OFICINA DE CONTROL INTERNO - car.gov.co · Vacaciones Recreativas de Fin de Año Realizada en el Hotel Alcaraván ... República de Colombia Informe Pormenorizado del estado del Control

En cumplimiento de lo dispuesto en el

Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL

INTERNO

PERIODO DE NOVIEMBRE DE 2017 A FEBRERO DE 2018

Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca – CAR Oficina de Control Interno

República de Colombia

Informe Pormenorizado del estado del Control Interno

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INTRODUCCIÓN

El artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción” y desde la fecha de su expedición, 12 de julio de 2011, establece la responsabilidad que tiene el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces de presentar cada cuatro meses un informe que dé cuenta del estado del Sistema de Control Interno. Para dar cumplimiento con esta norma, presentamos y publicamos en la página web de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), el informe correspondiente al cuatrimestre Noviembre de 2017- febrero 2018. El Decreto 1499 de 2017, Artículo 2.2.23.1. Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control Interno. El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. El Decreto anterior, actualizó el Modelo para el orden Nacional e hizo extensiva su implementación diferencial a las entidades territoriales. El nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG articula el nuevo Sistema de Gestión, que integra los anteriores sistemas de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, con el Sistema de Control Interno. El objetivo principal de esta actualización es consolidar, en un solo lugar, todos los elementos que se requieren para que una organización pública funcione de manera eficiente y transparente. La nueva estructura del MECI busca una alineación a las buenas prácticas de control referenciadas desde el Modelo COSO, razón por la cual la estructura del MECI se fundamenta en cinco componentes, a saber: (i) ambiente de control, (ii) administración del riesgo, (iii) actividades de control, (iv) información y comunicación y (v) actividades de monitoreo. Presentamos los avances alcanzados para implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley 87 de 1993.




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OBJETIVO: Cumplir con el mandato de la Ley 1474 de 2011 en su artículo 9 “Estatuto Anticorrución” sobre la responsabilidad que tiene el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces de presentar cada cuatro meses un informe que dé cuenta del estado del Sistema de Control Interno.

I. AMBIENTE DE CONTROL

En la CAR, ha sido fundamental el compromiso de la alta dirección que de forma permanente promueve la implementación de herramientas de control dentro de la mejora continua. DIMENSIÓN DE TALENTO HUMANO

En el componente Desarrollo del Talento Humano, se llevaron a cabo las siguientes actividades: La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), mediante Resolución No. 4243 del 26 de diciembre de 2017, adopto el Código de Integridad y tomó otras disposiciones. Plan de Bienestar Social e Incentivos

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), en cumplimiento de la

legislación colombiana y con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción y

desarrollo de sus Servidores en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento

efectivo de los resultados institucionales, desarrolló para la vigencia 2017, el Sistema de

Estímulos, expresado a través del Programa de Bienestar Social e Incentivos aportando

significativamente a la gestión institucional y los procesos de administración del talento

humano.

Durante el período de análisis y de acuerdo con la información suministrada por la Oficina

de Talento Humano, la Resolución no presentó modificaciones y las actividades que se

ejecutaron fueron las siguientes:




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ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

Jornadas deportivas Conformación y entrenamiento equipo de fútbol de la CAR, de acuerdo con el cronograma establecido, donde se ejecutaron 8 sesiones.

Programas recreativos

Torneo de tenis de mesa masculino y femenino, Torneo de Rana Mixto en Direcciones Regionales, gimnasio con convenio Colsubsidio.

Vacaciones Recreativas de Fin de Año Realizada en el Hotel Alcaraván - Villavicencio

Programas Artísticos y Culturales:

Caminatas Ecológicas: Realizadas en las Direcciones Regionales. Visitas a Museos y/o Lugares de Interés Cultural: Realizada el 18 de noviembre de 2017, a la Catedral e Sal de Zipaquirá, con la participación de funcionarios de sede central y Direcciones Regionales. Actividad de Recreación Institucional y Reconocimiento de Incentivos: Realizada en el centro en la sede central, con la participación funcionarios y contratistas de la Corporación. Navidad Ambiental para los hijos de los Funcionarios CAR - Sede Central: Realizada los días 20 y 21 de diciembre de 2017, con la participación de niños y familiares. Cine- foros Regionales: Dos por cada Regional Taller de fotografía: Realizado en la Dirección Regional Magdalena Centro.

Programa de acondicionamiento físico Curso de natación: Se realizó en las instalaciones del centro empresarial y recreativo el Cubo.

Fuente: Datos Oficina de Talento Humano

Con relación al Plan de Incentivos Con Resolución No. 3608 del 23 de noviembre de 2017 se proclamaron los mejores empleados de carrera administrativa, de cada nivel jerárquico, el mejor empleado de libre nombramiento y remoción, mejores equipos de trabajo de la vigencia 2017 y se reconocieron incentivos pecuniarios y no pecuniarios.

Evaluación del desempeño Se efectuó la Evaluación parcial semestral de correspondiente al período 01/02/2017 a 31/07/2017 y evaluaciones parciales eventuales, en la cual se actualizó el 100% de la información allegada por las dependencias en la base de datos Evaluaciones definitivas del periodo comprendido entre el 01/02/2017 a 31/01/2018: Se realizaron 16 jornadas de capacitación en las Direcciones Regionales y Sede Central y se brindaron las asesorías y el apoyo solicitado por parte de los funcionarios de la Entidad. Se expidió la Circular OTH 20184100031, en la cual se dieron los lineamientos para realizar la evaluación definitiva. Concertación de compromisos laborales y fijación de competencias comportamentales del período comprendido entre el 01/02/2018 a 31/01/2019: Se realizaron las jornadas de

capacitación para la concertación de compromisos laborales y fijación de competencias

comportamentales, a la par con el proceso para realizar la evaluación del periodo anterior; así mismo se prestó la asesoría de acuerdo a las solicitudes de los funcionarios.




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Se expidió Circular OTH 20184100032, en la cual se impartieron los lineamientos para realizar el proceso de concertación de compromisos y fijación de competencias.

Clima organizacional

De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Talento Humano, se realizó visita a la Dirección Regional Magdalena Centro, en la cual se desarrolló una actividad grupal para fortalecer las relaciones interpersonales, comunicación y trabajo en equipo; así mismo se realizaron tres intervenciones individuales con el fin de escuchar y/o orientar a los funcionarios en temas de bienestar y entorno laboral.

Así mismo, se realizaron visitas a la Dirección Regional Gualiva, con el fin de realizar intervenciones individuales con el propósito de escuchar y/o orientar a los funcionarios en temas de bienestar y entorno laboral; así mismo se realizó taller de Relaciones Interpersonales, con el fin de fomentar la integración, el respeto, buen trato entre los Funcionarios.

