PerSal - Formation de base€¦ · Le passage à travers une structure complexe de menus fait partie du passé avec PerSal® ! Notre programme dispose dun look-and-feel comme MS Outlook

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PerSal

Formation de base

Version 1.2 14.05.2009

PerSal - Formation de base 2

Table des matières 1 Introduction dans PerSal® ............................................................................................................... 4 2 Schéma de traitement des données ............................................................................................... 4 3 Utilisation et navigation .................................................................................................................. 5 4 Traitement des données ................................................................................................................. 6

4.1 Les données de base ............................................................................................................... 6 4.2 Le traitement des salaires ....................................................................................................... 6 4.3 Données de la période ............................................................................................................ 6 4.4 Comptabilisation dans la comptabilité financière ................................................................... 6

5 Saisie des données de base ............................................................................................................. 7 5.1 Constantes employeur ............................................................................................................ 7 5.2 Constantes assurances tiers .................................................................................................... 8 5.3 Données de base du personnel et des postes ......................................................................... 9 5.4 Base des genres de salaires ................................................................................................... 10

5.4.1 Commande de calculation ............................................................................................. 11 5.4.2 Formules de calculation ................................................................................................ 11 5.4.3 Soumissions ................................................................................................................... 12

6 Comptes financiers et analytiques ................................................................................................ 13 7 Mon PerSal .................................................................................................................................... 14

7.1 Propres définitions (favoris) .................................................................................................. 14 7.2 Saisir un nouveau groupe ...................................................................................................... 15 7.3 Ajouter des éléments aux groupes ........................................................................................ 16

8 Traitement de salaires ................................................................................................................... 18 8.1 Saisie des données variables ................................................................................................. 18 8.2 Exécuter le traitement du salaire .......................................................................................... 19 8.3 Versement du salaires ........................................................................................................... 21 8.4 Clôturer le traitement des salaires ........................................................................................ 22

9 Filtres ............................................................................................................................................. 23 10 Listes .............................................................................................................................................. 24

10.1 Listes internes ........................................................................................................................ 24 10.2 Listes destinées aux tiers ....................................................................................................... 24

11 Possibilités d’importation .............................................................................................................. 24 11.1 Importation des tables d’impôts à la source ......................................................................... 26 11.2 Import de numéros postaux .................................................................................................. 26 11.3 Import des numéros de clearing des banques ...................................................................... 26

12 Possibilités d’export ...................................................................................................................... 27 12.1 Export DTA ............................................................................................................................. 27 12.2 Export OPAE .......................................................................................................................... 27

13 Notices ........................................................................................................................................... 28

Historique Date Version Personne Modification

06.05.09 1 EH Traduction

06.05.09 1.1 TH Mise en page

14.05.09 1.2 TH Corrections


Contenu de la formation : Informations générales sur l’utilisation de PerSal.

Création des données de base (entreprise, assurances sociales, personnel)

Transposition du processus personnel de travail à l’intérieur du logiciel PerSal.

Saisie autonome et traitement des données relatives au personnel et au traitement des salaires. (y compris l’impôt à la source, les corrections des bases sociale de IJM, perte de gain etc. )

Saisie en masse de variables (pré-saisie)

Prendre connaissance des différentes étapes d’un traitement et comportement face aux messages d’avertissement et d’erreurs du logiciel PerSal.

Utilisation de filtres

Listes (Crystal reports, Excel)

Possibilités d’import et d’export

Différents exercices liés à la pratique

But de la formation: Le participant reçoit une vue d’ensemble générale des possibilités du logiciel PerSal et est par la suite capable d’exécuter l’administration du personnel et des salaires à l’aide du logiciel PerSal.

Tâches principales de PerSal® Nous nous efforçons d’apporter à nos clients des prestations de service de haut niveau dans le domaine des RH. Pour atteindre ce but, nous développons dans notre entreprise des logiciels standards et individuels basés sur une technologie actuelle de Microsoft. Nous proposons à l’utilisateur :

Conduite par des menus simples et intuitifs

Soutien par des assistants

Base complète de genres de salaires selon directives de SwissDec (au delà de 300 genres de salaires « rubriques »)

Réglages individuels du programme pour l’utilisateur

Définition libre des champs

Un nombre important de champs avec des informations sur le personnel et le poste.

