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MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO MECI
PLAN GENERAL DE AUDITORIA 2016
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CHAPARRAL TOLIMA
Código: PA 100.2.1.1 Versión: __1_______ Fecha: 2016______
MUNICIPIO DE CHAPARRAL TOLIMA
NIT. 800.100.053-1
NIT: 800.100.053 – 1
Cr 9 9-02; Conmutador: (57) 82460290 / Telefax: (57) 82461309; Código postal: 735560
www.chaparral-tolima.gov.co - [email protected] - Twitter: @ chaparralcaldia
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI 1000:2005 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
ELEMENTO AUDITORÍA INTERNA
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA 2016
HUMBERTO BUENAVENTURA LASSO ALCALDE MUNICIPAL 2016-2019
Chaparral Tolima
LUZ ALEYDA GAITAN GARCIA
Jefe de Control Interno
CHAPARRAL TOLIMA 2016
MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO MECI
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INTRODUCCION
El plan de auditoria de la Administración Municipal para el año 2016, se orienta a la
reorganización de la Entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de
éstos a los fines esenciales del Estado. En cumplimiento de la misión, visión, política y
objetivos institucionales de la Administración Municipal, la Oficina de Control Interno elaboró
el Plan de Auditorias de la Alcaldía de Chaparral, el cual es un instrumento de planificación
para ejercer la vigilancia de la gestión de dicho Ente conforme al mandato constitucional y
legal, a las políticas institucionales y lineamientos del Comité Coordinador de Control
Interno. Se toma como referencia el código de Principios y Valores éticos del municipio de
Chaparral “Cuna de Paz y Progreso”, que orienta a los Servidores públicos en una
tendencia Institucional, en la consecución del desarrollo y bienestar social, en un marco de
compromiso, honestidad, respeto, responsabilidad y solidaridad, reconociendo la dignidad
de los ciudadanos y su derecho a una oportuna y eficaz solución a sus requerimientos como
fundamento de la gestión pública.
Este Plan de Auditorias proyecta articular, concertar y ajustar el desarrollo de la vigencia de
la gestión fiscal 2016, a través de la aplicación de la modalidad de Auditoria Interna, se
espera entonces que el alcance de los objetivos propuestos y las actividades a desarrollar
se ajusten a los responsables y los recursos, garantizando así un trabajo serio y eficiente;
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continúa con la realización del proceso auditor y finaliza con la emisión del informe de
hallazgos y las recomendaciones para superar las no conformidades y observaciones
encontradas durante la realización de la auditoria in situ, a través de planes de
mejoramiento.
OBJETIVO GENERAL
Evaluar la gestión de las diferentes dependencias de la Administración Municipal, las cuales
estén conformes con las disposiciones legales vigentes, con la planeación estratégica,
procesos y procedimientos aplicables, así como los componentes establecidos en el Modelo
Estándar de Control Interno MECI de acuerdo al Decreto 943/2014.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Fortalecer la funcionalidad de la entidad realizando las Auditorias en cumplimiento
de políticas, planes, procedimiento leyes y regulaciones todo relacionado con la
misión, política de calidad y objetivos de calidad que rigen en la Alcaldía Municipal
de Chaparral bajo el lema “Chaparral Cuna de Paz y Progreso”
Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos que forman parte del
Modelo estándar de control Interno (MECI) Y del Sistema de Gestión de calidad.
Verificar que todos las dependencias de la Alcaldía Municipal de Chaparral cumplen
con lo establecido en el MECI
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Evaluar la capacidad del sistema de gestión para cumplir con los objetivos y los
requisitos legales establecidos, así como con cualquier otro requisito aplicable.
Proponer acciones, preventivas, correctivas y de mejora necesarias, para corregir
posibles desviaciones en el cumplimiento de las actividades inherentes.
Verificar la efectividad de los controles frente a la materialización de los riesgos,
evaluando si han sido efectivos para evitar su materialización.
Realizar seguimiento a los mapas de riesgos de los procesos, en los cuales están
incluidos los riesgos de Corrupción ley 1474 de 2011.
