PMI TRADER PRIVACY NOTICE · 2018-11-05 · PMI TRADER PRIVACY last revised: 7 June 2018 information you give us in contacts (such as calls, e-mails, etc.) you have with call centres

PMI TRADER PRIVACY last revised: 7 June 2018

PMI TRADER PRIVACY NOTICE

We take privacy seriously. This notice tells you who we are, what information about you we collect,

and what we do with it. Click on “find out more” in each section for further information.

Please also read our terms of use relating to the service you are interested in. They provide more

information about the way we do business, and any restrictions on eligibility that may apply.

We have a commercial relationship with you or your employer, for example, because you or your

employer sell, promote or distribute PMI products (or support those activities). This notice provides

you with details of the information we collect about you in connection with our relationship and how

we use that information.

Who are we?

We are a member of Philip Morris International. Our details (name, address, etc.) will have been given

to you separately at the time of (or to confirm) the collection of information about you, for example, in

a notice on an app or a website, in an e-mail, or in a contract between us, containing a link to this notice.

Find out more…

PMI: Philip Morris International, a leading international tobacco group. It is made up of a number

of companies or “affiliates”.

PMI affiliates: Each member of the Philip Morris International group of companies is a “PMI

affiliate”. “We” (or “us” or “our”) refers to the PMI affiliate that first collected information about

you.

PMI product: means a product of ours or of another PMI affiliate.

How do we collect information about you?

We may collect information about you in various ways.

You may provide us with information directly (e.g. signing a contract, filling in a form, or making

a call to us).

We may collect information automatically (e.g. when you use a PMI app or website).

We may acquire information from third parties (e.g. publicly-available information on social media

platforms such as LinkedIn, Facebook and Twitter).

In this notice, we refer to all the methods by which you are in contact with us as “PMI touchpoints”.

PMI touchpoints include both physical (for example, PMI offices, retail outlets and events), and digital

(for example, e-mail correspondence, apps and websites).

Find out more…

We may collect information that you provide directly. Typically this will happen when you:

sign up to be a member of our databases (this could be, for example, in person, via app, or online);

trade in, or provide advice concerning, PMI products or services, for example at a retail outlet;

enter into an arrangement with us to sell, promote or distribute PMI products (or to support those

activities);

download, or use, a digital PMI touchpoint (e.g. an app or a website);


contact us through a PMI touchpoint, or by e-mail, social media or telephone;

register a device with us;

enrol a consumer to be a member of our databases;

subscribe to a PMI panel portal;

register to receive PMI press releases, e-mail alerts, or marketing communications;

participate in PMI surveys or (where permitted by law) PMI competitions or promotions; or

visit our offices or attend an event that a PMI affiliate has organised.

We may collect information about you automatically. Typically this will happen when you:

visit our offices (e.g. through video (CCTV) recording and building access logs);

work at, or visit, an outlet that sells PMI products (e.g. by collecting your data at check-out, or

through sensors at the outlet that connect with mobile technology);

attend an event that a PMI affiliate has organised (e.g. through sales or purchases at the event) or

through sensors at the event that connect with mobile technology;

communicate with us (for example, through a PMI touchpoint; or social media platforms);

use PMI touchpoints (e.g. through tracking mechanisms in an app or a website); or

make public posts on social media platforms that we follow (for example, in order to understand

public opinion, or to respond to requests concerning PMI products).

We may also collect information about you automatically through the use of cookies and similar

tracking technologies on digital PMI touchpoints. The specific cookies and technologies used will

depend on the PMI touchpoint in question. To learn about the cookies (including Google analytics

cookies) and similar technologies used on a touchpoint, including how you can accept or refuse cookies,

please see the cookie notice made available on or through that touchpoint.

Where permitted by law, we may acquire information about you from third parties. This may include

information shared between PMI affiliates, publicly-available profile information (such as your

preferences and interests) on third party social media sites (such as LinkedIn, Facebook and Twitter),

and marketing lists acquired from third party marketing agencies.

We may also collect information in other contexts made apparent to you at the time.

What information about you do we collect?

We may collect various types of information about you:

information necessary to manage and administer our relationship with you, your employer or

representative

information necessary to trade in, or to provide advice concerning, PMI products or services (for

example, to fulfil orders)

information necessary to provide support for PMI products or services, or to provide warranty

services

information about what you do in your business concerning our consumers, PMI products, or us

(e.g. enrolling a consumer to be a member of our databases, performing warranty services,

displaying PMI products and point of sale materials, etc.)

information you give us in contracts, forms or surveys or in interactions on digital touchpoints

information about your visits to our offices, outlets and events


information you give us in contacts (such as calls, e-mails, etc.) you have with call centres

information about your preferences and interests

information necessary to verify your age, identity and authority to act on behalf of your employer

if applicable

find out more…

Information that we collect from you directly will be apparent from the context in which you provide

it. For example:

if you order a product from us through a PMI touchpoint, you provide your name, contact, billing

details, and the products you have chosen so that we can fulfil your order;

if we are in a distribution relationship, you provide your name, contact and billing details so that

we can manage our relationship with you or your employer and fulfil our contract with you or your

employer;

you may provide information on your product preferences and interests so that we can offer you

products and services that will interest you;

we may collect information that enables us to verify your age, for example a copy of an identity

document or your facial image;

you may send us a photograph of the way you have displayed PMI products or point of sale

materials;

you may respond to text messages;

you may enrol a consumer to be a member of our databases, for example so that we can perform

warranty services.

Information that we collect automatically will generally concern:

details of your visit or call (such as time and duration);

in our offices, a sales outlet or at an event (including areas in the immediate vicinity), how

frequently you visit, which areas you visit and for how long, and which purchases you make;

your use of digital PMI touchpoints (such as the pages you visit, the page from which you came,

and the page to which you went when you left, search terms entered, or links clicked within the

touchpoint); and

your device (such as your IP address or unique device identifier, location data, details of any

cookies that we may have stored on your device).

Information that we collect from third parties will generally consist of publicly-available information

(such as your preferences and interests), for example from public social media posts.

For what purposes do we use information about you, and on what legal basis?

In this section, we describe the purposes for which we use personal information. However, this is a

global notice, and where the laws of a country restrict or prohibit certain activities described in this

notice, we will not use information about you for those purposes in that country.

Subject to the above, we use information about you for the following purposes:


To comply with regulatory obligations, such as verifying your age, identity and retailer status,

undertaking “know your supplier” checks and managing our contractual relationship with you or

your employer

Legal compliance, such as retaining and using your records in relation to any anticipated disputes,

for the purposes of obtaining advice from our lawyers and other advisers

To sell our products to you, including fulfilling your orders, processing your payments

To provide sales-related services to you, including dealing with your inquiries and requests, and

providing warranty services

To inform you of updates, promotions, events and manage related aspects of our relationship,

including administering loyalty programs, helping you to help adult consumers with their accounts

and (where permitted by law) loyalty programs, product improvement, market research,

developing marketing strategies, administering marketing campaigns, and customizing your

experiences at outlets that sell PMI products and at events

Registering adult consumers in our databases, for example to market our products

To support all the above, including administering your or your employer’s accounts, enabling you

to use PMI touchpoints and (as applicable) sell, promote and distribute PMI products (or support

those activities), corresponding with you, customizing your experiences of PMI touchpoints,

administration and troubleshooting, general record keeping and managing your access to any

systems to which we have granted you access

For business analytics and improvements, including improving PMI products, offices, processes,

outlets and events, and the information that we (or our affiliates) provide to our customers and

suppliers

For us or our business partners to inform you of potential opportunities to get involved in marketing

or promoting PMI products

For other purposes that we notify you of, or will be clear from the context, at the point information

about you is first collected

The legal basis for our use of information about you is one of the following (which we explain in more

detail in the “find out more” section):

compliance with a legal obligation to which we are subject;

the performance of a contract to which you are a party;

a legitimate business interest that is not overridden by interests you have to protect the information;

where none of the above applies, your consent (which we will ask for before we process the

information).

find out more…

The purposes for which we use information about you, with corresponding methods of collection and

legal basis for use, are:

Purpose Method of collection and legal basis for Processing

Comply with regulatory obligations

verify your age, identity and retailer status

This information is generally provided to us by you

directly.



tax and business accounting obligations

trade sanctions

background checks

health and safety management

legal and regulatory disclosure requests

conflicts of interest

keeping contracts and associated documents

in which you may be referred to

investigation of reported allegations of

misconduct

We use it because it is necessary for us to comply with a

legal obligation to trade only with adults and to run our

business in a compliant way (including in relation to

company law and tax compliance), keep financial and tax

records, comply with trade sanctions, comply with health

and safety laws (which may include keeping records of

incidents), produce reports, comply with requests for

information from competent authorities and manage any

conflicts of interest, or, in countries where there is no such

legal obligation, because we have a legitimate business

interest to trade only with adults and to run our business in

accordance with good practice requirements that is not

overridden by your interests, rights and freedoms to protect

information about you.

