OneDrive for Business Installationsanleitung · OneDrive for Business Installationsanleitung 14 01.04.2014 Im letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, einen ersten Eindruck von

OneDrive for Business Installationsanleitung 1 01.04.2014

Anleitung zur Installation und Einrichtung von

Microsoft OneDrive for Business


Vorwort

Mit Beginn des Projektes „PC im Pfarramt“ wurde auf sämtlichen Geräten Microsoft SharePoint

Workspace installiert, um Dateien aus dem ELKW-Portal vom Notebook bzw. dem PC aus bearbeiten

und eine Offline-Verfügbarkeit der Daten gewährleisten zu können.

An SharePoint Workspace gab es einige Kritikpunkte wie zu langen Zeiten beim Öffnen und Hochladen

von Dokumenten, vielen Fehlermeldungen oder aber auch der fehlenden Möglichkeit, Dateien direkt

aus Outlook heraus in der Ablage zu speichern oder Dateien direkt als E-Mail-Anhang zu versenden.

Seit wenigen Monaten stellt Microsoft nun den Nachfolger von Microsoft Workspace, „Microsoft

OneDrive for Business“, bereit.

Das Programm setzt genau an den genannten Kritikpunkten an und soll ein reibungsfreies und vor allem

komfortableres Arbeiten mit dem ELKW-Portal ermöglichen.

Diese Anleitung soll Ihnen dabei helfen, die Installation von OneDrive for Business selbstständig

durchführen zu können und Ihnen Antworten auf die gängigsten Fragen liefern.

Sollten Sie auf Probleme stoßen, die in dieser Anleitung nicht beschrieben sind, wenden Sie sich bitte

wie gewohnt an unseren Servicedesk.


Diese Anleitung wird Sie Schritt für Schritt durch die Installation und Einrichtung von Microsoft OneDrive

for Business führen.

Inhalt Vor der Installation zu beachten ............................................................................................................. 4

Kapitel 1 Deinstallation von SharePoint Workspace .......................................................................... 5

1.1 Überprüfung des Upload Center ............................................................................................. 5

1.2 Überprüfung der Daten per Webbrowser ............................................................................... 6

1.3 Entfernen von eingerichteten Bereichen in SharePoint Workspace ....................................... 7

Kapitel 2 Download von OneDrive for Business ................................................................................. 9

Kapitel 3 Einrichten von OneDrive for Business ............................................................................... 15

Kapitel 4 Verwenden von OneDrive for Business ............................................................................. 21

Kapitel 5 Sonstiges/Fehlerbehandlung ............................................................................................. 23

5.1. Wie äußern sich Synchronisationsprobleme in OneDrive for Business ................................ 23

5.2. Ungültige Sonderzeichen....................................................................................................... 25

5.3. Doppelter Punkt vor Dateiendung ........................................................................................ 25

5.4. Maximale Pfadlänge .............................................................................................................. 26

5.5. Meldung „Die Bibliothek kann nicht synchronisiert werden, weil Sie zu groß ist“ ............... 28

Anhang A: Welche Office Version ist bei mir installiert? ...................................................................... 31

Anhang B: Wie erkenne ich, ob ich SkyDrive Pro auf meinem PC installiert habe? .............................. 35

Anhang C: Wie deinstalliere ich SkyDrive Pro richtig? .......................................................................... 36

Anhang D: Wie richte ich weitere Dokumentenbibliotheken in meinem persönlichen Bereich ein? .. 41

Anhang E: Wie entferne ich eingerichtete Verbindungen in OneDrive for Business wieder? .............. 43

Anhang F: Wie richte ich eine Verbindung manuell in OneDrive for Business ein?.............................. 46


Vor der Installation zu beachten Die Reihenfolge der Schritte ist abhängig von dem Synchronisationsprogramm, dass Sie derzeit

einsetzen.

Option A: Ich nutze derzeit Microsoft SharePoint Workspace 2010 ( )

Wenn Sie das Programm SharePoint Workspace 2010 verwenden. Starten Sie bitte direkt mit dem

ersten Kapitel und gehen die Kapitel der Reihe nach durch.

Option B: Ich nutze derzeit Microsoft SkyDrive Pro

Sollten Sie bereits aus dem „PC im Pfarramt“-Portal die Installationsanleitung und von der

DATAGROUP-Seite das Installationspaket heruntergeladen und ausgeführt haben, so nutzen Sie

höchstwahrscheinlich das Programm SkyDrive Pro.

In diesem Fall können Sie das erste Kapitel überspringen.

Beachten Sie dazu das Kapitel Anhang B: Wie erkenne ich, ob ich SkyDrive Pro auf

meinem PC installiert habe?, auf der Seite 35.

Sollten Sie bereits mit Microsoft SkyDrive Pro arbeiten, deinstallieren Sie dies bitte und starten

Sie Ihren Computer neu, bevor Sie mit dem Download von OneDrive for Business beginnen.

Eine Anleitung hierzu finden Sie unter Anhang C: Wie deinstalliere ich SkyDrive Pro

richtig? auf der Seite 36.

Sollte es während der Einrichtungsschritte von OneDrive for Business zu Problemen kommen,

beachten Sie bitte das Kapitel 5 Sonstiges/Fehlerbehandlung auf der Seite 23.

Sollten Sie darüber hinaus auf Probleme stoßen oder sich bei einigen Punkten Rückfragen ergeben,

wenden Sie sich bitte an den DATAGROUP ServiceDesk.


Kapitel 1 Deinstallation von SharePoint Workspace Befolgen Sie folgende Schritte um SharePoint Workspace korrekt von Ihrem PC zu entfernen.

