PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL186.28.237.27/sites/default/files/_documentos... · El siguiente PGD tiene como objeto presentar la planeación y las estrategias orientadas a

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL GRUPO SOCIAL Y EMPRESARIAL DE LA

DEFENSA INSTITUTO DE CASAS FISCALES DEL EJÉRCITO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

CÓDIGO: ICFE- VERSIÓN: 1 EMISIÓN:

Octubre 2017

1

PGD: PROGRAMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

INSTITUTO DE CASAS FISCALES DEL EJÉRCITO SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ARCHIVO

Bogotá D.C. Octubre de 2017





Octubre 2017

2

FORMATO PRELIMIAR AL DOCUMENTO

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO DE CASAS FISCALES DEL EJERCITO

TITULO DESCRIPCIÓN Fecha de elaboración 28 de agosto de 2017 Fecha de aprobación NI Fecha de publicación NI

Fecha de vigencia NI

Sumario

El siguiente PGD tiene como objeto presentar la planeación y las estrategias orientadas a la procesamiento, manejo, preservación y organización de la documentación producida o recibida por el Instituto, en cumplimiento de:

▪ Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Artículo 21, Programa de Gestión Documental.

▪ Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Capitulo II Programa de Gestión Documental.

▪ Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Artículo 15. Programa de Gestión Documental.

▪ Decreto 103 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disipaciones.

Palabras claves Archivo Programa Gestión Documental

Dependencia Subdirección Administrativa Y Financiera Archivo

Código SGIC Versión 1.0 Autores

El Programa de gestión documental es desarrollado bajo el marco del Contrato de Prestación de Servicios No. 045 de 2017 con HELP FILE SAS.

Revisó Comité Institucional de Desarrollo Administrativo





Octubre 2017

3

CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN

1.0 29/08/2017 Propuesta Preliminar

2.0 20/10/2017 Actualización con observaciones del consultor

Aicardio Velaidez

AUTORIZACIONES

FECHA NOMBRE CARGO O PERFIL

Elaboró 20/10/2017 HELP FILE SAS Empresa consultora

Revisó

Aprobó





Octubre 2017

4

Contenido 1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................................................ 5

a. Introducción ............................................................................................................................ 5

b. Alcance .................................................................................................................................... 5

c. Público al cual va dirigido ........................................................................................................ 6

d. Requerimientos para el desarrollo del PGD ............................................................................ 7

2. LINEAMIENTOS .......................................................................................................................... 14

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................................... 16

2.1. PLANEACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................. 16

2.3. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................. 17

2.4. GESTIÓN Y TRÁMITE ............................................................................................................... 18

2.8. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: .......................................................................................... 20

3. IMPLEMENTACIÓN .................................................................................................................... 22

a. Fase de elaboración .............................................................................................................. 22

b. Fase de ejecución y puesta en marcha ................................................................................. 22

c. Fase de seguimiento.............................................................................................................. 23

d. Fase de mejora ...................................................................................................................... 23

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ........................................................................................................ 25

5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD ................................ 30

ANEXOS ............................................................................................................................................. 31

Diagnostico .................................................................................................................................... 31

Mapa de procesos de la Entidad ................................................................................................... 31

Presupuesto anual para la implementación del PGD .................................................................... 31

Cronograma de implementación del PGD..................................................................................... 31

GLOSARIO .......................................................................................................................................... 31





Octubre 2017

5

1. ASPECTOS GENERALES

a. Introducción

El Presente Programa de Gestión documental pretende ser el instrumento que formula la política

archivística del Instituto de Casas Fiscales del Ejercito, y de forma detallada estipula y documenta

las actividades a corto, mediano y largo plazo encaminadas al cumplimiento de:

Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones. Artículo 21. Programas de gestión documental. Las Entidades públicas deberán

elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías

y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la

Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Artículo 15. Programa de Gestión

Documental. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los

sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan

los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización,

consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las

funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y

recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás Entidades competentes expidan en

la materia

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los

artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión

Documental para todas las Entidades del Estado, Artículo 10. Obligatoriedad del programa de

gestión documental. Todas las Entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión

Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y

del Plan de Acción Anual.

b. Alcance

El Programa de Gestión Documental del Instituto de Casas Fiscales del Ejercito inicia con la

elaboración del diagnóstico integral del estado actual archivo, identificando sus fortalezas y

debilidades en materia de infraestructura, tecnología, procesos archivísticos y de conservación

documental, los cuales se sirven como base para la elaboración del PINAR y del presente

documento estableciendo a través de su implementación la planeación de la gestión documental a

mediano plazo, integrándose con los procesos y procedimiento del SIGC, teniendo como bases las





Octubre 2017

6

directrices y procesos técnicos archivísticos determinados por los lineamientos emanadas por el

Archivo General de la Nación y MIN TICS Y DAFP , las cuales aplicarán para los documentos en

soporte tanto físico como digital producidos o recibidos por la Institución en cualquier tipo de

archivo (de gestión, central e histórico); y a largo plazo se espera realizar el seguimiento y mejora a

los hallazgos detectados durante la formulación del PGD.

El presente Programa de Gestión Documental tendrá vigencia entre los años 2017 y 2021. Las áreas

responsables de establecer su implementación están enmarcadas entre La Subdirección

Administrativa y Financiera, Sistemas y Archivo.