Sell our products

fulfil your orders (including sending receipts)

process your payments

provide warranty services

This information is generally provided to us by you directly

or via your employer as applicable (typically, name, role,

address, e-mail address, payment information,

correspondence).

We use it to discharge our contractual obligations to you or

your employer as a buyer of our products.

Provide sales-related services

deal with your inquiries and requests

correspond with you

general administration and troubleshooting

administer loyalty programs

relationship management


or via your employer.

We use it because we have a legitimate business interest in

providing sales-related services to you or your employer

that is not overridden by your interests, rights and freedoms

to protect information about you.

Business promotion and relationship

management (where permitted by law)

inform you of relevant updates, promotions

and events

manage our relationship

register adult consumers in our databases

help you to help adult consumers with their

accounts

understand your preferences (such as what

products or events may interest you or may

be better tailored to your needs)

administer loyalty programs

invite you to participate in, and administer,

surveys or market research campaigns

for market research

develop marketing strategies

administer marketing campaigns

This will typically be a combination of information that you

provide to us (for example, your name and contact and

social media details); information that we collect

automatically (for example, using technology to monitor

use of PMI touchpoints) and (where permitted by law)

information that we acquire from third parties (such as

public social media posts).

We use it on the grounds that we have a legitimate business

interest to manage our relationship and tell you about our

business, products and events, to operate PMI touchpoints,

and to customize your experiences, in these ways that is not





customize your experience of PMI

touchpoints (for example, to personalize your

visit, such as with greetings or suggestions

that might interest you)

Business promotion and relationship

management (where permitted by law)

provide you with information about, and to

manage, PMI affiliates, their promotions,

products and services, outlets, events and the

regulation of tobacco products; and to

develop and improve tools to pursue these

purposes


provide to us (for example, your name and contact details,

your social media handles); information that we collect

automatically (for example, using cookies and similar

technologies) and (where permitted by law) information

that we acquire from third parties (such as public social

media posts).


interest to inform you about these things that is not



In certain countries, where required by law, we will send

you these materials in electronic format only with your

consent.

Business administration

general organizational management and

business record keeping

trader lifecycle management (from

engagement to departure)

visitor administration and record keeping

administering and running events, training

and compliance programmes

correspondence in relation to our relationship

with you or your employer, including to deal

with your inquiries and requests

IT systems development, implementation,

operation and maintenance

maintaining the security of systems, devices

and buildings

the operation of contact databases and

collaboration tools

operating a safe work environment

maintaining the security and safety of PMI

affiliates’ staff, customers, suppliers, visitors

and the property of each


or via your employer.

We use it because we have a legitimate business interest to

run our business, manage our relationship with you or your

employer and maintaining the security and integrity of our

buildings and IT systems that is not overridden by your

interests, rights and freedoms to restrict use of information

about you.

Security and systems monitoring

authentication and access controls and logs,

where applicable

monitoring of PMI systems, devices, internet

and e-mail to which you are granted access

This information is collected automatically through various

means such as automated systems and device monitoring,

and CCTV recording and audio recording of some

telephone calls at our premises.



monitoring of access to PMI premises,

deliveries to PMI affiliates, and security-

related processes at our premises

We use it because we have a legitimate business interest in

ensuring the confidentiality, integrity and security of our

physical and digital infrastructure and premises that is not



Support for all the above purposes

administering your accounts

enabling you to use PMI touchpoints (for

example, allowing you to remain logged in to

sections of a touchpoint that are reserved for

authorized users only, administering your

language preference, associating your

shopping cart with you)

corresponding with you

enhancing your experiences, such as

suggesting orders of products that might be

suitable for you (for example, based on

previous orders)

administration and troubleshooting


provide to us (typically, name, password (or equivalent))

and information that we collect automatically (for example,

information about your device, and cookies and similar

tracking technologies).

We use it on the grounds that correspond to the purpose for

using the information that we are supporting. For example,

where we administer your account to support a purchase or

to provide after-sales service, we use the information to

discharge our contractual obligations to you as a buyer of

our products; where we administer your account to update

you on our products or where we suggest orders that might

be suitable for you, we are supporting business

development and so we use it on the grounds that we have

a legitimate business interest to market our products that is

not overridden by your interests, rights and freedoms to

protect information about you, and so on.

Business analytics and improvements

allowing us or our business partners to inform

you of potential opportunities to get involved

in promoting PMI products

for business analytics and improvements

(including for PMI products, systems,

processes, offices, outlets that sell PMI

products, training, events, digital PMI

touchpoints and the information that we (or

our affiliates) provide to you, your employer

or our customers)


provide to us; information that we collect automatically;

and (where permitted by law) information that we acquire

from third parties.


interest to analyze and to improve our business

performance, our products, systems, processes, offices,

outlets, training, events, PMI touchpoints and the

information we provide and to invite others to get involved

in promoting PMI products, that is not overridden by

interests, rights and freedoms to protect information about

you.

Where we do not base our use of information about you on one of the above legal bases, we will ask

for your consent before we process the information (these cases will be clear from the context).

In some instances, we may use information about you in ways that are not described above. Where this

is the case, we will provide a supplemental privacy notice that explains such use. You should read any

supplemental notice in conjunction with this notice.

Who do we share your information with, and for what purposes?

We may share information about you with:


PMI affiliates;

third parties who provide PMI affiliates or you with products or services (such as professional

advisers, payment service providers, delivery providers, auditors and information services

providers);

PMI affiliates’ carefully selected business partners and advertisers (in areas connected with our

products, or consistent with their style and image) so that they can contact you with offers that they

think may interest you, in accordance with your preferences for trade programs, educational

materials and training; and

other third parties, where required or permitted by law (such as regulatory authorities; government

departments and professional advisers).

find out more…

Sharing data with other PMI affiliates

Information about you will be shared with Philip Morris International Management SA (based in

Lausanne, Switzerland), which is the place of central administration of personal data processing

for PMI affiliates. Information about you may also be shared with Philip Morris International IT

Service Centre Sàrl (based in Lausanne, Switzerland) as technology provider for PMI affiliates.

Philip Morris International Management SA and (to the extent it has access) Philip Morris

International IT Service Centre Sàrl process the information about you for all the purposes

described in this notice.

Information about you may be shared with the PMI affiliate that is responsible for the country in

which you work (if it wasn’t the PMI affiliate that first collected the information) for all the

purposes described in this notice.

Information about you may be shared with any other PMI affiliate that you contact or do business

with (for example, if you sell products or services to other PMI affiliates or travel to other PMI

offices during the time you have a commercial relationship with a PMI affiliate).

Sharing data with Third Parties

We may share information about you with third parties who provide PMI affiliates or you with

products or services (such as advisers, payment service providers, delivery providers, retailers,

product coaches, information services providers and age verification providers).

We may share information about you with PMI affiliates’ carefully-selected third party business

partners and advertisers (in line with the kind of thing you might associate with our products, for

example because they have similar or complementary image, style, or functionality) so that they

can contact you with products, services and promotions that they think may interest you, in

accordance with your preferences.

We may share information about you with other third parties, where required or permitted by law,

for example: regulatory authorities; government departments; in response to a request from law

enforcement authorities or other government officials; when we consider disclosure to be necessary

or appropriate to prevent physical harm or financial loss or in connection with an investigation of

suspected or actual illegal activity; and in the context of organisational restructuring.


Where might information about you be sent?

As with any multinational organisation, PMI affiliates transfer information globally. Accordingly,

information about you may be transferred globally (if your information is collected within the European

Economic Area, this means that your information may be transferred outside it).

find out more…

When using information as described in this notice, information about you may be transferred either

within or outside the country or territory where it was collected, including to a country or territory that

may not have equivalent data protection standards.

PMI affiliates within the European Economic Area (“EEA”) will transfer personal information to PMI

affiliates outside the EEA. For example, to facilitate the operation of a global business. In all cases, the

transfer will be:

on the basis of a European Commission adequacy decision;

subject to appropriate safeguards, for example the EU Model Contracts, or

necessary to discharge obligations under a contract between you and us (or the implementation of

pre-contractual measures taken at your request) or for the conclusion or performance of a contract

concluded in your interest between us and a third party, such as in relation to travel arrangements.

In all cases, appropriate security measures for the protection of personal information will be applied in

those countries or territories, in accordance with applicable data protection laws.

