POSLOVNIK KVALITETE QUALITY MANUAL - · PDF fileinstitut za akreditiranje bosne i hercegovine - bata 2012-06-08 institute for accreditation of bosnia and herzegovina - bata poslovnik

INSTITUT ZA AKREDITIRANJE BOSNE I HERCEGOVINE - BATA

2012-06-08

INSTITUTE FOR ACCREDITATION OF BOSNIA AND HERZEGOVINA - BATA

POSLOVNIK KVALITETE QUALITY MANUAL

Issue 15.

Direktor BATA-e Director of BATA

Odjeljak/Section I

Poslovnik kvalitete Quality Manual

Izdanje/issue: 6 Datum/Date: 2012-06-08

Direktor BATA-e: Director of BATA:

Stranica/Page 1/3

OB 001/01

Sadržaj/Contents I SADRŽAJ II LISTA VAŽEĆIH IZDANJA ODJELJAKA III UVOD 1 Predgovor 2 Opće informacije o BATA-i IV DEFINICIJE I SKRAĆENICE 1 Definicije 2 Skraćenice 0 O OVOME DOKUMENTU 1 POLITIKA I CILJEVI KVALITETE 2 NORMATIVNE REFERENCE 2.1 Standardi i ostale publikacije 3 STRUKTURA BATA-e 3.1 Organizacijska struktura 3.2 Stručni kolegij 3.3 Tijela BATA-e i njihovi zadaci i odgovornosti 3.3.1 Savjetodavno vijeće za akreditiranje (SVA) 3.3.2 Komitet za akreditiranje (KA) 3.3.3 Komitet za žalbe (KZ) 3.3.4 Tehnički komiteti (TC) 3.3.5 Ocjenitelji 3.4 Plan raspodjele poslova 3.4.1 Zadaci direktora i zamjenika direktora BATA-

e 3.4.2 Zadaci pomoćnika direktora za kvalitetu 3.4.3 Zadaci pomoćnika direktora za razvoj, planiranje i obrazovanje 3.4.4 Zadaci šefa službe za akreditiranje 3.4.5 Zadaci voditelja postupka (stručni suradnik, viši stručni suradnik, stručni savjetnik) 3.4.6 Zadaci vodećeg ocjenitelja 3.4.7 Zadaci ocjenitelja 3.4.8 Zadaci eksperta 3.4.9 Zadaci tajništva 3.4.10 Služba akreditiranja 3.4.11 Služba za opće, pravne, financijske,

informacijsko – dokumentacijsko – izdavačke

I CONTENTS II LIST OF CHAPTERS’ PERTINENT ISSUES III INTRODUCTION 1 Foreword 2 General Information about BATA IV DEFINITIONS AND ABBREVIATIONS 1 Definitions 2 Abbreviations 0 ABOUT THIS DOCUMENT 1 QUALITY POLICY AND OBJECTIVES 2 NORMATIVE REFERENCE 2.1 Standards and Other Publications 3 BATA STRUCTURE 3.1 Organizational Structure 3.2 Expert Collegium 3.3 Bodies of BATA and Their Tasks and Respon-

sibilities 3.3.1 Advisory Council for Accreditation(SVA) 3.3.2 Committee for Accreditation (KA) 3.3.3 Committee for Appeals (KZ) 3.3.4 Technical Committees (TC) 3.3.5 Assessors 3.4 Work Distribution Plan 3..4.1 Tasks of Director and Deputy Director of

BATA 3.4.2 Tasks of Assistant Director for Quality 3.4.3 Tasks of Assistant Director for Development, Planning and Education 3.4.4 Tasks of the Head of Accreditation Department 3.4.5 Tasks of Case Officers (specialist, senior official, senior adviser) 3.4.6 Tasks of Lead Assessors 3.4.7 Tasks of Assessors 3.4.8 Tasks of Experts 3.4.9 Tasks of the Secretariat 3.4.10 Accreditation Department

Odjeljak/Chapter I



Stranica/Page 2/3

OB 001/01

poslove i računarstvo 4 SUSTAV UPRAVLJANJA 4.1 Opće 4.2 Dokumentacija 4.2.1 Vrste dokumenata 4.2.2 Poslovnik kvalitete 4.2.2.1 Izdavanje Poslovnika kvalitete – Lista

distribucije 4.2.2.2 Revizija – distribucija poslovnika kvalitete 4.2.3 Kontrola dokumenata 4.2.4 Kontrola zapisa o kvaliteti 4.3 Period čuvanja 4.4 Struktura fajli 4.4.1 Opća struktura fajla 4.4.2 Fajle pojedinog procesa akreditiranja 4.5 Procedure sustava upravljanja 5 ODGOVORNOST RUKOVODSTVA 5.1 Obveza rukovodstva 5.2 Orijentacija ka korisniku usluga 5.3 Poslovna politika 5.3.1 Opće 5.4 Odgovornost, ovlaštenje i komuniciranje 5.4.1 Odgovornost i ovlaštenje 5.4.2 Predstavnik rukovodstva za kvalitetu 5.4.3 Interna komunikacija 5.5 Preispitivanje od rukovodstva 5.6 Povjerljivost 5.7 Objavljivanje i informativni sastanci i seminari 5.7.1 Objavljivanje 5.7.2 Informativni sastanci i seminari 6 UPRAVLJANJE RESURSIMA 6.1 Pribavljanje resursa 6.2 Ljudski resursi 6.2.1 Osoblje koje sudjeluje u postupku

akreditiranja 6.2.2 Kvalifikacije i obuka 6.3 Infrastruktura 6.4 Financiranje BATA-e 7 PRUŽANJE USLUGE 7.1 Planiranje pružanja usluge 7.2 Procesi koji se odnose na kupca 7.3 Dizajn i razvoj 7.4 Podugovaranje ocjenjivanja 7.5 Proces akreditiranja

3.4.11 Department of General, Legal, Financial, Information, Documentation, Publishing Af-fairs and Information Technology

4 MANAGEMENT SYSTEM 4.1 General 4.2 Documentation 4.2.1 Types of Documents 4.2.2 Quality Manual 4.2.2.1 Issue of the Quality Manual – Distribution

List 4.2.2.2 Revision – Quality Manual Distribution 4.2.3 Document Control 4.2.4 Control of Quality Records 4.3 Storage Period 4.4 File Structure 4.4.1 General Files Structure 4.4.2 Files of an Accreditation Process 4.5 Management System Procedures 5 MANAGEMENT RESPONSIBILITY 5.1 Management Commitment 5.2 Customer Focus 5.3 Business Policy 5.3.1 General 5.4 Responsibility, Authority and Communication 5.4.1 Responsibility and Authority 5.4.2 Quality Management Representative 5.4.3 Internal Communication 5.5 Management Review 5.6 Confidentiality 5.7 Publishing and Information Meetings and

Seminars 5.7.1 Publishing 5.7.2 Information Meetings and Seminars 6 RESOURCE MANAGEMENT 6.1 Provision of Resources 6.2 Human Resources 6.2.1 Personnel involved in the accreditation

process 6.2.2 Qualification and Training 6.3 Facilities 6.4 Financing of BATA 7 SERVICE PROVISION 7.1 Planning of Service Provision

Odjeljak/Chapter I



Stranica/Page 3/3

OB 001/01

7.5.1 Opće 7.5.2 Kriteriji za akreditiranje 7.5.2.1 Ispitni i kalibracijski laboratoriji 7.5.2.2 Tijela za certificiranje 7.5.2.3 Inspekcijska tijela 7.5.3 Identifikacija i mogućnost praćenja 7.5.4 Vlasništvo korisnika usluga 7.6 Prijenos prava stečenih po osnovu odobrene

akreditacije 7.7 Međulaboratorijska i druga uporedna

ispitivanja 8 MJERENJE, ANALIZA I POBOLJŠANJE 8.1 Monitoring i mjerenje 8.1.1 Mjerenje ostvarivanja planiranih ciljeva 8.1.2 Mjerenje zadovoljstva korisnika usluga 8.1.3 Interni audit 8.2 Rješavanje žalbi i prigovora 8.2.1 Žalbe 8.2.2 Prigovori 8.3 Poboljšanje 8.3.1 Stalno poboljšanje 8.3.2 Korektivna akcija 8.3.3 Preventivna akcija

9 Prilozi 9.1 Zakon o akreditiranju Bosne i Hercegovine

(«Službeni glasnik BiH», br. 19/01) 9.2 Zakon o osnivanju Instituta za akreditiranje

Bosne i Hercegovine («Službeni glasnik BiH», br. 10/02)

9.3 Sustav akreditiranja Bosne i Hercegovine, PD 05-01

7.2 Customer-related Processes 7.3 Design and Development 7.4 Assessment Subcontracting 7.5 Accreditation Process 7.5.1 General 7.5.2 Accreditation Criteria 7.5.2.1 Testing and Calibration Laboratories 7.5.2.2 Certification Bodies 7.5.2.3 Inspection Bodies 7.5.3 Identification and Traceability 7.5.4 Customer Property 7.6 Transfer of Rights Acquired on the Basis of

Accreditation 7.7 Interlaboratory and Other Comparison Testing 8 MEASUREMENT, ANALYSIS AND

IMPROVEMENT 8.1 Monitoring and Measurement 8.1.1 Measurement of the achievement of planned objectives 8.1.2 Customer Satisfaction Measurement 8.1.3 Internal Audit 8.2 Dealing with Appeals and Complaints 8.2.1 Appeals 8.2.2 Complaints 8.3 Improvement 8.3.1 Continual Improvement 8.3.2 Corrective Action 8.3.3 Preventive Action 9 Annexes 9.1 Law on Accreditation of Bosnia and Herze-

govina (Official Gazette of B&H, No. 19/01) 9.2 Law on Establishment of the Institute for Ac-

creditation of Bosnia and Herzegovina (Official Gazette of B&H, No. 10/02) 9.3 Accreditation System of Bosnia and Herze-

govina, PD 05-01

Odjeljak/Section II


Izdanje/Issue: 15 Datum/Date: 2012-06-08


Stranica/Page 1/1

Lista važećih izdanja odjeljaka/List of Pertinent Sections’ Issues Odjeljak Section

Naziv odjeljka Section Name

Datum Date

Izdanje Issue

I Sadržaj/Contents 2012-06-08 6

II Lista važećih izdanja odjeljaka/List of Pertinent Sections’ Issues 2012-06-08 15

III Uvod/Introduction 2012-06-08 7

IV Definicije i skraćenice/Definitions and Abbreviations 2004-10-06 3

0 O ovome dokumentu/About This Document 2004-10-12 2

1 Politika i ciljevi kvalitete/Quality Policy and Objectives 2012-03-19 4

2 Normativne reference/Normative References 2008-04-25 3

3 Struktura BATA-e/BATA Structure 2012-06-08 9

4 Sustav upravljanja/Management System 2012-06-08 9

5 Odgovornost rukovodstva/Management Responsibility 2012-06-08 6

6 Upravljanje resursima/Resource Management 2012-03-19 8

7 Pružanje usluga/Service Provision 2012-03-19 6

8 Mjerenje, analiza, poboljšanje/Measuring, Analysis, Improvement 2012-03-19 5

Odjeljak/Section III




Stranica/Page 1/1

OB 001/01

UVOD

1 Predgovor Provođenje Sustava akreditiranja Bosne i Hercegovine dato je u nadležnost Institutu za akreditiranje Bosne i Hercegovine (Zakon o osnivanju Instituta za akreditiranje Bosne i Hercegovine, “Službeni glasnik BiH”, br. 10/02) koji se, kao samostalni organ državne uprave, nalazi pod ingerencijom Vijeća ministara BiH. BATA je počela sa svojim aktivnostima 2000-12-10 kao tijelo od općeg interesa, sa zadacima utvrđenim u Zakonu o akreditiranju Bosne i Hercegovine (Službeni glasnik BiH, br. 19/01). 2005-06-08 BATA je primljena u članstvo EA (Europska suradnja u području akreditiranja) sa statusom ''Ugovor o suradnji'' člana. U lipnju/junu 2009. BATA je postala i pridruženi član ILAC-a (Međunarodna suradnja u akreditiranju laboratorija). BATA kontinuirano sudjeluje u radu EA IC, EA CC, EA LC, EA GA, EA MAC, a cilj je aktivno sudjelovati u radu svih relevantnih EA i ILAC tijela. Od GA u Varšavi (2011-11-23) BATA ima status pridruženog člana EA.

2 Opće informacije o BATA-i Adresa: Institut za akreditiranje Bosne i Hercegovine – BATA Hamdije Čemerlića 2/7, 71000 Sarajevo Bosna i Hercegovina Telefon: +387 33 72 13 10 Faks: +387 33 72 13 11 web: bata.gov.ba e-mail: [email protected] Direktor BATA-e: dr. Žarko Petrović, dipl. inž. Pravni status: Upravna organizacija

INTRODUCTION

1 Foreword

The implementation of the Accreditation System of Bosnia and Herzegovina has been entrusted to the the Institute for Accreditation of Bosnia and Herzegovina (Law Establishing the Institute for Accreditation of Bosnia and Herzegovina, “Official Gazette of B&H”, No. 10/02), which, as an independent body of the state administration, falls under the competence of the B&H Council of Ministers. BATA started its activities on 2000-12-10 as a body of general interest, with tasks as determined in the Law on Accreditation of Bosnia and Herzegovina (Official Gazette of B&H, No. 19/01). On 2005-06-08, BATA entered into membership of EA (European Co-operation for Accreditation) as the Contract of Co-operation member. In June 2009, BATA become an Associate Member of ILAC (International Laboratoty Accreditation Cooperation). BATA continuously participates in the work of EA IC, EA CC, EA LC, EA GA, EA MAC, and our goal is to actively participate in the work of all relevant EA bodies. At the GA in Warsaw (2011-11-23), was granted the status of EA Associate Member. 2 General Information about BATA Address: Institute for Accreditation of Bosnia and Herzego-vina – BATA Hamdije Čemerlića 2/7, 71000 Sarajevo Bosnia and Herzegovina Phone: +387 33 72 13 10 Fax: +387 33 72 13 11 web: bata.gov.ba e-mail: [email protected] BATA Director: dr. Žarko Petrović, Bsc. Mech. Eng. Legal Form: Administrative Organization

Odjeljak/Section IV




Strana/Page 1/1

DEFINICIJE I SKRAĆENICE 1 Definicije Za potrebe ovog poslovnika kvalitete i sustava upravljanja u cjelini primjenjuju se odgovarajuće definicije sadržane u standardima ISO/IEC 17000, BAS ISO/IEC 17011 i BAS ISO 9000. 2 Skraćenice BATA - Institut za akreditiranje Bosne i

Hercegovine BiH - Bosna i Hercegovina KA - Komitet za akreditiranje KZ - Komitet za žalbe SVA - Savjetodavno vijeće za akreditiranje SABIH - Sustav akreditiranja Bosne i Hercegovine TC - Tehnički komitet QM - Predstavnik rukovodstva za kvalitetu TOU - Tijelo za ocjenu usklađenosti EA - Europska suradnja u području akreditiranja ILAC - Međunarodna suradnja u akreditiranju

laboratorija IAF – Međunarodni forum za akreditiranje

DEFINITIONS AND ABBREVIATIONS 1 Definitions For the purposes of this Quality Manual and the management system as a whole, relevant definitions given in standards ISO/IEC 17000, BAS ISO/IEC 17011 and BAS ISO 9000:2000 are used. 2 Abbreviations . BATA - Institute for Accreditation of Bosnia and

Herzegovina B&H - Bosnia and Herzegovina KA - Committee for Accreditation KZ - Committee for Appeals SVA - Advisory Council for Accreditation SABIH - Accreditation System of Bosnia and

Herzegovina TC - Technical Committee QM - Quality Management Representative CAB - Conformity Assessment Body EA - European co-operation for Accreditation ILAC - International Laboratory Accreditation

Cooperation IAF – International Accreditation Forum

Odjeljak/Section 0




Stranica/Page 1/1

OB 001/01

O OVOME DOKUMENTU Ovaj dokument predstavlja Poslovnik kvalitete tijela za akreditiranje Bosne i Hercegovine - BATA. Poslovnik kvalitete opisuje sustav upravljanja BATA, razmatra kriterije date u standardu BAS ISO/IEC 17011, Ocjenjivanje usklađenosti – Opći zahtjevi za tijela za akreditiranje koja akreditiraju tijela za ocjenu usklađenosti kao i mjere za osiguranje kvalitete koje se primjenjuju u radu BATA-e. Poslovnik kvalitete također opisuje ulogu i zadatke svih tijela u okviru BATA-e. Osim toga, predstavljeni su odnosi između BATA-e, podnositelja zahtjeva, akreditiranih tijela i korisnika usluga akreditiranih tijela. Poslovnik kvalitete organiziran je u odjeljke, pri čemu su stranice pojedinog odjeljka označene brojevima po redoslijedu. U Poslovniku kvalitete priloženi su ili se upućuje na dokumente koji mu pripadaju ili su bitni za sustav upravljanja. Na dokumente koji sadrže povjerljive informacije može se samo uputiti i oni nisu dostupni javnosti.

