Integrando Comercio Electrónico y Automatización de Facturas de Proveedores

El Objetivo: Automatización de Facturas

La automatización de facturas es un componente clave del “Programa de Optimización del Proceso de Compras” llevado a cabo por Bacardí, cuyo objetivo es reducir costes introduciendo eficiencias a lo largo de todo el proceso de aprovisionamiento.

Background

El volumen de facturas de proveedores procesadas en SAP aumenta exponencialmente cada

año. La consolidación de un centro de servicios compartidos, las nuevas herramientas y

tecnologías permiten realizar mejoras de proceso que consiguen una notable reducción de

costes.

2012 2013

125436

265315

Facturas de Proveedores procesadas en SAP Reducción del coste por factura Reducción del tiempo entre recepción de factura y su

liberación para pago Reducción de excepciones de factura desde el origen Incremento de contabilización automática de facturas

(Touchless Invoicing) Reducción del tiempo empleado en dar respuesta a las

consultas de proveedores Potenciar la colaboración con proveedores

Ob

jeti

vo

s

“Me fui ilegalmente, en un barco, sin ningún pasaporte”

Facturas no recibidas directamente en el departamento de Cuentas a Pagar

Facturas recibidas/escaneadas con retraso

Retraso en el pago a proveedores

Facturas sin referencia a pedido de compra

Fallos en la entrada manual de datos o en la extracción de datos (OCR)

Gran número de facturas pendientes de procesar

Alto número de excepciones en facturas

Alto grado de intervención manual (ratio de facturas contabilizadas automáticamente mejorable)

Los Retos

“El día que el Murciélago vuelva a casa, nosotros lo haremos también”

La Oportunidad

Facturas recibidas directamente en Cuentas a Pagar

Facturas recibidas en menos de 24 horas

Calidad del dato garantizada (Legal, impositiva, acorde al pedido de compras)

Reducción de errores por introducción manual de datos o fallos en la extracción del OCR

Incremento del ratio de facturas contabilizadas automáticamente (touchless invoicing)

Múltiples beneficios para los proveedores (conocimiento del estado de la factura en tiempo real, factura

electrónica legal, eliminación de archivo físico)

Factura Electrónica, una solución para afrontar todos los retos.

“En la Habana, tuvimos una vida nocturna muy activa”

Selección de la Solución Opciones Tradicionales

XML en emailPDF en emailEDI via AS2

XML UBL

Plataforma de Envío

Opción 1 para recepción de Factura Electrónica

PDF en email

EDI via AS2

XML en email

XML UBL

Proveedores

Opción 2 para recepción de Factura Electrónica

¿Y si en lugar de compartir exclusivamente la factura en formato electrónico, participamos en un entorno de comercio electrónico

colaborativo donde intercambiar todos los documentos de la transacción sin papel?

SUPPLIER NETWORK

“Él luchaba por su gente. Luchaba por su familia”

¿Por qué SAP + Ariba + OpenText?

190,000+ Customers

€14.3B 2011 total SAP revenue

63% Of the world’s transaction

revenues touch an SAP system

34 Languages

5M+ Users

900,000+ Companies in 140 countries

$500+M 2012 revenue (est)

$340B+ Commerce conducted annually

“A veces pienso en el murciélago. Creo que vive en el exilio como nosotros…”

Beneficios de una Supplier Network

Acceso web + Email + Integración ERP

Sourcing, Contratos, Catálogos & B2B

Pedidos de compra (creación y cambio)

Confirmación de pedidos

Notificación de envío

Facturas pre-comprobadas

Estado de Facturas

Descuentos iniciados por el comprador

Descuentos iniciados por el proveedor

Gestión de cuentas de proveedores

“Él creía que la gente debería ser completamente libre…”

¿Por qué una Supplier Network?

Plataforma de envío &

solución de escaneo

Papel & EDI

Smart Hub

Factura Legal

Correo postal, email, fax, EDI

Workflow OK

NO OK Abono

Factura Legal

Comprobación del Sistema Workflow

OK

NO OK Abono

NO OK

Factura Legal

Smart Hub + Reglas de Negocio

Workflow OK NO OK

“Muchas personas en Cuba en ese momento no sabían escribir ni leer…”

Benchmarks de Factura Electrónica

Estos resultados son estadísticos, basados en casos de escenarios reales de facturas

procesadas por FTE conseguidos por clientes de

Ariba

Número de facturas por FTE por año

Se puede pasar de 7.500 facturas/FTE

a 35.000 facturas/FTE

“Claro que Bacardí era conocido como una bebida feliz…”

