Portal del Cuerpo Europeo de Solidaridad (PASS) Manual de ... · El Portal PASS le permite buscar participantes del Cuerpo Europeo de Solidaridad, contactar con ellos y, finalmente,

Plataforma del Cuerpo Europeo de Solidaridad – Manual de usuarios – Versión del sistema 2.0 – 5 de febrero de 2018 (v10)

Placement Administration and Support System – User Guide – System version 2.0 – 22 January 2018 (v9)

Portal del Cuerpo Europeo de

Solidaridad (PASS)

Manual de usuario

para entidades acreditadas para proyectos de voluntariado Erasmus+

Versión del sistema 2.0 – 5 de febrero de 2018 (v10)


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Portal del Cuerpo Europeo de Solidaridad (PASS)

Manual de usuario

Versión del sistema 2.0 – 5 de febrero de 2018 (v10)

Índice 1 Introducción ............................................................................................................................................................ 2

2 Panorama general del proceso .............................................................................................................................. 3

3 Antes de empezar… ............................................................................................................................................... 4

4 Conectarse.............................................................................................................................................................. 5

5 Selección del sistema............................................................................................................................................. 7

6 Pantalla de bienvenida ........................................................................................................................................... 8

7 Selección de la organización ................................................................................................................................. 9

8 Buscar participantes .............................................................................................................................................. 10

9 Resultados de la búsqueda ................................................................................................................................. 13

10 Datos del participante........................................................................................................................................... 14

12 Ofrecer una plaza ............................................................................................................................................... 23

13 Interés de un participante por una plaza ........................................................................................................... 28

14 Expedir un certificado de participación ............................................................................................................. 31

15 Ayuda, asistencia y comentarios adicionales ................................................................................................... 39


2

1 Introducción

Bienvenidos al Portal del Cuerpo Europeo de Solidaridad (PASS por sus siglas en inglés: Placement Administration and Support System).

Este sistema está diseñado para facilitar a los representantes de organizaciones autorizadas la búsqueda de participantes en el Cuerpo Europeo de Solidaridad para sus proyectos, y ponerse en contacto con ellos. Los representantes de las organizaciones acreditadas para los proyectos de voluntariado en el marco de Erasmus+ y las organizaciones certificadas con arreglo al Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria tendrán automáticamente acceso a este sistema para buscar posibles participantes. Además, los representantes de las organizaciones que hayan sido seleccionadas en uno de los diferentes programas de financiación para proporcionar plazas en el Cuerpo de Solidaridad Europeo también tendrán acceso a PASS. La primera versión de PASS se lanzó a principios de marzo de 2017 y están previstas una serie de actualizaciones durante el resto de 2018 para agregar nuevas funcionalidades a la herramienta. Este manual de usuarios se mantendrá actualizado con estos cambios, por lo que debe asegurarse de estar utilizando la versión más actualizada. La versión más actualizada de este manual está siempre disponible en la página de asistencia técnica del sitio web del Cuerpo Europeo de Solidaridad: http://europa.eu/youth/solidarity/technical-support-public

http://europa.eu/youth/solidarity/technical-support-public


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2 Panorama general del proceso

El Portal PASS le permite buscar participantes del Cuerpo Europeo de Solidaridad, contactar con

ellos y, finalmente, ofrecerles plazas.

Después de iniciar sesión (consulte la página 5), estos son los pasos clave que hay que seguir en el proceso:

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Busque participantes y contacte con ellos (ver pág. 10)

Utilice la pantalla de búsqueda para encontrar posibles participantes para sus plazas.

Contacte con los participantes individualmente y coménteles la plaza (ver pág.15)

Por motivos de protección de datos personales, primero tiene que utilizar PASS para pedirle

a la persona joven permiso para contactar con ella. Después de obtener el permiso, puede

enviarle un correo electrónico o llamarla directamente al margen de PASS para hablar sobre

la plaza disponible.

Enviar una oferta al participante para que la acepte o la rechace (ver pág. 22)

Cuando haya concluido sus conversaciones tiene que enviar a la persona joven una oferta

por medio de PASS. Después, la persona tendrá que aceptar o rechazar la oferta. Las

ofertas caducan a los 15 días desde su envío. Este paso es muy importante porque cuando

la persona joven haya aceptado la oferta, podrá acceder a servicios en línea adicionales del

Cuerpo Europeo de Solidaridad. Asimismo, la financiación de su proyecto podría no estar

disponible hasta que se acepte la oferta.