ABOUT THIS DOCUMENT This document represents a Quality Manual of BATA - Accreditation Body of Bosnia and Herzegovina. This Quality Manual describes BATA’s management system, considers the criteria set out in the BAS ISO/IEC 17011 standard, Conformity assessment – General requirements for accreditation bodies accrediting conformity assessment bodies and the quality assurance measures which are applied in BATA operation. The Quality Manual also describes the role and tasks of all BATA bodies. In addition to that, it describes the relations between BATA, the applicants, the accredited bodies and customers of accredited bodies. The Quality Manual is organized as a collection of loose sheets divided in sections, which in them are numbered in succession. The Quality Manual includes or refers to documents that belong to or are relevant for the management system. Documents containing confidential information may only be refered to and shall not open to public review.

Odjeljak/Section 1




Stranica/Page 1/1

OB 001/01

POLITIKA I CILJEVI KVALITETE Politika kvalitete BATA-e temelji se na politici BiH u području akreditiranja, a definirana je Zakonom o akreditiranju BiH, kao i Zakonom o osnivanju Instituta za akreditiranje BiH, kojim je BATA ovlaštena sprovoditi tu politiku. Ona ima za cilj ispunjavanje kriterija standarda BAS ISO/IEC 17011, Ocjenjivanje usklađenosti – Opći zahtjevi za tijela za akreditiranje koja akreditiraju tijela za ocjenu usklađenosti, kao i ostalih EA, ILAC, IAF dokumenata relevantnih za rad jednog akreditacijskog tijela. Da bi ostvarila ovaj temeljni princip politike kvalitete, tj. zadovoljila zahtjeve iz navedenih dokumenata i međunarodne zajednice akreditacijskih tijela, BATA će: • Tražiti međunarodno priznavanje, odnosno potpisati

EA MLA u područjima važnim za BiH, • Sprovoditi kompetentne i objektivne akreditacije,

orijentirane prema tržištu, • Podizati svijest da je akreditacija najadekvatnije i

međunarodno priznato sredstvo potvrđivanja kom-petentnosti TOU,

• Uspostaviti nova područja akreditacije ako postoje potrebe u BiH,

• Pratiti međunarodno uporedive i ekvivalentne pro-cedure akreditiranja,

• Uzeti aktivno sudjelovanje u radu regionalnih i me-đunarodnih organizacija za akreditaciju,

• Surađivati s akreditacijskim tijelima iz susjednih i drugih zemalja,

• Surađivati s vlastima u BiH i njenim entitetima u području akreditacije,

• Pomagati zakonodavstvo u svom području kompe-tencije,

• Surađivati s drugim institucijama iz infrastrukture kvalitete,

• Upošljavati, obučavati i koristiti adekvatan broj ocjenitelja i/ili eksperata i promovirati kompetentnost TOU.

Našu politiku provodimo i održavamo na način da pravovremeno prepoznajemo potrebe korisnika naših usluga, a cilj je prepoznati interese i svih drugih strana koje računaju na usluge akreditiranih tijela. (Direktor BATA-e)

QUALITY POLICY AND OBJECTIVES BATA’s quality policy is based on B&H policy in the field of accreditation and is defined in the B&H Law on Accreditation and the B&H Law Establishing the Institute for Accreditation authorizing BATA to im-plement that policy. It aims at meeting the criteria of the ISO/IEC 17011 standard, Conformity assessment – General requirements for accreditation bodies accrediting conformity assessment bodies, and other EA, ILAC and IAF documents relevant for the operations of an accreditation body. In order to achieve this basic principle of the quality policy and meet the requirements of the documents mentioned above and the requirements of the in-ternational association of accreditation bodies, BATA shall: • seek international recognition and sign the EA

MLA in the fields of relevance for B&H, • perform competent and objective market-oriented

accreditations, • raise awareness about accreditation as the most

adequate and internationally recognized means for the confirmation of CAB’s competence,

• establish new fields of accreditation if necessary in BiH,

• follow internationally comparable and equivalent accreditation procedures,

• take active participation in the work of regional and international organizations for accreditation,

• cooperate with accreditation bodies from neigbor-ing and other countries,

• cooperate with the authorities in B&H and its enti-ties in the field of accreditation,

• assist the legislators in its field of competence, • cooperate with other quality infrastructure institu-

tions, • employ, train and use an adequate number of

assessors and/or experts and promote the CAB’s competence.

We implement and maintain our policy by timely recognition of the needs of our custmers while striv-ing to also recognize the interests of all other par-ties relying on the services of accredited bodies. (Director of BATA)

Odjeljak/Section 2




Stranica/Page 1/1

OB 001/01

2 NORMATIVNE REFERENCE 2.1 Standardi i ostale publikacije

- BAS ISO/IEC 17011, Ocjenjivanje usklađenosti – Opći kriteriji za tijela za akreditiranje koja akreditiraju tijela za ocjenjivanje usklađenosti

- BAS EN ISO/IEC 17025, Opći zahtjevi za kompetentnost laboratorija za ispitivanja i kalibracije

- BAS ISO/IEC 17020, Opći kriteriji za rad raznih tipova tijela za obavljanje inspekcije

- BAS EN 45011 Opći zahtjevi za tijela koja provode sustave za certificiranje proizvoda

- BAS ISO/IEC 17021 Ocjenjivanje usklađenosti – zahtjevi za tijela koja provode audit i certificiranje sustava upravljanja

- ISO/IEC 17024, Opći kriteriji za tijela za certificiranje koja provode certificiranje osoblja

- ISO/IEC 17000, Ocjenjivanje usklađenosti – Rječnik i opća načela

- BAS EN ISO 9000, Sustavi za upravljanje kvalitetom – Principi i rječnik

- BAS EN ISO 9001, Sustavi upravljanja kvalitetom – Zahtjevi

- BAS ISO 19011, Smjernice za izvođenje audita sustava upravljanja kvalitetom i/ili okolišem

- EA, ILAC i IAF publikacije koje tumače zahtjeve za akreditiranje i/ili primjenu posebnih standarda serije EN 45000 i ISO 17000.

2 NORMATIVE REFERENCE 2.1 Standards and Other Publications

- BAS ISO/IEC 17011, Conformity assessment – General requirements for accreditation bodies accrediting conformity assessment bodies

- BAS EN ISO/IEC 17025, General requirements for the competence of testing and calibration laboratories

- BAS ISO/IEC 17020, General criteria for the operation of various types of bodies performing inspection

- BAS EN 45011 General requirements for bodies operating product certification systems

- BAS ISO/IEC 17021 Conformity assessment – Requirements for bodies providing audit and certification of management systems

- ISO/IEC 17024, General requirements for bodies operating certification of persons

- ISO/IEC 17000, Conformity assessment – Vocabulary and general principles

- BAS EN ISO 9000, Quality management systems – Fundamentals and vocabulary

- BAS EN ISO 9001, Quality management systems – Requirements

- BAS ISO 19011, Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing

- EA, ILAC and IAF Publications interpreting ac-creditation requirements and/or application of particular standards of the series EN 45000 and ISO 17000.

Odjeljak/Section 3



Direktor BATA-e Director of BATA:

Stranica/Page 1/10

OB 001/01

3 STRUKTURA BATA-e 3.1 Organizacijska struktura BATA je neovisno tijelo koje radi sukladno Zakonu o akreditiranju BiH u kojem je definiran i njegov pravni identitet. Temelj za organizaciju BATA-e je Zakon o osnivanju Instituta za akreditiranje BiH («Službeni glasnik BiH», br. 10/02), Zakon o akreditiranju BiH («Službeni glasnik BiH», br. 19/01), te zahtjevi standarda ISO/IEC 17011, Ocjenjivanje usklađenosti – Opći zahtjevi za tijela za akreditiranje koja akreditiraju tijela za ocjenu usklađenosti. Na čelu BATA-e nalazi se direktor koji je izvršni rukovoditelj tijela za akreditiranje. Njega imenuje Vijeće ministara BiH. Za rješavanje složenih zadataka iz svoje nadležnosti, BATA je uspostavila više različitih tijela. Njihov je zadatak koordiniranje i uređivanje sveukupnih aktivnosti, te ocjenjivanje i vrjednovanje aktivnosti potrebnih za proces akreditiranja. Svako tijelo ima svoj poslovnik o radu. Struktura BATA predstavljena je u organizacijskoj shemi datoj u Dodatku 1 dokumenta PD 05-01. Detalji o zadacima, odgovornostima i ovlaštenjima najvišeg rukovodstva (direktor, zamjenik direktora) i ostalih uposlenih opisani su u «Pravilniku o unutarnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta BATA-e». Ovaj dokument je potvrdilo Vijeće ministara Bosne i Hercegovine. 3.2 Stručni kolegij U skladu sa Pravilnikom o unutarnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta BATA-e, Stručni kolegij uključuje: direktora, zamjenika direktora, pomoćnike direktora i šefove službi. Stručni kolegij je savjetodavni organ direktora BATA-e. Članovi Stručnog kolegija se zadužuju za realizaciju odluka donesenih na Stručnom kolegiju. Odluke donosi direktor BATA-e nakon prethodne rasprave i iznijetih mišljenja svih članova Kolegija. Način rada Stručnog kolegija definiran je u dokumentu OD 03-04, Poslovnik o radu stručnog kolegija.

3 BATA STRUCTURE 3.1 Organizational Structure BATA is an independent body operating in accor-dance with the Law on Accreditation of B&H, which also defines its legal identity. BATA’s structure is based on the Law Establishing the Institute for Accreditation of B&H (Official Gazette of B&H, No. 10/02), Law on Accreditation of B&H (Official Ga-zette of B&H, No. 19/01) and the requirements of the ISO/IEC 17011 standard, Conformity assess-ment – General requirements for accreditation bod-ies accrediting conformity assessment bodies. BATA is headed by a Director, who is the executive head of the accreditation body. He is appointed by the Council of Ministers of B&H. For the purpose of dealing with complex tasks within its competence, BATA has established sev-eral different bodies. Their task is to co-ordinate and regulate the overall activities, as well as to assess and evaluate activities necessary for the accreditation process. Each body has its Rules of Procedure. BATA’s structure is presented in the organizational chart presented in Annex 1 to PD 05-01 document. Details about the duties, responsibilities and au-thorizations of the top management (Director, Dep-uty Director) and other personnel are described in the Rules on Internal Organisational and Systema-tization of Posts in BATA. This document is ap-proved by the Council of Ministers of Bosnia and Herzegovina. 3.2 Expert Collegium In accordance with the Book of Rules on Internal Organization and Systematization of Posts in BATA, the Expert Collegium is comprised of: Direc-tor, Deputy Director, Assistant Directors and Heads of Departments. The Expert Collegium acts as an advisory body for BATA’s Director. Members of the Expert Collegium are responsible for the implementation of the deci-sions made at the Expert Collegium meetings. The decisions are passed by the Director of BATA fol-lowing a discussion and presentation of opinions of all Collegium members.

Odjeljak/Section 3



Stranica/Page 2/10

3.3 Tijela BATA-e, njihovi zadaci i odgovornosti Tijela koja podržavaju djelovanje BATA-e su:

- Savjetodavno vijeće za akreditiranje; - Komitet za akreditiranje; - Komitet za žalbe; - Tehnički komiteti; - Ocjenitelji.

3.3.1 Savjetodavno vijeće za akreditiranje (SVA) Savjetodavno vijeće za akreditiranje sastoji se od maksimalno 18 članova. Članovi SVA moraju biti stručnjaci koji poznaju i mogu pomoći razvoj akreditiranja u BiH. SVA ima sljedeću strukturu:

a) jedan predstavnik BATA-e, b) jedan predstavnik Ministarstva vanjske

trgovine i ekonomskih odnosa BiH, c) dva predstavnika odgovarajućih

ministarstava iz svakog entiteta, tj. Federacije BiH i Republike Srpske,

d) maksimalno 4 predstavnika akreditiranih tijela iz BiH,

e) maksimalno 8 predstavnika znanstveno-istraživačkih organizacija, sveučilišta iz BiH, udruženja za zaštitu potrošača, gospodarskih komora, udruženja proizvođača iz različitih industrijskih sektora, udruženja za kvalitetu BiH, osiguravajućih kompanija i privatnog sektora.

Izbor članova SVA Direktor BATA-e predlaže članove SVA vodeći računa da se strukturom SVA osigura zastupljenost svih interesa u području akreditiranja u Bosni i Her-cegovini. Članove Savjetodavnog vijeća imenuje Vijeće Ministara BiH. Predstavnika BATA-e predlaže direktor uzimajući u obzir mišljenje Stručnog kolegija. Druge zainteresirane strane dostavljaju svoje prijedloge kandidata na osnovi pisanog upita BATA-e. Nakon konzultacija sa Stručnim kolegijom direktor BATA-e pravi konačan prijedlog i dostavlja Vijeću ministara BIH na imenovanje.

Manner of operation of the Expert Collegium is described in document OD 03-04, Rules of Proce-dure Governing the Operation of the Expert Col-legium. 3.3 Bodies of BATA and Their Tasks and Re-sponsibilities Bodies supporting BATA’s activities are:

- Advisory Council for Accreditation; - Committee for Accreditation; - Committee for Appeals; - Technical Committees; - Assessors.

3.3.1 Advisory Council for Accreditation (SVA) Advisory Council for Accreditation consists of maximum 18 members. SVA members must be experts who are familiar with and can support the development of accreditation in BiH. SVA has the following structure:

a) one representative of BATA, b) one representative of B&H Ministry of For-

eign Trade and Economic Relations, c) two representatives of the relevant ministries

of each entity, i.e. the Federation of B&H and Republika Srpska;

d) maximum 4 representatives of accredited bodies from B&H;

e) maximum 8 representatives of scientific and research organizations, B&H universities, consumer protection associations, chambers of commerce, associations of manufacturers from different industry sectors, B&H quality associations, insurance companies and pri-vate sector.

