RANCANGBANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN PIUTANG DAGANG PADA PT.

WORLD ENGINEERING

Dion Praisa Setiawan 1)

1) Jurusan Sistem Informsai, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya,

Email: dionz_praiza@yahoo.co.od

Abstract: PT. World Engineering is a company engaged in the field of manufacturing iron building with the level of complexity of the customer and the amount of the transaction. constraints on PT. World Engineering is not yet there is a system that is able to regulate the granting of accounts receivable to the customer, so that many customers can continue to make purchases on credit even though the customer has had its accounts receivable with large numbers. Of the problems above, needed an information system that can manage the customer data that make purchases, store data on purchases of customers, to manage the granting of the accounts receivable to the customer. Of the solutions above, accounts receivable management system were underway. The system is capable of managing sales data until it becomes receivable effort, keep customer data, administers the credit limit to the customer, and provide reports required by the manager in controlling accounts receivable companies thereby reducing the occurrence of nonperforming receivables.

Keyword: PT.World Engineering, Credit Sales, Accounts Receivable Customers

Setiap perusahaan memiliki kebijakan

penjualan tunai maupun kredit yang berbeda-

beda, sebagian besar perusahaan yang bergerak

di bidang industri manufaktur penjualannya

dilakukan secara kredit kepada konsumen

dalam rangka meningkatkan volume penjualan.

Perusahaan berharap dengan pemberian kredit

dapat meningkatkan jumlah pelanggan, yang

secara tidak langsung berpengaruh terhadap

peningkatan perolehan laba. Dalam persaingan

dunia bisnis yang semakin ketat, pemberian

piutang tetap diperlukan dan tidak mungkin

untuk dihapuskan keberadaannya.

PT. World Engineering merupakan

perusahaan yang bergerak di bidang industri

manufaktur besi bangunan dengan tingkat

kompleksitas pelanggan dan jumlah transaksi

yang tinggi. Seperti perusahaan manufaktur

lainnya, PT. World engineering mendapatkan

pemasukan melalui penjualan. Oleh karena itu

perusahaan ini mempunyai banyak pelanggan

sehingga tentu saja terjadi banyak transaksi

penjualan baik secara tunai maupun secara

kredit. Proses penjualan kredit yang terdapat

di dalam perusahaan adalah Pelanggan

melakukan pembelian dan membayar uang

muka, kemudian sisa dari pembayaran itu

1

akan di bayarkan secara berkala selama

jangka waktu yang di tentukan, pelanggan

juga memilih dalam metode pembayaran bisa

melalui uang tunai, transfer bank, atau melalui

giro. Pada saat tanggal akan jatuh tempo

perusahaan menerbitkan surat tagihan untuk

di kirimkan kepada perusahaan yang

mempunyai hutang.

Dari proses di atas dapat dilihat bahwa

kendala yang terdapat pada PT. World

Engineering ini adalah belum terdapat sebuah

sistem yang mampu mengatur pemberian

piutang kepada pelanggan, sehingga banyak

pelanggan yang dapat terus melakukan

pembelian secara kredit meskipun pelanggan

tersebut telah mempunyai piutang dengan

jumlah yang besar. Dari data yang didapat,

pada Tahun 2009 - 2010 tecatat piutang yang

masuk dalam kategori piutang macet adalah

sebesar Rp 340.000.000 atau sekitar 15% dari

jumlah piutang keseluruhan yaitu Rp

1.930.000.000. Akan tetapi pelanggan-

pelanggan yang memiliki piutang tersebut

tetap dapat melakukan pembelian secara

kredit yang tentu saja akan menambah jumlah

piutang yang dimilikinya.

Dari permasalahan di atas, maka dibutuhkan suatu

sistem informasi yang dapat mengelola piutang

pelanggan dan mengatur pemberian piutang kepada

pelanggan, sistem informasi yang mampu

menangani data pelanggan dan memberikan limit

kredit pelanggan, sistem informasi yang dapat

menerima pesanan pelanggan dan menentukan

pelanggan mana yang di setujui berdasarkan jumlah

limit kredit dan sejarah piutang pelanggan, sistem

informasi yang nantinya dapat memproses

penjualan dan mencatat piutang pelanggan, dan

sistem yang dapat memberikan laporan tentang

piutang yang belum jatuh tempo, piutang yang

sudah atau yang belum terbayar, laporan umur

piutang, dan laporan pelanggan mana saja yang

masuk dalam kategori piutang macet.

LANDASAN TEORI

Piutang

Piutang adalah aktiva atau kekayaan yang

timbul sebagai akibat dari dilaksanakannya

penjualan kredit (Farah margaretha, 2011). Tujuan

perusahaan melakukan penjualan secara kredit

ialah untuk meningkatkan penjualan, meningkatkan

laba, dan menghadapi pesaing.

