Upaya Minimalisasi Kekurangan Material Melalui Implementasi Quality Control Circle

Debora A. Y, Togar W S Panjaitan, Marissa YessichaFakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Industri, Universitas Kristen Petra

Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya 60236Email: debora@petra.ac.id, togar@petra.ac.id, mystep_3112@yahoo.com

ABSTRACT

The revolution of traditional quality management concept into total quality management (TQM) inspired industry for establishing and implementing quality control circle (QCC). Before starting a project as the implementation of the QCC, the training was held for supporting the knowledge of the QCC team. As the pilot project of the QCC, this research will try to minimize the percentage of the lack material in the production process of 8340 type by working together with the QCC team. The result of QCC implementation could reach the target set by the team, the percentage of the lack material reached less than 3%. The percentage of the lack material kontaktarm reduced from 3,09% to 0,00%, flachdrahtspule reduced from 9,20% to 0,40%, and niet reduced from 7,71% to 2,73%. Besides, the implementation of QCC also resulted in positive impact for all the members of the team about the benefits and experiences gained.

Keywords: Total Quality Management, Quality Control Circle, P-D-C-A Method, Quality Control Story Method, Seven Tools for Quality Control, and Seven Management Tools for Quality Control

Pendahuluan

Manajemen kualitas yang secara tradisional lebih dikenal dengan proses inspeksi saja, kini telah berubah menjadi Total Quality Management (TQM). Penerapan TQM dalam sebuah perusahaan melibatkan semua personel dari semua departemen dan level dari perusahaan. Perubahan tersebut mendorong industry untuk mengimplementasikan TQM. Salah satu upaya yang dilakukan adalah melalui pembentukan Quality Control Circle (QCC). QCC akan dirancang sebagai pelopor dalam meningkatkan partisipasi seluruh personel untuk mengembangkan kualitas kerja, produk, maupun jasa yang dihasilkan.

Salah satu permasalahan yang dihadapi oleh Departemen Fabrikasi adalah mengenai kekurangan jumlah material selama proses produksi yang menyebabkan terjadinya permintaan tambahan. Oleh karena itu, akan dilakukan implementasi QCC untuk mengetahui bagaimana upaya yang dilakukan sehingga persentase kekurangan material selama proses produksi dapat diminimalkan melalui implementasi QCC. Penelitian ini dilakukan pada material, proses produksi, peralatan, dan sistem kerja.

Metode Penelitian

Total Quality ManagementTotal Quality Management (TQM) merupakan suatu strategi untuk mengimplementasikan dan mengelola aktivitas perbaikan kualitas pada sebuah organisasi. TQM meliputi konsep dan ide yang luas,

melibatkan partisipasi dari seluruh anggota organisasi dan budaya kerja, fokus terhadap konsumen, perbaikan kualitas, integrasi sistem dengan tujuan yang ingin dicapai, dan aktivitas-aktivitas lain dalam suatu organisasi yang difokuskan pada tujuan perbaikan kualitas. Implementasi TQM dalam sebuah organisasi meliputi sebelas elemen yang merupakan kesatuan dan diimplementasikan untuk mencapai performa organisasi yang lebih baik (Zhang[7]). Model dari implementasi TQM yang meliputi sebelas elemen dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1 Model Implementasi TQM

Quality Control CirclePengertian Quality Control CircleQuality Control Circle (QCC) atau yang lebih dikenal dengan Gugus Kendali Mutu (GKM) merupakan suatu kelompok kecil yang terdiri dari beberapa orang yang bekerja secara bersama-sama sebagai pelopor dalam menjaga dan melakukan perbaikan secara terus-menerus terhadap kualitas produk, jasa, dan pekerjaannya (Nitta[5]). Menurut Robson [6], Gugus Kendali Mutu adalah sebuah kelompok yang terdiri dari empat sampai dengan sepuluh orang yang bergabung secara sukarela dan bekerja di bawah pengawasan seorang supervisor serta mengadakan pertemuan secara teratur untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan. Jadi, aktivitas dalam QCC merupakan bagian dari TQM yang bertujuan untuk mengembangkan kemampuan anggota dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik sehingga anggota dapat berpartisipasi dalam mencapai tujuan organisasi dan memberikan kepuasan kerja serta kepuasan bagi konsumen.

Dasar-Dasar Quality Control CircleSecara umum, menurut Robson [6] konsep dasar dari QCC meliputi prinsip suka rela untuk terlibat dalam QCC pada semua tingkat dalam organisasi, QCC mendorong anggota dalam tim untuk menyelesaikan sendiri masalah yang menyangkut pekerjaan masing-masing, dan pemecahan masalah dalam tim

Gambar 2 Tahapan dalam pengembangan danimplementasi QCC

dilakukan secara terorganisasi, setiap anggota mengikuti pelatihan sehingga memiliki keterampilan dalam menyelesaikan masalah secara sistematik.