A lo largo de 2018 se llevarán a cabo actualizaciones para añadir nuevas funcionalidades a esta

herramienta. Este manual de usuarios se mantendrá actualizado con los cambios que se vayan

realizando, por lo tanto, asegúrese de estar utilizando la versión más actualizada de este documento,

disponible en: http://europa.eu/youth/solidarity/technical-support-public












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3 Antes de empezar…

Para aprovechar al máximo el uso de PASS, sería útil hacer lo siguiente antes de iniciar sesión por

primera vez:

• Si ya tiene una cuenta en EU Login (anteriormente conocida como ECAS), busque la dirección de correo electrónico y la contraseña, las necesitará para acceder a la plataforma PASS. • Es bueno tener claras las características de la plaza del proyecto que pretende cubrir. En particular, la búsqueda le proporcionará mejores resultados si conoce la siguiente información:

• Las fechas de inicio y fin de la actividad.

• La duración de la actividad (entre 2 y 12 meses).

• El conocimiento y experiencia que, según sus preferencias, deben tener los participantes.

• El país donde se realizará la actividad.

• Los países de los que desea que procedan los participantes. Esto resulta particularmente

relevante si trata de encontrar participantes para una plaza del Servicio Voluntario Europeo y

necesita garantizar que procederán de países en los que ya mantiene una relación con las

organizaciones de envío.

• Esté preparado para dar a los participantes con quienes se ponga en contacto la información relativa al proyecto y lo que se les ofrecerá, por ejemplo el alojamiento, viaje, cobertura del seguro, formación, etc. Tener todo esto a mano antes de empezar a utilizar el sistema le ayudará a encontrar con más facilidad a los participantes que mejor se ajusten a las plazas de su proyecto en particular.


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4 Conectarse

El Portal PASS necesita que los usuarios se acrediten por medio del sistema EU Login de la

Comisión Europea (anteriormente conocido como ECAS).

Después de la acreditación mediante EU Login, solo se puede acceder a PASS si la dirección de correo

electrónico vinculada a su cuenta EU Login es una de las direcciones de correo electrónico vinculadas

oficialmente a su organización en la plataforma PASS. El modo por el que están vinculadas su dirección de

correo electrónico y la organización difiere en función de si su organización está acreditada en el Servicio

Voluntario Europeo o no.

• Organizaciones acreditadas en Erasmus+ para el Servicio Voluntario Europeo (SVE)

Las direcciones de correo electrónico oficiales son aquellas de las personas detalladas en la solicitud

original para acreditarse en el SVE: el representante legal y la persona de contacto. Si éstas necesitan

actualizarse, por ejemplo, debido a que una persona deja la organización y es sustituida, póngase en

contacto con la agencia nacional de su país y pídale que actualice estos datos de contacto en su

acreditación. Estas actualizaciones se introducirán automáticamente en la plataforma PASS.

• Organizaciones no acreditadas en el Cuerpo Europeo de Solidaridad

Cuando se autoriza a una organización no perteneciente al SVE para proporcionar plazas en el Cuerpo

de Solidaridad Europeo, la Dirección General que supervisa el programa de financiación informa a los

administradores de PASS que la organización y las direcciones de correo electrónico de sus

representantes designados deben tener acceso a PASS. Si estos representantes designados necesitan

modificarse, la organización debe contactar con la Dirección General responsable del programa de

financiación y pedirles que informen de los cambios a los administradores de PASS.

Comenzar el proceso para iniciar sesión

Para iniciar sesión en PASS, vaya a la página

principal del Cuerpo Europeo de Solidaridad:

http://europa.eu/youth/solidarity y pulse en "Inicio

de sesión de administrador" (Administrator login)

en la parte inferior de la página.

http://europa.eu/youth/solidarity


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Esto abre la pantalla de acreditación de EU Login, como se muestra abajo. Utilice la dirección de correo

electrónico de su cuenta EU Login o anterior cuenta ECAS existente o, si no tiene una, le recomendamos

que utilice el botón "Crear una cuenta" (Create an account): se le pedirá que verifique su dirección de

correo electrónico como parte del proceso de configuración.

o…

Una vez que haya completado el proceso de acreditación en EU Login, se le redirigirá automáticamente de nuevo al Portal Europeo de la Juventud.