2.5 Pengelolaan Piutang

(Kuswadi,2004), menyatakan bahwa piutang

adalah kekayaan perusahaan (aktiva lancar) yang

timbul sebagai akibat dilaksanakannya kebijakan

pejualan kredit. Hampir setiap jenis barang saat ini

dapat di beli secara kredit. Rumah, mobil, alat-alat

elektronik, bahkan biaya kuliah pun dapat

diperoleh secara kredit. Dengan menjual secara

kredit, perusahaan akan memiliki piutang. Alasan

perusahaan menjual barang hasil produksi atau

2

barang dagangan secara kredit karena penjulan

secara kredit tersebut merupakan suatu upaya untuk

meningkatkan (atau untuk mencegah penurunan)

penjualan. Dengan penjualan yang semakin

meningkat, diharapkan laba juga akan meningkat.

Semakin besar proporsi dan jumlah penjualan

kredit, semakin besar pula piutang yang dimiliki

perusahaan, apalagi hal-hal lain tetap.

Dimaksudkan dengan hal-hal lain adalah apabila

para langganan tidak merubah kebiasaan mereka

dalam melunasi hutang mereka.

Piutang juga menimbulkan berbagai biaya

bagi perusahaan, untuk itu perusahaan perlu

melakukan analisis ekonomi tentang piutang yaitu

analisis yang bertujuan untuk menilai apakah

manfaat memiliki piutang lebih besar ataukah lebih

kecil dari biaya, apabila diperkirakan bahwa

manfaatnya lebih besar, maka secara ekonomi

pemilikan piutang (atau penjualan kredit) tersebut

dibenarkan. Menurut (Husnan Suad., Pudjiastuti

Enny, 1994) analisis terhadap piutang menyangkut

perbandingan antara manfaat dan pengorbanan.

Sejauh manfaat diharapkan lebih besar dari

pengorbanan, suatu keputusan dibenarkan secara

ekonomi.

Besar kecilnya piutang yang dimiliki oleh

perusahaan di samping dipengaruhi oleh kondisi

perekonomian pada umumnya, juga dipengaruhi

oleh kebijaksanaan perkreditan yang ditentukan

oleh perusahaan.

(Husnan Suad, 1991), menyatakan faktor-

faktor yang harus dipertimbangkan dalam

kebijaksanaan perkreditan tersebut adalah:

1. Standar kredit atau kualitas langganan yang

akan diperkenankan memperoleh kredit

2. Jangka waktu kredit, yaitu berapa lama

seorang langganan yang membeli secara

kredit harus sudah membayar hutangnya.

Cara lain pada prinsipnya ditempuh dengan

memperpanjang waktu kredit dengan harapan

agar penjualan bisa meningkat. Karena yang

ditingkatkan hanyalah jangka waktu kredit,

maka umumnya resiko tidak terbayarnya

piutang tidak banyak berubah.

3. Potongan (“Discount”) yang diberikan kepada

para langganan

Piutang adalah klaim terhadap pelanggan

dan yang lain atas uang, barang atau jasa (Kieso

& Weygandt, 1995). Untuk tujuan laporan

keuangan, piutang diklasifikasikan baik sebagai

lancar (jangka-pendek) atau tidak lancar (jangka

panjang).

1. Piutang Lancar diperkirakan dapat ditagih

dalam waktu satu tahun atau dalam satu

siklus operasi, mana yang lebih panjang.

2. Piutang tak lancar merupakan piutang yang

selain piutang lancar diatas

Piutang selanjutnya diklasifikasikan di neraca baik

sebagai piutang dagang atau bukan dagang.

3

Piutang usaha adalah jumlah yang

terhutang oleh pelanggan untuk barang dan jasa

yang diberikan sebagai bagian dari operasi bisnis

yang normal. Piutang usaha, biasanya yang paling

besar yang dimiliki perusahaan dapat

disubkualifikasikan menjadi piutang dagang dan

wesel tagih.

1. Piutang dagang adalah janji lisan dari

pembeli untuk membayar barang dan jasa yang

dijual, biasanya dapat ditagih di dalam waktu

30 sampai 60 haridan merupakan “Piutang

terbuka” yang berasal dari perluasan kredit

jangka pendek

2. Wesel Tagih adalah janji tertulis dari

pembuatnya untuk membayar jumlah uang

tertentu pada tanggal tertentu di masa depan dan

dapat timbul dari penjualan, pendanaan, atau

transaksi lain. Wesel bisa jangka pendek atau

jangka panjang.