Objetivo general

Elaborar un instrumento para la gestión documental estableciendo acciones a corto, mediano y

largo plazo, necesarias que permitan al Instituto de Casas Fiscales del Ejército – ICFE ejecutar

actividades administrativas, técnicas orientadas a la planificación, procesamiento, manejo,

preservación y organización de la documentación producida o recibida por el Instituto, con el fin de

facilitar su utilización y conservación, de modo que contribuya de manera óptima al ejercicio de

buenas prácticas, así como a la mejora continua en el archivo por medio proyectos, programas y

planes.

Objetivos específicos:

▪ Cumplir con las normas, lineamientos y principios que regulan la función archivística

▪ Divulgar e implementar instrumentos archivísticos y de gestión documental al interior del

ICFE

▪ Facilitar el trámite, conservación de la información y la documentación.

▪ Establecer estrategias e instrumentos de seguimiento y control que permitan realizar

procesos de mejora continúa integrados con el SIGC del ICFE.

▪ Asegurar la preservación, recuperación y disposición de la información asegurando el

acceso a la memoria institucional y óptimo estado de conservación.

c. Público al cual va dirigido

El presente PGD va dirigido a todo el personal de planta del Instituto de casas Fiscales del Ejército,

tanto de la sede central como de sus seccionales, de igual forma a los prestadores de servicios o

personal externo y en caso tal que sea necesario al personal externo que cumpla funciones

relacionadas a la gestión documental del ICFE. Adicional se pretende que sea un instrumento visible

para las veedurías ciudadanas y entes de control.





Octubre 2017

7

d. Requerimientos para el desarrollo del PGD

o Normativos Externa

Norma Descripción

Directiva Presidencial 04 de 2012

Las Entidades deberán identificar y aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel, de acuerdo con la Guía que ya está disponible en el Programa Gobierno en línea. Se debe promover el uso preferente de herramientas electrónicas, evitando el uso y consumo de papel en los procesos de gestión al interior de la Entidad. Cada Entidad debe formular metas de reducción de papel y acciones con indicadores que permitan monitorear el avance de los mismos. Los resultados de las prácticas aplicadas deberán ser entregados a la Alta Consejería del Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, al Archivo General de la Nación y al Programa de Gobierno en Línea en el mes de octubre de cada año, a través del envío del reporte por correo electrónico.

Ley 527 de 1999

“Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las Entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”

Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.”

Ley 734 de 2002 – Código Único Disciplinario

Artículo 33. Además de los contemplados en la Constitución, la ley y los reglamentos, son derechos de todo servidor público:

Recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones

Ley 1341 de 2009

"Por la cual se definen Principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC-, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones"

Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014

Ley 1712 de 2014

“Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.





Octubre 2017

8

Norma Descripción

Decreto 2609 de 2012

Artículo 9°. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes Entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración. Artículo 14. Plan de Capacitación. Las Entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la Entidad. Anexo 1 – Programa de Gestión Documental - PGD


"Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones".

Decreto 1100 DE 2014

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones”


Artículo 2.1.1.2.1.4. publicación de información en sección particular del sitio web oficial. Los sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 5o de la Ley 1712 de 2014, deben publicar en la página principal de su sitio web oficial, en una sección particular identificada con el nombre de "Transparencia y acceso a información pública", la siguiente información: (5) El Programa de Gestión Documental. Artículo 2.8.2.5.14.14: Plan de Capacitación. Las Entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios y contratistas de los diferentes niveles de la Entidad.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=337#0



http://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/ley_1712_2014.htm#5





Octubre 2017

9

Norma Descripción

Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las Entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo AGN 042 de 2000

de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las Entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

Acuerdo AGN 049 de 2000

Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo AGN 003 de 2013.

“Por el cual se reglamenta parcialmente el decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.


“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD”.


“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las Entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo AGN 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000

ISO 28500

Describe el formato de archivo WARC: especifica un método para combinar varios recursos digitales en un archivo de almacenamiento agregado junto con la información relacionada.

ISO 27000 Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información (ISMS)

ISO 27001 Estándar para la seguridad de la información (Information technology - Security techniques - Information security management systems - Requirements)

GP1000 Esta es una ilustración sobre la gestión de calidad en el sector público, considerando la NTC GP 1000:2009.

ISO9001 Determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad





Octubre 2017

10

Norma Descripción

ISO 15489

Directrices respecto de la política de gestión documental, explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión documental. Además, resalta la importancia de la supervisión y auditoría, para lo cual presenta aspectos a considerar, como son:

• Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización.

• Considerar que los documentos sean plena prueba.

• Optimizar su rendimiento en la organización.

ISO19005 Norma ISO que define un formato de archivo de documentos electrónicos para la conservación a largo plazo

MOREQ Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo

ISO23081 Metadatos para la gestión de documentos

Interna

Norma Descripción

PROCESO: GESTION DOCUMENTAL- CÓDIGO: ICFE-CR-11

ICFE-P-40 - Procedimiento control de documentos ICFE-P-41 - Procedimiento control de registros Instructivo FUID ICFE Manual de archivo y correspondencia Reglamento de archivo Guía para la implementación de Tablas de Renteción Documental en archivos de gestión y transferencias documentales.

Resolución 213 de 2013 Conformación Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Resolucion 143 de 2017 Por la cual se aprueba la elaboración y actualización realizada a las Tablas de Retención Documental del ICFE.

o Económicos Se hace necesario la asignación de presupuesto anual por medio de la administración del ICFE, con el fin de cumplir con los objetivos propuestos tanto en el Plan Institucional de Archivos y en el Programa de Gestión Documental del Instituto.





