Org Ani Gram as 2010 Ed A

8/6/2019 Org Ani Gram as 2010 Ed A

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Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos

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Facultad de Ciencias Económicas y de Administración

Departamento de Ciencias de la Administración

ORGANIZACIÓNY

MÉTODOSADMINISTRATIVOS

ORGANIGRAMAS

Año 2010




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ÍNDICE

LOS ORGANIGRAMAS……………………………………………………………………... 3

TIPOS DE ORGANIGRAMAS………………………………………………………………. 3

REGLAS DE DIAGRAMACIÓN ……………………………………………………………. 4

PROGRAMAS DE DIAGRAMACIÓN………………………………………………………. 6

VIGENCIA DE LOS ORGANIGRAMAS …………………...................................................... 8

EJEMPLOS …………………………………………………………………………………… 8




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Los OrganigramasEl único propósito de este artículo es facilitar los procesos de aprendizaje de losestudiantes de Organización y Métodos Administrativos de la Facultad de CienciasEconómicas y de Administración y los de Organización y Sistemas I y II de la Escuela deAdministración.

Tipos de Organigramas

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de unaorganización. Es un instrumento de análisis que permite visualizar en forma rápida losórganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y losniveles jerárquicos. Existen distintos tipos de organigramas, entre ellos:

Los organigramas estructuralesson los más frecuentemente utilizados en la

administración pública y en las organizaciones medianas y grandes. Permiten una rápidavisualización de los órganos, las relaciones de autoridad que los vinculan y las distintas jerarquías. Mediante los mismos se aprecia rápidamente el ámbito de control de cadaunidad, las relaciones formales y la cantidad de niveles jerárquicos que componen laestructura de la organización.

Los organigramas funcionales también llamados por actividad, indican, además de loanterior, las principales actividades que desarrolla cada órgano. La información quebrindan es mucho más rica que la que aportan los organigramas estructurales, ya quepermiten apreciar la división del trabajo en la organización. Presentan como inconvenienteque es difícil su diseño en un formato reducido. Con frecuencia, se realizan en forma

parcial. Son utilizados en el desarrollo de estudios de reorganización.

Los organigramas de cargos detallan, como su nombre lo indica, la composición de laorganización en términos de los cargos que la integran. Su uso es frecuente enorganizaciones cuya estructura de cargos y escalafones es compleja, como por ejemplo, enla administración pública. Asimismo, en las pequeñas y micro empresas son utilizados confrecuencia.

Los organigramas personaleso personigramas, indican, además del nombre del órgano,las personas que lo integran y los cargos que ocupan. Se utilizan cuando se desea dar aconocer quienes ocupan determinados cargos, como por ejemplo ante un cambio de

autoridades.

Los organigramas esquemáticos, contienen sólo los órganos principales de unaorganización. Con frecuencia se elaboran para el público en general y ofrecen una visiónsimplificada de la organización.

Los organigramas analíticos, representan con el mayor detalle una organización parafacilitar su estudio. Incluyen la totalidad de órganos o cargos (según se trate de unorganigrama estructural o de cargos) y todas sus relaciones formales. Generalmente sereservan para uso interno.

Los organigramas generales representan toda la estructura organizativa de laorganización. Los organigramas parcialesdesarrollan una parte de la organización.




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Generalmente, en organismos grandes, es conveniente presentar un organigrama generalesquemático, acompañado por tantos organigramas parciales analíticos como unidades deprimer nivel existen.

Reglas para la diagramación

No existen reglas únicas para diagramar organigramas. En la medida que se trata de uninstrumento gráfico, es recomendable utilizar una presentación clara y comprensible porlos usuarios e incluir, si corresponde, una clave o referencias que expliquen los criteriosutilizados. Para facilitar su comprensión, un organigrama presentado en formato papeldebe ir en una única hoja, de tamaño y características adecuadas. El formato electrónicopermite la inclusión de conectores que facilitan su presentación.

No obstante, a los efectos del curso, se acuerdan los siguientes criterios de diagramación.

La relación de subordinación1: Se representa con una línea continua (línea de mando) queparte del punto medio de la parte inferior del órgano superior y llega al punto medio de laparte superior del órgano o de los órganos subordinados.

También es posible la diagramación vertical, bajo las mismas condiciones.

1 También llamada relación lineal o de mando




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Para lograr una mayor claridad es posible combinar ambas formas de diagramación.