Plan Institucional de Capacitación

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) durante los meses de enero y febrero de 2018, realizó encuesta virtual dirigida a Funcionarios y Directivos, en la cual se identificaron las necesidades de capacitación, las cuales fueron consolidadas y se dio inicio a la construcción del Plan Institucional de Capacitación, propuesta que fue presentada ante la Comisión de Personal, donde se generaron algunas recomendaciones que serán tenidas en cuenta para la formulación del mismo. De acuerdo a la información suministrada por la Oficina de Talento Humanos se adelantaron las siguientes actividades: Capacitación Competencias Laborales y Comportamentales, realizada el 19 de noviembre de 2017 por parte de la ESAP. Capacitación Ruido Ambiental realizada por la Dirección Jurídica el 04 diciembre de 2017

Seguridad y Salud en el Trabajo

En la Administración del sistema, se ha realizado la actualización de documentos del mismo tales como procedimientos, formatos, instructivos, planes de emergencia, nomograma, programas, entre otros. Se han efectuado todas las afiliaciones de ARL, registro de ausentismo, implementación de recomendaciones médicas y otras actividades administrativas propias del mantenimiento del sistema. Se realizaron visitas de seguimiento a contratistas para evaluar el cumplimiento legal en seguridad y salud en el Trabajo. Igualmente, se desarrollaron las siguientes actividades:




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Programa / Actividad Descripción

Actividades administrativas del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.

Acompañamiento al Comité Paritario Seguridad y Salud en el Trabajo a reuniones y acciones de mejora continua

Actualización documental y organización de series documentales.

Visitas de verificación de cumplimiento legal a dos contratos.

Realización de 1600 afiliaciones al Sistema General de Riesgos Laborales de contratistas.

Acompañamiento para verificación de requisitos legales para firma de ATS en actividades de fumigación y contrato de mantenimiento de sedes e infraestructura.

Realización de instructivo con pautas de seguridad para contratación a la luz del Decreto 1072 de 2015, guía de trabajo seguro en actividades de carpintería, guía de prevención de caídas en oficinas, guía de trabajo seguro para el uso de bastón de traking o senderismo, guía de trabajo seguro en áreas de archivo.

Evaluación del metas e indicadores del sistema y del plan anual y de capacitación del sistema

Formulación del plan anual y de capacitación del SST para la vigencia 2018

Programa de Medicina Preventiva

Entrega de resultados exámenes médicos ocupacionales periódicos y registro de información en base de datos. Recepción informe de condiciones de salud.

Capacitación en Riesgo Químico en Laboratorio ambiental

Programa de Higiene Industrial

Programa de vigilancia epidemiológica en riesgo biomecánico: Desarrollo de pausas activas en todas las áreas, realización de inspecciones de puesto de trabajo y seguimiento de condiciones en riesgo alto.

Programa de Seguridad Industrial

Se realizó entrega de insumos de botiquines empresariales para todas las áreas y camillas. Así mismo se realizó la entrega de botiquines empresariales.

Se realizó recepción de elementos de protección personal en el marco del contrato 1766 de 2017, el cual se encuentra en fase de liquidación. Se realizó entrega de guantes y tapabocas en todas las áreas.

Acompañamiento en la organización logística y traslado de la sede central al Centro empresarial Gran Estación. Igualmente, e realizó campaña de bienvenida y capacitación al personal sobre el plan de emergencias de la nueva sede.

Elaboración plan de emergencias nueva sede central y capacitación y socialización del mismo a funcionarios y contratistas.

Realización de inspecciones de seguridad en la nueva sede central para garantizar condiciones de seguridad.

Realización de curso de alturas (avanzado y reentrenamiento) para el personal que eventualmente pueda realzar este tipo de actividades.

Desarrollo de todas las investigaciones de accidentes y desarrollo de acciones de prevención, envió de lecciones aprendidas.

Visitas de acompañamiento en campo para verificar uso de elementos de protección personal y cumplimiento de normas de seguridad.

Capacitación de a los sistemas comando de incidentes de todas las Direcciones Regionales.

Capacitación en seguridad vial a todos los conductores.

Fuente: Datos Oficina de Talento Humano




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DIMENSIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN En cuanto a Direccionamiento Estratégico y Planeación, la Corporación Autónoma Regional

de Cundinamarca cumpliendo las responsabilidades en relación con las líneas de defensa

del Modelo Estándar de Control Interno establecidas en la Política de Control Interno del

Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), del Departamento

Administrativo de la Función Pública, adoptó el Comité Institucional de Coordinación de

Control Interno, mediante Resolución CAR No. 3967 del 13 de diciembre de 2017 “Por la

cual se establece y reglamenta el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) y se derogan otras

disposiciones”, dando cumplimiento a lo reglado en el Decreto 648 de 2017 y Decreto 1499

de 2017.

Planes, Programas y Proyectos

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) atendiendo lo estipulado en el Decreto 1076 de 2015, la Resolución 667 de 2016, el proceso de Direccionamiento Estratégico presentó ante el Consejo Directivo Informe de Avance de Gestión en el marco del Plan de Acción que dan cuenta de los avances en la ejecución física y financiera de los nueve (9) programas y veintidós (22) proyectos planteados en el Plan con corte a 31 diciembre de 2017. Igualmente, se envió informe integral de avance de ejecución del Plan de Acción Cuatrienal al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. De acuerdo con los soportes y la consolidación realizada por la Oficina Asesora de Planeación el cumplimiento de metas del Plan de Acción en la vigencia de 2017 fue del 94% de avance Físico.




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La Oficina de Control Interno efectuó seguimiento al Plan de Acción, ofició a los líderes de meta y los exhorto a fortalecer las acciones tendientes a efectuar control y seguimiento permanente, con el fin de fomentar las políticas de Autoevaluación y tomar decisiones frente a las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora a implementar. Así mismo, la Oficina Asesora de Planeación acorde con lo establecido en las Resoluciones CAR N°2466 de 2016 y N° 2864 de 2016, remitió a la Oficina de Control Interno el consolidado del Plan de Acción por Procesos (PAP), correspondiente al segundo semestre de 2017, para lo cual la OCIN realizó el seguimiento de acuerdo a lo establecido en la Resolución CAR No. 1734 del 30/06/2017. Por su parte, la OCIN, en cumplimiento del Acuerdo 565 del 25 de enero de 2016, emitido por la Comisión Nacional del Servicio Civil y las Resoluciones CAR No. 2864 del 29 de diciembre de 2016 y 1734 del 30 de junio de 2017, realizó la evaluación por dependencias tomando como insumo la información institucional suministrada por los diferentes procesos con corte a 31 de diciembre de 2017, conforme a las evidencias cargadas en la intranet Corporativa por cada dependencia y remitió a las diferentes áreas el memorando 20183106602 con la evaluación por dependencias, cómo insumo para la evaluación de desempeño. Otros Planes Institucionales:

Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano

Fuente: Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano

La Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano, en atención al proyecto 5 Cultura del Servicio para Fortalecer la Gestión Ambiental, Meta 5,1 del Plan de Acción, ha venido efectuando seguimiento a los avances en la implementación del Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano (PIASC) el cual está proyectado a tres años para su implementación del 100%, donde el primero y segundo año le corresponden el 30% cada uno y tercer año del 40%, ahora bien del 30% correspondiente al 2017, a 30 diciembre de 2017 presentó un porcentaje de cumplimiento del 100%, resultados que han sido socializados a las diferentes áreas mediante el Sistema de Gestión Documental Sidcar,




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Por otro lado, la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) alineada a la política de “Transparencia, participación y servicio al ciudadano” continúa realizando el seguimiento a las actividades enunciadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC), para lo cual efectuó mesas de trabajo con los responsables de cada proceso y consolidó el seguimiento al PAAC con corte a 30 de diciembre de 2017, y fue publicado en la página de la Corporación, en el enlace: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71550.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Se formuló el Plan Anticorrupción teniendo en cuenta los cinco componentes: 1. Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. 2. Racionalización de Trámites. 3. Rendición de cuentas y Participación Ciudadana. 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y 5. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información Pública, y un componente adicional: 6. Iniciativas Adicionales, para los cuales se definieron las respectivas actividades en los planes de acción de las dependencias competentes. Modelo de Operación por Procesos EL Sistema Integrado de Gestión de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca, se encuentra alineado al enfoque por procesos, el cual busca alcanzar resultados coherentes y previsibles de manera eficaz y eficiente, gestionando las actividades y entendiéndolas como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente, constituido por dieciocho (18) procesos agrupados en: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación; de acuerdo a su quehacer se determina la ubicación de los procesos establecidos para la Corporación.

Fuente: Manual de gestión

https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71550




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La Corporación ajustó el Sistema Integrado de Gestión mediante la Resolución CAR No. 0070 del 16 de enero de 2018 “Por la cual se actualiza el Sistema Integrado de Gestión Pública “SIGESPU”, se conforman los equipos de trabajo con sus roles y responsabilidades, se modifica la Resolución CAR N. 0042 de 2015, se derogan la Resolución CAR No. 1300 del 24 de junio de 2015, y los artículos 2 y 7 de la Resolución CAR No. 071 de 16 de enero de 2016”, a la transición de las normas internacionales ISO9001, ISO14001 versiones 2015; los Comités Directivos de la Corporación, la implementación del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG; y la modificación del Mapa de Operación por Procesos MOP aprobado en Comité de Dirección ampliado, teniendo en cuenta el Acuerdo CAR No.28 de 2017 por el cual fue modificada la estructura de la Corporación. El Modelo de Operación por procesos de la Corporación representa gráficamente la estructura, la cadena de valor y la interacción de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación del Sistema Integrado de Gestión Pública-SIGESPU-, de acuerdo con el esquema definido en el mapa de procesos. La documentación del Sistema incluye la declaración de la política y objetivos de calidad, el Manual de Calidad y otros manuales, los documentos de planificación, la caracterización de los procesos y subprocesos, los procedimientos (documentos de operación y control), las guías, los instructivos y los formatos que son difundidos a través de la Oficina Asesora de Planeación y publicados en la página web de la Entidad, en S:\Manual de Procesos y

Procedimientos SIGESPU//DELLBOGOTA. Durante el período de análisis, se realizaron cambios y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Pública, los cuales fueron socializados a todos los funcionarios y contratista de la Entidad mediante el Sistema de Gestión documental. Estructura Organizacional

Durante el período evaluado, se presentaron modificaciones al organigrama de la Entidad, a través de los cuales se modificó la estructura interna de la Corporación y su planta de personal Acuerdo 28 de 2017; así mismo, se presentó modificación al Manual de Funciones y Competencias Laborales mediante la Resolución No. 3397 del 8 de noviembre de 2017. Actualmente, el organigrama se encuentra publicado en la página Web de la Corporación, link: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=15745 En desarrollo de la disposiciones contenidas en los Acuerdos CAR Nºs. 28 y 29 de 10 de octubre de 2017, mediante los cuales se modificó la estructura interna y la planta de personal de la Corporación, se adelantaron las siguientes actividades con el fin de implementar tales reformas: 1. Preparación, elaboración y expedición de la Resolución CAR Nº 3394 de 8 de

noviembre de 2017, mediante la cual se modificó el Manual de Funciones, Requisitos, Competencias Comunes y Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico de los Empleos de la Planta de Personal de la Corporación, en el sentido de incluir el diseño de los nuevos empleos.





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2. Preparación, elaboración y expedición de la Resolución CAR Nº 3395 de 8 de noviembre de 2017, mediante la cual se ubicaron los empleos de la planta de personal asignados a las Direcciones de Recursos Naturales, Laboratorio e Innovación Ambiental e Infraestructura Ambiental.

3. Proyección y envío del Memorando OTH Nº 20183102220 de 15 de enero de 2018, mediante el cual la Oficina de Talento Humano solicitó a la Dirección Administrativa y Financiera que se procediera con los cambios en el Sistema de Información Documental - SIDCAR, en el sentido de incluir las denominaciones de las nuevas direcciones, los nuevos empleos de la planta de personal y las nuevas ubicaciones de los servidores públicos asignados a tales dependencias.

4. Proyección, generación y envió a través de SIDCAR de cuarenta (40) oficios, con fecha 8 de febrero de 2018, mediante los cuales la Oficina de Talento Humano notificó a los servidores públicos interesados su nueva ubicación en las Direcciones de Recursos Naturales, Laboratorio e Innovación Ambiental o Infraestructura Ambiental, según la situación correspondiente a cada uno de ellos.

Fuente: Manual de gestión- Acuerdos CAR 22 DE 2014 Y 28 DE 2017




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Durante el periodo de análisis se presentaron los siguientes movimientos en la planta de personal de la Corporación:

Nivel Vinculaciones Encargos Re-ubicaciones Retiros

Libre nombramiento y remoción 6 13 0 4

Provisional 12 N/A 2 8

Carrera administrativa 0 12 1 5

OTRAS NOVEDADES

Terminación encargo Comisión para desempeñar

empleos de L.N.R.