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5 Selección del sistema

Tras acreditarse en EU Login, se le presentará la pantalla "Selección del sistema", como se

muestra a continuación.

Si representa a una organización que está acreditada para proporcionar plazas en el Servicio Voluntario

Europeo (SVE), puede optar por entrar en la herramienta PASS del Cuerpo de Solidaridad Europeo o en

la base de datos de voluntariado del SVE del Portal Europeo de la Juventud.

Si su organización no está acreditada para el SVE, entonces verá solo la opción para ir al Cuerpo de

Solidaridad.

Tenga en cuenta que puede volver a esta página en cualquier momento pulsando el botón "Selección del

sistema" (System selection) en la parte superior izquierda de la pantalla.

.


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6 Pantalla de bienvenida

Cuando entre en PASS por primera vez aparecerá la siguiente pantalla de bienvenida.

Para poder continuar utilizando PASS debe marcar la casilla para confirmar que acepta la misión y los

principios del Cuerpo Europeo de Solidaridad y otras declaraciones relacionadas con el uso y la protección

de sus datos personales y los de los jóvenes que encuentre a través del sistema.

Solo se le pedirá que complete esta página la primera vez que acceda. Presione "Continuar" (Continue) en

la parte inferior de la pantalla para pasar a la página siguiente.


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7 Selección de la organización

Después de completar el proceso de acreditación y acceder a la pantalla de bienvenida (solo los

usuarios que acceden por primera vez) aparece la pantalla donde se puede comenzar a usar el

sistema.

Si está autorizado a administrar más de una organización, verá todas las organizaciones para las que

está autorizado aquí.

Desde aquí se puede:

1. Buscar participantes

Paso 1

2. Contactar con ellos mediante la pantalla de resultados de búsqueda

3. Enviar una oferta de plaza a los participantes

Paso

2 Paso 3

4. Expedir certificados (tenga en cuenta que solo verá esta opción si ha enviado una oferta como mínimo).

También puede:

5. Acceder a la versión más actualizada de este manual de usuarios y a información sobre el apoyo adicional.

6. Cambiar directamente a la base de datos de voluntariado del Portal Europeo de la Juventud (solo si su

organización está acreditada para gestionar proyectos de SVE).

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8 Buscar participantes

Aquí es donde puede comenzar a buscar participantes para sus plazas.

Paso 1

Hay dos opciones: bien completar los criterios de búsqueda utilizando los datos de la plaza propuesta o bien buscar un participante específico utilizando su número de referencia del participante, en adelante NPR (los participantes pueden verlo cuando inician sesión en su perfil).

Opción 1: Buscar usando datos de la plaza propuesta Para obtener los mejores resultados de búsqueda, antes de comenzar, compruebe la duración y ubicación de la plaza, así como otras características de la misma.

Una vez que conozca esta información, complete los criterios de búsqueda de la siguiente manera: (vea la captura de pantalla en la página 12).

1. Programa de financiación

Verá una lista con todos los programas de financiación de los que su organización recibe fondos para los proyectos que gestiona. A continuación, debe seleccionar el programa de financiación vinculado al proyecto para el que busca jóvenes.

2. Tipo de plaza Debe elegir si está buscando participantes que estén interesados en el voluntariado o en la vertiente ocupacional. La lista del tipo de plaza está asociada a cada programa de financiación. Por lo tanto, tendrá la posibilidad de buscar solo una vertiente específica.

3. Fecha de inicio más temprana / última fecha de finalización / duración Cuando los participantes se registran, se les pide que especifiquen cuándo estarán disponibles respecto de la fecha de inicio y la fecha de finalización del período y la cantidad máxima de meses que están disponibles durante este tiempo. Esto les da a los participantes la flexibilidad de decir, por ejemplo, que están disponibles por un período máximo de tres meses durante un período de seis.

Para obtener los mejores resultados, intente ser lo más preciso posible con las fechas y la duración. Sin embargo, si no se está seguro de esto, introduzca la fecha más temprana en que se iniciará la actividad y la última fecha en que finalizará, así como la duración máxima del proyecto (en meses) entre estas fechas.

