PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) Instituto Municipal ... Plan... · de 2000 y el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos”

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

(PINAR)

Instituto Municipal de Cultura, Recreación y Deporte de Zipaquirá



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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 3

2. CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ............................................. 4 2.1 MISIÓN ......................................................................................................... 4 2.2 VISIÓN ......................................................................................................... 4 2.3 OBJETIVOS INSTITUCIONALES ................................................................ 4 2.4 MAPA DE PROCESOS DEL IMCRDZ ......................................................... 5 2.5 ORGANIGRAMA IMCRDZ ........................................................................... 6 2.6 METAS ......................................................................................................... 6

3. DEFINICIONES .............................................................................................. 7

4. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL ................................................. 8

5. PRIORIZACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS...................................................... 18

6. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) ............................................................................................................... 19

7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PINAR ................................................ 19

8. DESARROLLO PLANES ............................................................................. 21

9. MAPA DE RUTA .......................................................................................... 29

10. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO ........................................................... 33



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1. INTRODUCCIÓN El Plan Institucional de Archivos del Instituto Municipal de Cultura, Recreación y Deporte de Zipaquirá IMCRDZ – PINAR es un instrumento de planeación para la labor archivística a corto, mediano y largo plazo, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión Documental y da cumplimiento a las directrices de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos” como una de sus estrategias fundamentales, desarrolla el Plan Institucional de Archivos de la entidad – PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos. El PINAR, permite además cumplir con los propósitos de la función archivística y la gestión documental, contribuyendo de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a los documentos, a la vez que facilita y consolida la modernización en la gestión de archivos de una manera eficiente y efectiva. Para la elaboración de este instrumento se realizó un diagnostico donde se evidencio que la entidad presenta aspectos críticos de gestión documental, lo que conlleva a la perdida de información y memoria histórica de la Nación. Del mismo modo se presenta la priorización de necesidades y el mapa de ruta para el seguimiento y control de su ejecución buscando mejorar la gestión documental de la entidad.



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2. CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

2.1 MISIÓN Prestar servicios de Cultura y Deporte encaminados a garantizar a los zipaquireños sus derechos fundamentales, sociales y culturales en actividad física, deporte y cultura para construir una sociedad más incluyente, activa y saludable con resultados en alta competencia y calidad.

2.2 VISIÓN Ser al 2021 una entidad reconocida en Sabana Centro, por el fomento de la cultura y la práctica artística, deportiva, recreativa y de la actividad física, mejorando la cobertura de nuestros programas y servicios en los diferentes sectores del municipio; coadyuvando a la formación de referentes deportivos y culturales, que nos representen a nivel municipal, departamental, nacional e internacional; desarrollando una gestión organizada y articulada con entidades públicas y privadas.

2.3 OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Promover la identidad y la cultura de Zipaquirá en sus diferentes manifestaciones arquitectónicas, artísticas, míticas, arqueológicas, tradicionales, artesanales y folclóricas; y la gestión de políticas, planes, programas y proyectos para su desarrollo.

Promover y gestionar planes y programas en materia de deporte, recreación, educación extra-escolar y el aprovechamiento del tiempo libre de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia y mediante el fomento, manifestación, desarrollo y práctica del deporte.

Integrar funcionalmente los organismos, procesos, actividades y recursos del

sistema de deporte en el municipio de Zipaquirá.

Administrar la Biblioteca municipal y promover su utilización con un enfoque de servicio básico y de acceso a la información y la cultura en el ámbito local.



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2.4 MAPA DE PROCESOS DEL IMCRDZ



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2.5 ORGANIGRAMA IMCRDZ

2.6 METAS Las Metas a cumplir por parte del Instituto Municipal de Cultura, Recreación y Deporte de Zipaquirá - IMCRDZ, se encuentran contenidas en el Plan de Desarrollo Zipaquirá 2016 - 2019. Los artículos 18 y 19, los cuales competen al IMCRDZ. Plan de Desarrollo disponible en https://www.imcrdz.com/metas/

https://www.imcrdz.com/metas/



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3. DEFINICIONES

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Aspecto Crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la Entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.

Instrumentos archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.



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4. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

4.1 ASPECTOS CRITICOS - ARCHIVOS DE GESTION

ARCHIVOS DE GESTION

N° CRITICO POR

TEMA ASPECTO CRITICO

COMPONENTES RIESGO ASOCIADO

1

Política

Débil presencia institucional del tema de gestión documental

El proceso de gestión documental se encuentra consolidado en la normatividad vigente del IMCRDZ, pero no se ha aplicado de manera óptima los procedimientos, lo que se expresa en falta de personal asignado y débil presencia en el Comité Administrativo del Instituto.

