Pasar a la telefonía de Microsoft Teams: cómo realizar una prueba de concepto con éxito Enero de 2021
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Documentación técnica de LoopUp | Pasar a la telefonía de Microsoft Teams: cómo realizar una prueba de concepto con éxito
1.
Contenido
Tres opciones de validación diferentes......................................................................................................................................................... 3
Razones comunes para hacer una prueba de concepto.......................................................................................................................... 5
Resumen................................................................................................................................................................................................................ 8
Documentación técnica de LoopUp | Pasar a la telefonía de Microsoft Teams: cómo realizar una prueba de concepto con éxito
2.
Pasar a la telefonía de Teams es el enfoque adecuado para muchas empresas, pero algunas pueden dudar a la hora de implantarla porque tienen dudas sobre cómo puede satisfacer sus requisitos específicos o les preocupan los obstáculos percibidos que se interponen en el camino. Necesitan respuestas antes de comprometerse, y realizar una prueba de concepto como experiencia de "prueba y ensayo" podría ser una manera, pero no la única, de conseguirlas.
Introducción
La telefonía de Teams está despegando: más de 650 millones de llamadas se realizaron con Microsoft Teams en solo un mes hacia finales de 2020. Muchas organizaciones, especialmente las que ya utilizaban Teams para chatear, compartir documentos y realizar videollamadas, están pensando lo mismo: podría ser una solución de telefonía empresarial ideal para nuestro negocio, poniendo todas nuestras comunicaciones en un solo lugar. Sin embargo, como ocurre con cualquier cambio de sistema, por bueno que sea, puede haber incógnitas e incertidumbres.
Quizá las empresas se pregunten cómo pueden estar seguras de que la telefonía de Teams satisfará
sus necesidades y si se pueden obtener beneficios específicos. Es posible que deseen "probar antes de comprar" realizando una prueba de concepto (POC) para evaluar la idoneidad y probar la calidad del audio y la fiabilidad del servicio telefónico para los usuarios de la red. Pero una prueba de concepto (POC) puede o no ser la respuesta.
Este documento explica por qué las organizaciones deberían considerar la posibilidad de realizar una POC de telefonía de Teams y cómo garantizar el éxito de la POC, así como explorar otras opciones para validar que la telefonía de Teams es adecuada para su empresa.
¿Qué es una prueba de concepto? Llevar a cabo una prueba de concepto (POC) es como llevar un coche a probar. Los clientes que se plantean sustituir su solución de telefonía empresarial por Teams pueden probarla durante un periodo definido para validar que satisface sus necesidades empresariales. Pueden probar la funcionalidad, y también comprobar la fiabilidad del servicio y la calidad de audio para los usuarios en diferentes ubicaciones geográficas con una gama de necesidades de telefonía. Una prueba de concepto (POC) suele durar alrededor de un mes, pero debería durar el tiempo necesario para que la organización confirme que la telefonía de Teams satisface sus necesidades.
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3.
Tres opciones de validación diferentes
Recibir una demostración de la telefonía de Teams Investigación inicial, sin compromiso Tiempo requerido: 1-2 horas
Demostración
Probar la telefonía de Teams por sí mismo Entorno temporal y desechable Investigación más profunda, sin compromiso Tiempo necesario: normalmente entre 4 y 6 semanas
Prueba de concepto
Primera fase del despliegue en directo Periodo de prueba para modificar el enfoque para ofrecer una solución permanente Comprometidos con el despliegue de la telefonía de Teams Tiempo necesario: normalmente entre 4 y 8 semanas
Piloto
Una prueba de concepto (POC) proporciona una telefonía de Teams totalmente operativa para un grupo de usuarios de prueba. Si una organización ya utiliza Teams, se puede proporcionar telefonía a las cuentas de usuario existentes.
Si no es así, se puede crear una nueva instancia de Teams con nuevas cuentas de usuario específicamente para el propósito de la prueba de concepto (POC). La solución de telefonía empresarial existente se mantiene para el resto de la organización.
El objetivo de una prueba de concepto (POC) es garantizar que cualquier aspecto de la telefonía de Teams que se quiera probar funcionará, y que cualquier "obstáculo" que se perciba podrá resolverse antes de la implantación. Las pruebas de concepto (POC) también pueden señalar nuevos problemas que hay que abordar antes de la implantación de la telefonía de Teams. Esto puede ser útil en sí mismo, para garantizar que se eliminen los impedimentos imprevistos con suficiente antelación a un despliegue mayor.
¿Qué otras opciones de validación existen?
