Organizator Evenimente - Tema 5

8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 5

1/30

ORGANIZATOR EVENIMENTE

CORPORATE

curs online

1


2/30

TEMA 5:

Planificarea evenimentului


3/30

I. Cum incepem?

Comunicand cu clientul corporate!

Primele intrebari pe care si le pune organizatorul unui eveniment sunt:

Cine este firma beneficiara?

5. Planificarea evenimentului

Cine sunt participantii la eveniment?

De ce se reunesc?


4/30

I. Cum incepem?

Pe baza raspunsurilor se stabilesc nevoile si dorintele

beneficiarilor si, corespunzator, se fixeaza obiectivele care vor sta la

baza stabilirii programului evenimentului. Toate aceste elemente sunt


bineinteles coroborate cu bugetul aflat la dispozitia organizatorului.


5/30

II. Etapele planificarii

1. Stabilirea obiectivelor

2. Importanta educatiei

3. Analiza nevoilor

4. Identificarea nevoilor SMART


5. Alegerea locatiei6. Solicitarea propunerilor

7. Constrangeri bugetare

8. Controlul costurilor

9. Controlul evenimentului


6/30



Doua intrebari sunt esentiale:

Din cine este compus grupul?


In mod firesc apare si o a treia intrebare:

Care este obiectivul acestui eveniment?


7/30



Stabilirea obiectivelor reprezinta primul pas in procesul de planificare al unuieveniment. Principalele caracteristici ale obiectivelor sunt: claritatea, concizia si

posibilitatea de masurare.

Stabilirea obiectivelor va determina selectia locatiei, a serviciilor F&B, a aspectelor


legate de transport si, mai ales, continutul programului.

Cei mai multi oameni participa la evenimente din trei motive:

educare

intercomunicatie

conducerea unei afaceri.


8/30



Daca organizatorul nu stabileste programul in functie de aceste obiective,

evenimentul s-ar putea transforma intr-un esec.


.

participa la intrunire? Care va fi castigul financiar pe care il vor resimti? De ce participa

la anumite evenimente si la altele nu?


9/30



Una dintre componentele cheie ale organizarii de evenimente consta in asigurarea

unui mediu propice educatiei. Se considera ca au trecut de mult timpurile cand

evenimentele erau considerate simple modalitati de a ne distra.


In prezent, lipsa unor beneficii de ordin educativ sta la baza stabilirii insuccesuluiunei manifestari. Sunt numeroase situatii in care participantii isi achita costurile aferente

prezentei la eveniment, iar alcatuirea programului acestuia devine o chestiune de

importanta maxima.


10/30



Asteptarile participantilor sunt, de la un an la altul, mai ridicate, ceea ce impune

perfectionarea continua in alcatuirea programului in conditiile pastrarii la un nivel


.

Videoconferintele si celelalte inovatii tehnologice ne determina sa ne punem

intrebarea de ce mai organizam evenimente, in varianta fizica, care necesita cheltuieli

ridicate si care asigura aceleasi obiective?


11/30



Intr-o masura tot mai mare, cei care isi desfasoara activitatea intr-un domeniu,oricare ar fi acesta, incearca sa se diferentieze prin obtinerea unor „certificate” sau

licente” care sa ateste competente sporite in domeniul lor. Multe persoane nu isi pot

permite sa-si paraseasca locurile de munca pentru a frecventa cursurile unei scoli in


acest scop.

In acest context, se bazeaza pe asociatiile profesionale pentru a-i tine la curent cu

ultimele informatii de profil si pentru a-si realiza educatia continua. in acest scop sunt

organizate conventii anuale, seminarii regionale sau programe de educare la distanta,

pe Internet. Pentru fiecare workshop la care au participat, indivizii primesc un atestat, iar

toate atestatele vor sta la baza certificatului sau licentei finale.


12/30


3. Analiza nevoilorEste o parte a identificarii obiectivelor si se concretizeaza in stabilirea unei metode

de determinare a asteptarilor in legatura cu un anumit eveniment.

O varianta simpla consta in chestionarea managerului firmei beneficiare asupra


propriilor obiective.

In mod normal, prima intrebaere este Cine sunt participantii?. O firma care se

respecta detine informatii istorice legate de doleantele, nevoilor fostilor participanti, ce

le-a placut sau displacut, etc.

.