Bevor Sie Änderungen an Ihrer bestehenden SharePoint Workspace Installation

vornehmen und um Datenverlust zu vermeiden, stellen Sie bitte folgende Punkte

sicher:

Alle Dateien wurden ordnungsgemäß hochgeladen. Dies bedeutet in dem Upload

Center sind in der Ansicht „Ausstehende Uploads“ keine Dateien mehr aufgeführt, siehe

Punkt 1.1.

Beim Aufruf der entsprechenden Webseite des „PC im Pfarramt“-Portals im Browser

sind alle – von Ihnen hochgeladenen - Dateien vorhanden und aufrufbar, siehe Punkt

1.2.

Beachten Sie bitte: Dateien, die nicht mit dem Rechenzentrum synchronisiert wurden,

sprich nicht hochgeladen sind, sollten lokal auf Ihrer Festplatte gespeichert sein, da sie

sonst bei dem Vorgang verloren gehen. Wir als DATAGROUP können nur Dateien

Wiederherstellung, die korrekt auf dem Server hochgeladen worden sind.

1.1 Überprüfung des Upload Center Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie überprüfen ob sich in Ihrem Upload Center noch Dateien

befinden, die noch nicht mit dem Rechenzentrum synchronisiert wurden.

Das 'Upload-Center' öffnen Sie mit einem Doppelklick auf das runde orangefarbene Symbol mit weißem

Pfeil in Ihrer Taskleiste bzw. über Start > Alle Programme > Microsoft Office > Microsoft Office 2010

Tools > Microsoft Office 2010 Upload Center.

Abbildung 1 - Upload Center in der Taskleiste

Das Upload Center sollte keine Einträge mehr in der Ansicht „Ausstehende Uploads“ enthalten,

vergleiche auch Abbildung 33. Ist dies nicht der Fall, wenden Sie sich bitte an den DATAGROUP

Servicedesk zwecks Unterstützung.


Abbildung 2 -Es sind keine Einträge im Upload Center enthalten

1.2 Überprüfung der Daten per Webbrowser Mit dem Zugriff per Webbrowser auf das „PC im Pfarramt“-Portal greifen Sie direkt auf die Inhalte des

Rechenzentrums zu. Sie gehen also nicht den Umweg über eine Anwendung, wie Sie es beispielsweise

mit dem Programm SharePoint Workspace tun würden.

Rufen Sie das „PC im Pfarramt“-Portal über einen beliebigen Webbrowser auf, z. B. Internet Explorer (

), Firefox ( ) oder Google Chrome ( ): z. B. die Portal-Startseite per https://www.elkw.de.

Abbildung 3 - Aufruf der "PC im Pfarramt"-Portalstartseite im Internet Explorer

Rufen Sie nun den Bereich im „PC im Pfarramt“-Portal auf, in den Sie die Dateien hochgeladen haben

und den Sie nun überprüfen möchten. Auf der Startseite des Portals gelangen Sie über die ELK-Wue-

Landkarte zu Ihrem Pfarramt bzw. über den Link „Mein persönlicher Bereich“ zu Ihren persönlichen

Daten.

Überprüfen Sie anschließend, ob sich die Dateien wie gewünscht in den Dokumentenbibliotheken

Aktenplan, Austausch, Veröffentlichungen bzw. Persönlichen Dokumenten mit ihren jeweiligen aktuellen

Versionen befinden.

https://www.elkw.de/


Sollten sich während der Überprüfung (siehe 1.1. und 1.2) Probleme oder Rückfragen ergeben, wenden

Sie sich bitte erst an den DATAGROUP Servicedesk bevor Sie mit den nächsten Schritten fortfahren.

Dies gilt ausschließlich zum Schutze Ihrer Daten!

1.3 Entfernen von eingerichteten Bereichen in SharePoint Workspace

Diesen Schritt sollten Sie nur durchführen, wenn Sie die Überprüfung der Kapitel 1.1 und

1.2 erfolgreich abgeschlossen haben!

Öffnen Sie zunächst den Startbereich von SharePoint Workspace. Dazu klicken Sie entweder in der

Taskleiste auf das SharePoint Workspace-Symbol ( ) bzw. gehen über Start > Alle Programme >

Microsoft Office > Microsoft SharePoint Workspace 2010.

Nachdem Sie das Programm geöffnet haben, öffnet sich der sogenannte Startbereich des Programms.

Dort werden alle derzeit eingerichteten Synchronisationsbereiche aufgelistet. In der Regel dürften dies

Ihr persönlicher Bereich sowie Ihre Pfarrstelle sein.

Um diese Bereiche zu entfernen und somit die Synchronisation über das Programm SharePoint

Workspace zu beenden gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie den entsprechenden Bereich mit der rechten Maustaste an. Es erscheint ein

Kontextmenü.

2. Wählen Sie den Punkt Löschen aus und klicken mit der linken Maustaste auf den Untermenüpunkt

Auf diesem Computer (Entf) aus.


3. Anschließend bestätigen Sie die lokale Löschung des Bereiches mit JA.

Wiederholen Sie diese Schritte 1-3 bis der Startbereich von SharePoint Workspace keine Bereiche

mehr aufführt.

Die Dauer des Löschvorgangs für einen Bereich ist abhängig von der Anzahl der darin

gespeicherten Dateien. Er sollte jedoch nicht länger als fünf Minuten andauern.


Kapitel 2 Download von OneDrive for Business

Um den Download der Software zu starten, klicken Sie auf den folgenden Link, oder starten Sie den

Internet Explorer und geben Sie ihn dort in die Adresszeile ein: http://support.microsoft.com/kb/2903984

Auf dieser Seite scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt OneDrive für Business (ehemals

SkyDrive Pro) Sync Client Installationsprogramme erreichen.