ALCANCE DE LA AUDITORIA
El Propósito es hacer recomendaciones imparciales a partir de la evidencia sobre el grado
de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas, proyectos y procesos, así como
sobre las no conformidades presentados en la ejecución y desarrollo de los mismos,
apoyando al Alcalde en la toma de decisiones, sugiriendo las acciones de mejoramiento
correspondientes; fundamentándose en los tres aspectos filosóficos esenciales Autocontrol,
Autogestión y Autorregulación; pilares que siguen siendo la base para un control efectivo
en la administración pública.
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El tipo de auditoria que se realizara es la Auditoria Operacional cuyo propósito es determinar
el grado de efectividad, economía y eficiencia de las áreas auditadas en la alcaldía de
Chaparral, para formular recomendaciones con el fin de mejorar dichas actividades, y para
emitir un informe sobre los procesos evaluados.
Entre las técnicas de auditoría que se emplearán para ejecutar el Plan de Auditorias se
encuentran, las entrevistas en las cuales el auditor deberá preguntar a los funcionarios de
cada área auditada cuáles son sus tareas, qué hacen, cómo lo hacen, qué información
reciben, qué información transmiten, etc. Es conveniente estructurar las entrevistas de
modo que se pueda conseguir la máxima información por parte del entrevistado, en el
menor periodo de tiempo posible. La clave para una buena entrevista es la capacidad de
escucha del auditor.
Se recurrirá también a la observación de actividades a la revisión selectiva de documentos
y a la comparación de lo expresado en las indagaciones con los hallazgos físicos.
En fin se hará uso de todas las técnicas de auditoria que se consideren pertinentes para
evaluar de forma objetiva todos los procesos y procedimientos, y formular los planes de
mejoramiento que permitan el fortalecimiento del control interno.
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RESPONSABLE
Es responsabilidad de la aplicación de este procedimiento la Jefe de Control Interno del
municipio de Chaparral (Tolima) y la responsabilidad de la presentación y ejecución de los Planes
de Mejoramiento derivados de cada proceso auditor es de los Secretarios de Despacho y/o líderes
responsables del proceso auditado.
CRITERIOS DE LA AUDITORIA INTERNA
La auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
En el proceso de las auditorias se tiene en cuenta los Principios del Modelo Estándar de
Control Interno MECI para Orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos
y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado.
Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su
trabajo detectar desviaciones y efectuar correcciones para el adecuado
cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones, tal
manera que los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad se
desarrollen con los principios de la Constitución y la ley.
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Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa
al interior de las Entidades, métodos y procedimientos establecidos en la
normatividad, que permitan el desarrollo e implementación de Control Interno bajo
un entorno de integrad, eficiencia y transparencia en la actuación Pública.
Autogestión: La capacidad institucional de toda Entidad Pública para interpretar,
coordinar, aplicar y evaluar, de manera efectiva, eficiente y eficaz la función
administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus
Reglamentos.
DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Dando cumplimiento a la ley 1474 de 2011, teniendo en cuenta el estatuto anticorrupción,
se definirán las fechas para la realización de auditoría a los procesos que tienen relación
directa con la atención el ciudadano, cronograma que será fijado en la página web de la
alcaldía, enviado a través de los correos institucionales a todos los procesos y
procedimientos de la Institución, y en la cartelera de la Alcaldía.
Para el desarrollo de la auditoria se adoptara la norma Técnica de Calidad para la Gestión
Pública NTGP1000:2009 Numeral 1.3; el modelo basado en la gestión por procesos y la
mejora continua de los mismos mediante el método conocido como ciclo de Deming o
PHVA ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar); Cuya breve descripción es la siguiente:
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Planear: Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener resultados de
acuerdo con los requisitos de los usuarios y las estrategias para cumplir esos requisitos por
parte de la Alcaldía municipal de Chaparral.
Hacer: Aplicar los procesos definidos.
Verificar: Efectuar el seguimiento y la evaluación de los procesos y los productos, e
informar sobre las conclusiones
Actuar: Ejecutar acciones para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos; Plan
de Mejoramiento.