13/30


3. Analiza nevoilor

Intrebari importante:

care este varsta si sexul fostilor participanti?

care este nivelul lor de expertiza profesionala – incepatori, mediu, avansati+

–


, ,

management superior?

ce facilitati hoteliere prefera – piscine acoperite, spa-uri, terenuri de tenis, acces

internet wireless?

.


14/30


3. Analiza nevoilor

intrebari importante:

- Au necesitati medicale sau de dieta , restrictii deosebite – vegetarieni, diabetici, sunt


musulmani, evrei?- Cine achita costurile?

- Vor veni participantii insotiti, isi vor aduce copiii?

- Cat de departe de domiciliu sunt dispusi sa se deplaseze pentru a participa la eveniment?

- Partcicipantii straini au nevoie de interpreti?

- Persoanele cu dizabilitati au solicitari speciale la cazare?

- Care sunt asteptarile educationale ale evenimentului?

O parte dintre aceste informatii sunt obtinute in baza formularelor de iregistrare pe care le

completeaza participantii, altele din evidentele asociatiilor sau ale organizatorului.


15/30


4. Stabilirea obiectivelor SMART

Dupa determinarea nevoilor participantilor precum si ale beneficiarului, obiective se

pun pe hartie intr-o forma concisa si clara, astfel incat toti cei implicati in organizarea

evenimentului sa le priceapa.

O metoda utilizata in acest scop este abordarea SMART. Fiecare litera identifica o

caracteristica a unui obiectiv bine ales.


S pecific. Un obiectiv acopera un singur concept

M asurabil. Trebuie stabilita o modalitate de masurare sau cuantificare a indeplinirii

obiectivului.

Achievable (poate fi indeplinit).

R elevant. Obiectivul este inmportant pentru realizarea scopului global l

evenimentului.

T imp. Obiectivul trebuie sa includa momentul pana la care trebuie indeplinit

.


16/30


4. Stabilirea obiectivelor SMART

Este de dorit ca atunci cand se formuleaza obiectivele fraza sa inceapa cu un verb

care sa exprime o actiune (dobandire, promovare, intelegere, concepere) si, daca este

necesar, sa includa si costurile aferente. De asemenea sunt trecute toate persoanele


care poarta responsabilitatea indeplinirii obiectivului.

Obiectivele servesc drept elemente de orientare pe parcursul organizarii si derularii

evenimentului. La finele acestuia, de regula se comunica managementului beneficiarului

care dintre obiective au fost indeplinite, care au fost depasite, care nu s-au indeplinit si

de ce. Se cauta motivatiile neindeplinirii pentru corecturile viitoare necesare..


17/30


4. Alegerea locatiei

Procesul alegerii locatiei poate incepe imediat dupa stabilirea obiectivelor. Acestea

vor ajuta planner-ul sa decida asupra locatiei fizice, tipul facilitatilor necesare, optiunile


, .

variabila, in functie de tipul evenimentului, respectiv zile, saptamani, luni sau chiar ani.

In cazul unor conventii de anvergura, alegerea orasului organizator dureaza intre 3-

5 ani anterior evenimentului.

.


18/30



Alegerea locatiei reprezinta hotararea unui grup de persoane, tinandu-se cont de


. ,

de posibilitatile de agrement in zona sau dupa calitatea facilitatilor oferite de centrul de

conferinte sau hotelul ales.

.


19/30



Modalitatea de transport reprezinta un alt factor al selectiei locatiei: pe calea

aerului, in variantele rutiere, cu trenul, etc. Multi oameni sunt reticenti la deplasarea cu

avionul, sau disponibilitatea zborurilor influenteaza negativ alegerea acestui mijloc de

transport.

Ti ul hotelului sau caracteristicile facilitatilor or anizatorice sunt de asemenea


importante. Ne referim la hoteluri din orase, din zonele periferice ale acestora,aeroporturi terminale, hoteluri-cazino, etc. Avem in vedere si centrele de conferinta caresunt cladiri special construite pentru a gazdui evenimente.


20/30



Sunt importante facilitatile, numarul spatiilor puse la dispozitie, salile de banchet,


, .

Intereseaza si aspecte precum inaltimea incaperilor, capacitatea exprimata in

numar locuri, facilitatile de intrare-iesire, amplasarea coloanelor sau alte componente

arhitecturale care obstrueaza.