Recarga laboral de los funcionarios que desempeñas dos cargos a la vez. Expedientes sin procesos técnicos archivísticos

2

Presupuesto y toma de decisiones, débil presencia institucional

No se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo

implementos faltantes en archivo

3

Tecnología

No se realizan Backups de manera optima

Al realizar los Backups se presenta desorganización por parte de los funcionarios. Creación de Carpetas y subcarpetas con los archivos, documentos digitales necesarios para el proceso. Se realiza Backups a información innecesaria u obsoleta.

Incumplimiento de la norma sobre conservación Documental Perdida de información digital. Almacenamiento de información obsoleta

4 Subutilización de herramientas tecnológicas

Desaprovechamiento del uso del documento electrónico Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel. Dificultad para la recuperación de información



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5 Desconocimiento del uso herramienta tecnológica para el manejo de correspondencia, software de Gestión Documental (Servidor)

Pérdida de información Obsolescencia de la herramienta por uso, Respuesta a solicitudes por fuera de términos Pérdida de demandas

6 Existencia de documentos producidos y almacenados en medio electrónico sin control ni políticas de administración

Pérdida de información Dificultad para la consolidación de resultados Dificultad para la recuperación de información

7 Altos volúmenes de uso de soporte papel en comunicaciones Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel Duplicidad de información

8 No se aplica ningún medio alternativo para la consulta de documentos, no se hace uso adecuado de la página de funcionarios donde se encuentran los formatos aprobados

Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel Dificultad para la recuperación de información

9 SST No hay Sistema de Evacuación

Los funcionarios no están preparados para afrontar un desastre natural. No hay plan de emergencias. Puede generarse pérdida de información. Accidentes Laborales.

Incumplimiento de la norma Pérdida de Información.

10

Archivos de Gestión

Préstamo y Control

Informalidad en el préstamo de documentos Perdida de información

11 Desorganización de archivos

Desorganización de los archivos de gestión, Implementación de las TRD

Falta de seguridad frente a la pérdida de los documentos. Acceso no autorizado a información. Fraccionamiento de expedientes y trámites. Pérdida de información. Expedientes incompletos.



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12 Dificultad para seguimiento a la trazabilidad de las comunicaciones

Pérdida de demandas

13 Falta de descripción archivística, falta de implementación por parte de los funcionarios, ejecución de la TRD

Dificultad para la recuperación de información

14 No cuentan con suficiente espacio para la conservación documental Archivo de Gestión

Deficiente custodia de la información. Perdida de información. Demora en la búsqueda de información. Desorganización de los documentos.

15 Archivos que ya han pasado su tiempo de retención en el archivo de gestión

Falta de Normas para las transferencias documentales, obligatoriedad de las oficina y/o funcionarios para la entrega de los archivos

16 Capacitación

Falta de refuerzos en capacitación archivística

Conocimiento deficiente por los funcionarios sobre las responsabilidades en gestión documental, falta de cooperación por parte de los funcionarios en sus archivos de gestión.

Incumplimiento de exigencias legales Aplicación de criterios personales en la organización de archivos

17

Espacio

Espacio inadecuado para los archivos

Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión o deficiente distribución

Deterioro de la documentación Dificultad para la recuperación de información Pérdida de la información

18 Infraestructura en condiciones deficiente.

Accidente Laboral. Infiltración de humedad en las áreas donde se conserva la información. Variación de la temperatura ambiente. Pérdida de Información. Infiltración de humedad.



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19 Deficiente Iluminación artificial

Sobre esfuerzo de la vista por parte de los funcionarios.

20 Organización Archivos de Gestión

Desorganización de los archivos de gestión, conocimiento nulo sobre el instructivo de creación de expedientes

Pérdida de la memoria institucional Dificultad para la recuperación de información Pérdida de demandas

21

Acervo Documental

Exposición frecuente y directa de los documentos por factores externos

Exposición a rayos de sol, humedad, polvo, acceso a los archivos por parte de externos

Ilegibilidad de la información. Deshidratación de los documentos. Sobre esfuerzo de la visión por parte de los funcionarios de las oficinas implicadas.

22

No se realizan fumigaciones, ni control de plagas

Por la ubicación se ve afectado por plagas, insectos.

Contagio de enfermedades por parte de los funcionarios. Afectación del acervo documental por generación de hongos, ácaros y plagas. Pérdida irreparable de información.