La búsqueda mostrará a todos los participantes que estén disponibles en el período de la plaza y que hayan dicho que pueden hacer un proyecto con esa duración. Los resultados de búsqueda también mostrarán a los participantes cuya disponibilidad esté justo fuera de las fechas de inicio y finalización de la plaza. Ejemplo: un participante disponible entre el 01/07/2017 y el 31/12/2017, por un máximo de 4 meses. Si la plaza dura 3 meses, del 01/08/2017 al 31/10/2017, el participante aparecerá en los resultados de búsqueda. Sin embargo, si la plaza es de 5 meses, entre el 01/08/2017 y el 31/12/2017, el participante no aparecerá, ya que su duración máxima es de solo 4 meses.

4. País de ubicación

Introduzca el país donde se llevará a cabo la actividad. Solo los participantes que hayan seleccionado ese país aparecerán en los resultados de búsqueda.


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5. País de residencia

Si necesita seleccionar participantes de un país en particular (por ejemplo, si tiene una organización de envío asociada en particular), especifique el país aquí. Solo los participantes de ese país se mostrarán en los resultados de búsqueda.

6. Disponer de un CV

Si es importante que los participantes tengan un CV, marque esta casilla.

7. Tiene motivación de voluntariado (para la vertiente ocupacional, se mostrará la etiqueta 'Tiene motivación ocupacional')

Especifique si los participantes deben tener una motivación de voluntariado/ ocupacional.

8. Temas de la plaza (elija hasta 3)

Todas las plazas deben contribuir al menos a uno de los temas del Cuerpo de Solidaridad Europeo. Por favor, especifique qué temas cubre su plaza. Puede elegir que los resultados muestren los participantes que hayan demostrado interés en todos los temas de la plaza que especifica o, alternativamente, que tengan interés en al menos uno de ellos.

9. Conocimiento y experiencia (elija hasta 5)

Especifique las habilidades necesarias que los participantes deben tener para su plaza. Nuevamente, puede elegir si los resultados muestran a los participantes que tienen todos los conocimientos y la experiencia que ha especificado o, alternativamente, que tienen al menos uno de ellos.

10. Idiomas (elija hasta 3)

Si es importante que los participantes puedan hablar un idioma en particular, especifíquelo aquí. Aquí

también puede elegir que los resultados muestren los participantes que tienen todos los idiomas que ha

especificado o, alternativamente, que tienen al menos uno de ellos.

Opción 2: búsqueda utilizando el número de referencia del participante

11. Si conoce el número de referencia único del participante, puede introducirlo aquí para ver

directamente los datos de ese participante.

Ver captura de pantalla en la página siguiente


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Pantalla de búsqueda:

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2

9 Resultados de la búsqueda Después de presionar "Buscar" se le presentará una lista de participantes que coinciden con los criterios que ha especificado. En la parte superior aparecerán las mejores coincidencias. Tenga en cuenta que los resultados de búsqueda no mostrarán a los participantes que ya han realizado un SVE a largo plazo. En el ejemplo siguiente se puede: 1) Ver el número total de participantes que reúnen los criterios de búsqueda (esta captura de pantalla muestra participantes del 1 al 10 de un total de 90 resultados). 2) Ver el número de referencia de los participantes. 3) Ver sus nombres y pulsar sobre ellos (o en "Visualizar" View) para ver su perfil de usuario completo. 4) Establecer el primer contacto con el participante. 5) Señalar al participante como "favorito" (en futuras versiones habrá una pantalla separada que mostrará todos los participantes que su organización haya clasificado como favoritos). 6) Consultar el estado del contacto y la fecha en que se modificó el estado (por ejemplo, Contacto enviado: 20/04/2017 10:13). 7) Consultar el estado de la oferta y la fecha en que se modificó el estado (por ejemplo, se envió una oferta - 25/04/2017 12:34). 8) Cambiar el número de participantes que se muestran en una pantalla. 9) Desplazarse entre diferentes páginas de resultados.

