OfiScan Windows 1.10 Guía del usuario

Por favor, siga estas instrucciones en riguroso orden para una correcta

instalación y ejecución tanto del software como del hardware.

1.- Instalación del Software. (Antes de conectar el scanner a su PC).

Cierre todas las aplicaciones que esté ejecutando en este momento. La instalación de la

aplicación con otras aplicaciones abiertas podría producir un mal funcionamiento de la aplicación e

incluso podrían de dejar de funcionar aplicaciones ya instaladas. Si usted ya es usuario del software

de ofimática compruebe que ha salido de OfiHotel, OfiTelefono, OfiViaje, etc.

Introduzca el disco compacto en la unidad lectora de CD o DVD y ejecute el fichero de

instalación denominado OfiScanW.Exe. Aparecerá la siguiente ventana:

Pulse en siguiente para iniciar la instalación, la siguiente ventana hace referencia a la unidad y

carpeta donde quedará instalada la aplicación, por defecto “C:\Ofimatica\OfiScanW”. Si desea

cambiar la unidad de disco o la carpeta destino haga clic sobre el botón visualizar, aparecerá una

ventana con las unidades y carpetas existentes en su PC. Atención: Elija siempre una unidad local,

nunca instale la aplicación sobre una unidad de red de otro PC.

Una vez seleccionada la unidad y carpeta destino pulse en siguiente. Ahora está preparado para

iniciar la instalación, pulse en siguiente y la instalación se realizará automáticamente. Una vez

terminada la instalación pulse en finalizar para salir.

2.- Desembalaje del Hardware. Si fuera necesario, retire la cubierta protectora siguiendo las instrucciones del gráfico inferior e

inserte la tapa original con los tetoncillos por el lado izquierdo del escáner. Enchufe el cable incluido,

por el lado del conector más pequeño al escáner, lateral derecho de este, siguiendo la forma del

conector y en una única posición, parte redondeada del conector hacia arriba. Enchufe el otro lado

del cable al puerto USB de su PC. Procure utilizar siempre el mismo puerto USB para conectar el

escáner, ya que de lo contrario, Windows le pedirá reinstalar los drivers de nuevo. No necesita de

ninguna fuente de alimentación externa ni baterías para su funcionamiento.

3.- Instalación del Hardware. Una vez conectado el cable al puerto USB del PC comenzará la detección y el asistente para

agregar nuevo hardware:

En este momento Windows nos solicita conectarnos a Internet para localizar los drivers,

seleccionaremos la opción “No por el momento”, y pulsaremos en “Siguiente”.

En la siguiente ventana aparecerá el modelo de escáner a instalar y seleccionaremos la opción

“Instalar desde una lista o ubicación específica (avanzado)”, seguidamente pulsaremos en

“Siguiente”.

Seguidamente seleccionaremos la opción “Buscar el controlador más adecuado en estas

ubicaciones”, y dentro de esta opción marcaremos la opción “Incluir esta ubicación en la búsqueda:”,

pulsando en el botón “Examinar” indicaremos la misma unidad y ruta que elegimos en la instalación

y dentro de esa ruta existirá la carpeta “Driver”, por defecto la ruta a seleccionar será “C:\Archivos

de programa\OfiScanW\Driver”. Pulsar en “Siguiente” para continuar la instalación.

A continuación aparecerá un mensaje advirtiendo que los drivers no han superado la prueba del

logotipo de Windows. En cualquier caso, siempre pulsaremos en “Continuar” con lo que se pondrá

en marcha el proceso de instalación y en unos segundos terminará el proceso confirmándolo

satisfactoriamente. Pulsando en “Finalizar” saldremos del asistente. Ahora OfiScan está listo para

empezar a utilizarse.

4.- Ejecución y Licencia de OfiScan.

Buscaremos en el escritorio un acceso directo denominado “OfiScan Windows”, que fue

generado durante el proceso de instalación y que nos permitirá acceder a la aplicación.