Octubre 2017

11

o Administrativos

Dentro del equipo interdisciplinario necesario para el desarrollo, ejecución y seguimiento del Programa de Gestión Documental, se integra al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, en conformidad a sus competencias: Dicho comité está Integrado por:

▪ Subdirector Administrativo y Financiero o su delegado. ▪ Subdirector de inmuebles o su delegado. ▪ Asesor de planeación, quien se desempeñará como Secretario Técnico o su delegado. ▪ Asesor Jurídico o su delegado. ▪ Coordinador Financiero o su delegado. ▪ Jefe de Informática y Comunicaciones o su delegado. ▪ Coordinador Talento Humano o su delegado. ▪ Jefe de Atención al Usuario o su delegado. ▪ Jefe de Archivo (con voz sin Voto).

De acuerdo con la aplicación de la matriz RACI1, los responsables de ejecutar y realizar seguimiento del PGD son:

CODIGO DEPENDENCIA

NOMBRE UNIDAD ADMINISTRATIVA U OPERATIVA

ROL

100 Dirección General A

101 Oficina Asesora Jurídica I

102 Oficina Asesora de Planeación C

103 Oficina Asesora de Gestión Integral C

104 Oficina de Control Interno C

110 Subdirección Administrativa y Financiera R

111 Grupo Talento Humano I

112 Grupo Financiero I

112.1 Presupuesto I

112.2 Contabilidad I

112.3 Tesorería I

113 Grupo de Adquisiciones de bienes y servicios I

1 RACI: Conocer los roles y responsabilidades de cada uno de los integrantes de una organización es esencial para

ejecutar los procesos de trabajo con agilidad y eficiencia además de evitar clientes insatisfechos, oportunidades de negocio perdidas, confusión y mal clima interno, pérdidas de tiempo, trabajadores insatisfechos e improductivos. Disponible en: https://www.linkedin.com/pulse/matriz-raci-definiendo-roles-y-responsabilidades-i%C3%B1aki-albeniz





Octubre 2017

12

CODIGO DEPENDENCIA

NOMBRE UNIDAD ADMINISTRATIVA U OPERATIVA

ROL

113.1 Contratos I

113.2 Almacén I

114 Informática R

115 Archivo R

116 Transporte I

120 Subdirección de inmuebles I

121 Grupo de Mantenimiento I

122 Grupo de la Sección Técnica I

122.1 Supervisión de proyectos I

122.2 Diseño de proyectos I

123 Grupo de Viviendas I

123.1 Administración de viviendas I

123.2 Finca Raíz I

123.3 Servicios Públicos I

123.4 Cartera I

124 Atención al Usuario I

Metodología para el aseguramiento de la calidad del PGD El propósito es obtener y recopilar información por medio de las siguientes herramientas:

▪ Planes de mejoramiento internos y externos ▪ Diagnóstico integral2 (Ver anexo No. 01) ▪ Informe MECI ▪ Informe de auditorías ▪ Informe Plan de Acción 2017 – Suite Visión Empresarial ▪ Mapa de riesgos ICFE ▪ Plan anticorrupción y atención al ciudadano

Para el aseguramiento de la calidad se aplica el ciclo PHVA, definiendo las siguientes actividades:

2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Diagnóstico de Gestión Documental del Instituto de Casas Fiscales del Ejército. Producto del Contrato No. 077 de 2015. Diciembre 2015





Octubre 2017

13

Actividad Parte del Ciclo Punto de Control

Responsable

Elaboración del PGD

Planear Aprobación del PGD

Comité interno administrativo

Implementación del PGD

Hacer Indicadores de gestión documental

Subdirección Administrativa y Financiera

Seguimiento y Control

Verificar Plan de auditorias


Mejoramiento continuo

Actuar Plan de mejoramiento ICFE


El PGD será divulgado y distribuido por los siguientes canales de comunicación establecidos por el ICFE:

▪ Circular interna, dando a conocer el programa y la obligatoriedad de su aplicación. ▪ Publicación portal WEB ICFE: http://www.icfe.gov.co/ ▪ Periódicamente se realizarán grupos de trabajo para exponer los avances del PGD y las

acciones de mejora al interior del Instituto. ▪ Los avances se reportan en las sesiones del Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo y se divulga por medio del Acto Administrativo correspondiente.

o Tecnológicos El Instituto de Casas Fiscales del Ejército – ICFE ha venido trabajando con los siguientes aplicativos:

PROCESO NOMBRE DEL SISTEMA

DESCRIPCIÓN PLATAFORMA

Gestión del Talento

Humano

FERSEOS Software para el

manejo de

nómina

Base de datos

SQL SERVER 2005

Visual BASIC

Adquisición de bienes o

servicios

Sistema

Administrativo

Control de

inventario y

activos fijos

Base de datos

SQL SERVER 2005

Visual BASIC





Octubre 2017

14

PROCESO NOMBRE DEL SISTEMA

DESCRIPCIÓN PLATAFORMA

Administración de

recursos financieros

CNT Activos fijos COBOL

Administración y

mantenimiento de

vivienda fiscal

Sistema de

solicitudes de

mantenimiento

Sistema de

administración de

inmuebles casas

fiscales.

SAIMF

Control de

órdenes de

mantenimiento.

Hoja de vida de

los inmuebles.

Solicitudes de

inmuebles.

Administración de

ingresos de

cartera por

inmueble.