Mekanisme Quality Control CircleRobson [6], menyatakan empat mekanisme dalam pelaksanaan QCC, yaitu meliputi: (1) QCC merupakan pendekatan kelompok kerja secara alamiah dan berbeda apabila dibandingkan dengan kelompok kerja proyek, (2) Tim QCC tidak harus terdiri dari orang-orang yang berasal dari bagian yang sama di dalam suatu perusahaan, (3) Tim QCC bertemu secara teratur sesuai dengan waktu yang disepakati oleh seluruh anggota. Pada umumnya pertemuan dilakukan dalam jam kerja, dan (4) Pertemuan tim QCC menentukan sendiri masalah yang akan menjadi topik pembahasan, bukan atas perintah manajemen tetapi dimugkinkan pada kondisi kondisi tertentu untuk mita saran ke manajemen.

Tujuan Quality Control CircleImplementasi QCC dalam suatu perusahaan dapat dimaksudkan untuk mencapai peran serta dan partisipasi seluruh staf atau karyawan, pengembangan sumber daya manusia melalui keterampilan baru dan kesempatan bekerja sama dalam menyelesaikan masalah, serta memberikan kontribusi keuntungan dan dampak yang positif bagi perusahaan karena masalah yang ada dapat diselesaikan.

Pembentukan Tim Quality Control CircleTahapan dalam pembentukan tim QCC hingga implementasinya dapat dilihat pada gambar 2.

Penggunaan Metode Quality Control Story dan Plan-Do-Check-ActProblem Solving Quality Control (QC) Story adalah metode yang digunakan untuk melakukan pemecahan masalah dalam tim QCC serta mengorganisir informasi yang akan disajikan dalam laporan tentang hasil yang didapat dari upaya perbaikan kualitas atau kinerja (Katakura&Toriumi[3]). Metode Plan-Do-Check-Act (P-D-C-A) merupakan sebuah model yang digunakan sebagai panduan untuk melakukan perbaikan. Berikut ini adalah penjelasan dari aktivitas yang dilakukan dalam setiap tahap metode ini. Plan: merencanakan perubahan dalam sebuah sistem yang bertujuan untuk mencapai perbaikan. Do: mengimplementasikan perubahan dalam skala kecil terlebih dahulu supaya hasil yang diperoleh

dapat dipelajari dengan lebih mudah. Check: menganalisis hasil dari perubahan yang telah dilakukan untuk menentukan hal apa saja yang

telah didapatkan dan dipelajari dari perubahan tersebut. Act: menerapkan perubahan dan melakukan penyesuaian apabila hasil yang diperoleh baik dan tidak

melaksanakannya jika hasilnya tidak baik.

Metode QC Story dapat dipadukan penggunaannya dengan metode P-D-C-A sebagai langkah-langkah dalam melakukan problem solving. Hubungan dari kedua metode tersebut dapat dilihat pada gambar 3.

Alat Bantu dan Teknik yang Digunakan dalam Quality Control CirclePenerapan QCC dalam sebuah perusahaan memerlukan alat bantu dan teknik dalam melakukan pemecahan masalah. Secara umum, alat bantu yang digunakan pada penelitian ini meliputi Seven Tools for Quality Control dan Seven Management Tools for Quality Control. Seven Tools for Quality Control dan Seven Management Tools for Quality Control dapat saling melengkapi dalam menyelesaikan berbagai masalah kualitas secara efektif (Nayatani,et al.[4]). Jenis Seven Tools for Quality Control dan Seven Management Tools for Quality Control yang dapat digunakan sebagai alat bantu dalam penyelesaian masalah bervariasi tergantung pada sumber referensi yang digunakan. Referensi yang digunakan dalam penelitian ini lebih dominan berasal dari Jepang.

Seven Tools for Quality Control terdiri dari check sheet, histogram, pareto diagram, fishbone diagram, stratification, scatter diagram, dan graph. Tools yang digunakan dalam penelitian ini adalah : Pareto Diagram

Pareto diagram adalah sebuah grafik yang menggambarkan peringkat klasifikasi data dari yang terbesar (kiri) hingga yang terkecil (kanan). Pada umumnya jenis klasifikasi data yang diperingkat adalah data kecacatan. Jenis data lain yang mungkin digunakan dalam pareto diagram adalah masalah, penyebab, jenis produk cacat, dan lain-lain. Tujuan pembuatan pareto diagram adalah untuk menentukan target perbaikan yang vital dari sedikit masalah terhadap banyak jenis kecacatan atau masalah yang lain. Prinsip yang digunakan dalam pareto diagram adalah prinsip 80:20. Hal tersebut berarti, hal vital yang termasuk pada 20% target perbaikan akan memberikan dampak perbaikan sebesar 80% terhadap banyak masalah lainnya.

Fishbone DiagramFishbone diagram merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara akibat dan penyebabnya. Setiap akibat dapat terjadi karena bermacam-macam penyebab. Penyebabnya digolongkan secara umum menjadi: metode kerja (work method), materials, measurement, people, dan environment. Ada pula sumber lain yang menggunakan jenis penggolangan penyebab ke dalam 5M + 1E (man, method, measurement, machine, materials, dan environment). Selain itu, terdapat pula golongan penyebab lainnya seperti management dan maintenance.