La primera vez que ejecutemos la aplicación nos aparecerá la ventana de registros de

aplicaciones de Ofimática. Tendremos obligatoriamente que introducir los códigos de activación para

poder funcionar con el programa. Para ello buscaremos una línea donde la primera columna, nombre

de la aplicación, sea “OfiScan”, en la siguiente columna nos aparecerá la ruta de instalación de la

aplicación seguida de la carpeta “\Datos”. La siguiente columna corresponderá al número de licencia

con la que solicitaremos a “Ofimática Jaén” los códigos de activación para poder funcionar con la

aplicación. Importante: No se podrá solicitar estos códigos sin saber previamente el número de

licencia. Una vez en nuestro poder introduciremos el primer código de activación que nos indicará el

número de puestos licenciados para trabajar con el programa. En el caso de “OfiScan” siempre será

uno. Introduciremos el segundo código de activación que indicará el motor de base de datos con el

que estamos trabajando, en el caso de “OfiScan” siempre será “Microsoft Access”. Una vez activada

la aplicación pulsaremos en el botón “Aceptar” situado en la esquina superior izquierda.

Si todo el proceso ha ido correctamente estaremos ante la ventana de ejecución de la aplicación.

El siguiente paso y para poder utilizar la opción de generación del parte de hospedería será entrar y

configurar los parámetros necesarios, para ello haremos clic en el botón “Parámetros” e

introduciremos los datos correspondientes al código de establecimiento hotelero asignado por la

Dirección General de la Policía, nombre del establecimiento, fecha de entrada de viajeros que se

indicará en el parte de hospedería y secuencia del parte. Habrá que tener en cuenta que la fecha del

parte deberá ser cambiada diariamente, mostrando OfiScan un mensaje de aviso siempre que la fecha

del sistema no coincida con esta y siempre y cuando sea posterior a la 08:00 de la mañana del día

siguiente como recordatorio. OfiScan añadirá un nuevo registro a los ya existentes según el número

de parte indicado, verificando que el documento escaneado no se encuentre ya en dicho parte.

Dentro de la ventana de parámetros y también como primer proceso que deberemos ejecutar antes de

escanear por primera vez, será el de calibración, para ello pulsaremos sobre el botón “Calibrar” y se

nos pedirá confirmación para ejecutar dicho proceso. Pulsando en “Aceptar” se iniciará la calibración

y al cabo de aproximadamente unos treinta segundos se mostrará el mensaje que el proceso ha

concluido correctamente.

Para aceptar la pantalla de parámetros deberá cumplimentarse obligatoriamente los campos

código y nombre de establecimiento, fecha y número del parte. En caso de no estar interesado en las

opciones de impresión del registro de viajeros o en el enlace con sistemas de gestión podrá pulsar el

botón “Cancelar”.

Una vez aceptado los parámetros estamos en disposición de escanear los documentos, para ello

utilizaremos los botones, “Datos” para obtener los datos del documento, equivalente al botón

superior del escáner, “Imagen” para obtener las imágenes de la foto y la firma, equivalente al botón

del medio y “Pasaporte” para obtener los datos de un documento tipo pasaporte, equivalente al botón

inferior del escáner. Para un correcto proceso de los datos o imágenes será necesario la correcta

posición de los documentos en el escáner, para ello observe y actúe como en la imagen inferior.

Sitúe el documento según la imagen superior y pulse y mantenga pulsado el botón superior, hasta

que vea que se inicia el proceso de escaneo si se trata de documentos de identidad, o el inferior para

pasaportes. Una vez se haya escaneado la imagen OfiScan intentará autodetectar el país origen del

documento siempre y cuando se haya dejado marcada la opción “Autodetectar el país del

documento”, si el proceso ha sido correcto el color de la opción quedará en verde, mientras que si

OfiScan no hubiera podido completar el proceso quedará en amarillo.

Dependiendo del tipo de documento así como del país origen, OfiScan cargará y verificará cada

uno de los valores leídos, mostrando un mensaje de aviso para los campos leídos incorrectamente,

campos que podremos corregir manualmente una vez aceptado el mensaje de aviso. ATENCION: EN CUALQUIER CASO EL USUARIO DEBERÁ COMPROBAR LA CORRECTA LECTURA DE TODOS LOS VALORES OBTENIDOS EN EL PROCESO DEL ESCANEO. Si utilizamos OfiScan para la captura de datos a otros programas de gestión y hubiéramos obtenido

incorrectamente algún campo, podremos corregir manualmente los valores de dichos campos y

realizar el envío posterior al programa de gestión pulsando en el botón con el nombre de la

aplicación.