How do we protect information about you?

We implement appropriate technical and organisational measures to protect personal information that

we hold from unauthorised disclosure, use, alteration or destruction. Where appropriate, we use

encryption and other technologies that can assist in securing the information you provide. We also

require our service providers to comply with strict data privacy and security requirements.

How long will information about you be kept?

We will retain information about you for the period necessary to fulfil the purposes for which the

information was collected. After that, we will delete it. The period will vary depending on the purposes

for which the information was collected. Note that in some circumstances, you have the right to request

us to delete the information. Also, we are sometimes legally obliged to retain the information, for

example, for tax and accounting purposes.

find out more…

Typically, we retain data based on the criteria described in the table below:

Type Explanation/typical retention criteria

information relating to

managing the

commercial relationship

with the trader (trader

using digital touchpoints

and contactable)

Most of the information in your trader profile is kept for the duration of our

trader relationship with you. However, some elements of your profile, such as

your history of completed tasks, your prize redemption history, or your

purchase history, naturally go out of date after a period of time, so we delete

them automatically after defined periods as appropriate for the purpose for

which we collected them.

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm


Type Explanation/typical retention criteria

information relating to

managing the

commercial relationship

with the trader (trader

inactive on digital

touchpoints)

This scenario is the same as above, save that you have ceased to use the digital

touchpoint for a long period (typically 2 years), we will remove your access to

the digital platform and delete the records we still have relating to your use of

it (unless it falls within another purpose of processing, such as records of your

orders). The reason is that in these circumstances, we assume you would prefer

not to use the digital platform.

trader (not contactable)

If you are registered with us as a trader, but the information you give us to

contact you doesn’t work, we will retain your information for a period of

typically only 6 months to allow you to return and correct it.

trader (incomplete

registrations)

If you commence registering yourself as a trader, but do not complete the

process, we will not retain your data at all.

business and payment

records

We keep records of invoices, sales, purchases, payments made and received

and supporting documents (such as contracts and e-mails) in accordance with

company and tax requirements, typically 11 years. We also keep records of

checks carried out on suppliers for as long as we are required to comply with

our legal and regulatory obligations.

visitor records If you visit our buildings, visitor records are retained typically for a period of

three years.

CCTV

If you visit our buildings, CCTV records retained typically for a period of only

a few days, up to a few weeks, depending on the specific purpose for the

recording.

market research

If you are not registered in our database, and we use publicly available

information about you in order to understand the market or your preferences,

we will retain the information about you for a short period in order to perform

the particular item of market research.

purchases and warranty

If you purchase goods, we will retain details of this for so long as required to

complete the sale, and to comply with any legal obligations (for example, for

tax and accounting record-keeping purposes). If you also register for a warranty

for a PMI product, we will retain details of this for so long as relevant to the

warranty.

customer care

If you contact customer care, we will make a record of the matter (including

details of your enquiry and our response) and retain it while it remains relevant

to our relationship, for example if you need us to advise you on how to use a

digital touchpoint, or if your recent enquiries are relevant. Other records

relevant to customer care (for example, an automated recording of a telephone

call in which you ask us to direct you to a retail outlet) may be relevant only

until more permanent records are made, and will be retained only temporarily.

system audit logs System audit logs are retained typically for a period of only a few months.

business analytics Business analytics data is typically collected automatically when you use

PMI touchpoints and anonymised/aggregated shortly afterwards.

What rights and options do you have?

You may have some or all of the following rights in respect of information about you that we hold:

request us to give you access to it;

request us to rectify it, update it, or erase it;

request us to restrict our using it, in certain circumstances;

object to our using it, in certain circumstances;


withdraw your consent to our using it;

data portability, in certain circumstances;

opt out from our using it for direct marketing; and

lodge a complaint with the supervisory authority in your country (if there is one).

We offer you easy ways to exercise these rights, such as “unsubscribe” links, or giving you a contact

address, in messages you receive or by using the contacts in the paragraph “who should you contact

with questions?” at the end of this notice.

Some mobile applications we offer might also send you push messages, for instance about new products

or services. You can disable these messages through the settings in your phone or the application.

find out more…

The rights you have depend on the laws of your country. If you are in the European Economic Area,

you will have the rights set out in the table below. If you are elsewhere, you can contact us (see the

paragraph “who should you contact with questions?” at the end of this notice) to find out more.

Right in respect of the

information about you that

we hold

Further detail (note: certain legal limits to all these rights apply)

to request us to give you

access to it

This is confirmation of:

whether or not we process information about you;

our name and contact details;

the purpose of the processing;

the categories of information concerned;

the categories of persons with whom we share the information and, where

any person is outside the EEA and does not benefit from a European

Commission adequacy decision, the appropriate safeguards for protecting

the information;

(if we have it) the source of the information, if we did not collect it from

you;

(to the extent we do any, which will have been brought to your attention)

the existence of automated decision-making, including profiling, that

produces legal effects concerning you, or significantly affects you in a

similar way, and information about the logic involved, as well as the

significance and the envisaged consequences of such processing for you;

and

the criteria for determining the period for which we will store the

information.

On your request we will provide you with a copy of the information about you

that we use (provided this does not affect the rights and freedoms of others).

to request us to rectify or

update it This applies if the information we hold is inaccurate or incomplete.

to request us to erase it

This applies if:

the information we hold is no longer necessary in relation to the purposes

for which we use it;

we use the information on the basis of your consent and you withdraw your

consent (in this case, we will remember not to contact you again, unless




Right in respect of the

information about you that

we hold

Further detail (note: certain legal limits to all these rights apply)

you tell us you want us to delete all information about you in which case

we will respect your wishes);

we use the information on the basis of legitimate interest and we find that,

following your objection, we do not have an overriding interest in

continuing to use it;

the information was unlawfully obtained or used; or

to comply with a legal obligation.

to request us to restrict

our processing of it

This right applies, temporarily while we look into your case, if you:

contest the accuracy of the information we use; or

have objected to our using the information on the basis of legitimate interest

(if you make use of your right in these cases, we will tell you before we use the

information again).

This right applies also if:

our use is unlawful and you oppose the erasure of the data; or

we no longer need the data, but you require it to establish a legal case.

to object to our

processing it

You have two rights here:

(i) if we use information about you for direct marketing: you can “opt out”

(without the need to justify it) and we will comply with your request; and

(ii) if we use the information about you on the basis of legitimate interest for

purposes other than direct marketing, you can object to our using it for

those purposes, giving an explanation of your particular situation, and we

will consider your objection.

to withdraw your consent

to our using it

This applies if the legal basis on which we use the information about you is

consent. These cases will be clear from the context.

to data portability

If:

(i) you have provided data to us; and

(ii) we use that data, by automated means, and on the basis either of your

consent, or on the basis of discharging our contractual obligations to you,

then you have the right to receive the data back from us in a commonly used

format, and the right to require us to transmit the data to someone else if it is

technically feasible for us to do so.

to lodge a complaint with

the supervisory authority

in your country

Each European Economic Area country must provide for one or more public

authorities for this purpose.

You can find their contact details here:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

For other countries please consult the website of your country’s authority.

Country-specific additional points

According to which country you are in, you may have some additional rights.

If you are in France, find out more…

If you are in France, you have the right to give us instructions regarding information we hold about

you in the event of your death (specifically, whether we should store or delete it, and whether

others should have the right to see it). You may:



(A) issue general instructions to a digital service provider registered with the French data

protection supervisory authority (called “CNIL”) (these instructions apply to all use of

information about you); or

(B) give us specific instructions that apply only to our use of information about you.

Your instructions may require us to transfer information about you to a third party (but where the

information contains information about others, our obligation to respect also their privacy rights

might mean that we can’t follow your instructions to the letter). You may appoint a third party to

be responsible for ensuring your instructions are followed. If you do not appoint a third party in

that way, you successors will (unless you specify otherwise in your instructions) be entitled to

exercise your rights over information about you after your death:

(i) in order to administer your estate (in which case your successors will be able to access

information about you to identify and obtain information that could be useful to administer

your estate, including any digital goods or data that could be considered a family memory that

is transferable to your successors); and

(ii) to ensure that parties using information about you take into account your death (such as closing

your account, and restricting the use of, or updating, information about you).

You may amend or revoke your instructions at any time. For further information on the processing

of information about you in the event of your death, see Article 40-1 of the law 78-17 dated 6

January 1978. When you die, by default, you will stop using your account and we will delete

information about you in accordance with our retention policies (see the paragraph “How long will

information about you be kept?” for details).

Who should you contact with questions?

