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IT – Governance, Risk & Compliance

El blog sobre IT – GRC con visión de Negocio

Posteado por: FrancoIT_GRC | 23/01/2012

PMBOK 4 + COBIT 5: Aliados para el éxito

maginemos el siguiente escenario, totalmente factible en cualquier organización que busque incorporarlas mejores prácticas de GRC (Governance, Risk & Compliance), con el fin de analizar como la

combinación adecuada de COBIT 5 y PMBOK 4 puede potenciar la Gestión exitosa de Proyectos:

Escenario:

Luego de certificarnos como PMP (Project Management Professional)(h焻p://www.pmi.org/Certification/Project‑Management‑Professional‑PMP.aspx), finalmentenos contratan como Responsable de crear y liderar la PMO (Oficina de Gestión de Proyectos)de la Gerencia de TI/SI, interactuando con los distintos PMs (Project Managers) de las áreas deDesarrollo y de Tecnología.

(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/empresa‑cobit‑pmbok.jpg)Organigrama de Empresa con COBIT como Framework y PMO basada en PMBOK

Una vez que decidimos encarar este interesante desafío profesional, nos reunimos con nuestronuevo jefe, el Gerente de IT, quien nos comenta orgulloso que logró convencer a laAltaGerencia de la adopción de COBIT 5 como “Framework”

(h焻ps://francoitgrc.wordpress.com/2011/12/30/cobit‑5‑parte‑ii‑beneficios‑de‑su‑implementacion/) para el Gobierno de IT, mientras nos entrega un ejemplar impreso, y nosinvita a la próxima reunión mensual de ISACA (h焻p://www.isaca.org/).

 

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Intentamos preguntarle si conoce las numerosos beneficios de aplicar PMBOK(h焻p://www.pmi.org/PMBOK‑Guide‑and‑Standards.aspx) parala Gestión de Proyectos, comoestándar internacional ampliamente reconocido desde hace más de 20 años, pero comorespuesta sólo obtenemos una indicación clara de que indefectiblemente debemos atenernos alFramework oficial seleccionado por la organización, destacando que COBIT 5 cuenta con unproceso específico (BAI01) dedicado ala Gestión de Proyectos donde, según nuestro Gerente deIT, deberíamos encontrar todo lo necesario para crear y liderarla PMO en forma exitosa.

Prometemos investigar rápidamente COBIT 5 (y asistir a la reunión de ISACA), perointernamente nos surge la pregunta inevitable: ¿podremos potenciar la Gestión de Proyectos,aprovechando nuestro conocimiento del PMBOK 4, en forma totalmente compatible con loprevisto por COBIT 5?

(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/cobitvspmbok.jpg)COBIT y PMBOK: Dos potencias se saludan

 Para comenzar a resolver esta cuestión, es interesante plantear un paralelo entre ambosestándares y observar las similitudes y diferencias que nos devuelve el siguiente cuadro:

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(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/isacavspmi.jpg)ISACA vs PMI – Comparativo

Ahora que mediante datos objetivos públicos, podemos tomar dimensión de la relevanciamundial que tienen ambos estándares, veamos un esquema sugerido de cómo podrían convivirconceptualmente, COBIT con PMBOK y con el resto de los estándares “verticales” específicos:

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(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/cobit‑negocio‑iso27k‑pmbok‑cmmi‑itil‑magerit‑6sigma.jpg)

COBIT‑Negocio‑ISO27k‑PMBOK‑CMMI‑ITIL‑MAGERIT‑6SIGMA

La nueva versión de COBIT 5 (próxima a publicarse oficialmente), cuenta con un procesoespecífico denominado BAI01 – “Gestionar programas y proyectos” , el cual se construyó apartir de COBIT 4.1 (Proceso PO10) y de los productos adicionales Risk IT y Val IT, con unenfoque previsto especialmente para organizaciones maduras donde ya existe un contexto másamplio que el habitual limitado a la gestión de proyectos individuales o aislados, dado que estenuevo proceso de COBIT 5 abarca también la dirección de Programas (grupo de proyectosrelacionados, para administrarlos de forma coordinada para obtener beneficios y control, queno se obtendrían si se gestionaran en forma individual) y del Portafolio (grupo de Programas y