23 Material suelto Deficiente custodia de la información. Pérdida de Información.

24 Falta de implementación de TRD

Incumplimiento de la norma correspondiente a creación, aprobación e implementación de TRD. Desorganización de los documentos

25 Roturas en los documentos

Pérdida de Información.



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4.2 ASPECTOS CRITICOS - ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO CENTRAL

N° CRITICO POR

TEMA ASPECTO CRITICO

COMPONENTES RIESGO ASOCIADO

1

Política

Débil presencia institucional del tema de gestión documental

El proceso de gestión documental se encuentra consolidado en la normatividad vigente del IMCRDZ, pero no se ha aplicado de manera óptima los procedimientos, lo que se expresa en falta de personal asignado y débil presencia en el Comité Administrativo del Instituto.

Pérdida de memoria institucional

2

Presupuesto y toma de decisiones, débil presencia institucional

No se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo

implementos faltantes en archivo

3 Tecnología No se realizan Backups

La Digitalización del AC no se llevó a cabo de la mejor manera, faltan expedientes por el proceso de digitalización, no se establecieron parámetros para digitalización.

Incumplimiento de la norma sobre conservación Documental Perdida de información digital



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4

Subutilización de herramientas tecnológicas

Desaprovechamiento del uso del documento electrónico

Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel. Dificultad para la recuperación de información

5 Existencia de documentos producidos y almacenados en medio electrónico sin control ni políticas de administración

Pérdida de información Dificultad para la consolidación de resultados Dificultad para la recuperación de información

6 Altos volúmenes de uso de soporte papel, eliminación pendiente por falta de aprobación de las TVD.

Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel Duplicidad de información

7 No se aplica ningún medio alternativo para la consulta de documentos

Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel Dificultad para la recuperación de información

8 Faltan estándares de Preservación y conservación de documentos, formatos en CD

Diferentes formato, configuraciones, esto conlleva a una mala organización electrónica y de diferentes formatos

9

SST

No hay Sistema de Evacuación

Falta de señalización y elementos de atención de desastres

Los funcionarios no están preparados para afrontar un desastre natural. No hay plan de emergencias. Puede generarse pérdida de información. Accidentes Laborales. Informalidad en el préstamo de documentos.

10 Carecen de filtros solares, sensores de humo y protección contraincendios

Falta de señalización y elementos de atención de desastres

Incumplimiento de la norma Pérdida de Información.

11 En caso de emergencia no hay como atenderla.



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12

Espacio

Espacio inadecuado para los archivos

Insuficiente espacio para las áreas de archivo central o deficiente distribución


13

Falta de espacio para intervenir los expedientes, áreas de trabajo procesos técnicos, no existe conexiones de electricidad, no se puede consultar documentos o bases de datos.

Pérdida de tiempo en desplazamientos

14

Estantería no anclada al piso, pegada a la pared, bordes con tornillería inadecuada, amarres con alambre, entrepaños mal ubicados,


15 Documentos en formatos diferentes con deterioro (Planos)


16 Usos de las baldas superiores para almacenamiento, falta de escalera para acceder a los documentos de la parte superior

Accidente laboral

17 Infraestructura en condiciones deficientes.

Drywall en malas condiciones

Accidente Laboral. Infiltración de humedad en las áreas donde se conserva la información. Variación de la temperatura ambiente. Pérdida de Información. Infiltración de humedad.

18 Ventanas sin seguridad Posible accidente laboral, inseguridad, vandalismo



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19 Techado con teja metálica Proporciona gran inseguridad

20 Perforaciones en la teja Posibles humedad sobre los documentos

21 Deficiente iluminación artificial Sobre esfuerzo del personal

22 La instalación locativa del depósito de archivo se encuentra ubicada en una zona inadecuada rodeada de baños y conductos de agua.

Dificultad para dar uso racional a espacios, mobiliario y unidades de almacenamiento destinado a la custodia de archivos. Perdida del Patrimonio Documental. Perdida del soporte y la información debido a deterioros de naturaleza física y química

23 Deficiente limpieza en el recinto y en el acervo documental

Falta de fumigación y limpieza total de los depósitos

24 No hay homogeneidad del circuito eléctrico Eléctrico

25 Deficiente Iluminación artificial Sobre esfuerzo de la vista por parte de los funcionarios.

26

Reubicación de los elementos de recreación fuera del Archivo Central, préstamo de instalaciones para actividades diferentes, acceso no autorizado a los depósitos

Imposibilidad en el acceso para la consulta de la documentación, pérdida o deterioro de la documentación

27 Organización Archivo Centralizado

Existencia de Fondos acumulados, lo cual hace referencia a desorganización del archivo central

Pérdida de la memoria institucional Dificultad para la recuperación de información Pérdida de demandas



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28 Falta de personal con conocimientos técnicos para procesos de organización de los documentos del archivo central

Expedientes organizados bajo criterios personales

29 Archivo Histórico Adecuación de un archivo Histórico en el cual se realicen las transferencias de la documentación de tipo histórico del IMCRDZ

Ubicación del AC y AH en una misma área, identificación de los expedientes para cada ciclo vital, deterioro.

