PegiPegi Extranet Manual

8/16/2019 PegiPegi Extranet Manual

1/37

Panduan Pengguna Extranet

Versi 1.2

© Copyright 2012 by Support Team – Pegipegi.com

[email protected]

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]


2/37

Panduan Pengguna Extranet - 2

DAFTAR ISI

I Memulai Extranet [3]

1.1 Login dan pengaturan password [3]

1.2 Extranet top [4] 1.3 Pengaturan “Set hotel info” [5] 1.4 Pengaturan “Set basic booking info” [8] 1.5 Pengaturan “Upload pictures” [12]

II Produksi dengan Extranet [14]

2.1 Membuat “Room type” [14] 2.2 Membuat “Plan” [15] 2.3 Mengatur “Price” [18] 2.4 Mengatur “Picture” [21]

2.5 Mengatur “Start sales” [22] 2.6 Mengatur “ Auto-Extension of Room, Price and Plan” [23]

III Operasional harian Extranet [25]

3.1 Manajemen “Booking” [25]

3.1.1 Memeriksa “Notification email” [25] 3.1.2 Mencari “Customer/Guest” [26]3.1.3 Mengatur “Cancellation booking” [28] 3.1.4 Memeriksa “Result of staying” [28]

3.2 Manajemen “Inventory and Price” [29]

3.2.1 Mengubah “Inventory/Allotment” [29] 3.2.2 Mengubah “Price” [30] 3.2.3 Mengatur “Extend plan sales period” [32]

3.3 Manajemen “Plan/Room type” [34]

3.3.1 Mengubah/menghapus “Room type and Plan” [34] 3.3.2 Mengatur “Inventory Alarm” [36] 3.3.3 Mengatur “Display order on pegipegi.com” [37]


3/37


I Memulai Extranet

1.1 Login dan pengaturan password

Extranet pegipegi.com dapat diakses melalui browser Internet Explorer, Mozilla Firefox ,Chrome dan juga Safari . Berikut dibawah ini tahap pengaturan login dan set password:

1. Silahkan login ke Extranet dihttps://wwws.pegipegi.com/yo/yop0100/yot0100LoginTop.do?lang=en_US

Login Set password Selesai

Sebelum mengakses Extranet, pastikan sudah memiliki UserID dan TemporaryPassword terlebih dahulu dari Sales Anda. Pertama kali login, silahkan klik“Change password” untuk merubah temporary password Anda.

Prosedur

https://wwws.pegipegi.com/yo/yop0100/yot0100LoginTop.do?lang=en_UShttps://wwws.pegipegi.com/yo/yop0100/yot0100LoginTop.do?lang=en_UShttps://wwws.pegipegi.com/yo/yop0100/yot0100LoginTop.do?lang=en_US


4/37


2. Pengaturan password baru

3. Pengaturan password baru selesai.

1.2 Extranet Top

Halaman ini akan muncul ketika User berhasil login ke dalam Extranet.

Halaman ini terdiri dari 6 (enam) menu utama, yaitu:

A. Extranet Top Berisi fitur shortcut untuk mengatur Inventory, Price,Plan, Extend sales period dan Sales status of the hotel

1

2

3

Inputkan UserID pada form (1)

Inputkan Temporary Password pada form (2)

Inputkan password baru Anda pada form (3)

Klik “Change password” (4)

Catatan:

Huruf Y harus capital, contoh: Y12345

Password harus berupa kombinasi huruf, angkadan simbol, contoh: pegipegi1234@

Prosedur

4

Menu Utama


5/37


B. Set Inventory/Rates/Periods Berisi fitur-fitur untuk mengatur operasional harianExtranet, yang meliputi: Inventory/Allotment, Plan,Price dan Extend sales period