Selection of SVA Members SVA members are nominated by the Director of BATA who makes sure that the SVA structure re-flects all interests in the field of accreditation in Bosnia and Herzegovina. Members of the Advisory Council are appointed by the B&H Council of Minis-ters. The Director nominates the representatives of BATA taking in consideration the opinion of the

Odjeljak/Section 3



Stranica/Page 3/10

Na čelu SVA nalazi se predsjedavajući ili njegov zamjenik. Direktor BATA, a po potrebi, pomoćnici direktora, šefovi službi i rukovoditelji tehničkih komiteta sudjeluju u aktivnostima SVA, bez prava glasa kada su u pitanju preporuke i stavovi SVA. Zadaci SVA su sljedeći: a) pružanje savjeta o svim stvarima koje se tiču

politike razvoja i provođenja aktivnosti BATA kako je utvrđeno u Zakonu o akreditiranju,

b) razmatranje politike koja se odnosi na

akreditiranje na inicijativu osnivača BATA, c) pomaganje u promociji akreditiranja u BiH, d) razmatranje bilo kojih pitanja koja se odnose na

akreditiranje, a koja može uputiti Vijeće ministara,

e) davanje savjeta, na zahtjev direktora BATA, u

vezi određenih pitanja. Poslovnikom o radu SVA (OD 03-01) uređuje se način rada Savjetodavnog vijeća za akreditiranje. 3.3.2 Komitet za akreditiranje (KA) KA razmatra dokumente relevantne za donošenje odluke o statusu akreditacije (OD 07-05) te donosi odluke o odobravanju, produživanju, proširivanju, sužavanju i suspenziji akreditacije te opozivu cijelog ili dijela područja akreditacije akreditiranog tijela. Članovi KA su (vodeći) ocjenitelji stalno zaposleni u BATA-i koje odlukom imenuje direktor BATA-e. Kod donošenja odluke, po pojedinom predmetu, sudjeluju tri člana KA od kojih je jedan šef službe za akreditiranje u svojstvu predsjedavajućeg (osim u slučaju kada je sudjelovao kao ocjenitelj u predmetnom ocjenjivanju). U postupku donošenja odluka članovi KA ne mogu biti direktno zainteresirana strana (npr. član tima za ocjenjivanje za TOU-a za koje se donosi odluka). Pravilnik o radu komiteta za akreditiranje (OD 03-

Expert Collegium. Other interested parties submit their nominated candidates following a written request by BATA. After the consultations with the Expert Collegium, the Director of BATA prepares a final proposal and submits it to the B&H Council of Ministers for ap-pointment. SVA is headed by a Chairman or his/her deputy. The Director of BATA, and as required, the Assis-tant Directors, Heads of Departments and Heads of Technical Committees participate in SVA activities without voting rights concerning recommendations and standpoints of the SVA. SVA duties are as follows: a) to advise on all matters concerned with BATA’s

development policy and the implementation of activities as set forth in the Law on Accredita-tion,

b) to review accreditation related policy following

an initiative by BATA’s founders, c) to assist in the promotion of accreditation in

B&H, d) to review any matter pertaining to accreditation

as may be referred to it by the Council of Minis-ters,

e) to provide advice on certain issues, as re-

quested by the BATA Director. Rules of Procedure Governing the Operation of SVA (OD 03-01) regulates the operation of the Ad-visory Council for Accreditation. 3.3.2 Committee for Accreditation (KA) KA reviews documents relevant for decision on accreditation (OD 07-05) and makes decisions on accreditation granting, renewal, extension, reduc-tion and suspension, and on the withdrawal of entire or part of accredited body’s scope of accreditation. KA members are (lead) assessors permanently employed in BATA who are appointed by the Direc-tor of BATA in a decision.

Odjeljak/Section 3



Stranica/Page 4/10

02) definira način rada KA. 3.3.3 Komitet za žalbe (KZ) KZ rješava žalbe dobivene od podnositelja zahtjeva za akreditaciju TOU i akreditiranih TOU koje se odnose na odluke koje je donio BATA, a tiču se njihovog statusa akreditacije. KŽ ima predsjedavajućeg i dva člana koje imenuje direktor BATA-e. Članovi KŽ se, za svaki pojedini slučaj, imenuju iz redova vodećih ocjenitelja, tehničkih ocjenitelja i članova tehničkih komiteta BATA-e. KŽ treba da bude kompetentan i neovisan u odnosu na predmet žalbe. U Pravilniku o radu KŽ (OD 03-03) definiran je način rada KŽ. 3.3.4 Tehnički komiteti (TC) Osnivanjem TK BATA osigurava pristup stručnim mišljenjima o specifičnoj problematici povezanoj s akreditacijom. Za pojedina važna područja svog rada BATA je formirala stalne tehničke komitete (tehnički komitet za laboratorije i tehnički komitet za inspekcijska tijela), a u okviru kojih se, po potrebi, formiraju radne grupe koje djeluju na stalnoj ili “Add Hoc” osnovi, rješavajući specifična pitanja u okviru svog područja djelovanja. Stručni kolegij BATA-e definira zadatke i utvrđuje prijedlog kandidata za članove TK. Članovi pojedinog tehničkog komiteta biraju se među ekspertima iz odgovarajućih područja, vodeći računa o njihovoj neovisnosti i nepristranosti u odnosu na aktivnosti akreditiranja u koje su uključeni. To su uglavnom vanjski eksperti. Direktor BATA-e donosi odluku o osnivanju TK te imenuje i razrješava njegove članove. U Poslovniku o radu TC-a opisani su njihovi zadaci i način rada (OD 03-05). 3.3.5 Ocjenitelji

Three KA members participate in decision making in individual cases, where one is the Head of Ac-creditation Department acting as the Chairman (except in cases when he/she was involved in the respective assessment as an assessor). Members of KA involved in the decision-making procedure cannot be directly interested parties (e.g. members of assessment team for a CAB that is subject of decision). Book of Rules Governing the Operation of KA (OD 03-02) defines the method of operation of KA. 3.3.3 Committee for Appeals (KZ) KZ deals with appeals filed by CABs applying for accreditation and accredited CABs against deci-sions made by BATA relating to their accreditation status. KŽ shall have a Chairman and two members who are appointed by the Director of BATA. For each individual case, KŽ members are ap-pointed from among BATA’s lead assessors, tech-nical assessors and members of technical commit-tees. KŽ should be competent and independent from the subject of appeal. Book of Rules Governing the Operation of KZ (OD 03 03) defines the method of operation of KZ. 3.3.4 Technical Committees (TCs) By establishing TCs BATA ensures access to exper tise on specific accreditation-related issues. For certain significant fields of its operation, BATA has set up permanent Technical Committees (Technical Committee for Laboratories and Techni-cal Committee for Inspection Bodies) within which permanent or ad hoc working groups may be formed if required to solve specific issues within their field of activities. BATA’s Expert Collegium defines the tasks and recommends candidates for membership in a TC. Members of a Technical Committee are selected from among experts from relevant fields ensuring their independence and impartiality in accreditation

Odjeljak/Section 3



Stranica/Page 5/10

Problematika povezana s ocjeniteljima opisana je u Odjeljku 6 ovoga Poslovnika – Upravljanje resursima. 3.4. Plan raspodjele poslova operativnog dijela BATA-e Na temelju plana raspodjele poslova, funkcije operativnog dijela BATA raspoređene su na:

- direktora i zamjenika direktora BATA-e; - pomoćnika direktora za kvalitetu, - pomoćnika direktora za razvoj, planiranje i

obrazovanje, - Voditelja postupka, - Vodećeg ocjenitelja, ocjenitelja i eksperta, - Tajništvo, - Službu akreditiranja, - Službu za opće, pravne, financijske,

informacijsko-dokumentacijsko-izdavačke poslove i računarstvo.

3.4.1 Zadaci direktora i zamjenika direktora BATA-e

- razvoj politika koje se odnose na rad tijela za akreditiranje, te nadzor nad provođenjem istih,

- koordinacija i kontrola svih aktivnosti akreditiranja,

- rukovođenje svim aktivnostima BATA-e, - nadzor nad financijama BATA-e, - na osnovu odluke KA donosi rješenje o

statusu akreditacije, - pregovori sa drugim firmama i institucijama, - praćenje izvršavanja budžeta, - upravljanje BATA-om, - izrada izvještaja o poslovanju i plan budžeta

BATA-e, - opće podugovaranje, - potpisivanje ugovora s podnositeljima

zahtjeva za akreditaciju, - potpisivanje ugovora između BATA-e i

podugovarača, - redovito sudjelovanje na sastancima SVA i

povremeno na sastancima ostalih tijela BATA-e,

- razmjena iskustava s predsjedavajućim BATA komiteta,

- zaštita interesa u nacionalnim i međuna-rodnim tijelima,

- potpisivanje i ovjeravanje certifikata o

activities they are involved in. Those are mainly external experts. The Director of BATA renders a decision on the establishment of a TC and appoints and dismisses its members. Rules of Procedure Governing the Operation of TCs describes their duties and method of operation (OD 03-05). 3.3.5 Assessors All issues related to Assessors are described in Section 6 of this Manual – Resource Management. 3.4. Work Distribution Plan for BATA’s Opera-tions Department Based on the work distribution plan, functions of the BATA’s Operations Department are distributed as follows:

- Director and Deputy Director of BATA; - Assistant Director for Quality; - Assistant Director for Development, Planning

and Education; - Case Officers; - Lead Assessors, Assessors and Experts; - Secretariat; - Accreditation Department; - Department for General, Legal, Financial, In-

formation, Documentation and Publishing Af-fairs and Information Technology

3.4. 1 Tasks of the Director and Deputy Director of BATA

- develop policies related to the work of ac-creditation bodies and monitor their imple-mentation,

- co-ordinate and control all accreditation ac-tivities,

- manage all BATA activities, - monitor BATA’s finances, - based on KA decision issue decision docu-

ments on accreditation status; - negotiate with other firms and institutions, - monitor budget execution, - manage BATA, - prepare BATA’s business reports and budget

plans, - general subcontracting,

Odjeljak/Section 3



Stranica/Page 6/10

akreditiranju, - odnosi sa javnošću, - rješavanje prigovora, - imenovanje članova KA, TC i KZ, - predlaganje članova SVA, - prenošenje ovlasti na komitete ili pojedince

radi poduzimanja određenih aktivnosti u ime najvišeg rukovodstva.

3.4.2 Zadaci pomoćnika direktora za kvalitetu

− osiguranje da se procesi, potrebni za sustav upravljanja uspostave, provode i održavaju,

− izvještavanje najvišeg rukovodstva o provedbi sustava upravljanja i svim potrebama za poboljšanjem,

− osiguranje promoviranja kroz BATA svjesnosti o zahtjevima korisnika usluga,

− nadgledanje provođenja mjera i smjernica uspostavljenih u Poslovniku o kvaliteti,

− analiziranje efektivnosti sustava upravljanja i predlaganje korektivnih mjera,

− razradu godišnjeg programa internih audita, − nadzor i provođenje internih audita, − upravljanje, preispitivanje i ažuriranje pos-

lovnika o kvaliteti, − informiranje i obuka osoblja o sustavu

upravljanja, − uspostavljanje svih dokumenata relevantnih

za upravljanje kvalitetom, kao i za vlastite zadatke i mjere kao rukovoditelja kvalitete,

− pripremanje godišnjeg izvještaja o aktivnostima vezanim za sustav upravljanja do 31. siječnja naredne godine za svaku prethodnu godinu,

− osiguranje distribucije svih relevantnih dokumenata odgovarajućim osobama,

− kontakt sa trećim stranama u pogledu sustava upravljanja BATA-e.

3.4.3 Zadaci pomoćnika direktora za razvoj, planiranje i obrazovanje

- sudjelovanje u izradi strategije razvoja te plana rada BATA-e,

- pripremanje i realizacija programa obrazovanja za potrebe BATA-e,

- osiguravanje potrebne baze kompetentnih eksperata/ocjenitelja,

- vođenje zapisa o kvalifikacijama, obuci, iskustvu te kompetenciji ocjenitelja/eksperta,

- organizacija seminara i drugih obuka za

- sign contracts with accreditation applicants, - sign of contracts between BATA and subcon-

tractors, - attend SVA meetings on regular basis and

the meetings of other BATA bodies occa-sionally,

- exchange experience with the Chairmen of BATA Committees,

- safeguard the interests in national and inter-national bodies,

- sign and seal accreditation certificates, - public relations, - deal with complaints; - appoint KA, TC and KZ members; - recommend SVA members; - delegate authority to Committees or indi-

viduals to take certain activities on behalf of the top management

3.4.2 Tasks of Assistant Director for Quality

− ensure that the processes necessary for the management system are established, im-plemented and maintained,

− report to top management on the implemen-tation of the management system and any need for improvement,

− ensure promotion of the awareness of cus-tomer requirements throughout BATA

− supervise implementation of measures and guidelines set out in the Quality Manual,

− analyze the effectiveness of the manage-ment system and suggest for corrective ac-tions,

− elaborate annual internal audit plan, − monitor and carry out internal audits, − administrate, revise and update the Quality

Manual, − inform staff members and train them about

the management system, − establish all documents relevant for quality

management, as well as for tasks and measures he/she has as a Quality Manager,

− prepare annual reports on the activities of the management system by January 31 each year for the preceding year,

− ensure the distribution of all relevant docu-ments to the concerned persons,

− contact third parties about BATA‘s man-agement system.

3.4.3 Tasks of Assistant Director for Develop-

Odjeljak/Section 3



Stranica/Page 7/10

osoblje uključeno u akreditaciju, - koordinacija rada edukacijskog centra, - pripremanje projekata suradnje s domaćim i

stranim institucijama.

3.4.4 Zadaci šefa službe za akreditiranje

- Rukovođenje službom za akreditiranje, - Nadziranje provođenja procedure

odobravanja, produžavanja, proširivanja suspenzije, sužavanja, opoziva akreditacije i procedure nadzora nad akreditacijom,

- Donošenje godišnjih planova ocjenjivanja - Izrada plana obaveza voditelja postupka

akreditiranja, - Izrada godišnjih izvještaja o realizaciji, - Nadzor nad izvršenjem planova, - Informiranje TOU o pravilima i procedurama

SABiH, - Imenovanje voditelja postupka za

odgovarajući predmet, - Preispitivanje zahtjeva za odobravanje,

proširivanje i produžavanje sa aspekta resursa BATA,

- Odlučivanje o prihvatanju zahtjeva za odobravanje, proširivanje, produžavanje i sužavanje akreditacije,

- Presjedavanje KA, - Ocjenjivanje rada voditelja postupka, - Učestvuje u radu kolegija, - Verifikacija izlane i ulazne prepiske u okviru

službe za akreditovanje, - Izvještavanje o radu sluzbe na preispitivanju

od rukovodstva, - Realizacija zaključaka sa preispitivanja od

rukovodstva koji se odnose na službu, - Sudjelovanje u razvijanju novih područja

akreditiranja. 3.4.5 Zadaci voditelja postupka (stručni

suradnik, viši stručni suradnik, stručni savjetnik)

- Odgovornost za registrovanje i čuvanje

dokumenata i zapisa u odgovarajućem fajlu TOU,

- Komunikacija sa TOU kod podnošenja zahtjeva - informisanje TOU o pravilima i procedurama SABiH,

- Dostavljanje dokumenata i obrazaca za podnošenje zahtjeva za odobravane, produžavanje i proširivanje akreditacije,

ment, Planning and Education

- take part in the preparation of BATA’s devel-opment strategy and work plan,

- prepare and implement programs of educa-tion for BATA’s needs,

- ensure the necessary pool of competent ex-perts/assessors,

- maintain records on qualification, training, experience and competence of asses-sors/experts,

- organize seminars and other trainings for staff involved in accreditation,

- coordinate the work of the Educational Cen-ter,

- prepare cooperation projects with national and international institutions.