Una vez tengamos todos los datos correctamente podremos generar el parte de hospedería, para

ello pulsaremos sobre el botón “+Parte”. En este punto, OfiScan volverá a realizar una verificación

de los datos transcritos así como de la fecha del parte mostrando un aviso con el número de registro y

la ruta del fichero generado si todo fuera correcto.

5.- Consulta, modificación, borrado de partes generados.

Pulsando sobre el botón de consulta de partes, , se podrán visualizar, listar,

modificar y/o borrar los distintos registros de partes ya generados. Nada más entrar en esta opción se

visualiza por defecto los registros del último parte generado. Para la visualización o listado de

cualquier otro parte será suficiente desplegar la lista del campo “Fecha” y seleccionar la del parte

deseado. Para modificar cualquier registro basta con seleccionarlo primero y bien pulsar “ENTER” ó

bien un doble clic con el ratón sobre el registro seleccionado, cargándose los datos del registro en

cuestión en la pantalla principal, como si un nuevo escaneo se hubiera realizado, pudiéndose

modificar a partir de este momento cualquier dato que fuera necesario.

Para la anulación de los registros bastará con seleccionarlo y pulsar seguidamente la tecla

“SUPR” o “DEL”, solicitándose confirmación para su total eliminación.

Pulsando sobre el link https://w4.policia.es , este link puede ser cambiado en la opción de

parámetros, existente en la esquina superior derecha de la ventana se nos abrirá el explorador e

intentará conectar con la página de la dirección general de la policía. Siempre que realicemos esta

opción dispondremos en el portapapeles de la ruta completa donde se ubica el archivo a exportar, por

lo que podremos utilizar el comando “Pegar” para obtenerla dentro de la página Web. Pulsando sobre

la caja de texto que contiene la ruta y el nombre del fichero generado se nos abrirá automáticamente

la carpeta de la ruta indicada mostrando los archivos correspondientes al parte seleccionado.

Así mismo, se podrá listar, imprimir o exportar a formatos como “CSV”, “XLS”, “PDF”,

“HTML”, los datos del parte cargado pulsando en el botón “Imprimir” o en los botones de los iconos

correspondientes a cada formato.

6.- Enlazando OfiScan con OfiHotel.

Para que los documentos escaneados pasen de forma automática al programa de gestión

seguiremos los siguientes pasos:

6.1.- Iremos al botón “Parámetros” e elegiremos en el campo “Enlace programa de

gestión” la opción de “OfiHotel ver 9.31” y pulsaremos aceptar. Si las opciones de generación del

parte de hospedería o la impresión de viajeros no nos interesara, rellenaremos con cualquier valor los

campos código y nombre del establecimiento, fecha y número de parte para poder aceptar dichos

campos. Al regresar a la pantalla principal de OfiScan, veremos activo el botón “OfiHotel Ver 9”.

6.2.- Comprobaremos que tenemos lanzado el programa OfiScan, (en ejecución) y lo

dejaremos minimizado.

6.3.- Iremos a OfiHotel y abriremos la ventana de “Alta de Clientes Alojados”, para ello

estando situados en el campo “NIF/Pasaporte” dentro de la opción de “Entrada a la habitación”,

pulsaremos en el botón de la hojita en blanco para añadir nueva ficha. Debemos estar bien seguros

que tenemos la pantalla de alta de clientes totalmente en blanco y con el cursor parpadeando en el

campo “Nº documento de identidad” tal y como se muestra en la imagen inferior.

6.4.- Pulsaremos y mantendremos pulsado el botón superior del escáner en el caso de

documentos de identidad o el botón inferior del escáner en el caso de pasaportes hasta ver que se

inicia el proceso de escaneo en una nueva ventana superpuesta a la anterior. Si todos los datos leídos

son correctos, estos aparecerán automáticamente sobre la ventana de OfiHotel, volviendo a quedar

minimizada de forma automática la aplicación OfiScan.

6.5.- Si el escaneo no fuera correcto para alguno de los campos, podremos rectificar

manualmente dichos valores y realizar el envío de los datos mediante el botón “OfiHotel ver 9.31”.

7.- Enlazando OfiScan con otros programas de gestión.