C. New Registration of RoomType and Plan

Berisi fitur-fitur untuk mendaftarkan/membuat Roomtype dan Plan baru

D. Modify/Delete Room type andPlan

Berisi fitur-fitur untuk memodifikasi/menghapus Roomtype dan Plan

E. Bookings Berisi fitur-fitur untuk melihat informasi Booking(Search Customer dan Results of staying)

F. Set Hotel Info Berisi fitur-fitur untuk mengatur informasi dasar hotel,yang meliputi: Set hotel info, Set basic booking infodan Upload picture

1.3 Pengaturan “Set hotel info”

Fitur ini berfungsi untuk mengatur informasi dasar hotel. Pada pengaturan Set hotel info,memiliki 5 (lima) tahap utama. Berikut dibawah ini tahap pengaturan Set hotel info:

1. Overview of the hotel (Deskripsi hotel)

Overview Access info Room info Amenities info Selesai

2

3

Untuk mengatur “Set hotel info” silahkan klik (1) dan (2)

Inputkan informasi mengenai deskripsi hotel pada form (3)

Prosedur

1


6/37


2. Access and parking (Informasi akses dan parkir)

3. Basic room information (Informasi dasar kamar)

4

Inputkan informasi mengenai akses hotel pada form (4)

Prosedur

5

Inputkan informasi mengenai Basic of Room dan Basic facilities in room pada

form (5)

Prosedur


7/37


4. Amenities, facilities and services (Informasi fasilitas dan layanan)

6

7

8


8/37


5. Pengaturan “Set hotel info” selesai

1.4 Pengaturan “Set basic booking info”

Fitur ini berfungsi untuk mengatur informasi dasar booking. Pada pengaturan Set basicbooking info, memiliki 4 (empat) tahap utama. Berikut dibawah ini tahap pengaturan Setbasic booking info:

1. Cancellation policy

Fitur ini berfungsi untuk mengatur kebijakan pembatalan booking yang dilakukan olehcustomer/guest.

Cancellation policy Notification email Price alert Auto-extension Selesai

9

10

11

Inputkan informasi mengenai Amenities hotel pada form (6)

Inputkan informasi mengenai Facilities hotel pada form (7)

Inputkan informasi mengenai Service hotel pada form (8)

Inputkan informasi mengenai ketersediaan Credit Card hotel pada form (9)

Inputkan informasi mengenai Reception hotel pada form (10)

Klik “Review” (11)

Setelah itu akan muncul halaman konfirmasi, geser halaman ke bagian bawahkemudian klik “Submit”

Prosedur

Untuk mengatur “Set basic booking info”, silahkan klik (1) dan (2)

Prosedur

2

1


9/37


2. Notification email

Fitur ini berfungsi untuk mengatur pemberitahuan booking secara otomatis daricustomer/guest melalui email.

Setelah itu Anda akan menerima email seperti dibawah ini:

3

Silahkan set kebijakan pembatalan booking pada form (3) sesuai dengansyarat dan ketentuan Anda

Prosedur

4

5

6

87

Inputkan alamat email Anda pada form (4) dan klik “Send test e-mail and get a

Passcode” (5)

Prosedur

You have requested to test your E-mail address.Here is the passcode for [notification settings].

Passcode

8852967

Please use this passcode to continue to register.

Passcode


10/37


=================================================================================================

Setelah menerima passcode tersebut, silahkan inputkan passcode pada form(6). Apabila Anda tidak menerima passcode, kemungkinan penyebabnya adalahalamat email yang Anda inputkan salah. Mohon cek alamat email Anda dancoba kembali

Set kebijakan waktu booking pada form (7) sesuai dengan syarat dan ketentuan Anda

Apabila Anda memiliki alamat email lain untuk dijadikan sebagai penerimapemberitahuan booking silahkan klik link “Register multiple e-mail addresses ofnotification recipients” (8), jika tidak silahkan lanjutkan ke step (14)

Prosedur

9

10

11

12

Setelah itu akan tampil halaman seperti (9), silahkan klik “Register new e-mailaddress of notification”

Ikuti intruksi selanjutnya pada halaman tersebut sampai selesai. Seperti intruksipada nomor (4), (5) dan (6)

Silahkan klik “Review” kemudian klik “Register this e-mail address” (10)

Jika pengaturan “Register multiple e-mail addresses of notification recipients”

telah selesai, maka akan muncul form seperti (11) dengan status “Verified” (12) Untuk melanjutkan, silahkan klik “Back” (13)

Prosedur

13


11/37


3. Price alert

Fitur ini digunakan untuk mengatur harga minimum yang digunakan untuk memeriksa setiapharga pada room/plan. Anda akan mendapat peringatan jika harga yang diinputkan padaroom/plan dibawah nilai tersebut.