Gambar 3 Hubungan Metode Quality Control Story dan Plan-Do-Check-Act

Gambar 4 Contoh fishbone diagram Gambar 5 Contoh pareto diagram

Seven Management Tools for Quality Control terdiri dari affinity diagram, interrelationship diagram, tree diagram, prioritization matrices, matrix diagram, process decision program chart, dan arrow diagram. Tools yang digunakan dalam penelitian ini adalah: Prioritization Matrices

Prioritization matrices merupakan alat bantu yang digunakan untuk pengambilan keputusan berdasarkan tingkat kepentingan terhadap berbagai pilihan yang ada. Penggunaan prioritization matrices didukung dengan Nominal Group Technique (NGT). NGT dilakukan untuk mengumpulkan pendapat seluruh anggota tim terhadap bobot dari masing-masing kriteria yang telah ditentukan dan memberikan peringkat untuk masing-masing permasalahan yang akan dibahas terhadap setiap kriteria. Nilai atau bobot paling kecil diberikan pada faktor yang kurang penting dan nilai atau bobot paling besar diberikan pada faktor yang paling penting. Permasalahan yang memiliki nilai tertinggi akan menjadi proyek yang dipilih (Besterfield[1]).

Affinity DiagramAffinity diagram merupakan alat bantu yang digunakan untuk memahami permasalahan yang terjadi dengan mengelompokkan ide-ide dari seluruh anggota tim. Manfaat penggunaan affinity diagram antara lain adalah mempermudah pemahaman ide dalam bentuk data verbal dengan menggolongkannya ke dalam kelompok-kelompok.

Gambar 6. Contoh Hasil Prioritization Matrices

Gambar 7. Contoh Affinity Diagram

Hasil dan Pembahasan

Pembentukan QCC Pembentukan tim QCC merupakan salah satu perwujudan program kerja dari Departemen Quality Control (QC) dan Change Management (CM). Peran serta tim QCC direalisasikan dalam berbagai aktivitas yang menunjang sistem manajemen kualitas, melakukan penyelesaian masalah di tempat kerja, dan memperbaiki kondisi lingkungan kerja. Peran tersebut dilakukan secara luas meliputi sistem, permasalahan, dan kondisi dari semua departemen yang berpotensi untuk diperbaiki.

Tim QCC yang dibentuk pada penelitian ini diharapkan akan dapat mendorong terbentuknya tim-tim QCC baru. Perkembangan tim QCC selanjutnya memungkinkan dilakukan kompetisi untuk memilih tim yang terbaik untuk menerima reward. Untuk mencapai tujuan yang diharapkan, maka diperlukan berbagai persiapan untuk mendukung kelancaran implementasi QCC. Proses persiapan untuk aktivitas tim QCC ini dibuat dengan mengacu pada berbagai referensi dan pemikiran bersama, disesuaikan dengan kebutuhan di lapangan, dan ditetapkan melalui diskusi dan persetujuan Manajer Departemen QC dan CM sebagai penanggung jawab program QCC ini. Pada tahap awal pembentukan QCC hal-hal yang perlu dipersiapkan antara lain meliputi penentuan struktur organisasi, penentuan peran dan tanggung jawab jabatan dalam tim QCC, penentuan waktu pertemuan tim QCC, penentuan peraturan pertemuan tim QCC, pembuatan formulir dokumentasi aktivitas tim QCC, dan pembuatan formulir evaluasi performa tim QCC.

Pengembangan Aktivitas QCC Pengembangan aktivitas QCC diawali dengan registrasi anggota yang akan bergabung dalam tim QCC untuk mengikuti training. Keikutsertaan dalam tim QCC ini bersifat sukarela, namun sebagai tim yang berperan sebagai perintis berkembangnya QCC di perusahaan, maka keanggotaan pada tahap awal ini diperuntukkan bagi golongan Middle Management. Manajer dari Departemen Quality Control dan Change Management berkedudukan sebagai Steering Committee sekaligus Facilitator dalam QCC.

Sebelum tim QCC memulai proyek, terlebih dahulu dilakukan pemberian materi atau training terhadap seluruh anggota tim. Materi training yang akan diberikan kepada tim QCC meliputi Seven Tools for Quality Control dan Seven Management Tools for Quality Control. Keberhasilan penyelenggaraan training dapat dievaluasi dengan memberikan kesempatan kepada anggota tim untuk terlibat langsung dalam proyek QCC. Setiap anggota dapat mengukur keberhasilan diri masing-masing dengan menerapkan materi training dalam proyek QCC. Pengalaman dan manfaat yang diperoleh dari mengikuti training dan implementasinya ke dalam proyek QCC akan dievaluasi pada akhir pilot project.