3.4.4. Tasks of the Head of Accreditation De-partment - head the Accreditation Department, - monitor the procedure of accreditation granting, renewal, extension, suspension, reduction and withdrawal and the procedure of accreditation moni-toring, - issue annual assessment plans, -prepare plan of duties for case officers, - prepare annual implementation reports, - supervise implementation of plans, - inform CABs about the SABiH rules and proce-dures, - assign case officers to individual cases, - review applications for accreditation granting, extension and renewal in terms of BATA resources, - make decisions on accepting applications for ac-creditation granting, extension, renewal and reduc-tion, - chair KA, - evaluate the performance of case officers, - take part in the work of the Collegium, - verify incoming and outgoing correspondence in the Accreditation Department, - report on the work of the Department at manage-ment review meetings, - implement conclusions from management review meetings related to the Department, - participate in the development of new accredita-tion fields. 3.4.5 Tasks of Case Officers (Specialist, Senior Official, Senior Advisor)

Odjeljak/Section 3



Stranica/Page 8/10

- Preispitivanje zahtjeva za odobravanje, proširivanje i produžavanje akreditacije sa stanovištva kompletnosti,

- Distribucija TOU-u relevantnih BATA dokumenata,

- Organiziranje ocjenjivanja i praćenje

procedure ocjenjivanja, - Komunikacija sa Timom za ocjenjivanje i

Tijelom po pitanju rješavanja neusklađenosti, - Priprema relevantnih dokumenata članovima

komiteta za akreditovanje kod donošenja odluka o statusu akreditacije,

- Priprema akreditacije i dodatka akreditaciji, - Ažuriranje podataka na spisku akreditiranih

Tijela, - Verifikacija izvještaja o ocjenjivanju.

3.4.6 Zadaci vodećeg ocjenitelja

- Proučavanje dostavljene dokumentacije podnosioca zahtjeva u pogledu ispunjavanja općih i posebnih kriterija za odobravanje akreditacije,

- Koordiniranje rada tima, - Izrada termin plana ocjenjivanja, - Vođenje uvodnog i završnog sastanka, - Izvještavanje TOU o nalazima i

napredovanju ocjenjivanja, - Rješavanje eventualnih spornih situacija

tokom ocjenjivanja, - Formuliranje utvrđenih neusklađenosti i

odlučivanje o njihovoj kategorizaciji, - Pomoć ocjeniteljima u formuliranju utvrđenih

neusklađenosti i odlučivanje o njihovoj kategorizaciji,

- Formuliranje preporuke tima u vezi sa statusom akreditacije,

- Izrada preliminarnog izvještaja o ocjenjivanju,

- Izrada izvještaj o ocjenjivanju, - Analiziranje izvještaja TOU o provedenim

korektivnim akcijama, - Verifikacija efektivnosti korektivnih akcija –

izrada dodatka izvještaju o ocjenjivanju, - Predlaganje termina i sadržaja nadzornih

ocjenjivanja. 3.4.7 Zadaci ocjenitelja

- Proučavanje dostavljene dokumentacije podnosioca zahtjeva u pogledu ispunjavanja općih i posebnih kriterija za odobravanje akreditacije,

- take care of the registration and keeping of docu-ments and records in respective CAB files, - communicate with CAB in application filing stage – communicate with CABs during application filing - inform CAB about the SABiH rules and procedures, - send documents and forms for the filing of appli-cation for accreditation granting, renewal and ex-tension, - review applications for accreditation granting, extension and renewal in terms of completeness, - distribute relevant BATA documents to CABs, - organize assessments and monitor assessment procedures, - communicate with assessment teams and CABs about correction of non-conformities, - prepare relevant documents for members of the Accreditation Committee when deciding on the status of accreditations, - prepare accreditation certificates and annexes to accreditation certificates, - update information in the list of accredited bodies, - verify assessment reports. 3.4.6 Tasks of Lead Assessors - review documentation submitted by applicants in terms of compliance with general and special crite-ria for accreditation granting, - coordinate the work of teams, - prepare assessment schedules, - conduct opening and closing meetings, - notify CABs about the findings and progress of assessments, - resolve disputable situations occurring during assessments, if any, - formulate identified non-conformities and decide on the classification thereof, - assist assessors in formulating identified non-conformities and deciding on the classification thereof, - formulate Team recommendation regarding ac-creditation status - prepare preliminary assessment reports, - prepare assessment reports, - analyze CAB reports on the implementation of corrective actions, - verify the effectiveness of corrective actions - prepare annexes to assessment reports, - propose dates and scopes of surveillance as-sessments. 3.4.7 Tasks of Assessors

Odjeljak/Section 3



Stranica/Page 9/10

- Izrada dodatka termin planu ocjenjivanja, - Provođenje ocjenjivanja u skladu sa termin

planom, - Formuliranje utvrđenih neusklađenosti i

odlučivanje o njihovoj kategorizaciji, - Izrada izvještaj ocjenitelja, - Analiziranje izvještaja TOU o provedenim

korektivnim akcijama. 3.4.8 Zadaci eksperta

- Osigurava specifičnu ekspertizu u cilju podrške ostalim članovima Tima kod provođenja ocjenjivanja,

- Proučavanje dostavljene dokumentacije podnositelja zahtjeva,

- Izrada izvještaja eksperta.

3.4.9 Zadaci Tajništva Osim uobičajenih tajničkih poslova, Tajništvo ima sljedeće zadatke:

- realiziranje tehničkih i organizacijskih zadataka

u uredu (briga o fajlama, fajliranje, ulazna i izlazna pošta),

- rješavanje pitanja vezanih za službena putovanja,

- nabavka, - prevođenje, - čuvanje zapisa o konferencijama i

diskusijama. 3.4.10 Služba akreditiranja Služba akreditiranja je dio BATA-e koji koordinira i nadgleda sve aktivnosti akreditiranja. Osoblje službe sačinjavaju:

- Šef službe - Voditelj postupka akreditiranja (stručni

suradnik, viši stručni suradnik i stručni savjetnik)

U Službi akreditiranja registriraju se svi dospjeli upiti i prijave vezane za akreditaciju prije nego se priđe njihovom rješavanju. Fajliranje i zapisivanje svih dokumenata u vezi sa akreditiranjem je centralizirano u okviru Službe akreditiranja.

- review documentation submitted by applicants in terms of fulfilment of general and special criteria for accreditation granting, - prepare annexes to assessment schedules, - conduct assessments in accordance with assess-ment schedules, - formulate identified non-conformities and decide on the classification thereof, - prepare assessor’s reports, - analyze CAB reports on corrective actions. 3.4.8 Tasks of Experts - provide specific expertise in order to support other members of the Team during assessments, - review documentation submitted by applicants, - prepare expert reports. 3.4.9 Tasks of the Secretariat In addition to the routine secretarial work, the Se-cretariat has the following tasks:

- carrying out support and organization related

tasks in the office (managing files, filing, in-coming and outgoing mail),

- dealing with issues related to business trips, - procurement, - translation, - storing records of conferences and discus-

sions. 3.4.10 Accreditation Department Accreditation Department is a section of BATA which co-ordinates and supervises all accreditation activities. The Department has the following staff:

- Head of the Department, - Case Officers (expert, senior official, senior

advisor) Accreditation Department registers all incoming accreditation related inquiries, applications and appeals, prior to dealing with them. Filing and recording of all accreditation documents is centralised within the Accreditation Department.

Odjeljak/Section 3



Stranica/Page 10/10

3.4.11 Služba za opće, pravne, financijske, informacijsko-dokumentacijsko-izdavačke poslove i računarstvo

- organiziranje i provođenje općih, pravnih,

financijsko-računovodstvenih, informacijsko-dokumentacijsko-izdavačkih i pomoćno-tehničkih poslova;

- izrada prijedloga budžeta, završnog računa i općeg bilansa sredstava;

- pripremanje pojedinačnih akata koji se odnose na prava, dužnosti i odgovornosti u vezi s radnim odnosom;

- koordiniranje poslova s ostalim organizacijskim jedinicama Instituta;

- koordiniranje aktivnosti na davanju stručnih mišljenja o prednacrtima, nacrtima i prijedlozima zakona i drugih propisa koji donose državne i entitetske institucije, a koje su u vezi s ocjenjivanjem usklađenosti;

- oblikovanje novih zakonskih rješenja koja se odnose na razvoj, uspostavljanje i rad Sustava akreditiranja Bosne i Hercegovine;

- ostvarivanje suradnje s drugim organima uprave BiH i odgovarajućim entitetskim organima za upravu;

- koordiniranje rada u vezi s unapređivanjem organizacije, funkcioniranja i metoda rada u Institutu.

3.4.11 Department of General, Legal, Financial, Information, Documentation and Publishing Affairs and Information Technology

- organizing and carrying out general, legal, fi-nancial and accounting tasks, information, documentation and publishing related tasks, and support and technical tasks;

- preparing budget proposals, balance sheets and general balance of funds,

- preparing individual documents related to employment rights, duties and responsibili-ties;

- coordinating work with other organizational units in the Institute;

- coordinating activities related to providing expert opinions on pre-drafts, drafts and pro-posals of laws and other regulations passed by the state and entity institutions regarding conformity assessment;

- shaping new legal solutions relating to devel-opment, establishment and operation of the System of Accreditation of Bosnia and Her-zegovina;

- cooperating with other B&H administrative bodies and corresponding entity-level admin-istrative bodies;

- coordinating work related to the improvement of the Institute’s structure, functioning and work methods.

Odjeljak/Section 4



Stranica/Page 1/5

4 SUSTAV UPRAVLJANJA 4.1 Opće BATA je ustanovila, dokumentirala, provodi, održava i stalno unapređuje sustav upravljanja kao način osiguranja da usluge uključene u proces akreditiranja udovoljavaju specificiranim zahtjevima. Sustav je u skladu sa zahtjevima standarda ISO/IEC 17011, uz istovremeno udovoljavanje principima BAS EN ISO 9001. Sustav upravljanja temelji se na procesnom pristupu. Temeljni proces BATA-e je pružanje usluga u području akreditiranja. Procesi koji ga podržavaju i koji osiguravaju njegovo efektivno provođenje su, između ostalih:

• preispitivanje zahtjeva podnositelja zahtjeva za akreditaciju,

• priskrbljivanje potrebnih ljudskih i materijalnih resursa,

• izrada neophodnih dokumentiranih procedura i uputa,

• obavljanje monitoringa, mjerenja i analize ovih procesa,

• donošenje odluke o akreditaciji (odobravanje, suspenzija, opoziv),

• interni auditi, • preispitivanje od rukovodstva.

4.2 Dokumentacija Da bi radili kao akreditacijsko tijelo u područjuocjenjivanja usklađenosti, korištenje i primjena svih dokumenata koji pripadaju sustavu upravljanja jeimperativ u BATA-i. 4.2.1 Vrste dokumenata Dokumentacija sustava upravljanja podijeljena je u tri nivoa: - Poslovnik kvalitete, - sistemske i operativne procedure, - ostala prateća dokumentacija.

4 MANAGEMENT SYSTEM 4.1 General BATA has established, documented, implements, maintains and continually improves a management system as a means of ensuring that services in-cluded in accreditation process meet specified re-quirements. The system complies with the ISO/IEC 17011 standard, while at the same time, it meets the principles of BAS EN ISO 9001. The management system is based on the process approach. BATA’s basic process is providing services in the field of accreditation. Processes that support it and ensure its effective implementation are, among oth-ers:

• reviewing accreditation applications filed by applicants,

• ensuring necessary human and material re-courses,

• establishing necessary documented proce-dures and instructions,

• process monitoring, measuring and analy-sis,

• making decisions on accreditation (granting, suspension, withdrawal)

• internal audits, • management reviews.

4.2 Documentation In order to operate as an accreditation body in the field of conformity assessment, the use and applica-tion of all documents belonging to the managementsystem is an imperative in BATA. 4.2.1 Types of Documents Management system documentation is divided in three levels: - Quality Manual, - system and operational procedures, - other supporting documentation.

Odjeljak/Section 4



Stranica/Page 2/5

Sadržaj dokumenta Poslovnik Politika i ciljevi te opis sustava upravljanja u skladu s utvr đenom kvalitete politikom i ciljevima (Nivo A) Procedure sustava Opis aktivnosti pojedinih funkcionalnih cjelina potrebnih za upravljanja provo đenje elemenata sustava upravljanja (Nivo B) Dokumenti koji se odnose na Detaljno obra đeni radni dokumenti kvalitetu ( izvještaji, uputstva, itd.) (Nivo C) Contents of the Document Quality Policy and goals with the d escription of the management system in Manual accordance with the policy and goals (Level A) Management system Description o f activities of individual functional units procedures necessary for the implementation of management system elements (Level B) Quality related documents Detailed working documents (reports, instructions, etc.) (Level C)

Odjeljak/Section 4



Stranica/Page 3/5

4.2.2 Poslovnik kvalitete BATA je izradila Poslovnik kvalitete koji uključuje: - Opis Sustava akreditiranja BiH, - Opis bosansko-hercegovačkog tijela za

akreditiranje, - Područje sustava upravljanja, - Informacije o dokumentiranim procedurama, - Opis slijeda i međusobno djelovanje procesa koji

su uključeni u sustav upravljanja. 4.2.2.1 Izdavanje Poslovnika kvalitete Poslovnik kvalitete BATA-e opisuje sustav upravljanja BATA-e temeljen na zahtjevima standarda BASISO/IEC 17011. Poslovnik kvalitete razrađuje i ažurira najviše rukovodstvo BATA u dogovoru s predstavnikom rukovodstva za kvalitetu (QM) BATA. Dozvola izdavanja poslovnika kvalitete ovjerava sedatumom i potpisom Direktora BATA u dnu prve stranice svakog odjeljka. Samo odjeljci ovjereni potpisom Direktora BATA su obvezujući. U uredu direktora nalazi se printana kopija ažurnog Poslovnika kvalitete, s ovjerenim poglavljima. 4.2.2.2 Revizija Poslovnika kvalitete Važeći broj izdanja pojedinog odjeljka Poslovnika kvalitete označava se u dnu stranice. Nakon svake izmjene broj izdanja se povećava za jedan. Također se mijenja i datum. Spomenute izmjene odnose se samo na izmijenjeni odjeljak. Broj izdanja i datum na ostalim odjeljcima ostaje nepromijenjen. Istovremeno se ažurira odjeljak «Lista važećih izdanja odjeljaka»Poslovnika kvalitete. «Lista važećih izdanja odjeljaka»je drugi odjeljak Poslovnika kvalitete. Kolona «Izdanje» u tabeli ovog odjeljka pokazuje važeći broj izdanja pojedinog odjeljka. 4.2.3 Kontrola dokumenata Svi dokumenti koji pripadaju sustavu upravljanja sukontrolirani kako bi se osiguralo: - odobravanje dokumenata prije izdavanja u smislu

prikladnosti, - preispitivanje, ažuriranje po potrebi i ponovno

odobravanje dokumenata,

4.2.2 Quality Manual BATA has prepared a Quality Manual which includes: - Description of the B&H Accreditation System, - Description of the B&H Accreditation Body, - Scope of the management system, - Information about documented procedures, - Description of sequences of the processes in-

cluded in the management system and their in-teraction.