Programa por el

cual se realiza el

seguimiento a los

cobros de

arriendo.

Base de datos

SQL SERVER 2004

Visual BASIC

SQL

Server

Evaluación y control Visión empresarial Suite manejo de

gerencia

Base de datos

.NET

Oracle 10 g

En este momento el ICFE se encuentra evaluando y diseñando la infraestructura tecnológica con el propósito de optimizar y modernizar la misma. Inventario de Activos de información se consolida y actualiza el área de Sistemas, por medio de formato CÓDIGO: ICFE-P-132 / F01

2. LINEAMIENTOS El Programa de Gestión Documental del ICFE se crea con el fin de establecer todas las actividades y procesos afines a la Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración de los documentos, en soporte físico como electrónico por medio de la relación entre criterios y políticas, que contribuyan normalización y de procedimientos documentales al interior de las dependencias del Instituto.





Octubre 2017

15

Además, busca una simplificación, eficiencia y efectividad de los procedimientos, especialmente en los procesos que tienen mayor complejidad, de manera que se hace indispensable hacer una descripción detallada para evitar la pérdida de información. Lo anterior teniendo como base la reglamentación y criterios técnicos aplicables desde la ley 594 de 2000, Ley 1712 de 1024, Estrategia GEL, Directiva presidencial 04 de 2012 y demás exigencias establecidas por transparencia Colombia y la función pública a través del diligenciamiento de formulario único de avance de gestión-FURAG. Es de vital importancia determinar que para el adecuado funcionamiento es preciso que en todas las dependencias se ejecuten a cabalidad los parámetros establecidos en el presente documento, constituyéndose así, en un apoyo para que se cumplan los estándares de eficiencia y eficacia administrativa en el manejo de la documentación. Cabe resaltar que este documento debe ser actualizado de acuerdo a la normatividad que se genere después de su implementación. Los procesos de Gestión Documental están compuestos por una serie de actividades técnicas y

administrativas enfocadas en planificación, manejo y organización de los documentos emitidos y

recibidos por la Entidad en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su disposición final;

lo anterior con el objetivo de facilitar su trámite, utilización y conservación. A continuación, se

mencionan los lineamientos de la gestión Documental según el Decreto 2609 de 2012: planeación,

producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y

valoración.

Planificación

Valoración Producción

Disposición Final

Gestión y Trámite

Transferencia

Organización





Octubre 2017

16

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

2.1. PLANEACIÓN DOCUMENTAL

Tipo de requisito

Administrativo X Legal X Funcional X Tecnológico X

De

fin

ició

n Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los

documentos de la Entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

Alc

ance

Inicia desde la creación, diseño, actualización de documentos, formatos y formularios desde su registro y control en el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad -SICG teniendo en cuenta el contexto administrativo, legal, funcional y tecnológico de los mismos en concordancia con lo establecido con la Ley de Transparencia 1712 de 2014.

Act

ivid

ade

s

o Incorporar personal profesional y técnico para la administración del Archivo y la

Ventanilla Única de Correspondencia o Diseñar y crear la unidad operativa de Ventanilla Única de Correspondencia

o Diseñar los procesos de la Ventanilla Única de Correspondencia (Recepción, radicación y distribución, seguimiento y trámite)

o Elaboración del Manual de Política de seguridad de la información para el ICFE. o Elaboración del índice de información clasificada y reservada. o Definir perfiles y roles para los accesos a la información

Institucional o Diseño y adopción del esquema de publicación de información. o Diseño de mecanismos de autenticación y seguridad de la información.

o Diseño e implementación de autenticación de firmas autorizadas (Físicas y Digitales)

o Establecer los metadatos que se van a utilizar para etiquetar, catalogar, procesar y clasificar por medio de un ordenador la información institucional

o Diseño y normalización de la producción de documentos, formas, formatos y formularios producidos en términos de tamaños, cantidad, soportes, gramaje y tintas y actualización del listado maestro del SIGC.

o Actualización del Manual de Archivo y Correspondencia o Elaboración de programas tales como:

o Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos o Programa de digitalización o Programa de documentos vitales o Plan institucional de capacitación o Programa de Auditoría y Control

• Estudio, análisis y adquisición de software para la administración de la Gestión Documental.





Octubre 2017

17

Do

cum

en

tos

R

efer

enci

a

P12 Gestión Documental, -ICFE CR-11 Control de Documentos ICFE P-40 Control de Registros ICFE P-41 Manual de Archivo y Correspondencia

2.3. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Tipo de requisito


De

fin

ició

n

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

Alc

ance

Abarca las actividades relacionadas con la producción de documentos, recepción y radicación, formato, soporte y estructura hasta su enrutamiento para su respectivo trámite o conservación.

Act

ivid

ades

• Procesos de sensibilización frente a la producción documental, formatos, gramaje y tintas.

• Expedición del acto administrativo correspondiente para el manejo de firmas autorizadas.

• Elaborar procedimientos para el: o Control unificado de registro y radicación de documentos o Control de distribución de comunicaciones oficiales.

• Seguimiento a la implementación de metadatos para la descripción documental y radicación.

• Diseño de requisitos para la preservación de documentos electrónicos

• Normas para implementación de la política de uso, administración y gestión de Correo Electrónico.