Proyectos), tal como se ilustra en el gráfico siguiente:

(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/portafolio‑programa‑proyecto.jpg)

Las siguiente Prácticas de Gerenciamiento están incluidas en este proceso BAI01.01 –

“Gestionar programas y proyectos”:

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(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/cobit5‑proceso‑bai01.jpg)

Aporte Nº 1 (COBIT 5) – Gestión de Programas:

El PMBOK sólo se limita a brindar procesos y sanas prácticas orientadas a la Gestión deProyectos, por lo tanto vamos a delimitar el alcance del siguiente modo:

(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/portafolio‑programa‑proyecto2.jpg)

En consecuencia, si nuestra organización deseara aprovechar las ventajas de gestionar un

programa, podríamos incorporar como aporte las Prácticas de Gerenciamiento del BAI01 deCOBIT 5, que surgen de la tabla anterior (BAI01.01 al BAI01.06 y BAI01.14). Para cada una deellas, COBIT 5 incluye los inputs requeridos, las actividades que se deberían llevar a cabo y losoutputs esperados.

 

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Cabe destacar que el PMI, cuenta con una certificación internacional específica (PgMPProgram Manager Professional (h焻p://www.pmi.org/Certification/Project‑Management‑Professional‑PgMP.aspx)) y un documento individual denominado “The Standard for ProgramManagement (h焻p://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00101095601)” (no incluido en el PMBOK), totalmente aplicable para la gestión deprogramas que no pertenezcan a IT y/o en aquellas organizaciones que no adopten COBIT 5como framework. Asimismo, también el PMI ha publicado un estándar para la Gestión de

Portafolio (h焻p://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00101095701).

Aporte Nº 2 (COBIT 5) – Metas y métricas:

 Dado que COBIT 5 presenta un esquema de Objetivos en Cascada(h焻ps://francoitgrc.wordpress.com/2012/01/04/cobit‑5‑parte‑iii‑esquema‑de‑objetivos‑en‑cascada/) , es posible obtener rápidamente las metas del Proceso BAI01.01 – “Gestionarprogramas y proyectos” y las métricas que COBIT 5 recomienda para cada caso:

(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/cobit5‑proceso‑bai01‑metas.jpg)COBIT5‑Proceso‑BAI01‑Metas y Metricas

A partir de esta tabla, se pueden obtener métricas que podrían vincularse con el BalancedScorecard de IT (h焻ps://francoitgrc.wordpress.com/2011/11/26/15/) de la organización, dadoque también COBIT 5 incluye la relación de este proceso BAI01 con las Metas del área de IT ycon las Metas del Negocio a nivel Empresa en general.

Aporte Nº 3 (COBIT 5) – Matriz RACI:

 

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Otra ventaja que aporta COBIT 5 es que en el Proceso BAI01 – “Gestionar Programas yProyectos” incluye una Matriz RACI, la cual es una planilla en dos dimensiones, donde sedetalla como filas cada una de las Prácticas Gerenciales de dicho proceso (BAI01.01, BAI01.02,etc) y como columnas cada uno de los roles funcionales habituales de una organización (CEO,CIO, CFO, PMO, etc), mientras que en las celdas de intersección correspondientes se indicaalguna de las siguientes especificaciones de involucramiento:

R = Responsable de ejecutar la actividadA = Quien debe rendir cuentas por el resultado de esta actividadC = Quien debe ser Consultado (por ejemplo como Experto)I = Quien debe ser Informado sobre el estado de esta actividad

Aporte Nº 4 (PMBOK 4) – Grupos de Procesos específicos:

Dentro del Proceso BAI01 – “Gestionar Programas y Proyectos” de COBIT5 (ver tabla anterior),se observan claramente las Fases típicas de un proyecto (Inicio, Planificación, Ejecución,Control y Cierre), las cuales tienen sus Prácticas de Gerenciamiento correspondientes

(BAI01.07, BAI01.08, BAI01.11, BAI01.12 y BAI01.13, respectivamente). Asimismo, COBIT 5agrega dos Prácticas adicionales (BAI01.09 y BAI01.10) para Gestionar los Riesgos y la Calidadde los Proyectos.