Un nombre illimité de comptes de paiement

Création simple de listes et de tableaux

Grand choix de listes et statistiques

Le nouveau certificat de salaires et le nouveau numéro d’assurance sociale

Historique de tous les traitements de salaires et accès direct à leurs données

Une organisation de support rapide et compétente

….et encore …… Pour l’administrateur :

Architecture moderne 3-tiers (données – clients – serveurs séparés)

Possibilité de créer des profiles individuels (accès aux champs et aux partie des programmes)

Création simple de backups de la base SQL

Niveau de sécurité élevé

…et encore …..

Introduction dans PerSal® 4

1 Introduction dans PerSal®

Les explications ci-après devraient simplifier l’accès au système de gestion des salaires et du personnel PerSal®. Le but est de donner un aperçu rapide à l’utilisateur et de transmettre un système de traitement systématique. Il va de soit que ce document résumé ne peut pas traiter tous les éléments disponibles dans le programme. Le système d’aide (touche F1) donne accès au système d’aide de PerSal® – actuellement seulement en allemand.

2 Schéma de traitement des données

Le schéma ci-après décrit le flux des données dans PerSal®.

Niveau de définition (codes, champs)

Personnes/postes, codes de commande, Genres de salaires, Constantes employeurs/tiers

Variables (frais, heures etc.), Données calculées, Genres de salaires calculés, paiements, écritures de comptabilité

Données de base, Variables, Données calculées


3 Utilisation et navigation

Le passage à travers une structure complexe de menus fait partie du passé avec PerSal® ! Notre programme dispose d’un look-and-feel comme MS Outlook et est ainsi utilisable de façon intuitive. Déjà après une très courte période, vous serez à même d’utiliser le programme de façon productive et de l’adapter à vos besoins. Des tâches complexes se font à l’aide d’un assistant qui vous guide pas à pas à travers le processus. C’est d’une simplicité et d’une transparence que l’on ne voudrait plus s’en passer …

Liste des personnes

Zone de navigation (toute la colonne)

Navigation principale

Fenêtre principale des personnes/postes

Onglet de détail des personnes/postes

Registre

Tableau


4 Traitement des données

Ce traitement a lieu à différents niveaux dans PerSal®:

4.1 Les données de base

Les données de base sont construites comme suit : a) Base des personnes / postes (Navigation principale / Processus) b) Constantes employeur / Constantes tiers (Navigation principale / Réglages) c) Base des genres de salaires (Navigation principale / Réglages / Données de base mandat) d) F & A / Plan comptable – pour les clients qui ont besoin d’un fichier d’exportation pour leur

comptabilité financière (Navigation principale Réglages / Données de base Mandant)

4.2 Le traitement des salaires

Après avoir défini les données de base au niveau ci-dessus vous continuez par : e) Saisie des variables

Vous saisissez les données variables de la période actuelle de traitement (frais effectifs, heures supplémentaires, prise de vacances, paiement de bonus etc.). L’introduction du même genre de salaire pour plusieurs personnes peut aussi se faire à l’aide d’un traitement de masse. Celui-ci se trouve dans la gestion des variables de l’exécution du traitement des salaires.

f) Calculation du salaire La calculation permet de lier toutes les données de la saisie des variables et des données de base avec les genres de salaires et de calculer les salaires et les déductions. Le traitement des salaires peut se faire en une opération ou à travers plusieurs étapes (voir Processus / Traitement des salaires / exécuter le traitement des salaires)

g) Paiement du salaire Le salaire doit être payé au collaborateur à la date souhaitée au moyen d’un ordre bancaire (fichier DTA, fichier OPAE).

h) Boucler la période salaire Toutes les calculations comme les valeurs de report sur le mois suivant sont figées et une nouvelle période de traitement est ouverte.