30

Acervo Documental

Deficiente uso de materiales utilizados para la manipulación de documentos.

Ocasionalmente utilizan de EPP Enfermedades, contagios, accidentes laborales

31

Nula conservación documental

Sobreexposición del acervo documental a la iluminación natural

Ilegibilidad de la información. Deshidratación de los documentos. Sobre esfuerzo de la visión por parte de los funcionarios de las oficinas implicadas.

32 No se realizan fumigaciones, ni control de plagas

Contagio de enfermedades por parte de los funcionarios. Afectación del acervo documental por generación de hongos, ácaros y plagas. Pérdida irreparable de información.

33 Material suelto Deficiente custodia de la información. Pérdida de Información.

34 Falta de implementación de TRD y TVD, para la descripción y clasificación de los expedientes

Incumplimiento de la norma correspondiente a creación, aprobación e implementación de TRD. Desorganización de los documentos



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35 Deterioro Estructural de encuadernación Deterioro acelerado de los documentos. Pérdida de Información.

36 Desgaste, roturas y deterioro estructural Pérdida de Información.

37 Mantienen el uso de ganchos de legajar metálicos, material abrasivo en archivo central

Oxidación de los documentos por el contacto con los ganchos metálicos. Ilegibilidad de los documentos. Pérdida de Información.

38 Implementación de Sistema Integrado de Conservación SIC


39 Descripción de Expedientes con metadatos, (uso de tecnologías)

Dificultad para la búsqueda y recuperación de información

40

Documentación en formatos diferentes, CD, DVD, USB, no tiene criterios de clasificación, descripción y organización. Falta de unidades de conservación específica para estos formatos

Incorrecta organización, dificultad en la recuperación de la información, perdida y daños a los diferentes soportes

41 Procesos Técnicos Archivísticos

Documentos archivados sin proceso técnico alguno

Falta de Organización, foliación y descripción documental, desorden en el archivo central



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5. PRIORIZACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS

VALORACION Y PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS EJES ARTICULADORES

N° ASPECTO CRITICO ADMINISTRACION

DE ARCHIVOS ACCESO A LA

INFORMACION

PRESERVACION DE LA

INFORMACION

ASPECTOS TECNOLOGICOS Y SEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACION

TOTAL PRIORIDAD

1 Débil presencia institucional del tema gestión documental.

3 3 3 6 3 18 5

2 Subutilización de herramientas tecnológicas.

9 8 6 8 7 38 4

3 Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad.

1 1 1 6 4 13 7

4 Desorganización de archivos.

8 8 8 8 7 39 3

5 Falta de capacitación archivística.

5 3 3 3 1 15 6

6 Espacio inadecuado para los archivos.

10 10 10 10 8 48 1

7 Archivo Central 9 9 9 9 5 41 2

45 42 40 50 35



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6. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

(PINAR) El IMCRDZ elaborará e implementará las mejores prácticas en Gestión Documental con el fin de fortalecer la función archivística de la entidad y dar cumplimiento a la normatividad vigente, garantizará la preservación de la información, la administración de los archivos y el acceso a la información con miras a mejorar las instalaciones locativas del archivo, las Tablas de Retención Documental y la organización de los archivos del Archivo Central.

7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PINAR

N° ASPECTO CRITICO OBJETIVOS PLANES /

PROGRAMAS / PROYECTOS

1

Falta de presupuesto destinado a las instalaciones locativas de los depósitos de archivo que se encuentran ubicadas en una zona de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas

Destinar recursos económicos para la adecuación y mantenimiento del depósito de archivo.

Plan de Adquisiciones de la entidad

2 Los depósitos de archivo no cumplen con las condiciones mínimas de conservación de documentos.

Mejorar las condiciones de los actuales depósitos de archivo.


3 Falta de mobiliario adecuado en los archivos de gestión y depósitos de archivo.

Destinar recursos económicos y Gestionar el mobiliario ante la Subgerencia Administrativa y Financiera.


4 Falta Implementar el paz y salvo documental.

Implementar el paz y salvo documental en los casos de retiro y traslado de servidores públicos de la entidad. Solicitar su inclusión en los documentos del SGC del IMCRDZ.