Setelah mengikuti training, maka tim QCC memulai proyek. Atas pertimbangan bersama dan persetujan dari Steering Committee dan Facilitator, maka tim ini dibagi ke dalam dua kelompok. Pertimbangan yang mendorong pembagian tim adalah sebagai berikut ini. Jumlah anggota dalam tim QCC terlalu banyak, yaitu empat belas orang. Jumlah anggota yang terlalu

banyak menyebabkan beberapa anggota justru tidak fokus terhadap topik pembahasan dan membicarakan topik lain selama pertemuan.

Individu dalam sebuah tim akan lebih terpacu untuk menunjukkan performa terbaiknya apabila merasa memiliki tanggung jawab akan keberhasilan tim tersebut. Pembagian tim menjadi dua kelompok memungkinkan setiap individu memiliki peran dan tanggung jawab yang lebih besar.

Pembahasan dan pertemuan tim QCC yang mulai mengarah pada proyek memerlukan alokasi waktu yang lebih lama untuk setiap kali pertemuan. Akan tetapi, adanya pekerjaan dan kesibukan dari masing-masing anggota tidak memungkinkan pertemuan QCC dilakukan setiap hari. Pembagian menjadi dua tim diharapkan akan memudahkan anggota untuk mengatur jadwal pertemuan.

Pembagian tim QCC ke dalam dua kelompok dilakukan dengan menentukan undi, sehingga dapat menghindari pembagian yang cenderung bersifat subjektif. Hasil pembagian tim ke dalam dua kelompok dapat dilihat pada gambar 9.

Pada tim yang baru ini pemilihan Leader dan Leader Assistant kembali dilakukan untuk masing-masing kelompok. Pemilihan dilakukan berdasarkan suara terbanyak dari seluruh anggota tim. Pemberi materi terlibat secara langsung dalam tim ini sebagai anggota dari tim dan ikut serta dalam proyek yang akan dilakukan oleh tim. Masing-masing tim QCC menentukan jadwal pertemuannya, yaitu sebanyak dua kali dalam satu minggu dan masing-masing pertemuan dilaksanakan selama tiga puluh menit. Pemilihan hari pertemuan didasarkan pada kesepakatan anggota dalam tim sehingga seluruh anggota dapat menghadiri pertemuan. Selanjutnya tim QCC yang akan menjadi fokus dalam penelitian ini adalah Tim Barakuda 1 yang akan berfokus pada perbaikan di Departemen Fabrikasi. Oleh karena itu, struktur organisasi Tim Barakuda 1 ini ditentukan kembali karena telah terjadi pembagian tim.

Pada sebuah organisasi, pembagian tugas atau pekerjaan dapat dilakukan berdasarkan spesialisasi potensi yang dimiliki oleh masing-masing individu (Gibson,Ivancevich,Donnelly,[2]). Hal ini juga dilakukan dalam Tim Barakuda 1. Leader menentukan penempatan masing-masing anggota pada setiap jabatan sesuai dengan potensi yang dimiliki anggota, keterkaitan peran jabatan dalam tim QCC dengan jabatan

Gambar 9 Registrasi tim QCC ke dalamdua kelompok

Gambar 10 Struktur organisasi tim QCC Barakuda 1

Gambar 8 Registrasi awal tim QCC

dalam perusahaan, dan kesediaan anggota untuk menempati jabatan tersebut. Jadi, struktur organisasi dalam tim bersifat fleksibel, struktur dapat berubah dengan menyesuaikan pada topik yang akan dibahas dalam suatu proyek. Struktur organisasi Tim Barakuda 1 dan penentuan jabatan untuk proyek dalam penelitian ini dapat dlihat pada gambar 10.

Implementasi QCC Implementasi QCC direalisasikan dengan melakukan proyek perbaikan. Proyek dilaksanakan berdasarkan pada tahapan P-D-C-A dan QC Story. Berikut ini adalah penjelasan mengenai proyek yang dilakukan oleh Tim Barakuda 1.

Plan Pemilihan Topik dan Alasannya

Tahap pertama yang dilakukan untuk implementasi proyek adalah memilih topik permasalahan yang akan diperbaiki oleh tim. Penentuan topik masalah ditetapkan melalui diskusi. Diskusi Tim Barakuda 1 menghasilkan tiga alternatif permasalahan yang akan dibahas. Ketiga permasalahan tersebut perlu didiskusikan lebih lanjut untuk menentukan permasalahan yang akan dibahas terlebih dahulu sebagai pilot project. Proses pemilihan topik permasalahan dilakukan dengan prioritization matrices dan Nominal Group Technique (NGT). Penggunaan prioritization matrices memungkinkan pengguna untuk melakukan pemilihan topik dengan cara memprioritaskan permasalahan mana yang akan diselesaikan terlebih dahulu dengan mempertimbangkan berbagai kriteria. Selain itu, penggunaan prioritization matrices cocok diimplementasikan untuk pengambilan keputusan yang bersifat verbal dan tidak didukung dengan tersedianya data yang bersifat numerik. Hasil prioritization matrices dan NGT dapat dilihat pada gambar 11.