4.3 Données de la période

Des listes ou des données d’export dans d’autres applications font partie des données. i) Listes internes à l’entreprise

Par exemple : décompte salaires, listes de téléphones, listes des années de service, etc. j) Listes destinées aux tiers

Listes obligatoires (p. ex. pour AVS, SUVA, LPP etc.) k) Export de données vers des systèmes tiers

Les données calculées sont exportées dans un fichier d’export (txt, csv). Fichier qui peut être ensuite repris dans un système tiers

4.4 Comptabilisation dans la comptabilité financière

Le paiement des salaires est finalement transféré dans la comptabilité financière. Ce traitement se fait à l’aide d’une interface définie au préalable.


5 Saisie des données de base

5.1 Constantes employeur

Les constantes de l’employeur contiennent les données d’adresses de l’entreprise, les personnes responsables des salaires ainsi que toutes les données de l’employeur qui ont un effet sur l’ensemble de la base du personnel (heures de travail annuelles, nombre de jours moyens du calendrier, jours fériés etc.

Navigation principale > Réglages > Données de base mandat > Constantes employeur


5.2 Constantes assurances tiers

Ces constantes servent à la saisie des constantes de tous les tiers comme par exemple la table de la caisse de pension, les montants des allocations familiales et aussi les tables des impôts à la source. On y saisit aussi les numéros de police/référence auprès des autorités, assurances, les plafonds et taux de cotisation, etc.

Navigation principale > Réglages > Données de base mandat > constantes assurances tiers Les tables des impôts source de tous les cantons peuvent y être introduites et mutées. Généralement, la quantité de données est importante et l’importation depuis un fichier est conseillée. PerSal® met à votre disposition un fichier avec les données actualisées. L’importation est expliquée plus loin dans le document.


5.3 Données de base du personnel et des postes

Les données de base du personnel contiennent toutes les informations concernant le personnel. Les données de base du poste contiennent les données relatives au poste occupé par la personne comme le taux d’activité, le salaire, la date d’entrée sortie, etc. Chaque personne peut occuper un ou plusieurs postes. Un assistant vous aide à créer une nouvelle personne ou un nouveau poste. Celui-ci vous accompagne pas à pas.

Navigation > Processus> Collab./ Postes Il est recommandé de créer une ou plusieurs personnes-exemples lors de l’installation der PerSal®. Ceci facilite et raccourcit la saisie des nouvelles personnes. Passez avec le curseur de la souris sur le choix des personnes et activez la touche droite de la souris. Un choix de fonctions se présente à vous. Il suffit de sélectionner celle qui vous convient. Vous pouvez par exemple exporter toute la table du personnel vers Excel ou l’afficher comme liste imprimable. Vous pouvez définir les colonnes visibles ou saisir de nouvelles personnes etc.


5.4 Base des genres de salaires

La base des genres de salaires est la véritable clé pour la calculation correcte et l’exploitation des données. Cette base est adaptée individuellement aux besoins de l’entreprise mis à part les éléments imposés par la loi. La base des genres de salaires de PerSal® contient plus que 300 rubriques prédéfinies qui suivent les directives de la certification SwissDec. Environ 150 sont prédéfinies et utilisables telles quelles. Nous pouvons vous fournir des bases standard prédéfinies pour certaines branches d’activités.

L’onglet Genre de salaire contient des caractéristiques qui ont un effet direct sur la calculation. On peut ainsi désactiver un genre de salaire ou bloquer la modification de la base et/ou du facteur.


L’onglet Listes permet de définir les valeurs qui s’affichent lors de la calculation du salaire et celles qui sont imprimées sur le décompte. Même l’unité (%, hrs, devise etc.) et le genre d’arrondis peuvent être définis ici.

A côté des données de base et des propriétés, les onglets suivants appartiennent aux paramètres principaux du genre de salaire :

5.4.1 Commande de calculation

Cet onglet contient la formule qui détermine les conditions pour que ce GS soit pris ou pas en considération lors d’une calculation. L’exemple ci-dessus signifie que ce GS n’est calculé que si le poste du collaborateur contient la valeur MS12 (salarié 12 mois) ou MS 13 (salarié 13 mois) dans le champ de commande de calculation (« ChargeControl ») SST.