A continuación, presentamos el ciclo de Deming, o PHVA
ACTUAR PLANIFICAR
. Revisión de la documentación
. Plan de auditoria
. Lista de chequeo
. Notificación
Solicitud y toma de acciones
correctivas y preventivas
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VERIFICAR HACER
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
Con la finalidad de darle cumplimiento a la Ley 87 de 1993 y al Decreto 1537 de 2001, se elaboró el presente plan de auditoría para ser aplicado durante la vigencia 2016. Es de resaltar que esta oficina no cuenta con personal multidisciplinario, que permita abarcar la universalidad de los procedimientos; los pasos a seguir para desarrollar el presente plan de auditoría son los siguientes:
Formular y aprobar el Plan de Auditorías Internas para los procesos y áreas de la
organización.
Preparar las actividades propias de la auditoria, elaborar el instrumento de
verificación.
Comunicar al responsable del área/proceso la fecha programada para realizar la
auditoria, en concordancia con el cronograma y plan aprobado.
. Reunión de apertura
. Desarrollo-Entrevista
. Revisión auditoria
. Reunión de cierre
. Informe de Auditoria
Seguimiento
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Revisión preliminar en la Oficina de Control Interno de la documentación que servirá
de referente para conocer el área/proceso donde se va realizar la auditoria.
Auditoria a los procesos disciplinarios Seguidos por la Entidad
Auditoria a las Hojas de Vida de los funcionarios de la entidad
Seguimiento y Asistencia comités institucionales: bienestar social e incentivos,
adulto mayor, familias en acción, Gestión del Riesgo, compras, sostenibilidad, confis, consejos de seguridad, otros.
Seguimiento al cronograma de informes a entes de control, Institucionales y gubernamentales.
Seguimiento a la administración del sistema de gestión documental.
Seguimiento a actas de consejo de gobierno y compromisos.
Seguimiento a planes de mejoramiento emanados por la contraloría general, contraloría departamental, contaduría y la oficina de control interno.
Valoración de Riesgos
Auditorias en forma selectiva a las diferentes dependencias de la Alcaldía Confrontación de los libros de La Secretaria de Hacienda con sus soportes
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Auditoría Legal a la Contratación (incluyendo Convenios, O.P.S. Contratos de
Obra) efectuada en las dependencias ordenadoras de la entidad.
Auditoría a los procesos de recaudo, fiscalización, liquidación, discusión y cobro de los Impuestos en el Municipio.
Auditoría al presupuesto y ejecuciones presupuestales de la vigencia.
Informe Ejecutivo Anual sobre la Evaluación del Sistema de Control Interno contable a presentarse a la Contaduría General de la Nación.
Hacer mensajes informativos y alusivos al control interno, autocontrol y publicarlos en la cartelera y dependencias de la alcaldía.
Organizar y archivar los papeles de trabajo que fundamentaron y respaldaron la labor de la auditoria.
Consolidar el informe general de auditoría con las recomendaciones y presentarlo al Alcalde Municipal y al Comité de Coordinación de Control Interno.
Notificación a las dependencias para rendir información.
Evaluar el grado de avance de los proyectos que aplican para el cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal “CHAPARRAL CUNA DE PAZ Y PROGRESO
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Vigilar que la atención dada a los ciudadanos a través del sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos, se preste de acuerdo con las normas legales vigentes (ley 1474 de 2011).
Evaluar el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía
Evaluar los planes de actividades o gestión que se proponga la administración para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
Desarrollar las actividades descritas en el plan aprobado de auditorías internas,
acorde la naturaleza del área o proceso a auditar. Tener en cuenta la reunión de
apertura, desarrollo de entrevista y recolección de hallazgos o no conformidades.
Realizar reunión de cierre de auditoria y recoger firma del Auditado en el registro de
los hallazgos o no conformidades.
Elaborar el informe que consolida los hallazgos o no conformidades identificados en
la auditoria del proceso.
Presentar el informe de auditoría al responsable del proceso o al jefe del Área
auditada.