Plan de Capacitación

5

Falta de compromiso o desconocimiento de la alta dirección para dar cumplimiento al Programa de Gestión Documental.

Proyectar Circular a Subgerentes y Coordinadores que son supervisores de contrato, que trate sobre el cumplimiento de la política archivística adoptada por el Comité Interno de Archivo de la entidad.




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Algunos archivos de gestión de las áreas administrativas no se encuentran organizados de acuerdo con la Ley General de Archivos.

Desarrollar un plan de trabajo en las reparticiones administrativas que requieran organizar archivos de gestión.


7 Ausencia de autoevaluación de la función archivística (AFA) en las dependencias.

Establecer por política del Comité Interno de Archivo las Autoevaluaciones anuales de la función archivística en las Dependencias.


Implementar la Autoevaluación de la función archivística (AFA) anual en las Dependencias.

8 Documentar el Programa de Gestión Documental de la entidad.

Formular el Programa de Gestión Documental del IMCRDZ

Programa de Gestión Documental

9

No se han aprobado las Tablas de Valoración Documental por parte de la instancia competente (Consejo Departamental de Archivos - Gobernación de Cundinamarca)

Organizar y presentar las Tablas de Valoración Documental para organizar los fondos acumulados.


10

No se han aprobado las Tablas de Retención Documental por parte de la instancia competente (Consejo Departamental de Archivos - Gobernación de Cundinamarca)

Organizar y presentar las Tablas de Retención Documental para organizar los archivos de gestión


11

Falta presentar en algunas Oficinas, Áreas, Dependencias los ajustes y actualizaciones de la Tabla de Retención Documental (TRD) acorde con la realidad misional y producción documental.

Realizar mesas de trabajo con las dependencias que necesiten actualizar la Tabla de Retención Documental acorde con la producción documental y eje misional.


12 Existencia de Fondos Acumulados. Desarrollar actividades de intervención de fondos acumulados con el fin de lograr su organización documental.


13 Falta de digitalización de series documentales de conservación total.

Diseñar un plan de trabajo para digitalizar las series documentales de conservación total.


14 Falta articular el documento físico con el documento electrónico.

Implementar la articulación del documento físico con el electrónico.




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15 No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Desarrollar y presentar el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Sistema Integrado de conservación SIC

8. DESARROLLO PLANES

NOMBRE: PLAN DE ADQUISICIÓN

OBJETIVO: Tramitar la adquisición de bienes muebles e inmuebles, unidades de conservación y materiales de protección necesarios para el buen desarrollo de la gestión documental.

ALCANCE: Suplir las necesidades logísticas, de insumos, materiales requeridos durante el proceso de implementación de la gestión documental de la alcaldía durante el periodo comprendido

RESPONSABLE: Gestión Documental, Almacén.

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE

INICIO FECHA FINAL

ENTREGABLE OBSERVACIONES

Inclusión de las necesidades de Archivo en el Plan de Compras Institucional

Sección de Archivo / Subgerencia

Administrativa y Financiera

2018 2025

Plan Anual De Adquisiciones

Adquisición de muebles

(de Estantería, planoteca, guarda CD´s, Rejas, Persianas)



2019 2020


Adquisición y/o reubicación de los depósitos de archivos


Administrativas y Financiera

2019 2020


Adquisición de software de gestión documental



2021 2022


INDICADORES

INDICADOR INDICE SENTIDO META

Presupuesto planeado / presupuesto invertido

Cumplimiento del plan

Conservación 60%



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Numero de compras ejecutadas Cumplimiento del

plan Conservación 60%

RECURSOS

TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES

Presupuestal Disponibilidad Económica Servicios de proveedores del

mercado, lugar adecuado

NOMBRE: PLAN DE CAPACITACION

OBJETIVO: Capacitar a los funcionarios de planta y contratistas en el Proceso de Gestión Documental para la Implementación de las Tablas de Retención Documental, organización de los Archivos de Gestión y demás temas involucrados en el proceso.

ALCANCE: Cumplir con las actividades programadas para la vigencia 2018. Con relación a los años comprendidos entre 2018 y 2019, cada año se hará la programación de acuerdo a las necesidades que surjan en la materia

RESPONSABLE: Gestión Documental


INICIO

FECHA FINAL


Capacitación en normatividad archivística e implementación de los instrumentos de archivo (TRD-PGD-Instructivo Conformación de Expedientes)

Sección de Archivo

2018 2025

Circular de convocatoria, Planillas de Asistencia, Registros Fotográficos, memorias y evaluación de las actividades

Proceso Continuo

Capacitación para la organización de los archivos de gestión

Sección de Archivo

2018 2025

Registros fotográficos y planilla firmada por el funcionario que recibió la asesoría

Proceso Continuo

Capacitación en la implementación del paz y salvo de gestión documental

Sección de archivo / SGC

2019 2025


Proceso Continuo



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Capacitación de autoevaluación de la función archivística (AFA) en las dependencias.