4. Auto-extension period

Dalam periode penjualan, diperlukan pengaturan inventory, plan dan price. Fitur ini

digunakan untuk memperpanjang periode penjualan secara otomatis. Sistem akanmemperpanjang periode penjualan selama 1 (satu) bulan.

Dari pengaturan diatas, maka 4 (empat) bulan sebelum periode penjualan berakhir, fitur Auto-extension akan diaktifkan. Berikut adalah ilustrasinya dalam bentuk grafik timeline:

JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL

Inputkan nilai harga minimum room/plan Anda pada form (14)

Prosedur

14

15

Silahkan set nilai Auto-extension pada form (15)

Prosedur

Akhir periode

Akan diperpanjang 1 bulan

Berikutnya akan diperpanjang kembali otomatis

4 bulan sebelum berakhir = awal Februari

Awal Maret


12/37


5. Pengaturan selesai

1.5 Pengaturan “Upload pictures”

Fitur ini berfungsi untuk mengatur dan mengupload foto hotel yang meliputi Rooms, Meals,Facilities, Services, Appearance, Surroundings/View dan Others.

1. Upload foto

Upload foto Set foto Selesai

2

3

Klik (1) dan (2)

Silahkan pilih “New Registration” (3) dan setelah itu akan muncul halamanseperti dibawah ini

Prosedur

4

16

Klik “Review” (16) kemudian “Submit”

Prosedur

1


13/37


2. Set foto

3. Upload foto selesai

5

6

Sebelum Anda mengupload foto, mohon perhatikan ketentuan dan prosedurpada nomor (4)

Klik “Browse” (5) dan pilih file foto yang akan diupload

Kemudian klik “Set Picture” (6)

Prosedur

7

8

9

10

11

Apabila Anda ingin membatalkan beberapa foto untuk diupload, Anda dapatmenceklis form (7)

Inputkan caption atau keterangan foto pada form (8) Pilih kategori untuk pengelompokan foto pada menu pull-down (9). Misalnya:

Rooms, Meals, Appearance, etc

Apabila Anda ingin menampilkan foto pada Galeri, silahkan ceklis form (10)

Klik “Set Picture” (11)

Catatan: Anda dapat mengupload foto dalam jumlah banyak sekaligus dengancara mengarsipkan file-file foto tersebut dalam format file ZIP (.zip)

Prosedur


14/37


II Produksi dengan Extranet

Untuk membuat plan terdiri dari 5 (lima) tahap, berikut adalah tahap-tahapnya:

2.1 Membuat “Room type”

Halaman dibawah ini akan muncul setelah user mengklik “Register Room type” (2)

Register room Register plan Set price Set picture Start sales

1

2

Klik (1) dan (2)

Prosedur

3

4

5

6

7


15/37


2.2 Membuat “Plan”

8

9

10

Inputkan nama kamar pada form (3)

Inputkan deskripsi kamar pada form (4)

Inputkan kapasitas kamar pada form (5)

Tentukan jenis tempat tidur pada form (6)

Tentukan fitur kamar pada form (7)

Silahkan atur periode penjualan kamar dan jumlah inventory/allotment yang

diberikan perharinya pada form (8) Silahkan pilih foto kamar dengan menekan tombol “Select” (9)

Klik “Review” (10) dan “Register ”

Registrasi “Room type” selesai

Prosedur

1

2


16/37


Halaman dibawah ini akan muncul setelah user mengklik “Register Plan” (2)