Impacto de Comercio Electrónico en factura Electrónica

Reducción de Excepciones en Factura de Transacciones Electrónicas

30%

Now Year 2 Year 4

Beneficio de la Factura Electrónica en la Reducción de Excepciones

15%

Beneficio añadido a la eFactura cuando se utiliza un ePO

3%

“Deben de haber sido, miles y miles de personas…”

Implementación de la Solución Mapa de Sistemas de Compras de Bacardí antes de implementar Ariba

SAP SRMCompras Indirectas

SAP MMCompras Directas

Factura de Proveedor

Pedido de Compra

SAP Invoice Management by aaaaaaaaa Gestión de Facturas de Proveedores

Cre

ació

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edid

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de

Co

mp

ra

Rec

epc

ión

de

Fac

tura

s

Envío al proveedor

(Papel/PDF)

“Nunca había existido algo así en Estados Unidos…”

Implementación de la Solución Documentos Compartidos con el Proveedor vía Ariba

Documentos enviados

Pedido de Compra

Estado de Factura

Documentos Recibidos

Confirmación de Pedido

(opcional)

Notificación de envío

(opcional)

Factura

Abono

Ariba Network Proveedores Bacardí

“Preparaba pequeñas botellas de BACARDI y les ponía un paracaídas…”

Implementación de la Solución Mapa de Sistemas de Compras de Bacardí después de implementar Ariba

SAP SRMCompras Indirectas

SAP MMCompras Directas

Pedido de Compra

SAP Invoice Management by

Gestión de Facturas de Proveedores

Cre

aci

ón

de

Ped

ido

s d

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om

pra

Rec

epc

ión

de

Fac

tura

s

Pedido de Compra

Factura

Proveedores

Bacardi SAP PI

Ariba Network Adapter

Message Mapping

Data Transfer Data

Translation

“Me detuvieron en la puerta y me ordenaron abrir el maletero…”

+85 Filtros y Reglas

de Negocio

aplicadas en Ariba

Facturas con Pedido Facturas de Contrato

Facturas sin Pedido Envío masivo de facturas

Facturas de Pedido Abierto

Ariba Network

Supplier Name / ID

Bill To / Ship To

VAT / GST ID’s

Invoice Number

Non-PO Contact

PO Number

Remit Access

Currency

Price Variance

Unit of Measure

PO Line Reference

Receipt

Consumption Variance

Total Amount

Sub Total Amount

Contract Compliance

Tax Code Compliance

Line & Header Tax

ERP

ERP

ERP

PR

OV

EED

OR

PR

OV

EED

OR

PR

OV

EED

OR

AS2

EDI

HTML

Paper

cXML

Email

CSV

“Después de siete días en altamar llegamos a Miami…”

SAP Invoice Management by OpenText

Comment Trigger workflows Post invoices

Reconocimiento de Factura

Colaboración & Monitorización

Completar Factura

Verificación de Factura

ERP (FI/AP)

Pago

SAP Invoice Management

UMWANDLUNG

4. GESTIÓN

EXCEPCIONES 5. APROBAR

Automated reconciliation and posting

6. PAGAR

Interpretation (OCR)

Transform

Entrada papel (incoming mail /

fax)

1. PREPARAR

Scanning

Archiving

Block workflows Duplicate Check

1+2. RECEPCIÓN E-INVOICE

E-INVOICING

Facturas Ariba Network 3. VERIFICAR &

COMPLETAR

2. TRANSFORMAR

Actualización de estado de factura en Ariba

“Sin dinero, sin familia, sin nada…”

Gracias a SAP Invoice Management by OpenText, para los usuarios el tratamiento de la factura sigue siempre un mismo proceso independientemente de su origen. Formato de visualización PDF

adjunto también en facturas electrónicas

Mismas reglas de negocio y automatismos

Mismos roles para el tratamiento de excepciones

3-Way-Match en Bacardí

PO

Inv GR

Precio

Cantidad

Item

Precio Factura Precio Pedido

Cantidad Factura Cantidad Recibida (GR)

= =

“Había muchos murciélagos y eran murciélagos de la fruta…”

Contabilización Automática de Facturas ¿Cómo impacta Ariba+OpenText en la contabilización automática de facturas?

Calidad del dato: todos los datos de la factura, tanto de cabecera como de posición, son 100%

confiables.

3-way-match: gracias a las reglas establecidas, en Ariba primero y OpenText VIM después, estamos

seguros de que el precio de la factura se corresponde con el del pedido.

Todas las líneas de factura vienen referenciadas directamente a un pedido/posición concretos.

Reducción de excepciones en VIM en un:

Aumento de contabilización automática: 27% “Él sabía que estaba peleando por su país… ”

“Sabía que estaba peleando por su gente y que peleaba por su familia…”

Ruegos

Preguntas