Organisationsprinzipien

Disposition, Improvisation und Organisation

Organisieren

• Kontrollierbare Ziele festlegen• Arbeitsverteilung und Abläufe planen• Entscheidungen treffen• Durchführung überwachen• Kontrollieren, ob gestellte Ziele erreicht

werden

Disposition, Improvisation und Organisation

• Disposition: Entscheidung ohne starre Regelungen.

• Improvisation: Alles kann jederzeit geändert werden !

• Organisation: Sie ist das Ergebnis von generellen Regelungen.

Aufgliederung

Gestaltung

Strukturierung Disposition

Organisation Improvisation

Substitutionsprinzip

• Eine Einzelfallregelung wird durch eine dauerhafte Regelung ersetzt (=substituiert).

• Prinzip: Arbeitsabläufe, die wiederholt werden, sollen durch generelle Regelungen festgelegt werden.

• In der EDV ist die Substitution Voraussetzung für jeden Computereinsatz !!

Vor-und Nachteile von generellen Regelungen

• Vorteile:1. Zeit wird eingespart2. Geschäftspartner und Mitarbeiter (MA)können gleiche

Fälle gleich behandeln3. Aufgaben können anderen MA übertragen werden

• Nachteile:1. Allgemeine Regelungen wirken „unpersönlich“ !2. Ausführung von allgemeinen Regeln motivieren die MA

kaum !

Delegationsprinzip

• delegieren = übertragen• Geregelte Abläufe werden zur Entlastung

der Führungsebene auf andere Stellen übertragen !

Organisatorisches Gleichgewicht

• Ermöglicht Entlastung• Gefährdet Anpassungsfähigkeit

• Ziel: Gleichgewicht zwischen Stabilität und Elastizität !!

Org. Gleichgewicht

1. Unterorganisation

• Kaum Regelungen

• MA entscheiden nach Gefühl und Laune

2. Überorganisation

• Fast alles im Voraus geregelt

• Richtlinien und Vorschriften

Beziehungstypen

Management-Funktionen

Management-Funktion

• Organisieren heißt Ziele festlegen, planen, entscheiden, die Durchführung gestalten und kontrollieren !

• Nur organisierte EDV-Einsätze führen zum Erfolg !

Führung in Organisationen

Bedürfnisse, Motive und Motivation

Bedürfnisse

• Fünf Bedürfnisse:1. Existenzbedürfnisse2. Sicherheitsbedürfnisse3. Bedürfnis nach sozialen Kontakten4. Bedürfnis nach Anerkennung und

Wertschätzung5. Bedürfnis nach persönlicher Entwicklung

Motivation

• Motivationsfaktoren: ...führen zu mehr Zufriedenheit und Bedürfnisbefriedigung

• Hygienefaktoren: ...tragen dazu bei, dass Motivation und Zufriedenheit nicht abnehmen.

Konsequenz für Führung: Rahmenbedingungen verbessern !!!!!

Führungsformen,-stile und -techniken

• Def.:Führung ist soziale Einflussnahme zur Erfüllung einer gemeinsamen Aufgabe.

Kooperative Führung

Vorgabe von überprüfbaren ZielenFührung durch Zielsetzung...oder partizipativ-situativer Führungsstil: Mitarbeiter und Vorgesetzte kommen

zusammen zu EntscheidungenDelegation: ...kompetenten MA wird

Verantwortung übertragenIntegrative Kommunikation

Elemente einer kooperativen Führung

Bessere Motivation

Bessere Leistung

größere Zufriedenheit

Vertrauen

Führung durch Zielsetzung

Partizipativ-situativer Führungsstil Delegation

Einzel-und Gruppenverhalten

• ...Einbindung von Mitarbeitern führt zu mehr Motivation und Arbeitsfreude

• In effizient geführte Organisationen erwartet die Gruppe klare Entscheidungen !

Gefährliche Gruppierungen !

1. Die Gruppe behauptet, dir zu geben, was dir fehlt !

2. Die Gruppe spricht von einer neuen Sicht der Dinge !

3. Die Gruppe gibt kein genaues Bild von sich !

4. Die Gruppe hat einen Meister, ein Medium, einen Führer oder einen Guru !

Fortsetzung:

5. Die Lehre der Gruppe gilt als einzig echtes, ewiges wahres Wissen !

6. Die Welt treibt unaufhaltsam auf eine Katastrophe zu !

7. Die Gruppe will, dass du Mitglied wirst !8. Die Gruppe ist Elite. 9. Die Gruppe schreibt dir dein Sexualleben vor !10. Zweifel bestraft die Gruppe mit Angst- und

Schuldgefühlen !

Kommunikation und Entscheidungsfindung

Formen innerbetrieblicher Kommunikation

Ziel

• Um Ziele erreichen zu können, bedarf es einer Kommunikationskultur !

• Mängel sind:1. Gesprächspartner nicht ansehen !2. Beschimpfung von Abwesenden !3. An Meinungen festhalten !4. Persönliche Angriffe und Unterstellungen!

Verbesserung der Kommunikation:

• Durch :1. Bereitschaft mehr zu tun als verlangt ist !2. Selbstbewusstsein und Eigenmotivation

fördern !3. Kompetenz statt Autorität zeigen !4. ..für Gespräche zur Verfügung stehen !5. Prioritäten setzen !

Individuelle und kollektive Entscheidungsfindung !

• In 3 Sozialformen können Entscheidungen getroffen werden :

1. Die MA stimmen ab, der Vorsitzende enthält sich der Stimme !

2. Der Vorsitzende und die MA erarbeiten eine gemeinsame Lösung !

3. Der Vorsitzende entscheidet, ohne die MA wesentlich einzubinden !

Krisen und Konfliktmanagement

• Def.: Ein Konflikt ist ein wiederholtes, vertiefendes Aufeinanderprallen verschiedener Interessen !

• Ohne Strategie: nur 3 „Lösungsvarianten“:1. Machtkampf um Gewinn herbeiführen !2. Sich dem Schicksal unterwerfen !3. Den Konflikt von Dritten lösen lassen !

Gesprächsführung

• Grundregel : Zuhören, zuhören, zuhören ! Ablauf:

1. Klient um einen Gesprächstermin ersuchen !2. Kontakt herstellen !3. Aktives zuhören !4. Problemanalyse !5. Entscheiden : Alternativen statt Ratschlägen6. Realisierung : Unterstützung anbieten !

Gesprächs- und Beratungsformen:

• Zweiergespräch: Zwei Partner besprechen Inhalte, die nur für sie von Bedeutung sind !

• Erweitertes Zweiergespräch: Weitere Personen werden hinzugezogen ( Personalchef)

• Gruppengespräch: Eine Kleingruppe kommuniziert mit dem Leiter dieser Gruppe

bzw. untereinander !

Gesprächstypen

• Vier vorrangige Gesprächstypen:1. Kontraktgespräch: Ziel ist eine gute

Arbeitsbeziehung !2. Beratungsgespräch: Zweck ist eine

Hilfestellung !

Weitere Gesprächstypen:

3. Schlichtgespräch: 1. Darstellung des Konfl. 2. Vorschläge 3. Einigung und

Vereinbarung4. Kritikgespräch: 1. Äußerung der Kritik

2. Änderungsanspruch 3. Änderungsstrategie besprechen

Bürokratische Organisation

• Erfinder: Max Weber• Bürokratie ist heute oft ein negativer Begriff• Unternehmen soll unbürokratisch sein: -fördert die Arbeitsmotivation -führt zu besserem Unternehmen Dies wirkt sich auf Mitarbeiter und Kunden aus.

Das Ende der feudalen Organisation

Früher:• Man dachte dass

Adlige über die Geburt die Eignung zum Führen mitbekamen.

Staatsverwaltung von Zusammenbruch bedroht

Später:• Die Eignung zum

Führen musste man durch Fachkenntnisse und Ausbildung belegen.

Merkmale der neuen Organisation

• Geordnete Kompetenzen• Hierarchie• Erlernbare Regeln• Bei Einstellung zählt Fachwissen!• Arbeitsabläufe dokumentiert• Laufbahn• Geld für Tätigkeit abhängig

Dimensionen von Kultur und Unternehmenskultur

• Kultur = Werte die Gemeinschaft prägen• Kultur wirkt sich auf Mitglieder aus• Kultur unterliegt Wandel• Mitglieder haben gemeinsame Symbole• Sozialisation = Prozess wenn Person Werte einer

Kultur erwirbt• Kulturtechniken = benötigte Fertigkeiten um an

Kultur teilzunehmen

Unternehmenskultur

=• Unverwechselbarer, von Unternehmen

unterscheidbarer Charakter und Stil eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt!

Die 9 Charakteristika 1. Sozial2. Verhaltenssteuernd3. Menschengeschaffen4. Allgemein akzeptiert5. Tradiert6. Erforschbar7. Veränderbar8. Bewusst und unbewusst9. Nicht direkt erfassbar

Funktionen der Unternehmenskultur

1. Schafft ein „Wir-Gefühl“2. Vermittelt Sinnzusammenhang 3. Gemeinsame Verständnisbasis4. Entlastet Mitarbeiter5. Fördert Lern- und Entwicklungspotentiale

Elemente der Unternehmenskultur

• Unternehmenskultur durch Fragen beschreibbar:

Wie wird man Mitglied bei der Firma? Wie wird motiviert? Wie werden Ziele festgelegt? Wie werden Krisen bewältigt? usw... Bild von Unternehmen entsteht

McKinsey-7S-Modell

1. Selbstverständnis2. Strategien3. Strukturen4. Stammpersonal5. Stil6. Systeme7. Sachmittel

Organisationsentwicklung

DefinitionOrganisationsentwicklung =langfristige Bemühung, die Problemlösungs-und Erneuerungsprozesse in einerOrganisation verbessert• OE passiert unterbrochen• OE ist etwas woran alle beteiligt sind• OE lässt sich nicht verhindern• OE lässt sich manchmal steuern

Veränderungsnotwendigkeit

Oft müssen Veränderungen vorgenommen werden um wirtschaftlich zu bleiben:

• Fehlentwicklungen beseitigen• Fehlentwicklungen vermeiden

Veränderungsnotwendigkeit

Auslöser:

• Wirtschaftliche Kennzahlen

• Krisen• Geänderte

Rahmenbedingungen

• Reaktionen:

• Reduktion der Personalkosten

• Steigerung der Produktion

Oft ohne dauerhaften Erfolg!

Ziele der OE

Organisationale Ziele: Innovationsfähigkeit Anpassungsfähigkeit Lernfähigkeit Effektivitätssteigerung Effizienzsteigerung

Personale Ziele: Zufriedenheit der OM

Humanisierung Autonomie der OM Selbstverwirklichung

Die beiden Ziele widersprechen sich oft!

Grundsätze der OE

Prozessorientierte Vorgangsweise:

1. Entscheidungsprozesse: sollen zu Entscheidungen führen

2. Analyseprozesse: Selbstdiagnose der Situation3. Lernprozesse: Verbesserung der Situation4. Psychosoziale Prozesse: sollen Beziehungen neu ordnen

(Teams einrichten oder abschaffen)

Grundsätze:Gesamtprozess

Diese Prozessen wechseln sich immer ab und bilden so den Gesamtprozess.Aufbau eines Gesamtprozesses: Auftauen: Situation erörtern,Änderungen

besprechen Verändern: gemeinsame Aktionen mit Strukturen,

Gruppen, Teams Einfrieren: das Erarbeitete wir dauerhaft

beibehalten

Grundsätze

Non-Direktive Beraterrolle:

Berater gibt keine Lösungen vor, sondern fördert undbegleitet den Prozess nur.Der Experte ist der Mitarbeiter!Dies unterscheidet die OE von anderen Beratungsmodellen.

Grundsätze

Methoden: Gruppenprozesse: Entwicklung einzelner Mitarbeiter

Es werden Konflikte, Neueintritte ins Unternehmen, Karrieremöglichkeiten besprochen...

Teams: Teamentwicklung steht im Vordergrund Ziele: Vertrauen bilden, offenes Kommunizieren... Intergruppen: werden benötigt wenn verschiedene Teams

kommunizieren müssen Organisationsumgreifend: begleiten Veränderungsprozess

über mehrere Jahre, betrifft Gesamtorganisation

Instrumente der OE

Es gibt Instrumente in großer Vielfalt und ständig werden neuen entwickelt.Eine fixe Aufzählung ist somit unmöglich.Die OE-Techniken werden in drei Ansätze unterteilt.

1.Personaler Ansatz

Weiterentwicklung von Personen und Beziehungen in Organisation werden bearbeitet. (Trainingsgruppen, Prozessberatung...)

Teamentwicklung:Innerer Zusammenhalt und Kompetenz soll gesteigert werden. Mit einem Fragebogen kann dasTeam erörtern wo es Lernbedarf gibt.

2.Strukturaler Ansatz

Neben Primärorganisation soll eineSekundärorganisation aufgebaut werden um bestimmte Ziele zu erreichen.(Workshops, Projekte, Qualitätszirkel...)

3.Strategischer Ansatz

Überschreitet in seiner Dimension noch den strukturalen Ansatz und richtet sich nach der Position des Unternehmens im gesamten Markt.

Fallbeispiel• Problem: Zusammenschließung von Abteilungen

mit fachlichen Differenzen• Einstieg: Interviews mit Leitern und Mitarbeitern

der Abteilungen• Vorschläge: Teamentwicklungsprojekte• Umsetzung: vermehrter Austausch der

Abteilungen• Abschluss: Befragung der Mitarbeiter auf

Zufriedenheit

Kritik an OE1. Inhaltliche Einseitigkeit: technologische Aspekte vernachlässigt2. Werthaltung: Wertehaltungen sind nicht eindimensional3. Wirtschaftliche Sicherheit: hohes Maß an Wirtschaftssicherheit ist Vorraussetzung4. Manipulative Aspekte: Erfolg ist von Ehrlichkeit der Mitarbeiter abhängig