Abbildung 4 - Suchen Sie diesen Abschnitt auf der oben verlinkten Seite

In diesem Abschnitt sind verschiedene Sprachvarianten von OneDrive for Business aufgelistet. Wählen

Sie bitte die deutsche Version des Programmes aus. Es werden Ihnen dort zwei Links angeboten.

Abbildung 5 - Wählen Sie die deutsche Version des Programms OneDrive for Business

Zur Wahl stehen eine 32-Bit Version (x86) und eine 64-Bit Version (x64). Die Version, die Sie

auswählen müssen, ist abhängig von der auf Ihrem PC installierten Office-Version. Sollten Sie die

falsche gewählt haben, werden sie nach dem Download von Office darauf aufmerksam gemacht.

Im Anhang A: Welche Office Version ist bei mir installiert? ist beschrieben, wie Sie

Ihre derzeitige Office Version herausfinden.

Nach einem Klick auf die korrekte Version erscheint folgende Meldung am unteren Rand des Internet

Explorers. Klicken Sie hier auf Ausführen, um die Datei herunterzuladen und die Installation direkt zu

starten.

Nach dem Download folgt eine Abfrage, ob Sie Änderungen des Programms zulassen wollen.

Gegebenenfalls werden Sie auch nach einem Admin-Passwort gefragt. Klicken Sie auf Zustimmen (Ja),

um den Installationsassistenten zu starten.

Abbildung 6 - Klicken Sie auf Ausführen und die Installation direkt zu starten

http://support.microsoft.com/kb/2903984


Abbildung 7 - Bestätigen Sie mit JA

Im Anschluss öffnet sich ein Konfigurationsfenster und Office bereitet die Installation vor:

Abbildung 8 - Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern

Nachdem das Programm die notwendigen Vorbereitungen getroffen hat, zeigt Ihnen ein neues Fenster

den aktuellen Downloadstatus der Installationsdateien an. Je nach zur Verfügung stehender

Internetleitung kann dieser Vorgang abermals mehrere Minuten in Anspruch nehmen.

Abbildung 9 - Die notwendigen Installationsdateien werden direkt von den Microsoft-Servern heruntergeladen

Ist der Ladevorgang abgeschlossen, wird mit der Konfiguration begonnen.


Eventuell wird man Sie auffordern, Office mit einer E-Mail zu aktivieren. Sollte dies der Fall sein (siehe

folgendes Bild), klicken Sie auf die Schaltfläche Stattdessen einen Product Key eingeben.

Der Product Key lautet: 3V9N8-W93CC-FQPB8-Y9WVF-TVGJ3

Sollte dieser nicht anerkannt werden, klicken Sie bitte auf den Link der Seite 5, dort ist unter der

Abschnitt Installieren des Clients jeweils der aktuelle Product Key aufgeführt.

Abbildung 10 - Geben Sie den Product Key in das Feld ein. Ist dieser korrekt, erscheint ein grüner Haken neben dem Feld.

Drücken Sie anschließend auf Installieren. Nach erfolgreicher Eingabe sehen Sie das

Begrüßungsfenster der Konfiguration:

http://support.microsoft.com/kb/2903984/de


Klicken Sie hier auf Weiter:

Im nächsten Schritt möchte Office die Einstellungen festlegen.

Wählen Sie hier den Punkt „Nein, danke“. Anschließend klicken Sie auf „Zustimmen“, um den

Lizenzvertrag von Microsoft Office zu akzeptieren.

Abbildung 12 - Klicken Sie auf Nein, danke und anschließend auf Zustimmen.

Abbildung 11 - Klicken Sie auf Weiter


Abbildung 13 - Klicken Sie auf Weiter

Es öffnet sich nun ein Info-Fenster. Hier klicken sie wieder auf „Weiter“.

Es folgt eine Designanpassung. Hier können Sie zwischen verschiedenen Hintergrunddesigns wählen.

Haben Sie Ihre Wahl getroffen, klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 14 -Wir empfehlen den Farbton "Brotdose"…


Im letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, einen ersten Eindruck von Office zu gewinnen. Haben Sie

bereits Erfahrungen gesammelt, klicken Sie auf „Nein, danke.“

Um die Installation und Konfiguration von OneDrive for Business abzuschließen, klicken Sie Alles

erledigt.

Abbildung 16 - Alles erledigt

Abbildung 15 - Nein, Danke.


Kapitel 3 Einrichten von OneDrive for Business

Im Folgenden haben wir eine wir eine entsprechende Erstsynchronisation für Sie beispielhaft

beschrieben:

Starten Sie den Internet Explorer ( ) und gehen Sie auf das „PC im Pfarramt“-Portal oder klicken Sie

auf folgenden Link: https://www.elkw.de.

Klicken Sie hier im oberen rechten Bereich auf Mein persönlicher Bereich

Was ist eine Dokumentenbibliothek?

„Überordner“, wie etwa „Persönliche Dokumente“, „Aktenplan“, „Austausch“ oder die

„Veröffentlichungen“ werden im „PC im Pfarramt“-Portal als Dokumentenbibliothek

bezeichnet.

Im persönlichen Bereich sehen Sie links Ihre Dokumentenbibliotheken, in denen Sie später Ordner und

Dateien ablegen können bzw. dies bereits getan haben. Sofern Sie an dieser Stelle noch keine weiteren

Dokumentenbibliotheken angelegt haben, werden an dieser Stelle die Dokumentenbibliothek

„Persönliche Dokumente“ aufgeführt.

Abbildung 18 - Dokumentenbibliothek "Persönliche Dokumente"

Klicken Sie nun auf den Namen der Dokumentenbibliothek, um sie zu öffnen.