Una POC es una excelente manera de validar si la telefonía de Teams funcionará de la manera que usted desea y que es la solución adecuada para su negocio, pero hay alternativas que puede valer la pena considerar:
Una demostración: Sus preguntas pueden ser respondi- das y cualquier duda despejada simplemente con una de- mostración del producto y hablando con un especialista. Pueden dedicar unas horas a explicarle los aspectos clave de la telefonía de Teams, mostrándole cómo funciona y cen- trándose en áreas específicas de interés o preocupación. A menudo las empresas descubren que lo que conside- ran desafíos únicos para ellas, son en realidad problemas comunes que se superan fácilmente con solo hablar con un asesor experto con experiencia en el campo.
Un piloto: Si está preparado para seguir adelante con la implantación de la telefonía de Teams, puede decidir ha- cer un piloto, que es esencialmente la primera etapa de un despliegue completo. Mientras que una POC es una configuración temporal para probar la telefonía de Teams y ponerla a prueba, un piloto es el comienzo de
un despliegue completo en el que un grupo selecto empezará a utilizarlo antes que el resto de la empresa, de modo que cualquier problema pueda identificarse y abordarse desde el principio.
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4.
¿Qué lugar ocupa una prueba de concepto en el proceso de toma de decisiones?
Para decidir en qué dirección debe ir la organización en cuanto a las nuevas tecnologías de telefonía, es necesario realizar una recopilación de información básica. Por ejemplo, pida a un proveedor de servicios gestionados una demostración o envíele una solicitud de información (RFI). Una RFI es un proceso menos formal que una petición de propuestas (RFP): suele ser una serie de preguntas que permiten a un comprador potencial conocer mejor las soluciones ofrecidas por un proveedor de servicios y estructurar adecuadamente una RFP si el comprador potencial decide seguir ese camino.
Considere si la telefonía de Teams es una posible solución
Seleccione un proveedor adecuado para los servicios gestionados
Identificar y probar los bloqueos percibidos en la telefonía de Teams
Planificar el despliegue, con piloto si es necesario
Emitir una petición de propuestas (RFP) para establecer el alcance de los requisitos y permitir a los proveedores que prestan servicios gestionados asesorar sobre cómo cumplirían esos requisitos. Como parte del proceso de solicitud de propuestas, tendrá que seleccionar un equipo interno bien formado para informar del proyecto y definir los objetivos, invitar a los proveedores a presentar ofertas, desarrollar criterios de puntuación para evaluar las ofertas y revisar los contratos de los proveedores antes de adjudicar el trabajo. Es posible que una POC ya haya proporcionado información útil para el proceso de solicitud de propuestas, por ejemplo, destacando los requisitos específicos que usted, como cliente, necesitará de un proveedor de servicios, o ayudando a priorizar los elementos del servicio en una matriz de puntuación.
Consulte a un proveedor sobre cualquier obstáculo que considere que pueda obstaculizar el éxito de la implantación de la telefonía de Teams. Más adelante en esta guía se describen ejemplos comunes de bloqueos percibidos. El proveedor debe ser capaz de indicarle la importancia de estos problemas, si son comunes o específicos para usted, y sugerirle posibles soluciones. Pueden aconsejarle sobre si la mejor manera de resolverlos es realizar una prueba piloto o si una demostración más exhaustiva y extensa puede ser suficiente para disipar sus dudas.
Puede ser aconsejable una prueba piloto inicial, potencialmente como parte de una implantación progresiva, para abordar cualquier problema restante antes de un despliegue completo. Por ejemplo, es posible que haya que tomar nuevas medidas para optimizar las redes internas, o que haya que perfeccionar la comunicación y la formación de los usuarios. El piloto también podría ser el momento de determinar los requisitos de los dispositivos, como por ejemplo si los terminales de los usuarios, como los auriculares y los teléfonos, requieren una actualización. Puede tener sentido realizar una prueba piloto en un lugar determinado o con un grupo de usuarios concreto que tenga requisitos complejos para asegurarse de que se pueden cumplir. Un proyecto piloto también puede servir para poner en marcha el compromiso interno con un grupo selecto que luego puede ser embajador o defensor del cambio.
Paso 1 Paso 2
Paso 3 Paso 4
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Razones comunes para hacer una prueba de concepto
Las razones para llevar a cabo una POC de telefonía de Teams suelen ser dos. La primera es comprobar que la telefonía de Teams ofrece las características y funcionalidades que necesita: que es versátil, completa en cuanto a sus capacidades y diseñada teniendo en cuenta las necesidades de las empresas y sus usuarios finales. La segunda es verificar que ofrece una calidad de llamada, con un audio claro e ininterrumpido que es consistente y fiable para todos los usuarios a nivel mundial.
1. Características y funcionalidad:
Integración con los procesos empresariales existentes
Las empresas que han utilizado un sistema telefónico tradicional de PBX (central telefónica privada) o que están en transición desde Skype Empresarial pueden querer confirmar que una función concreta que necesitan para un proceso empresarial existente también está disponible en Teams.
