0  

USER  MANUAL    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

e-­‐Procurement  Application  System  Mekanisme  e-­‐Tendering  

[Lelang  secara  Elektronik  ]    

 

 

 

 

PT.  ANGKASA  PURA  I  (PERSERO)  

2014  

  1  

 

DAFTAR  ISI  

DAFTAR  ISI ............................................................................................................................................. 1  I.   Pengantar ........................................................................................................................................ 2  

1.1   Pengertian  Lelang  secara  Elektronik  (e-­‐Tendering) .................................................................. 2  1.2   Pengguna  Sistem  e-­‐Tendering.................................................................................................. 2  1.3   Proses  yang  Harus  Dilakukan  Vendor  dalam  Proses  Pelelangan .............................................. 2  

II.   Memeriksa  Undangan  Lelang ......................................................................................................... 4  2.1   Mengakses  Website  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero) .......................................... 4  2.2   Mengakses  Akun  Vendor  (Sign-­‐In) ........................................................................................... 4  2.3   Memeriksa  Daftar  Undangan  Lelang ........................................................................................ 5  

III.   Melihat  Detail  Lelang  dan  mendaftar  (Registrasi)  Lelang.............................................................. 6  3.1   Memeriksa  Detail  Undangan  Lelang......................................................................................... 6  3.2   Memutuskan  Mendaftar  (Registrasi)  Lelang  atau  Tidak  Mengikuti   ........................................ 7  

IV.   Memberikan  Penawaran  Lelang  (Quotation) ................................................................................ 8  4.1   Mendownload  Dokumen  Lampiran  Lelang  (Attachment  for  Registered)................................. 8  4.3   Mengisi  dan  Menyimpan  Form  Pengajuan  Komersial  Penawaran  Lelang................................ 9  4.4   Meng-­‐upload  Dokumen  –  Dokumen  Persyaratan  Lelang....................................................... 10  

 

 

 

 

 

 

 

 

  2  

I. Pengantar  

1.1 Pengertian  Lelang  secara  Elektronik  (e-­‐Tendering)  

e-­‐Tendering  adalah  tata  cara  pemilihan  rekanan  (vendor)  penyedia  barang/jasa  yang  dilakukan  oleh  

PT.   Angkasa   Pura   I   (Persero)   dan   dapat   diikuti   oleh   semua  Vendor   Terdaftar   yang  mendapatkan  undangan   dari   system   VMS.   Undangan   Lelang   akan   dikirimkan   kepada   vendor-­‐vendor   yang  memenuhi   Kualifikasi   Lelang   sesuai   ketentuan   yang   ditetapkan   sebelumnya   oleh   Panitia   Lelang  

melalui   sistem  pelelangan  menggunakan  aplikasi  e-­‐Procurement   yang  dimiliki  dan  diselenggarakan  oleh  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero).    

Setiap   vendor   yang   telah   diundang   berhak  mengikuti   atau   tidak  mengikuti   proses   Lelang.   Vendor  yang   telah  mendaftar   Lelang   berhak  menyampaikan   penawaran,   dalam   rentang  waktu   yang   telah  ditentukan  oleh  mekanisme   lelang.  Penawaran   lelang  diajukan  kepada  Panitia  Lelang  secara  online  

melalui   sistem   e-­‐Tendering,   yang   merupakan   bagian   dari   sistem   e-­‐Procurement.   Mekanisme  penentuan   pemenang   lelang   dilakukan   oleh   sistem   e-­‐Tendering   dan   akan   diberitahukan   secara  langsung   kepada   pemenang   lelang   melalui   media   elektronik   dan   juga   diumumkan   di   website   e-­‐procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero).    

1.2 Pengguna  Sistem  e-­‐Tendering  

Pengguna  (user)  dari  sistem  e-­‐Tendering  dapat  dibagi  2  kategori,  yaitu:    

• Vendor  /  Rekanan  telah  terdaftar  di  VMS  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  

Adalah   perusahaan   yang   telah   mendaftarkan   diri   dan   telah   lulus   Prakualifikasi   Online,  dinyatakan  aktif  sebagai  Vendor  di  sistem  VMS  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero).      

Sebagai  Vendor  yang  diundang  pada  Proses  Lelang,  sistem  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  

(Persero)   akan   memberikan   otoritas   kepada   setiap   vendor   untuk   mengikuti   atau   tidak  mengikuti   Proses   Lelang,   melakukan   penawaran   harga   terhadap   Lelang   yang   ditawarkan  Panitia  Lelang  melalui  sistem  eProcurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero).  