21/30


6. Solicitarea propunerilor

Urmatoarea etapa consta in formularea unei propuneri (RFP – request for

proposal), care reprezinta o descriere in varianta scrisa a tuturor solicitarilor majore

legate de organizarea evenimentului.. Informatiile de baza continute sunt:

Denumirea evenimentului


Data inceperii si data de sfarsit

Informatii ale persoanelor cheie de contact

Numarul estimat de participanti

Numarul si tipul spatiilor de cazare solicitate

Numarul si tipul spatiilor de organizare propriu-zisa a evenimentului

Solicitarile privind Food si Beverage

Data finala transmiterii RFP


22/30


6. Solicitarea propunerilor

Dupa stabilirea formei finale a RFP se disemineaza catre hoteluri sau centre de

conferinte interesate in organizarea de intruniri

Dupa ce planner-ul a revazut forma finala a RFP si a organizat vizitarea locatiilor

posibile, incep negocierile dintre planner si departamentele de vanzari ale locatiilor


vizate.


23/30



Intrebarile esentiale sunt:

Cat va costa producerea evenimentului?

Cine va plati?

Cat vor plati participantii care confirma participarea?


Ce tipuri de evenimente F&B au fost alese si ce se va servi ?

Masa va fi oferita gratuit sau contra-cost?

Ce sponsorizari vor fi utilizate?


24/30



Stabilirea bugetului presupune parcurgerea a trei etape:

a. Stabilirea obiectivelor

b. Clasificarea cheltuielilor

c. Identificarea surselor de acoperire


Obiectivele financiare se pot incadra intr-una din urmatoarele trei situatii:

incasarile = Cheltuieli (Break-Even)

profit

deficit


25/30



b. Clasificarea cheltuielilor

Costuri indirecte, sunt cele care nu sunt direct legate de eveniment, sunt de regula

de natura administrativa precum salariile personalului implicat, reparatiile

echipamentelor, etc.


Costuri fixe sunt cele care nu depind de numarul participantilor , costurile de

inchiriere ale salilor de intruniri, echipamentul audiovideo.

Costuri variabile care depind de numarul participantilor : F&B


26/30



c. Identificarea surselor de acoperire.

Principalele surse sunt costurile pentru organizarea de evenimente prevazute in

bugetele operationale ale companiilor beneficiare. Acestea determina numeroase limitari


planner-ului.

Cele mai importante surse, altele decat cele prezentate anterior si taxele achitate

de participanti sunt:

Fonduri ale organizatorului

Fonduri private

Taxele percepute expozantilor


27/30



c. Identificarea surselor de acoperire.

Cele mai importante surse, altele decat cele prezentate anterior si taxele achitate

de participanti sunt:

Sponsorizari


Taxe promotionale

Asistenta locala, regionala sau guvernamentala

Promovarea unor firme pe pagina web a evenimentului

Parteneri oficiali

Contributii cash sau in natura (produse sau servicii)

Inainte de orice se determina nivelul la care incasarile ce trebuie colectate acopera

costurile estimate.


28/30


8. Controlul costurilor

Cuprinde masurile de mentinere a cheltuielilor sub control. Cel mai important factor

este cel de stabilire a persoanelor (cat mai putine) cu autoritate de decizie asupra

modificarii cheltuielilor stabilite initial.



29/30



Crearea si implementarea unui eveniment reprezinta un efort de echipa. Plannerii

sunt interesati ca dupa fiecare eveniment sa realizeze o evaluare pe baza feed-back-ului

de la participanti, personalul firmelor prestatoare de servicii, expozanti, contractanti sau

orice alte firme sau persoane implicate. Sunt evaluate calitatea moderatorilor, efectele


resimtite de participanti in legatura cu seminariile educationale, confortul cazarii,

functionarea transportului, calitatea mancarii, inspiratia alegerii locatiei, etc.

Aceste informatii sunt colectate in baza unor chestionare completate dupa

eveniment, dar se folosesc si modalitati de colectare prin telefon, fax, web. Acesta din

urmi este metoda cea mai rapida si consta in conectarea celui intervievat la link-ul cuchestionarul.


30/30



La fel cum primul pas al organizarii consta in stabilirea unor obiective reale, la fel in

cadrul evaluarii trebuie stabilit ce anume se evalueaza. Astfel:

Care sunt informatiile necesare?

Cine le va folosi?


Care metoda de diseminare a rezultatelor se va alege?

Documents

Organizator Evenimente - Tema 5