Abbildung 17 - Klicken Sie auf 'Mein persönlicher Bereich'

https://www.elkw.de/


Abbildung 19 - Die ausgewählte Dokumentenbibliothek "Persönliche Dokumente"

Nachdem Sie die Dokumentenbibliothek geöffnet haben, wird Ihnen in dem rechten oberen Bereich der

Link Synchronisieren angeboten. Bitte klicken Sie nun auf diesen Link.

Beim erstmaligen Klick muss das Programm OneDrive for Business zunächst gestartet werden. Deshalb

kann es zu diesem Zeitpunkt einige Sekunden länger dauern, bis ein entsprechendes Fenster sich

öffnet.

Sollte sich wider Erwarten nicht OneDrive for Business öffnen, folgen Sie bitte der im

Anhang F: Wie richte ich eine Verbindung manuell in OneDrive for Business ein?

beschriebenen anleiten, die Sie auf Seite 46 finden.

Bei der erstmaligen Einrichtung einer Synchronisationsverbindung haben Sie die Möglichkeit den

Speicherort zu definieren. Diese Möglichkeit wird Ihnen nur bei der ersten Synchronisationsverbindung

eingeräumt. Nachfolgende Einrichtungen übernehmen diesen Speicherort, damit die synchronisierten

Daten stets an einem Ort auf Ihren PC vereint sind.

Abbildung 20 - Klicken Sie auf den Link "Synchronisieren"


Abbildung 21 - Einrichtungsdialog

Standardmäßig ist der Speicherort Ihr Benutzerverzeichnis unter Windows. Wir empfehlen Ihnen den

Datenspeicherort auf das D-Laufwerk zu ändern, sofern Sie über einen „PC im Pfarramt“-Rechner

verfügen.

Sofern mehrere Personen an Ihrem PC arbeiten und diese sich auch mit unterschiedlichen

Benutzernamen an dem PC anmelden, empfehlen wir Ihnen den Speicherort auf den

Standardeinstellungen zu belassen – also das Benutzerverzeichnis unter Windows (vgl.

Abbildung 18).

Sollten Sie den Dateispeicherort ändern wollen, gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Ändern

2. Wählen Sie den Speicherort. Sofern vorhanden, ändern Sie den Speicherort auf der D-Festplatte

(„Daten“). Hierfür klicken Sie zuerst auf „Computer“ und anschließend auf „Daten (D:)“. Haben Sie

keine zweite Partition, so wählen Sie einen ausreichend großen Bereich auf der C-Festplatte. Nach

dem Bestätigen mit „OK“ schließt sich das Fenster.

Abbildung 22 - Datenspeicherort auswählen


Beachten Sie, dass Sie den Datenspeicherort nachträglich nicht ändern können. Um den

Datenspeicherort zu ändern, müssten Sie erst alle Synchronisationsverbindungen wieder

aus dem Programm entfernen. Erst dann bietet Ihnen das Programm wieder die

Datenspeicherfrage an.

Sollten Sie Ihren Datenspeicherort nachträglich ändern wollen, folgen Sie der Anleitung von

Anhang E: Wie entferne ich eingerichtete Verbindungen in OneDrive for Business wieder?

auf Seite 43. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle aufgeführten Verbindungen.

Nachdem Sie den Datenspeicherort festgelegt haben, können Sie auf Jetzt synchronisieren klicken.

Abbildung 23 - Klicken Sie auf 'Jetzt synchronisieren'


Die Daten werden anschließend von dem Server abgefragt und auf etwaige Synchronisations-

bedingungen hin überprüft. Dies hat zur Folge, dass der Vorgang länger dauert je mehr Dateien

innerhalb einer Dokumentenbibliothek enthalten sind.

Sollte während der Einrichtung ein Problem auftauchen und Sie an dieser Stelle nicht weiter kommen,

kann Ihnen der DATAGROUP ServiceDesk weiterhelfen.

Nachdem die Einrichtung erfolgreich abgeschlossen ist wird Ihnen folgender Dialog gezeigt.

Mit einem Klick auf Meine Dateien anzeigen gelangen Sie direkt zu dem ausgewählten

Datenspeicherort und dem entsprechenden synchronisierten Verzeichnis auf Ihrem Computer.

Abbildung 24 - Das synchronisierte Verzeichnis

Wie Sie an der Adresszeile erkennen können, werden die Dateien an dem Dateispeicherort abgelegt,

den Sie bei der Einrichtung der ersten Synchronisationsverbindung ausgewählt haben.


Angenommen Sie haben dort das D-Laufwerk ausgewählt, können Sie eben dieses über den Windows

Explorer ( ) öffnen und werden dort den Ordner SharePoint finden, indem sich alle eingerichteten

Synchronisationsordner befinden.


Kapitel 4 Verwenden von OneDrive for Business Um zu testen, ob die Synchronisation fehlerfrei funktioniert hat, öffnen Sie den Windows Explorer. Hier

sollte sich in der linken Leiste unter Favoriten der Ordner SharePoint erstellt haben, indem Ihre

eingerichteten Synchronisationsverzeichnisse aufgeführt sind. Ist dies nicht der Fall, führen Sie bitte die

Synchronisation erneut durch (Kapitel 2).

Abbildung 25 - Überblick aller eingerichteten Synchronisationsverzeichnisse

In diese Verzeichnisse können Sie nun Dateien und Ordner ablegen, auf die Sie dann auch Online im

„PC im Pfarramt“-Portal Zugriff haben. Dies ermöglicht den Vorteil, überall und auf verschiedenen

Geräten immer seine aktuellen Dateien zu haben.

OneDrive for Business aktualisiert die Verzeichnisse dabei automatisch. Dies bedeutet: Ändern oder

löschen Sie Dateien in einem Verzeichnis, wird dies (bei bestehender Internetverbindung) automatisch

aktualisiert.

