Nicht nur etwas für die Großen

Outsourcing

03 I.Outsourcing:AuchfürkleineUnternehmenattraktiv

05 II. Abgeben – aber richtig

09 III.DenpassendenPartnerfinden

13 IV.EffizientohneOutsourcing

15 Das Unternehmen Sage

16 Impressum

Inhaltsangabe

Sage

2

Eigentlich müssten Sie sich dringend um die Strategie fürs nächste Jahr kümmern, aber das Telefon hört einfach nicht auf zu klingeln. Auch die Entwicklung neuer Produkte liegt schon viel zu lange auf Eis, weil die Verwaltung so viel Zeit frisst. Und der große Kundenauftrag ist fast schon nicht mehr zu schaffen, da die Rechner dauernd abschmieren und Sie den Grund dafür immer noch nicht gefunden haben.

Kommt Ihnen bekannt vor? Dann sind Sie in bester Gesellschaft. Besonders Selbständige und Kleinunternehmer erledigen oft viel zu viele Aufgaben im Unternehmen in Personalunion. Da ist der Chef auch sein eigener Assistent – sowie Sekretärin, Buchhalter und IT-Beauftragter. Eigentlich halsen sie sich das alles auf, um die monatlichen Fixkosten möglichst niedrig zu halten. Doch sich selbst zum Mädchen für alles zu machen, kostet jede Menge – nämlich Zeit, Nerven und Kapazitäten. Und die fehlen dann da, wo es darauf ankommt: bei Ihrem Kerngeschäft.

Der Ausweg heißt Outsourcing. Aufgaben an Externe abzugeben ist längst nicht mehr nur für große Unternehmen attraktiv. Richtig eingesetzt, kann Outsourcing auch in kleinen Unternehmen der Schlüssel zu einem effizienten und profitablen Einsatz der Kapazitäten sein. In diesem E-Book erfahren Sie, wann Outsourcing für kleine Unternehmen Sinn macht, welche Lösungen es gibt – und wie Sie sich die Aufgaben erleichtern können, die besser in Ihrer Hand bleiben sollten.

I. Outsourcing: Auch für kleine Unternehmen

attraktiv

Sage One

3

Outsourcing, was ist das eigentlich? Outsourcing kommt von „outside ressource using“ und bedeutet nichts anderes, als interne Aufgaben an externe Dienstleister abzugeben. Klingt ganz schön modern, ist es aber nicht. Denn Outsourcing ist im Grunde möglich, seit es Arbeitsteilung gibt, und dieses Prinzip hat Adam Smith schon im 18, Jahrhundert eingeführt – und nicht viel später wurde Outsourcing auch vereinzelt erstmals betrieben. Bis zum Durchbruch des Konzepts sollte es jedoch noch dauern, in großem Stil nutzten zuerst US-amerikanische Konzerne die Möglichkeit, auf externe Ressourcen zuzugreifen. Ihr Motto: „Do what you can do best – outsource the rest“. Anfangs war Outsourcing hauptsächlich in der Fertigung ein Thema, heute ist Outsourcing ein Markt, auf dem Dienstleistungen für fast alles und dank des Siegeszugs des Internets auch ganz bequem online zu haben sind.

Sage

4

Outsourcing bietet viele Vorteile. Der wichtigste liegt auf der Hand: Wer Aufgaben abgibt, gewinnt Kapazitäten, um sich um sein Kerngeschäft zu kümmern. Wenn Sie nicht mehr ständig ans Telefon rennen müssen, können Sie sich um das kümmern, was wirklich zählt. Dieser Pluspunkt greift bei Einzel- ebenso wie bei Kleinunternehmern. Denn auch wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, hilft Outsourcing, deren Kapazitäten fürs Wesentliche freizuschaufeln. Die eingesparte Zeit lässt sich in abrechenbare Arbeitszeit und damit in Einnahmen verwandeln. Zudem zahlen Sie bei einem externen Dienstleister nur, was dieser tatsächlich leistet. Wirtschaftlich betrachtet geht die Rechnung also auf.

Mehr Flexibilität gibt es noch dazu – und das ganz ohne Lohnnebenkosten. Zudem gewinnen Sie an Transparenz, denn mit einem Externen rechnen Sie klar definierte Leistungen ab – Sie wissen also auf Heller und Pfenning, was eine Tätigkeit Sie tatsächlich kostet. Idealerweise erhöht Outsourcing auch die Qualität, denn statt alles selbst und manches davon mehr schlecht als recht zu machen, lassen Sie die Spezialisten ran.