La relación de asesoría: Se representa mediante una línea horizontal que parte del puntomedio de la línea de mando del órgano que recibe el asesoramiento, hacia el punto mediode un lado del rectángulo del órgano asesor.

La relación funcional o de mando especializado se representa mediante una línea oblicuapunteada que une el punto medio de la parte inferior del órgano especializado con el puntomedio de la parte superior de los rectángulos que representan a las unidades subordinadasfuncionalmente.

La relación de coordinación se representa sólo y cuando existe un órgano formalmenteconstituido con el fin que sus integrantes coordinen actividades y tareas, como por ejemplouna comisión o comité. En ese caso, se representa como una línea horizontal punteada

que parte del punto medio de la línea de mando del órgano al cual pertenece el miembro de




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mayor nivel jerárquico del comité hacia el punto medio de un lado del rectángulo delcomité.

En todos los casos, los organigramas deberán tener un encabezado en el cual se establezca,como mínimo:

• Nombre de la organización a la cual se representa• Fecha de elaboración• Autor del organigrama• Carácter con el cual se realiza: si se trata de una propuesta o de una representación

del organigrama actual, por ejemplo.• Si corresponde, referencias o clave que permita una fácil comprensión del gráfico.

Los distintos órganos o si corresponde, cargos, se representan mediante rectángulos delmismo tamaño.

La diferente altura (o franja, para el caso de organigramas horizontales) representa el nivel jerárquico del órgano o cargo representado. Pueden aceptarse dos opciones: Escribir encada órgano su denominación o señalar la denominación del nivel dentro de la franja. Lasfranjas se marcan con líneas punteadas. La denominación utilizada puede señalar el nivel(“seccional” por ejemplo) o el nombre de las unidades comprendidas en el nivel(“Sección”). Puede escribirse tanto a la izquierda como a la derecha, procurando que elorganigrama resulte claro. No es correcto utilizar abreviaturas.

Programas de diagramación

Existen numerosos programas para diseñar organigramas.

Un primer grupo de programas que son frecuentemente utilizados son meramenteprogramas de diseño. Por ejemplo, los gráficos de este documento fueron diseñados




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mediante la aplicación de dibujo de la suite Open Office, el OpenOffice.orgDraw2. Elpaquete de oficina más común (Office) permite la diagramación de organigramas odiagramas de flujo a través del auxiliar de dibujo del Word o del Power Point. Este tipo deprogramas actúa como una plantilla: quien elabora el organigrama simplemente utiliza elprograma para dibujar en forma prolija y aprovechar las ventajas del archivo electrónico.

En particular, algunos programas de este tipo como el Flowchart permiten el trabajocolaborativo en línea3.

Un segundo grupo de programas permite orientar la diagramación. Por ejemplo, elAuxiliar de Organigramas del Power Point o el SmartDraw tienen esa característica.Partiendo del órgano de mayor nivel, permiten agregar subordinados o asistentes, deacuerdo a pautas preestablecidas. Luego, en cada órgano, se puede escribir y agregar sudenominación. Presentan la ventaja de automatizar el proceso de dibujo, evitando eltrabajo de centrar, alinear, eventualmente reducir los tamaños de las formas. Los criteriosde diagramación están preestablecidos y no siempre coinciden con los expresados en estedocumento.

A continuación se presenta un ejemplo elaborado con un auxiliar de organigramas.

Un tercer grupo de programas permite la automatización de la elaboración deorganigramas a partir de la información ingresada en otros programas, generalmenteprogramas de recursos humanos. Por ejemplo, a partir del módulo de Recursos Humanos

2 La suite Open Office es similar a otras aplicaciones de uso comercial, pero es decódigo abierto. Para descargarla, en www.openoffice.org se dispone de instrucciones.Para conocer los beneficios de utilizar software libre, de código abierto, se recomiendawww.cse.edu.uy , página de la Comisión Sectorial de Enseñanza de nuestraUniversidad.

3 Por “trabajo colaborativo en línea” se entiende la posibilidad que dos o más usuariostrabajen en forma simultánea en un mismo documento o aplicación, a través deInternet. Un ejemplo conocido de trabajo colaborativo en línea es googledocs.




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de un sistema integral de gestión, como SAP4, es posible generar el organigrama de cargosy el organigrama estructural. Esto permite la actualización del organigrama ante cualquiercambio en la plantilla de personal.