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14

10 Datos del participante

La siguiente página muestra la pantalla de datos del participante. Aquí puede ver la mayoría de la información que el participante ha enviado en su perfil. Para ayudar a proteger la privacidad del participante, esta página no muestra sus datos de contacto. Si desea contactar con los participantes, debe usar el botón "Contacto" al lado del participante en la página de resultados. (Esto se explicará en la siguiente sección). Si el participante ha cargado su CV, podrá descargarlo y verlo. Tenga en cuenta que tendrá acceso al CV solo si selecciona la opción "Ocupacional" de la lista "Tipo de plaza" (Type of placement). Los participantes son libres de introducir texto en el idioma que elijan. Para ayudarlo a comprender mejor lo que han escrito, junto a cada campo de texto está el botón "Traducir" (Translate) (1). Al pulsarlo, se abrirá una pantalla de Google Translate con el texto del campo. Por favor, especifique su idioma en Google Translate.


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15


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Paso

11. Contactar con los participantes

Cuando haya revisado los resultados, el siguiente paso es establecer el primer contacto con el participante. Este proceso es necesario para proteger su privacidad.

Para ponerse en contacto, pulse el botón "Contacto" al lado del participante en la pantalla de resultados de búsqueda. Aparecerá la página "Enviar mensaje de contacto al participante [PRN]", lo que le permite:

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3

1 . Escribir información adicional para el participante (que se le enviará junto con la información genérica del sistema).

2 . Visualizar previamente el mensaje de solicitud de contacto. Verá el aspecto que tendrá el correo electrónico que se enviará al participante (incluida la información que añadió, si fuera el caso, y la genérica).

3. Visualizar el mensaje (correo electrónico) en el idioma que especificó el participante en su perfil (p.ej. alemán).

4. Cancelar el envío de solicitud de contacto: en este caso no se enviará un correo electrónico al participante.

5. Enviar una solicitud de contacto al participante pulsando el botón "Enviar" (Send). Verá una ventana emergente que le pedirá confirmación de que desea ponerse en contacto con el participante.

En cuanto dé su confirmación, se enviará un correo electrónico y un SMS (únicamente si el participante

Paso

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especificó un número de teléfono móvil y que desea recibir notificaciones vía SMS) al participante indicándole que su organización desea ponerse en contacto con él (consulte la página siguiente para visualizar una copia del correo electrónico y del SMS que se envía). Se enviará en el idioma de contacto que el participante especificó en su perfil. En la parte inferior del correo electrónico habrá dos botones: "Aceptar contacto" (Accept contact) y "Rechazar contacto" (Decline contact). El participante tiene que pulsar uno de los dos botones e iniciar sesión en el Cuerpo Europeo de Solidaridad para decidir si usted puede ver los datos de contacto o no. También se enviará una copia exacta de este correo en inglés a su dirección de correo electrónico. A continuación, se le informará por correo electrónico sobre la decisión del participante. En caso de que el participante pulse "Aceptar contacto", recibirá un correo electrónico con los datos de contacto del participante. Consulte la página 17 para visualizar una copia del correo electrónico de aceptación enviado por el sistema. A continuación, puede utilizar estos datos para ponerse en contacto directamente con el participante con vistas a analizar la plaza y negociar los términos de la misma. En caso de que el participante rechazara la solicitud de contacto (tras pulsar "Rechazar contacto"), también recibirá un correo electrónico. Consulte la página 18 para obtener una copia del correo electrónico de rechazo enviado por el sistema. "Estado de contacto": una vez que se envía el correo electrónico de contacto al participante, verá que el estado del contacto y la fecha se actualizan en los resultados de búsqueda (1). Esta información se actualiza cada vez que envía un correo electrónico de solicitud de contacto al participante a través de PASS y cuando el participante responda (acepte / rechace).


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Perfil del participante – solicitud de contacto enviada


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Resultados de la búsqueda – Solicitud de contacto enviada

2

Solicitud de contacto – Notificación vía SMS enviada a los participantes

Esta es la versión inglesa – el SMS se enviará a los participantes en la lengua que hayan seleccionado como su idioma de contacto preferido.


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Correo electrónico de solicitud de contacto enviado a los participantes

Esta es la versión inglesa: el correo electrónico real se enviará a los participantes en su idioma de

contacto preferido.


