadería importada.11. Reportar cualquier retraso o mal servicio que recibimos por parte de nuestros

proveedores del exterior u operadores logísticos de comercio exterior.12. Estudio y evaluación constante de la legislación y modificaciones tributarias en lo

referente a Comercio Exterior a fin de su correcta implementación en nuestros procesos.

13. Respetar el reglamento interno de disciplina y comportamiento ético, ejerciendo una labor formativa dentro de los respectivos requisitos.

14. Coordinar los servicios post venta de los proyectos así como la ampliación de los





proyectos complementarios.



Superior técnica

Superioruniversitaria

Título: Administración Negocios

Internacionales

Curso de actualización en materia tributaria y aduanera.

Manejo del idioma Ingles Técnico

Manejo de herramientas informáticas.


X




ASISTENTE DE CONTABILIDAD



Gerencia de Administración Y Finanzas


FUNCIONES

1. Preparación y entrega previa supervisión de MLV CONTADORES de Estados Financieros en un plazo máximo el 15 del mes.

2. Coordinación con todas las áreas para el cierre correcto de los módulos del sistema integral para la correspondiente transferencia de información a su área.

3. Atención de fiscalizaciones de SUNAT, Ministerio de Trabajo así como solicitudes de reembolso de tributos y modificaciones de RUC etc.

4. Absolución de consultas de índole administrativo tributario a todas las áreas.5. Archivo ordenado de declaraciones juradas y pago de impuestos.6. Brinda información a las Gerencias de indicadores de gestión a fin de evaluar ratios

financieros y entrega de información detallada de las cuentas que conforman los estados financieros.

7. Elaboración de la planilla mensual de trabajadores incluyendo todos los reportes de pagos de AFP, EPS que involucra esta actividad.

8. Colaborar en el desarrollo de los objetivos estratégicos para el crecimiento de la empresa en el desarrollo de proyectos.




RESPONSABILIDADES



Superior técnicaSuperioruniversitariaTítulo: Contabilidad

ASISTENTE DE FACTURACIÓN


X







FUNCIONES

RESPONSABILIDADES

1. Manejo correcto del módulo de facturación que involucra emisión y archivo de facturas de la copia emisor.

2. Programar el cierre del mes a fin de trasladar información al departamento de contabilidad para el reporte Registro de Ventas.

3. Manejo de caja chica que cubre los gastos de la oficina de Ate.4. Revisar a detalle lo indicado en las órdenes de compra de los clientes para evitar tener

errores en la facturación.5. Coordinar adecuadamente con la jefatura de almacén y de créditos y cobranzas para

brindar atención rápida y eficiente a los clientes.6. Control a nivel de sistemas de las facturas emitidas que son enviadas a la Jefatura de

cobranza para su respectivo seguimiento.7. Coordinar con el área contable para la inclusión del correcto porcentaje de la

detracción en las facturas.8. Revisión diaria del portal B2mining para descargar órdenes de compra y darles la

aceptación respectiva.9. Consolidar documentación adjunta completa, al comprobante de pago para evitar

rechazos por parte del cliente.10. Velar porque se lleven correctamente la contabilidad de la empresa, autorizar los

estados financieros y someterlos a consideración del Directorio.








ASISTENTE DE SISTEMAS




FUNCIONES

RESPONSABILIDADES1. Análisis, diseño, implantación y administración de Sistemas de Información, basado en

los requerimientos de los usuarios de las áreas administrativas a través de proyectos propuestos a Gerencia.

2. Soporte informático en las secuencias de proceso que no estén resueltos por nuestro proveedor del Sistema Comercial y coordinar con él sobre nuevos requerimientos solicitados por las áreas de la empresa.

3. Formulación y elaboración de documentación técnica para los usuarios finales acerca de los procesos internos, nuevas aplicaciones e información en general.

4. Información inmediata ante la detección de problemas, inconsistencias y/o retrasos que afecten el normal desempeño de los procesos internos.

5. Asesoría y Capacitación a los diferentes usuarios en el manejo de los sistemas internos y en el uso de herramientas informáticas.