Persiapan Rencana yang Akan DilakukanSetelah memilih topik, tim QCC merencanakan kegiatan yang akan dilakukan dan alokasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Perencanaan dilakukan dengan bantuan formulir rencana implementasi kegiatan tim QCC. Tujuan dari pembuatan rencana kegiatan supaya tim dapat melakukan kegiatan problem solving secara sistematis dengan mengikuti tahapan metode P-D-C-A dan QC Story pada jangka waktu yang diestimasikan. Hasil perencanaan dapat dilihat pada gambar 12.

Pemahaman Mengenai Kondisi Saat IniPemahaman mengenai kondisi saat ini dilakukan melalui pengumpulan data. Pengumpulan data dilakukan dengan merekap data dari dokumen perusahaan. Dokumen tersebut memberikan informasi mengenai jenis dan jumlah material yang mengalami kekurangan selama proses produksi. Data yang akan direkap dimulai dari bulan September sampai dengan Desember 2010 pada setiap nomor pemesanan (nomor interen). Rekap data dari material yang mengalami kekurangan selama proses produksi dapat dilihat pada tabel 1.

Hasil persentase material yang mengalami kekurangan sebesar 3,91% untuk setiap kejadian. Nilai toleransi keakuratan hasil penimbangan yang ditetapkan berdasarkan kesepakatan pihak gudang dengan supplier adalah sebesar 3%. Jjumlah kekurangan material yang tercatat selama ini juga dapat dipengaruhi oleh faktor nilai toleransi timbangan.

Tim Barakuda 1 mengambil keputusan untuk memfokuskan pilot project ini pada beberapa jenis material tertentu saja yang menyebabkan dampak kerugian yang paling besar bagi perusahaan. Jenis material yang menyebabkan dampak kerugian yang paling besar bagi perusahaan ditentukan dengan mempertimbangkan dua hal sebagai berikut, yaitu: (1) Jumlah material yang mengalami kekurangan dan biaya per satuan material. Data tersebut digunakan untuk menentukan jumlah biaya kerugian

akibat penggantian material yang mengalami kekurangan dan (2) Waktu yang hilang akibat adanya proses pengisian formulir permintaan material tambahan. Waktu tersebut dianggap sebagai waste yang menyebabkan kerugian pada biaya tenaga kerja.

Prosedur dan waktu proses yang diperlukan untuk melakukan permintaan material tambahan akan menentukan biaya kerugian akibat wasting time yang diperoleh dengan mengkonversikan biaya tenaga kerja. Apabila terjadi kekurangan jumlah material di suatu proses, maka operator pada bagian tersebut langsung melakukan permohonan pengadaan barang dengan mengisi formulir permintaan yang telah disediakan. Formulir tersebut kemudian diisi berdasarkan jenis dan jumlah kebutuhan material tambahan yang diminta. Selanjutnya formulir tersebut diserahkan ke bagian pengadaan barang untuk dilakukan pengadaan kembali material tersebut dari gudang. Setiap kali terjadi kekurangan jumlah material selama proses produksi, maka terjadi penghentian proses produksi saat operator mengisi formulir permintaan material tambahan. Waktu mengisi material tambahan ini dianggap sebagai waste, yang seharusnya dapat diminimalkan apabila tidak terjadi kekurangan material. Berdasarkan pengambilan data, waktu rata-rata yang terbuang untuk penulisan formulir permintaan material tambahan adalah selama 3,74 menit.

Data yang telah dikumpulkan kemudian diolah untuk mengetahui jumlah kerugian yang ditimbulkan. Kerugian yang ditimbulkan akan menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan mengenai jenis material yang menimbulkan kerugian yang paling besar sehingga perlu menjadi fokus dari proyek ini. Total biaya kerugian diperoleh dengan menjumlahkan biaya kerugian akibat penggantian material yang hilang dan biaya kerugian akibat adanya waktu yang hilang untuk melakukan permintaan material tambahan. Total biaya tenaga kerja (TK) yang diperlukan untuk melakukan permintaan material tambahan diperoleh dengan mengalikan frekuensi terjadinya permintaan tambahan dengan estimasi biaya tenaga kerja setiap melakukan permintaan material tambahan.