Por ejemplo, pueden querer desviar las llamadas del servicio de asistencia a los dispositivos móviles fuera de horario. Es posible que quieran conocer las opciones para gestionar las llamadas al número principal cuando hay más llamadas entrantes que personas para responderlas. Es posible que quieran experimentar cómo la aplicación móvil de Teams interactúa con Teams en el escritorio, porque las llamadas llegarán a dos lugares a la vez o puede que deseen saber cómo configurar grupos de "caza" en Teams, para que los usuarios puedan responder a las llamadas de sus compañeros si estos no están disponibles.
La prioridad aquí es validar que la telefonía de Teams cumple con los requisitos de la empresa, en lugar de replicar la funcionalidad exacta. Como Teams está basado en la nube, puede hacer cosas que las soluciones PBX locales no pueden hacer, como detectar a qué dispositivos tiene acceso un usuario o comprobar su calendario para ver si está disponible. Por este motivo, la adopción de la telefonía de Teams puede suponer que las organizaciones opten por rediseñar los procesos empresariales, en lugar de limitarse a replicar los mismos procesos con la nueva solución de telefonía. La POC es una oportunidad para que las organizaciones lo prueben.
Integración con las soluciones y sistemas existentes
Por lo general, una POC no requiere que se realicen cambios en el entorno del cliente, pero las empresas pueden querer saber que Teams puede integrarse sin problemas con otras soluciones y sistemas que estén utilizando. Esto puede incluir software de registro de llamadas o hardware como teléfonos de escritorio o dispositivos para salas de reuniones.
Como Teams está basado en la nube, puede hacer cosas que las soluciones PBX locales no pueden hacer, como detectar a qué dispositivos tiene acceso un usuario
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6.
Sistema telefónico de Microsoft
La telefonía de Teams utiliza el Sistema telefónico, que es la centralita basada en la nube de Microsoft, en lugar de la tradicional infraestructura local. Las organizaciones pueden querer probar la calidad de la telefonía basada en la nube antes de comprometerse a desplegarla. Una POC proporciona una experiencia más envolvente que una demostración, permitiendo a los usuarios que puedan comprobar el rendimiento de las llamadas de Teams en situaciones de la vida real.
Red corporativa interna
Con la telefonía de Teams, la primera parte del enrutamiento de la llamada tiene lugar a través de la propia red de datos de la empresa, que envía la llamada a la infraestructura de Microsoft. Por lo tanto, esa red interna debe tener la velocidad y la capacidad necesarias para soportar llamadas telefónicas de audio de alta calidad. Cuando una llamada de voz se canaliza a través de una red de datos, el sonido se convierte en "paquetes" de datos que deben entregarse con rapidez y coherencia para que cada persona pueda oír a la otra con claridad. Una POC puede identificar cualquier problema de rendimiento de la red corporativa que deba abordarse antes de una implantación más completa.
Infraestructura del proveedor de servicios gestionados
Muchas empresas recurren a un proveedor de servicios gestionados para ofrecer soluciones de telefonía de Teams. El proveedor de servicios gestiona la parte final del viaje de los datos desde la infraestructura
de Microsoft hasta el receptor de la llamada. Las organizaciones pueden querer utilizar una POC para probar la calidad de la infraestructura del proveedor, incluidos los operadores que utilizan para enrutar las llamadas a través de la red telefónica pública conmutada (RTC). En particular, las organizaciones pueden querer probar la calidad del servicio prestado en lugares donde los usuarios han tenido problemas con la telefonía en el pasado.
Señalización del camino hacia el éxito
Es importante tener en cuenta que la calidad de audio y la fiabilidad de las llamadas de Teams dependen de estos tres elementos: la centralita telefónica de Microsoft, la propia red corporativa de la organización y la infraestructura del proveedor de servicios. Si hay problemas durante una POC, esto no demuestra necesariamente que la telefonía de Teams sea inadecuada para una organización: por el contrario, una POC puede indicar dónde pueden estar los problemas, de modo que puedan abordarse antes de la implantación. El proveedor de servicios gestionados que ejecuta la POC puede ayudarle a entender los problemas y encontrar formas de mitigarlos.
Una POC puede identificar cualquier problema de rendimiento de la red corporativa que deba abordarse antes de una implantación más completa
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El papel de un proveedor de servicios gestionados
El proveedor de servicios gestionados será fundamental para establecer y supervisar la POC. En LoopUp, ayudamos a las empresas a identificar las áreas de validación, asesoramos sobre si una POC es adecuado y configuramos el entorno de prueba adecuado, incorporando diferentes escenarios de prueba si es necesario.