Vigencia de los Organigramas

Los organigramas que utilizamos en el curso representan básicamente tres elementos:• Órganos que componen la estructura• Niveles jerárquicos• Relaciones formales.

Eduardo Kastika5 indica que el organigrama es ”... uno de los modos más usuales paraimaginarnos a una empresa (para “pensar” a la empresa)... Es un modelo – símbolo de loque muchos tenemos presente cuando imaginamos a una empresa: áreas, departamentos,bloques, partes que se relacionan linealmente. El organigrama es un símbolo de cómo

pensábamos tradicionalmente a las organizaciones. El organigrama es una de las imágenesque tenemos de lo que era antes las organizaciones. ”

En el momento actual, señala Kastika, hay dos hechos que afectan a la organización. Elprimero de ellos es el paso desde relaciones de dependencia a relaciones deinterdependencia. La empresa ya no puede ser concebida como un conjunto de “bloques”.Más allá del relacionamiento formal de dependencia las organizaciones crean una red derelaciones de coordinación y de grupos de trabajo no permanentes, enfocados hacia unobjetivo concreto. Este relacionamiento no está representado en el organigrama.

El segundo elemento es un alto grado de dinamismo. La estructura está en constantemovimiento.

Estas apreciaciones no invalidan al organigrama como instrumento de representación de laestructura orgánica de una organización, pero sí limitan su alcance. Un estudio enprofundidad de una organización requiere de un organigrama, pero no se limita al mismo.

Ejemplos

Fábrica Nacional de Tejidos S.A. es una empresa que fabrica telas para vestimenta y

tapicería. Exporta el 90% de su producción y vende el excedente a tres firmas mayoristasdel país. En promedio ocupa 100 personas.

Se presentan, como ejemplos, su organigrama esquemático y los tres organigramasanalíticos correspondientes a las unidades de primer nivel.

4 La aplicación SAP ERP es un sistema integrado de planificación de recursos empresariales (ERP)desarrollado por la empresa SAP AG que se dirige a los requerimientos de software del negocio para lasgrandes organizaciones de tamaño mediano en todas las industrias y sectores. Permite la comunicaciónabierta dentro y entre todas las funciones de la compañía. (http://en.wikipedia.org/wiki/SAP_ERP)

5

Kastika, Eduardo: “Desorganización creativa, organización innovadora”. EdicionesMacchi. Buenos Aires, 1994.




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Gerencia de

Producción

Fabrica Nacional de Tejidos S.A.

Gerencia de Producción

ComprasTejidoHilado

Departamento

Servicios

GeneralesDepósito

Sección

Organigrama Actualal 30/04/2010Elaborado por: Cr. José Pérez

Gerencial

Directorio


AdministraciónVentasProducción

Gerencial


Dirección




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Almacenes Mayoristas S.R.L. es una empresa que ocupa en promedio 150 personas.Compra, vende y distribuye en todo el país artículos de tocador y perfumería. En este caso

se presentan como ejemplos un organigrama de cargos y un organigrama funcional.

Gerencia deVentas


Gerencia de Ventas

MayoristasExterior

Departamento

AdministraciónDe Ventas

Sección


Gerencial

Gerencia deAdministración


Gerencia de Administración

FinanzasPersonalContaduría

Departamento

Cobranzas

Sección


Gerencial




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Supermercados del Norte S.A. es una cadena de supermercados que cuenta con x locales.En promedio ocupa unos 5500 trabajadores y tiene una alta tasa de rotación del personal.

Se plantea el organigrama esquemático, en dos presentaciones diferentes y algunosorganigramas analíticos, algunos de ellos con presentación vertical y otros horizontal.

Almacenes Mayoristas S.R.L..Organigrama de Cargos Actualal 30/04/2010Elaborado por: Cr. José Pérez

GerenteGeneral

Gerente deAdministración

y Finanzas

Gerente deComercialización

Gerente deAdquisiciones

Jefe deDepósito

Jefe deCompras

Jefe deVentas

Jefe deDistribución

Jefe deContaduría

Jefe deCobranzas

Auxiliar DeCompras

AuxiliarContable

CobradorChofer

Asesor en Marketing

Jefe dePersonal

Auxiliar dePersonal

Auxiliar

Peón

Administrativo

Vendedores

Almacenes Mayoristas S.R.L..Organigrama Funcional Actualal 30/04/2010Elaborado por: Cr. José Pérez

Gerencia General:Dirección, gestión

y planificaciónde la empresa.