Libre nombramiento y remoción 12 N/A

Carrera administrativa 6 5 Fuente: Datos oficina de Talento Humano

Autodiagnóstico (Indicadores de Gestión) La Corporación, ha definido los mecanismos de seguimiento, medición, análisis y mejora con el fin de garantizar el logro de los objetivos establecidos en la planeación estratégica, el plan de acción, programas y proyectos y los procesos del Sistema Integrado de Gestión Pública. Entre ellos se encuentran los indicadores de gestión que cuentan con las hojas de vida respectivas en las que se definen los objetivos, las fórmulas de cálculo, los rangos de calificación y la periodicidad de la medición. La Oficina de Control Interno efectuó el cargue de los indicadores de gestión por procesos y realizo seguimiento al uso de la plataforma Link Único de Procesos y Procedimientos de la Entidad (LUPE), en la cual se inició con la parametrización de las variables, metas, rangos, periodicidad, tendencias, formulas, responsables de cargue y registro de datos, definición de unidades de medida, definición de tipo de indicador, definición de carpetas, definición de información, entre otros. Verifico los parámetros que requiere la herramienta, como son los responsables de cargue de datos de los indicadores en los procesos, así como de revisar la información de las perspectivas que deben alinearse con los requisitos del sistema. La entidad cuenta con los instrumentos: Guía Metodológica para la Elaboración, Monitoreo y Evaluación de los Objetivos Estratégicos de Calidad, Procedimiento Indicadores de Gestión por Proceso GSG-PR-04, con el objetivo de establecer los métodos, responsabilidades y períodos para crear, revisar, reportar y evaluar los indicadores de gestión por procesos del Sistema Integrado de Gestión Pública SIGESPU. Además, cuenta con el formato GSG-PR-04-FR-01 Hoja de Vida Indicadores, instrumento definido para efectuar el reporte, análisis y seguimiento. Así mismo, de acuerdo al rol de Liderazgo Estratégico establecido en el Decreto 648 del 2017 la OCIN realizó recomendaciones con fundamento a lo descrito en la guía para la




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Administración y Análisis de Indicadores del DAFP, donde se establece que los indicadores deben ser precisos, inequívocos y de fácil interpretación para quien evalúe, consulte o analice y que desde luego, pueda emitirse un juicio respecto al desempeño del proceso y sugerir los correctivos u oportunidades de mejora. La Oficina de Control Interno efectuó el seguimiento a los indicadores de gestión, verificando las evidencias suministradas por los líderes de proceso, comparadas con la hoja de vida del indicador.

Resultado estadístico segundo semestre 2017

Fuente: Informe de indicadores

Interpretación del Resultado Cumple: Incluye los indicadores que al comparar la meta Vs el resultado cumplió con el logro planeado del período. No cumple: Son los indicadores que no alcanzaron la meta presupuestada en el período.

Indicadores que No Cumplen




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Fuente: Informe de indicadores

Al respecto la OCIN efectuó recomendaciones como: Se recomendó a los líderes de los procesos, elaborar los planes de mejora para el caso de los indicadores que no cumplieron con la meta programada, a fin de diseñar las acciones correctivas que permitan verificar en el próximo reporte su cumplimiento. Verificar los datos reportados, para garantizar la exactitud, calidad y veracidad a fin de evitar riesgos en análisis y toma de decisiones frente a datos incorrectos. Igualmente, reiteró a los líderes de los procesos, mantener el constante monitoreo a las acciones definidas, contar los registros que comprueban el resultado alcanzado y fortalecer los controles y acciones que permitan cumplir con los objetivos programados.

II. EVALUACIÓN DE RIESGOS

Identificación, Análisis y Valoración de Riesgos

En cuanto a las líneas de autoridad y responsabilidad, actualmente la entidad cuenta con la identificación de los riesgos por procesos y de corrupción asociados a cada proceso, que le han permitido analizar y controlar los posibles hechos generadores internos como externos, de corrupción, así como los que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la entidad, estableciendo medidas orientadas a controlarlos. Sin embargo, durante el proceso de evaluación y seguimiento a los mapas de riesgos, se pudo identificar lo siguiente: Materialización de riesgos. Una vez la Oficina de Control Interno determinó la materialización de los Riesgos, atendió los lineamientos expuestos por el DAFP en la Guía de Administración de Riesgos V3., y reportó a los líderes de dichos procesos mediante memorandos internos, la materialización de los riesgos:

UBICACIÓN MAPA

DE PROCESOSPROCESO NOMBRE INDICADOR

MISIONAL AUTORIDAD AMBIENTAL duracion del tramite

APOYO GESTIÓN DE APOYO LOGÍSTICO Eficacia ejecución obras

APOYO

GESTIÓN DE SERVICIO AL

CIUDADANOcumplimiento en los términos de respuesta.

APOYO


CIUDADANOpeticiones atendidas con calidad

APOYO


CIUDADANOcumplimiento en la entrega de la respuesta.

EVALUACIÓ Y

CONTROL MEDICIÓN SEGUIENTO Y MEJORA

Cumplimiento de acciones formuladas en el plan de

mejoramiento por procesos

APOYO GESTIÓN FINANCIERA ejecución financiera, presupuestal de gastos




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Proceso Riesgo

Gestión Documental

Pérdidas, destrucción o deterioro de Documentos e

información.

No entrega de comunicaciones a los ciudadanos

Gestión Financiera Baja ejecución del presupuesto de gastos (funcionamiento

e inversión) de la Corporación.

Fuente: Informe de Riesgos de gestión

Al respecto, la OCIN efectivamente atendió y orientó a los líderes de los procesos, para generar las acciones correctivas necesarias, así mismo, solicitó el ajuste que se requiere para aumentar el seguimiento por parte del líder e informar a la OCIN sobre el avance de los mismos. Igualmente, evaluó el seguimiento a los Riesgos de Gestión del Proceso de Gestión Documental, realizando algunas alertas al respecto, ante lo cual desde la Dirección Administrativa y Financiera - Gestión Documental, se emitieron algunos lineamientos respecto a la obligatoriedad control documental de expedientes ambientales, para evitar la pérdida total, parcial o daño: 1. Realizar inventario Físico de los Expedientes Ambientales en el Formato GDO-PR-01-

FR-03 Formato Único de Inventario Documental mínimo 2 veces al año, en los meses de enero y julio, y reportar el resultado de los mismos con memorados a las dependencias DAF-GD, OCIN y DJUR.

2. Si el resultado del inventario, se evidencia pérdida, deterioro o extravío deberá seguir

las indicaciones dadas en el instructivo GDO-PR-01-IS-03 para el manejo de documentos reservados y para casos de pérdida o deterioro de documentos o archivos e igualmente lo indicado en el Acuerdo No. 007 de 2014 “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones” del Archivo General de la Nación.

3. Cuando se realice el préstamo o entrega física de un Expediente Ambiental, el

funcionario o contratista responsable del SAE deberá registrar la entrega y devolución del mismo en el formato GDO-PR-01-FR-07 Control Préstamo de Documentos. El reparto se realiza en el Sistema de Administración de Expedientes (SAE).

4. Para la transferencia al Archivo Central e Histórico de la entidad, los expedientes deben

estar digitalizados en SAE en su totalidad, los cuales deben tener el índice de contenido que arroja este aplicativo, el cual deberá quedar archivado al comienzo de cada expediente, sin foliar.