Klik (1) dan (2)

Prosedur

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12


17/37


14

15

16

Klik tipe kamar yang akan Anda gunakan untuk Plan ini (3)

Tentukan periode penjualan Plan Anda (4)

Tentukan periode booking untuk Plan Anda, jika berbeda dengan periodecheck-in (5). Untuk menentukan periode booking yang benar, silahkan lihatketentuan dibawah ini :

- Tanggal awal periode booking harus lebih awal atau sama dengan awalperiode check-in

- Tanggal akhir periode booking harus lebih awal atau sama dengan akhirperiode check-in

Contoh :

Salah

Check-in periodBooking period

JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL




Prosedur

13


18/37


2.3 Mengatur “Price”

Setelah user selesai membuat “Plan”, maka akan muncul halaman seperti dibawah ini:

1

Silahkan klik “Set rates” (1)

Prosedur

Benar

Check-in periodBooking period




Inputkan nama Plan pada form (6)

Inputkan deskripsi tentang Plan pada form (7)

Tentukan batas terakhir tamu dapat booking (8). Dari contoh diatas, tamu dapatbooking sebelum pukul 17.00, 1 (satu) hari sebelum check-in

Tentukan waktu check-in pada form (9)

Tentukan batas waktu check-in pada form (10)

Tentukan batas waktu check-out pada form (11)

Inputkan minimal dan maksimal stay pada form (12) dan (13) Inputkan ketersediaan Meals pada Plan (14)

Mohon untuk menceklis “set” pada seluruh metode pembayaran seperti padaform (15)

Klik “Review” (16) dan klik “Register ”

Registrasi “Plan” selesai


19/37


2

3

4

Silahkan klik “Set rates” (1)

Klik tipe kamar yang akan Anda atur harganya (2)

Pilih metode pengaturan harga. Secara default harga diset berdasarkan kamar“Set rate per room” (3)

Pilih “Yes” pada kolom Acceptance seperti pada form (4)

Prosedur


20/37


5

7

6

8

9


21/37


2.4 Mengatur “Picture”

Setelah user selesai mengatur “Price”, maka akan muncul halaman seperti dibawah ini:

1

Silahkan klik “Set Pictures” (1)

Prosedur

Silahkan inputkan harga pada form (5)

Catatan:Harga yang diinputkan ke dalam Extranet “belum termasuk Tax and Service 21%” .Sebelum menginputkan harga ke dalam Extranet, mohon menghitung kembaliharga kamar Anda. (Harga input = harga nett * 100 / 121)

Klik “ Apply above rates to the following” untuk mengatur harga ke semua haridalam periode penjualan (6)

Form (7) dan (8) digunakan apabila Anda ingin mengatur harga pada periodetertentu.

Sebagai contoh diatas adalah pengaturan harga pada periode 24-DES-2012sampai 31-DES-2012

Geser kursor ke halaman bawah, kemudian klik “Review” (9) dan “Submit ratesetting”

Pengaturan “Price” selesai

Prosedur


22/37


2.5 Mengatur “Start sales”

2

3 4

5

Anda dapat mengatur 3 (tiga) foto untuk detail Plan. Silahkan pilih 3 (tiga) fotoyang berhubungan dengan Plan tersebut (Rooms, Facilities, etc). Silahkanmengatur foto pada kolom (2), (3) dan (4)

Klik “Set Picture” (5)

Pengaturan “Picture” selesai

Catatan: kami sarankan Anda menggunakan foto kamar pada kolom (2)

Prosedur

1

Klik “Preview the pegipegi.com screens” (1)

Prosedur


23/37


2.6 Mengatur “Auto-Extension of Room, Price and Plan”

2

Silahkan klik “Finish setting start sale” (2)

Pengaturan “Start sales” selesai

Prosedur

1

2

4

Klik “Modify/Delete Room type and Plan” (1)