If you have any questions, or wish to exercise any of your rights, you can contact us at

[email protected]

If your country has a data protection authority, you have a right to contact it with any questions or

concerns. If the relevant PMI affiliate cannot resolve your questions or concerns, you also have the right

to seek judicial remedy before a national court.

Changes to this notice

We may update this notice (and any supplemental privacy notice), from time to time. We will notify

you of the changes where required by law to do so.

Last modified 27 March 2018.

PMI TRADER PRIVACY FR Dernière révision : 7 juin 2018

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ À L’INTENTION DES COMMERÇANTS DE PMI

Nous prenons la confidentialité au sérieux. Le présent avis vous fournit de l’information sur qui nous

sommes, ainsi que sur les renseignements personnels que nous collectons et ce que nous faisons avec

ceux-ci. Cliquez sur « Pour en savoir plus » dans chaque section pour de plus amples renseignements.

Veuillez également lire nos conditions d’utilisation se rapportant au service que vous souhaitez obtenir.

Vous y trouverez plus d’information sur la façon dont nous menons nos activités, y compris sur toute

restriction d’admissibilité qui pourrait s’appliquer.

Nous entretenons une relation commerciale avec vous car, par exemple, vous ou votre employeur

vendez, promouvez ou distribuez des produits de PMI (ou soutenez ces activités). Le présent avis vous

fournit des détails sur les renseignements personnels que nous collectons dans le cadre de notre relation

et ce que nous faisons avec ceux-ci.

Qui nous sommes?

Nous sommes une filiale de Philip Morris International. Nos coordonnées (nom, adresse, etc.) vous ont

été communiquées séparément au moment de (ou pour confirmer) la collecte de vos renseignements

personnels, par exemple, dans une note figurant dans une application ou sur un site Web, un courriel,

ou encore un contrat intervenu entre nous, comprenant un lien vers le présent avis.

Pour en savoir plus...

PMI : Philip Morris International est l’un des plus importants fabricants de produits du tabac au

monde. Elle est composée de nombreuses sociétés ou « filiales ».

Filiales de PMI : Chaque membre du groupe de sociétés Philip Morris International constitue une

« filiale de PMI ». « Nous » (ou « notre ») désigne la filiale qui est à l’origine de la collecte de vos

renseignements personnels.

Par produit de PMI, on entend un produit qui appartient à la société ou à toute autre filiale de PMI.

Comment collectons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons collecter vos renseignements personnels de diverses manières.

Vous pouvez nous fournir des renseignements directement (p. ex. : en signant un contrat, en

remplissant un formulaire ou en nous appelant).

Nous pouvons recueillir des renseignements de façon automatique (p. ex. : lorsque vous utilisez

une application ou consultez un site Web de PMI).

Nous pouvons acquérir des renseignements auprès de tiers (p. ex. : de l’information accessible au

public sur des plateformes de médias sociaux telles que LinkedIn, Facebook et Twitter).

Dans le présent avis, on appelle « points de contact PMI » toutes les méthodes qui vous permettent de

communiquer avec nous. Les points de contact PMI incluent les méthodes physiques (p. ex. : bureaux

de PMI, magasins de détail et événements) et numériques (p. ex. : correspondance par courriel,

applications et sites Web).



Nous pouvons collecter les renseignements que vous communiquez directement. En règle générale, ceci

se produit lorsque vous :

vous inscrivez pour devenir membre de nos bases de données (p. ex. : en personne, par

l’intermédiaire d’une application ou en ligne);

vous livrez au commerce de produits ou de services de PMI ou fournissez des conseils sur ceux-ci

dans, par exemple, un magasin de détail;

concluez avec nous une entente de vente, de promotion ou de distribution de produits de PMI (ou

de soutien de ces activités);

téléchargez ou utilisez un point de contact PMI numérique (p. ex. : une application ou un site Web);

communiquez avec nous par l’intermédiaire d’un point de contact PMI ou d’un média social, ou

encore par courriel ou téléphone;

enregistrez un appareil auprès de nous;

inscrivez un consommateur pour devenir membre de nos bases de données;

adhérez à un portail d’un panel de PMI;

vous inscrivez pour recevoir des communiqués de presse, des alertes électroniques ou des

communications de marketing de PMI;

participez à des sondages de PMI (là où la loi le permet) ou encore à des concours ou promotions

de PMI; ou

visitez nos bureaux ou prenez part à un événement organisé par une filiale de PMI.

Nous pouvons collecter des renseignements personnels de façon automatique. En règle générale, ceci

se produit lorsque vous :

visitez nos bureaux (p. ex. : par l’intermédiaire d’enregistrements vidéo [système de télévision en

circuit fermé] et de registres d’accès aux immeubles);

travaillez dans un magasin qui vend des produits de PMI ou visitez un tel magasin (p. ex. : en

recueillant vos données à la caisse ou à l’aide de capteurs reliés à la technologie mobile dans

le magasin);

participez à un événement organisé par une filiale de PMI (p. ex. : en effectuant une vente ou un

achat dans le cadre de celui-ci ou à l’aide de capteurs reliés à la technologie mobile sur les lieux

de l’événement);

communiquez avec nous (p. ex. : par l’intermédiaire d’un point de contact PMI ou de plateformes

de médias sociaux);

utilisez des points de contact PMI (p. ex. : par l’intermédiaire de mécanismes de suivi dans une

application ou sur un site Web); ou

publiez des billets publics sur des plateformes de médias sociaux que nous suivons (p. ex. : pour

comprendre l’opinion publique ou répondre à des demandes au sujet des produits de PMI).

Nous pouvons également recueillir des renseignements de façon automatique à l’aide de témoins et de

technologies de suivi similaires par l’intermédiaire des points de contact numériques de PMI. Les

témoins et les technologies spécifiques utilisés dépendent du point de contact PMI en question. Pour en

savoir plus sur les témoins (y compris les témoins de Google Analytics) et les technologies similaires

utilisés pour un point de contact spécifique, notamment sur la manière dont vous pouvez accepter ou

refuser les témoins, veuillez consulter l’avis relatif aux témoins accessible sur ou par l’intermédiaire

dudit point de contact.


Nous pourrions acquérir des renseignements personnels auprès de tiers là où la loi le permet. Il peut

s’agir entre autres de renseignements communiqués entre des filiales de PMI, de l’information relative

à votre profil accessible au public (telle que vos préférences et vos intérêts) sur des sites de médias

sociaux (comme LinkedIn, Facebook et Twitter), et de listes de marketing acquises auprès d’agences

de marketing tierces.

Nous pouvons également collecter des renseignements dans d’autres contextes qui vous sont

communiqués au moment de ladite collecte.

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons?

Nous pouvons collecter divers types de renseignements personnels :

renseignements requis pour gérer et administrer la relation que nous entretenons avec vous, votre

employeur ou votre représentant;

renseignements requis pour que vous puissiez vous livrer au commerce de produits ou de services

de PMI ou fournir des conseils sur ceux-ci (p. ex. : pour exécuter des commandes);

renseignements requis pour offrir du soutien en ce qui a trait aux produits ou services de PMI, ou

pour fournir des services de garantie;

renseignements sur les activités d’affaires que vous menez relativement à nos consommateurs, aux

produits de PMI ou à nous (p. ex. : inscription d’un consommateur pour devenir membre de nos

bases de données, prestation de services de garanties, affichage de produits et de matériel de point

de vente de PMI, etc.);

renseignements que vous nous fournissez dans des contrats, des formulaires ou des sondages, ou

encore dans le cadre d’échanges sur des points de contact numériques;

renseignements sur vos visites dans nos bureaux et nos magasins ainsi que sur votre participation

à nos événements;

renseignements que vous nous fournissez lorsque vous communiquez (par téléphone, par courriel,

etc.) avec nos centres d’appels;

renseignements sur vos préférences et vos intérêts; et

renseignements requis pour valider votre âge, votre identité et votre pouvoir d’agir au nom de votre

employeur, le cas échéant.


Les renseignements que nous collectons directement auprès de vous vous seront communiqués au

moment où vous devez les fournir. Par exemple :

Lorsque vous commandez l’un de nos produits par l’intermédiaire d’un point de contact PMI, vous

devez fournir vos nom, coordonnées et détails de facturation, ainsi que les produits choisis afin

que nous puissions exécuter votre commande.

Si nous entretenons une relation de distribution, vous devez fournir vos nom, coordonnées et détails

de facturation afin que puissions gérer notre relation avec vous ou votre employeur, et exécuter le

contrat conclu avec vous ou votre employeur.

Vous pouvez fournir de l’information sur vos préférences et vos intérêts en matière de produits

pour que nous puissions vous offrir des produits et des services qui vous intéressent.