21

Correo electrónico de solicitud de contacto enviado a las organizaciones cuando se acepta el contacto


22

Correo electrónico de solicitud de contacto enviado a las organizaciones cuando se rechaza el

contacto


23

12 Ofrecer una plaza Pa

Paso 3

Después de llegar a un acuerdo con el participante acerca de la plaza, debe hacer una oferta a través del Portal PASS. Este último paso es muy importante porque: • Es parte del proceso para activar el pago de fondos; • En el futuro puede desbloquear características especiales para el participante, como el acceso a

formación específica y otras herramientas en línea; • Garantizará que el participante no aparezca en los resultados de búsqueda durante el período en que

esté ocupando una plaza.

Hay dos pasos para ofrecer una plaza (ver la captura de pantalla en la página siguiente):

Paso1: Seleccionar al participante Use el número de referencia del participante para encontrar al participante correcto.

Paso 2: Datos de entrada de la plaza ofertada 1. Darle a la plaza el nombre oportuno; 2. Especificar el código del proyecto (esto es opcional para organizaciones que no pertenecen

al SVE); 3. Introducir las fechas exactas de inicio y finalización de la plaza, según se discutió

previamente con el participante; 4. Introducir la ubicación en la que se realizará la actividad, incluidos el código postal y el país; 5. Elegir los temas del Cuerpo de Solidaridad vinculados a la plaza; 6. Elegir el programa de financiación vinculado a la plaza;

A continuación, presionar "Enviar oferta" (Send offer) para enviar los datos al participante.

El participante recibirá un correo electrónico en su idioma de contacto preferido informándole de que su organización les hizo una oferta; consulte la página 19 para obtener una copia del correo electrónico. En la parte inferior del correo electrónico habrá dos botones, "Aceptar oferta" y "Rechazar oferta". El participante tiene que pulsar uno de los dos botones e iniciar sesión en el Cuerpo Europeo de Solidaridad para confirmar su elección. (Esto es por razones de seguridad). Recibirá una copia de este correo electrónico en inglés. A continuación, se le informará por correo electrónico acerca de la decisión; consulte las páginas 23 y 24 para ver las copias de los correos electrónicos de aceptación y rechazo enviados por el sistema. La oferta está técnicamente limitada a 15 días, después los códigos únicos que vinculan al participante con la oferta ya no funcionarán. Además, la oferta está vinculada específicamente al participante y este no puede compartirla con nadie más. Si el participante rechaza la oferta o no responde en los 15 días siguientes, puede enviarle una nueva oferta o enviar una oferta a un participante diferente. Tras enviar la oferta al participante, el "estado de la oferta" y la fecha correspondiente se actualizarán en los resultados de búsqueda (1). La actualización se produce cuando el usuario acepta / rechaza la oferta o cuando la oferta caduca.

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Paso

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Correo electrónico de oferta enviado a los participantes


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Correo electrónico enviado a las organizaciones cuando se acepta una oferta


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Correo electrónico enviado a las organizaciones cuando se rechaza una oferta


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13 Interés de un participante por una plaza

Los participantes tienen la posibilidad de buscar y expresar su interés por las oportunidades de

plazas en el Cuerpo Europeo de Solidaridad anunciadas por su organización a través de la base

de datos de voluntariado.

Cada vez que un participante exprese su interés por una de las plazas ofrecidas por su

organización, usted recibirá un correo electrónico en inglés y verá la información en la lista

“Solicitudes”.

Correo electrónico enviado a la organización cuando un participante se postula para una plaza en el Cuerpo Europeo de Solidaridad

El correo contiene el nombre del participante (vinculado a su perfil) (1), su número de referencia de participante y el nombre de la plaza.

Al pulsar el enlace asociado al nombre del participante, verá su perfil, incluida su dirección de

correo electrónico.

Por favor, tenga en cuenta que si responde directamente al correo electrónico recibido, el

mensaje no se enviará al correo electrónico del participante, sino al buzón de mensajes del

participante en el Portal del Cuerpo Europeo de Solidaridad.

1


29

Mirar la lista con las solicitudes

Observe que la opción “Solicitudes” (2) se mostrará en la página de inicio del Portal PASS únicamente si al menos un participante ha mostrado interés en alguna de las plazas que ha ofrecido.

Pulse en la opción Applications para ver la lista con todos los participantes que han mostrado interés en alguna de las plazas que ha ofrecido.