Outsourcing braucht eine Strategie Weniger Kosten, mehr Effizienz, Qualität und Transparenz – eine rundum gute Sache also? Hier kommt das große „Aber“: Von diesen Vorteile werden Sie nur profitieren, wenn Sie das Thema strategisch angehen und sich genau überlegen, an welchen Punkten Outsourcing sich tatsächlich rechnet. Investieren Sie also unbedingt Zeit, bevor Sie sich entscheiden, einzelne Tätigkeiten oder ganze Bereiche auszugliedern. Überlegen Sie genau, was Sie aus der Hand geben können. Denn manches behält man besser im Unternehmen. So kommen Sie zu einer Outsourcing-Strategie:

II. Abgeben – aber richtig

Sage

5

Erstens:Schreiben Sie auf, welche Tätigkeiten und Prozesse in Ihrem Unternehmen tatsächlich anfallen, und zwar en détail. Es hilft, die Tätigkeiten in zwei große Kategorien aufzugliedern:

• Die Kernprozesse: Hier geht es ans Eingemachte – an die Produkte und Dienstleistungen, die Sie und Ihr Unternehmen verkaufen. Als Werbeagentur sind das beispielsweise die Ideen und Kampagnen, der Text und das Design, das Sie für Ihre Kunden erstellen. Bei einem Anwalt wäre das dann die Rechtsberatung.

• Die Backoffice-Prozesse: Hierunter fällt alles, was ihr Kerngeschäft aufrechterhalt und dafür sorgt, dass es möglichst glatt laufen kann. Also das Sekretariat, der IT-Support, die Verwaltung und so weiter.

Beide Bereiche sind wichtig und entscheidend für den Erfolg. Klar, wenn Sie schlechte Kampagnen abliefern, wird es mit der erfolgreichen Werbeagentur nichts. Aber wenn Ihr Sekretariat nie zu erreichen ist für Kunden oder Ihre Server immer wieder abstützen, ist effizientes Arbeiten unmöglich.

Zweitens:Prüfen Sie nun, welche Aufgaben auf Ihrer Liste

• klar umrissen werden können

• standardisiert laufen können

• von Externen umfassend verstanden werden können, ohne dass diese dafür das gesamte Unternehmen und seine Produkte komplett erfassen müssen

Das sind Ihre Kandidaten fürs Outsourcing.

Sage

6

Drittens:Gehen Sie für jede der Aufgaben in der engeren Auswahl folgende Checkliste durch:

1. Fällt die Aufgabe regelmäßig an? Wenn etwas nur einmal erledigt werden muss, ist die Gefahr hoch, dass der Aufwand des Outsourcings höher ist als der (Zeit-) Gewinn, den Sie dadurch erhalten.

2. Handelt es sich um einen Standardvorgang? Das ist aus zwei Gründen wichtig: Zum einen lassen sich für die üblichen Aufgaben wie sie in den meisten Unternehmen anfallen, leichter Dienstelster finden (was Sie bei der Auswahl beachten müssen, lesen Sie in Kapitel III). Und zweitens lassen sich Externe leichter – und damit schneller und günstiger – für diese Aufgaben briefen. Auswahl des Dienstleisters und Aufsetzen der Zusammenarbeit fallen also leichter.

3. Bleiben die Spielregeln die gleichen? Bei Aufgaben, die heute so und morgen schon wieder ganz anders aussehen und die sich ständig ändern, ist der Abstimmungsaufwand groß – manchmal so groß, dass er den Zeitgewinn frisst.

4. Kann ich einfach und zeitnah bewerten, ob die Aufgabe gut oder schlecht ausgeführt wird? Für die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister braucht es Indikatoren, um dessen Leistung zu bewerten – und das am besten regelmäßig. Eine Kontrolle ist wichtig. Erst nach Jahren zu bemerken, dass der IT-Dienstleister Mist gebaut hat, kann Ihr ganzes Unternehmen gefährden.

5. Können andere die Aufgabe mindestens so gut oder besser als ich erfüllen? Manches muss der Chef oder zumindest ein Festangestellter machen. Wenn Spezialistenwissen gefragt ist oder Einblick ins Unternehmen, dürften sich Externe schwer tun. Manchmal aber können gerade

Sage

7

Dienstleister die Qualität erhöhen, da sie eben auch Spezialisten auf ihrem Feld sind.