Nous pouvons collecter de l’information nous permettant de valider votre âge, telle qu’une copie

d’une pièce d’identité ou une photo de votre visage.


Vous pouvez nous envoyer une photo montrant la façon dont vous avez affiché des produits ou du

matériel de point de vente de PMI.

Vous pouvez répondre à des textos.

Vous pouvez inscrire un consommateur pour devenir membre de nos bases de données afin que

nous puissions, par exemple, fournir des services de garantie.

Les renseignements que nous collectons de façon automatique porteront généralement sur ce qui suit :

détails concernant votre visite ou votre appel (tels que l’heure et la durée);

en ce qui a trait à vos visites dans nos bureaux ou un magasin de détail ou encore à vos

participations à des événements (y compris dans les quartiers adjacents), la fréquence desdites

visites ou participations, les quartiers que vous visitez et la durée des visites, et les achats que

vous faites;

la manière dont vous utilisez les points de contact numériques de PMI (comme les pages que vous

visitez, la page à partir de laquelle vous avez accédé au point de contact et la page que vous

consultiez lorsque vous l’avez quitté, les termes de recherche entrés, ou les liens sur lesquels vous

avez cliqué dans le point de contact; et

les détails relatifs à votre appareil (comme votre adresse IP ou l’identifiant unique de votre

appareil, les données de localisation, l’information sur tout témoin que nous pourrions avoir

enregistré sur votre appareil).

L’information que nous collectons auprès de tiers consiste généralement en des renseignements

accessibles au public (tels que vos préférences et vos intérêts), comme des billets publics publiés sur

des médias sociaux.

À quelles fins et pour quelles raisons juridiques utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous énonçons dans la présente section les fins auxquelles nous utilisons vos renseignements

personnels. Cependant, comme il s’agit d’un avis de portée mondiale et que certaines des activités qui

y sont décrites peuvent être restreintes ou interdites en vertu des lois de certains pays, nous n’utiliserons

pas vos renseignements personnels pour lesdites activités, le cas échéant.

Conformément à ce qui précède, nous utilisons vos renseignements personnels pour :

nous conformer à des obligations réglementaires, telles que la validation de votre âge, de votre

identité et de votre statut en tant que détaillant, la conduite de vérifications de « connaissance des

fournisseurs », et la gestion de la relation contractuelle que nous entretenons avec vous ou votre

employeur;

nous conformer à des exigences juridiques, telles que la rétention et l’utilisation de documents

vous concernant liés à tout différend anticipé, et ce, pour obtenir des conseils de nos avocats et

d’autres conseillers;

vous vendre nos produits, notamment pour exécuter vos commandes et traiter vos paiements;

vous fournir des services de vente, notamment pour répondre à vos questions et demandes, et offrir

des services de garantie;

vous informer de tout événement, mise à jour ou promotion et gérer les aspects connexes de notre

relation, notamment l’administration des programmes de fidélisation, l’appui que nous vous


offrons pour aider les consommateurs adultes avec leurs comptes et (là où la loi le permet) les

activités relatives à la mise en œuvre des programmes de fidélisation, l’amélioration des produits,

la conduite d’études de marché, l’élaboration de stratégies de marketing, l’administration de

campagnes de marketing, et la personnalisation des expériences dans les magasins de détail qui

vendent des produits de PMI et les événements;

inscrire des consommateurs adultes à nos bases de données à des fins, par exemple, de

commercialisation de nos produits;

soutenir tout ce qui précède, notamment pour administrer vos comptes ou ceux de votre employeur,

vous permettre d’utiliser les points de contact PMI et (le cas échéant) de vendre, de promouvoir et

de distribuer des produits de PMI (ou de soutenir de telles activités), communiquer avec vous,

personnaliser vos expériences relativement aux points de contact PMI, mener à bien les activités

de gestion, de dépannage et de tenue générale des dossiers, et gérer votre accès à tout système

auquel nous vous avons donné accès;

analyser et améliorer les affaires, notamment pour améliorer les produits, les bureaux, les processus

et les magasins de PMI ainsi que les événements organisés par celle-ci, et les renseignements que

nous (ou nos filiales) communiquons à nos clients; et

que nous ou nos partenaires d’affaires puissent vous informer d’occasions de participation à des

activités de marketing ou de promotion de produits de PMI;

toute autre fin que nous vous communiquons ou qui est évidente selon le contexte, au moment où

vos renseignements personnels sont collectés pour la première fois.

Vos renseignements personnels sont utilisés pour l’une des raisons juridiques suivantes (qui sont

expliquées plus en détail dans la section « Pour en savoir plus ») :

respect d’une obligation juridique à laquelle nous sommes assujettis;

exécution d’un contrat auquel vous êtes l’une des parties;

un intérêt commercial légitime l’emporte sur vos intérêts de protection des renseignements; et

lorsque aucune des raisons susmentionnées ne s’applique, obtenir votre consentement (que nous

vous demanderons de donner avant de traiter les renseignements).

Pour en savoir plus…

Les fins auxquelles nous utilisons vos renseignements personnels ainsi que les méthodes de collecte

connexes et les raisons juridiques relatives à leur utilisation sont les suivantes :

Fin Méthode de collecte et raison juridique pour

le traitement

Respect des obligations réglementaires

Validation de votre âge, de votre identité et

de votre statut en tant que détaillant

Respect des obligations en matière de

fiscalité et de comptabilité d’entreprise

Sanctions commerciales

Vérification des antécédents

Gestion de la santé et de la sécurité

En règle générale, vous nous fournissez ces renseignements

directement.

Nous les utilisons car nous en avons besoin pour respecter

une obligation juridique de traiter avec des adultes

seulement et de mener nos activités de manière conforme

(y compris en matière de conformité au droit des sociétés

et fiscale), de conserver des dossiers financiers et fiscaux,

de respecter les lois relatives à la santé et à la sécurité (qui

pourraient exiger la conservation des dossiers d’incidents),

de produire des rapports, de respecter les demandes



le traitement

Demandes de divulgation en vertu de la loi et

de la réglementation

Conflits d’intérêts

Conservation des contrats et des documents

connexes dans lesquels vous pourriez être

nommé

Enquête sur des allégations de mauvaise

conduite portées à notre connaissance

d’information des autorités compétentes ou, dans les pays

où aucune obligation juridique semblable n’est en vigueur,

parce que nous avons un intérêt commercial légitime à

traiter avec des adultes seulement et à mener nos

activités conformément aux bonnes pratiques qui l’emporte

sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos


Vente de nos produits

Exécuter vos commandes (y compris à des

fins d’envoi des reçus)

Traiter vos paiements

Fournir des services de garantie

En règle générale, ces renseignements nous sont fournis

directement par vous ou par l’intermédiaire de votre

employeur, le cas échéant (habituellement vos nom, rôle,

adresse, courriel, information de paiement et

correspondance).

Nous les utilisons pour nous dégager de nos obligations

contractuelles envers vous ou votre employeur à titre

d’acheteur de nos produits.

Offre de services de vente

Traiter vos questions et demandes

Communiquer avec vous

Mener à bien les activités de gestion et

de dépannage

Administrer les programmes de fidélisation

Gérer la relation

En règle générale, vous nous sont fournis directement par

vous ou par l’intermédiaire de votre employeur.

Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt

commercial légitime à fournir des services de vente à vous

ou à votre employeur qui l’emporte sur vos intérêts, droits

et libertés de protéger vos renseignements personnels.

Gestion de la promotion et de la relation

commerciales (là où la loi le permet)

Vous informer des mises à jour, promotions

et événements pertinents

Gérer notre relation

Inscrire des consommateurs adultes à nos

bases de données

Vous appuyer pour aider les consommateurs

avec leurs comptes

Comprendre vos préférences (par exemple en

matière de produits ou d’événements qui

pourraient vous intéresser ou être mieux

adaptés à vos besoins)

Administrer les programmes de fidélisation

Vous inviter à participer à des sondages ou à

des campagnes d’études de marché et

administrer ceux-ci

Mener des études de marché

Élaborer des stratégies de marketing

Administrer les campagnes de marketing

En règle générale, il s’agit de renseignements que vous

nous fournissez directement (par exemple, vos nom,

coordonnées et détails liés à des médias sociaux), de

renseignements que nous collectons de façon automatique

(par exemple, en utilisant des technologies pour effectuer

le suivi de l’utilisation des points de contact PMI) et (là où

la loi le permet), des renseignements que nous acquérons

auprès de tiers (tels que des billets publics publiés sur des

médias sociaux).


commercial légitime à gérer la relation que nous

entretenons et à vous informer sur nos affaires, nos produits

et nos événements, à exploiter les points de contact PMI et

à personnaliser vos expériences de manières qui

l’emportent sur vos intérêts, droits et libertés de protéger

vos renseignements personnels.



le traitement

Personnaliser votre expérience relativement

aux points de contact PMI (par exemple, pour

personnaliser vos visites à l’aide, entre autres,

de salutations ou de suggestions qui

pourraient vous intéresser)

Gestion de la promotion et de la relation

commerciales (là où la loi le permet)

Vous fournir des renseignements sur les

filiales de PMI, leurs promotions, produits et

services, les magasins de détail, les

événements et les règlements auxquels sont

assujettis les produits du tabac et gérer lesdits

renseignements, et développer et améliorer

les outils pour atteindre ces objectifs.