6. Apoyo al Área Contable en los procesos de: Liquidación de Impuestos, Carga de Costeos Mensuales y Generación de Kardex en sus diferentes modalidades, revisión física de documentos.

7. Elaboración de diferentes reportes según el Área solicitante.8. Nivel Funcional9. Seguimiento dentro del Proceso de Compras y reposición de Stock (Repedido).10. Desarrollo (Programación) de nuevas aplicaciones, según los levantamientos de

información realizados a nivel administrativo.11. Administración de la base de datos de la empresa (Seguimiento a los Backups, restores,

procedimientos, asignaciones a nivel de usuario, niveles de seguridad, actualizaciones diversas).

12. Presentación y recomendación (propuestas) de nuevas tecnologías que serían provechosas dentro de la organización.

13. Apoyo en el proceso de análisis, diseño y programación de soluciones complementarias dentro de nuevos proyectos manejados con el Área de Proyectos y Representaciones.

14. Asesoría informática en general.



Superior técnica





Superioruniversitaria

ASISTENTE DE SOPORTE TECNICO




FUNCIONES

RESPONSABILIDADES

1. Soporte y Mantenimiento a nivel de Hardware y Software de los Equipos de cómputo y Periféricos.

2. Asistencia Técnica a usuarios en el uso y manejo de programas.3. Soporte y manejo de los equipos de comunicación de voz y datos (manejo de la central

telefónica y de los equipos de la red interna).4. Backups de la Información de las Pc’s y Servidores de la empresa (correos y archivos de

los usuarios).5. Ejecución de los Backups / Restauración de la Base de Datos (Softcom, Concar,

Repedido y Ventas On Line).6. Actualización de los Sistemas de Repedido y Ventas On Line.7. Administración y Manejo del Dominio de la red UTECO (Gestión y administración de

usuarios y recursos de la red Uteco a través del Directorio Activo).8. Administración de los correos a nivel servidor (administración de cuentas, filtros,

antispams, etc.).9. Administración de los servicios de seguridad interna y externa a través de los servidores

Proxy y Firewall.10. Control e inventarios físicos de los equipos de cómputo y accesorios.11. Apoyo en el análisis y desarrollo de proyectos internos.




AUXILIAR DE ALMACÉN







Jefe de Almacén


FUNCIONES

RESPONSABILIDADES

1. Recepción, verificación y ordenamiento de mercadería.2. Verificación, toma de fotos y rotulado de mercadería Manitowoc.3. Apoyo y soporte técnico en la corrección y resane de piezas con daños simples.4. Preparación de mercadería, embalaje y despacho.5. Preparación de etiquetas para grasas y aceites.6. Trasegado de lubricantes y limpiadores de grasas.7. Apoyo en la distribución y reparto de mercadería.








AUXILIAR DE COBRANZAS



Jefe de Créditos y Cobranzas.


FUNCIONES

1. Realizar la parte operativa en al gestión de cobranzas, entrega de documentos u trámites administrativos a favor de UTECO S.A.C.


1. Recepciona las guías de remisión así como las facturas para la preparación debida de los documentos que se entregan a los clientes.

2. Realiza la entrega de documentos (facturas, letras por cobrar) a nuestros clientes en el más breve plazo con el fin de evitar retraso en el pago de ordenes atendidas.

3. Colaborar con el Departamento de Créditos y Cobranzas en la realización de las cobranzas de las facturas así como recoger las letras aceptadas por nuestros clientes.

4. Colaborar con el Departamento de Créditos y Cobranzas en el recojo de comprobantes de retención.

5. Realizar los depósitos bancarios de las cobranzas del día.6. Colaborar en el desarrollo de los objetivos estratégicos para el desarrollo de la

empresa.7. Preparación y sustentación de su movilidad, de las gestiones que realiza durante el día

(entrega de documentos, cobranzas, recojo de comprobantes de retención).8. Información inmediata al Departamento de Créditos y Cobranzas si se origina un

problema al momento de dejar documentos, cobranzas, hasta la subsanación total del mismo para que continúe con el proceso que está realizando.