Legen Sie nun einige Dateien oder Ordner testweise in einem der Verzeichnisse an:

Abbildung 26 – Synchronisierte Inhalte der Dokumentenbibliothek 'Persönliche Dokumente'

Nachdem an der erstellten Datei bzw. dem Ordner ein grüner Haken ( ) erkennbar ist, wurden die

Daten erfolgreich mit dem Server synchronisiert. Dies bedeutet die Daten auf Ihrem PC und auf dem

zentralen Server im Bremer Rechenzentrum sind abgeglichen und identisch. Erst wenn dies gegeben

ist, ist es möglich Ihre Dateien über die Sicherung der Serversysteme zu erfassen und im Notfall auch

wiederherstellen zu können.


Sind die Daten mit dem Server erfolgreich synchronisiert können Sie die Inhalte auch über das „PC im

Pfarramt“-Portal einsehen und darauf zugreifen.

Abbildung 27 - Ansicht der synchronisierten Daten im "PC im Pfarramt"-Portal


Kapitel 5 Sonstiges/Fehlerbehandlung Es kann vorkommen, dass sich einige Dateien oder Ordner nicht synchronisieren lassen. Wir haben an

dieser Stelle die häufigsten Probleme und deren Lösungswege einmal für Sie zusammengetragen.

Sollten Sie Rückfragen zu diesen Punkten haben, steht Ihnen der DATAGROUP ServiceDesk gerne

zur Verfügung.

5.1. Wie äußern sich Synchronisationsprobleme in OneDrive for Business

Sollten Dateien oder Ordner ein rotes X ( ) als Status tragen, ist dies ein Indiz für ein

Synchronisationsproblem. Des Weiteren zeigt dazu das blaue Wolkensymbol von OneDrive for

Business ein Warnhinweis an, der ebenfalls auf ein Problem hinweist.

Abbildung 28 - OneDrive for Business mit Warnhinweis

Wird dieser Warnhinweis dargestellt bietet das Kontextmenü von OneDrive for Business den

zusätzlichen Menüpunkt Synchronisierungsprobleme anzeigen… an. Das Kontextmenü öffnen Sie

per Rechtsklick auf das blaue Wolkensymbol.

Abbildung 29 - Zusätzlicher Menüpunkt 'Synchronisierungsprobleme anzeigen ...'

Es wird sich ein zusätzliches Fenster öffnen das Ihnen sämtliche Synchronisationsprobleme auflistet

und Ihnen darüber hinaus noch einen Lösungsvorschlag aufzeigt, wie in folgender Abbildung zu

erkennen.


Abbildung 30 - Auflistung der Synchronisationsprobleme in OneDrive for Business

Wenn Sie einen Eintrag in der Liste auswählen und auf den Button Element öffnen klicken, werden Sie

direkt zu dem Ordner geführt, in dem die fehlerhafte Datei liegt. Somit können Sie die Einträge

nacheinander abarbeiten.

Ziel sollte es sein Synchronisationsprobleme direkt aufzulösen und zu vermeiden.


5.2. Ungültige Sonderzeichen OneDrive for Business ist nicht kompatibel zu bestimmten Sonderzeichen. Folgende Zeichen sollten

Sie in Ordner und Dateibezeichnungen vermeiden:

/ \ < > : * „ ? | ~ # % & { }

Beispiel

Sollten Sie eine Datei mit Sonderzeichen in einen Ihrer synchronisierten Ordner abgelegt haben, wird

diese Datei kurz danach einen Synchronisationsfehler aufweisen.

Zudem wird die, unter 5.1. Wie äußern sich Synchronisationsprobleme in OneDrive for Business

erwähnte, Auflistungstabelle von Synchronisationsproblemen folgenden Eintrag enthalten.

Lösungansatz

Benennen Sie die Datei einfach um und entfernen Sie dabei die Sonderzeichen. OneDrive for Business

erkennt, dass sich die Datei verändert hat und versucht die Daten erneut zu synchronisieren.

5.3. Doppelter Punkt vor Dateiendung Vermeiden Sie doppelte Punkt vor der Dateiendung, z. B.

Lösungsansatz

Nennen Sie die Datei um und entfernen Sie den bzw. die Punkt vor der Dateiendung. Es darf nur ein

Punkt vor der Dateiendung enthalten sein. Zum Beispiel so:


5.4. Maximale Pfadlänge Die Pfadlänge einer Datei, sprich der Dateispeicherort inkl. des Dateinamens, wird nur bis zu einer

Länge von 256 Zeichen von verschiedenen Office-Programmen unterstützt. Dieser Wert ist fest seitens

Microsoft vorgegeben und kann somit auch nicht von unserer Seite erhöht werden.

Sie sollten dabei beachten, dass das „PC im Pfarramt“-Portal ein Webportal ist. Die

Pfadlängenbegrenzung orientiert sich dabei an der Pfadlänge der hochgeladenen Datei. Folgendes

Beispiel: Unser Testbenutzer „Data Krupp“ lädt eine Datei namens „Mein Terminplan.xlsx“ in seinen

persönlichen Bereich hoch. Der komplette Dateipfad würde lauten:

https://personal.elkw.de/privat/elkw_data_krupp/Personal%20Documents/Mein%20Terminplan.xlsx

Dieser Dateipfad hätte eine Zeichenlänge von 91 Zeichen. Was bei diesem Pfad bemerkenswert ist, ist

die Tatsache es keine Internet-Adresse gibt, die Leerzeichen enthält. Aus diesem Grund werden

Leerzeichen mit international standardisierten Zeichenfolgen aufgefüllt. Bei einem Leerzeichen ist dies

die Zeichenfolge „%20“. Dies bedeutet im Umkehrschluss aus einem Leerzeichen werden drei Zeichen

(%20). Aus diesem Grund sollten Sie Leerzeichen in Ordner- und Dateinamen nach Möglichkeit

vermeiden, um nicht über 256 Zeichen zu kommen.

