Platinum  Workshop  1  Review  

   

Net  Worth  Analysis  

We  talked  a  lot  about  the  importance  of  your  Net  Worth  Analysis.  This  is  the  tool  you  should  use  to  gauge  your  success  in  this  program.  You  need  to  start  concentrating  more  on  the  practice  and  money-­‐making  activities  and  delegate  tasks  like  taking  out  the  trash  or  getting  

lunch  to  others.  Every  time  you  are  faced  with  an  important  decision,  run  it  through  your  Net  Worth  

filter,  and  ask  yourself:  Will  this  increase  my  net  worth,  decrease  it,  or  make  no  impact  on  it.  You  should  make  more  and  more  decisions  that  will  affect  your  Net  Worth  in  a  positive  way.  Make  sure  you  put  all  of  your  data  in  your  Net  Worth  Spreadsheet  and  get  an  accurate  read  on  where  you  are  today.  You  should  look  at  this  every  month  or  at  least  every  

quarter  and  bring  it  with  you  to  every  Platinum  Workshop.      

 

The  Two  Economy  System  

We  discussed  the  importance  of  the  Two  Economy  System.  The  Two  Economy  System  must  be  in  place  in  your  practice.  We  discussed  the  lifestyle  changes  that  are  required  to  truly  live  out  the  Two  Economy  System  and  to  have  a  strong  ‘Bubble’  surrounding  each  of  your  staff,  yourself,  and  your  practice.    This  means  that  you  might  have  to  remove  some  of  the  people  in  your  life  from  your  bubble,  or  stop  watching  the  news,  or  listening  to  talk  radio—ignoring  the  things  you  don’t  have  any  control  over.    This  can  have  a  huge  impact  on  your  practice  and  your  relationships  with  your  patients!  

5  Places  Money  Goes  

While  in  the  day  to  day,  it  may  seem  like  there  are  numerous  places  where  your  money  goes;  in  all  actuality,  there  are  five  places  money  goes.  First  is  living  expenses.  When  estimating  living  expenses,  be  sure  that  you  have  added  in  all  of  those  things  that  help  you  create  “experiences”  for  your  family  including  vacations,  hobbies,  guilt-­‐free  money,  etc.  Always  over-­‐estimate  this  category  to  ensure  you  have  margin.  Next  is  your  savings:  make  sure  that  you  know  your  target  accumulation  amount  and  how  many  years  you  have  until  that  point.  If  you  have  large  debts  -­‐  the  third  place  money  goes  -­‐  you  should  be  accelerating  those  first,  which  will  impact  your  net  worth  but  not  your  savings.  Once  you  have  paid  down  your  debts  you  will  be  able  to  put  all  of  that  income  towards  your  savings  to  reach  those  goals.  Taxes  are  the  fourth  area.  Just  know,  you  must  pay  taxes  and  it  may  even  benefit  you  to  increase  your  net  income  in  a  way  that  you  actually  work  to  increase  what  you  have  to  pay  in  taxes.  Lastly,  but  most  importantly,  is  giving.  Remember,  what  you  give  always  comes  back  to  you.  So  give  to  those  in  need,  those  that  ask,  and  those  that  you  want  to  help.  Your  goal  in  this  program  is  to  raise  your  impact  on  your  team,  family,  community  and  those  around  you  that  are  in  need.  Make  sure  your  Financial  Plan  Dashboard  is  sound  and  that  you  know  what  you  need  to  do  to  reach  your  goals.  

 

Practice  Math  

If  you  have  been  involved  in  the  Scheduling  Institute  in  any  capacity,  you  know  how  important  Practice  Math  is  to  your  office.  We  have  reviewed  what  these  formulas  mean,  as  well  as  how  to  calculate  them.    You  should  have  enough  knowledge  of  these  statistics  to  be  able  to  diagnose  problems  in  your  office  and  see  what  you  need  to  pay  attention  to.  For  example,  acquisition  cost  is  what  you  spend  in  marketing  divided  by  New  Patients.  If  you  have  a  low  acquisition  cost,  it  means  you  are  not  doing  enough  marketing;  a  high  acquisition  cost  means  you  don’t  have  enough  Patient  Referrals.  Keep  sending  in  your  Stat  Tracker  each  month  so  that  we  can  watch  these  numbers  along  with  you.  

SAVINGS

DEBT

LIVING

TAX

GIVING

÷

X

÷

X

÷

X

NEW COLLECTIONS GOAL

PROJECTEDNEWPATIENTS

!"#$%&#&%'

()*+,-.

NEW PATIENTS NEEDED

ANNUALMARKETING

MONTHLYMARKETING

,-.

!,,#/-' !%%/&

=

=

=

=

=

=

AVG REVENUE PER NEW PATIENT

ACQUISITIONCOST

!$#.//

!-%*".