Kebijaksanaan kredit

Menurut J.Fred Weston,dkk (1986:203)

jumlah piutang ditentukan oleh volume penjualan

kredit dan rata-rata waktu antara penjualan dan

penagihan atau rata-rata jangka waktu penagihan

rata-rata jangka waktu penagihan sebagian

tergantung pada kondisi perekonomian dan

sebagian lagi pada faktor-faktor yang bisa

dikendalikan yaitu variable kebijaksanaan kredit.

Variable utama kebijaksanaan itu mencakup

standart kredit, persyaratan kredit, dan

kebijaksanaan penagihan.

Standart kredit

Merupakan standart yang menetapkan

kemampuan keuangan minimum dari calon

pelanggan agar dapat memperoleh pembelian

secara kredit. Penetapan standart kredit

memerlukan pengukuran atas kualitas kredit

(Credit Quality), yaitu probabilita terjadinya

penunggakan oleh pelanggan.

Menurut Farah Margaretha (2011:53) Metode yang

digunakan perusahaan untuk mengukur kualitas

kredit

a. Five Cs of Credit

- Karakter (Character), merupakan penelitian

atas kepribadian pelanggan yang

menunjukkan kemungkinan bahwa pelanggan

secara jujur dan sadar mau memenuhi

kewajibannya.

- Kemampuan (Capacity), merupakan

penelitian subjektif atas pelanggan untuk

membayar kredit beserta bunganya tepat pada

waktu yang telah disepakati. Alat ukurnya

adalah catatan prestasi bisnis yang telah

dilengkapi dengan pengamatan langsung di

pabrik/kantor pelanggan.

- Modal (Capital), merupakan penilaian

kekuatan finansial yang dilengakapi oleh

pelanggan. Alat ukurnya adalah laporan

keuangan.

4

- Jaminan (Collateral), merupakan bentuk

aktiva yang diberikan oleh pelanggan sebagai

jaminan keamanan atas kredit yang diberikan.

- Kondisi (Conditions), merupakan

gambaran/dampak perubahan kondisi

perekonomian secara umum maupun industri

terhadap kemampuan pelanggan untuk

memenuhi kewajibannya.

Umur piutang (Aging Schedule)

Menurut Farah Margaretha (2011:55) Aging

Schedule adalah laporan yang menunjukkan umur

piutang dengan memberikan persentase pada

kelompok piutang yang belum jatuh tempo dan

kelompok piutang yang jatuh tempo melewati

periode tertentu. Sedangkan menurut J. Fred

Weston (1985:216) Skedul (daftar) umur piutang

(aging schedule) menunjukkan presentase piutang

akhir triwulan menurut kelompok umur piutang.

Yang dimaksud kelompok umur adalah jangka

waktu lamanya piutang terbuka sejak penjualan.

Contoh Tabel umur piutang (Dalam Ribuan

Rupiah)

No.

Nama Debitur Umur Piutang (Hari)

Total

1-30

31-60

61-90

91-120

121-180

181-365

>365

1 PT. Agung

50

25

25

1.0

Sejati 0 0 0 00

2 PT. Abadi

500

600

250

150

1.500

3 Toko Bagus

250

100

200

100

650

4CV. Bayangkara

1.000

1.000

5

Firma Bambang & Co

750

750

6PT. Dosni Roha

100

100

200

7PT. Merdeka

3.280

3.280

8 PT. Maju

500

500

9 PT. Citra

0

10

PT. Margorejo

200

200

11

PT. Simpati

350

350

12

PT. Garuda

5050

13

PT. Merpati

1515

14

PT. Angkasa

50

50

5

15

PT. Lubuk

675

325

135

100

1.235

16

PT. Pelita

340

340

17

Firma Nani Heru

515

515

18

PT. Obor

375

375

19

PT. Sukma

240

240

Total

7.800

2.300

800

550

400

250

150

12.250

Persentase

1%

3%

5%

10%

15%

20%

50%

Sumber: Soemarso S.R. (2004: 341)

Desain pengembangan

Dari analisa permasalahan di atas dapat di

simpulkan bahwa masalah yang di hadapi oleh PT.

World Engineering adalah belum adanya sebuah

sistem yang dapat mengelola dan mengatur

pemberian piutang kredit kepada pelanggan, untuk

mengatasi masalah tersebut maka di dibuat lah

sebuah sistem yang mampu mengelola piutang

pada PT. World Engineering, adapun logika dari

sistem tersebut dapat dilihat dari blok diagram

berikut ini.