Filtre la información por PNR y nombre de la plaza, mire el perfil del participante y contacte directamente con él o ella. Por favor, tenga en cuenta que la dirección de correo electrónico es ya visible en esta fase, de modo que puede enviarle un correo electrónico sin necesidad de enviar previamente una solicitud de contacto.


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1

2

14 Expedir un certificado de participación

Puede expedir un certificado de participación del Cuerpo Europeo de Solidaridad para el

participante que finalice su actividad.

Consulte a continuación el resumen de las medidas que deben adoptarse para expedir el

certificado:

Pulsar en "certificados" Generar certificado Buscar oferta aceptada Generar certificado Editar certificado Vista previa (borrador) Generar y notificar

al participante:

Nota: Le recomendamos usar los navegadores web Internet Explorer o Firefox. Para Chrome es necesario habilitar la extensión para PDF.

Pasos detallados para expedir un certificado:

Paso 1: Acceder a la lista de certificados pulsando la opción Certificates (1).

Tenga en cuenta que la opción Certificates (1) se mostrará en el cuadro en la página de inicio del

Portal PASS solo si ha enviado al menos una oferta de plaza a través de PASS.

1

Paso 2: En la lista de certificados (1) verá la información sobre los certificados expedidos hasta el momento:

• Lista con certificados (1): muestra el "Nombre de la plaza", "Participante", "PNR", "Fecha de

inicio", "Fecha de finalización de la actividad", "Ciudad donde se desarrolla la actividad",

"País", "Acciones". Aparece el mensaje "Sin resultados" (No results) cuando no se ha

expedido ningún certificado hasta el momento.

• Botón "Volver" (2): abre la página de inicio de PASS.

• Botón "Generar certificado" (3): le permite crear el certificado y abre la lista de ofertas. Pulse

este botón.

• 3

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Paso 3: La lista de "Ofertas" le brinda información sobre todas las ofertas que ha enviado a

los participantes. Desde allí puede: • Buscar al participante para el que desea expedir el certificado: "Por Número de Referencia

del Participante" (1) o "Por apellido del participante" (2)

• Filtrar la información por "Estado de la oferta" (3,4)

• Consultar la información sobre ofertas (5): "Nombre de la plaza", "'Participante", "PNR",

"Fecha de envío de la oferta", "Fecha de vencimiento de la oferta", "Estado de la oferta"

(6), "Fecha de aceptación / rechazo de la oferta" , "Acciones" (7)

La opción "Generar certificado" aparece en la columna "Acciones" solo en el caso

de ofertas aceptadas.

• Cuando encuentre al participante y si él / ella ha aceptado una oferta, pulse la opción

"Generar certificado" (7) que aparece en la columna "Acciones".

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Tenga en cuenta que solo puede generar un certificado por oferta aceptada. Si tiene

problemas, por ejemplo, si ha expedido un certificado con información incorrecta, póngase en

contacto con nosotros enviando un correo electrónico al buzón operativo del Cuerpo Europeo

de Solidaridad. ([email protected] ).

Paso 4: Aparece la página de creación del certificado

En esta página, tiene la posibilidad de revisar la información que ya proporciona el sistema,

pero también tiene la opción de cambiarla en parte:

• Sección "Participante" (1): el "Nombre" y "PRN" no se pueden modificar

• Sección "Plaza":

- "Fechas de la plaza" (2), "Fecha de inicio" y "Fecha de finalización" son obligatorias y

pueden modificarse.

- "Ciudad" (3) es obligatoria y puede modificarse.

- "País" (4) no puede modificarse.

- "Vertiente" (5) y "Tipo de actividad" (6) no se pueden modificar; (puede modificarse solo

para actividades ocupacionales, por ejemplo, prácticas, experiencia laboral o formación

de aprendices). 32

mailto:[email protected]






• Sección "Organización(es)": - "Organización en el lugar de la actividad" (7) es obligatoria y puede modificarse (el

sistema le ayuda a encontrar el nombre correcto de la organización utilizando el

sistema de búsqueda).

- "Organización que expide el certificado" (8) no puede modificarse.

- "Tipo de organización que expide el certificado" (9), seleccione la opción correcta de la

lista (organización de acogida, organización de envío, organización coordinadora).