Gerencia de Administración

y Finanzas: Elaboración

de Estados Contables.Gestión de Personal.

Gestión Financiera y

Cobranzas.

Gerencia de

Comercialización: Venta

y distribución demercaderías a los clientes.

Determinación de las

Unidades de distribución

Gerencia de Adquisiciones:

Compra de Mercadería.

Cálculo de Costos yFijación de Precios

Almacenamiento y Custodia

De Mercaderías

Asesoría en Marketing:Asesor en difusión yComunicación de losCanales de las mercaderías




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Directorio

Supermercados del Norte S.A.

Gerencia deAdministración

Gerencia deLogística

Gerencia deOperaciones


GerenciaGeneral

Gerencia deCompras

Gerencia deRRHH

Asesoría enMarketing

AuditoríaGeneral

Asesoría Tributaria

Asesoría Legal

Directorio


AdministraciónLogísticaOperaciones


Dirección

GerenciaGeneral

ComprasRecursosHumanos

Marketing

AuditoríaGeneral

Tributaria

Legal

Gerencial




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Ropitas es una boutique ubicada en un Centro Comercial. Ocupa, según la temporada, decuatro a seis personas incluyendo a su dueño. No se diagrama el Estado Contable Álvarez& Asociados, firma que tiene a su cargo la preparación de los estados contables, laliquidación y pago de impuestos, la liquidación de sueldos y otros trámites administrativos.Al tratarse de una microempresa, no se diagrama el organigrama estructural sino elorganigrama de cargos. El organigrama funcional, también al tratarse de unamicroempresa, puede resultar muy útil.


Gerencia de Recursos Humanos


Gerenciade Recursos

Humanos

Departamentode

Asistencia

Técnica

Departamentode

Selección

Departamentode

Capacitación

Departamentode

Liquidación

de Sueldos

Departamentode

Contrataciones

Departamentode

Asistencia

yPromoción

Dirección GeneralDe Operaciones


GerenteRegional

Sur

GerenteRegional

Norte

Organigrama Actualal 30/04/2010

Elabo rado por: Cra . González

Dirección

Local Barrio Nuevo

Local Barrio Blanco

Local Barrio Alto

Local Barrio Mayor

Local Ba rrio Ja rdín

Local Barrio Rojo

Local Barrio Árbol

Local Barrio Norteño

Local Barrio Ant iguo

Local Barrio Sureño

Local Barrio del Noreste

Local Barrio Verde

Local Barrio al Norte


Gerencia de Compras


Gerencia

de Compras

PescaderíaCarnes y

Aves

Costosy

Estadística

Productos de

Tocador

Vegetales

Y Frutas

Gerencial

Electrodo-

mésticos

Otros

ProductosNo

Perecederos

Vestimenta

Departamento




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RopitasOrganigrama Funcional Propuesto al 30/04/2010

Elaborado por Juan Ortiz

Propietaria: Direcciónde la empresa. RealizaciónDe las Compras. Gestión

Financiera. GestiónDe Personal

Auxiliar deServicio: limpieza del

local

Vendedores: venta alPúblico de lasMercaderías.

Facturación de lasMercaderías.

Cajero: cobranza aClientes. Pagos.

Trámites bancarios.Preparación deInformación yComprobantes

A través de internet se pueden consultar numerosos ejemplos, como por ejemplo:

http://www.pereirarossell.gub.uy/index.php/acerca-del-pereira-rossell/autoridades , permiteconsultar el organigrama del Hospital Pereira Rossell

Ropitas

Organigrama Vigente al 30/04/2010

Elaborado por: Juan Ortiz Aprobado por: Dora López

Propietaria

Auxiliar deServicio

Vendedores Cajero




15

http://www.inia.org.uy/online/site/2546I1.php, permite la consulta del organigrama del

Instituto Nacional de Investigación Agropecuaria (INIA)

http://www.bps.gub.uy/Institucional/estructuraOrganizativa.aspx?menu=institucional ,plantea el organigrama del Banco de Previsión Social

http://www.bbva.com/TLBB/tlbb/jsp/esp/conozca/organi/index.jsp presenta elorganigrama del Banco BBVA

Organigrama de INIA y estructura matricial

Fuente: www.inia.org.uy, marzo 2010

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