En règle générale, il s’agit d’une combinaison de

renseignements que vous nous fournissez directement (par

exemple, vos nom et coordonnées, vos profils de réseaux

sociaux), de renseignements que nous collectons de

façon automatique (par exemple, en utilisant des témoins

et des technologies similaires) et (là où la loi le permet)

de renseignements que nous acquérons auprès de

tiers (comme des billets publics publiés sur des

réseaux sociaux).

Nous les utilisons car nous avons un intérêt commercial

légitime à vous informer au sujet de ces activités qui

l’emporte sur vos intérêts, droits ou libertés de protéger vos


Dans certains pays, où la loi l’exige, nous vous enverrons

ce matériel en format électronique seulement si vous

y consentez.

Administration des affaires

Gestion organisationnelle générale et tenue

des dossiers d’affaires

Gestion du cycle de vie du commerçant (de

l’engagement au départ)

Gestion des visiteurs et tenue des dossiers

Gestion et conduite des événements,

formations et programmes de conformité

Correspondance liée à notre relation avec

vous ou avec votre employeur, y compris

pour traiter vos questions et vos demandes

Développement, mise en place, opération et

entretien des systèmes de TI

Maintien de la sécurité des systèmes, des

appareils et des immeubles

Exploitation de bases de données de contacts

et d’outils de collaboration

Gestion d’un milieu de travail sécuritaire

Maintien de la sécurité et de la sûreté du

personnel, des clients, des fournisseurs, des

visiteurs de PMI et de la propriété de chacun

En règle générale, vous nous fournissez ces renseignements

directement ou par l’intermédiaire de votre employeur.


commercial légitime à mener à bien nos activités, à gérer

notre relation avec vous ou avec votre employeur, et à

maintenir la sécurité et l’intégrité de nos immeubles et

systèmes de TI qui l’emporte sur vos intérêts, droits et

libertés de protéger vos renseignements personnels.

Suivi de la sécurité et des systèmes Ces renseignements sont collectés automatiquement de

différentes façons, notamment à l’aide de systèmes



le traitement

Contrôles et registres d’authentification et

d’accès, le cas échéant

Suivi des systèmes, des appareils, des

services Internet et des courriels de PMI

auxquels nous vous avons donné accès

Suivi des accès aux locaux de PMI, des

livraisons effectuées aux filiales de PMI, et

des processus relatifs à la sécurité dans nos

locaux

automatiques et d’activités de suivi des appareils,

d’enregistrements de systèmes de télévision en circuit

fermé, et d’enregistrements audio de certains appels

téléphoniques à nos locaux.


commercial légitime à assurer l’intégrité, la confidentialité

et la sécurité de notre infrastructure physique et numérique

et de nos locaux qui l’emporte sur vos intérêts, droits et

libertés de protéger vos renseignements personnels.

Soutien pour toutes les fins susmentionnées

Gestion de vos comptes

Vous permettre d’utiliser les points de

contact PMI (par exemple, en vous

permettant de rester connecté à des sections

d’un point de contact réservé aux utilisateurs

autorisés, en gérant votre langue de

préférence ou en associant votre panier à

votre compte)

Correspondre avec vous

Améliorer vos expériences, comme la

suggestion de produits à commander qui

pourraient vous convenir (par exemple, en

fonction de vos commandes précédentes)

Administration et dépannage


renseignements que vous nous fournissez directement

(notamment vos nom et mot de passe [ou l’équivalent]) et

de renseignements que nous collectons de façon

automatique (par exemple, les renseignements sur votre

appareil, ainsi que les témoins et les technologies de

suivi similaires).

Nous les utilisons aux fins auxquelles ils sont requis. Par

exemple, lorsque nous gérons votre compte afin de soutenir

un achat ou d’offrir un service après-vente, nous utilisons

les renseignements pour nous dégager de nos obligations

contractuelles envers vous en tant qu’acheteur de nos

produits et, dans le cas où nous gérons votre compte pour

vous tenir informé sur nos produits ou vous suggérer des

commandes qui pourraient vous convenir, nous soutenons

nos activités d’expansion commerciale et les utilisons

parce que nous avons un intérêt commercial légitime de

commercialiser nos produits qui l’emporte sur vos intérêts,

droits et libertés de protéger vos renseignements

personnels, et ainsi de suite.

Analyse et amélioration des affaires

Nous permettre à nous ou à nos partenaires

d’affaires de vous informer d’occasions de

participation à des activités de promotion de

produits de PMI

Analyser et améliorer les affaires

(notamment pour les produits, systèmes,

processus et bureaux de PMI, les magasins

qui vendent des produits de PMI, les

formations, les événements, les points de

contact numériques de PMI et les

renseignements que nous [ou nos filiales]

communiquons à vous, votre employeur ou

nos clients)


renseignements que vous nous fournissez directement, de

renseignements que nous collectons de façon automatique,

et (là où la loi le permet) de renseignements que nous

acquérons auprès de tiers.

Nous utilisons ces renseignements parce que nous avons un

intérêt commercial légitime d’analyser et d’améliorer nos

résultats commerciaux, produits, systèmes, processus,

bureaux, magasins, formations, événements et points de

contact PMI, et les renseignements que nous

fournissons, ainsi que pour inviter d’autres personnes à

participer à la promotion des produits de PMI qui l’emporte

sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos



Dans les cas où nous n’utilisons pas vos renseignements personnels pour l’une des raisons juridiques

susmentionnées, nous vous demanderons votre consentement avant de les traiter (ces cas seront

clairement précisés selon le contexte).

Dans certains cas, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à des fins qui ne sont pas

décrites ci-dessus. Le cas échant, nous vous communiquerons un avis de confidentialité supplémentaire

expliquant l’utilisation visée. Vous devez lire tout avis supplémentaire en conjonction avec celui-ci.

Avec qui nous partageons vos renseignements et à quelles fins?

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec :

des filiales de PMI;

des tiers qui fournissent des produits ou des services aux filiales de PMI ou à vous (comme des

annonceurs professionnels et des fournisseurs de services de paiement, de services de livraison, de

services d’information et de services de vérification);

des partenaires d’affaires et des annonceurs choisis avec soin par les filiales de PMI (dans des

domaines liés à nos produits ou correspondant à leur style et à leur image) afin qu’ils puissent vous

communiquer des offres qui, à leur avis, pourraient vous intéresser en fonction de vos préférences

en matière de programmes commerciaux, de documents éducatifs et de formation; et

d’autres tiers, là où la loi l’exige ou le permet (comme des organismes de réglementation, des

ministères gouvernementaux et des conseillers professionels).


Partage de données avec d’autres filiales de PMI

Vos renseignements personnels sont partagés avec Philip Morris International Management SA

(basée à Lausanne, en Suisse), qui est le point d’administration centrale aux fins de traitement des

renseignements personnels pour les filiales de PMI. Vos renseignements personnels peuvent être

partagés avec le Centre de services de TI Sàrl de Philip Morris International (basé à Lausanne, en

Suisse) à titre de fournisseur de technologies pour les filiales de PMI. Philip Morris International

Management SA et le Centre de services de TI Sàrl de Philip Morris International (dans la mesure

où ce dernier y a accès) traitent vos renseignements personnels pour toutes les fins décrites dans

cet avis.

Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec la filiale de PMI qui est responsable du

pays dans lequel vous travaillez (dans le cas où les renseignements n’ont pas été collectés à

l’origine par ladite filiale de PMI) pour toutes les fins décrites dans cet avis.

Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec toute autre filiale de PMI avec laquelle

vous communiquez ou faites affaire (par exemple, si vous vendez des produits ou des services à

d’autres filiales de PMI ou rendez à d’autres bureaux de PMI pendant la période où vous entretenez

une relation commerciale avec une filiale de PMI.