• Elaboración de programas tales como: o Programa de reprografía o Manual de seguridad de la información y articulación con

ISO27000 o Implementación del sistema de gestión ambiental





Octubre 2017

18

2.4. GESTIÓN Y TRÁMITE:

Tipo de requisito


De

fin

ició

n Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la

distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción, la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

Alc

ance

Va desde su trámite administrativo, contable, legal y fiscal en cumplimiento de la misión del ICFE hasta su conservación y/o disposición.

Act

ivid

ade

s

• Seguimiento a procesos de la Ventanilla Única de Correspondencia

• Identificación de flujos de trabajo (Workflow).

• Diseño de herramientas de control y seguimiento de atención a los trámites y tiempos de respuesta.

• Diseño de política de acceso y consulta de los documentos.

• Registro de control de acceso a consulta de documentos e información institucional.

• Elaboración de procedimientos tales como:

• Gestión y trámite documental

2.5. ORGANIZACIÓN

Tipo de requisito


De

fin

ició

n Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión

documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente

Alc

ance

Va desde la conformación del expediente identificar la Serie y Subserie documental lo cual garantice la organización y descripción del Fondo Documental hasta su conservación.





Octubre 2017

19

Act

ivid

ades

• Capacitación frente a la Guía de aplicación de Tablas de Retención Documental

• Conformación de series y subseries documentales, por medio de la identificación de tipos documentales de la Tabla de Retención Documental -TRD.

• Control en el tratamiento y organización de los documentos por medio del Formato Único de Inventario Documental (FUID).

• Determinación de los sistemas de ordenación (cronológico, onomástico o toponímico)

• Seguimiento a foliación en los archivos e gestión.

• Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices y análisis de información y extracción de contenidos

• Aplicación de las Tablas de Valoración Documental- TVD en el Fondo Acumulado.

• Elaboración de programas tales como

• Programa de capacitación

• Esquemas de metadatos identificando niveles de descripción

• Programa de trasferencias documentales

• Actualización de instrumentos archivísticos – TRD, si aplica.

2.6. TRANSFERENCIAS

Tipo de requisito


De

fin

ició

n

Conjunto de operaciones adoptadas por la Entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación y la migración

Alc

ance

Va desde la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el vencimiento de los tiempos de retención hasta su traslado a conservación en el Archivo Central.

Act

ivid

ades

• Verificar la aplicación de la clasificación, ordenación y descripción de los expedientes objeto de transferencia

o Elaboración de programas tales como: o Programa de transferencias documentales y cronograma





Octubre 2017

20

2.7. DISPOSICIÓN A LOS DOCUMENTOS:

Tipo de requisito

Administrativo Legal X Funcional X Tecnológico X

De

fin

ició

n

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las TRD o en las TVD.

Alc

ance

Va desde la selección natural de los documentos, hasta la disposición establecida en los instrumentos archivísticos Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Act

ivid

ade

s

• Presentación de propuestas de eliminación por aplicación de TRD y TVD

• Registro y control de procedimientos de eliminación.

• Elaboración de procedimientos tales como: o Disposición de documentos e eliminación documental

• Elaboración de programas tales como: o Programa de reprografía

2.8. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO:

Tipo de requisito


De

fin

ició

n

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Alc

ance

Va desde aplicación de TRD y TVD identificando series y subseries documentales que se conservaran por el tiempo a largo plazo en diferentes medios u soportes hasta su disposición final.





Octubre 2017

21

Act

ivid

ades

• Elaborar un modelo de conservación documental para los documentos físicos y electrónicos.

• Adecuación de espacios para la conservación y preservación de archivo

• Estudios y análisis de propuestas de custodia externa de la información

• Elaboración de procedimientos tales como:

• Conservación preventiva

• Protocolo de digitalización

• Protocolo de medios de almacenamiento tecnológicos

• Elaboración e implementación del Sistema Integrado de conservación tales como:

• Programa de conservación documental y

• Plan de preservación digital a largo plazo

• Programa de saneamiento ambiental

• Programa de atención y prevención de emergencias.

2.9. VALORACIÓN

Tipo de requisito


De

fin

ició

n

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Alc

ance

Inicia desde la planeación documental hasta su valoración y disposición final

Act

ivid

ades

o Actualización de normogramas frente a la valoración documental, si aplica. o Elaboración de procedimientos tales como:

o Valoración documental





Octubre 2017

22

3. IMPLEMENTACIÓN

De acuerdo con lo definido por el Archivo General de la Nación en la Guía de implementación del

PGD, instaura que la implementación y seguimiento del PGD debe establecerse a corto, mediano o

largo plazo, y está bajo la responsabilidad del Archivo del Instituto en coordinación con la oficina

Asesora de Gestión Integral. A continuación, se presentan las fases que componen el PGD y que

deben ser implementadas a fin de asegurar éxito del proceso de gestión documental.

a. Fase de elaboración

En la fase de elaboración del Programa de Gestión Documental – PGD se identifican las condiciones

para la implementación del mismo, igualmente, en la elaboración se realizan las siguientes

actividades.

● Precisar los requisitos y roles de los funcionarios del Instituto dentro de la gestión

documental

● Garantizar la disponibilidad de recursos físicos, administrativos, tecnológicos y financieros.

● Validar la contemplación de los requerimientos (normativos, económicos, administrativos,

tecnológicos y de gestión del cambio) para el desarrollo del PGD.

● Revisar que todos los roles tengan claridad de los compromisos y actividades que deben

desarrollar.