4.2.2.1 Issue of the Quality Manual BATA’s Quality Manual meets the requirements of BAS ISO/IEC 17011 standard. The Quality Manual is developed and updated by BATA’s top management in agreement with BATA’s Quality Management Representative (QM). The release of the Quality Manual is verified by affix-ing the date and BATA Director’s signature on thebottom of the first page of each Section. Only the Sections verified by BATA Director’s signature are mandatory. A hard copy of the updated Quality Manual, with veri-fied sections, is kept in the Director’s office. 4.2.2.2 Revision of the Quality Manual Pertinent number of the issue of a particular Section of the Quality Manual is marked on the bottom of thepage. After every change, the issue number is in-creased by one. The date is also changed. Thesechanges are related only to the Section that has been changed. The issue number and the date of other Sections remain unchanged. At the same time, the sheet “List of Pertinent Section’s Issues” of the Qual-ity Manual is updated. “List of Pertinent Section’s Is-sues” is the second Section of the Quality Manual. Column “Issue” in this Section’s table shows the per-tinent issue number of a particular Section 4.2.3 Document Control All documents belonging to the management system are controlled in order to ensure that: - documents are approved in terms of adequacy

prior to being issued , - documents are reviewed, updated as necessary

Odjeljak/Section 4



Stranica/Page 4/5

- identificiranje tekućeg statusa revizije dokumenata,

- da su važeća izdanja dokumenata u primjeni dostupna na mjestima gdje se koriste,

- da dokumenti ostaju jasni, da se lako mogu identificirati i pronaći,

- da su dokumenti vanjskog podrijetla identificirani,a njihova distribucija kontrolirana,

- sprječavanje nenamjerne upotrebe zastarjelih dokumenata i primjena njihove pogodne identifikacije, ako su zadržani za bilo koju namjenu,

- zaštita povjerljivosti dokumenata. Dokumentirane procedure PR 04-01 i PR 04-02opisuju detalje kontrole dokumenata. Svaki dokument ili njegovi dijelovi moraju biti jasno označeni i mora biti moguće pratiti njihovo kretanje. Dokumenti moraju sadržavati najmanje: - BATA logo, - naziv dokumenta, - jedinstvenu skraćenu oznaku dokumenta, - datum izdavanja, - odobrenje ovlaštene osobe, - tekuće brojeve stranica i ukupan broj stranica. Izmjene dokumenata su opisane u proceduri PR 04-02, a način distribucije izmijenjenih dokumenatadefiniran je u uputstvu UP 04-01. 4.2.4 Kontrola zapisa o kvaliteti Zapisi nastali kao rezultat provođenja sustava upravljanja BATA-e su kontrolirani. Zapisi se održavaju kako bi se osigurali dokazi o usklađenostisa zahtjevima i o efektivnom djelovanju sustava upravljanja. Uspostavljena je dokumentirana procedura PR 04-03 za identificiranje, arhiviranje,mogućnost pronalaženja, zaštitu, određivanje perioda čuvanja i uništavanje zapisa o kvaliteti. Zapisi moguimati propisanu formu (obrazac) i identificirani su krozdokument s kojim su povezani. 4.3 Period čuvanja Svi dokumenti i zapisi fajliraju se u BATA-i i čuvajunajmanje 5 godina. Fajle sa procedurama za akreditiranje moraju se čuvati najmanje 10 godina nakon prestanka važenja akreditacije.

and approved again, - the current revision status of documents is identi-

fied, - that applicable issues of documents are available

at the points of use, - documents remain clear, and are easily identifi-

able and retrievable, - external documents are identified and their distri-

bution controlled, - unintended use of outdated documents, is pre-

vented and their suitable identification applied incase they are retained for any purpose.

- the confidentiality of the documents is protected. Documented procedures PR 04-01 and PR 04-02describe details of document control. Each document or its sections have to be clearly marked and traceable. The documents must include at least the following: - BATA logo, - name of document, - unique reference number, - date of release, - approval of the authorised person, - current numbers of pages and the total number of

pages. Document changes are described in the PR 04-02procedure, while the method of distribution of changed documents is defined in UP 04-01. 4.2.4 Control of Quality Records Records generated as the result of the implementa-tion of BATA’s management system are controlled. The records are maintained in order to provide proofof compliance with the requirements and of effective functioning of the management system. Documented procedure PR 04-03 has been established for the identification, archiving, retrieval, protection, storagetime and destruction of quality records. Records may have a prescribed form (template) and are identified in the document they are related to. 4.3 Storage Time All documents and records are filed in BATA and are kept for minimum 5 years. Accreditation procedure files will be kept for minimum 10 years upon the expi-ration of the accreditation.

Odjeljak/Section 4



Stranica/Page 5/5

4.4 Struktura fajli 4.4.1 Opća struktura fajli Pojedini predmeti koji pripadaju zasebnoj tematskoj cjelini moraju biti fajlirani u fajle. Formiranje fajli se provodi jedinstveno, u skladu sa uspostavljenom strukturom fajli koja mora biti priložena kao prva stranica odgovarajuće fajle. Svaka osoba uključena u formiranje fajle je odgovorna za urednu strukturu i kompletnost dokumentacije koja se nalazi u fajli. Sljedeća struktura se uzima kao osnova: - sadržaj - dokumenti uloženi prema datumu ulaganja u fajl. 4.4.2 Fajle pojedinog procesa akreditiranja U skladu s općom strukturom fajli, svaka fajla pojedinog procesa akreditiranja sadržava, na prvojstrani, jedinstvenu strukturu iste. Osobe uključene u formiranje i popunjavanje fajli obvezne su pridržavati se ove strukture i vršiti razvrstavanje ubačenih zapisana pravilan način. Svojim potpisom na odgovarajućimmjestima u sadržaju moraju potvrditi ulaz ikompletnost zapisa. Čuvanje zapisa provodi se u skladu sa procedurom PR 04-03 – Kontrola zapisa o kvaliteti. BATA osigurava čuvanje i označavanje fajli u skladu s ovom procedurom. 4.5 Procedure sustava upravljanja BATA je izradila, provodi i održava dokumentirane procedure u skladu sa zahtjevima ISO/IEC 17011 i proklamiranom politikom kvalitete. Obim i detaljnost procedura, koje su sastavni dio ovog sustava upravljanja, ovise o složenosti posla, korištenih metoda i stručnosti i obučenosti osoblja uključenog u provođenje aktivnosti. Dokumentirane procedure mogu upućivati na radna uputstva koja definiraju kako se izvodi određena aktivnost.

4.4 Structure of Files 4.4.1 General Structure of Files Individual issues belonging to a separate thematic whole have to be filed in files. Files are formed in a uniform manner in accordancewith an established structure of files, which must be enclosed as the cover sheet of the respective file. All persons involved in the forming of a file are re-sponsible for the orderly structure and the complete-ness of the documentation in the file. The following structure is taken as a basis: - list of contents - documents inserted by the date of insertion. 4.4.2 Files of Individual Accreditation Processes In accordance with the general structure of files, each file of an individual accreditation process contains a cover sheet with its uniform structure. Persons in-volved in the forming and filling of files must observe this structure and assort the newly filed records in acorrect manner. By putting their signature on the cor-responding places in the List of Contents, they have to confirm the entry and the completeness of the re-cords. Records are stored in accordance with the procedurePR 04-03 - Control of quality records. BATA ensures that files are stored and marked in accordance with this procedure. 4.5 Management System Procedures BATA has established, implements and maintainsdocumented procedures in accordance with the re-quirements of ISO/IEC 17011 and the stated quality policy. The scope and thoroughness of the proce-dures that form an integral part of this managementsystem depend on the complexity of the work, the methods used, and the skills and training of the per-sonnel involved in performing the activity. Docu-mented procedures may make references to work instructions which define how an activity is performed.

Odjeljak/Section 5




Stranica/Page 1/5

OB 001/01

5 ODGOVORNOST RUKOVODSTVA 5.1 Obveza rukovodstva Najviše rukovodstvo BATA-e dokazuje svoju obvezu za razvoj i unaprjeđivanje sustava upravljanja:

- definiranjem i dokumentiranjem politika i ciljeva, uključujući i politiku kvalitete, za aktivnosti BATA,

- osiguravajući da se politike razumiju, provode i održavaju na svim nivoima unutar BATA,

- objašnjavajući osoblju važnost udovoljavanja potrebama zainteresiranih strana te zakonskoj i pravnoj regulativi,

- provodeći preispitivanja od strane rukovodstva,

- osiguravajući potrebne resurse. 5.2 Orijentacija ka korisniku usluga Najviše rukovodstvo osigurava da su potrebe i očekivanja korisnika usluga određeni, zatim pretvoreni u zahtjeve i potom ispunjeni sa ciljem dostizanja zadovoljstva korisnika usluga. 5.3 Poslovna politika 5.3.1 Opće BATA je formirana da obavlja zadatke akreditiranja tijela za ocjenjivanje usklađenosti tj. laboratorija za ispitivanja i kalibracije, tijela za certificiranje i inspekcijskih tijela. Temeljno pravilo SABIH je otvorenost za svakoga. Područje akreditiranja u kojem djeluje BATA ovisi od sudionika koji djeluju u okviru SABiH i ostalih zainteresiranih strana, uključujući i potrebe tržišta, s uspostavljenom strukturom za laboratorije za ispitivanje i kalibraciju, tijela za certificiranje i inspekcijska tijela. Pravila SABIH opisana su u odgovarajućim dokumentima i njih se BATA odlučno pridržava. Pravila BATA za odobravanje, održavanje, proširivanje, sužavanje, suspenziju ili opoziv akreditacije usklađena su sa BAS ISO/IEC 17011. Procedure prema kojima BATA radi temelje se na principima nepristranosti i neovisnosti, te se

5 MANAGEMENT RESPONSIBILITY 5.1 Management Commitment BATA’s top management proves its commitment to the development and improvement of the man-agement system by:

- defining and documenting policies and objec-tives, including a quality policy, for BATA ac-tivities,

- ensuring that the policies are understood, implemented and maintained at all levels of BATA

- communicating to its staff the importance of meeting the needs of interested parties as well as meeting the regulatory and legal re-quirements,

- conducting management reviews, - ensuring the availability of necessary re-

sources. 5.2 Customer Focus Top management ensures that customer needs and expectations are determined, converted into re-quirements and fulfilled with the aim of achieving customer satisfaction. 5.3 Business Policy 5.3.1 General BATA is established to perform accreditation of all conformity assessment bodies i.e. testing and calibra-tion laboratories, certification and inspection bodies. As a matter of principle, SABIH is the accreditation system open to everybody. BATA’s scope of ac-creditation depends on the members operating within the SABIH and other interested parties, in-cluding the market demands, with the established structures for testing and calibration laboratories, certification and inspection bodies. SABIH rules are described in the relevant docu-ments and BATA applies these peremptorily. BATA’s rules for granting, maintaining, extending, reducing, suspending or withdrawing accreditation comply with BAS ISO/IEC 17011. Procedures according to which BATA operates are based on the principles of impartiality and inde-

Odjeljak/Section 5



Stranica/Page 2/5

OB 001/01

primjenjuju bez bilo kakve diskriminacije. Bilo kojem podnositelju zahtjeva ne postavljaju se neprimjerene financijske obveze niti se nude prednosti. 5.4 Odgovornost, ovlaštenje i komuniciranje 5.4.1 Odgovornost i ovlaštenje Najviše rukovodstvo BATA je u dokumentu “Pravilnik o unutarnjoj organizaciji BATA“ definiralo odgovornosti i ovlaštenja svih funkcija, a s istim su upoznati svi uposleni. 5.4.2 Predstavnik rukovodstva za kvalitetu

Direktor BATA-e imenuje, od članova najužeg rukovodstva BATA-e, predstavnika rukovodstva za kvalitetu. Neovisno od drugih odgovornosti, ova osoba ima odgovornost i ovlaštenje osigurati uspostavljanje procedura potrebnih za funkcioniranje sustava upravljanja te izvješćivanje najvišeg rukovodstva o sustavu upravljanja i potrebama za poboljšanjem. Funkciju predstavnika rukovodstva za kvalitetu obavlja pomoćnik direktora za kvalitetu BATA-e. 5.4.3 Interna komunikacija U cilju poboljšanja performanci organizacije i izravnog sudjelovanja osoblja u ostvarivanju politika i ciljeva, uključujući i politiku kvalitete, rukovodstvo BATA-e nastoji definirati i provoditi efektivan proces prenošenja informacija o politici kvalitete. Kao način sudjelovanja uposlenih u organizaciji, podstiče se povratna informacija i razmjena informacija s njihove strane. Aktivnosti za razmjenu informacija uključuju, između ostalog:

− razmjenu informacija koju vodi rukovodstvo u radnim prostorima,

− kratke sastanke timova i druge sastanke, kao što su oni o upoznavanju sa dostignućima,

− audio-vizualne i elektronske medije, kao što su elektronska pošta i internet stranice i,

− ankete među zaposlenim i prijedloge. 5.5 Preispitivanje od rukovodstva

pendence and are applied without any discrimina-tion. No inappropriate financial demands are made nor advantages offered to any applicant. 5.4 Responsibility, Authority and Communica-tion 5.4.1 Responsibility and Authority BATA’s top management has defined the responsi-bilities and authorities pertaining to all positions in a document titled Rules on Internal Organisational Structure and it is communicated within the organi-zation. 5.4.2 Quality Management Representative BATA Director appoints, from among top manage-ment members, a Quality Management Represen-tative. Independently from other responsibilities, this person is responsible and authorized to estab-lish procedures necessary for the functioning of the management system and inform the top manage-ment about the management system and needs for improvement. The function of the Quality Management Represen-tative is performed by the Assistant Director for Quality of BATA. 5.4.3 Internal Communication For the purpose of improvement of the organiza-tion’s performances and direct involvement of per-sonnel in the realization of policies and objectives, including the quality policy, BATA management makes efforts to define and implement an effective process of the communication of quality policy related information. Feedback and communication of information by the personnel is actively encour-aged, as a way of their involvement in the organiza-tion. Information exchange activities include, among others:

− management led exchange of information in work areas,

− team briefings and other meetings, such as those where information on achievements is presented,

− audio-visual and electronic media, such as

Odjeljak/Section 5



Stranica/Page 3/5

OB 001/01

Najviše rukovodstvo preispituje sustav upravljanja, u planiranim intervalima, da osigura njegovu trajnu prikladnost, primjerenost i efektivnost. Preispitivanjem se ocjenjuje potreba za izmjenama sustava upravljanja BATA-e, uključujući politiku kvalitete i ciljeve kvalitete. Dokumentirana procedura PR 05-01 opisuje proces preispitivanja od strane rukovodstva kao i ulaze i izlaze preispitivanja. 5.6 Povjerljivost U principu, sve informacije primljene u vezi s aktivnostima u procesima akreditiranja tretiraju se kao povjerljive. Prenošenje informacija trećim stranama je dozvoljeno samo uz dopuštenje osoba kojih se tiču te informacije. Svo osoblje uključeno u procese aktivnosti akreditiranja, bilo da je to stalno uposleno osoblje BATA-e, bilo da se radi o članovima komiteta, vanjskim tijelima ili pojedincima, je po službenoj dužnosti obvezno čuvati povjerljivost informacija pri vršenju svih poslova iz svoje nadležnosti. Ova obveza potvrđuje se potpisom na izjavi o prihvaćanju pravila koja je definirala BATA (PD 05-02 za osoblje BATA-e i PD 05-03 za ostale). Ova dva dokumenta bave se aspektima koji se odnose na povjerljivost i neovisnost o komercijalnim ili drugim interesima, te bilo kakav postojeći ili bivši odnos sa TOU koje treba ocijeniti. Informacije o nekom tijelu ne smiju se davati trećim licima bez pisane suglasnosti tog tijela. Ako zakon zahtijeva da BATA stavi na raspolaganje informacije trećim stranama, tijelo o kome je riječ se mora, u skladu sa zakonom, o tome obavijestiti. 5.7 Objavljivanje, informativni sastanci i

seminari 5.7.1 Objavljivanje Objavljivanje akreditiranih laboratorija, tijela za certificiranje i inspekcijskih tijela vrši se putem:

- listi akreditiranih laboratorija, tijela za certificiranje i inspekcijskih tijela s imenima i

e-mail and websites, and − employee surveys and suggestion schemes.