Si en la lista de aplicaciones existente en la opción de parámetros no se encontrara su aplicación

podremos generar el enlace siempre y cuando se cumplan y conozcamos los siguientes datos:

- La aplicación de gestión está desarrollada bajo sistema operativo Windows. No

valdrían programas desarrollados en MS-DOS u otros sistemas de texto bajo una ventana o un

emulador Windows.

- Conocemos el orden de la petición de campos y tecla para moverse entre ellos, por lo

general “tabulador”.

- Conocemos el formato de los campos de fecha, separadores y longitud en los dígitos

del año.

- Sepamos los campos código para cruce con otros campos, ejemplo: código postal,

nacionalidad, código de provincia, etc.

Una vez cumplamos estos requisitos actuaremos de la siguiente forma:

1) Edición del fichero de aplicaciones. “___Aplicaciones___.INI”.

Dicho archivo se encuentra dentro de la carpeta “Win” bajo la carpeta del programa. Podremos

abrirlo con el bloc de notas, e editaremos una línea con el siguiente formato:

|Nombre aplicación|Nombre fichero|Retardo|Caption

donde:

| � Carácter separador entre los campos. (Alt + 179).

Nombre aplicación � Nombre genérico para identificar el programa de gestión.

Nombre fichero � Nombre del fichero, (sin extensión, aunque posteriormente tendremos que

crearlo con la extensión “Txt”, que contendrá los nemónicos y teclas de los campos a traspasar a

la aplicación en cuestión.

Retardo � Valor en milisegundos para dar tiempo a que la ventana de gestión capture los datos.

Por defecto 10 milisegundos. Este valor no debería de pasar nunca de los 1000 milisegundos.

Caption � Nombre o título exacto de la ventana a capturar. En la opción de parámetros existe

una utilidad que nos permite capturar en el portapapeles el nombre de la ventana o caption del

formulario al que tenemos que enviar los datos. Utilize esta opción para identificar dicho título.

2) Crear un fichero texto, (extensión Txt),. con el mismo nombre definido anteriormente. Para no

iniciar este archivo desde cero, se recomienda copiarlo desde cualquier otro ya generado y

renombrarlo con el nombre indicado en el archivo ___Aplicaciones___.INI, de esta forma podrá

ver todos los comentarios que se incluyen en el archivo para su uso. No usar ninguno de los

nombres ya existentes, pues podría reemplazarse en una futura revisión del programa OfiScan.

Una vez creado se puede guardar el archivo tanto en la carpeta OfiScanW\Win como en la

carpeta OfiScanW\Win\Txt.

A modo de ejemplo se puede ver y usar la opción del Bloc de notas de Windows que se incluye

la instalación. Para mas detalles véase el archivo “OfiScanW\Win\Txt\Sin titulo.Txt”

3) Cargar la aplicación OfiScan y entrar en la opción de parámetros, seleccionar en la lista de

aplicaciones el nuevo nombre de la aplicación que hayamos generado y pulsar en el botón

“Aceptar” para tomar los nuevos cambios.

4) Para que el envío de datos se haga de forma automática una vez finalizado el escaneo del

documento deberá estar ejecutando la aplicación de gestión en cuestión y activa la ventana

donde se vaya a capturar los datos teniendo el foco o cursor el primer campo que definimos en el

archivo “Txt”.

8.- Impresión del registro de viajeros.

Con esta opción podremos visualizar, (es necesario tener instalado previamente “adobe acrobat”

o “adobe reader”), o imprimir la hoja de entrada del registro de viajeros.

Al pulsar sobre el botón , OfiScan validará los campos obligatorios,

informándonos en el caso que existiera algún valor incorrecto o incompleto. Si todos los campos

estuvieran rellenos correctamente se presentará una ventana para elegir la opción de pantalla o

impresora, seleccionar la impresora por la que se desee imprimir, número de copias del documento y

formato o modelo a utilizar en la impresión. Cualquier cambio que hagamos en la selección de estos

valores, podremos predeterminarlo para que a partir de ese momento sea el valor por defecto que se

tome en la impresión del modelo.

Para modificar o agregar nuevos formatos vea los ficheros existentes en la carpeta

“OfiScanW\ImpReg\*.Txt”. Si realizara algún cambio en dichos archivos guárdelos en la misma

carpeta pero con distinto nombre, evitando de esta forma que en próximas revisiones de la aplicación

sean sobrescritas perdiendo los cambios realizados.

9.- Desactivación de la licencia.