Gambar 11 Hasil prioritization matrices

BulanMinggu 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4

Rencana KegiatanMemilih topik dan alasannya ●

Mempersiapkan rencana yang akan dilakukan ●Memahami kondisi saat ini ● ●Menentukan target/tujuan ●Mencari tahu penyebab permasalahan ●Merancang dan menerapkan solusi perbaikan ● ●Menganalisis perubahan/dampak yang terjadi sebelum dan sesudah perbaikan

● ● ● ●

Menjaga hasil perbaikan dengan melakukan standarisasi

● ●

Meninjau ulang dan menentukan topik yang akan datang

●

Topik yang dipilih: material dari produk tipe 8340 sering mengalami kekurangan jumlah selama proses produksi

Form Rencana Implementasi Kegiatan QCC Perincian Waktu

April MeiMaret

Gambar 12 Hasil perencanaan kegiatan dan alokasi waktu proyek QCC

Tabel 1 Data Persentase Kekurangan Material

Penentuan Target dan TujuanSeperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa jenis material yang akan menjadi fokus dari proyek ini adalah jenis material yang kekurangannya selama proses produksi menimbulkan dampak kerugian yang paling besar. Jenis material yang menimbulkan dampak kerugian yang paling besar ditentukan berdasarkan prinsip pareto 80:20. Pareto diagram dari biaya kerugian yang ditimbulkan untuk masing-masing jenis material dapat dilihat pada gambar 13. Hasil pareto diagram digunakan untuk menentukan jenis material apa saja yang akan menjadi target perbaikan dalam pilot project ini. Tim Barakuda 1 memutuskan untuk menetapkan target penelitian pada material yang menduduki lima

peringkat teratas yang termasuk dalam 80%, yaitu kontakarm, flachdrahtspule, bew.spule, verzogerungseinheit, dan niet.

Peninjauan ulang terhadap persentase kekurangan jumlah material perlu dilakukan lagi terhadap kelima material yang telah ditetapkan sebagai penyebab kerugian yang terbesar berdasarkan pareto diagram. Hal tersebut dikarenakan adanya nilai toleransi timbangan sebesar 3% dan tidak semuanya melebihi batas toleransi timbangan sebesar 3%. Material yang mengalami persentase kekurangan lebih dari 3%, yaitu kontaktarm, flachdrahtspule, dan niet. Tujuan yang ingin dicapai dari proyek ini adalah meminimalkan persentase kekurangan dari tiga material yang telah ditetapkan sebagai target perbaikan..

Do Pencarian Penyebab Permasalahan

Tahap selanjutnya yang dilakukan oleh tim adalah mencari penyebab terjadinya kekurangan material selama proses produksi. Sebelum melakukan analisis untuk menemukan akar penyebab kekurangan

Coun

t

Perce

nt

Nama Material

Count 57595564874714942244104730Percent 23 22 14 11

6424667 5 4 3 2 2 2 2 4

Cum %

622058

23 45 60 71 78 83 86 89 91 93

398532

95 96 100

31420620100412737410300670180

30000002500000200000015000001000000500000

0

100

80

60

40

20

0

Pareto Chart of Total Biaya Kerugian

Gambar 13 Pareto diagram dari biaya kerugian akibat kekurangan material

Gambar 14 Affinity diagram

material selama proses produksi, tim terlebih dahulu melakukan pengumpulan ide dengan bantuan affinity diagram pada gambar 14. Tim Barakuda 1 kemudian melakukan diskusi untuk menemukan akar masalah yang menyebabkan hilangnya material selama proses produksi dan kesalahan penimbangan. Fishbone diagram untuk mencari akar masalah karena kesalahan penimbangan dapat dilihat pada gambar 15 Sedangkan fishbone diagram hasil diskusi untuk mencari akar permasalahan dari material yang hilang selama proses produksi dapat dilihat pada gambar 16.

Perancangan dan Penerapan Solusi PerbaikanTahap ini dilakukan dengan menentukan solusi untuk memperbaiki akar masalah yang telah diidentifikasi pada fishbone diagram. Tim Barakuda 1 menentukan solusi potensial yang dapat dilakukan untuk memperbaiki setiap akar masalah. Perancangan solusi perbaikan yang akan dilakukan dapat dilihat pada tabel 2. Tim memutuskan untuk melaksanakan seluruh solusi yang tersedia dan akan dilaksanakan secara bersamaan apabila memungkinkan dan tidak terdapat kendala tertentu untuk mengimplementasikan solusi-solusi tersebut. Penerapan perbaikan dilakukan dengan mengimplementasikan solusi-solusi yang telah disepakati bersama oleh tim.

Check Analisis Perubahan yang Terjadi Sebelum dan Sesudah Perbaikan

Setelah berbagai solusi diimplementasikan untuk meminimalkan jumlah kekurangan material selama proses produksi, maka tim mulai melakukan pemeriksaan terhadap hasil yang diperoleh dari pilot project ini. Persentase material yang mengalami kekurangan selama proses produksi setelah perbaikan mengalami penurunan apabila dibandingkan dengan kondisi awal sebelum perbaikan. Perbandingan hasil rekap jumlah material yang mengalami kekurangan dan persentase total material yang mengalami permintaan tambahan karena kekurangan material terhadap total picking list sebelum dan sesudah implementasi solusi perbaikan dapat dilihat pada tabel 3 dan gambar 17.