6. Ist das Know-how nicht direkt relevant für mein Unternehmen? Alles, was unmittelbar für Ihren Erfolg entscheidend ist, sollten Sie in der Hand behalten. Das können Tätigkeiten sein, ebenso aber das Wissen um die relevanten Kennzahlen. Outsourcing bedeutet auch: Know-how abwandern zu lassen.

Wenn Sie alle Fragen mit „Ja“ beantworten können, dann dürfte sich die Aufgabe gut fürs Outsoucren eignen. Und meist finden sich nicht alle, aber doch die größten Potenziale dafür im Backoffice, denn hier schlummern die meisten Aufgaben mit immer gleichen Vorgängen und gleichzeitig hohen Fixkosten – ergo: Aufgaben, die im Haus zu halten teuer ist und die sich leicht auslagern lassen. Klassiker fürs Outsourcing sind daher:

• Telefonsekretariat

• IT

• Personal

• Marketing und PR

• Texterstellung

• Recherchen

• Design und Grafik

• Datenaufbereitung

Aber Achtung: Besonders Frage 6 der Checkliste sollten Sie sich zu Herzen nehmen. Denn nicht alles, was sich grundsätzlich outsourcen lässt, sollte man auch aus der Hand geben. Ein gutes Beispiel sind Finanzen und Buchhaltung. Hier geht es ans Herz Ihres Unternehmens, und Sie sollten wissen, wo Haben und Soll stehen, welche Forderungen noch offen und wie hoch die Lohnkosten sind. Wie Sie solche Tätigkeiten so strukturieren, dass Sie schnell und mühelos erledigt sind, lesen Sie in Kapitel vier.

Sage

8

Wenn Sie erst einmal identifiziert haben, wo Outsourcing sich für Sie lohnt, können Sie aus den Vollen schöpfen. Denn: Outsourcing ist heute bequem wie nie. Via Internet lassen sich für nahezu alle Aufgaben Lösungen finden.

DasvirtuelleSekretariatBeispiel Telefonsekretariat. Hier gibt es inzwischen Anbieter, die flexibel und nach Bedarf Ihre Anrufe entgegennehmen und Sie per Email oder SMS darüber informieren. Sie sind online leicht gefunden, oft lässt sich auch der Auftrag bequem im Internet erteilen – „Emilie“ oder „Phonea“ sind nur zwei Beispiele von vielen.

DerpersönlicheAssistentimNetzEinen Schritt weiter gehen virtuelle persönliche Assistenten: Sie bieten mehr als nur einen Telefondienst. Sie vereinbaren Termine, buchen Flüge, beantworten Nachrichten, pflegen Datenbanken, kümmern sich um die Akquise und vieles mehr – wenn Sie mögen, können Sie sogar Ihre Online-Einkäufe an Ihren Assistenten im Netz abgeben, um sich mehr Luft zu verschaffen. Solche Dienste gibt es unter anderem bei „Strandschicht“ oder „Mein virtueller Assistent“.

RepräsentanzaufZeitRepräsentative Büroräume sind heute flexibel und bei Bedarf zu haben – auch das ist eine Form des Outsourcings. Die Idee: Sie mieten einen Raum dann und da, wo Sie ihn brauchen, statt Monat für Monat teure Miete für ein großes Büro zu bezahlen, in dem die meisten Räume nur selten genutzt werden. Anbieter für einzelne Städte sind online leicht zu finden, ebenso Plattformen, über die auch international gebucht werden kann wie beispielswiese „Book2Meet“ oder „Regus“.

III. Den passenden Partner finden

Sage

9

NetzwerkvonProfisAuch wenn es um Inhalte geht, wartet im Netz ein schier unerschöpflicher Pool an Dienstleistern, die Ihnen Aufgaben abnehmen können. Portale wie „Freelancer“ eignen sich besonders für kleinere Unternehmen: Sie stellen Ihren Auftrag ein, geben ein Budget an und erhalten Angebote aus dem Netzwerk der dort angemeldeten Freiberufler. Hier ist unter anderem Hilfe zu finden für Texterstellung, Übersetzung, Webdesign, Programmierung und Datenerfassung. Noch internationaler aufgestellt ist beispielsweise „Upwork“. Auch in diesem Bereich gilt: Es gibt unzählige Anbieter und Möglichkeiten. Suchen Sie sich die, die für Sie passt.