Perhatikan tipe kamar dan plan yang akan diset Auto-Extension (2) dan (3)

Klik “ Auto-Extension” (4)

Prosedur

3


24/37


Inputkan jumlah inventory/allotment kamar pada form (5)

Inputkan harga kamar pada form (6)

Silahkan ceklis form (7) untuk menyetujui pengaturan Auto-Extension Klik “Review” (8) dan “Register ”

Pengaturan “Auto-Extension” selesai

Prosedur

5

6

7

8


25/37


III Operasional harian Extranet

3.1 Manajemen “Booking”

3.1.1 Memeriksa “Notification email”

Notice ID:0000000051

Dear Pegipegi Hotel ,

This is a "BOOKING NOTICE" from pegipegi.com This booking has been

completed. Please confirm the booking detail on our Extranet.(Booking Date:02/08/2012 16:57)

-ATTENTION-*Notification emails may delay. Please access our Extranet to check the

latest information.

Booking DetailBooking ID : 00A010UN

Guest Name : Devi Deliani(Mr)Phone Number : 08131919xxxx

Age : Between 40 and 49E-mail address : [email protected]

---

Check-In Date : 04/08/2012 14:00Check-Out Date : 05/08/2012

Night(s) : 1Room Type : TELKOMSEL PROMO Suite Room

Plan Name : TELKOMSEL PROMO Suite Room

Meals : w/Breakfast and No DinnerRoom(s) : 1Room #1: Adults: 2

---

Payment Details:

---Night #1 [04/08/2012]

Room #1 IDR 375,250Adults 2

subtotal: IDR 375,250---

Total hotel fee: IDR 375,250 (Excluding taxes and service charge)

---Payment Method: Pay Online(Internet Banking)---

Payment by Guest : IDR 454,052 (Including taxes and service charge)

(Tax : 10.0% SC : 11.0%)

---

Anda akan menerima email seperti diatas dari pegipegi.com setelahCustomer/Guest melakukan booking

Mohon konfirmasi: Check-in date, Room type, Plan, etc

Prosedur


26/37


3.1.2 Mencari “Customer/Guest”

2

3

4

Klik “Booking” (1)

Mencari customer/guest berdasarkan Booking ID (2)

Mencari customer/guest berdasarkan Nama (3)

Mencari customer/guest berdasarkan Tanggal (4)

Silahkan pilih metode mencari customer/guest sesuai keinginan Anda, kemudianklik tombol “Search”

Prosedur

5

Untuk melihat informasi booking secara lengkap, silahkan klik hyperlink padakolom “Booking ID” (5)

Prosedur

1


27/37


6

Informasi booking detail (6)

Klik “Set cancellation” apabila Anda akan membatalkan booking (7)

Ikuti petunjuk berikutnya sampai dengan selesai.

Prosedur

7


28/37


3.1.3 Mengatur “Cancellation booking”

3.1.4 Memeriksa “Result of staying”

8

9

10

11

Setelah step (7), silahkan pilih tipe pembatalan pada form (8)

Anda dapat menjual kembali inventory/allotment kamar yang akan dibatalkandengan memilih “Resell” (9)

Anda dapat mengatur pemberitahuan pembatalan booking pada customer/guestmelalui form (10)

Klik “Charge cancellation fee” (11)

Prosedur

2

3 4

5

1


29/37


3.2 Manajemen “Inventory and Price”

3.2.1 Mengubah “Inventory/Allotment”

Klik (1) dan (2)

Anda dapat memilih “Result of staying” berdasarkan bulan dan tahun (3)

Klik “Search” untuk menampilkan result (4)

Anda dapat melihat laporan aktual booking (customer/guest yang akan check-inatau check-out) pada kolom (5)

Prosedur

1

2

3

4

6

5

Klik (1) dan (2)

Perhatikan tanggal dan bulan pada kolom (3)

Tombol “ All” (4) digunakan apabila akan mengubah seluruh “Room type” (5)