Partage des données avec des tiers

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tiers qui offrent des produits ou

des services aux filiales de PMI ou à vous (comme des annonceurs, des fournisseurs de services

de paiement, de services de livraison, de services d’information et de services de validation de

l’âge, ainsi que des détaillants et des conseillers en matière de produits).


Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des partenaires d’affaires et des

annonceurs tiers choisis avec soin par les filiales de PMI (conformément à ce que vous pouvez

associer à nos produits, par exemple car l’image, le style ou la fonctionnalité des services offerts

sont similaires ou complémentaires) afin qu’ils puissent communiquer avec vous au sujet de

produits, de services et de promotions qui, à leur avis, pourraient vous intéresser en fonction de

vos préférences.

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec d’autres tiers, là où la loi l’exige ou

le permet, notamment avec des autorités de réglementation, et des ministères gouvernementaux,

en réponse à une demande d’organismes d’application de la loi ou d’autres représentants du

gouvernement si nous croyons qu’une telle divulgation est nécessaire ou appropriée pour empêcher

des dommages corporels ou des pertes financières, ou encore dans le cadre d’une enquête portant

sur des activités illégales présumées ou réelles, et dans le cadre d’une restructuration

organisationnelle.

Où vos renseignements personnels peuvent-ils être envoyés?

À l’instar de toute autre multinationale, les filiales de PMI transfèrent les renseignements à l’échelle

mondiale. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être transférés partout dans le monde

(si vos renseignements sont collectés dans l’espace économique européen, cela signifie que vos

renseignements peuvent être transférés à l’extérieur dudit espace).


Lorsque nous utilisons vos renseignements personnels aux fins décrites dans cet avis, ces derniers

peuvent être transférés dans le pays ou le territoire dans lequel ils ont été recueillis ou à l’extérieur, y

compris vers un pays ou un territoire dont les normes en matière de protection des données ne sont

pas équivalentes.

Des filiales de PMI situées dans l’espace économique européen (« EEE ») transféreront des

renseignements personnels à d’autres filiales de PMI à l’extérieur de l’EEE. Par exemple, pour faciliter

l’exploitation d’une entreprise mondiale. Dans tous les cas, les transferts sont :

effectués conformément à la décision d’adéquation de l’Union européenne;

assujettis à des mesures de sécurité appropriées, par exemple à des contrats types de l’UE, ou

nécessaires pour nous dégager de nos obligations contractuelles envers vous (ou mettre en œuvre

des mesures pré-contractuelles prises à votre demande), ou pour conclure ou exécuter un contrat

intervenu entre nous et un tiers et conclu dans votre intérêt, comme les arrangements de voyages.

Dans tous les cas, les mesures de sécurité appropriées pour la protection des renseignements personnels

sont appliquées dans ces pays ou territoires, conformément aux lois sur la protection des données

en vigueur.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les

renseignements personnels que nous détenons contre tout traitement, utilisation, modification ou

suppression non autorisé. Le cas échéant, nous utilisons des technologies de chiffrement ou autres

pouvant aider à sécuriser les renseignements que vous fournissez. Nous demandons aussi à nos


http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm


fournisseurs de services de respecter des exigences strictes en matière de confidentialité et de sécurité

des données.

Pendant combien de temps vos renseignements personnels sont-ils conservés?

Nous conserverons vos renseignements personnels pendant la durée requise pour satisfaire les objectifs

pour lesquels ils auront été recueillis. Ensuite, nous les supprimerons. La durée peut varier selon les

objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis. Veuillez prendre note que dans certains

cas, vous avez le droit de nous demander de supprimer ces renseignements. En outre, nous avons parfois

l’obligation légale de conserver les renseignements; par exemple, à des fins fiscales et comptables.


En règle générale, nous conservons les données en fonction des critères indiqués dans le tableau

ci-dessous :

Type Explication/critères de rétention typiques

Renseignements relatifs

à la gestion d’une

relation commerciale

avec le commerçant

(commerçant utilisant

des points de contact

numériques et joignable)

La plupart des renseignements de votre profil de commerçant sont conservés

pendant la durée de notre relation commerciale avec vous. Cependant, certains

éléments de votre profil, comme votre historique de tâches terminées, d’achats

ou d’échanges de prix deviennent désuets après un certain temps et sont par

conséquent supprimés automatiquement à l’issue de périodes spécifiques selon

les objectifs pour lesquels nous les avons recueillis.

Renseignements relatifs

à la gestion de la

relation commerciale

avec le commerçant

(commerçant inactif

sur les points de

contact numériques)

Ce scénario est le même que celui ci-dessus, sauf si vous cessez d’utiliser les

points de contact numériques pendant une longue période (généralement

2 ans), auquel cas nous supprimons votre accès à la plateforme numérique ainsi

que les dossiers que nous détenons encore sur votre utilisation de cette dernière

(à moins que les dossiers, tels que ceux relatifs à vos commandes, ne doivent

être traités à d’autres fins). La raison est que, dans ces circonstances, nous

assumons que vous préférez ne pas utiliser la plateforme numérique.

Commerçant

(non joignable)

Si vous êtes inscrit à titre de commerçant auprès de nous et que les

renseignements que vous nous avez fournis pour que nous puissions

communiquer avec vous ne fonctionnent pas, nous conservons généralement

vos renseignements pendant une période de 6 mois seulement afin de vous

permettre de communiquer avec nous et de les corriger.

Commerçant

(inscription incomplète)

Si vous commencez à vous inscrire à titre de commerçant et que vous ne menez

pas à bien le processus, nous ne conservons pas vos renseignements.

enregistrements

commerciaux et

de paiement

Nous consignons les factures, les ventes, les achats, les paiements effectués et

reçus, et les justificatifs connexes (comme les contrats et les courriels)

conformément aux exigences de la société et fiscales, et ce, en règle générale

pendant 11 ans. Nous consignons également les vérifications menées auprès

des fournisseurs aussi longtemps que nécessaire pour respecter nos obligations

juridiques et réglementaires.

enregistrements

des visites

Si vous visitez nos locaux, les enregistrements des visites sont généralement

conservés pendant une période de trois ans.

systèmes de télévision en

circuit fermé

Si vous visitez nos locaux, les enregistrements des systèmes de télévision en

circuit fermé sont généralement conservés pendant une période de quelques

jours seulement, et pas plus de quelques semaines, selon le but précis de

l’enregistrement.


Type Explication/critères de rétention typiques

études de marché

Si vous n’êtes pas inscrit à notre base de données, et que nous utilisons vos

renseignements personnels accessibles au public afin de comprendre le marché

ou vos préférences, nous conserverons ceux-ci pendant une courte période pour

mener à bien l’élément en question de l’étude de marché.

achats et garantie

Si vous achetez des produits, nous en conserverons les détails aussi longtemps

que nécessaire pour conclure la vente, et afin de respecter toute obligation

légale (par ex. : à des fins de tenue de dossiers fiscaux et comptables). Si vous

enregistrez également un produit de PMI aux fins de la garantie, nous

conserverons ces détails aussi longtemps que nécessaire aux fins de

ladite garantie.

service à la clientèle

Si vous communiquez avec le service à la clientèle, nous créerons un

enregistrement de la communication (y compris des détails de votre demande

et de notre réponse) et conserverons celui-ci aussi longtemps qu’il reste

pertinent à notre relation, par exemple si vous avez besoin que l’on vous

conseille sur la manière d’utiliser un point de contact numérique, ou si vos

récentes demandes sont pertinentes. D’autres enregistrements relatifs au

service à la clientèle (par ex. : l’enregistrement automatique d’un appel

téléphonique au cours duquel vous nous demandez de vous mettre en relation

avec un magasin de détail) peuvent être pertinents seulement jusqu’à ce que

des enregistrements plus permanents ne soient faits, et ne seront donc

conservés que temporairement.

registres de vérification

du système

Les registres de vérification du système sont généralement conservés pendant

quelques mois seulement.

analyses commerciales

Les données d’analyses commerciales sont généralement collectées

automatiquement quand vous utilisez les points de contact PMI, et rendues

anonymes et regroupées peu de temps après.

Quels sont vos droits et options?

Vous pouvez avoir une partie ou l’ensemble des droits suivants en ce qui a trait aux renseignements

personnels que nous détenons :

nous demander de vous y octroyer l’accès;

nous demander de les modifier, de les mettre à jour ou de les effacer;

nous demander de restreindre l’utilisation que nous en faisons, dans certaines circonstances;

vous opposer à ce que nous les utilisions, dans certaines circonstances;

retirer votre consentement à ce que nous les utilisions;

portabilité des données, dans certaines circonstances;

mettre un terme à notre utilisation de ceux-ci à des fins de marketing direct; et

porter plainte auprès de l’autorité de contrôle de votre pays (le cas échéant).