Trabajamos con las organizaciones para definir los criterios de éxito desde el principio, con el fin de garantizar que la POC cumpla lo que tiene que conseguir, es decir, demostrar que la telefonía de Teams cumple los requisitos de la empresa. Durante el proceso, supervisamos el progreso, recopilando datos para analizar el rendimiento y poner de relieve cualquier problema que haya que solucionar por el camino.
Y al final del periodo POC, proporcionamos más estadísticas y métricas para revisar el proceso y medir el éxito. Y lo que es más importante, nos comprometemos con el equipo informático y los grupos de usuarios para conocer su experiencia. A continuación, podemos debatir los siguientes pasos para avanzar según convenga. Cómo funciona normalmente una prueba de concepto
Si una organización utiliza su propia tenencia de Teams para la prueba de concepto de telefonía, entonces un grupo de usuarios predeterminado recibe nuevos
números de teléfono para que pueda empezar a hacer y recibir llamadas utilizando Teams. Pueden utilizar la aplicación Teams en su PC y en su dispositivo móvil.
También se les puede proporcionar un teléfono de sobremesa con Teams, si forma parte de la POC. Si la POC se ejecuta en un nuevo tenant de Teams (porque la organización no utiliza Teams, o porque no quiere ejecutar la POC en su tenencia de Teams existente), el grupo de usuarios recibirá nuevos perfiles de usuario de Teams y detalles de inicio de sesión, así como números de teléfono. Por lo general, no trasladamos los números DDI existentes a los equipos en una POC, estos seguirían activos con el proveedor existente, aunque esto puede hacerse si es necesario.
Las empresas necesitarán un número adecuado de usuarios para probar la POC y se les debe animar a participar activamente. El número de usuarios depende de lo que se desee validar. En el caso de los problemas de calidad en particular, cuantas más llamadas se realicen, más clara será la imagen que se pueda construir. Sugerimos un mínimo de 5 y un máximo de 20 usuarios con diferentes perfiles de usuario y en diferentes ubicaciones geográficas. Sin un uso suficiente, la POC será menos eficaz.
Una vez finalizado la POC, se eliminará el entorno de prueba y cualquier configuración realizada en la propia tenencia de la organización volverá a ser la misma que antes de la POC.
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Resumen
Las organizaciones que se plantean pasar a la telefonía de Teams deberían considerar la realización de una prueba de concepto como parte del proceso de toma de decisiones. Una POC debe determinar si la telefonía de Teams puede cumplir los requisitos de la empresa, en cuanto a características y funcionalidad, y también en cuanto a calidad de audio y fiabilidad.
Para garantizar el éxito de una POC, una organización debe considerar cuáles son los posibles obstáculos para un despliegue eficaz: por ejemplo, ¿puede la telefonía de Teams integrarse con procesos empresariales importantes, o funcionará en lugares donde la fiabilidad del servicio ha sido un problema en el pasado? La POC puede entonces diseñarse para responder a esas preguntas específicas.
Además de ayudar a una organización a determinar si la telefonía de Teams es adecuada para ella, una POC también puede utilizarse para preparar una implantación satisfactoria. Una solución de telefonía fiable es una herramienta crítica para la empresa, por lo que debe funcionar perfectamente para todos los usuarios desde el primer día. Al ejecutar una POC con un pequeño grupo de usuarios que todavía tienen acceso a su solución de telefonía existente, se puede identificar y abordar cualquier problema potencial de despliegue (por ejemplo, el rendimiento de la red corporativa) antes de que la herramienta se despliegue más ampliamente.
LoopUp ha llevado a cabo POC de telefonía de Teams para una amplia gama de organizaciones de todo el mundo. Nuestros especialistas pueden responder a cualquier pregunta que pueda tener, organizar una demostración para presentarle el producto y analizar cómo un POC puede ayudarle a determinar si la telefonía de Teams es adecuada para su negocio.
Los mejores consejos
Identifique las cuestiones específicas que desea validar y decida si una POC, una demostración o un piloto es la mejor manera de probarlos
Acuerde los criterios de éxito y las métricas antes de empezar
Asegúrese de que la POC recibirá suficiente uso: ¡hay que ponerla a prueba!
Tenga en cuenta que la calidad puede ser más difícil de probar que las características y la funcionalidad porque la calidad es más subjetiva de evaluar, y hay varios factores diferentes que pueden influir en ella
Considere la posibilidad de invertir en puntos finales de usuario de alta calidad, como auriculares certificados por Microsoft para la POC, si desea una medida realista de la experiencia del usuario
Deje pasar unas 6 semanas para el proceso de la POC, incluyendo la preparación, un mes de pruebas con los usuarios, una revisión exhaustiva del rendimiento y una planificación del despliegue completo.
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