● Garantizar la disponibilidad del personal y de los recursos físicos, técnicos y tecnológicos

requeridos para la implantación del PGD.

b. Fase de ejecución y puesta en marcha

Comprende el desarrollo de actividades y estrategias que garantizan el éxito de la implementación

del PGD en la organización para lo cual es necesario realizar las siguientes actividades:

● Trabajar en coalición con Gestión Humana en actividades de sensibilización y capacitación

que sirvan como mecanismos para la apropiación del PGD programe en cada uno de los

niveles del Instituto.





Octubre 2017

23

● Desarrolle cada una de las actividades contempladas en el plan de trabajo y garantizar su

cumplimiento.

● Diseñar y publicar instructivos físicos y virtuales que faciliten la comprensión de los procesos

y actividades de la gestión documental.

c. Fase de seguimiento

Hacer monitoreo y análisis permanente del PGD que se traducirá en acciones de revisión,

evaluación, control y seguimiento de la gestión documental para lo cual es necesario realizar las

siguientes actividades:

● Validar el cumplimiento de las metas y objetivos3 establecidos en el plan de trabajo de

implementación del PGD propuesto para el ICFE

● Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad de los recursos y aplicaciones

dispuestos para la gestión documental.

● Controlar que los documentos hayan sido creados y organizados de acuerdo con las

necesidades del ICFE y que estén adecuadamente interrelacionados con los procesos que

les dan origen.

● Realizar controles periódicos para la identificación de posibles cambios que afecten la

gestión documental.

d. Fase de mejora

Esta fase tiene como fin mantener los procesos, actividades de la gestión documental del Instituto

en disposición, mejora continua, así como la permanente de innovación, desarrollo y actualización.

Por ello se hace necesario realizar las siguientes actividades:

● Tener en cuenta la política de gestión documental para promover el desarrollo, aplicación

de acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultantes de la evaluación de la gestión

documental y de los procesos de revisión y auditoría.

● Ejecutar el plan de mejoramiento con el fin de permanecer en mejora continua en los

procesos de gestión documental.

3





Octubre 2017

24

1. METAS

El Instituto de Casas Fiscales del Ejército por medio del Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo, asume la responsabilidad de establecer y aprobar el plan de implementación del

Programa de Gestión Documental el cual debe ser coherente con el PINAR y en el cual se establecen

las fases necesarias para su desarrollo teniendo en cuenta los objetivos del Instituto. Las actividades

o proyectos que se deben ejecutar para la implementación están definidas a corto, mediano o largo

plazo de la siguiente manera:

● Corto Plazo: 12 meses

● Mediano Plazo: De 12 a 48 meses

● Largo Plazo: 48 meses en adelante

Periodo Proceso Meta Indicador

Corto Planeación

1. Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del ICFE.

Grado de implementación del

PGD

2. Elaboración y aprobación de las Tablas de Valoración Documental por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del ICFE.

3. Implementación de los instrumentos archivísticos (PGD, PINAR, Manuales de la dependencia de Archivo)

4. Realizar la actualización de los instrumentos archivísticos en caso de ser necesario

Corto Organización

1. Organización del Archivo Central.

2. Llevar a cabo las capacitaciones sobre Procedimientos de Gestión Documental para los funcionarios y contratistas del Instituto, por parte del líder o encargado Proceso de Gestión Documental.

Corto Transferencias 1. Llevar a cabo las transferencias correspondientes según los tiempos de retención establecidos

Mediano Planeación

1. Elaboración de planes específicos 4. Realizar la actualización de los instrumentos archivísticos en caso de ser necesario


PGD

Mediano Gestión y Trámite

2. Digitalización de los documentos del ICFE que tenga establecido esto en su disposición final.





Octubre 2017

25

Periodo Proceso Meta Indicador

Mediano Transferencias

3. Llevar a cabo las transferencias correspondientes según los tiempos de retención establecidos

Largo Disposición

final

1. Traslados documentales de Archivos de Gestión al Archivo Central, de acuerdo a lo establecido.


PGD

Largo Gestión y Trámite

2. Digitalización de los documentos del ICFE que tenga establecido esto en su disposición final.

Largo Gestión y Trámite

3. Implementación de herramientas tecnológicas como “firma digital” para envío de comunicaciones oficiales, así contribuir con Sistema Ambiental, en su Plan Cero Papel

Largo Planeación

4. Realizar la actualización de los instrumentos archivísticos en caso de ser necesario

Este indicador se compone de la suma ponderada de las actividades ejecutadas en materia de gestión documental incluidas en plan de acción institucional y se encuentran basadas en el cronograma de implantación de gestión documental y PINAR.

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

El Plan de Gestión Documental dentro de su alcance tiene estipulado la creación e implementación

de políticas, procedimientos y programas que le brinden al ICFE un empoderamiento en la gestión

documental, es por ello que se opta por la creación de programas específicos en los que se

establecen las metodologías adecuadas para el tratamiento de la información, su tipología y

soporte, así como los sistemas y medios empleados para su control y gestión dentro de la Entidad.

Dentro del Programa específico se desarrollarán una serie de políticas adaptadas a las necesidades

de la Entidad en materia de gestión documental con el fin de cumplir con los aspectos establecidos

en los manuales y planes.





