Presented by: Kristi A  Gutierrez CCS P  CPC  CEMCPresented by: Kristi A. Gutierrez CCS‐P, CPC, CEMC

ObjectiveUnderstand the documentation and coding requirements for different types of preventive services as required by CPT and CMS (Center for Medicare and as required by CPT and CMS (Center for Medicare and Medicaid Services)

AgendaAgenda

Standard Preventive visitPreventive visit with a problem‐oriented servicePreventive visit for a Medicare patient

Initial Preventive Physical Exam (IPPE)Medicare’s covered preventive screening services

Preventive counseling visitl lPre‐op Dental Clearance visit

Standard Preventive VisitStandard Preventive Visit(99381‐99397)

S l d b d      d N    E bli h d  iSelected based on age and New or Established patientPreventive Medicine codes reflects an age and gender appropriate;    appropriate;    

Comprehensive H & P exam,  history pertinent risk factorsCounseling/anticipatory guidance/risk factor reductionOrdering of appropriate immunizations or lab/diagnostic procedures included

Actual performance of these services should be billed separatelyp p y

Management of insignificant problemsSuch as  prescription renewal for allergy meds or discussion about status of stable chronic conditions that don’t require additional workstatus of stable chronic conditions that don t require additional work

Well Visit ‐ CPT Codes

New Patient

Established Patient

Age < 1 99381 99391

Age 1‐4 99382 99392

A   8Age 5‐11 99383 99393

Age 12‐17 99384 99394

Age 18‐39 99385 99395g 39 993 5 99395

Age 40‐64 99386 99396

Age 65+ 99387 99397

Preventive visit with a ProblemPreventive visit with a Problem Oriented service

P ti t  t   i ifi t   l i t       Patient presents significant new complaint or new or established chronic condition during preventive visit

• Requires additional work to perform key components of E/M serviced d l k• History, Exam and Medical Decision Making

Problem oriented service should be clearly documented and distinct from the preventive visit Submit office visit E/M codes (99201‐99215)with modifier 25  in addition to the preventive service

Based on the additional work performed to evaluate the problemDiagnostic tests or additional services provided should be billed separatelyLink appropriate ICD‐9 code to applicable CPT

In order to distinguish between preventive and problem oriented services

The Preventive E/M visit with a ProblemThe Preventive E/M visit with a Problem Oriented service: Example

Preventive visit for Medicare patient(G0402)

Initial Preventive Physical Exam (IPPE )  click here for Quick Reference GuideEligible within first 12 months after Part B Medicare coverage begins  

Once in a lifetime benefitOnce in a lifetime benefit7 Components of IPPE

1.Review medical and social history, 2 Potential risk factors for depression  2.Potential risk factors for depression, 3.Functional ability and level of safety4.Physical Exam 5.End‐of‐Life planning6.Education, counseling, and referral based on previous five components7.Education, counseling and referral for other preventive services 

Medicare does not provide coverage for routine physical examsMedicare does not provide coverage for routine physical examsAfter the 12 month Medicare Part B enrollment period

Medicare covered screening servicesMedicare covered screening services

Screening services that are covered in absence of an ll dillness, disease, sign or symptom

Screening  pelvic and breast examPSAPSAColorectal Cancer ScreeningScreening MammographyScreening Pap testsDiabetes Screening Cardiovascular Disease ScreeningCardiovascular Disease ScreeningMany more , see handout: Medicare’s Quick Reference Guide

Provides Billing codes and Frequency of services

Preventive Counseling VisitPreventive Counseling Visit

Preventive Medicine, Individual counselingPreventive Medicine, Individual counselingand/or risk factor reduction    (99401‐99404)

Focus of a separate visit (from Preventive Medicine visit)May be reported separately from E/M service (99201‐99215) 

Risk factor reduction used for persons without a specific Risk factor reduction used for persons without a specific illnesse.g. Family problems, diet and exercise, injury prevention, dental health, sexual practices, p

Time based codesPreventive Medicine, Group counseling (99411‐99412)

b d dTime based codes  

Preventive Counseling Visit tPreventive Counseling Visit ‐ cont

Behavior Change Interventions, Individualg• Persons who have a behavior that is often considered an illness itself

Smoking and tobacco use cessation (99406‐99407)Smoking and tobacco use cessation (99406 99407)Alcohol  and/or substance (other than tobacco) abuse structured screening  (eg. AUDIT, DAST), and brief intervention services  (99408 99409)intervention services  (99408‐99409)• Involve specific interventions 

• Assessing readiness for change, barriers to changeAd i i   h  i  b h i• Advising change in behavior

• Assist by providing specific suggested actions• Motivational counseling and arrange for services and follow‐upTi b d  dTime‐based codes

Pre op Dental Clearance visitPre op Dental Clearance visit

How do we bill for this type of service?Bill this as a consult (99241‐99245)

Follow consultation guidelinesI di   h   d  h   f l  d  hIndicate who requested the referral and whyWritten report to the requesting physician or appropriate source with consultants opinion and any services that were d d    f dordered or performed

SummarySummary

Preventive medicine coding varies by type of visitPreventive medicine coding varies by type of visitStandard preventive visits are selected based on age and if patient is New or EstablishedHow and when to document and code a problem oriented visit with a preventive medicine visitCriteria for Medicare preventive visits vs  covered Criteria for Medicare preventive visits vs. covered screening servicesPreventive counseling services (separate from Preventive medicine visit) are time based medicine visit) are time based Pre‐op dental clearance visits are billed  and documented as consultations

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