5.5 Management Review Top management reviews the quality management system at planned intervals to ensure its continuing suitability, adequacy and effectiveness. The review evaluates the need for changes in the BATA`s management system, including the quality policy and quality objectives. Documented procedure PR 05-01 describes the process of management review, as well as review inputs and outputs. 5.6 Confidentiality As a rule, all information received in the accredita-tion process is treated as confidential. Disclosing information to third parties is permitted only with the approval of the persons concerned. All persons involved in the accreditation processes, whether they are permanent staff or members of committees or external bodies or individuals, are under an obligation to keep the confidentiality of information in the course of their duties. This commitment is documented by signing a statement on complying with the rules defined by BATA (PD 05-02 for BATA’s staff and PD 05-03 for others). These two documents address aspects relating to confidentiality and independence from commercial and other interests, and any existing or prior association with CABs that are under assess-ment. Information about particular bodies shall not be disclosed to third parties without a written consent of that body. Where BATA is required by the law to disclose information to a third party, the body con-cerned shall be informed about that in accordance with the law. 5.7 Publishing and Information Meetings and Seminars 5.7.1 Publishing Publication of the accredited laboratories, certifica-

Odjeljak/Section 5



Stranica/Page 4/5

OB 001/01

adresama Tijela, datumom odobravanja i istjecanja akreditacije te opisom područja akreditacije koje je dodijeljeno svakom od njih. Liste su, na zahtjev, dostupne svim zainteresiranim stranama;

- internet stranice BATA-e; - baze podataka BATA-e.

BATA, također, objavljuje sljedeće:

- informacije o ovlaštenju po kome BATA djeluje;

- dokument o Sustavu akreditiranja BiH, uključujući pravila i procedure za odobravanje, održavanje, proširenje, suženje, suspenziju i opoziv akreditacije;

- informacije o procesu akreditiranja; - opis načina na koje BATA ostvaruje

financijsku podršku i opće informacije o naknadama koje se naplaćuju podnositeljima zahtjeva za akreditaciju i akreditiranim tijelima;

- opis prava i dužnosti podnositelja zahtjeva i akreditiranih tijela, uključujući zahtjeve i ograničenja u korištenju znaka akreditacije te način na koji se poziva na dodijeljenu akreditaciju;

- informacije o procedurama za rješavanje žalbi i prigovora;

BATA koordinira i nadgleda pravovremeno objav-ljivanje kao i sadržaj publikacija. Svi objavljeni dokumenti dostupni su zainteresiranim osobama ili institucijama na njihov zahtjev. Da bi se garantirala aktualnost objavljenih dokumenata provode se redovita preispitivanja i, ako je neophodno, kompletiranje i revizija. Ciklusi preispitivanja utvrđuju se zasebno. BATA dobiva od vanjskih tijela uglavnom sljedeća dokumenta i informacije:

- zapisnike; - odluke; - smjernice i pravila; - priloge godišnjem izvještaju BATA-e.

5.7.2 Informativni sastanci i seminari BATA redovito organizira različite informativne sastanke za pojedine zainteresirane strane:

tion and inspection bodies is made in: - lists of accredited laboratories and certifica-

tion and inspection bodies including their names and addresses, date of accreditation granting and expiration, and description of accreditation scopes granted to each body. The lists are available to all interested par-ties, on their request;

- BATA’s web site; - BATA’s data base.

BATA also publishes the following:

- information about the authorization under which BATA operates;

- document about the B&H Accreditation Sys-tem, including the rules and procedures for accreditation granting, maintaining, extend-ing, reducing, suspending and withdrawing;

- information about the accreditation process; - description of the ways how BATA obtains fi-

nancial support, and general information about the fees collected from applicants and accredited bodies;

- description of the rights and duties of appli-cants and accredited bodies, including re-quirements, restrictions or limitations on the use of the accreditation mark and the ways of referring to the granted accreditation;

- information on procedures for dealing with complaints and appeals;

BATA co-ordinates and supervises timely publica-tion and the contents of publications. All published documents are available to interested persons or institutions on their request. To guarantee that the published documents are up to date, regular reviews are carried out and, if nec-essary, completion and revision, respectively. The review cycles are defined separately. BATA receives from external bodies mainly the following documents and information:

- minutes; - decisions; - guidelines and rules; - contribution to BATA’s annual reports.

5.7.2 Information Meetings and Seminars BATA regularly organises different information

Odjeljak/Section 5



Stranica/Page 5/5

OB 001/01

- Osobe zainteresirane za akreditiranje

Uzimajući ovo u obzir poziv se upućuje osobama koje su potencijalno zainteresirane za akreditiranje, npr. laboratoriji iz različitih područja ispitivanja ili kalibracija. Oni će biti informirani o prednostima akreditacije u njihovim područjima putem sastanaka, uključujući predavanja, diskusije i radionice.

- Laboratorije, tijela za certificiranje i

inspekcijska tijela

Na ovu vrstu sastanaka će biti pozvana TOU koja su se već prijavila za akreditaciju ili koja su već akreditirana. Oni će biti informirani o najnovijim propisima u BiH i Europi. Sastanci su obično jednodnevni i poludnevni i organiziraju se kao diskusije i razmjena iskustava.

- Seminari Zajedno sa drugim europskim i bosansko hercegovačkim organizacijama, BATA organizira informativne sastanke i seminare koji se odnose na opće aspekte akreditiranja.

- Dodatne obuke za ocjenitelje

Barem jednom godišnje, BATA organizira dodatne obuke za ocjenitelje u cilju upoznavanja sa najnovijim saznanjima. Na njima se ocjenitelji informiraju o daljnjem razvoju sustava, procesima ocjenjivanja i novim standardima i pravilima koja će se vjerojatno mijenjati. Ovi tečajevi su također strukturirani kao razmjene iskustva. Tečajevi se planiraju kao jednodnevni sastanci. Oko polovice vremena posvećuje se razmjeni iskustva između ocjenitelja te između ocjenitelja i BATA.

- Obuka ocjenitelja

Ako se ukaže potreba, BATA provodi obuke ocjenitelja u skladu s okvirnim programom BATA-e.

- Razmjena iskustava s drugim tijelima za

akreditiranje

meetings for certain interested parties:

- Persons interested in accreditation

Having this in mind, invitations are sent to persons potentially interested in accreditation, e.g. laborato-ries engaged in different fields of testing or calibra-tion. They will be informed about the advantages of accreditation in their fields through meetings, in-cluding lectures, discussions and workshops.

- Laboratories, certification bodies and inspec-tion bodies

This kind of meetings will be organized for CABs that have already applied for accreditation or have already been accredited. They will be informed about the latest regulations in B&H and Europe. Those are generally one-day or half-day meetings and are organized as discussions and exchange of experience.

- Seminars

Together with other European and B&H organiza-tions, BATA organises information meetings and seminars concerning general aspects of accredita-tion.

- Additional training courses for assessors

At least once a year, BATA organises additional trainings for assessors in order to provide them with an up-to-date knowledge. In those training courses, assessors are informed about further developments of the system, assessment procedures and new standards and rules, which are potentially in revi-sion. These courses are also structured as ex-changes of experience.The courses are planned as one-day meetings. About half of the time is dedi-cated to the exchange of experience between the assessors themselves and between the assessors and BATA.

- Training of assessors

If required, BATA carries out assessor trainings according to the BATA framework program.

- Exchange of experience with other accreditation bodies.

Odjeljak/Section 6




Stranica/Page 1/4

6 UPRAVLJANJE RESURSIMA 6.1 Pribavljanje resursa BATA na vrijeme definira i osigurava potrebne resurse. Direktor BATA-e odgovoran je za definiranje i brigu o potrebnim resursima u skladu s Planom poslovanja za svaku godinu. 6.2 Ljudski resursi

6.2.1 Osoblje koje učestvuje u postupku akredi-tiranja

BATA zapošljava stalno osoblje (ocjenitelje, vodeće ocjenitelje i voditelje postupka akreditiranja) i angažuje po ugovoru vanjsko osoblje (vodeće oc-jenitelje, ocjenitelje i eksperte) koji posjeduju obra-zovanje, iskustvo, neovisnost, poznaju kriterije, procedure i dokumente za ocjenjivanje, posjeduju tehničko znanje, sposobnosti komunikacije, te spo-sobnosti neophodne da bi mogli odgovoriti vrsti i obimu posla u BATA-i. Vanjsko osoblje može se angažirati samo nakon provedene procedure izbora u skladu sa dokumen-tom OD 06-01. Svi zaposleni u BATA-i odgovorni su za kvalitetu svog rada. Osoblje koje sudjeluje u postupku akre-ditiranja mora biti upoznato s odgovarajućim stan-dardima, Poslovnikom kvalitete i procedurama koje se odnose na njihov svakodnevni rad, te postupati u skladu s njima. BATA je dužna osigurati dovoljan broj stalno zapos-lenog osoblja. Zahtjevi za vodeće ocjenitelje, ocje-nitelje i eksperte definirani su u dokumentu OD 06-01. Dužnosti i odgovornosti osoblja utvrđene su u opisu radnih mjesta. Svi pojedinci se upoznaju sa tim opisom i potvrđuju to svojim potpisom. Ovlaštenja i područja djelatnosti se određuju odlukom direktora. Svi koji rade za BATA-u dužni su potpisati izjavu o povjerljivosti i nepristranosti i popuniti formular OB 06-02. BATA vodi evidenciju o svim pojedincima koji sud-jeluju u postupku akreditiranja u skladu sa doku-mentom OD 06-01.

6 RESOURCE MANAGEMENT 6.1 Provision of Resources BATA defines and obtains the necessary resources in time. BATA Director is responsible for defining and management of the necessary resources in accordance with the Business Plan for each year. 6.2 Human Resources 6.2.1 Personnel involved in the accreditation

process BATA employs permanent personnel (Assessors, Lead Assessors and Case Officers) and contracts external personnel (Lead Assessors, Assessors and Experts) having the education, experience, inde-pendence, knowledge of criteria, procedures and documents for assessment, technical knowledge, communication skills and skills necessary for han-dling the type and volume of BATA’s activities. External staff may be hired only following the selec-tion procedure described in document OD 06-01. All BATA employees are responsible for the quality of their work. Personnel involved in the accredita-tion process shall know the relevant standards, the Quality Manual and the procedures related with their daily work and comply with them. BATA shall ensure a sufficient number of perma-nent personnel. Requirements for Lead Assessors, Assessors and Experts are defined in document OD 06-01. Duties and responsibilities of the personnel are defined in job descriptions. All individuals are famil-iarized with their job description and have to con-firm this with their signature. Authorizations and scopes are granted by the decision of BATA’s Di-rector. All persons working for BATA have to sign a state-ment of confidentiality and impartiality and fill out the form OB 06-02. BATA keeps records for each person involved in the accreditation process according to document OD 06-01.

Odjeljak/Section 5



Stranica/Page 2/4

6.2.2 Kvalifikacije i obuka

Zahtjevi u pogledu kvalifikacija, iskustva i kompe-tentnosti svog osoblja BATA-e koje sudjeluje u postupku akreditiranja utvrđeni su u dokumentu OD 06-01. Konkretna područja kompetentnosti svih osoba koje sudjeluju u postupku akreditiranja definiraju se na osnovu općeg obrazovanja, radnog iskustva i pro-vedenih obuka i navedena su u personalnom dosi-jeu. Prije njihovog prvog angažmana, osoblje BATA-e koje sudjeluje u postupku akreditiranja mora usp-ješno proći program obuke BATA-e u skladu sa dokumentom PR 06-04, Obuka osoblja Da bi se održala kompetentnost osoblja i obezbjedilo njegovo usavršavanje kontinualno se planira i izvodi obuka. U decembru tekuće godine, na osnovu definiranih potreba osoblja, pomoćnik direktora za razvoj, planiranje i obučavanje, izrađuje prijedlog plana obuka za narednu godinu. BATA može, bez dalje obuke, prihvatiti ocjenitelje, vodeće ocjenitelje ili eksperte (koji će raditi pod nadzorom VT BATA) koje je odobrio neki drugi potpisnik EA MLA ili drugih akreditacijskih tijela sa kojima BATA ima sporazum o suradnji, nakon što BATA-i dostave dokaze o istom i upoznaju se sa pravilima i procedurama BATA-e. Pored planiranih obuka, osoblje BATA-e se na po-sebnim sastancima obavještava o nastalim prom-jenama npr. u sistemu kvaliteta, o novim normativ-nim ili drugim dokumentima, ili u slučaju informaci-ja dobijenih prilikom prisustvovanja značajnim događajima.

U cilju osiguranja efektivnog korištenja kompetent-nog osoblja prilikom ocjenjivanja, te da bi se zaštitio i unaprijedio kredibilitet BATA-e, a samim tim i osigurala dodatna vrijednost za klijente, izvodi se i redoviti monitoring osoblja koje sudjeluje u postupku akreditiranja na način propisan kroz PR 06-04. Rezultati monitoringa čuvaju se u ličnim dosijeima. Pored toga, ti rezultati se koriste za izradu plana

6.2.2 Qualifications and Training The qualification, experience and competence re-quirements for all BATA staff involved in the ac-creditation process are defined in document OD 06-01. Specific fields of competence of all individuals in-volved in accreditation process are defined based on general education, work experience and training and are specified in personal files. Prior to their first engagement, BATA staff engaged in the accreditation process must successfully complete the BATA training program according to document PR 06-04, Training of Staff. To maintain the competence of staff and ensure their improvement, trainings are continually planned and conducted. In December of the current year, based on defined needs of the staff, Assistant Director for Develop-ment, Planning and Education prepares a proposal of the training plan for next year. BATA can accept Assessors, Lead Assessor or Experts (who will work under supervision of BATA LA) approved by another EA MLA signatory or an accreditation body with which a cooperation agreement has been signed without further training after they submit a proof of that to BATA and in-

form themselves about the rules and procedures of BATA. Apart from the scheduled trainings, BATA’s per sonnel shall be informed by specially scheduled meetings about relevant changes e.g. in the quality system, new normative or other documents or if information collected by attending important events is available. In order to ensure the effective deployment of competent staff for assessment, as to safeguard and enhance the credibility of BATA and thereby to provide added value to the customers, monitoring of personnel involved in the accreditation process is carried out regularly as defined in PR 06-04. The results of the monitoring are kept in personal files. Further, the results are used for the develop-ment of the individual training plan in cooperation

Odjeljak/Section 5



Stranica/Page 3/4

pojedinačne obuke, u suradnji direktora i osobe zadužene za obuku. 6.3 Proširenje aktivnosti Ukoliko je potrebno proširiti aktivnosti te odgovoriti na zahtjeve zainteresiranih strana, BATA je ustanovila, provodi i održava dokumentiranu proceduru PR 06-05 gdje su opisani koraci koji će se poduzeti pri proširenju aktivnosti akreditiranja na novo područje. BATA će, prije prihvaćanja zahtjeva u novom području, poduzeti odgovarajuće aktivnosti na dizajnu, planiranju i pribavljanju potrebnih resursa, uključujući znanje i iskustvo. 6.4 Infrastruktura BATA se nalazi u prostorijama koje u cijelosti odgovaraju potrebama i namjeni. Oprema koja se koristi u radu je na nivou najsuvremenije iz područja informacijske tehnologije. Briga se vodi da svi aplikacijski softveri koji se koriste u radu budu licencirani tako da je osigurano pravovremeno ažuriranje najnovijim verzijama. Telekomunikacijska oprema koja se koristi osigurava neposredno i nesmetano kontaktiranje sa svim, kako zainteresiranim za usluge BATA-e, tako i s onima koji su od interesa za BATA-u. 6.5 Financiranje BATA-e i osiguranje od odgovornosti Aktivnosti BATA se financiraju kroz:

a) podršku državnog budžeta koji pokriva minimalne troškove stalno zaposlenih i troškove međunarodne suradnje,

b) prihode od realiziranih usluga po kompletiranju svakog zahtjeva za akreditaciju i ponovnih ocjenjivanja nakon isteka važenja akreditacije,

c) prihode od onih koji posjeduju akreditaciju te su obvezni platiti naknadu za održavanje sustava akreditiranja za svaku godinu posjedovanja akreditacije.