Anbei noch einmal ein weiteres Beispiel zur Verdeutlichung. Die Datei „Protokoll vom 26 03 2014.docx“

befindet sich in dem Ordner „Besprechungen und Protokolle“:

Dateiname Anzahl der

Zeichen

Besprechungen und Protokolle/Protokoll vom 26 03 2014.docx

58

Dateiname im Internet Anzahl

der

Zeichen

Besprechungen%20und%20Protokolle/Protokoll%20vom%2026%2003%202014.docx

70

Beachten Sie also folgende Tipps. Vermeiden Sie …

Verschachtelte Ordnerstrukturen mit längeren Bezeichnungen.

Leerzeichen in Ordner- und Dateibezeichnungen. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung von

Unterstrichen ( _ ) oder Punkten als Trennzeichen.

Einrichtungsprobleme bei zu langen Dateipfaden

Die Problematik in diesem Zusammenhang mit OneDrive for Business ist, das Sie eine

Dokumentenbibliothek, die eine Datei mit zu langem Dateipfad enthält, nicht synchronisieren können.


Während der im Kapitel 2 beschriebenen Einrichtung werden Sie auf einen Fehler treffen, siehe

Abbildung 28.

Wenn Sie in der Fehlermeldung auf Technische Details klicken, wird Ihnen der Pfad zu der zu langen

Datei angezeigt. Sie müssen den Pfad für diese Datei so einkürzen, dass die Zeichenlänge nicht mehr

als 256 Zeichen enthält. Anschließend können Sie erneut versuchen, die Dokumentenbibliothek zu

synchronisieren, siehe Kapitel 2.

Abbildung 31 - Eine Bibliothek kann nicht eingerichtet werden, weil mindestens eine Datei einen zu langen Dateipfad besitzt.

Wir können Ihnen eine Liste mit allen zu langen Dateinamen innerhalb einer

Dokumentenbibliothek erstellen. Fragen Sie am DATAGROUP ServiceDesk nach.


5.5. Meldung „Die Bibliothek kann nicht synchronisiert werden, weil Sie zu

groß ist“ OneDrive for Business kann Bibliotheken mit bis zu 5.000 Elementen verarbeiten und synchronisieren.

Elemente bedeutet dabei Ordner plus Dateien. Sollten Sie versuchen eine Dokumentenbibliothek mit

mehr als 5.000 Elementen einzurichten (siehe Kapitel 2), werden Sie folgende Fehlermeldung erhalten:

Abbildung 32 - Fehlermeldung bei der Einrichtung einer Dokumentenbibliothek mit mehr als 5.000 Elementen

Sie könnten auf diese Fehlermeldung und Limitierung jedoch auch stoßen, wenn Sie die

Dokumentenbibliothek bereits eingebunden haben, sich während der Nutzung jedoch mehr als 5.000

Elemente in eben dieser Dokumentenbibliothek angesammelt haben. OneDrive for Business wird Sie

dann entsprechend darauf hinweisen:

Lösungansatz

Es gibt verschiedene Möglichkeiten diesen Fehler aufzulösen. Die erste Möglichkeit ist die Anzahl der

Elemente entsprechend zu reduzieren, sodass wieder weniger als 5.000 Elemente enthalten sind. Der

Fehler wird sich dann nach wenigen Minuten auflösen.


Sie können überprüfen wie viele Elemente in einem synchronisierten Ordner enthalten sind, indem Sie

per Rechtsklick das Kontextmenü des entsprechenden Ordners öffnen und den Punkt Eigenschaften

auswählen.

Abbildung 33 - Im Kontextmenü auf Eigenschaften klicken

Abbildung 34 - Im Reiter Allgemein können Sie unter Inhalt erkennen, wie viele Elemente der Ordner enthält. Denken Sie dran Elemente = Dateien + Ordner!


Die zweite Möglichkeit besteht darin eine weitere Dokumentenbibliothek zu erstellen und die Inhalte auf

alle Dokumentenbibliotheken aufzuteilen. Die Aufteilung der Inhalte kann beispielsweise thematisch

geschehen oder alphabetisch. Sie können dies an dieser Stelle frei wählen.

In Ihrem persönlichen Bereich des „PC im Pfarramt“-Portals können Sie eigenständig

zusätzliche Dokumentenbibliotheken einrichten. Wie das funktioniert können Sie unter

Anhang D: Wie richte ich weitere Dokumentenbibliotheken in meinem persönlichen

Bereich ein? nachlesen.

Sollten Sie weitere Dokumentenbibliotheken auf Gemeindeebene benötigen, geben Sie

bitte kurz am ServiceDesk Bescheid.

Beispiele

Anbei noch ein paar Beispiele für den persönlichen Bereich als Hilfestellung. Angenommen Ihre

Dokumentenbibliothek „Persönliche Dokumente“ ist zu groß und Sie möchten weitere

Dokumentenbibliotheken anlegen:

Thematische Aufteilung Alphabetische Aufteilung

Derzeit können Sie maximal 20.000 Elemente mit dem Programm OneDrive for Business

synchronisieren. Diese Zahl bezieht sich auf alle Elemente, in allen eingebundenen

Dokumentenbibliotheken. Die Anzahl der einzubindenden Dokumentenbibliotheken ist

unbegrenzt.

Das Programm SharePoint Workspace unterstützt „nur“ 10.000 Elemente.

Es ist nicht ausgeschlossen, dass Microsoft die fest eingebaute Begrenzung von 20.000

Elementen mit einer zukünftigen Programmaktualisierung erhöht. Dies ist aber zum

derzeitigen Moment nicht absehbar.