• Panitia  Lelang  (Panitia)  

Adalah   pengguna   yang   diberikan   otoritas   oleh   PT.   Angkasa   Pura   I   (PERSERO)   untuk  mengelola   Proses   Pengadaan   secara   elektronik   /   e-­‐Procurement   PT   Angkasa   Pura   I  (PERSERO).  

1.3 Proses  yang  Harus  Dilakukan  Vendor  dalam  Proses  Pelelangan    

Proses-­‐proses   yang   menjadi   bagian   dari   rangkaian   dari   Proses   Pengadaan   untuk   Vendor   dalam  Sistem  Pelelangan  e-­‐Procurement  PT  Angkasa  Pura  I    (PERSERO)  adalah:  

• Otentifikasi  Vendor  (Sign-­‐in)  

• Periksa  faftar  Undangan  Lelang  

• Memutuskan  mengikuti  proses  Lelang  (Registrasi)  atau  tidak  ikut  (No  Quote)  

• Menyampaikan  Penawaran  Harga  (Quote)  dan  melampirkan  Dokumen  Persyaratan  Lelang.  

 

  3  

Diagram  Alur  Proses    e-­‐Tendering  

PANITIA  

 

   

 

 VENDOR  

 

 

e-­‐Lelang:  e-­‐Procurement  PT  Angkasa  Pura  I  (PERSERO)  

     

PENGUMUMAN  &  UNDANGAN  LELANG  

OTENTIKASI  &  PERIKSA  DAFTAR  UNDANGAN  LELANG  

OTORITASISASI  KEIKUTSERTAAN  VENDOR  

PENYAMPAIAN  PENAWARAN  NILAI  LELANG  

PENILAIAN  PENAWARAN  

PENGUMUMAN  PEMENANG  

  4  

 II. Memeriksa  Undangan  Lelang  

2.1 Mengakses  Website  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero)    

Vendor   yang   akan   mendapatkan   Undangan   Lelang   adalah   Vendor   yang   telah   terdaftar   sebagai  

Rekanan   Aktif   pada   sistem   e-­‐Procurement   PT.   Angkasa   Pura   I   (Persero),   dan   termasuk   ke   dalam  Kualifikasi   Proses   Lelang   tersebut.   Untuk   memeriksa   daftar   Undangan   Lelang,   Vendor   harus  mengakses   website   e-­‐Procurement   dengan   menggunakan   USER   ID   dan   Password   yang   telah  diberikan  pada  proses  Prakualifikasi  Online.    

Website  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  pura  I  (Persero):    

!    http://eproc.angkasapura1.co.id:999/  

2.2 Mengakses  Akun  Vendor  (Sign-­‐In)    

Akses  alamat  website  http://eproc.angkasapura1.co.id:999,   gunakan  USER   ID   dan  Password   untuk  dapat   mengakses   akun   (account)   perusahaan   dalam   sistem   e-­‐Procurement   PT.   Angkasa   Pura   I  (Persero).  

   

Catatan:    Memasukan   USER   ID   dan   Password   harus   berhati-­‐hati,   karena   sistem   e-­‐Procurement   hanya  

memberikan   3   (tiga)   kali   kesempatan   saja.   Apabila   terjadi   3   kali   kesalahan   pemasukan   Password,  Vendor   harus   menunggu   selama   3   menit   untuk   proses   entry   USER   ID   dan   Password   berikutnya.  Apabila   entry   USER   ID   dan   Password   benar,   maka   akan   tertampil   halaman   Akun   Vendor   dalam  website  e-­‐Procurement  sebagai  berikut:    

 

  5  

 

 

Tampilan  Muka  dari  Akun  Vendor  pada  Sistem  eProcurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero)  

   

2.3 Memeriksa  Daftar  Undangan  Lelang  

Untuk   melihat   Daftar   Undangan   Lelang   yang   diadakan   PT.   Angkasa   Pura   I   (Persero),   klik   menu  “Quotation”,  kemudian  akan  muncul  sub-­‐menu  “View  Quotation”,  klik  menu  tersebut.  

 

Setelah  diklik  menu  “View  Quotation”,  tampilan  daftar  Undangan  Lelang  adalah  sebagai  berikut:    

 

 

 

 

Pilih  Menu  “Quotation”    !  “View  Quotation”  untuk  memeriksa  daftar  Undangan  Lelang.  