Nous vous offrons des moyens faciles d’exercer ces droits, tels que des liens « se désinscrire », ou en

vous indiquant l’adresse avec laquelle communiquer dans les messages que vous recevez, ou encore en

utilisant les coordonnées indiquées au paragraphe « À qui adresser vos questions » à la fin de cet avis.

Vous pourriez également recevoir des messages poussés de certaines applications mobiles que nous

offrons, par exemple au sujet de nouveaux produits ou services. Vous pouvez désactiver ces messages

dans les réglages de votre téléphone ou de l’application.



Vos droits dépendent des lois de votre pays. Si vous résidez dans l’espace économique européen (EEE),

vous avez les droits indiqués dans le tableau ci-dessous. Si vous résidez ailleurs, vous pouvez

communiquer avec nous (voir le paragraphe « À qui adresser vos questions » à la fin de cet avis) pour

en savoir plus.

Droit relatif aux

renseignements personnels

que nous détenons

Détails supplémentaires (remarque : certaines limites juridiques

s’appliquent à tous ces droits)

nous demander de vous y

octroyer l’accès

Il s’agit de confirmer :

si nous traitons ou non des renseignements vous concernant;

notre nom et nos coordonnées;

les fins du traitement;

les catégories de renseignements visées;

les catégories de personnes à qui nous communiquons les renseignements

et, dans le cas d’une personne résidant en dehors de l’EEE et ne bénéficiant

pas d’une décision d’adéquation de l’Union européenne, les mesures de

sécurité appropriées aux fins de protection des renseignements;

(si nous la connaissons) la source des renseignements, dans le cas où nous

ne les avons pas collectés auprès de vous;

(dans la mesure où nous en faisons, ce qui aura été porté à votre attention)

l’existence de prise de décisions automatisées, y compris du profilage, qui

produit des effets juridiques à votre égard, ou qui vous touche

considérablement d’une manière similaire, et des renseignements sur la

logique visée, ainsi que la signification des conséquences envisagées d’un

tel traitement pour vous; et

les critères permettant de déterminer la période pendant laquelle nous

conserverons les renseignements.

À votre demande, nous vous fournirons une copie des renseignements

personnels que nous utilisons (pourvu que cela n’ait pas d’incidence sur les

droits et libertés d’autrui).

nous demander de les

corriger ou de les mettre

à jour

Ceci s’applique si les renseignements que nous détenons sont inexacts ou

incomplets.

nous demander de

les effacer

Ceci s’applique si :

les renseignements que nous détenons ne sont plus nécessaires aux fins pour

lesquelles nous les utilisons;

nous utilisons les renseignements selon votre consentement et que vous

retirez ce dernier (dans ce cas, nous ne communiquerons plus avec vous, à

moins que vous ne nous demandiez de supprimer tous vos renseignements

personnels, auquel cas nous respecterons votre souhait);

nous utilisons les renseignements selon un intérêt légitime et nous

déterminons que, à la suite de votre objection, nous n’avons pas d’intérêt

primordial à continuer de les utiliser;

les renseignements ont été obtenus ou utilisés de manière illégale; ou

pour se conformer à une obligation juridique;



Droit relatif aux

renseignements personnels

que nous détenons

Détails supplémentaires (remarque : certaines limites juridiques

s’appliquent à tous ces droits)

nous demander de

restreindre l’utilisation

que nous en faisons

Ce droit s’applique, de manière temporaire pendant que nous étudions votre

cas, si vous :

contestez l’exactitude des renseignements que nous utilisons; ou

vous êtes opposé à ce que nous utilisions les renseignements selon un

intérêt légitime

(si vous faites prévaloir vos droits dans ces cas, nous vous informerons avant

d’utiliser de nouveau les renseignements)

Ce droit s’applique également si :

notre utilisation est illégale, et vous vous opposez à l’effacement des

données; ou

nous n’avons plus besoin des données, mais vous les réclamez pour monter

un dossier juridique;

vous opposer à ce que

nous les traitions

Vous avez deux droits dans ce cas :

(i) si nous utilisons vos renseignements personnels à des fins de marketing

direct : vous pouvez « vous désinscrire » (sans avoir besoin de justifier

votre décision) et nous accèderons à votre demande; et

(ii) si nous utilisons vos renseignements personnels selon un intérêt légitime

à des fins autres que du marketing direct, vous pouvez vous opposer à ce

que nous utilisions les renseignements à ces fins, en donnant une

explication de votre cas précis, et nous tiendrons compte de

votre objection.

retirer votre

consentement à ce que

nous les utilisions

Ceci s’applique si le fondement juridique selon lequel nos utilisons vos

renseignements personnels est le consentement. Ces cas seront clairs selon le

contexte.

portabilité des données

Si :

(i) vous nous avez fourni des données; et

(ii) nous utilisons ces données, par voie automatisée et selon votre

consentement ou selon la décharge de nos obligations contractuelles à

votre égard,

vous avez alors le droit de récupérer les données auprès de nous dans un format

courant, et le droit de nous demander de transmettre les données à un tiers s’il

nous est techniquement possible de le faire.

porter plainte auprès de

l’autorité de contrôle de

votre pays

Chaque pays de l’EEE doit financer une ou plusieurs de ces autorités publiques

à cette fin.

Vous pouvez trouver leurs coordonnées ici :


Pour les autres pays, veuillez consulter le site Web de l’autorité de votre pays.

Points supplémentaires propres à chaque pays

Selon le pays dans lequel vous résidez, vous pourriez avoir des droits supplémentaires.

Pour en savoir plus si vous résidez en France...

Si vous résidez en France, vous avez le droit de nous fournir des instructions sur les renseignements

personnels que nous détenons advenant votre décès (plus précisément, nous indiquer si nous

devons les conserver ou les supprimer, et si des tiers devraient avoir le droit d’y accéder).

Vous pouvez :



(A) émettre des instructions d’ordre général à un fournisseur de services numériques enregistré

auprès de l’autorité française de contrôle de la protection des données (appelée la « CNIL »)

(ces instructions s’appliquent à toute utilisation de renseignements personnels); ou

(B) nous fournir des instructions précises qui s’appliquent uniquement à l’utilisation que nous

faisons de vos renseignements personnels.

Vos instructions pourraient nécessiter que nous transférions vos renseignements personnels à un

tiers (mais si ces derniers contiennent des renseignements sur autrui, notre obligation de respecter

aussi leurs droits à la confidentialité pourrait signifier que nous ne pouvons pas respecter vos

instructions à la lettre). Vous pouvez nommer un tiers responsable de veiller à ce que vos

instructions soient respectées. Si vous ne nommez pas de tiers à cette fin, vos successeurs (à moins

que vous ne précisiez autrement dans vos instructions) pourront exercer vos droits sur vos

renseignements personnels après votre décès :

(i) afin de gérer votre succession (auquel cas vos successeurs pourront accéder à vos

renseignements personnels pour identifier et obtenir des renseignements qui pourraient être

utiles pour gérer votre succession, y compris toute donnée ou marchandise numérique qui

pourrait être considérée comme un souvenir de famille transmissible à vos successeurs); et

(ii) veiller à ce que les parties utilisant vos renseignements personnels tiennent compte de votre

décès (par ex. : fermer votre compte et restreindre l’utilisation desdits renseignements, ou

mettre ceux-ci à jour).

Vous pouvez modifier ou révoquer vos instructions à tout moment. Pour en savoir plus sur le

traitement de vos renseignements personnels advenant votre décès, référez-vous à l’article 40-1 de

la loi 78-17 datée du 6 janvier 1978. À votre décès, par défaut, vous arrêterez d’utiliser votre

compte et nous supprimerons vos renseignements personnels conformément à nos politiques de

rétention (voir le paragraphe « Pendant combien de temps vos renseignements personnels sont-ils

conservés? » pour en savoir plus.)

À qui adresser vos questions?

Si vous avez des questions, ou souhaitez faire valoir l’un de vos droits, vous pouvez contact

[email protected]

Si votre pays dispose d’une autorité chargée de la protection des données, vous avez le droit de

communiquer avec celle-ci pour faire part de vos questions ou préoccupations. Si la filiale de PMI

concernée ne peut pas répondre à vos questions ou préoccupations, vous avez également le droit de

présenter un recours judiciaire devant un tribunal national.

Changements à cet avis

Nous pouvons mettre à jour cet avis (ainsi que tout avis de confidentialité supplémentaire) de temps à

autre. Nous vous tiendrons informé des changements lorsque la loi l’exige.

Dernière modification : 27 mars 2018.

Documents

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