Gambar 3.2 block diagram penjualan kredit dan

pemberian piutang

Seperti yang dapat dilihat pada gambar 3.2 di

atas, sistem yang akan dibuat dibagi menjadi 3

bagian yaitu input yang berisi data pelanggan dan

transaksi penjualan, proses yang berisi pencatatan

data penjualan dan piutang usaha, dan output yang

berisi laporan pelanggan yang piutangnya macet,

laporan umur piutang, laporan limit kredit

pelanggan, laporan piutang yang belum terbayar,

laporan piutang yang sudah terbayar, dan laporan

kas masuk.

- Blok Input

Pada blok input ini, setiap transaksi penjualan

data yang pertama kali di masukkan kedalam

sistem adalah data pelanggan yang berisi nama

pelanggan, alamat pelanggan, no telp, saldo

rekening koran. Sistem kemudian menghitung limit

kredit Dari data saldo koran pelanggan dan

menyimpannya dalam sistem. setelah data

pelanggan dan limit kredit pelanggan telah tercatat

6

di dalam sistem, sistem kemudian mendapat

inputan berupa pesanan pelanggan yang kemudian

sistem akan cek ketersediaan nya, apabila barang

tersedia data pesanan kemudian di simpan dalam

database menghasilkan output data pesanan

pelanggan. data pesanan tersebut kemudian di

gunakan sebagai input untuk ACC manager.

- Blok Proses

Pada blok input ini, setiap transaksi penjualan

data yang pertama kali di masukkan kedalam

sistem adalah data pelanggan yang berisi nama

pelanggan, alamat pelanggan, no telp, saldo

rekening koran. Sistem kemudian menghitung limit

kredit Dari data saldo koran pelanggan dan

menyimpannya dalam sistem. setelah data

pelanggan dan limit kredit pelanggan telah tercatat

di dalam sistem, sistem kemudian mendapat

inputan berupa pesanan pelanggan yang kemudian

sistem akanmemeriksa ketersediaan nya, apabila

barang tersedia,system

kemudianakanmemeriksajumlah limit

kreditpelanggandan history piutangpelanggan,

apabilajumlahpesananpelanggantersebutmelebihiju

mlah limit kredit yang dimilikinya,

makapesananpelanggantersebutakan di tolakoleh

system.

Pesananpelangganjugaakanditolakapabilapelanggan

tersebutmemilikipiutang yang

belumterbayarlebihdari 90 hari (piutangmacet)

meskipun limit

kreditpelanggantersebutmasihmencukupiuntukmela

kukanpemesanan.Apabilapesananpelanggantersebu

ttidak di tolakmakapesanan di simpan dalam

database.

- Blok Output

Output yang dihasilkan oleh sistem ini

adalah seperti:

- Faktur penjualan, untuk diberikan kepada

pelanggan sebagai tanda bukti penjualan.

- Surat perjanjian jual-beli, adalah surat perjanjian

tentang pembayaran piutang antara pelanggan dan

perusahaan.

- Surat jalan untuk digunakan sebagai tanda bukti

pengiriman barang kepada pelanggan.

- Laporan piutang yang telah terbayar, adalah

laporan yang berisi piutang mana saja yang sudah

di bayar oleh pelanggan dalam periode tertentu.

- Data Piutang yang akan jatuh tempo, laporan ini

digunakan oleh bagian penagihan untuk

mengirimkan tagihan kepada pelanggan yang akan

jatuh tempo 1 minggu kemudian.

- Laporan piutang pelanggan yang macet,

digunakan untuk melaporkan kepada manager

piutang pelanggan mana saja yang belum terbayar

lebih dari 90 hari dari tanggal jatuh tempo.

7

- Kartu piutang, digunakan untuk memberikan

informasi kepada pelanggan tentang piutang yang

dimiliki.

- Laporan umur piutang adalah laporan yang

digunakan untuk mengelompokkan piutang

berdasarkan jangka waktu sejak dicatatnya

transaksi penjualan sampai dengan tanggal jatuh

temponya supaya perusahaan dapat mengetahui

jumlah uang yang akan di dapat pada bulan-bulan

berikutnya.

- Laporan limit kredit pelanggan untuk melihat

daftar limit kredit pelanggan.

- Laporan kas masuk untuk melihat jumlah

pemasukan dari piutang dan penjualan tunai.

Data flow diagram

Data Flow Diagram (DFD)

menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam

sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan

terlihat arus data yang mengalir dalam

rancangbangunsistempengelolaan piutang ini.

Context Diagram

Pada context diagram ini terdapat 3 (tiga)

exsternal entity yaitu pelanggan, manager, dan

bagian penagihan. Tanda panah menuju ke sistem

menunjukan aliran data yang diberikan oleh

external entity kepada sistem, sedangkan tanda

panah dari sistem menuju external entity

menunjukan aliran data yang diberikan oleh sistem

kepada external entity.