Octubre 2017

26

INSTRUMENTO METODOLOGIA

Programa de normalización de formas y formularios electrónicos

PROPOSITO: El Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos, se basa en el proceso de análisis diplomático de los documentos independientemente del soporte, delimitando y fijando sus características y atributos, con el objetivo de crear las formas, formatos y formularios en el entorno electrónico, denominándolos con nombres propios, permitiendo con ello establecer: tradición documental, autenticidad y tipología de los documentos, reflejándose así la normalización documental y terminología necesaria para la gestión de documentos, facilitando la identificación, clasificación y descripción de los mismos. OBJETIVO: Controlar el diseño y la producción de formatos electrónicos en común relación con el SIGC. METODOLOGÍA: El desarrollo de este programa comprende:

• Realizar la Planeación del Programa de específico en conformidad con las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, así como la norma ISO28500.

• Realizar la planeación de cada proyecto derivado del programa específico.

• Documentar la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en el desarrollo del programa, con la intención que permitan retroalimentar los procedimientos de planeación y producción del sistema de Gestión documental.

En el desarrollo de este programa se requiere realizar los siguientes proyectos:

• Normalización Documental: Comprende el análisis de la producción documental independientemente del soporte a fin de crear y diseñar formas, formatos y formularios con el propósito de automatizarlos y producir documentos en el entorno electrónico,

• Lenguaje controlado: Constituye la creación de instrumentos archivísticos orientados a la normalización terminológica propia del lenguaje interno de la Entidad.

Instrumentos a elaborar:

• Banco terminológico interno

• Normalización de los asuntos institucionales

• Descripción de esquema de metadatos para la descripción documental.





Octubre 2017

27


Programa de documentos vitales o esenciales

PROPOSITO: El programa de documentos vitales comprende desde la identificación, evaluación, selección, protección, preservación y recuperación de aquella información que en caso de emergencia sirve para la defensa y restitución de derechos y deberes de personas y/o Entidades cuya administración haga parte del archivo del ICFE, permitiendo con esto preservar los documentos, evitando la pérdida o adulteración de los mismos. OBJETIVO: Conservar a largo plazo todo documento identificado como vital. METODOLOGÍA: Para el desarrollo de este programa se realizarán las siguientes actividades:

• Realizar la planeación del programa de documentos vitales o esenciales, tomando como base otras experiencias de éxito en Entidades públicas o privadas.

• En relación con el inventario de activos de información, las TRD y TVD Identificar los documentos vitales del ICFE.

• Elaborar matriz de riesgos frente a la información clasificada como vital y plan de continuidad.

• Definir esquema de metadatos que permita la recuperación de la información vital.

• Relacionar el programa con el sistema de seguridad de la información (ISO 27000).


Programa de archivos descentralizados

PROPOSITO: Dar a conocer la política archivística a los administradores de las seccionales que producen y conservan los expedientes producto de la administración de las viviendas e incorporar estos al fondo documental del ICFE para su conservación. ALCANCE: Recibir en transferencia primaria los expedientes de las seccionales. METODOLOGÍA: Para el desarrollo de este programa se realizarán las siguientes actividades:

• Programación de visitas para levantamiento de diagnostico

• Programación de capacitaciones

• Seguimiento y control a la política archivística

• Programa de Transferencia Documental

• Recuperación del acervo documental conservado en Ejercito Nacional.





Octubre 2017

28


Programa de reprografía

PROPOSITO: Este programa comprende desde la evaluación de la necesidad del servicio, la formulación de estrategias y requerimientos para la aplicación de las técnicas reprográficas, captura de metadatos, realizar el seguimiento y control del producto en el marco de la producción documental. OBJETIVO: incorporar las nuevas tecnologías para la consulta y trámite de los documentos. METODOLOGÍA: Para el desarrollo de este programa se realizarán las siguientes actividades:

• Realizar diagnóstico de la necesidad de incorporar procesos de digitalización y digitalización certificada.

• Diseñar la metodología y lineamientos que se establezcan en el desarrollo del programa, con la intención que permitan retroalimentar los procedimientos de producción documental y de organización documental física y electrónica.

• Establecer los requerimientos técnicos para la aplicación de las técnicas reprográficas, particularmente la digitalización por medio de un documento contralado del SIGC.


Programa de documentos especiales (planos y cartogramas)

PROPOSITO: Está encaminado a los documentos de archivo que por sus características físicas son considerados no convencionales y requieren tratamiento diferente, estos pueden ser: planos, gráficos, cartografías, audiovisuales y sonoros, contenido en redes sociales, pagina WEB y comprende la realización de operaciones técnicas enfocadas a garantizar su consulta, conservación y preservación OBJETIVOS: Garantizar la administración de toda la información producida por el ICFE sin importar su medio o soporte. METODOLOGÍA: Para el desarrollo de este programa se realizarán las siguientes actividades:

• Realizar diagnóstico para identificar el volumen y el estado de los materiales no convencionales específicamente planos y cartografías.

• Diseñar y realizar proyectos derivados al programa específico tales como:

• Adecuación de espacios y estanterías especializadas

• Estructura de metadatos y niveles de descripción

• Incorporación a documentos vitales y misionales

• Programa de divulgación a cliente interno y externo.





Octubre 2017

29


Programa de capacitación

PROPOSITO: Brindar capacitación en temas relacionados con los programas de Gestión Documental, administración de archivos y temas relacionados con el desarrollo e implementación del Programa de Gestión Documental PGD; los contenidos serán según las necesidades de capacitación y se programara según el programa de capacitaciones OBJETIVO: Mantener actualizado al personal del ICFE en la política archivista. METODOLOGÍA: En el desarrollo de este programa se realizarán los siguientes documentos:

• Identificar necesidades de capacitación interna en temas de Gestión Documental y administración de archivos, tales como manejo de instrumentos de protección personal para el manejo de archivo y organización de archivos.