La Oficina de Control Interno elaborará el informe final de auditoria e incluirá las
recomendaciones ante el responsable del proceso o del área auditada.
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Consolidar el informe general de auditoria con las recomendaciones y presentarlo
al Alcalde Municipal.
Organizar y archivar los papeles de trabajo que fundamentaron y respaldaron la
labor de la auditoria efectuada.
Solicitar los planes de mejoramiento con base en los hallazgos o no conformidades
de la auditoria, a los procesos auditados.
Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento presentados, a la implementación
de recomendaciones y acciones correctivas resultado de la auditoria.
Cuando se verifique la corrección de una no conformidad reportar el cierre de la
misma a la Oficina de Control Interno.
Preparar el siguiente plan de auditoria e incluir el seguimiento a la implementación
de las recomendaciones emitidas según el resultado de la auditoria anterior y los
cierres reportados por los auditores.
Archivar la documentación producto de la auditoria.
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ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
PR
OG
RA
MA
CIO
N
Planificación del plan de
auditoria donde se define
el alcance, los objetivos,
los resultados a alcanzar,
metodología para la
ejecución, límites para el
desarrollo y periodo de
realización
Jefe de control Interno Formatos y programación
Notificación escrita a cada
una de las dependencias a
auditar
Jefe de control Interno Oficio de Notificación
Diseño de formatos,
encuestas para recolectar
información objeto de
análisis
Jefe de control Interno Cuestionarios, formatos
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Reunión de apertura,
donde se invita a los
auditores y a las personas
que serán auditadas, se
revisa el alcance y los
objetivos, se explica los
métodos que serán
utilizados, se explica la
presentación y tipo de
información que va en los
reportes, se establece la
fecha de la reunión de
cierre.
Auditor, líderes de los
procesos Acta de reunión
EJEC
UC
ION
DE
LAS
AU
DIT
OR
IAS
INTE
RN
AS Recopilación y verificación
de la información, solo la
información verificable
será aceptada como
evidencia
Jefe de control Interno
Registro de observaciones y
recomendaciones, aplicación de
encuestas, documentos soporte
Generación de hallazgos de
la auditoria, registro de
conformidades y no
conformidades y
conclusiones
Auditor, líderes de los
procesos Acta de reunión
Reunión de cierre y
presentación del informe
final
Auditor, líderes de los
procesos Informe final de auditoria
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PLA
N D
E
MEJ
OR
AM
I
ENTO
Se establecen las fechas
para presentar el plan de
mejoramiento de cada
dependencia
Secretario de despacho y
jefe de la dependencia
auditada
Plan de mejoramiento
ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DECRETO 943 MECI 2014
PROCESOS MODULO COMPONENTE ELEMENTOS PRODUCTOS
SECRETARIA
GENERAL Y DE
GOBIERNO-
SECRTARIA
EJECUTIVA-
SECRETARIA DE
PLANEACION,
INFRAESTRUCTURA
y DESARROLLO
FISICO -
SECRETARIA DE
PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Acuerdos
compromisos y
protocolos éticos
Documento con los principios y
valores de la entidad.
Acto administrativo que adopta
ese documento.
Estrategias de socialización
permanente.
Desarrollo del
talento humano
Manual de funciones
Plan institucional de formación y
capacitación
Programa de inducción y re
inducción
Programa de bienestar(Anual)
Plan de incentivos(Anual)
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HACIENDA Y
TESORERIA-
SECRETARIA DE
DESARROLLO
RURAL-
DIRECCION LOCAL
DE SALUD
Sistema de evaluación del
desempeño
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Planes, programas y
proyectos
Planeación
Misión, visión y política adoptada
y divulgada.