OfiScan tiene personalizada la licencia para cada carpeta donde se instale, es decir, el número de

la licencia será distinto cada vez que realicemos una instalación nueva, por lo que, los códigos de

activación que se estén utilizando en un PC no serán válidos en otro PC, o en otra carpeta distinta.

Será necesario desactivar la licencia actual para poder obtener nuevos códigos de activación que

correspondan a una nueva licencia, ya sea en otro PC o en el mismo si es que queremos formatearlo.

Para proceder a la desinstalación entraremos en la opción de parámetros y pulsaremos sobre el

botón “Licencia”, donde visualizaremos todas las activaciones de los programas “Ofi” que

hubiéramos adquirido. Buscaremos entre las distintas líneas la que corresponda a la aplicación

OfiScan y con ruta de aplicación la que corresponda según la elegida en la instalación.

Pulsaremos sobre el botón correspondiente de esa línea solo si deseamos realmente

desactivar la licencia de OfiScan, obteniendo un nuevo código de desactivación que tendremos que

ANOTAR forzosamente en un lugar seguro, ya que nos será obligatoriamente necesario para poder

obtener nuevos códigos de activación para una nueva licencia.

Ofimática Jaén no se hará responsable de la pérdida del código de desactivación o la no realización del proceso de desactivación, perdiendo de este modo los derechos del uso de la aplicación.

10.- Novedades incluidas en la versión 1.2 • Visualiza, imprime, borra y modifica registros de partes generados.

• Desglose de los apellidos en apellido1 y apellido2 en los documentos nacionales de identidad

antiguos. (foto en negro).

• Se mejora el control de los apellidos compuestos en los documentos españoles.

• Se incluye los documentos españoles para residentes extranjeros. (Habrá que escanear por

ambas caras).

• Se incluye los documentos españoles para extranjeros por residencia de trabajo.

• Se incluyen todos los países según codificación de la dirección general de la policía para los

partes de hospedería.

• Se incluye documento alemán. (Es necesario desmarcar la opción “Autodetectar el país del

documento” y seleccionar manualmente “Europe” -> “Germany” -> “German ID”)

• Se controla que la fecha de validez del documento portugués pueda indicar “VITALICIO”.

• Ahora OfiScan permite el enlace con otras aplicaciones bajo sistema operativo Windows.

Contacte con Ofimática Jaén o solicite información a la dirección de correo electrónico

justob@ofi.es

Novedades incluidas en la versión 1.3 • Se reduce el tamaño del fichero de la instalación a 14 Mb.

• Ampliación y reconocimiento de los pasaportes de Argentina, Australia, Austria, Bélgica,

Bulgaria, Canadá, Suiza, Chile, Alemania, Dinamarca, Ecuador, Reino Unido, Hungría,

Irlanda, Israel, Italia, Japón, México, Holanda, Nueva Zelanda, Suecia, Estados Unidos.

Novedades incluidas en la versión 1.4 • OfiScan permite ahora la modificación o corrección de algún campo que no se hubiera

obtenido correctamente durante el proceso de escaneo, permitiendo posteriormente el envío de

los datos correctos a la aplicación de gestión.

• Nueva opción de escaneo en negro. Si desactivamos el campo de la pantalla

principal el escaneo se realizaría en negro en vez de en color, reduciendo de este modo casi a la

mitad el tiempo invertido en el proceso. Nota: El escaneo de los documentos de residentes extranjeros en España se tendrá que realizar obligatoriamente en color para asegurar una

buena interpretación de los datos.

• Nueva opción de impresión del registro de viajeros.

• Se controla alguna anomalía de la aplicación que podría aparecer cuando se pulsaban los

botones del scanner si en ese momento se mostraba en pantalla algún mensaje informativo.

Novedades incluidas en la versión 1.5 • Se incluye en la pantalla de parámetros la opción de “Licencia”. Entrar en esta opción sólo

para su desactivación.

• Se incluye en parámetros la opción de enlace con programas de gestión. Hasta ahora había que

realizarlo manualmente.

• En la pantalla de consulta o modificación de partes de viajeros, se agrega el enlace con la

página Web de la policía.

• En la pantalla de consulta o modificación de partes de viajeros permite realizar clic sobre la

caja de texto donde se informa de la ruta y el archivo del parte de hospedería que se visualiza,

abriéndose automáticamente dicha carpeta.