Gambar 15 Fishbone diagram dari kesalahan penimbangan

Target dan tujuan yang telah ditetapkan oleh tim QCC dapat tercapai. Pada tahap awal proyek, tim menetapkan persentase yang ingin dicapai adalah sebesar 3% sesuai dengan toleransi timbangan. Sedangkan hasil persentase setelah perbaikan yang dicapai untuk ketiga material target kurang dari 3%. Hal tersebut mengindikasikan keberhasilan dari proyek yang dilakukan oleh tim QCC.

Tabel 2 Perancangan dan Penerapan Solusi Perbaikan

Gambar 16 Fishbone diagram dari material hilang

Sebelum Perbaikan Sesudah PerbaikanKontaktarm 3,09% 0,00%Flachdrahtspule 9,20% 0,40%Niet 7,71% 2,73%

Persentase Kekurangan Material Nama Material

Tabel 3 Perbandingan Persentase Kekurangan Material Sebelum dan Sesudah Perbaikan

No Permasalahan Akar Permasalahan Solusi Perbaikan Keterangan

Timbangan belum dikalibrasi sehingga tidak akurat Melakukan kalibrasi timbangan

Tidak dapat dilakukan selama periode proyek, karena kalibrasi timbangan melibatkan pihak luar

dan sesuai dengan jadwal kalibrasi yang telah ditetapkan oleh Departemen QC. Pelaksanaanya

telah dilakukan secara teratur sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.

Nilai toleransi hasil penimbangan belum tentu sesuai dengan ketetapan sebesar 3%

Melakukan pengujian keakuratan hasil penimbangan dengan sampel perhitungan

manualDapat dilakukan selama periode proyek

Material jatuh saat proses produksi dan tidak diambil oleh operator

Material jatuh saat dikeluarkan dari plastik kemasan

Material yang reject langsung dibuang dan dianggap sebagai kesalahan pihak gudang karena material yang disediakan kurang

Penegasan untuk melakukan identifikasi terhadap material reject dengan benar sesuai dengan prosedur kerja yang ada

Dapat dilakukan selama periode proyek

Tidak tersedia kotak untuk meletakkan material selama proses produksi

Tidak ada identitas pada kotak materialMaterial tertinggal/terselip di mesin/meja kerja, kemudian dilakukan pembersihan

dengan semprotan angin sehingga material (terutama yang berukuran kecil) kemudian

jatuh dan hilang

Menghimbau operator untuk melakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum

melakukan pembersihan dengan semprotan angin

Dapat dilakukan selama periode proyek

Material berukuran sangat kecil -Tidak ada solusi yang dapat dilakukan, karena

untuk proses produksi ini memang banya material yang berukuran kecil

1 Kesalahan penimbangan

Melakukan sosialisasi agar operator lebih berhati-hati dan teliti dalam bekerja

Dapat dilakukan selama periode proyek. Sebelum melakukan sosialisasi terlebih dahulu dilakukan

sidak awal untuk mengetahui perilaku kerja operator yang perlu diperbaiki sebagai materi

sosialisasi

Penyediaan kotak untuk material selama proses produksi dan pemberian identitas pada kotak sesuai dengan jenis material

yang diletakkan dalam kotak

Dapat dilakukan selama periode proyekMaterial hilang selama proses produksi2

ActSolusi perbaikan yang telah diimplementasikan perlu distandarkan agar kondisi perbaikan yang telah dicapai dapat terus dipertahankan. Hal-hal yang perlu dilakukan untuk menjaga hasil perbaikan yang telah dicapai yaitu meliputi: (1) Penambahan Prosedur Kerja, yang terdiri dari penambahan prosedur pemberian identitas pada kotak sesuai dengan material yang diletakkan pada kotak tersebut dan prosedur pembersihan lokasi kerja dan mesin serta (2) Mengadakan Sidak secara Berkala ke Lantai Produksi Tipe 8340.

Penambahan prosedur tersebut diusulkan untuk ditambahkan pada dokumen prosedur kerja pada proses produksi tipe 8340. Penambahan prosedur kerja bertujuan agar operator memiliki panduan yang jelas dalam memberikan identitas pada kotak material dan dapat melakukan pembersihan terhadap lokasi kerja dan mesin dengan lebih teliti sehingga meminimalkan kehilangan material selama proses produksi. Sedangkan waktu pelaksanaan sidak secara berkala dapat dilakukan dengan mengikuti bilangan random yang ditetapkan berdasarkan kesepakatan anggota tim QCC.

Evaluasi Keberhasilan Implementasi QCC Keberhasilan pilot project QCC dari Tim Barakuda 1 ini dapat dievaluasi dari penurunan jumlah material yang mengalami kekurangan di proses produksi tipe 8340 dan pencapaian target serta tujuan yang telah ditetapkan. Pada pilot project ini, evaluasi terhadap performa kerja tim secara kolektif dan anggota tim secara individu belum dapat dilaksanakan sebagai suatu bentuk kompetisi QCC di perusahaan. Sesuai dengan kesepakatan dengan Steering Committee dan Facilitator, tujuan utama yang ingin dicapai dalam pilot project ini bukanlah untuk menentukan penilaian terhadap tim maupun anggota yang terbaik, tetapi lebih difokuskan pada segi manfaat dan pengalaman yang diperoleh seluruh anggota tim QCC dengan adanya pembentukan QCC. Hasil rekap evaluasi manfaat dan pengalaman dari seluruh anggota Tim Barakuda 1 dapat dilihat pada tabel 4.

Sebagai perusahaan penanaman modal asing di Indonesia, manajemen perusahaan perlu melakukan penyesuaian sistem kerja terhadap budaya kerja di Indonesia supaya tujuan dan target yang ingin dicapai oleh perusahaan dapat tercapai. Budaya kerja di Indonesia harus dipahami dengan baik oleh manajemen sehingga perusahaan dapat menentukan kebijakan dalam membentuk motivasi pekerja. Salah satu hal yang dapat dipertimbangkan adalah mengenai sistem pemberian reward untuk pekerja. Misalnya memberikan reward bagi tim QCC yang terbaik dalam kompetisi yang diadakan di perusahaan. Oleh karena itu, perlu dilakukan penelitian lebih lanjut untuk menemukan budaya kerja secara spesifik dari pekerja sehingga manajemen dapat menentukan cara yang tepat untuk meningkatkan keterlibatan dan partisipasi anggota tim QCC maupun seluruh personel di perusahaan..

Tabel 4 Hasil rekap evaluasi manfaat dan pengalaman anggota Tim Barakuda 1 setelah mengikuti QCC

Gambar 17 Perbandingan persentase kekurangan material

sebelum dan sesudah perbaikan

No. Pengalaman/Manfaat yang Diperoleh Turus Jumlah Persentase

1Mengetahui bagaimana cara yang sistematis untuk mengatasi

masalah dalam pekerjaan berdasarkan data IIII 5 38,46%

2 Hasil proyek dapat diimplementasikan pada pekerjaan (kondisi kerja lebih baik, lokasi kerja operator menjadi lebih rapi) IIII 4 30,77%

3 Belajar untuk bekerja sama dalam tim II 2 15,38%

4Mendapatkan pengetahuan/ilmu baru (mengenai QCC, sistem

kerja departemen lain, dll) II 2 15,38%

13 100,00%Total

Kesimpulan

Proyek QCC yang diimplementasikan oleh Tim Barakuda 1 berhasil meminimalkan persentase kekurangan material yang terjadi selama proses produksi circuit protection and control tipe 8340. Keberhasilan tersebut dapat dilihat dari penurunan persentase kekurangan tiga jenis material yang dijadikan target pada proyek ini. Persentase kekurangan material flachdrahtspule mengalami penurunan dari 9,20% menjadi 0,40%, kontaktarm mengalami penurunan dari 3,09% menjadi 0%, dan niet mengalami penurunan dari 7,71% menjadi 2,73%, dan persentase kekurangan material masih berada di bawah 3%. Hal tersebut berarti hasil penimbangan material akurat sesuai dengan nilai toleransi yang ditetapkan dan kehilangan selama proses produksi juga dapat diminimalkan. Upaya yang dilakukan untuk menjaga hasil penurunan persentase material agar tidak kembali ke kondisi semula adalah dengan melakukan penambahan prosedur kerja ke dalam dokumen prosedur kerja tipe 8340 dan melakukan sidak secara berkala ke lantai produksi.

Selain itu, implementasi QCC di perusahaan memberikan dampak yang positif bagi anggota tim. Namun, masih perlu dilakukan penelitian lebih lanjut mengenai budaya kerja secara spesifik dan upaya meningkatkan motivasi pekerja sehingga dapat meningkatkan keterlibatan dan partisipasi aktif dari tim QCC maupun personel lain.

Daftar Referensi

1. Besterfield, D. H., Besterfield, C., Besterfield, G. H., & Besterfield, M. (2003). Total quality management (3rd ed). New York: Pearson Education Inc.

2. Gibson, J. L., Ivancevich, J. M., & Donnelly, J. H. (2000). Organizations: behavior, structure, processes (10th ed). McGraw Hill.

3. Katakura, M., & Toriumi, K. (2010, June). The QC problem-solving approach: Text of QC methods. Paper presented at Program for Quality Management Promotion 2010 hold by The Association for Overseas Technical Scholarship, Japan.

4. Nayatani, Y., Eiga, T., Futami, R., & Miyagawa, H. (2010). The seven new QC tools: Practical applications for managers. (J. H. Loftus, Trans.). Jepang: JUSE Press Ltd.

5. Nitta, T. (2010, June). Basic for promoting QC circle activities. Paper presented at Program for Quality Management Promotion 2010 hold by The Association for Overseas Technical Scholarship, Japan.

6. Robson, M. (1993). Gugus Kendali Mutu. (Alex Sindoro, Trans.). Jakarta: Binarupa Aksara.7. Zhang, Z. (2001). Implementation of Total Quality Management: An Empirical Study of Chinese

Manufacturing Firms. Belanda: University of Groningen.