Gracias a PMBOK 4, podemos potenciar estas Prácticas de COBIT, incorporando todas loslineamientos y sanas prácticas que surgen de aplicar este reconocido estándar del PMI, dadoque cuenta con un grupo de procesos para cada uno de los siguientes temas:

Gestión de la Integración del Proyecto:

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto• Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto• Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto• Realizar Control Integrado de Cambios• Cerrar el Proyecto o la Fase

Gestión del Alcance del Proyecto:

• Recopilar los Requisitos• Definir el Alcance• Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)• Verificar el Alcance• Controlar el Alcance

Gestión del Tiempo del Proyecto

• Definir las Actividades• Secuenciar las Actividades

• Estimar los Recursos para las Actividades• Estimar la Duración de las Actividades• Desarrollar el Cronograma• Controlar el Cronograma

 

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Gestión de los Costos del Proyecto

• Estimar los Costos• Determinar el Presupuesto• Controlar los Costos

Gestión de la Calidad del Proyecto

• Planificar la Calidad• Realizar el Aseguramiento de Calidad• Realizar el Control de Calidad

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos• Adquirir el Equipo del Proyecto• Desarrollar el Equipo del Proyecto

• Gestionar el Equipo del Proyecto

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

• Identificar a los Interesados• Planificar las Comunicaciones• Distribuir la Información• Gestionar las Expectativas de los Interesados• Informar el Desempeño

Gestión de los Riesgos del Proyecto

• Planificar la Gestión de Riesgos• Identificar los Riesgos• Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos• Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos• Planificar la Respuesta a los Riesgos• Dar seguimiento y Controlar los Riesgos

Gestión de las Adquisiciones

• Planificar las Adquisiciones• Efectuar las Adquisiciones• Administrar las Adquisiciones• Cerrar las Adquisiciones

Aporte Nº 5 (PMBOK 4) – Elementos para cada Fase del Proyecto:En el siguiente esquema se puede apreciar, para cada una de las Fases de un Proyecto segúnCOBIT 5, todos los elementos (procesos, documentos, etc) que nos brinda PMBOK 4, paraexpandir y complementar las Prácticas de Gerenciamiento previastas en el proceso BAI01 deCOBIT 5:

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(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/pmbok‑cobit‑procesos‑relaciones‑francoit_grc.jpg)

PMBok‑COBIT‑Procesos‑Relaciones‑FrancoIT_GRC (click para ampliar y guardar)

Asimismo, los colores de los distintos elementos del Mapa, nos permite agrupar aquelloselementos que pertenecen a un tema común a gestionar (ejemplo: rojo para Riesgos, gris paraCalidad,amarillo para Recursos Humanos, verde para Alcance, marrón para Adquisiciones,etc). De esta forma, tenemos absoluta trazabilidad de cómo podemos expandir y potenciar cadauna de las Prácticas de Gerenciamiento previstas en el proceso BAI01 de COBIT 5 para laGestión de Proyectos.

Aporte Nº 6 (PMBOK 4) – Herramientas y Técnicas preestablecidas:PMBOK cuenta para cadauno de los procesos descriptos en el punto anterior con “herramientas y técnicas” (H&T)preestablecidas que facilitan convertir los inputs previstos en los outputs deseados.

(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/procesopmbok.jpg)Veamos algunos ejemplosde Herramienta y Técnicas que nos incluye el PMBOK útiles para cada Práctica deGerenciamiento relacionadas con Proyectos del Proceso BAI01 de COBIT5:

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(h焻ps://francoitgrc.files.wordpress.com/2012/01/pmbok‑cobit‑herramientas.jpg)Herramientas de PMBOK para COBIT (click para ampliar y guardar)

Bonus Track:

Asimismo, como ventaja adicional, si la organización piensa implementar una PMO (Oficina deGestión de Proyectos) a nivel global, para gestionar los proyectos de toda la empresa (porejemplo: construcción de una sucursal), se puede aprovechar todo el conocimientometodológico obtenido en TI (reutilización de templates, consultas a bases de conocimiento,capacitaciones transversales, establecer un lenguaje común entre los Project Managers, etc),

más allá de si pertenecen a IT o a cualquier otra área.