ASISTENTE DE TESORERIA








FUNCIONES

1. Desarrolla actividades de apoyo a la Gerencia de Administración y Finanzas en el control de pagos y administración de valores de la empresa.


1. Verificación diaria de los saldos bancarios para validar los movimientos en cuentas corrientes de la empresa.

2. Recepción y verificación de las facturas de proveedores, registro de obligaciones por pagar (locales) y establecer programas de pagos de acuerdo a vencimientos.

3. Custodia los documentos valorados de la empresa (cheques) y efectuar el giro de cheques que se requieran.

4. Manejo de fondos de caja chica del área administrativa.5. Enviar al área de auditoria la relación de pagos que deben efectuarse a través de

transferencias bancarias.6. Recopilación, verificación y archivo de toda la documentación de sustento de las

operaciones que impliquen movimiento de fondos de la empresa.7. Consolidación de estados de cuentas bancarias.8. Cierre a fin de mes de la Cuenta por Pagar debidamente conciliado y trasladado la

información al departamento de contabilidad.9. Atención a la central telefónica de la empresa.10. Entrega de boletas de pagos mensuales al personal.




Título:

Contador

Manejo de herramientas informáticas a nivel usuario.


X




SUPERVISORES




FUNCIONES

1. Presentación de Estrategias y tácticas a la Gerencia de Ventas que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa.

2. Control del cumplimiento y desarrollo de las estrategias y tácticas. Supervisión de la calidad de los objetivos de desarrollo (Aplicaciones, Charlas Técnicas, Levantamiento de Maquinas, Convenciones, etc.)

3. Evaluación constante del desempeño de los vendedores en habilidades de técnicas y cierre de ventas.

4. Prospección y análisis del potencial de nuevos clientes.5. Apoyo en las zonas de los vendedores en ausencia.6. Atención a clientes de oficina de Lima y provincias.7. Calculo de comisiones.8. Revisión mensual del plan de ventas.9. Responsable de la convenciones semestral de ventas.10. Apoyo en cierre de ventas importantes.11. Seguimiento de negocios importantes.12. Supervisar el formato y dictado de los Cursos y Charlas.13. Dirigir las reuniones semanales de ventas.14. Apoyo a los jefes de líneas en el cumplimiento de sus objetivos de desarrollo.15. Presentar informes semanales a la Gerencia de Ventas, de las acciones de los

vendedores.16. Presentar mensualmente a la Gerencia, el desarrollo del plan de ventas.17. Búsqueda de nuevos proyectos para el logro de los objetivos trazados por la empresa.18. Supervisión y apoyo en el lanzamiento de nuevos productos.


RESPONSABILIDADES












VENDEDOR


Gerencia de Administración y Finanzas


FUNCIONES

1. Presentación de Estrategias y tácticas a la Supervisión de ventas para el logro de los objetivos en el territorio asignado.

2. Cumplimiento con calidad de los objetivos de desarrollo (Aplicaciones, Charlas Técnicas, Levantamiento de Maquinas, Convenciones, etc.)

3. Perfeccionamiento constante de habilidades en técnicas y cierre de ventas.4. Perfeccionamiento constante del conocimiento de productos.5. Investigación constante de las necesidades de los clientes asignados en su territorio.6. Trabajo constante con el personal de sus clientes en el campo para detectar nuevas

aplicaciones e incrementar el consumo de productos.7. Prospección de nuevos clientes.8. Presentación mensual del desarrollo del plan de ventas.9. Seguimiento y cierre de las ventas.10. Presentar informes semanales al Supervisor de Ventas de las acciones realizadas en su

territorio.11. Búsqueda de nuevos proyectos para el logro de los objetivos trazados en su territorio.12. Incrementar el uso de los productos actuales.13. Introducir nuevos productos.14. Mantener excelentes relaciones con toda persona que está involucrado en el proceso

de ventas de sus clientes.

RESPONSABILIDADES




VII. REGISTROS

No aplica.


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PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y … MOF... · Web viewRespetar el reglamento interno de disciplina y comportamiento ético, ejerciendo una labor formativa dentro de los respectivos