5.4.2 Formules de calculation

Cet onglet permet de définir les formules de calculation pour la base et le facteur de chaque GS.


Exemple du salaire mensuel : Comme base pour la calculation du salaire mensuel on va chercher le salaire mensuel convenu depuis le champ « BAS_MS_M100 ». Le facteur correspond au taux d’occupation. Le calcul est ensuite simple : la base multipliée par le facteur donne ensuite le salaire mensuel.

5.4.3 Soumissions

Cet onglet définit les bases auxquelles le GS est soumis. Généralement ce sont les bases qui permettent de déterminer les déductions d’assurances sociales. Le champ à gauche affiche les genres de salaire qui sont déjà utilisés, le champ à droite affiche ceux disponibles. Il y a trois possibilités pour attribuer un GS ou pour enlever la soumission :

Double-clique

Cliquer – déplacer vers l’autre champ

Cliquer avec la touche droite de la souris et sélectionner ajouter les lignes sélectionnés Exemple AVS : Tous les GS qui sont soumis à l’AVS (Salaires mensuel, corrections de salaires, suppléments, gratifications, primes, honoraires, tantièmes etc.) sont cumulés sur un GS de base AVS commun. Ce montant permet ensuite de déterminer la déduction AVS de l’employé et la part patronale de l’employeur.


6 Comptes financiers et analytiques

Le module en options des centres analytiques du logiciel PerSal® permet une attribution précise des coûts salariaux sur les centres d’activités ainsi que l’affichage d’une 3ème ou 4ème vue. L’attribution des comptes pour la comptabilité financière et analytique devrait se faire par votre comptable ou votre fiduciaire. On y créé un plan comptable adéquat.

Navigation principale > Réglages > Données de base Mandat > Compta (plans comptables)


7 Mon PerSal

7.1 Propres définitions (favoris)

PerSal® offre à l’utilisateur la possibilité de personnaliser l’affichage de l’application. La personnalisation des menus permet également d’établir son propre processus de travail dans la barre de navigation Mon PerSal. L’utilisateur peut, par la suite, suivre son processus pas à pas. Mon PerSal est la plate-forme personnelle pour l’attribution de menus, fonctions et listes. Pour créer votre propre « Work-flow », vous procédez comme suit :

Définition du groupe resp. du processus de travail

Attribuer les parties de programme au groupe resp. au processus.

attribuer éventuellement un raccourci

Comme presque partout dans PerSal® un click avec la touche droite de la souris sur le menu permet d’afficher les fonctions disponibles. Une fois le menu de navigation affiché, il suffit de sélectionner la ligne désirée.


7.2 Saisir un nouveau groupe

Après le click sur Adapter le menu de navigation le menu suivant s’affiche:

Navigation principale > Mon PerSal Si vous cliquez dans l’onglet Ma navigation avec la touche droite de la souris sur Mon PerSal, un nouveau menu s’affiche dans lequel vous pouvez créer un nouveau groupe.

Ainsi vous créez un nouveau groupe qui n’a pas encore de contenu. Dans un prochain pas, vous y ajoutez des éléments ( p.ex. listes).


7.3 Ajouter des éléments aux groupes

L’onglet Choix de menus de navigation contient tous les éléments disponibles qui peuvent être attribués à un groupe. L’attribution se fait par « Drag and drop ». Ceci signifie que le point du menu ou rapport est sélectionné avec la touche gauche de la souris et simplement glissé sur le nouveau groupe. L’exemple suivant montre comment les postes sont ajoutés au groupe « Traitement des salaires ».