Gambar 3.4 Context diagram sistem

informasi pengelolaan piutang pada

PT.World Engineering

HASIL DAN PEMBAHASAN

Menu Utama

Pada form utama terdapat beberapa menu

yaitu menu login, master, transaksi, ACC Pesanan,

dan laporan. Form utama rancang bangun sistem

informasi pengelolaan piutang dapat dilihat pada

gambar 4.1.

Gambar 4.1 Form Menu Utama

Pada bagian sebelah atas pada form ini

terdapat menu yang merupakan navigasi utama

pada aplikasi. Didalam menu terdapat beberapa

8

sub menu yang berfungsi untuk menampilkan

proses-proses yang akan dilakukan.

Form Master Pelanggan

Form master pelanggan digunakan untuk

melakukan maintenance data Pelanggan seperti

menyimpan data Pelanggan atau mengubah data

pelanggan. Pada form master pelanggan ini

memberikan informasi data-data pelanggan.

Gambar 4.2 Form Master Pelanggan

Form Penentuan Debitur

Form penentuan debitur digunakan untuk

menentukan pelanggan tersebut layak menjadi

debitur atau tidak dan menghitung limit kredit yang

akan diberikan.

Gambar 4.3 Form Penentuan Debitur

Form Transaksi Pemesanan

Form Transaksi Pemesanan digunakan

untuk menyimpan data pesanan pelanggan. Pada

form pemesanan ini memberikan informasi data-

data pesanan pelanggan.

Gambar 4.4 Form Pemesanan

Form Penjualan

Form penjualan digunakan untuk

menyimpan data transaksi penjualan. Pada form

penjualan ini memberikan informasi data-data

penjualan tunai dan penjualan kredit.

9

Gambar 4.10 Form penjualan Kredit

Form Cetak Laporan Umur Piutang

Form cetak laporan umur piutang

digunakan untuk mencetak data omor piutang. Pada

form laporan pembelian ini memberikan informasi

data-data umur piutang dari piutang yang dimiliki

perusahaan.

Gambar 4.15 Form Cetak Laporan Umur

Piutang

Kesimpulan

Setelah dilakukan analisis, perancangan

sistem dan pembuatan aplikasi Rancang Bangun

Sistem Informasi Pengelolaan Piutang pada PT.

World Engineering ini serta dilakukan evaluasi

hasil penelitiannya, maka dapat diambil kesimpulan

sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Pengelolaan Piutang ini

telah dapat menghasilkan laporan-laporan

yang dibutuhkan oleh management

2. Sistem Informasi Pengelolaan Piutang ini

mampu menyimpan Data Pelanggan dan

menentukan Limit Kredit Pelanggan

berdasarkan riwayat piutang pelanggan.

3. Sistem Informasi Pengelolaan Piutang ini

telah mampu membantu mengurangi resiko

terjadinya piutang macet.

Saran

Adapun beberapa saran yang dapat disampaikan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat antara lain:

1. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang

ini dapat dikembangkan sehingga dapat

menangani tidak hanya piutang tapi juga hutang

perusahaan.

2. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang

ini juga dapat lebih dikembangkan lagi

sehingga dapat menghasilkan laporan neraca,

jurnal dan buku besar, dan laporan keuangan

yang lebih lengkap. Sehingga memudahkan

bagian pembukuan.

\

10

DAFTAR PUSTAKA

Farah Margaretha, 2011, Manajemen Keuangan untuk Manajer Nonkeuangan, Penerbit Airlangga, Jakarta.

H.M, Jogiyanto,2001, Analisis Dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis.ANDI,Yogyakarta.

H.M, Jogiyanto,1988, Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, BPFE,Yogyakarta.

J. Fred Weston, Eugene F. Brigham, 1986, Dasar-Dasar Manajemen Keuangan Jilid 1 ,Penerbit Airlangga,Jakarta.

Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Kieso, Donald, E., and Weygandt, Jerry, J., 1995, Akuntansi Intermediate,edisi ketujuh, Binarupa Aksara, Jakarta.

Kuswadi, 2004, Cara Mudah Memahami Angka-Angka dan Manajemen Keuangan bagi Orang Awam, PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta.

Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.

Smith,Jr , Jay M , And K. Fred Skousen, 1989, Akuntansi Intermediate Volume komprehensif, Edisi kedelapan, Penerbit Airlanggan, Jakarta.

Soemarso S.R,2009, Akuntansi Suatu Pengantar ,Salemba Empat, Jakarta.

11