 

Pilih  dari  menu  dropdown  untuk  memilih  opsi  /  filter  daftar  mana  yang  akan  ditampilkan.  .  

  6  

III. Melihat  Detail  Lelang  dan  mendaftar  (Registrasi)  Lelang    

3.1 Memeriksa  Detail  Undangan  Lelang  

Untuk  mengetahui  detail  dari  sebuah  Undangan  Lelang  yang  diadakan  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero),  Vendor  dapat  mengetahuinya  dengan  mengklik  Nomor  RFQ  dari  Lelang  tersebut.  

 

Apabila   Nomor   RFQ   Undangan   Lelang   diklik   sistem   akan   menampilkan   detail   Undangan   Lelang  sebagai  berikut:    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klik  nomor  RFQ  (highlight  kuning)  untuk  memeriksa  secara  detail  Undangan  Lelang.  

 

Jadwal  Proses  Lelang  yang  harus  diperhatikan  Vendor.  

Jadwal  Undangan  Aanwijzing,  waktu,  Tempat  dan  persyaratannya.  

Daftar  dokumen  yang  dapat  didownload  untuk  persyaratan  Lelang.  

  7  

Proses   Lelang  Pengadaan  Barang/Jasa  pada   sistem  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura   I   (Persero)   ini  adalah  proses  secara  elektronik,  sehingga  detail  penjadwalan  (Schedule)  harus  sangat  diperhatikan.  

Jadwal-­‐jadwal   tersebut   akan   mengatur   prosesi   waktu   lelang   secara   ketat,   kapan   registrasi   dan  penawaran  lelang  tersebut  ditutup.  

Download   dokumen-­‐dokumen   yang   dilampirkan   dengan   mengklik   menu   “Download”,   kemudian  simpan  sebagai  dokumen  persyaratan  dan  perlengkapan  Proses  Lelang.  

 

3.2 Memutuskan  Mendaftar  (Registrasi)  Lelang  atau  Tidak  Mengikuti    

1. Mendaftar  Undangan  Lelang  

Apabila   Vendor  memutuskan   untuk  mengikuti   Lelang   tersebut,  masukan  Password   dan   kemudian  pilih  tipe  proses  “Register”  pada  kolom  combo-­‐box.  Setelah  mengklik  “Go”,  artinya  Vendor  tersebut  harus   mempersiapkan   diri   mengikuti   proses   Lelang   sesuai   dengan   jadwal-­‐jadwal   yang   ditentukan  pada  Detail  Undangan  Lelang.    

 

2. Tidak  mendaftar  Undangan  Lelang  

Apabila  Vendor  memutuskan  untuk  tidak  mendaftar  Undangan  Lelang  tersebut,  yang  perlu  dilakukan  

adalah  pilih  tipe  proses  “No-­‐Quote”  pada  kolom  combo-­‐box.  Masukan  Password  sebelum  mengklik  “Go”,  dan  artinya  Vendor  memutuskan  tidak  mengikuti  undangan  lelang.  

 

3. Hadir  mengikuti  Undangan  Aanwijzing  

Hadir   mengikuti   Aanwijzing   sesuai   jadwal   dan   lokasi   yang   telah   ditentukan   pada   Undangan  Aanwijzing.  

 

Tampilan   setelah   Mendaftar   untuk   mengikuti   Undangan   Lelang  

 

1.  Pilih:  Register  /  No  Quote  2.  Masukan  password  3.  Klik  tombol  “Go”  

 

Apabila  sudah  mendaftarkan  Lelang,  status  akan  berubah  menjadi  “Registered”  

  8  

 

IV. Memberikan  Penawaran  Lelang  (Quotation)  

4.1 Mendownload  Dokumen  Lampiran  Lelang  (Attachment  for  Registered)    

Setelah  mendaftar   Lelang   dan  mengikuti   proses   Aanwijzing,   periksa   form  Request   for   Quotation,  apabila  ada  dokumen  lampiran  Lelang,  silakan  download.  

 

4.2 Memilih  untuk  Memberikan  Penawaran  (Quotation)  Lelangan  

Setelah  mendaftarkan   perusahaannya   untuk  mengikuti   Undangan   Lelang,   Vendor   kemudian   harus  memutuskan   untuk  memberikan   penawaran   (Quote)   atau   tidak.  Menu   tersebut   dapat   ditemukan  

pada  form  Request  for  Quotation,  pilih  menu  Quote  untuk  mengirimkan  terus  mengikuti  Lelang  dan  memberikan  penawaran,  No-­‐Quote  untuk  berhenti  mengikuti  Lelang.  