ITDas ist insbesondere wichtig, wenn es ans Auslagern der eigenen IT geht. Partner sollten Sie hier lieber persönlich statt im Netz suchen. Immerhin geben Sie sensible Daten in fremde Hände. Es lohnt sich also, strategisch vorzugehen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie bietet online Hilfe für Unternehmen, die ihre IT outsourcen wollen – auch für kleine Unternehmen absolut lesenswert und hier zu finden.

Nicht nur für die IT, aber für sie in besonderem Maße gilt: Outsourcing birgt immer auch Risiken. Schließlich machen Sie sich abhängig: Wenn Sie eine Aufgabe abgeben, können Sie nicht mehr direkt darauf Einfluss nehmen, dass sie auch korrekt erledigt wird – logisch. Gibt es Probleme beim Dienstleister, haben auch Sie den Schaden. Und Sie verlieren Know-how. Sie geben nicht nur Dritten Zugang zu Wissen, es fällt auch schwerer, in ausgegliederten Bereichen selbst auf dem Laufenden zu bleiben – umso abhängiger sind Sie von der Kompetenz Ihres externen Partners.

Um diese Risiken möglichst zu minimieren, sind zwei Punkte besonders wichtig: Sie brauchen den richtigen Partner und feste, für alle kommunizierte Regeln. Seien Sie daher sorgfältig bei der Auswahl Ihres Dienstleisters. Billiger ist in diesem Fall nicht immer besser. Und definieren Sie schon zu Beginn ganz genau, wie die Zusammenarbeit aussehen soll. Je genauer Sie im Voraus festlegen, welche Leistung Sie in welchem Umfang

Sage

10

erwarten, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass es später zu Chaos oder Enttäuschungen kommt. Ebenso sollten Sie festlegen, was im Falle eines Schadenfalls geschieht; wer haftet, wenn der Auftrag nicht erfüllt wird.

VorallemanzweiStellschraubenkönnenSiedrehen:1. Seien Sie sorgfältig bei der Auswahl des Dienstleisters

Billiger ist in diesem Fall nicht immer besser. Insbesondere, wenn Sie wenn Sie Ihre IT outsourcen, gilt es zu bedenken: Sie geben damit sensible Daten über Ihren Betrieb und über Kunden in fremde Hände. Und auch bei anderen Bereichen ist der Dienstleister Aushängeschild Ihres Unternehmens. Hier auf den Cent zu schauen, kann an der falschen Stelle gespart sein, da wiegt der Schaden schwerer als die Ersparnis.

Der Partner: Worauf Sie achten sollten Klar: In die Zukunft schauen kann niemand. Und doch gibt es Tipps, die helfen, einen guten Dienstleister zu finden:

• Machen Sie sich zuallererst einmal schlau über seinen Ruf. Vielleicht finden Sie in Unternehmen, die bereits mit ihm gearbeitet haben und können diese um eine Einschätzung bitten. Betrachten Sie auch Fluktuation in seinem Hause.

• Dann sollten Sie bereits bei der Anbahnung des Auftrags genau beobachten, wie der Dienstleister in spe sich verhält. Gerade für kleine Unternehmen oder Selbständige kann es schwer sein, später auch ausreichend ernst genommen zu werden, wenn der Auftrag eher ein kleines Volumen hat. Agiert der Dienstleister schon bei der Auftragsanbahnung prokativ? Nimmt er sich Zeit? Erfragt er von sich aus Ihre Bedürfnisse? Das sind schon einmal gute Zeichen.

• Es kann auch Sinn machen, sich einen Partner auf Augenhöhe zu suchen, statt als Einmannbetrieb seine PR von einer internationale Netzwerkagentur betreuen zu lassen. Und bisweilen sticht auch die Nähe, dann ist der lokale Anbieter vielleicht die bessere Wahl – es sei denn, ihr Hauptgeschäft sitzt im Ausland, dann zählt Internationalität.