Conclusiones y cierre:

 

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Retomando el escenario imaginado inicialmente y en función de lo desarrollado en esteartículo, es ampliamente recomendable combinar los beneficios de implementar COBIT 5 comoframework para el GRC de IT en una organización, expandiendo sus Prácticas deGerenciamiento relacionadas con la Gestión de Proyectos (Proceso BAI01) con toda la potenciay herramientas que surgen de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos(PMBOK).

De esta manera, con COBIT y PMBOK como aliados, incrementamos las posibilidades degarantizar que las expectativas de los Stakeholders (Alcance, Plazos, Calidad, y Costos) secumplan a través de una Gestión de Proyectos exitosa.

Publicado en Advisory , COBIT, Governance, PMBOK, ProjectManagement | Etiquetas:BalancedScorecard , COBIT5, Gestión, grc , ISACA, linkedin, Métricas, PMI, PMP

[…] Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), a nivel organización y de IT, […]

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By: GRC – IT – Relaciones « IT – Governance, Risk & Compliance on 30/01/2012at 11:15 AM

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[…] presente artículo es un Resumen Ejecutivo del post PMBOK 4 + COBIT 5 – Aliados parael éxito, de este mismo Blog, para aquellos que dominen ambos estándares internacionalesy que prefieran […]

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By: PMBOK 4 + COBIT 5 (Resumen ejecutivo) « IT – Governance, Risk & Compliance  on06/02/2012at 10:07 AM

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[…] sobre IT‑GRC Governance, Risk & Compliance El presente artículo es un ResumenEjecutivo del post PMBOK 4 + COBIT 5 – Aliados para el éxito, del Blog IT – Governance,Risk & Compliance , para aquellos que dominen ambos estándares […]

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By: PMBOK 4 + COBIT 5 (Resumen ejecutivo) « Gobierno TI on 06/02/2012at 1:23 PM

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By: PMBOK 4 + COBIT 5: Aliados para el éxito « IT – Governance, Risk ... | MODELOSDESARROLLO Y GESTION | Scoop.it on 20/02/2012at 12:47 AM

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[…] No es el primer paralelismo que uno puede trazar entre COBIT y PMBOK, dado lo quese aprecia en el cuadro publicado en su momento en un artículo de este blog. […]

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By: Se viene el nuevo PMBOK 5 « IT – Governance, Risk & Compliance  on 27/07/2012at 3:47 PM

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[…] Imaginemos el siguiente escenario, totalmente factible en cualquier organización que busque incorporar las mejores prácticas de GRC (Governance, Risk & Compliance), con elfin de analizar como … […]

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By: PMBOK 4 + COBIT 5: Aliados para el éxito | Pais de Eisha | Scoop.it on 17/08/2012at 2:44 PM

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[…] Imaginemos el siguiente escenario, totalmente factible en cualquier organización que

 busque incorporar las mejores prácticas de GRC (Governance, Risk & Compliance), con elfin de analizar como … […]

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By: PMBOK 4 + COBIT 5: Aliados para el éxito | GDP‑PMI | Scoop.it on 17/08/2012at 3:43 PM

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Saludos me parece muy interesnate el paralelismo y el compartivo realizado, excelenteaporte, me encuentro en proceso de implementar un PMO, alguien tendria los documentosiniciales o los procedimientos y sustento para inciar este gran proyecto dentro de mi

organizacion

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By: Victor Jhairo Racchumi Lecca on 24/08/2012at 10:31 PM

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[…] Proceso BAI01 de COBIT 5: “Gestionar Programas y Proyectos” […]

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By: Optimización de Riesgos con COBIT 5 | IT ‑ Governance, Risk & Compliance on09/06/2014at 10:50 AM

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