 

 

Download  dan  pelajari  semua  Dokumen  Lampiran  Lelang  yang  dikhususkan  bagi  Vendor  yang  sudah  mendaftarkan  untuk  mengikuti  Lelang.  

 

1. Pilih  menu  “Quote”  untuk  terus  mengikuti  Lelang  dan  memberikan  penawaran.  

2. Klik  tombol  “Go”  

  9  

4.3 Mengisi  dan  Menyimpan  Form  Pengajuan  Komersial  Penawaran  Lelang    

Ketika  menu  “Quote”  yang  dipilih,  sistem  akan  menampilkan  form  “Vendor  Commercial  Quotation  

Manual”  yang  merupakan  isian  mengenai  penawaran  Vendor  terhadap  Proses  Lelang  yang  diajukan.  Isikan  data-­‐data  penawaran  yang  akan  diberikan  terhadap  Proses  Lelang,  beserta  data-­‐data  khusus  mengenai  kesanggupan  Vendor  terhadap  persyaratan  teknis  secara  umum.  Setelah  data   isian  form  telah  komplit,  klik  tombol  “Save”  setelah  memasukan  password  untuk  di  kolom  ysng  disediakan.  

 

 

Berikut  adalah  data  isian  form  “Vendor  Commercial  Quotation  Manual”:  

1. No.  Referensi.  2. Masa  berlakunya  penawaran  (Hari).  3. Kode  (Code)  

• Deviasi   –   Spek   penawaran   ada   ketidaksesuaian   dengan   yang   dimintakan   oleh   teknis  Lelang.  

• Fully  Comply  –  Seluruh  spek  sesuai  dengan  apa  yang  diminta  oleh  teknis  Lelang.  

4. Deskripsi  material  (Secara  umum)  5. Kuantitas  –  Jumlah  paket  yang  ditawarkan  6. Harga  –  Penawaran  harga  yang  diajukan  (beserta  satuan  currency-­‐nya)    

7. Jumlah  total  harga  8. Waktu  pengiriman    

 Sistem  akan  memberitahukan  informasi  apabila  pengajuan  

komersial  penawaran  telah  sukses  diperbaharui.  

 

Isi  semua  data-­‐data  yang  dimintakan  sebagai  pengajuan  harga  komersial.  

Setelah  selesai,  masukan  password  dan  klik  tombol  “Save”  

 

  10  

4.4 Meng-­‐upload  Dokumen  –  Dokumen  Persyaratan  Lelang    

Langkah  berikutnya  adalah  meng-­‐upload  semua  Dokumen  Persyaratan  Lelang  yang  dimintakan  oleh  

Panitia  Lelang.  Berikan  nama  masing-­‐masing  file  /  dokumen  sesuai  dengan  yang  dimintakan,  upload  dari  PC  dan  simpan  (Save)  ke  sistem  e-­‐Procurement.  Setelah  semua  dokumen  berhasil  di-­‐upload  dan  disimpan,  kemudian  klik  tombol  “Close”  

 

 

 

 

 

 

 

 

Sistem   akan   memberikan   pembertahuan   untuk   setiap   keberhasilan   proses   peng-­‐upload-­‐an   dan  penyimpanan  masing-­‐masing  file.  

 

 

 

 

 

Upload  dan  Simpan  (Save)  Dokumen  Persyaratan  Lelang  satu  per-­‐satu,  sesuai  dengan  permintaan.  

 

  11  

Klik  tombol  “Close”  setelah  semua  file  yang  menjadi  Dokumen  Persyaratan  Lelang  berhasil  di-­‐upload  dan  disimpan  ke  dalam  sistem  e-­‐Procurement  sesuai  yang  dimintakan.    

 

 

Tampilan  status  tender  yang  diikuti  akan  berubah  dari  “Registered”  menjadi  “Quoted”  sebagai  tanda  

proses  pengajuan  penawaran  terhadap  Undangan  Lelang,  baik  secara  komersial  maupun  teknis  telah  selesai.   Proses   selanjutnya,   Vendor   menunggu   keputusan   penilaian   dan   pengumuman   pemenang  Lelang  oleh  Panitia  Lelang  Pengadaan  Barang/Jasa  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero).  

 

 

Klik  tombol  “Close”  setelah  semua  file  yang  dimintakan  selesai  di-­‐uplad  dan  disimpan  di  dalam  sistem  e-­‐Procurement.