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Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas.

“El principal componente para lograr un proyecto exitoso”

Carlos Zúñiga Silva, PMP

PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013

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• Ingeniero Electrónico – UPAO – Perú, Máster en Telemática – UPC – Barcelona,

España (2004), Cursando el 2° año del MBA – UNMSM – Perú.

• Cuento con 16 años de experiencia en la gestión de proyectos, de los cuales 10

años en el sector energético, en contratos tipo EPC y 06 años en el sector

Oil&Gas.

• Actualmente me despeño como Project Manager en la Compañía Internacional

Honeywell y lidero proyectos en México, Ecuador y Perú para la línea de negocio

Advanced Solutions.

• Líder de Eventos PMI Perú en el 2012

Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI

3 Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI



• Presentación es desde el punto de vista de contratista o

proveedor de servicios.

• El contratista o proveedor de servicios es una

organización orientada a proyectos

• El cliente tiene una organización matricial y/o funcional

• El administrador de contrato (cliente) tiene dos o mas

funciones.

Definición de parámetros iniciales para la presentación:




Organigrama tipo en Proyectos de Automatización

Fases de un Proyecto de Automatización

¿Qué es el Kick Off Meeting?

¿En que ayuda?

¿Y por qué es tan importante?

¿Qué tenemos que hacer para lograr un buen KOM?

¿Qué obtenemos con una buena presentación?

¿Cual es nuestro objetivo principal?

¿Qué tenemos que hacer después del KOM para

lograr un proyecto exitoso?

Temario:


Organigrama Típico para Proyectos de Automatización en

Oil&Gas.

Project Operational Manager

Account Manager

CLIENTE Administrador de

Contrato

Project Manager

PM 3rd Party

Technical Leader

Project Leader

Specialist Engineer 1

Project Controller




Specialist Engineer “n”

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Fases de un Proyecto de Automatización en Soluciones

Avanzadas


Planificación Análisis Configuración Implementación Sostener

FAT SAT Sh& Sh&T Sh&T Sh&T KickOff Close Out

Show&Tell Session

MAT

SAT

Sourcing Sw y Hw

Inicio Data Gathering Etapas del proyecto en desarrollo

Cierre Data Gathering

DFS

DFS

MAT

FAT

Sw y Hw




¿Qué es el Kick Off Meeting?

Pues esto no es más que una reunión que se tiene con el

Cliente o Administrador de Contrato para:

• Presentación formal de ambos equipos de trabajo

• Revisar la Orden de Compra y/o Contrato

• Definir el Listado de Documentos a entregar y gestionar

• Revisar la Arquitectura del Sistema propuesto

• Definición de Hitos (SW, HW, DFS, MAT, FAT, SAT, AT)

• Entre otros documentos

http://pmtips.net/wp-content/uploads/2011/01/kickoff-meeting.jpg




¿En que ayuda el KOM?

Conocer personalmente al cliente y generar confianza

Romper la inercia e iniciar formalmente el proyecto.

Definir parámetros iniciales y contractuales




¿Y por qué es tan importante?

Porque nos permite generar CONFIANZA.

Que el cliente se sienta que esta en buenas manos y que

nosotros somos su mejor aliado

Los negocios se dan en base a la confianza, si el proyecto

es Exitoso, (se cumple tiempo, costo, alcance y el proyecto

esta satisfecho) la probabilidad de seguir haciendo negocios

es muy alta.




¿ Qué tenemos que hacer para lograr un buen KOM?

Primero recabar información acerca del cliente a través de los account managers

y/o PM que tuvieron proyectos con dicho cliente. (cultura, tradiciónes, procesos

internos, experiencias con otros proyectos, etc)

Tener identificado quien será el administrador de contrato (edad, especialidad,

cargo y/o funciones, etc)

Quienes van a participar en el KOM

Conocer y cumplir los requisitos de seguridad para ingresar a planta y gestionar el

ingreso con anticipación.

Definir la fecha del KOM y coordinar detalles técnicos.

Informar al cliente de la agenda a discutir y el tiempo promedio de duración.

Tener toda la documentación a presentar en buena forma.

Revisar detalladamente los documentos y la presentación para que no tenga

errores

Llevar tarjetas de presentación

Es decir tenemos que tener todo lo necesario para una buena exposición y lo mas

Importante…..CONOCER A DETALLE EL ALCANCE DEL PROYECTO.




¿Qué tenemos que hacer después del KOM para lograr un proyecto exitoso?

• Cumplir a cabalidad las acciones y/o compromisos resultantes del KOM en

tiempo y forma.

• Tener un buen seguimiento y control del proyecto,:

• Agendar reuniones internas semanales con el team del proyecto.

• Agendar reunión de seguimiento con el cliente pudiendo ser

semanal/Quincenal/mensual (dependiendo de la envergadura y/o

complejidad del proyecto).

• Agendar reuniones semanales con el Project Controller/Administration para

revisar los números del proyecto y tener una visión global del proyecto en

temas de números.

• Poner sobre la mesa los potenciales problemas y definir las acciones a seguir, ya

sea con el cliente o en interno del proyecto.

• Darle seguimiento y control a las acciones resultantes de las reuniones internas.

• Siempre mantener y/o superar las expectativas del cliente (pero cuidado con

generar costos que impacten al proyecto)…..




Mantener la

confianza con

el cliente es la

clave del éxito.

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¡Muchas Gracias por su atención!


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