Sección de archivo / Control Interno

2019 2025


Proceso Continuo

INDICADORES


Numero de capacitaciones programas / Numero de

Capacitaciones ejecutadas Cumplimiento del plan Creciente 60%

Número de funcionarios (Planta, Contratistas)

capacitados Cumplimiento del plan Creciente 60%

RECURSOS


Humano Profesionales expertos en archivística

Los profesionales deben contar con la acreditación de la formación específica

en archivos

Tecnológico Herramientas de

apoyo Software y Hardware

NOMBRE: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO: Elaborar los instructivos y demás formatos que permitan el desarrollo de los Procesos y Procedimientos de la Gestión Documental para unificar criterios en todo el Instituto. Creación de los instrumentos archivísticos de control y recuperación de la información.

ALCANCE: El PGD del Instituto se desarrollará con toda la información que produzca y reciba, independientemente del soporte en el que se encuentre (física, electrónica y digital) a corto, mediano y largo plazo, desde la recepción y producción hasta la disposición final, en el marco de las Tablas de Retención Documental.

RESPONSABLE: Archivo, TICS, Control Interno, Sistema de Gestión de Calidad


INICIO FECHA FINAL




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Diagnóstico de Gestión Documental

Sección de Archivo

2018 2025 Diagnostico Decreto 2609 de 2012

Programa de Gestión de documentos electrónicos

TICS / Sección de Archivos

2021 2022 Documento aprobado por el

CIA

Es Necesario Adquirir el Software documental

Actualización Plan de Gestión Documental

Sección de Archivo / SGC


CIA

Decreto 2609 de 2012

Revisar los instrumentos frente a cambios en el contexto de la entidad y acciones ejecutadas y actualizarlos los documentos asociados

Sección de Archivo

2018 2025 Documentos actualizados

Proceso Continuo

Presentar las actualizaciones de los instrumentos archivísticos al Comité Interno de Archivo para su aprobación

Sección de archivo /

Comité Interno de Archivo

2018 2025 Acta de Comité Proceso Continuo

Implementar cambios y/o ejecutar actividades acordes con los planes actualizados en el PINAR


Comité de Archivo /

Control Interno

2018 2025 Ejecución de los planes

Proceso Continuo

Crear el RIA, Reglamento Interno de Archivo


Control Interno


CIA

Actualizar las TRD por oficina

Gestión Documental /

Oficinas

2018 2019 Encientas y relación de

documentos agregados a las

TRD


Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo

Sección de archivo / Interno Archivo


CIA


Publicación de las TRD en la WEB

Sección de archivo / Sistemas


CIA




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Proceso de convalidación ante el Consejo Departamental de Archivos de Cundinamarca

Subgerencia Administrativa

/ Sección de Archivo

2020 2021 Comunicación de envió

Respuesta a las Observaciones por parte del Consejo Departamental de Archivos



2020 2021 Comunicación de respuesta

Identificar la documentación de 1992 hacia atrás y realizas la transferencia a alcaldía municipal

Gestión Documental

2019 2019 Acta de Transferencia documental

Actualizar las TVD Gestión

Documental






Comité Interno Archivo




Publicación de las TVD en la WEB

Sección de archivo / Sistemas







2020 2021 Comunicación de envió




2020 2021 Comunicación de respuesta



Versión: 01

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INDICADORES


Instrumentos Archivísticos por entregar / Instrumentos Archivísticos entregados

Cumplimiento del programa Creciente 75%

RECURSOS


Humano

Para la ejecución del PGD, se requiere contar con un

equipo interdisciplinario de profesionales de diferentes

áreas del conocimiento.

Compromiso de la alta dirección y de miembros del Comité Interno de Archivo,

instancia que aprueba los diferentes instrumentos archivísticos

Tecnológico Herramientas de apoyo Software y Hardware

NOMBRE: ORGANIZACIÓN FONDOS ACUMULADOS

OBJETIVO: Intervenir los fondos acumulados del IMCRDZ cumpliendo con la legislación vigente del Archivo General de la Nación.