Anhang A: Welche Office Version ist bei mir installiert? Um heraus zu finden welche Office Version bei Ihnen installiert ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie eine beliebige Office-Anwendung (z. B. Word, Excel o. ä.).

2. Wechseln Sie in den Reiter Datei. Sollten Sie diesen Reiter nach dem Öffnen nicht sehen, müssen

Sie zunächst eine entsprechende Office-Datei öffnen (z. B. leere Arbeitsmappe in Excel oder Leeres

Dokument in Word).

3. Wenn Sie Microsoft Office 2010 verwenden, wählen Sie bitte den Punkt Hilfe aus. Sollten Sie

diesen Punkt nicht sehen, springen Sie zum Schritt 5.

4. Auf der rechten Seite finden Sie nun Informationen zu Ihrer Office Version. Für die Installation von

OneDrive for Business ist in erster Linie interessant welche Bit-Version Sie installiert haben.


Abbildung 35 - In diesem Beispiel handelt es sich um eine 64-Bit Version.


5. Sollten Sie bereits Office 2013 installiert haben, wählen Sie unter dem Reiter Datei den Punkt

Konto aus.

6. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Info zu Word.


7. Es öffnet sich ein neues Fenster. Bereits in der ersten Zeile sollte die Information bzgl. der Bit-

Version enthalten sein.

Abbildung 36 - Es handelt sich hierbei um eine 32-Bit Version.


Anhang B: Wie erkenne ich, ob ich SkyDrive Pro auf meinem PC

installiert habe? Anbei eine kurze Anleitung, wie Sie erkennen können, ob Sie SkyDrive Pro und somit nicht die

aktuelleste Version des Synchronisationsprogramms installiert haben. Gehen Sie wie folgt vor:

Fahren Sie dem Mauszeiger über das Wolken-Symbol in der Menüleiste, direkt neben der Uhrzeit, bis

der Schriftzug erscheint.

Abbildung 37 - Der Schriftzug zeigt SkyDrive Pro. Sie sollten das Programm zunächst deinstallieren.

Wird bei Ihnen SkyDrive Pro angezeigt, sollten Sie das Programm deinstallieren, siehe Anhang C.

Wird bei Ihnen hingegen der OneDrive for Business angezeigt ist Ihr Programm auf dem neuesten

Stand. Sie müssen somit keine weiteren Schritte unternehmen.

Abbildung 38 - Der Schriftzug zeigt 'OneDrive for Business' an. Das Programm ist auf dem aktuellsten Stand.


Anhang C: Wie deinstalliere ich SkyDrive Pro richtig? Befolgen Sie folgende Schritte um SkyDrive Pro richtig zu deinstallieren.

Diesen Schritt sollten Sie nur durchführen, wenn Sie die Überprüfung der Kapitel 1.1 und

1.2 erfolgreich abgeschlossen haben!

1. Synchronisation von Ordnern beenden

Bevor Sie das Programm SkyDrive Pro deinstallieren sollten Sie zunächst alle

Synchronisationsverbindungen aus dem Programm entfernen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

a. Öffnen Sie per Rechtsklick auf das Wolkensymbol von SkyDrive Pro das Kontextmenü.

b. Wählen Sie den Punkt Synchronisierung eines Ordners beenden… aus.

c. Wählen Sie in der Liste eine entsprechende Bibliothek aus und klicken anschließend auf

Synchronisierung beenden.

d. Bestätigen Sie den Vorgang mit JA.


e. Wiederholen Sie die Schritte a-d bis keine Synchronisationsverbindungen mehr

eingetragen sind.

2. Öffnen Sie die Systemsteuerung

Gehen Sie über Start und wählen den Punkt Systemsteuerung aus.

Abbildung 39 - Öffnen der Systemsteuerung über das Startmenü

Sollte das Startmenü bei Ihnen anders aussehen oder der Punkt „Systemsteuerung“ nicht an dieser

Stelle bei Ihnen auftauchen, können Sie alternativ wie folgt vorgehen:

Geben Sie in dem Suchfeld des Startmenüs den Begriff „Systemsteuerung“ ein.


Abbildung 40 - Eingabe in das Suchfeld des Startmenüs

Sobald Sie tippen werden Ihnen Suchergebnisse angezeigt. Wählen Sie den obersten Punkt in der

Gruppe „Programme“ aus.

Abbildung 41 - Suchergebnis im Startmenü für 'Systemsteuerung'.

3. Wählen Sie den Punkt Programme und Funktionen aus.

Abbildung 42 - Übersicht Systemsteuerung (kleine Symbole)

Alternativ kann bei Ihnen auch eine andere Ansicht eingestellt sein, siehe folgende Abbildung.

Klicken Sie dann auf den Punkt Programm deinstallieren.


Abbildung 43 -Übersicht Systemsteuerung (Ansicht: Kategorie) Klicken Sie auf 'Programm deinstallieren'.

4. Wählen Sie in der aufgeführten Liste den Eintrag Microsoft SkyDrive Pro 2013 aus und klicken

Sie anschließend auf den Punkt Deinstallieren in der Menüleiste.


5. Bestätigen Sie JA.

6. Warten Sie bis die Deinstallation durchgelaufen ist. Dies kann einige Minuten dauern.

7. Klicken Sie auf Schließen.

8. Die Deinstallation ist nun abgeschlossen. Wir empfehlen Ihnen den PC vor der Installation von

OneDrive for Business einmal neu zu starten.


Anhang D: Wie richte ich weitere Dokumentenbibliotheken in

meinem persönlichen Bereich ein? Um zusätzliche Dokumentenbibliotheken in Ihrem persönlichen Bereich, sprich unter

https://personal.elkw.de/privat/..., einzurichten gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Webansicht Ihres persönlichen Bereiches in einem Browser Ihrer Wahl auf. Also zum

Beispiel mit dem Internet Explorer ( ), Firefox ( ) oder Google Chrome ( ).