• Elaborar el cronograma de capacitación, cubriendo temáticas de procedimientos, políticas, administración de archivos asociado con el Plan de Capacitación anual del ICFE.

• Establecer relaciones con entidades que faciliten el proceso de capacitación y actualización en temas de gestión documental.


Programa de auditoría Y control.

PROPOSITO: El programa de auditoría y control será el encargado de inspeccionar y controlar la implementación y cumplimiento de procedimientos y las políticas de la gestión documental; empieza por determinar las características de las auditorias y puede tener una cobertura del 100% de los procesos de la Gestión Documental. OBJETIVO: Establecer un programa de auditoría y control frente al cumplimiento de la gestión documental dentro del ICFE. METODOLOGÍA: El desarrollo de este programa comprende la realización de las siguientes actividades:

• Realizar diagnostico frente a las debilidades de cada dependencia frente a la gestión documental

• Incorporar temas de Gestión Documental en el programa de auditorías de control Interno.

• Realizar cronograma de auditorías internas frente a la Gestión Documental.

• Establecer indicadores de gestión del área de Archivo

• Establecer indicadores en temas de gestión documental en las unidades administrativas y operativas





Octubre 2017

30

• Realizar gestión del riesgo en las actividades del proceso de Gestión Documental para ello se requiere: identificar, analizar, valorar y adoptar medidas de mitigación y administración de riesgos.

• Realizar seguimiento a los trámites: informes de gestión de comunicaciones oficiales, informe de archivos de gestión.

5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

El Instituto de Casas Fiscales del Ejército en cumplimiento de la normatividad pública del Estado

Colombiano para la Gestión Administrativa ha adoptado estándares y buenas prácticas, a través de

las siguientes disposiciones:

• Decreto 2623 de 2009. Por el cual se Crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, en

su Artículo 4 define el alcance. El Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano se constituye

como instancia de coordinación de la calidad y la excelencia en el servicio al ciudadano en

la Administración Publica del Orden Nacional.

• Decreto 2641 de 2012. Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de

2011, adopta una metodología y estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y

de Atención al Ciudadano.

• CONPES 3785 de diciembre de 2013. Política nacional de eficiencia administrativa al servicio

del ciudadano y adopta el Modelo de Gestión Publica Eficiente, dirigido a mejorar la calidad

de la gestión, como la prestación de los servicios provistos por las entidades de la

Administración Publica.

• Decreto 2573 de 2014. Por la cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia

del gobierno en línea, reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009.





Octubre 2017

31

ANEXOS

Diagnostico

Anexo No. 01 Diagnostico, elaborado bajo el contrato No. 077 de 2015 por el Archivo General de la

Nación, 80 f.

Mapa de procesos de la Entidad

Anexo No. 02 Mapa de procesos y manual de la calidad y operaciones ICFE-M-01 V05

Presupuesto anual para la implementación del PGD

Anexo No. 03 Presupuesto

Cronograma de implementación del PGD

Anexo No. 04 Cronograma de implementación PGD

GLOSARIO

A

Acceso: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.





Octubre 2017

32

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo general de la nación – AGN: Establecimiento público encargado de formular, orientar y

controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es

responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la

difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la

documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse

permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo

de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito

voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a Entidades oficiales y aquellos que se

derivan de la prestación de un servicio público por Entidades privadas.

Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de

descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

C

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su

almacenamiento y preservación.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su

producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y

establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la

Entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de

documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación

documental establecido en la Entidad.

Comité de archivo: Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las

políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en

cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una Entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de





Octubre 2017

33

organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el

momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60

de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para

asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico,

político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de

archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer

la información que contienen.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario

competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en

el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida

por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries

documentales.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una

persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,

cualquiera que sea su titularidad.

D

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la

conservación de los documentos de archivo.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un

material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de

manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que

sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del

ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración





Octubre 2017

34

documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema

de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o

instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el

cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una Entidad pública o

privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una Entidad pública o

privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su

contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del

mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia

institucional.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es

producida por una persona o Entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los

principios y procesos archivísticos.

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus

rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las

relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en

parte del patrimonio histórico.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto

social.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que

permiten garantizar su autenticidad e integridad.

E





Octubre 2017

35

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de

retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores

primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Unidad

producto del empaste se llama “legajo”.

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de

conservación.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados

orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

F

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,

independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.

Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente

vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización

archivística.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido

al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los

generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en

desarrollo de sus funciones o actividades.

Fuente primaria: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de

primera mano”.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que

comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

G

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las Entidades,

desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.





Octubre 2017

36

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios

archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones

y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

I

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar

y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos

onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su

localización.

Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.

Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

Índice temático: Listado de temas o descriptores.

Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera

exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

L

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

N

Normatividad: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

P

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual

se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben

mezclarse con los de otras.

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento

de sus funciones.

R

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las Entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha





Octubre 2017

37

y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las Entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o Entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una Entidad.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

S

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.





Octubre 2017

38

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

T

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

U

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,

V

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.





Octubre 2017

39

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una Entidad pública o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital

Documents

PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL186.28.237.27/sites/default/files/_documentos... · El siguiente PGD tiene como objeto presentar la planeación y las estrategias orientadas a