NEW PATIENT PROJECTION FORMULA:

NEW MONTHLY MARKETING PROJECTION FORMULA:

MONTHLYNEW PATIENTSNEEDED

%&

 

Kolbe  

This  is  one  of  the  key  tools  to  help  you  ensure  you  and  your  team  are  running  as  efficiently  as  possible.  You  now  know  your  Kolbe  MO  and  should  make  sure  you  understand  what  types  of  strategies  you  should  put  in  place  around  you  to  get  things  done.  The  same  can  be  done  for  your  staff.  Having  the  understanding  of  your  team’s  Kolbe  MOs    can  help  you  not  only  in  increasing  your  teams  efficiency,  but  also  in  delegating  and  hiring.  Never  again  should  you  hire  someone  unless  you  do  a  Kolbe  Right  Fit  on  that  position  to  be  sure  their  natural  talents  match  up  with  what  your  expectations  of  that  position  are.    

 

Single  Focus    Platinum  is  all  about  helping  you  work  less  and  make  more.  In  the  beginning,  you  may  need  to  work  more  to  get  the  growth  that  you  need  -­‐  then  we  will  work  on  achieving  the  capacity  to  balance  that  growth.  In  order  to  achieve  that  growth,  the  first  year  is  all  about  getting  the  New  Patient  number  up  to  your  goal.  Focus  on  making  the  most  out  of  your  marketing,  leveraging  your  team  and  keeping  your  head  in  the  New  Patient  game.  Typically  in  order  to  maintain  the  number  of  Patients  you  are  aiming  for  you  will  need  to  make  some  investments  in  one  of  the  Big  Three:  Human  Capital,  Marketing  &  Space  and  Equipment.  Just  keep  that  in  mind  as  you  go  through  this  process  so  that  you  do  not  wait  too  long  to  make  those  key  investments.  

 

Account  Structure  Setting  up  your  account  structure  is  a  VERY  important  step  in  achieving  the  results  you  want.  Make  sure  that  you  can  easily  go  online  and  make  transfers  to  your  debt  accounts,  savings  accounts,  and  personal  accounts  straight  from  your  business  checking  account.  Set  up  the  appropriate  savings  accounts  so  that  you  can  make  daily  transfers  out  of  the  main  business  checking  account.  Remember,  everything  that  goes  in  will  magically  come  out  unless  

you  purposefully  take  it  out  of  the  account.  Remember,  these  are  essentially  ‘holding’  accounts  so  you  do  not  need  check  privileges  on  them.  Go  to  the  bank,  get  it  all  set  up,  and  get  ready  to  make  online  transfers.    

 

 

NEW PATIENTS

DEBT 1 DEBT 2 DEBT 3

TAX PERSONALMAJOR

PURCHASES!BUSINESS"

SAVINGS

BUSINESSCHECKING

PAY EVERYTHING OUT OF THIS ACCOUNT

Check  Exercise  The  Check  Exercise  is  one  of  the  quickest  ways  to  get  a  new  high  in  New  Patients.  First  thing's  first,  you  need  to  set  a  New  Patient  Goal  for  the  month.  If  you  are  currently  averaging  30  New  Patients,  and  thus  far  your  high  is  38,  maybe  you  set  the  goal  at  45  or  50  New  Patients.  It  needs  to  be  a  stretch  but  also  seem  attainable.  If  your  average  is  150  but  your  high  is  165,  you  may  be  able  to  do  175  or  180  as  your  goal.  Once  you  set  this  goal,  figure  out  what  you  would  pay  to  have  that  goal  met.  Typically  your  average  revenue  per  New  Patient  will  vary  from  $900  to  $5000  depending  on  the  type  of  Practice  you  have.  So  based  on  that  figure,  how  much  would  you  pay  each  of  your  team  members  to  reach  your  goal?  So  if  you  have  8  staff  members  and  your  goal  is  15  above  your  current  average,    would  you  pay  $100  each  ($800  total)  for  an  extra  15  New  Patients?  Would  you  pay  $200  ($1600  total)  for  those  15  New  Patients?  This  is  what  you  need  to  decide.  Once  the  decision  is  made,  have  a  check  written  to  each  person  on  your  team.  It  should  be  signed  and  dated  for  the  first  day  in  the  month  of  the  contest.  On  the  first  workday  of  the  month,  you  should  hand  out  these  checks  to  your  team.  Then  let  them  know  the  goal.  If  they  reach  that  goal,  they  can  cash  them  and  use  them  for  whatever  they  want  as  soon  as  the  goal  is  met.  If  they  do  not  reach  the  goal,  they  should  put  them  right  in  your  mailbox.  Tell  them  you  will  help  them  in  anyway  they  need,  they  just  have  to  let  you  know.  Assign  a  point  person  to  be  the  one  that  lets  everyone  know  when  the  goal  is  met.  Then  leave  the  room  and  tell  them  to  take  the  next  few  minutes  to  plan  how  they  are  going  to  reach  the  goal.  

 

DIGIT  System  Jay’s  DIGIT  System  is  one  of  the  best  strategies  to  rapidly  reduce  your  debt  (or  increase  your  savings).  It  makes  reducing  your  debts  into  a  game  of  sorts,  and  helps  you  look  at  the  numbers  in  a  way  that  is  not  so  intimidating,  rather  it  makes  it  fun.  So  everyday,  when  you  go  to  your  command  center  to  make  your  daily  transfers,  look  at  your  debts  and  see  what  you  can  pay  on  those  accounts.  Make  sure  you  look  at  the  number  from  the  right  to  the  left  instead  of  the  left  to  right.  If  you  

look  at  the  left  first,  you  are  looking  at  the  largest  number  and  it  can  be  a  little  bit  discouraging.  But  if  you  keep  making  transfers  (in  addition  to  the  normal  monthly  automatic  transfers)  and  making  the  numbers  on  the  right  hand  side  look  better,  you  will  pay  off  your  debts  (or  accumulate  savings)  significantly  faster!  

End  of  the  Day  Report  In  order  to  make  your  daily  transfers,  you  need  to  know  what  amount  you  collected/deposited  each  and  every  day.  Go  back  to  your  office  if  you  haven’t  already  and  delegate  the  responsibility  of  the  End  of  the  Day  report  to  someone  on  your  team.  This  not  only  helps  you  with  your  daily  transfers,  but  increases  awareness  of  everyone  in  your  practice  so  that  everyone  focuses  on  making  each  day  a  productive  day.  You  should  keep  this  report  simple  and  track  only  what  you  really  need  to  know  daily.  Make  sure  it  includes  Total  New  Patients  for  the  month,  New  Patients  that  day,  Production  that  day  &  Collections  for  that  day.  If  you  have  a  couple  of  other  things  that  should  be  tracked  daily,  you  can  add  them  to  it  but  keep  it  simple.    

 

Initial  Marketing  Strategies  Make  sure  you  are  looking  at  your  referral  source  breakdown  to  see  where  your  patients  are  currently  coming  from.  You  need  to    take  from  this  which  sources  are  bringing  in  the  most  New  Patients  and  also  where  you  may  need  to  venture  next.  If  you  have  a  really  good  ratio  of  New  Patients  to  the  cost  of  a  marketing  piece,  then  you  have  a  winning  source  and  should  invest  more  in  that  source.  If  you  don’t  have  many  sources,  you  should  invest  in  the  safest  bets  first  like  signage,  patient  newsletter,  direct  mail,  and  referral  programs.  Make  sure  you  have  a  good  grasp  on  what  you  need  to  do  next  and  implement  them  as  cash  flow  allows.  Remember,  if  you  are  a  Fact  Finder  your  nature  is  to  be  hesitant  to  get  things  started.  So  just  do    one  thing  at  a  time  but  make  sure  you  outsource/delegate    as  much  as  possible  so  you  are  not  getting  in  the  way  of  it  every  step  of  the  way.    If  you  are  a  Quick  Start  remember  that  it  takes  about  60-­‐90  days  for  the  cash  to  catch  up,  so  don’t  implement  everything  in  the  same  month.  If  you  need  a  neighborhood  mailer  or  patient  newsletter  –  call    Stoneybrook  at  866.963.5652  and  let  them    just  do  it  for  you.  

 

 

     

Next  Action  Steps  From  the  concepts  and  tools  discussed,  determine  the  top  5  actions  you  need  to  take  IMMEDIATELY.  By  prioritizing  these  activities,  you  will  have  a  clear  action  plan.    Below  is  a  sample  filled  out,  but  make  sure  you  have  this  filled  out  in  your  Binder.  

/ /

NUMBER 1 GOALNUMBER OF NEW PATIENTS

DEADLINE

1.

2.

3.

4.

5.

MY NEXT ACTION STEPS

75/month 1 31 2012

Make sure team is Certified!  

Setup Accounts & start daily transfers

Delegate End of the Day ReportFill out my Net Worth spreadsheetInitial Marketing Activities STARTED

Get  going  on  your  next  action  steps  and  put  your  head  down  and  focus  on  getting  to  your  New  Patient  number.  If  you  find  a  capacity  blockage  along  the  way,  take  the  time  to  diagnose  it  and  make  the  changes  so  you  can  get  back  to  reaching  your  goals.  If  you  have  any  questions  along  the  way,  don’t  hesitate  to  email  or  call  us  at  platinum@schedulinginstitute.com  or  770.650.1328.  Jenna  &  Mandy  along  with  our  entire  Member  Services  team  are  here  to  help  you  in  this  growth.  In  a  few  months  you  will  look  up  and  realize  that  really  focusing  on  achieving  your  goals  has  led  to  some  big  wins.