2. In der rechten oberen Ecke finden Sie das -Symbol. Klicken Sie darauf und wählen in dem sich

öffnenden Menü den Punkt Websiteinhalte aus.

3. Auf dieser Webseite finden Sie alle bereits angelegten Dokumentenbibliotheken aufgelistet. Zudem

wird Ihnen zu jeder Dokumentenbibliothek auch die Anzahl der Elemente angezeigt. Um eine

weitere Dokumentenbibliothek anzulegen, klicken Sie auf den Punkt App hinzufügen.


4. Wählen Sie Dokumentenbibliothek aus, indem Sie auf das Logo für Dokumentenbibliothek

klicken.

5. Klicken Sie in dem sich öffnenden Formular auf Erweiterte Option.

6. Vergeben Sie einen Namen für die Dokumentenbibliothek. Und aktivieren Sie den Versionsverlauf

für Dokumente (JA). Alle weiteren Einstellungen belassen Sie auf den Standardeinstellungen.

7. Klicken Sie anschließend auf Erstellen. Die Dokumentenbibliothek wird angelegt.


Anhang E: Wie entferne ich eingerichtete Verbindungen in

OneDrive for Business wieder? Angenommen Sie wechseln Ihre Stelle und benötigen einige manche Synchronisationsverbindungen

nicht mehr, gehen Sie wie folgt vor:

1 Synchronisation von Ordnern beenden

An diesen Schritten hat sich im Vergleich zu den Programm SkyDrive Pro nichts geändert. Wir

führen diesen Schritt nur der Vollständigkeit halber auf.

a. Öffnen Sie per Rechtsklick auf das Wolkensymbol von OneDrive for Business das

Kontextmenü.

b. Wählen Sie den Punkt Synchronisierung eines Ordners beenden… aus.

c. Wählen Sie in der Liste die entsprechende Bibliothek aus und klicken anschließend auf

Synchronisierung beenden.

d. Bestätigen Sie den Vorgang mit JA.


e. Wiederholen Sie die Schritte a-d bis keine Synchronisationsverbindungen mehr

eingetragen sind.

Nachdem Sie die Synchronisationsverbindung in dem Programm zwischen „PC im

Pfarramt“-Portal und Ihrem PC beendet wurde, sollten Sie kontrollieren ob in dem

Datenspeicherort von OneDrive for Business der entsprechende Ordner noch vorhanden

ist.

Sofern in dem Ordner nicht leer war, wird er nicht automatisch gelöscht sondern verbleibt.

Es wird jedoch zur besseren Deutlichkeit das blaue SharePoint-Symbol ( ) entfernt.

Diesen Ordner können Sie nun verschieben, umbenennen oder – sofern die Inhalte im

„PC im Pfarramt“-Portal ordnungsgemäß hochgeladen wurden – auch löschen.

Abbildung 44 - Der Ordner "Demo Gemeinde D - Veröffentlichunge" befindet sich weiterhin im SharePoint-Verzeichnis. Die Synchronisationsverbindung ist jedoch beendet. Dies ist an dem fehlenden blauen SharePoint-Symbol erkennbar.

OneDrive for Business wird stets einen neuen Ordner für eine einzurichtende Verbindung

anlegen. Wird der (nicht mehr verbundene) Ordner nicht gelöscht oder umbenannt, die

gleiche Dokumentenbibliothek jedoch erneut eingebunden, wird also nicht der bestehende

Ordner und dessen Inhalte wiederverwendet. Es wird stattdessen ein neuer Ordner angelegt

und der Name um eine Zahl ergänzt. In diesem Fall wäre es also „Demo Gemeinde D –

Veröffentlichunge 1“.



Anhang F: Wie richte ich eine Verbindung manuell in OneDrive for

Business ein? Sollte der Link Synchronisieren nicht wie gewünscht funktionieren, können folgenden alternativen Weg

gehen, um eine Verbindung in OneDrive for Business einzurichten:

1 Rufen Sie die Dokumentenbibliothek im „PC im Pfarramt“-Portal auf

Rufen Sie „PC im Pfarramt“-Portal, die Dokumentenbibliothek auf, für die Sie eine

Synchronisationsverbindung auf Ihrem PC einrichten möchten.

In diesem Beispiel die Dokumentenbibliothek Austausch.

Beachten Sie dabei, dass in der linken Navigation die entsprechende Dokumentenbibliothek farblich

hinterlegt ist.

2 Kopieren Sie aus der Adresszeile des Browsers, die Adresse (die sogenannte URL) der

Dokumentenbibliothek. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Adresszeile. Es sollte nun

alles markiert sein. Sie können anschließend entweder diesen Text per Tastenkürzel STRG+C oder

per linker Maustaste und dem Kontextmenü-Eintrag KOPIEREN in die Zwischenablage kopieren.


3 Gehen Sie zu dem OneDrive for Business-Symbol in der Menüleiste und rufen per Rechtsklick auf

eben dieses Symbol das Kontextmenü auf. Wählen Sie dabei den Punkt Neue Bibliothek

synchronisieren aus.

4 Es öffnet sich ein Fenster, das Ihnen die Möglichkeit bietet eine Bibliotheks-URL einzutragen.

Fügen Sie dort die unter Schritt 2 kopierte Adresse ein. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste

in das Textfeld und klicken auf Einfügen. Sollte der Menüpunkt Einfügen ausgegraut sein, müssen

Sie den Schritt 2 wiederholen.


5 Sobald Sie dies getan haben, wird der Button Jetzt synchronisieren aktiviert. Klicken Sie diesen

Button um die Einrichtung abzuschließen.