ALCANCE: Organizar de manera adecuada con los procesos técnicos de Clasificación, Organización y Descripción los fondos acumulados que posee el IMCRDZ, todo esto aplicando las Tablas de Valoración Documental (TVD)

RESPONSABLE: Archivo, Sistemas, Almacén, Control Interno


INICIO FECHA FINAL


Levantamiento de Inventario documental FUID

Sección de Archivo

2018 2018 FUID


Sección de Archivo

2019 2019 Acta Transferencia

Documental

Clasificación de los documentos basados en las TVD

Sección de Archivo

2018 2021

Registro Fotográfico, Inventario

Documental

Organización de los documentos de forma cronológica, eliminación de material abrasivo.



Versión: 01

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Descripción de las series en las unidades documentales, foliación de cada expediente.

Digitalizar las series documentales de conservación total.

Sección de Archivo / Sistemas

2020 2022 Archivo Digital

Cronograma de eliminación documental

Sección de Archivo

2019 2025 Cronograma

Esta actividad está sujeta a la aprobación de las TVD y TRD

Depuración de expedientes físico

Sección de Archivo

2019 2025 Documentos

Separados para eliminar


Inventarios de documentación a eliminar – FUID

Sección de Archivo

2019 2025 FUID



Sección de Archivo / CIA

2019 2025 Acta de aprobación

de eliminación


Publicación en Web, Inventarios de documentación a eliminar – FUID

Sección de Archivo / Sistemas

2019 2025 FUID publicados


Eliminación de la Documentación

Sección de Archivo

2019 2025 Fotografías y acta

de eliminación


INDICADORES


Número de Expedientes a intervenir / número de

expedientes intervenidos Cumplimiento del programa Creciente 60%

RECURSOS




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Humano

Para la ejecución del programa se requiere la colaboración de un

profesional de archivo, técnico en archivo y / o tecnólogo en archivo.

Se debe trabajar de manera articulada y supervisar el avance

por parte de la alta gerencia

Físico

Cajas, carpetas, ganchos legajadores, lápices, borradores, taja lápiz,

pegastick, perforadora, tijeras, saca ganchos, EPP (Guantes, Tapabocas,

batas)

Tecnológico Herramientas de apoyo Software y Hardware

NOMBRE: SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC

OBJETIVO: 1, Establecer políticas que regulen la gestión documental en el Instituto Municipal de Cultura, Recreación y Deporte de Zipaquirá IMCRDZ. 2, Creación e implementación de instrumentos archivísticos necesarias para el control y recuperación de la información.

ALCANCE: Mediante la implementación del Programa del Sistema Integrado de Conservación-SIC del IMCRDZ, se busca conservar la información contenida en los Archivos de Gestión y Central independientemente del soporte en el que se encuentre registrada (físicos y electrónicos).

RESPONSABLE: Archivo, Sistemas, Almacén, Control Interno.


INICIO FECHA FINAL


Capacitación personal de planta y contratistas sobre conservación preventiva de archivos

Sección de Archivo / Control

Interno 2019 2021

Lista de asistencia Registro

fotográfico

Plan de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

Sección de Archivo /

Almacén / SST 2019 2021

Documento Consolidado

Plan de Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación.

Sección de Archivo / SST

2019 2021 Documento Consolidado



Versión: 01

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Plan de Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Sección de Archivo / Almacén


Plan de Almacenamiento y re-almacenamiento.

Sección de Archivo / Control

Interno / SGC 2019 2021

Documento Consolidado

Plan de Prevención de emergencias y atención de desastres.

Sección de Archivo / SST


INDICADORES


Número de actividades planeadas / número de actividades ejecutadas

Cumplimiento del Sistema Integrado de Conservación

SIC Creciente 75%

9. MAPA DE RUTA

CONSTRUCCIÓN DE MAPA DE RUTA

Plan o Proyecto Corto Plazo

(1 Año) Mediano Plazo (1 a 4 Años)

Largo Plazo (4 años en adelante

TIEMPO 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025

Plan De Adquisición

Inclusión de las necesidades de Archivo en el Plan de Compras Institucional

Adquisición de muebles (Estantería, planoteca, guarda CD´s, Rejas, Persianas, etc)

Adquisición y/o reubicación de los depósitos de archivos

Adquisición de software de gestión documental



Versión: 01

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Proceso

Continuo

Capacitación para la organización de los archivos de gestión

Proceso

Continuo

Capacitación en la implementación del paz y salvo de gestión documental

Proceso

Continuo


Proceso

Continuo


Diagnóstico de Gestión Documental

Programa de Gestión de documentos electrónicos

Actualización Plan de Gestión Documental


Proceso continuo



Versión: 01

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Proceso continuo


Proceso Continuo

Crear el RIA, Reglamento Interno de Archivo

Actualizar las TRD por oficina


Publicación de las TRD en la WEB



Actualizar las TVD


Publicación de las TVD en la WEB




Versión: 01

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Organización Fondos Acumulados

Levantamiento de Inventario documental FUID


Clasificación de los documentos basados en las TVD


Descripción de las series en las unidades documentales, foliación de cada expediente.