5. La Dirección Regional deberá verificar que los documentos que reposan en el

Expediente físico concuerden con lo registrado en SAE, con el fin de recuperar expedientes en caso de consulta, pérdida, daño o deterioro.




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6. Cuando el funcionario o contratista genere documentos con destino al expediente debe incluirlos en el orden cronológico del trámite y efectuar su foliación, e igualmente en caso de generarlos en el Sistema de Información Documental (SIDCAR) deberá asociarlos al expediente.

7. Se deberá aplicar las indicaciones dadas en el instructivo GDO-PR-01-IS-02 Manejo de

Expedientes Ambientales. En cuanto al riesgo denominado como “No entrega de comunicaciones a los ciudadanos” del proceso de Gestión Documental, se evidenció la materialización del mismo, teniendo en cuenta que las actividades previstas para que este no ocurriera, fueron inefectivas, igualmente, se efectuó trazabilidad, en el que se solicitó atender lo dispuesto en el Procedimiento “GDO-PR-05 Envío de Comunicaciones Externas". En virtud de lo expuesto, la OCIN ha venido emitiendo alertas, sobre las consecuencias legales y disciplinarias que se pueden derivar frente al incumplimiento de las actividades definidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y de los procedimientos establecidos para cada caso, como también ha exhortado a dar cumplimiento a la normativa establecida al respecto. Por otra parte, de acuerdo al seguimiento realizado a la Matriz de Riesgos de Gestión por Procesos, y con el objetivo de presentar a la alta dirección el resultado del seguimiento y evaluación de los mismos, sugerir los correctivos para asegurar un efectivo manejo del riesgo. Total de riesgos por procesos después de controles

Total de Riesgos Por Procesos Después de Controles (Residual)

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T O T A L D E R I E S G O S P O R P R O C E S O S D E S P U É S D E C O N T R O L E S ( R E S I D U A L )

Extrema

Alta

Moderada

Baja




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De acuerdo al gráfico anterior, se resalta la importancia a los líderes de los procesos, para mantener los controles en los riesgos que se ubicaron en zona de riesgo baja, así como la necesidad de aumentar los controles en los riesgos residuales, que se ubican en zona de riesgo moderada y alta. Esto con el fin, que estos riesgos no representen una amenaza para el cumplimiento de los objetivos de los procesos y la Corporación.

Fuente: Porcentaje por Procesos Después de Controles (Residual)

Con relación al comportamiento del riesgo residual, se evidenció la eliminación de los riesgos en zona extrema, teniendo en cuenta que según el tratamiento aplicado, los riesgos se trasladaron a una zona inferior, en comparación al inicialmente reportado en los riesgos inherentes. Recomendó a los líderes de los procesos que deben asegurarse que se ejecuten los controles establecidos en el mapa de Riesgo de Gestión y dentro de los períodos establecidos en dicha herramienta, con el fin que realicen el monitoreo desde el ejercicio del Autocontrol en especial si el comportamiento del riesgo se ubicó en zona de riesgo “extrema” o “alta”.

Conservar el acervo documental de los registros que evidencian la ejecución de las actividades programadas en el Mapa de Riesgos. Lo anterior, con el fin de facilitar en la etapa de seguimiento, las evidencias que dan cuenta del cumplimiento de las actividades descritas en el Mapa de Riesgo. Autoevaluación Institucional La Corporación dentro de las actividades de Autoevaluación Institucional tiene definido el

seguimiento a la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. Para esta finalidad

realiza entre otras actividades, el seguimiento al plan de acción, seguimiento y evaluación

de los compromisos individuales, seguimiento a las acciones de mitigación sobre los riesgos

Baja; 19; 33%

Moderada; 20; 35%

Alta ; 18; 32%

Extrema; 0; 0%

Porcentaje por Procesos Después de Controles (Residual)




18

identificados en los procesos, el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas

derivadas de las Auditorías internas, entre otras.

Adicionalmente, se efectuó el seguimiento a las actividades previstas en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC), y riesgos de corrupción, atendiendo las fechas establecidas para tal fin, los cuales se encuentran publicados en el link: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=77789.

III. ACTIVIDADES DE CONTROL

Como actividades de control en la Corporación se tiene implementado el Sistema Integrado de Gestión Pública (SIGESPU), conformado por cuatro (4) Sistemas: Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), Sistema de Gestión Ambiental (SGA), Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), Acreditación laboratorio Ambiental. Entre los logros obtenidos en la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión se evidencia lo siguiente: Seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción en el marco al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. PAAC 2017. Diagnóstico y planeación de la implementación del Modelo se Seguridad de la Información. Desarrollo, seguimiento y ejecución, en el marco del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, de los siguientes ejes de intervención: Medicina preventiva y del trabajo, higiene y seguridad industrial, vigilancia epidemiológica, plan de emergencias. Frente al Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), de que trata el Decreto 1499 de 2017, efectuó el Autodiagnóstico, tomando como base los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), a fin de contribuir con el objetivo de mejorar aquellos elementos de la Entidad frente a: Planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de la gestión de la Corporación a través de las 16 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional que la integran. De igual forma, con el fin de dar inicio a la implementación del MIPG de manera integrada, acorde con los lineamientos normativos y técnicos propios de la Entidad, la OAP de la Corporación se encuentra formulando un plan de trabajo de manera preliminar que tiene injerencia en las dimensiones y las políticas definidas en el Modelo. En materia de políticas de operación, en el cuatrimestre se documentaron entre otras las siguientes actividades: El Sistema de gestión de la Corporación cuenta con políticas formuladas que dan línea para la operación de sus procesos. Las Políticas de Operación de la Corporación han sido definidas y documentadas en los procedimientos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Pública y se difunden a través de la Oficina Asesora de Planeación y su publicación en la plataforma documental de la entidad, Link: “S:\ Procesos y Procedimientos”.





19

Con el fin de iniciar el proceso de implementación del Modelo Integrado de Gestión y Planeación MIPG establecido mediante Decreto 1499 de 2017, la CAR en la Resolución CAR No. 0070 del 16 de enero de 2018, actualizó el Sistema Integrado de Gestión Pública, “SIGESPU”, se conformaron los equipos de trabajo con sus roles y responsabilidades, denominó los Comités de Gestión y Desempeño por Política, así:

POLÍTICA DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO COMITÉS DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO POR POLÍTICA

Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público Comité de Inversiones Comité de Bajas Comité de Sostenibilidad Contable

Talento Humano Comité de Comisión de Personal Comité de emergencias Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo Comité de Convivencia Laboral Comité de Seguridad Vial

Integridad Comité de Integridad

Gobierno Digital Comité anti tramites y de Gobierno en línea Comité de Seguridad de la Información

Defensa Jurídica Comité de Conciliación

Gestión Documental Comité de Archivo Fuente: Resolución 0070 de 2018

Los cuales reportarán su gestión al Comité Institucional a la Gestión y Desempeño para la respectiva toma de decisiones y seguimiento a la Gestión de la Entidad.