• Se incluye los archivos de configuración para las aplicaciones de gestión OfiViaje, Merlin

Suite y K-Hotel.

Novedades incluidas en la versión 1.6 • En los ficheros de configuración para enlace con otras aplicaciones, se agregan las condiciones

según longitud de las variables y/o sus valores, pudiendo tomar decisiones según estas

condiciones. Ver @>NNN@, @<NNN@, @SI@@VARIABLE@@=VALOR@ y

@SI@@VARIABLE@@<>VALOR@ en los ficheros ejemplos de la carpeta “Win\Txt” bajo

la carpeta donde haya instalado el programa.

• Los documentos de identidad alemanes son ahora auto detectados automáticamente.

• El nombre de la madre es capturado ahora en los documentos de identidad portugueses.

• Tanto los documentos de identidad españoles con foto en negro como los de residencia en

España son escaneados el reverso en color, no teniendo que seleccionarlo manualmente y

aumentando de esta forma el éxito del reconocimiento de caracteres.

Novedades incluidas en la versión 1.6.1 • Para los documentos de residentes en España se indica en el campo número personal del

pasaporte el número de residente. (Empieza por la letra E).

• Se incluye configuración para enlace con el programa de gestión hotelera Visual HoTec.

• Al entrar en la opción de la licencia podría ocurrir que indicara que se había superado el

número de puestos.

• Se incluye formato del registro de viajeros en eusquera.

Novedades incluidas en la versión 1.7 • Se reduce la longitud mínima obligatoria del código de establecimiento a 6 caracteres para

compatibilidad con los códigos en Euskadi.

• Se reconoce el nuevo permiso de conducción español.

• Se reconoce el documento de identidad de Suiza.

Novedades incluidas en la versión 1.8 • Se incluye configuración para enlace con el programa de gestión hotelera BDP.

• Se incluye en parámetros numerador automático para la impresión de registro de viajeros. Si

dicho numerador se dejara en blanco no los numera.

• Ahora se permite actualizar la fecha del parte a la del sistema cuando OfiScan detecta que son

distintas.

• Ahora se permite actualizar automáticamente el número de parte cuando se actualiza la fecha

del parte a la del sistema.

• Al pulsar sobre el link de la Web del parte de hospedería se copia al portapapeles la ruta

completa del archivo a exportar, de esta forma cuando se nos pregunte dicha ruta, pulsando las

teclas “CTRL + V” o realizando un clic con el botón derecho del ratón sobre la opción “Pegar”,

se pegará la ruta completa del archivo a exportar.

Novedades incluidas en la versión 1.9 • Se incluye configuración y captura de imagen para enlace con el programa de gestión de

bingos OfiBingo.

Novedades incluidas en la versión 1.10 • Se reconoce el nuevo documento de identidad español, (con microchip), así como la carta de

identidad de Bélgica.

• Ahora se permite indicar en parámetros la dirección del servidor web del parte de hospedería,

por defecto “https://w4.policia.es”.

• En parámetros se podrá marcar la opción para que OfiScan se inicie automáticamente cuando

se inicie windows. Si se marcara esta opción habrá que cuidar de no tener ya otros accesos

directos de OfiScan en el inicio de windows.

• En parámetros se podrá marcar la opción para que OfiScan se inicie minimizado la primera

vez, esto es útil si se ha enlazado con otras aplicaciones.

• Nueva opción, incluida en parámetros, que permite capturar el título de la ventana windows en

la que se haga clic con el ratón. Esto ayudará a enlazar OfiScan con otras aplicaciones

windows.

• Ahora es omitida la comprobación de la fecha para el parte de hospedería si se ejecuta el

enlace con otras aplicaciones, solo se realizará esta comprobación al añadir nuevos registros

para el parte de hospedería.

• Se incluye nueva configuración para enlace con la nueva versión 9.31 de OfiHotel.

• Se incluye nueva configuración para enlace con la versión 5.6 de Merlin Suite.

• Se incluye nueva configuración para enlace con la aplicación EuroHotel.

• Se incluye nueva configuración para enlace con la aplicación Navision.

• Se incluye nueva configuración para enlace con la aplicación BirdHotel.

• Se incluye nueva configuración para enlace con la aplicación Facturaplus.