Sage

11

2. DefinierenSieganzgenau,waszutunist.Je genauer Sie im Voraus festlegen, wie die Leistung aussehen soll, welchen Umfang sie haben soll, wie der Prozess genau aussehen soll, umso geringer die Wahrscheinlichkeit, dass es später zu Chaos oder Enttäuschungen kommt. Ebenso sollten Sie festlegen, was im Falle eines Schadenfalls geschieht, wer haftet, wenn der Auftrag nicht erfüllt wird?

Ganz vermeiden können Sie diese Risiken auch mit diesen Vorsichtsmaßnahmen nie, sich wohl aber maximal gegen sie absichern. Wann immer es ans Eingemacht geht, ist der beste Platz ohnehin bei Ihnen im Unternehmen – Beispiel Finanzen. Wie Sie diesen Bereich straff und schlank gestalten, lesen Sie im nächsten Kapitel.

DieRegeln:WasSievorabfestlegensollten Kernstück der Zusammenarbeit ist der Vertrag. Auf ihn sollten Sie größten Wert legen und unbedingt einen Anwalt einschalten. Grundsätzlich sollten Sie vor der Zusammenarbeit unbedingt:

• den Gegenstand und den Umfang der Leistungen des Dienstleisters genau definieren

• den Schutz Ihres geistigen Eigentums sicherstellen

• Haftungsfragen klären

• das Kündigungsrecht festlegen

• Ihr Mitspracherecht und auch Ihr Recht, die korrekte Ausführung des Auftrags zu kontrollieren, festzurren

• regelmäßige Termine zum Austausch vereinbaren

• sich Möglichkeiten zur Kontrolle schaffen, also auch Kriterien festlegen, anhand derer Sie die Leistung des Dienstleisters bewerten

Sage

12

Auch für Aufgaben, die Sie im Unternehmen belassen wollen, gibt es Hilfe, die Ihnen das Leben einfacher macht – und das ganz ohne hohe Personalkosten. Denn mit Software-Lösungen und Onlineprogrammen können Sie Bereiche wie die Unternehmensfinanzen, die Lohnbuchhaltung und das Rechnungswesen, deren Verwaltung zu den größten Zeitfressern gehört, deutlich bequemer erledigen. Das Online-Lohnabrechnungsprogramm „Lohn & Gehalt“ von Sage Business Cloud beispielsweise ist extra für kleine Unternehmen und Selbständige entwickelt und so aufgebaut, dass Sie das Thema ganz ohne Vorkenntnisse meistern können. Mit dem Programm lassen sich alle relevanten Daten ganz einfach verwalten und alle zur Lohnabrechnung nötigen Vorgänge schnell und komfortabel erledigen. Das Programm sendet sogar alle nötigen Informationen pünktlich an Ämter und Kassen: von der Lohnsteueranmeldung über den Beitragsnachweis für die Krankenkasse oder die Meldung zur Sozialversicherungen. Auch an den Versand von Krankmeldungen und Entgeltbescheinigungen denkt das Programm für Sie, und auch der Steuerberater freut sich, denn durch das Programm können Sie ihm Zugriff geben auf alle für ihn relevanten Daten.

DieHoheitüberdieFinanzenbehaltenSo kann die richtige Software ehemals zeitraubende Aufgaben, die früher auch viel Einarbeitung bedeuteten, zum Kinderspiel machen. Das gilt auch für Ihr Rechnungswesen: Mit Sage Business Cloud „Angebot & Rechnungen“ erstellen und versenden Sie schnell und sogar von unterwegs Angebote, Rechnungen und Gutschriften. Es bietet Ihnen einen tagesaktuellen Überblick über Einnahmen und Ausgaben und ordnet Belege entsprechend zu. Mit einem Klick sind so die Unterlagen für die Steuererklärung vorbereitet und dem Steuerberater übermittelt.

IV. Effizient ohne Outsourcing

Sage

13

Und mit Sage Business Cloud „Finanzen & Buchhaltung“ haben Sie ohne Aufwand die Hoheit über Ihre gesamten Unternehmensfinanzen: Damit erstellen Sie ganz ohne Einarbeitung Angebote und Rechnungen online, erfassen Einnahmen und Ausgaben erfassen oder melden Ihre Umsatzsteuer online beim Finanzamt an. Zudem haben Sie Ihre Bilanz immer im Blick: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Summen- und Saldenliste, Bilanz und GuV – diese und weitere Reports können Sie jederzeit abrufen und exportieren. Da ist Outsurcing gar nicht mehr nötig.

Sage

14