IV. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

DIMENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La comunicación interna de la Entidad se ha venido fortaleciendo, involucrando a todos los servidores públicos y contratistas logrando participación en las actividades que se realizan, a través de boletines virtuales, campañas de interés para toda la Entidad con novedades administrativas y cubrimiento integral de los eventos internos y externos. La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), en el mes de diciembre de 2017 efectuó traslado de sede a la Av. Esperanza # 62-49 Costado Esfera Pisos 6 y 7, complejo empresarial Gran Estación- Bogotá – Colombia. Página Web de la Corporación En atención a los lineamientos del Ministerio de las Tecnologías de la Información y en cumplimiento a los estándares de Gobierno en línea, se efectuó una actualización de la Página Web de la Entidad, con el objetivo de que sea más amigable al usuario, obtener mayor agilidad y fortalecer la imagen Corporativa. https://www.car.gov.co/#contentSec Así mismo, teniendo en cuenta el cambio de sede los medios de comunicación y horario de atención son:

https://www.car.gov.co/#contentSec




20

Sistemas de Información y Comunicación: La atención al usuario y seguimiento a derechos de petición en la CAR se desarrolla bajo

lo establecido en el procedimiento GSC-PR-02 y cuyo objetivo es: “Brindar una atención,

adecuada y oportuna a los Derechos de Petición presentados a la Corporación, conforme

al componente denominado Procesos y Procedimientos del Plan Institucional de Atención

y Servicio al Ciudadano, según los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.”.

Al citado procedimiento se encuentra asociado como material de apoyo y de obligatorio

conocimiento y aplicación, la última versión publicada del Manual para la Atención y Trámite

Interno del Derecho de Petición, el cual puede ser consultado en la página Web de la

Corporación en el Link: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16676.

Canales de información

La entidad cuenta una Oficina de Atención al Ciudadano ubicada en la Sede principal, que funciona según los lineamientos establecidos en el Protocolo de Atención al Ciudadano y Carta de Trato digno al Ciudadano, Se puede consultar en la página web a través de la ruta https://www.car.gov.co/servicio_ciudadano

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) garantiza la recepción de los

derechos de petición, acceso a trámites y otros servicios de la Corporación, a través de sus

diferentes canales de atención.

Atención personalizada

Los usuarios CAR tienen a su disposición atención personalizada por profesionales idóneos

a través del Servicio de Atención al Ciudadano (SAC) de las 14 Direcciones Regionales y

del nivel central, en donde pueden presentar derechos petición por medio de radiación

escrita (oficio), y/o de manera verbal.





21

A continuación se relaciona el detalle de los puntos de atención que tiene dispuestos la

CAR para la atención de las PQRS.

Sede Dirección Teléfono Jurisdicción

Bogotá (Principal)

Av. Esperanza # 62 - 49 – Costado Esfera (Pisos 6 y 7)

Bogotá D.C.

5 80 11 11

104 municipios: 98 pertenecientes al departamento de Cundinamarca, 6 al departamento de Boyacá y la zona rural del Distrito Capital de Bogotá D.C.

Línea gratuita 01 8000 915 317 01 8000 913606

Vía fax 3 20 90 00 Ext. 1180

Dirección Regional Bogotá – La Calera

Cra. 10 No. 16 – 92 Piso 5.

Bogotá D.C.

5 60 73 21 5 62 25 69 5 60 15 30

Bogotá y La Calera.

Dirección Regional Almeidas y Guatavita

Cra. 5 No. 5 – 73 Piso 4.

Chocontá.

8 56 11 89 8 56 12 97 8 56 23 43 8 56 11 30

Chocontá, Guatavita, Machetá, Manta, Sesquilé, Suesca, Tibirita y Villapinzón.

Dirección Regional Alto Magdalena

Cra. 21 No. 8 – 23 Barrio Granada. Girardot.

8 35 20 42 8 35 20 43

Agua de Dios, Nilo, Jerusalén, Tocaima, Ricaurte, Girardot, Guataquí y Nariño.

Dirección Regional Bajo Magdalena

Cll. 4 No. 5 – 68 Guaduas.

8 41 72 46 8 41 68 21 8 41 60 77

Caparrapí, Guaduas y Puerto Salgar.

Dirección Regional Chiquinquirá

Cra. 6 No. 9 – 40 Chiquinquirá.

(8) 7 26 24 25 320 488 82 16

Buenavista, Caldas, Chiquinquirá, Ráquira, Saboyá y San Miguel de Sema.

Dirección Regional Gualivá

Cll. 7 No. 10 – 243 Barrio El Recreo.

Villeta.

8 44 46 60 320 488 82 09

Albán, La Peña, La Vega, Nimaima, Nocaima, Quebrada Negra, San Francisco, Sasaima, Supatá, Útica, Vergara y Villeta.

Dirección Regional Bajo Centro

Cra. 5 No. 3 – 02 Vianí.

320 488 82 07 Beltrán, Bituima, Chaguaní, Guayabal de Síquima, Pulí, San Juan de Río Seco y Vianí.

Dirección Regional Rionegro

Cll. 10 No. 19 – 72 Barrio Antonio Nariño.

Pacho.

8 54 25 53 8 54 25 54 8 54 10 77

El Peñón, La Palma, Pacho, Paime, San Cayetano, Topaipí, Villagómez y Yacopí.

Dirección Regional Sabana Centro

Cll. 7A No. 11 – 40 Barrio Algarra.

Zipaquirá.

8 81 36 40 8 81 36 41

Cajicá, Chía, Cogua, Cota, Gachancipá, Nemocón, Copó, Tabio, Tenjo, Tocancipá y Zipaquirá.

Dirección Regional Sabana Occidente

Cra. 4 No. 4 – 38 Facatativá.

8 43 05 90 8 43 56 20 8 42 48 36 8 42 28 01

Bojacá, El Rosal, Facatativá, Funza, Madrid, Mosquera, Subachoque y Zipacón.

Dirección Regional Soacha

Tr. 7F No. 26 – 38 Barrio El Nogal.

Soacha.

7 81 89 48 7 81 89 53 7 81 89 66

Sibaté y Soacha.

Dirección Regional Sumapaz

Av. Las Palmas No. 15 – 17 Fusagasugá.

8 67 67 59 8 67 40 84

Sibaté y Soacha.

Dirección Regional Tequendama

Cra. 21 – Cll. 2 Esq. La Mesa.

8 47 00 65 320 488 82 12

Anapoima, Anolaima, Apulo, Cachipay, El Colegio, La Mesa, Quipile, San Antonio del Tequendama, Tena y Viotá.




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Sede Dirección Teléfono Jurisdicción

Dirección Regional Ubaté

Tr. 2 No. 1E – 40 Ubaté.

8 55 31 37 8 55 36 09

320 848 82 13

Carmen de Carupa, Cucunubá, Fúquene, Guachetá, Lenguazaque, Simijaca, Susa, Sutatausa, Tausa y

Ubaté.

El horario de atención en todas las sedes es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Medios electrónicos

Con el propósito de brindar información y de atender las peticiones de los usuarios CAR, la

Corporación cuenta con los siguientes medios electrónicos disponibles de forma

permanente:

Canal Medio

Correo

electrónico [email protected]

PQRS Sitio web https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16636

VITAL1 https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=26290

Desde la Oficina de las Tecnologías de la Información y Comunicación se evidencia que se han generado campañas en las cuales se recuerde a los funcionarios y contratistas la importancia de la seguridad de la información.

V. ACTIVIDADES DE MONITOREO

DIMENSIÓN CONTROL INTERNO Medición del Modelo Estándar de Control Interno (FURAG II) El Departamento Administrativo de la Función Pública coloco a disposición el aplicativo FURAG II, a través del cual se diligenció el formulario para efectuar la medición del Modelo Estándar de Control Interno – MECI., en virtud del Decreto 1499 del 11 septiembre de 2017, por medio del cual se desarrolló el Sistema de Gestión y se actualizó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), para lo cual, en atención a las dimensiones, se facilitaron a las áreas responsables, los diferentes formatos que contenían la información que

1 La Ventanilla Integral de Trámites Ambientales en Línea (VITAL) es una herramienta administrada por ANLA y el Sistema

Administrador de Trámites Ambientales de La Corporación, que busca que los usuarios tengan acceso vía web para realizar

los trámite de licencias y permisos ambientales y colocar quejas y denuncias por infracciones contra los recursos naturales.

mailto:[email protected]






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evaluaba la gestión institucional de la Corporación, que permitió obtener el siguiente certificado:

Fuente: Certificado Dafp- Medición MECI (Furag II), diligenciado en noviembre de 2017

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), inició el proceso de implementación del Modelo Integrado de Gestión y Planeación (MIPG) establecido mediante Decreto 1499 de 2017, el cual fue socializado por la Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano mediante SIDCAR No. 20173150485 y capacitación del Departamento Administrativo de Función Pública el día 16 de noviembre de 2017 en el marco de la semana del Servicio al Ciudadano, para lo cual se facilitó a las diferentes áreas la herramienta de Autodiagnóstico que permitió desarrollar un ejercicio de valoración del estado de cada una de las dimensiones en las cuales se estructura el Modelo Integrado de Gestión y Planeación, según su competencia, con el propósito de contar con una línea de base respecto a los aspectos que debe fortalecer, y que deben ser incluidos en su planeación institucional. Por otro lado, en atención a Políticas de Autocontrol, actualmente se realiza la Campaña de Autocontrol implementando a través de mensajes electrónicos frases alusivas al tema de calidad y control interno. La Oficina de Control Interno (OCIN), actuando de acuerdo a los roles y responsabilidades establecidos en la Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, ha emitido mensajes de Autocontrol, en el cual para el mes de febrero de 2018, genero alerta sobre la formulación




24

de Planes de Mejoramiento (PM), en circular 20184100071 en atención a las observaciones de la Contraloría General de la Nación y los seguimientos realizados por la OCIN. De otra parte, en el marco de la Ley 909 de 2004, el Acuerdo 525 de la Comisión Nacional del Servicio Civil, la Resolución CAR 2867 de 2016 y la Resolución CAR 1734 de 2017, la Oficina de Control Interno realizó la evaluación por dependencias tomando como insumo los resultados de cumplimiento del Plan de Acción por Procesos, conforme a las evidencias cargadas en la intranet Corporativa por cada dependencia, resultados que fueron remitidos a la Oficina de Talento Humano, como insumo en el proceso de Evaluación del Desempeño. La Oficina de Control Interno (OCIN), conservando su independencia y objetividad permanente en el ejercicio de sus funciones, ha identificado necesidades de asesoría y acompañamiento para lo cual se han efectuado las respectivas visitas a las diferentes Direcciones Regionales y áreas en general, generando sugerencias y recomendaciones tendientes a fortalecer los procesos y a la consecución de los resultados esperados. De igual forma, se continúa con la aplicación de los diferentes mecanismos de autoevaluación y seguimiento a la gestión como los procedimientos MSM PR-01 Auditorias, MSM PR-02 Asesoría y Acompañamiento a la Gestión Institucional, MSM PR-03 Formulación Planes de Mejoramiento, MSM PR-04 Atención a Entes de Control y Organismos Legislativos, MSM PR-05 Seguimiento, para el seguimiento y evaluación de la gestión institucional, la elaboración de los informes sobre análisis de los indicadores por proceso, la presentación de Informes, entre otros. De igual manera, la Oficina de Control Interno continúa dando cumplimiento a su rol de relación con Entes Externos a través de la presentación oportuna de los informes de ley a los Entes de Control y Entes Externos y los establecidos en las normas nacionales, entre los cuales se encuentra la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio Ambiente y Desarrollo Sostenible, entre otros; de los informes de ley podemos mencionar: Informe Control Interno contable Austeridad del Gasto Informe Ekogui Cuenta Anual consolidada- SIRECI Seguimiento Plan de Mejoramiento CGR Informe PQRS Dentro del proceso de Medición, Seguimiento y Mejora se dio cumplimiento al Plan de Trabajo fijado por la Oficina de Control Interno para la vigencia 2017 con un cumplimiento del 99,19%. La OCIN también ha emitido informes a los directivos de la entidad que permiten dar a conocer los resultados producto de los seguimientos, asesorías y acompañamientos realizados en el cuatrimestre evaluado, como es el caso del seguimiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de conformidad con lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el Decreto Nacional 2641 de 2012 correspondiente al periodo comprendido entre 01 de julio al 30 de diciembre de 2017, resultados que fueron dados a conocer entre los meses de enero y febrero de 2018.




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Porcentaje de participación por tipo de petición – 2do Semestre 2017.

Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos del SAC.