Sredstva iz budžeta osiguravaju se u skladu sa Zakonom o izvršenju budžeta institucija BiH za tekuću godinu, a prihodi koje BATA realizira pružanjem svojih usluga i na temelju sudjelovanja u

between the Director and the person responsible for training. 6.3 Expanding Activities If it is necessary to expand its activities and to meet the demands of interested parties, BATA has estab-lished, implements and maintains the documented procedure PR 06-05 describing the steps that will be taken to expand accreditation activities to new fields. Prior to accepting applications in the new field, BATA will make adequate provisions for the design, planning and acquisition of the necessary resources, including knowledge and experience. 6.4 Facilities BATA is located in premises that fully correspond to its needs and intended use. Equipment used in operation is the most modern one in the field of information technology. Care is taken that application softwares used in the work are licensed so as to ensure they are timely up-dated with the latest versions. Telecommunication equipment used ensures direct and interference free contact with all, either those interested in BATA’s services or those who are of interest for BATA. 6.5 Financing of BATA and Liability Insurance BATA’s activities are financed through: a) support of the state budget that covers minimal

costs of permanent employees and interna-tional cooperation,

b) revenues from provided services per each completed accreditation and reassessment ap-plication upon expiration of accreditation valid-ity,

c) revenues from accreditation holders who are obliged to pay maintenance fee for each year they possess the accreditation.

Funds from the budget are obtained pursuant to the Law on the Execution of B&H Institutions Budget for the current year, and the revenues from the services provided by BATA and the participation in SABIH go directly to the budget of B&H Institutions.

Odjeljak/Section 5



Stranica/Page 4/4

SABIH idu izravno u budžet institucija BiH. Visine naknada i procedura plaćanja naknada pod b) i c) reguliraju se putem tarifa za usluge pružene od strane BATA-e u okviru sustava akreditiranja (PD 07-05). Pored troškova spomenutih pod b) i c), podnositelji zahtjeva za akreditiranje plaćaju naknadu za sudjelovanje u sustavu akreditiranja u okviru zakonskih propisa. Oni koji posjeduju akreditaciju plaćaju troškove međulaboratorijskih poređenja i ispitivanja sposobnosti. U vezi s navedenim plaćanjima BATA priprema i ispostavlja račune te prati njihovu realizaciju. Računovodstvene knjige čuvaju se u Službi za opće, pravne, financijske, informacijsko – dokumentacijsko - izdavačke poslove i računarstvo. BATA ima svojstvo pravne osobe i, sukladno Zakonu o osnivanju Instituta za akreditiranje BiH te Zakonu o obveznim odnosima (“Službeni glasnik BiH”, br. 2/92, 13/93, 13/94) preuzima odgovornost za eventualne štete prouzročene klijentima tijekom izvođenja aktivnosti iz svog područja djelatnosti.

Rates and payment procedure for the fees under b) and c) are regulated by tariffs for services provided by BATA in the Accreditation System (PD 07-05). In addition to the costs mentioned under b) and c), applicants for accreditation pay the fees for the participation in the system as prescribed by the law. Accreditation holders pay charges of interlaboratory comparisons and proficiency testing. For these payments, BATA prepares and issues invoices and monitors their payment. Accounting books are kept at the Department of General, Legal, Financial, Information, Documenta-tion and Publishing Affairs and Information Tech-nology. BATA has the status of a legal entity and, pursuant to the Law on Establishment of the B&H Institute for Accreditation and the Law on Obligations (B&H Official Gazette, No. 2/92, 13/93, 13/94), it takes the responsibility for any damage caused to its cli-ents in the course of the performance of activities within its field of work.

Odjeljak/Section 7




Stranica/Page 1/4

OB 001/01

7 PRUŽANJE USLUGA 7.1 Planiranje pružanja usluga Kako bi planiranje pružanja usluga bilo konzistentno sa zahtjevima ostalih procesa sustava upravljanja, BATA planira i razvija procese potrebne za realiziranje usluga kroz određivanje:

− ciljeva kvalitete i zahtjeva za uslugama, − potrebe uspostavljanja procesa,

dokumenata, te osiguranja resursa koji su specifični za pojedine usluge,

− potrebnih aktivnosti verificiranja, vrjednovanja, monitoringa i provjera specifičnih usluga i kriterija za njihovo prihvaćanje,

− zapisa koji su potrebni za pružanje dokaza da su procesi realiziranja usluga i same usluge zadovoljili postavljene zahtjeve.

7.2 Procesi koji se odnose na kupca U dokumentima koji se šalju podnositelju zahtjeva za akreditaciju navedeni su zahtjevi koje moraju ispuniti podnositelji zahtjeva. Zahtjevi su definirani relevantnim standardima, zakonima i propisima, te odgovarajućim dokumentima BATA-e. Po prijemu dokumentacije priložene uz zahtjev za akreditaciju, BATA vrši preispitivanje zahtjeva s ciljem određivanja:

− je li zahtjev kompletan, − može li BATA, u definiranim rokovima,

udovoljiti zahtjevu obzirom na raspoložive resurse (trenutna angažiranost osoblja i ocjenitelja).

U slučaju da BATA nije trenutno u mogućnosti udovoljiti zahtjevu, šef Službe za akreditiranja predlaže Tijelu način na koji bi se Zahtjev eventualno mogao realizirati. Od prvog kontakta s korisnikom usluga, kao i tijekom cijelog perioda važenja akreditacije, održava se intenzivna komunikacija kako bi se osigurala obostrana informiranost o aktualnoj problematici vezanoj za akreditiranje.

7 SERVICE PROVISION 7.1 Service Provision Planning In order to make the planning of service provision consistent with the requirements of other manage-ment system processes, BATA plans and develops processes necessary for the realization of services by determining:

− quality objectives and requests for services, − the need for the establishment of proc-

esses, documents, and the provision of re-sources characteristic for particular ser-vices,

− required verification, validation, monitoring activities and activities of inspection of specific services and the criteria for their acceptance,

− records needed to provide evidence that the service realization processes and the services themselves meet the set require-ments.

7.2 Customer-related Processes Documents sent to accreditation applicants specify the requirements that must be fulfilled by the appli-cants. Those requirements are defined by relevant standards, laws and regulations, as well as rele-vant BATA documents. Upon the receipt of documentation enclosed with an accreditation application, BATA reviews the ap-plication to determine:

− if the application is complete, − if BATA is able to grant the application

within the defined deadlines given the available resources (current workload of staff and assessors).

In case BATA is momentarily unable to grant the application, the Head of Accreditation Department proposes to the CAB the manner in which BATA could accept the application. Through the entire period, from the first contact with the applicant until the expiration of validity of accreditation documents, intensive communication is maintained in order to ensure mutual information about the current issues related to accreditation.

Odjeljak/Section 7



Stranica/Page 2/4

OB 001/01

7.3 Dizajn i razvoj Aktivnosti dizajna i razvoja sustava akreditiranja BiH, te realiziranja usluga usredotočene su na potrebe i zadovoljstvo korisnika usluge BATA. Ukoliko su u dizajn i razvoj angažirane različite grupe unutar BATA-e, uspostavljaju se odgovarajuće veze kako bi se osigurala efektivna komunikacija i jasna podjela odgovornosti. U procesu dizajna i razvoja, uzimaju se u obzir:

− zahtjevi odgovarajućih standarda, − zahtjevi aktualnih zakona i propisa, − informacije proizašle iz dizajna usluga

drugih akreditacijskih tijela, − dokumenti EA, IAF, ILAC i slično, − ostali zahtjevi bitni za dizajn i razvoj.

7.4 Podugovaranje ocjenjivanja BATA trenutno ne podugovara ocjenjivanja. Ukoliko se u budućnosti ukaže potreba za podugovaranjem, isto će biti odgovarajuće dokumentirano. 7.5 Proces akreditiranja 7.5.1 Opće Proces akreditiranja je definiran u skladu sa zahtjevima BAS ISO/IEC 17011, a povezan je i sa pravilima Sustava akreditiranja Bosne i Hercegovine (PD 05-01). Proces sadržava niz aktivnosti koje su opisane kroz određen broj procedura. Okosnicu procesa čini temeljna procedura akreditiranja PR 07-01, tj. procedura koja se provodi pri prvoj dodjeli akreditacije. Detaljan opis koraka povezanih s procedurom akreditiranja dat je dodatno u procedurama PR 07-02, PR 07-03 i PR 07-04. Detaljan prikaz procesa akreditiranja opisan je u Odjeljku 7 dokumenta PD 05-01, Sustav akreditiranja Bosne i Hercegovine 7.5.2 Kriteriji za akreditiranje Kriteriji za akreditiranje vrijede za cijelo područje rada BATA-e. Oni se primjenjuju na sve vrste ispitnih i kalibracijskih laboratorija, tijela za certificiranje i inspekcijskih tijela za koja je BATA

7.3 Design and Development Activities on designing and development of the Ac-creditation System of B&H and service provision are focused on the needs and satisfaction of cus-tomers. In the case where different groups within BATA are involved in the design and development, appropriate interfaces between them are estab-lished in order to ensure effective communication and clear division of responsibility. In the process of designing and development, the following are taken into consideration:

− requirements of relevant standards, − requirements of applicable laws and regula-

tions, − information derived from service design of

other accreditation bodies, − EA, IAF, ILAC and similar documents, − other requirements important for design and

development. 7.4 Assessment Subcontracting BATA currently does not subcontract assessments. If there is a need for subcontracting in future, it will be documented. 7.5 Accreditation Process 7.5.1 General Accreditation process is defined in accordance with the requirements of ISO/IEC 17011, and is also connected with the rules of the Accreditation Sys-tem of Bosnia and Herzegovina (PD 05-01). It in-cludes a series of activities described in a certain number of procedures. The framework of the proc-ess is the Accreditation Procedure of PR 07-01 i.e. the procedure carried out during the first granting of accreditation. A detailed description of steps re-lated to the accreditation procedure is additionally presented in procedures PR 07-02, PR 07-03 and PR 07-04. A detailed description of the Accreditation Process is given in Section 7 of PD 05-01 document, Ac-creditation System of Bosnia and Herzegovina. 7.5.2 Accreditation Criteria

Odjeljak/Section 7



Stranica/Page 3/4

OB 001/01

odgovorna. Kompetentnost ispitnih i kalibracijskih laboratorija, tijela za certificiranje i inspekcijskih tijela utvrđuje se putem odgovarajućih kriterija za akreditaciju, kao što je definirano u pravilima BATA. Lista kriterija za akreditiranje za sve vrste Tijela za ocjenjivanje usklađenosti navedena je u dokumentu PD 05-01, Dodatak 0. 7.5.3 Identifikacija i mogućnost praćenja Proces odobravanja akreditacije počinje prijemom popunjenog obrasca zahtjeva uz koji se dostavljaju svi traženi dokumenti. Prijem dokumenata registrira se u protokolu ulazne pošte, a podnositelju zahtjeva se dodjeljuje registarski broj predmeta. Dodijeljeni registarski broj predmeta je jedinstven i ne može se ni u kojem slučaju ponoviti. Za svakog podnositelja zahtjeva za akreditaciju otvara se fajl koji se označava registarskim brojem predmeta, a u koji se ulažu svi dokumenti vezani za registarski broj predmeta. Zapisi, koji se nalaze u fajlu, su označeni datumom ulaganja. To, između ostalog, omogućuje praćenje faze u kojoj se nalazi proces. 7.5.4 Vlasništvo korisnika usluga BATA vodi brigu o svemu onome što je vlasništvo korisnika njenih usluga, dok se to nalazi pod kontrolom BATA-e. To se prije svega odnosi na dokumente opisane u okviru procedura akreditiranja koje BATA identificira, verificira i održava. Bilo kakvo gubljenje, oštećenje ili na drugi način utvrđena njihova nepodobnost za upotrebu zapisuje se i o tome se obavještava korisnik usluge. 7.6 Prijenos prava stečenih po osnovu odobrene akreditacije U slučaju promjene vlasničkih uvjeta ili zakonske forme priprema se novi certifikat i prosljeđuje novom vlasniku. BATA mora biti sigurna da još uvijek postoji formalno ispunjavanje kriterija za akreditaciju, posebno u vezi nepristranosti novog

Accreditation criteria apply to the entire field of BATA’s operation. They are applied to all types of testing and calibration laboratories, certification and inspection bodies under BATA’s responsibility The competence of testing and calibration laborato-ries, certification and inspection bodies is deter-mined by the relevant accreditation criteria, as de-fined in BATA’s rules. The list of accreditation criteria for all types of con-formity assessment bodies is given in document PD 05-01, Annex 0. 7.5.3 Identification and Traceability The accreditation process begins with the receipt of a filled application form with all required docu-ments enclosed. The receipt of the documents is recorded in the in-coming mail log, and the applicant is assigned a case registration number. The assigned case regis-tration number is unique and can in no way be used twice. All applicants get their own file which is marked with the case registration number and where all documents related to the corresponding case regis-tration number are filed. Records in the file are marked with the date of filing. This, among other things, enables insight in the stage of the process. 7.5.4 Customer Property BATA takes care of everything that represents cus-tomer property, while it is in BATA`s custody. This primarily refers to documents described in accredi-tation procedures, that BATA identifies, verifies and maintains. Any occurrence of loosing, damaging or otherwise finding to be unsuitable for use is re-corded and reported to the customer. 7.6 Transfer of Rights Acquired on the Basis of Accreditation In case of changes in the ownership conditions or the legal form, a new certificate is prepared and sent to the new owner. BATA must make sure that the formal fulfilment of accreditation criteria still

Odjeljak/Section 7



Stranica/Page 4/4

OB 001/01

vlasnika i, ako je neophodno, provjeriti njegov položaj u složenoj organizaciji. U slučaju postojanja sumnji mora se konzultirati KA. 7.7 Ispitivanje sposobnosti i druga poredbena ispitivanja U svrhu dokazivanja tehničke kompetentnosti, akreditirane laboratorije i laboratorije koje žele podnijeti zahtjev za odobravanje akreditacije moraju uspješno sudjelovati u PT/ILC šemama koje se provede u skladu sa standardom ISO/IEC 17043 i dokumentom ILAC G13 za organizatore šema. Ako takve šeme nisu dostupne, BATA će podržati učešće tijela i u drugim šemama. U razmatranju prihvatljivosti takvih šema sudjeluju, prema potrebi, i odgovarajući tehnički komiteti koji se, između ostalog, bave razradom PT/ILC kriterija za određena specifična područja. BATA, kao minimum, zahtjeva od podnositelja zahtjeva za odobravanje akreditacije da sudjeluje u PT/ILC šemama najmanje jedanput prije odobravanja akreditacije, a zatim najmanje jedanput u periodu važenja akreditacije (4 godine) za svako područje iz akreditiranog/zahtijevanog skoupa. Detaljni zahtjevi za sudjelovanje laboratorija u PT/ILC šemama definirani su dokumentom OD 07-04, Opći zahtjevi za sudjelovanje u PT/ILC šemama.

exists, especially with respect to the impartiality of the new owner and, if necessary, check his status in the corporate entity. In case of any doubts, KA must be consulted. 7.7 Proficiency Testing and other Comparison

Testing In order to prove their technical competence, ac-credited laboratories and laboratories applying for accreditation must successfully participate in PT/ILC schemes conducted in accordance with ISO/IEC 17043 and ILAC document G13 for the providers of schemes. If such schemes are not available, BATA shall support CABs participation in other schemes. The consideration of acceptability of such scheme will, if necessary, also include rele-vant technical committees who among other things also develop PT/ILC criteria for specific areas. As a minimum, BATA requires the applicants for accreditation to participate in PT/ILC schemes at least once before the granting of accreditation, and then at least once during the accreditation cycle (4 years) for each area of the accredited/sought scope. Detailed requirements regarding the participation in PT/ILC schemes are defined in document OD 07-04, General Requirements for Participation in PT/ILC Schemes.

Odjeljak/Section 8




Stranica/Page 1/5

8 MJERENJE, ANALIZA I POBOLJŠANJE 8.1 Mjerenje i monitoring U BATA-i je prisutno opredjeljenje da su podaci mjerenja i monitoringa važni za donošenje odluka temeljenih na činjenicama. Kako bi se osigurale informacije za poboljšanje performance organizacije i zadovoljstva kupaca i drugih zainteresiranih strana, najviše rukovodstvo koristi:

− mjerenje dostizanja planiranih ciljeva, − mjerenje zadovoljstva korisnika usluga i

ostalih zainteresiranih strana, − interne audite.

8.1.1 Mjerenje ostvarivanja planiranih ciljeva Na osnovu člana 23. Zakona o ministarstvima i drugim tijelima uprave BiH (Sl. Gl. BiH br. 5/03) BATA je obavezna donositi godišnje planove rada. U godišnjem planu rada definiraju se i mjerljivi ciljevi. Direktor BATA-e, na Stručnom kolegiju, polovinom tekuće godine pokreće inicijativu za izradu godišnjeg plana rada za narednu godinu. U skladu s ovlaštenjima i odgovornostima, šefovi službi, svako iz svog dijela, pripremaju prijedlog godišnjeg plana rada koji objedinjuje zamjenik direktora. Plan rada razmatra Stručni kolegij, a potom dostavlja Savjetodavnom vijeću na mišljenje. Nakon što Savjetodavno vijeće da mišljenje o planu rada isti se, u skladu sa Zakonom, prosljeđuje Vijeću ministara na potvrđivanje. Na kraju godine šefovi službi sačinjavaju izvještaj o radu koji uključuje analizu ostvarenosti definiranih ciljeva. Izvještaj objedinjuje zamjenik direktora. Izvještaj o radu razmatra Stručni kolegij, a potom dostavlja Savjetodavnom vijeću na mišljenje. Nakon što Savjetodavno vijeće da mišljenje o izvještaju isti se, u skladu sa Zakonom, prosljeđuje Vijeću ministara na potvrđivanje.

8 MEASUREMENT, ANALYSIS AND IMPROVEMENT

8.1 Measurement and Monitoring BATA is committed to the idea that measurement and monitoring data are important for informed decision making. In order to ensure information for the improvement of the organization’s performance and the satisfaction of customers and other interested parties, top management uses the following:

− measurement of the achievement of planned objectives,

− measurement of the satisfaction of customers and other interested parties,

− internal audits. 8.1.1 Measurement of the achievement of planned objectives Pursuant to the Law on Ministries and Other Administrative Bodies of B&H (Official Gazette of B&H, No. 5/03), BATA must adopt annual work plans. The annual work plans define, among others, the measurable objectives. At an Expert Collegium meeting, at mid-year, the Director initiates the preparation of the work plan for the following year. In accordance with their authorizations and responsibilities, the Heads of Departments prepare proposed work plans, each for their department, which are then compiled into a general proposed work plan by the Deputy Director. The Expert Collegium discusses the work plan and submits it to the Advisory Council for their opinion. After the Advisory Council gives their opinion on it, the work plan is forwarded to the Council of Ministers for confirmation, in accordance to the Law. At the end of the year, Heads of Departments prepare their work reports which include analysis of the achievement of defined goals. The Deputy Director compiles these reports into a general work report. The Expert Collegium discusses the work report

Odjeljak/Section 8



Stranica/Page 2/5

Za izradu godišnjeg plana rada kao i realizaciju planiranih ciljeva odgovoran je direktor i zamjenik direktora. 8.1.2 Mjerenje zadovoljstva korisnika usluga BATA uspostavlja i koristi izvore informacija o zadovoljstvu korisnika usluga i surađuje s njima u namjeri da poboljša sustav upravljanja i predvidi buduće potrebe korisnika usluga. Povratne informacije od zainteresiranih strana jedna su od točaka dnevnog reda Stručnog kolegija svaka tri mjeseca. Mogući izvori informacija o zadovoljstvu korisnika usluga koje se odnose na sve aspekte rada BATA-e su: - direktna komunikacija s korisnikom usluga, - informacije iz različitih medija, - anketni upitnici. O direktnoj komunikaciji sa korisnikom usluga vode se zapisi na obrascu OB 07-01, Zapis o poslovnom razgovoru. Šef službe akreditiranja je odgovoran za analizu ovih informacija i pripremu ovih informacija za sastanak stručnog kolegija. Sve informacije koje se tiču rada BATA-e objavljene u različitim medijima analizira šef Služba za opće, pravne, financijske, informacijsko-dokumentacijsko-izdavačke poslove i računarstvo i priprema za sastanak stručnog kolegija. Na završnom sastanku svih faza ocjenjivanja Voditelj postupka akreditiranja, odnosno vodeći ocjenitelj dostavlja TOU anketni upitnik na obrascu OB 08-06. Anketni upitnik analizira Šef službe akreditiranja i voditelj postupka za određeni predmet, a šef službe izvješćuje i stručni kolegij o rezultatima ovih anketa. Nakon analize navedenih informacija pokreću se, po potrebi, odgovarajuće mjere. Također, informacija kao i mjere pokrenute na osnovu njih su jedan od ulaza u preispitivanje sustava od strane rukovodstva.

and submits it to the Advisory Council for their opinion. After the Advisory Council gives their opinion on it, the work report is forwarded to the Council of Ministers for confirmation, in accordance to the Law. The Director and Deputy Director are responsible for the preparation of annual work plans and the implementation of the set objectives. 8.1.2 Customer Satisfaction Measurement BATA creates and uses sources of customer satisfaction information and co-operates with its customers with a view to improving its management system and forseeing the customers' future needs. Feedback from interested parties is included in the agenda of the Expert Collegium every three months. Possible sources of customer satisfaction information related to all aspects of BATA's work are:

- direct communication with customers, - information from different media, - questionnaires.

Direct communication with customers is recorded in form OB 07-01, Record on Business Conversation. The Head of Accreditation Department is responsible for analyzing and preparing this information for the Expert Collegium meeting.

All information published in the media about the work of BATA is is analyzed by the Head of Department for General, Legal, Financial, Information, Documentation and Publishing Affairs and Information Technology and prepared for Expert Collegium meetings.

At closing meetings in all assessment stages, the Case Officer or Lead Assessor leave to the CAB a questionnaire prepared in form OB 08-06. The questionnaires are analyzed by the Head of Accreditation Department and the respective Case Officer and the Head of Department also informs the Expert Collegium abou the results of these surveys.

After the analysis of this information, adequate

Odjeljak/Section 8



Stranica/Page 3/5

8.1.3 Interni audit BATA je ustanovila, provodi i održava dokumentiranu proceduru PR 08-02 za planiranje i provođenje internih audita sustava upravljanja s ciljem verificiranja jesu li aktivnosti na kvaliteti i odgovarajući rezultati u skladu s planiranim aranžmanima te određivanja efektivnosti sustava upravljanja. Interni auditi planiraju se na temelju statusa i važnosti aktivnosti koja je predmetom audita, a izvode ih osobe neovisne od onih koje imaju izravnu odgovornost za aktivnosti koje su auditirane. Rezultati audita zapisuju se i stavljaju na uvid osoblju odgovornom za područje koje je bilo predmet audita. Rukovoditelji, odgovorni za pojedino područje, poduzimaju pravovremene korektivne akcije u vezi nedostataka pronađenih tijekom audita. Tijekom aktivnosti naknadnih audita verificira se i zapisuje provođenje i efektivnost poduzetih korektivnih akcija. Rezultati internih audita čine obvezan dio ulaza za aktivnosti preispitivanja od strane rukovodstva. 8.2 Rješavanje žalbi i prigovora Rješavanje žalbi i prigovora definirano je kroz proceduru PR 08-03 koja je javno dostupna i s kojom su upoznate sve zainteresirane strane u Sustavu akreditiranja BiH. 8.2.1 Žalbe Žalbe BATA-i, u pisanoj formi, upućuju TOU ukoliko smatraju da postoji nepovoljna odluka od strane BATA-e koja se odnosi na status njihove akreditacije. Žalba mora biti dovoljno obrazložena i, po potrebi, dokumentirana. Po prijemu žalbe, pokreće se procedura PR 08-03. Žalbe riješava Komitet za žalbe, u skladu sa spomenutom procedurom i Poslovnikom o radu KŽ. Pri tome, pored dokumentacije podnositelja žalbe, Komitetu za žalbe na raspolaganju je pravno tumačenje elemenata žalbe. Ova tumačenja osigurava Pravna služba BATA-e.

measures are undertaken, if necessary. In addition to that, this information and the measures taken based on it represent one of the inputs for the management reviews. 8.1.3 Internal Audit BATA has established a documented procedure PR 08-02, which is being implemented and maintained, which regulates the planning and performance of the management system internal audits aimed at verifying whether the quality related activities and the corresponding results are adequate for the planned arrangements, and at determining the management system effectiveness.

Internal audits are planned on the basis of the status and importance of the audited activity, and are performed by the personnel independent of those directly responsible for the audited activity. Audit results of are recorded and brought to the attention of the personnel responsible for the audited area. The management personnel responsible for the area take timely corrective actions in connection with the deficiencies found during the audit. Implementation and effectiveness of the taken corrective actions is recorded and verified during follow-up audit activities. The results of internal audits represent a mandatory part of the input for management reviews. 8.2 Dealing with Appeals and Complaints Dealing with appeals and complaints is defined in procedure PR 08-03, which is public and known to all interested parties in the B&H System of Accreditation. 8.2.1 Appeals CABs file appeals with BATA in the written form, when they believe that BATA has made an unfavorable decision related to their accreditation status. Appeals must be sufficiently reasoned and documented, if necessary. When an appeal is received, procedure PR 08-03 is initiated. The Appeals Committee deals with the

Odjeljak/Section 8



Stranica/Page 4/5

8.2.2 Prigovori Prigovor se može odnositi na rad BATA-e te na rad akreditiranih ili neakreditiranih tijela koja se direktno ili indirektno predstavljaju kao akreditirana, a način rješavanja prigovora definiran je u PR 08-03. Za rješavanje prigovora ovlašten je direktor BATA-u u suradnji s ostalim članovima najvišeg rukovodstva. Ako prigovor podnosi treća strana, i ako se njime ukazuje na neusklađenosti sa zahtjevima za akredi-taciju, BATA o tome izvještava nositelja akredi-tacije i od njega zahtijeva detaljne informacije, radi poduzimanja potrebnih koraka. U slučaju da se prigovor prosljeđuje na rješavanje odnosnom ak-reditiranom tijelu, traži se prethodna pisana suglas-nost podnositelja prigovora. 8.3 Poboljšanje 8.3.1 Stalno poboljšanje BATA neprekidno poboljšava efektivnost svog sustava upravljanja koristeći politiku kvalitete, ciljeve kvalitete, rezultate audita, analizu podataka, korektivne i preventivne akcije te preispitivanje od strane rukovodstva. 8.3.2 Korektivna akcija BATA je ustanovila i održava dokumentiranu proceduru PR 08-01 Neusklađenosti i korektivne akcije. Svaka korektivna akcija, poduzeta kako bi se eliminirali uzroci postojeće neusklađenosti, odgovara stupnju veličine problema i razmjerna je mogućem riziku. BATA provodi i zapisuje sve promjene u dokumentiranim procedurama proistekle iz korektivne akcije. Procedura BATA-e za kontrolu neusklađenosti i korektivne akcije uključuje: - način identificiranja neusklađenosti, - analizu uzroka neusklađenosti,

appeals in accordance with the Procedure mentioned above and its Rules of Procedure. In that process, in addition to the documentation filed by the appellant, the Committee for Appeals has at its disposal legal interpretation of the elements of appeal. These interpretations are provided by BATA's Legal Department. 8.2.2 Complaints The complaints can be related to BATA's work or the work of accredited bodies or non-accredited bodies directly or indirevtly presenting themselves as accredited. The manner of dealing with complaints is defined in PR 08-03. The Director of BATA is authorized to deal with the complaints in cooperation with other members of the top management. If the complaint is filed by a third party and if it indicates noncompliance with the accreditation requirements, BATA notifies the accreditation holder about that as soon as possible and requests detailed information to be able to take the necessary steps. When complaints are forwarded to the relevant accredited body, previous written consent of the complainant shall be obtained. 8.3 Improvement 8.3.1 Continual Improvement BATA continually improves the effectiveness of its management system using the quality policy, quality objectives, audit results, data analysis, corrective and preventive actions and management reviews. 8.3.2 Corrective Actions BATA has established and maintains a documented procedure PR 08-05, Nonconformities and Corrective Actions. All corrective actions taken to eliminate the causes of the existing nonconformity correspond to the magnitude of the problems and the possible risks. BATA implements and records all changes to the documented procedures resulting from the corrective actions

Odjeljak/Section 8



Stranica/Page 5/5

- određivanje korektivne akcije potrebne za eliminiranje uzroka neusklađenosti,

- primjenu kontrola radi osiguranja da je korektivna akcija poduzeta i da je efektivna.

8.3.3 Preventivna akcija BATA je ustanovila, provodi i održava dokumentiranu proceduru za preventivne akcije, PR 08-06. Svaka preventivna akcija, poduzeta kako bi se eliminirali uzroci potencijalne neusklađenosti, odgovara stupnju veličine potencijalnog problema i razmjerna je mogućem riziku. Procedure za preventivnu akciju uključuju: - korištenje pogodnih izvora informacija za

otkrivanje, analizu i otklanjanje uzroka potencijalnih neusklađenosti,

- određivanje koraka potrebnih za rješavanje problema koji zahtijevaju preventivnu akciju,

- pokretanje preventivne akcije i primjenu kontrola da se osigura njena efektivnost.

BATA's procedure for nonconformity control and corrective actions includes: - method of identification of nonconformities, - cause analysis, - determining the corrective action needed to

eliminate the causes of nonconformity, - using controls to ensure that the corrective

action is taken and that it is effective. 8.3.3 Preventive Actions BATA has established a documented procedure PR 08-06 for preventive actions, which is being implemented and maintained. All preventive actions taken to eliminate the causes of a potential nonconformity correspond to the magnitude of the problems and the possible risks. The procedure for preventive actions includes: - using appropriate sources of information to

identify, analyse and eliminate potential causes of nonconformities,

- determining the steps needed to deal with any problems requiring preventive action,

- initiating preventive actions and using controls to ensure that their effectiveness.