Organización de acogida: a cargo de alojar al / a los voluntario/s, desarrollar

un programa de actividades, proporcionar apoyo a los participantes durante

todas las fases del proyecto. Organización de envío: a cargo de enviar voluntario(s) al extranjero (esto

incluye: organizar las disposiciones prácticas, preparar a los participantes

antes de partir, brindar apoyo a los participantes durante todas las fases del

proyecto). Organización coordinadora: solicita el proyecto en nombre de todas las

organizaciones asociadas y es responsable de la gestión general del

proyecto.

- "La ciudad de la organización que expide el certificado" (10) es obligatoria y puede

modificarse. - "Nombre de la persona que emite el certificado" (11) es obligatorio y puede modificarse. - "Función en la organización" (12), seleccione la apropiada.

- "Fecha de firma" (13) es obligatoria y puede modificarse (de manera predeterminada se mostrará la fecha actual)

• El botón "Cancelar" (15) cierra la página actual y muestra la lista de ofertas. No se creará ningún certificado. • El botón "Vista previa" (16) le da la posibilidad de ver el aspecto del certificado. Tenga en cuenta que al pulsar en "Vista previa" no se expedirá el certificado. Puede obtener una vista previa del certificado, revisar y modificar la información hasta que considere que está listo para expedirse (este es el último paso del proceso). Pulse el botón "Vista previa". Vea la captura de pantalla de la página "Crear certificado" en la página siguiente.

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.

Paso 5: Obtener una vista previa del certificado, verificar y modificar la información hasta que

considere acabada la versión final

La marca de agua "Draft" aparece de fondo para advertirle que este es el borrador.

• El botón "Cancelar" (1) abre la página de creación de certificados. Use este botón siempre que

necesite modificar la información.

• El botón "Generar y notificar al participante" (2), crea / genera el certificado y al mismo tiempo envía

una notificación al participante informándole de que se le ha emitido un certificado de participación en

el Cuerpo Europeo de Solidaridad.

Pulse "Generar y notificar al participante" solo cuando haya verificado que la información que aparece

en el certificado es correcta.

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Paso 6: Generación final del certificado y notificación al participante

Cuando la información es correcta, se puede expedir el certificado pulsando el botón "Generar y notificar al participante".

Este es el paso final del proceso de generación del certificado de participación del Cuerpo Europeo de Solidaridad.

El participante recibirá una notificación por correo electrónico –en su idioma de contacto preferido– con datos para poder acceder al certificado. El certificado se mostrará en el panel de l participante del Cuerpo Europeo de Solidaridad y el participante podrá descargarlo desde allí en el idioma de su elección.

Ejemplo de notificación por correo electrónico que el participante recibe:

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1

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La información sobre el certificado se mostrará en la lista "Certificados".

También puede imprimir el certificado en cualquier momento. Para esto, puede descargarlo (1) de la lista de certificados (Consulte la columna "Acciones") en el idioma que desee (2).

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2

En la columna "Acciones" encontrará información sobre la fecha y la hora en que se expidió el certificado de cada plaza.

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Ejemplo: versión final del certificado de participación que el participante recibe electrónicamente:

Plataforma del Cuerpo Europeo de Solidaridad – Manual de usuarios – Versión del sistema 2.0 – 5 de febrero de 2018 (v10) Plataforma del Cuerpo Europeo de Solidaridad – Manual de usuarios – Versión del sistema 2.0 – 5 de febrero de 2018 (v10)

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15 Ayuda, asistencia y comentarios adicionales

¡Díganos cómo mejorar el Portal PASS!

Como se mencionó anteriormente, está previsto que la plataforma del Cuerpo Europeo de Solidaridad se actualice continuamente, con mejoras y nuevas funcionalidades. Este Manual de usuarios se actualizará periódicamente para reflejar los cambios en el sistema: descargue la última versión en http://europa.eu/youth/solidarity/technical-support-public. Y cuéntenos qué opina de la herramienta: nos gustaría saber sus puntos de vista sobre cómo mejorarla. La forma más sencilla de hacerlo es enviando un correo electrónico a [email protected]. Si tiene problemas para utilizar la herramienta, envíe también un correo electrónico a este buzón y haremos todo lo posible para ayudarlo a resolverlo.



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Portal del Cuerpo Europeo de Solidaridad (PASS) Manual de ... · El Portal PASS le permite buscar participantes del Cuerpo Europeo de Solidaridad, contactar con ellos y, finalmente,