Ensuite les postes sont visibles dans le groupe :


Ont peut aussi attribuer une combinaison de touches ShortCut au nouveau point de menu:

On clique avec la touche droite de la souris sur le point du menu. On peut ensuite sélectionner attribuer ShortCut dans le menu contextuel. Le clignotement du curseur montre que le programme est prêt à recevoir des instructions. On peut maintenant introduire une touche F (F4 ou F3) ou une combinaison de touches avec CTRL (ctrl+a). Le résultat est visible de suite:


8 Traitement de salaires

8.1 Saisie des données variables

Les données variables comme les heures supplémentaires, heures de travail, bonus, avance etc. s’affichent lors de la calculation avec les valeurs fixes qui ont été introduites sur les personnes. Elles sont aussi utilisées pour l’établissement de différentes listes. PerSal® propose différentes possibilités de saisie pour ces variables :

Si vous voulez saisir le même GS pour différents collaborateurs, vous pouvez le faire de manière très simple : sélectionnez Exécuter traitement de salaires. Lors de l’étape 1 du traitement, vous sélectionnez Insérer. La barre de tête affiche maintenant le champ pour la saisie de masse. Vous y sélectionnez simplement le GS et l’attribuez aux collaborateurs l’un après l’autre.

Navigation principale > Processus > Traitement de salaire > Exécuter traitement de salaire

Une autre possibilité est la saisie directe des variables à l’aide de l’onglet Saisie des variables dans les données de base du poste de la personne.

Navigation principale > Processus > Personnes / Postes > Postes

Vous pouvez aussi importer des données depuis un système tiers comme un système de saisie des temps.


8.2 Exécuter le traitement du salaire

Chaque calculation se fait à l’aide d’un type de traitement. En plus du type de traitement "Standard", lequel est utilisé pour les traitements « normaux » pour les personnes avec un salaire mensuel ou horaire, des types spéciaux comme « Paiement après départ » ou « Ne pas calculer » sont à disposition. Un type de traitement regroupe un chois de GS qui seront utilisé lors de la calculation. Le type « Paiement après départ » ne contient que les genres de salaires qui sont définis dans un tel cas. (Heures supplémentaires / paiement de vacances, corrections de bases indemnité journalière maladie). PerSal® permet de définir un nombre x de types de traitements avec le choix de GS adéquat. Le point de menu Exécuter le traitement de salaires dans PerSal® permet de démarrer le traitement automatique en masse Le traitement peut être exécuté en étapes individuelles : 1. Exécuter le traitement salaire et le figer 2. Préparer le paiement des salaires et figer 3. Préparer l’imputation comptable et figer ou vous avez la possibilité de réunir ces 3 étapes en un seul processus avec le Traitement automatique des salaires.


Navigation principale > Processus > Traitement des salaires > Exécuter traitement des salaires Le 2ème onglet du desktop du traitement des salaires vous informe sur le déroulement du traitement. Vous obtenez l’information concernant le nombre de personnes calculées, non calculées, ainsi que le motif de la non calculation.

Traitement automatique

Etapes séparés du traitement des salaires


8.3 Versement du salaires

PerSal® vous offre la possibilité de faire le versement des salaires au travers d’un fichier DTA ou OPAE. Ce fichier sera ensuite déposé par accès internet sur le site de votre institut financier.

Navigation principale> Processus > Transactions de données > Export


8.4 Clôturer le traitement des salaires

Maintenant que toutes les listes et les fichiers sont imprimés et envoyés, on peut définitivement clore le traitement des salaires et ainsi ouvrir la nouvelle période de traitement. PerSal® vous propose un assistant qui vous accompagne pas à pas dans ce processus.

Navigation principale > Processus > traitement des salaires >Clôturer le traitement des salaires


9 Filtres

PerSal® vous offre un choix de filtres prédéfinis permettant de restreindre d’affichage des collab. / postes selon certains critères. Ceux-ci peuvent être liés par une liaison logique et/ou. Le filtre principal est toujours affiché en haut à droite de votre écran.

Il est également possible d’utiliser des filtres dans les colonnes des tableaux. Le choix du filtre est visible par un click sur le symbole du filtre.

ATTENTION: Puisque vous pouvez utiliser le filtre principal et les filtres de colonnes simultanément, il est important que vous interprétiez les informations affichées correctement en sachant quels filtres

sont utilisés.

Un filtre de colonne utilisé est affiché comme suit :


10 Listes

10.1 Listes internes

Le point de menu Listes de PerSal® contient toute une série de listes prédéfinies. Celles-ci peuvent être utilisées telles quelles ou utilisées comme modèles pour l’adaptation de vos propres listes. Par contre, ceci exige des connaissances de Crystal Report.

Navigation principale > Processus > Traitement des salaires > Informations RH > Listes Il est cependant conseillé de ne pas modifier les listes originales, mais d’adapter une copie avec une identification différente.

10.2 Listes destinées aux tiers

Différentes institutions sociales exigent des listes détaillées et des listes individuelles concernant les déductions sociales légales et les prestations qui ont été prises en considération lors du traitement. Ces listes se trouvent dans les listes de PerSal®.

11 Possibilités d’importation


Le masque pour l’importation se trouve dans la navigation principale sous Processus>Importation. Vous sélectionnez l’import souhaité et vous adaptez le chemin d’accès et le nom du fichier dans le champ. Le traitement est démarré par un click sur ‘Exécuter’.

Navigation principale > Processus > Import

Après avoir adapté de chemin et le nom du fichier à importer, on peut démarrer le processus en cliquant sur Traiter en bas à droite


11.1 Importation des tables d’impôts à la source

Le site internet de PerSal (www.persal.ch) contient toutes les tables actuelles d’impôts à la source des cantons. Vous trouvez les tables dans le domaine Downloads. La table du canton souhaité doit être copiée sur la machine depuis laquelle vous aimeriez importer la table. On utilise généralement le répertoire « C:\Temp ».

11.2 Import de numéros postaux

Le fichier actuel des numéros postaux de la poste est également disponible dans le secteur des downloads sur le site internet de PerSal. Cliquez simplement sur le lien avec la touche droite de la souris sur « postleitzahlenchp1.txt » et choisissez « Enregistrer la cible sous … » En général, on utilise un répertoire temporaire comme « C:\Temp ».

11.3 Import des numéros de clearing des banques

Une table actualisée peut être téléchargée depuis Internet. Le lien est : http://www.sic.ch/de/tkicch_onlineservices_downloadbcbankmasterdata.htm

http://www.persal.ch/http://persal.ch/assets/plugindata/poold/postleitzahlenchp1.txthttp://www.sic.ch/de/tkicch_onlineservices_downloadbcbankmasterdata.htm


12 Possibilités d’export

L’export de données est avant tout utilisé pour le transfert de fichiers de paiements aux banques et à la poste.

Navigation > Processus > Exportation

12.1 Export DTA

Un fichier séparé est créé pour chaque compte bancaire. La banque de paiement peut être sélectionnée dans le traitement.

12.2 Export OPAE

Un fichier est créé pour chaque compte. Le choix se fait lors du traitement.


13 Notices

Table des matièresHistoriqueContenu de la formation :But de la formation:Tâches principales de PerSal®Introduction dans PerSal®Schéma de traitement des donnéesUtilisation et navigationTraitement des donnéesLes données de baseLe traitement des salairesDonnées de la périodeComptabilisation dans la comptabilité financière

Saisie des données de baseConstantes employeurConstantes assurances tiersDonnées de base du personnel et des postesBase des genres de salairesCommande de calculationFormules de calculationSoumissions

Comptes financiers et analytiquesMon PerSalPropres définitions (favoris)Saisir un nouveau groupeAjouter des éléments aux groupes

Traitement de salairesSaisie des données variablesExécuter le traitement du salaireVersement du salairesClôturer le traitement des salaires

FiltresListesListes internesListes destinées aux tiers

Possibilités d’importationImportation des tables d’impôts à la sourceImport de numéros postauxImport des numéros de clearing des banques

Possibilités d’exportExport DTAExport OPAE

Notices

Documents

PerSal - Formation de base€¦ · Le passage à travers une structure complexe de menus fait partie du passé avec PerSal® ! Notre programme dispose dun look-and-feel comme MS Outlook