Objetivos institucionales
Planes, programas y proyectos
Atención al ciudadano
Modelo de
operación por
procesos
Mapa de procesos
Divulgación de los
procedimientos
Proceso de seguimiento y
evaluación
Estructura
organizacional
Estructura organizacional que
facilite la gestión por procesos
Manual de funciones y
competencias laborales
Indicadores de
gestión
Definición de indicadores de
eficiencia y efectividad
Seguimiento
Revisión de la pertinencia y
utilidad de los indicadores
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Políticas de
operación
Establecimiento y divulgación de
las políticas de operación
Manual de operaciones o manual
de procedimientos o calidad
ADMINISTRACION
DEL RIESGO
Política de
Administración del
riesgo
Definición de la política para el
manejo de los riesgos
Divulgación del mapa de riesgos
institucional y su política
Identificación del
riesgo
Identificación de los factores
internos y externos del riesgo
Riesgos identificados por
procesos
Análisis y valoración
del riesgo
Análisis del riesgo
Evaluación de controles
existentes
Valoración del riesgo
Mapa de riesgo de procesos y
mapa de riesgos institucional
EVALUACION
DEL
SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL
Autoevaluación de
control y gestión
Actividades de sensibilización
sobre la cultura de
autoevaluación
Herramientas de autoevaluación
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PLANES DE
MEJORAMIENTO
Plan de
mejoramiento
Herramientas de evaluación
definidas para la elaboración del
plan
Seguimiento a las acciones
definidas en el plan
AUDITORIA INTERNA Auditoria interna
Plan de auditoria
Procedimiento para la auditoria
Informe ejecutivo anual de C.I
INFORMACION
Y
COMUNICACION
GENERACION DE LA
INFORMACION
Sistemas de
información y
comunicación
Identificación de las fuentes de
información
Manuales, informes, actas, actos
administrativos
Rendición anual de cuentas
Tablas de retención documental
PROCEDIMIENTOS
PARA LA
INFORMACION
Medios, procesos
Política de comunicaciones
Atención al Ciudadano
PQR institucional- formato pqr.
apertura de buzones,
elaboración y tabulación de
encuestas
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CONOCIMIENTO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CHAPARRAL
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
LINEAMINTOS
ETICOS MISION VISION
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS PLAN ESTRATEGICO
ESTRUCTURA
FINANCIERA Y
PRESUPUESTAL
PARTES INTERESADS
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
MODELO DE
OPERACIÓN POR
PROCESOS
SISTEMA DE GESTION Y CONTROL INFRAESTRUCTURA
TECNOLOGICA
ORGANIGRAMA PROCESOS
ESTRATEGICOS MECI
GESTION
DOCUMENTAL
SISTEMAS OPERATIVOS GOBERNO EN
LINEA, PAGINA WEB
PLANTA DE PERSONAL PROCESOS
MISIONSLES
MODELO INTEGRADO
PLANEACION Y GESTION ANTITRAMITES
SISTEMA DE ADMINISTRACION DE
BASE DE DATOS
MANUAL DE
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
PROCESOS DE APOYO GOBIERNO EN LINEA GESTION
AMBIENTAL HARWARE
NORMOGRAMA PROCESOS DE
EVALUACION
ANTICORRUPCION
ATENCION AL
CIUDADANO
SEGURIDAD
DE LA
INFORMACION
SISTEMAS DE INFORMACION
APLICACIONES
Manejo organizado y
sistematizado de la
correspondencia
Mecanismos de consulta
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INFRAESTRUCTURA
FISISCA
PROCESOS DE
CONTROL
CONTROL INTERNO
CONTABLE
OTROS
SISTEMAS DE
GESTION
INFORMACION
ADMINISTRACION DE RIESGOS
POLITICA DE ADMINISTRACION DEL
RIESGO
MAPA DE RIESGOS
SEGUIMIENTO A RIESGOS
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PLAN DE TRABAJO: Modelo de los formatos.
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COMPONENTES A EVALUAR
La auditoría versa sobre unos controles específicos que debe efectuar la Alcaldía de Chaparral, como son: Control de Gestión, Control de Resultados, Control de Legalidad, Control Financiero, Control Interno.
Control de Gestión: Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño, la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.
Control de Resultados: Es el examen que se realiza para establecer en qué medida se logran los objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado. Este se medirá en relación con el plan de acción presentado por cada dependencia, el Plan de Desarrollo y el Plan de Gobierno. Control de Legalidad: Es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables.
Control Financiero El control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades
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