Untuk mengubah jumlah inventory/allotment, silahkan klik hyperlink pada kolom(6)

Prosedur


30/37


3.2.2 Mengubah “Price”

7

8

9

10

11

Tentukan “Sales status” pada form (7)

Do not change the status: digunakan untuk mengubah jumlahinventory/allotment tanpa mengubah status penjualan

Sell: digunakan untuk membuka penjualan kamar (open room) Stop (No Resell): digunakan untuk menutup penjualan kamar (close room)

Tentukan periode penjualan yang akan diupdate pada form (8)

Tentukan jumlah inventory/allotment yang akan diupdate pada form (9) Apabila Anda ingin mengosongkan inventory/allotment, silahkan ceklis form (10)

Klik “Review” (11) dan “Change”

Prosedur

1


31/37


2

3 4


Perhatikan “Plan” dan “Room type” yang akan diupdate pada kolom (2) dan (3)

Klik “Change rates” untuk mengubah harga (4)

Prosedur

5

Perhatikan hari, bulan dan tanggal yang akan diupdate harganya (5)

Inputkan harga yang akan diupdate pada kolom (6)

Klik “Review rate setting” (7) dan “Submit rate setting”

Perubahan “Price” selesai

Prosedur

6

7


32/37


3.2.3 Mengubah “Extend plan sales period”

1

2

3

Klik (1) dan (2)

Klik “Extend” untuk mengubah periode perpanjangan penjualan (3)

Prosedur

4

5

Tentukan waktu perpanjangan penjualan pada form (4)

Klik “Review” (5) dan “Change”

Prosedur

Klik hyperlink pada kolom (6) untuk menginputkan harga dalam kalender

Prosedur

6


33/37


Inputkan harga pada kolom (7)

Klik “ Apply above rates to the following” (8)

Harga akan secara otomatis terinput pada kolom (9)

Klik “Review” (10) dan “Start sales with this rate”

Pengubahan “Extend plan sales period” selesai

Dengan “Extend plan sales period”, Anda dapat memperpanjangan periodepenjualan untuk “Plan”

Prosedur

7

8

9

10


34/37


3.3 Manajemen “Plan/Room type”

3.3.1 Mengubah/menghapus “Room type and Plan”

Apabila Anda ingin menghapus “Room type” dan “Plan”, mohon ikuti langkah-langkahdibawah ini:


Klik (2) apabila Anda akan mengubah “Room type”

Klik (3) apabila Anda akan mengubah “Plan”

Silahkan ikuti petunjuk selanjutnya sampai dengan klik “Review” dan “Register ”

Prosedur

1

2

3


35/37


1

3

4

Klik “Modify/Delete Room type and Plan” (1) Perhatikan “Plan” (2) dan “Room type” (3) yang akan dihapus

Klik “Suspend” (4) dan “Change”

Prosedur

2

5

Klik tombol “Delete” (5) dan “Delete”

Prosedur


36/37


3.3.2 Mengatur “Inventory Alarm”

1

2

3

Klik (1) dan (2)

Klik “Set Inventory alarm” (3)

Prosedur

Kolom pengaturan alarm (4)

Inputkan batas jumlah minimal kamar pada kolom (5)

Klik “Submit” (6) dan “Set inventory alarm”

Dari pengaturan diatas apabila jumlah kamar Anda tinggal 1 kamar, Extranet akanmemberitahu Anda pada halaman “Extranet TOP”

Prosedur

54

6


37/37

3.3.3 Mengatur “Display order on pegipegi.com”

1

2

3

Klik (1) dan (2)

Klik “Set Display Order” (3)

Prosedur

4

56

7

Tombol (4) digunakan untuk menghapus nomor urut

Hyperlink (5) digunakan untuk menampilkan nomor urut

Kolom (6) merupakan tampilan nomor urut Klik “Change” (7)

Dengan “Display order on pegipegi.com”, Anda dapat menampilkan seluruh Plandengan nomor urut

Prosedur

Documents

PegiPegi Extranet Manual