Con un total de 22.102 solicitudes recibidas en el segundo semestre del 2017, el tipo de petición más presentado por los usuarios fue el D.P. DE INTERÉS PARTICULAR, el cual disminuyó su participación en 0,7 p.p. con respecto al primer semestre (de 36,2 a 35,5%). Éste sigue siendo el tipo de petición con mayor participación. Así mismo, los tipos de petición menos utilizados son DP. Defensoría del Pueblo Ley 24/92 5 Días (0,01%), D.P. Solicitud de Excepciones Cobro Coactivo (0,02%), Recursos-Acuerdos 10 y 09 Fuquene, Cucunuba, La Ramada (0,02%) y D. P. Recursos Excepciones Cobro Coactivo (0,03%), los cuales se encuentran clasificados entro del grupo de “OTROS”. Así mismo, la OCIN en el marco de sus funciones continúa con la aplicación de los diferentes mecanismos de Autoevaluación y Seguimiento a la Gestión, realizando el monitoreo al Plan de Acción por Procesos (PAP), para lo cual generó las recomendaciones y alertas dirigidas a lograr la eficacia y eficiencia que contribuyan al mejoramiento continuo. Finalmente, se realizan de manera periódica los Comités Directivos, donde la Alta Dirección realiza evaluación y seguimiento a los controles, a la gestión institucional, a los proyectos de inversión, a la contratación, entre otros temas que han permitido tomar decisiones sobre el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión y sobre el mejoramiento y encauzamiento de la gestión presupuestal, contractual y cumplimiento de las metas organizacionales. Componente Auditoria Interna

La Oficina de Control Interno cuenta con el Procedimiento Auditorias MSM-PR-01, el cual tiene como objetivo, programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de las auditorías internas a los líderes de los procesos y a la Alta Dirección para que se implementen las correcciones, acciones correctivas y preventivas a que haya lugar.




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Planes de Mejoramiento

Con relación a la tercera línea de defensa, la OCIN actualizó el formato de reporte planes de mejoramiento en el Procedimiento Formulación Planes de Mejoramiento MSM- PR -03, unificando los criterios que tiene establecidos la Contraloría General de la Republica para el reporte de la información en el Sireci, en el cual se establecen los pasos para la formulación, seguimiento y evaluación de la eficacia de los planes de mejoramiento de la Corporación que se originen como respuesta a las Oportunidades de Mejora, No Conformidades Reales o Potenciales. La OCIN en atención al procedimiento Seguimiento y formulación Planes de Mejoramiento (PM) y de acuerdo a la información reportada por las áreas efectúa el seguimiento a los diferentes PM, generando memorando interno, mediante el cual se dan a conocer las observaciones y recomendaciones a tener en cuenta por parte de los líderes de procesos y de las áreas responsables de adelantar las actividades planteadas en los respectivos planes. Igualmente, recomendó revisar que la información registrada en la casilla de observaciones de la dependencia del PMI, contenga la fecha con la cual se ejecutó la actividad y los datos que permitan efectuar la trazabilidad de las evidencias aportadas; así como mantener un control permanente por parte del líder del proceso del cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan de Mejoramiento. También, la OCIN exhortó a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos, dentro de los tiempos programados y que permitan solucionar de fondo las deficiencias. Así mismo, invitó a los líderes de los procesos a fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, efectuando el análisis de causas con la participación del equipo de trabajo y del líder del proceso, con el objeto de elaborar un plan de mejoramiento efectivo y realizable dentro de los tiempos establecidos. Estado del Sistema de Control Interno En cuanto al estado general del Sistema de Control Interno se puede evidenciar qué, de acuerdo a la encuesta diligenciada por las diferentes áreas, para la evaluación del Sistema de Control Interno mediante el aplicativo FURAG II, el mismo asegura la gestión administrativa y el ejercicio de las funciones de la entidad para el logro del cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos. Se rescata el compromiso asumido por las áreas para dar cumplimiento al diligenciamiento de la encuesta dispuesta por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), para la evaluación del Sistema, no obstante se recomienda atender las acciones de mejora que se deban adelantar por parte de cada líder de proceso o área, que permita atender cada uno de los normados nacionales y el mejoramiento del sistema.




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Aspectos sobre los cuales la Oficina de Control Interno recomienda revisiones y fortalecimiento Realizar el autodiagnóstico para la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, definido por el DAFP en la implementación del nuevo MIPG, teniendo lo establecido en el Decreto 1499 de 2017, el cual establece en su artículo 2.2.23.2 lo siguiente: Artículo 2.2.23.2 Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. La actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el cual será de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5° de la Ley 87 de 1993. La Oficina de Control Interno sugiere que la identificación y definición de los riesgos se realice con todos los funcionarios que se encuentran involucrados en la gestión de cada proceso, así mismo socializar la política de administración de riesgos, fomentando la prevención y monitoreo a los riesgos. Implementar el análisis y control del estado de los riesgos asociados a los procesos a través de las la nuevas solicitudes que se realicen a la Oficina Asesora de Planeación para actualizar los riesgos de los procesos, y fortalecer los controles y acciones que se establecieron para mitigar los riesgos. Así mismo, en cuanto a los riesgos materializados atender las recomendaciones realizadas tanto por el dueño del Proceso como por la Oficina de Control Interno. En atención a los resultados del seguimiento a indicadores, se recomienda a los líderes de los procesos, mantener el constante monitoreo a las acciones definidas, contar los registros que comprueban el resultado alcanzado y fortalecer los controles y acciones que permitan cumplir con los objetivos programados. Efectuar mesas de trabajo de seguimiento a los controles implementados a los procesos que alimentan la información de la gestión de la Entidad y continuar trabajando en las acciones que se establecieron en el Plan de Mejoramiento a fin de subsanar eficientemente los hallazgos descritos por la Contraloría y los originados producto de la Auditoria Interna, de tal manera que contribuyan al fortalecimiento los procesos. Fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, efectuando el análisis de causas con la participación del equipo de trabajo y del líder del proceso, con el objeto de elaborar un plan de mejoramiento efectivo y realizable dentro de los tiempos establecidos. Revisar que la información registrada en la casilla de observaciones de la dependencia del PMI, contenga la fecha con la cual se ejecutó la actividad y los datos que permitan efectuar la trazabilidad de las evidencias aportadas. Mantener un control permanente por parte del líder del proceso del cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan de Mejoramiento.




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Se exhorta a los líderes de proceso a reforzar la identificación y formulación de acciones en el marco del principio de Autocontrol, las cuales conllevan a detectar desviaciones y efectuar correctivos oportunos para el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, evidenciando mejora continua. Afianzar en los comités técnicos el seguimiento a cada una de las actividades de competencia de las áreas (metas, indicadores, riesgos, planes, programas), con el propósito de tomar medidas preventivas en el caso de encontrar desviaciones. Fomentar actividades de autoevaluación y autorregulación en los procesos, a fin de evidenciar una gestión conforme con los requisitos del SIGESPU, así como verificar el ciclo PHVA. Fortalecer el análisis y clasificación de la información relacionada con peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía para que sea utilizada como insumo en el mejoramiento de la gestión institucional y mejorar los mecanismos existentes para el seguimiento a las respuestas oportunas a los derechos de petición (Original firmado) CLAUDIA ROCIO SANDOVAL Jefe Oficina Control Interno-CAR. Fecha de elaboración: 09 de marzo de 2018

Elaboró: Gladys Bonilla Pineda Revisó: Edwin Camilo Leguizamón Peñuela Aprobó: Claudia Roció Sandoval Ruiz

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