Digitalizar las series documentales de conservación total.

Cronograma de eliminación documental

Depuración de expedientes físico

Inventarios de documentación a eliminar – FUID - Archivo Central


Publicación en Web, Inventarios de



Versión: 01

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documentación a eliminar – FUID

Eliminación de la Documentación

Sistema Integrado de Conservación SIC


Plan de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.


Plan de Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Plan de Almacenamiento y re-almacenamiento.

Plan de Prevención de emergencias y atención de desastres.

10. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO

Medición Semestral

Ítem Planes o Proyectos

Asociados Indicadores Meta 1 2 Observaciones

1 Plan de adquisición

1,1 Inclusión de las necesidades de Archivo en el Plan de Compras Institucional


60%



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1,2 Adquisición de muebles (estanterías, aire, plano tecas, Guarda CD)


60%

1,3 Adquisición y/o reubicación de los depósitos de archivos


60%

1,4 Adquisición de software de gestión documental


60%

2 Plan de Capacitación

2,1


Numero de capacitaciones programas / Numero de Capacitaciones ejecutadas - Número de funcionarios (Planta, Contratistas) capacitados

60%

Proceso Continuo

2,2 Capacitación para la organización de los archivos de gestión


60%

Proceso Continuo

2,3 Capacitación en la implementación del paz y salvo de gestión documental


60%

Proceso Continuo

2,4



60%

Proceso Continuo

3 Programa Gestión Documental

3,1 Diagnóstico de Gestión Documental

Instrumentos Archivísticos por entregar / 75%



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Instrumentos Archivísticos entregados

3,2 Programa de Gestión de documentos electrónicos

Instrumentos Archivísticos por entregar / Instrumentos Archivísticos entregados 75%

3,3 Actualización Plan de Gestión Documental


3,4



75%

3,5



75%

3,6



3,7 Crear el RIA, Reglamento Interno de Archivo


3,8 Actualizar las TRD por oficina


3,9 Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo


3,10 Publicación de las TRD en la WEB

Instrumentos Archivísticos por entregar / 75%



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Instrumentos Archivísticos entregados

3,11



3,12



3,13 Actualizar las TVD




3,15 Publicación de las TVD en la WEB


3,16



3,17



75%

4 Organización Fondos Acumulados

4,1 Levantamiento de Inventario documental FUID

Número de Expedientes a intervenir / número de expedientes intervenidos 60%

4,2 Clasificación de los documentos basados en las TVD




Versión: 01

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4,3


Número de Expedientes a intervenir / número de expedientes intervenidos

60%

4,4 Descripción de las series en las unidades documentales, foliación de cada expediente.


4,5 Digitalizar las series documentales de conservación total.


4,6 Cronograma de eliminación documental


4,7 Depuración de expedientes físico


4,8 Inventarios de documentación a eliminar – FUID




60%

4,10

Publicación en Web, Inventarios de documentación a eliminar – FUID


60%

4,11 Eliminación de la Documentación


60%

5 Sistema Integrado de Conservación

5,1



75%

5,2 Plan de Inspección y mantenimiento de sistemas

Número de actividades planeadas / número de actividades ejecutadas 75%



Versión: 01

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de almacenamiento e instalaciones físicas.

5,3



75%

5,4 Plan de Monitoreo y control de condiciones ambientales.


5,5 Plan de Almacenamiento y re-almacenamiento.


5,6 Plan de Prevención de emergencias y atención de desastres.




Versión: 01

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CONTROL DE CAMBIOS

Ítem ajustado Descripción del cambio Fecha del cambio Versión

N.A Se crea el documento Septiembre 27 de

2018 01

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ:

Luis Orlando Urrea López

Asesor Externo Archivista

Septiembre 19 2018

Se firma en Acta de aprobación el día 27

de Septiembre de 2018, archivada en

expediente Procesos y procedimientos del

IMCRDZ.

REVISÓ:

María Cristina Quecano

Asesora Externa SGC Septiembre 21 de 2018

APROBÓ:

Leonardo Enrique Rey Onzaga

Gerente General Septiembre 27

de 2018

Documents

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) Instituto Municipal ... Plan... · de 2000 y el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos”