PLANEACION DE AUDITORIA

DIANA MARIA RODRIGUEZ

KATHERINE OSPINA BUITRAGO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

CONTADURIA PÚBLICA NOCTURNA – OCTAVO SEMESTRE ABRIL DE 2011

ARMENIA

PLANEACION DE AUDITORIA

DIANA MARIA RODRIGUEZ

KATHERINE OSPINA BUITRAGO

Presentado a la profesora: DEISY ARANGO MEDINA

AUDITORIA FINANCIERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

CONTADURIA PÚBLICA NOCTURNA – OCTAVO SEMESTRE ABRIL DE 2011

ARMENIA

PLANEACIÓN DE AUDITORIA

ASEGURA CONFORT S.A

Conocimiento general de la organización

Dentro del marco legal la empresa se encuentra documentada

normalmente, poseen la resolución de la superintendencia que las autoriza

como constituida legalmente, le otorga apertura para el desarrollo de sus

funciones como compañía de seguros.

A nivel administrativo tienen una buena gestión a nivel gerencial, tienen

establecido el marco básico administrativo que permite una funcionalidad

normal y estable en la compañía.

En general la organización muestra una estabilidad normativa y

administrativa conforme a lo establecido por la normativa que rige las

compañías aseguradoras. Tienen una MISION y VISION realizables y

claras, que informan a quien interese que se dedican a la protección del

patrimonio de las personas, confiando en innovaciones tecnológicas y

estándares prudentes que mejoren constantemente el funcionamiento de

la empresa, y además en la visión se refleja, cómo está constituido el

funcionamiento y las metas de la compañía.

Consideramos que a nivel de funcionalidad la empresa debe identificar los

posibles riesgos que tienen alrededor, las empresas normalmente cuando

empiezan a funcionar no tiene en cuenta esto, y es el primer efecto que

tiene en el momento de comenzar su funcionamiento como empresa,

muchos factores que no se han tenido en cuenta que afecten a todo nivel

la empresa, sea laboral, económico o contractual, encierra la funcionalidad

y su finalidad.

Armenia, abril 01 de 2011 Señores Junta Directiva ASEGURA CONFORT S.A Ciudad.

De acuerdo con su solicitud que auditemos los Estados de Situación

Financiera de ASEGURA CONFORT S.A al 31 de Marzo de 2.011 y Abril

de 2011, los correspondientes Estados de Resultados, de Cambios en el

Patrimonio, Cambios en la Situación Financiera, de Flujos de Efectivo y

notas a los mismos por los años terminados en esas fechas. Por medio de

la presente, tenemos el agrado de confirmar nuestra aceptación y nuestro

entendimiento de este compromiso. Nuestra auditoría será realizada con

el objetivo de expresar una opinión sobre los estados financieros.

Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo con Normas de Auditoría de

General Aceptación vigentes en Colombia. Dichas normas requieren que

planeemos y desarrollemos la auditoría para obtener una certeza

razonable sobre si los estados financieros están libres de manifestaciones

erróneas importantes. Una auditoría incluye el examen, sobre una base

de pruebas, de la evidencia que soporta los montos y revelaciones en los

estados financieros. Una auditoría también incluye evaluar los principios

de contabilidad usados y las estimaciones importantes hechas por la

gerencia, así como la presentación global de los estados financieros.

En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones

inherentes de una auditoría, junto con las limitaciones inherentes de

cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay un riesgo

inevitable de que aún algunas presentaciones erróneas puedan

permanecer sin ser descubiertas.

Además de nuestro dictamen sobre los estados financieros, esperamos

proporcionarles una carta por separado, referente a cualesquiera

debilidades sustanciales en los sistemas de contabilidad y control interno

que llamen nuestra atención.

Les recordamos que la responsabilidad por la preparación de los estados

financieros incluyendo la adecuada revelación, corresponde a la

administración de la compañía. Esto incluye el mantenimiento de registros

contables y de controles internos adecuados, la selección y aplicación de

políticas de contabilidad, y la salvaguarda de los activos de la compañía.

Como parte del proceso de nuestra auditoría, pediremos de la

administración, confirmación escrita referente a las presentaciones hechas

a nosotros en relación con la auditoría.

Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos

pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra

información que se requiera en relación con nuestra auditoría. Nuestros

honorarios que se facturarán a medida que avance el trabajo, se basan en

el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo más gastos

directos. Las cuotas por hora individuales varían según el grado de

responsabilidad involucrado y la experiencia y pericia requeridas.

Esta carta será efectiva para años futuros a menos que se cancele,

modifique o sustituya.

Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su

comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría de los

estados financieros.

Atentamente,

DKOR AUDITORES Y CONSULTORES LTDA.

Contadores Públicos

Katherine Ospina Buitrago

Tarjeta Profesional 45321-T

PROCEDIMIENTO DE LA PLANEACION

¿Cómo se encuentra el control interno en esta empresa; y

puede ser confiable?

Considerando: que, el Principio Básico del Seguro sobre Control Interno

establece: “La autoridad supervisora requiere que los aseguradores

tengan en funcionamiento controles internos, que sean adecuados para la

naturaleza y escala de su operación. Los sistemas de vigilancia y reportes

permiten al Consejo de Administración y a los Directivos monitorear y

controlar las operaciones”.

Que, los criterios esenciales relacionados al Principio señalado determinan:

“a. La autoridad supervisora revisa los controles internos y verifica que

sean adecuados para la naturaleza y la escala de la operación y requiere

el fortalecimiento de dichos controles cuando fuera necesario. El consejo

de Administración es el responsable en última instancia de establecer y

mantener un sistema de control interno efectivo. b. El marco para el

control interno de la Aseguradora incluye los acuerdos para delegar la

autoridad y responsabilidad y la división de tareas. Los controles internos

abordan asuntos de revisión y balance; por ejemplo, revisión cruzada,

control dual de activos, firmas dobles. c. La auditoría interna y externa, las

funciones actuariales y de cumplimiento son parte del marco del control

interno, y deberán probar su adherencia a los controles internos así como

a las leyes y reglamentaciones aplicables. d. El consejo de Administración

debe proporcionar una vigilancia prudente e implantar un sistema de

administración de Riesgos que incluya el establecimiento y monitoreo de

políticas, de manera que todos los riesgos mayores sean identificados,

medidos, monitoreados y controlados sobre la operación en marcha. Los

sistemas de Administración de Riesgos, las estrategias y las políticas son

aprobados y periódicamente revisados por el Consejo de Administración.

e. El Consejo de Administración proporciona una supervisión adecuada de

las actividades de conducta del mercado. f. El Consejo de Administración

debe recibir con regularidad informes relativos a la efectividad de los

Controles Internos. Las deficiencias en los Controles Internos, ya sean

identificadas por la Administración, el staff, auditoría interna u otro

personal de control, son reportados oportunamente y abordados a la

brevedad. g. La autoridad supervisora requiere que los controles internos

aborden procedimientos de contabilidad, conciliación de cuentas, listas de

control e información para la administración. h. La autoridad supervisora

requiere vigilancia y una clara rendición de cuentas para todas las

funciones contratadas con terceros, como si dichas funciones fueran

realizadas internamente y sujetas a los estándares normales de control

interno. i. La autoridad supervisora requiere que el asegurador tenga

funciones de auditoría interna en marcha, de naturaleza y alcances

apropiados para el negocio. Esto incluye garantizar el cumplimiento de

todas las políticas y procedimientos aplicables, así como la revisión de

cuándo las políticas, prácticas y controles del asegurador siguen siendo

suficientes y apropiados para su operación. j. La autoridad supervisora

requiere que la función de auditoría interna: -tenga acceso irrestricto a

todas las operaciones y ramos de seguros y a los departamentos de

soporte. –evalúe las funciones que son contratadas con proveedores

externos. –tenga independencia apropiada, incluyendo las líneas de

reportes hacia el Consejo de Administración. –tenga el nivel dentro de la

Aseguradora para garantizar que los directivos principales reaccionen y

actúen con base en sus recomendaciones. –cuenten con los recursos

suficientes y personal entrenado apropiadamente y con la experiencia

necesaria para entender y evaluar el negocio que están auditando. –

emplea una metodología que identifica los principales riesgos en los que

incurre la institución y asigna sus recursos de conformidad con ello. k. La

autoridad Supervisora tiene acceso a los informes de la función de

Auditoría Interna. l. La autoridad Supervisora requiere informes

actuariales al Consejo y a la Administración, donde la Legislación o la

naturaleza de las operaciones requieran la designación de un Actuario.”

Por lo tanto, existe la necesidad de seguir fortaleciendo los controles

internos dentro de las estructuras organizativas de la Compañías de

Seguros, ASEGURA CONFORT S.A deberán implementar y mantener, en

sus estructuras organizativas, un Sistema de Control Interno que permita

salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su

información financiera, promover la eficiencia en sus operaciones y

estimular la observancia de las políticas de la Compañía de cara al logro

de sus metas y objetivos, dentro del marco reglamentado por la

Superintendencia de Seguros, para la protección eficiente del Capital

Asegurado, la empresa ASEGURA CONFORT S.A, tiene una buena base

de funcionamiento, como es una empresa relativamente nueva, no

muestra desmejoramiento administrativo, pero tiene falla en los sectores

de Tesorería respecto al envío de las planillas, órdenes de pago y toda la

documentación al departamento de contabilidad a tiempo, lo que dificulta

un buen sistema de intercambio de la información y debilita la

confiabilidad de los registros contables, puesto que este departamento no

puede comparar sus registros contables con las existencias en la empresa,

les falta una implementación tecnológica más eficiente que reúna toda la

información a tiempo para la consolidación de los estados en el momento

en que se requieran.

ANALISIS DOFA:

DEBILIDADES OPORTUNIDADES

Bajo reconocimiento en el

mercado.

Aumento de clientes nacionales y

extranjeros.

Pocos componentes

administrativos establecidos.

Brindar bienestar y tranquilidad a

todos los clientes de la aseguradora.

Falta de capital para adquirir

tecnología.

Incursión en el mercado virtual.

Pocos canales adecuados de

servicios.

Incursión en todos los sectores

económicos de la región.

FORTALEZAS AMENAZAS

Prestan un servicio útil para

cada grupo familiar.

Personal encargado de las bases de

datos

Buen servicio al cliente. Competencia desleal.

Niveles de autoridad definidos.

ANALISIS DE LA CARPETA LEGAL-ADMINISTRATIVA

PUNTOS A CAMBIAR

No hay representante legal suplente

No tiene revisor fiscal

La junta directiva no está conformada por ninguno de los socios

Ningún miembro de la junta directiva tiene suplente

En el organigrama muestra cargos que no están en la organización como el revisor fiscal

Certificado de socios error en la identificación de la empresa.

PUNTOS POSITIVOS

El representante legal no es ningún socio lo cual significa que

disminuye el riesgo de fraude por el hecho de beneficio propio.

La empresa se encuentra vigilada por la FASECOLDA.

¿Qué situaciones o factores de riesgo considera más importante?

RIESGOS DE CONTROL

Si los datos del intercambio no reflejan correctamente los términos del

mismo, existen errores de exactitud.

Los avances tecnológicos

Pocas líneas de negocios, comparada con el mercado, la compañía

tiene carencia en su línea de negocios, faltan mercados por invadir con

los servicios de la empresa.

Enfoque de la auditoria a la empresa ASEGURA CONFORT

S.A

Es vital el control y vigilancia a la documentación sobre operaciones y

contratos y otros actos de gestión importantes, esta documentación

debe ser íntegra y exacta, así como permitir su seguimiento y

verificación, antes, durante o después de su realización.

Corresponde al órgano de administración de la entidad establecer los

procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para

la conservación y custodia de la documentación sustentatoria, esto

debido a que las operaciones económicas de la empresa dependen

directamente de la conservación de esta documentación.

La documentación sustentatoria es completa cuando cuente con

todos los elementos necesarios para respaldar las transacciones.

Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejan la naturaleza de las operaciones y corresponde a montos exactos.

Estar registrados y archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados.

La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, debe estar a disposición, para acciones de verificación o auditoria, así como para información de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos.

Pruebas sustantivas y pruebas de cumplimiento que se deben

aplicar en la empresa ASEGURA CONFORT S.A

Cabe anotar que estas pruebas afectan directamente en sector contable

de la empresa, como ya se menciono, debemos controlar y vigilar que las

operaciones realizadas estén brindando el mejoramiento y éxito esperado

para la compañía, consideramos que para esto, deben practicarse arqueos

sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo

custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva. Los

arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una

frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que

su concordancia con los saldos contables.

Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del

servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como

prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que le fueron

devueltos en su totalidad. Un arqueo conlleva la formulación de un acta

que evidencie la situación objetiva encontrada durante el conteo, así

como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por

los responsables de los fondos o valores y, por los funcionarios que

intervienen en el arqueo.

Debe tenerse en cuenta que ser objeto de conciliación por parte

de los órganos responsables de la contabilidad implica que se

evalúen los siguientes términos:

- Los saldos de cuentas que representan disponibilidad de fondos

(cajas y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados

bancarios.

- Los saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u

obligaciones de la entidad (cuentas por cobrar o cuentas por

pagar), contra registros analíticos respectivos. Los saldos

individuales pueden además reconfirmarse con los acreedores o

deudores, según corresponda.

- Las cuentas de enlace de la programación de seguros del estado,

establecida e implementada por contabilidad, deben conciliarse

cruzando sus cifras, con la información de las entidades

involucradas, y evidenciar su resultado.

Deben existir controles que aseguren el procesamiento exacto y

oportuno de la información contable.

- Instrucciones por escrito sobre procedimiento para preparar datos

para el ingreso y procesamiento.

- La función de control debe ser efectuada por un grupo específico e

independiente del personal.

- Instrucciones por escrito sobre la operación de los equipos, esto

asesorado por personal capacitado, que instruya sobre la utilización

de los programas de ingreso y ejecución de compras de seguros de

todo tipo.

Controles De Acceso

El acceso a la información debe estar restringido en todo momento, ya

que la base de datos empleada y adquirida por la compañía es de vital

importancia, es la razón de ser de la actividad de la empresa, para esto

también debe controlarse:

El acceso los equipos es solo para aquellos autorizados.

El acceso de la documentación solo aquellos autorizados.

El acceso al archivo de datos y programas limitado solo a

operadores.

Los detalles importantes a tener en cuenta por el personal son: Verificar

fecha, parte, descripción, etc. Contenido en un documento o soporte

magnético, esto mediante:

Comparación de saldos entre distintos documentos

Comparación de los consecutivos de los números de comprobantes

Verificaciones matemáticas

Recordar asegurarse que los datos que revelan los intercambios

contables, se ingresen en el sistema de procesamiento en el momento

adecuado.

RELACION DE CUANTIAS TALENTO HUMANO DE LA FIRMA:

VALOR POR HORA DEL RECURSO HUMANO A UTILIZAR DE LA

FIRMA:

DKOR AUDITORES Y CONSULTORES LTDA.

PLAN DE

AUDITORIA

CLIENTE: ASEGURA

CONFORT S.A AUDITORIA A: Marzo 31 2011

NOMBRE HORAS/HOMBRE

ACTIVOS 120 HORAS

TOTAL 120 HORAS

DKOR AUDITORES Y CONSULTORES LTDA.

PLAN DEL RECURSO HUMANO DE LA

AUDITORIA

Cliente: ASEGURA

CONFORT S.A AUDITORIA A:

Marzo 31 2011

RECURSO SUELDO/HORA MARGEN PRECIO A

FACTURAR

AUDITOR JUNIOR $60.000 $60.000 $120.000

AUDITOR SENIOR $120.000 $120.000 $240.000

ASISTENTE $35.000 $35.000 $70.000

DKOR AUDITORES Y CONSULTORES LTDA.

HONORARIOS ESTIMADOS PARA EL PROGRAMA ACTIVOS

CLIENTE: CLINICA

BENABAL LTDA.

AUDITORIA MARZO 31 2011

RECURSO

REQUERIDO

SUELDO/HORA N° horas

PRECIO A

FACTURAR

AUDITOR JUNIOR

$60.000 120 $7.200.000

AUDITOR SENIOR

$120.000 120 $14.400.000

ASISTENTE $35.000 120 $4.200.000

TOTAL 360 $25.800.000