Click here to load reader

Offline VMS Registration - VMS Registration User Guide.pdf · PDF file Offline VMS Registration User Guide 1. Introduction This guide describes version 1 of the Offline

  • View

  • Download

Embed Size (px)

Text of Offline VMS Registration - VMS Registration User Guide.pdf · PDF file Offline...

  • Offline VMS Registration  User Guide 

    1.  Introduction  This guide describes version 1 of the Offline VMS Registration (OVR) system ‐ software tool for  managing project bookings and registrations for RBC volunteers. It works in conjunction with VMS  (Volunteer Management System) software which is a general purpose volunteer database  application. 

    Important ‐ this document contains real data so please treat it confidentially. Not for redistribution. 

    1.1  Glossary  The following terminology is used: 

    • Volunteer ‐ a volunteer worker (either formally registered with the RBC or not)  • RBC Volunteer ‐ a volunteer worker who is formally registered with RBC 2B and has an RBC 

    volunteer ID 

    • Local Volunteer ‐ a volunteer worker who is not formally registered with RBC 2B, but has a  temporary ID that is used to establish identity at the site entrance. Typically a member of  the local congregation who has been present at a health and safety induction. Local  volunteers are project‐specific 

    • Visitor ‐ a visitor who does not necessarily work on site and is given temporary access to the  site. They may include members of the public and workers from other RBC regions. Visitors  are project‐specific 

    • Workday ‐ a date on which project activity takes place  • Booking ‐ assignment of a volunteer to a specific project workday  • Registration ‐ recording a volunteer or visitor as arriving or leaving a project site 

    1.2  Synchronisation with VMS  The OVR software can synchronise with the VMS database which is considered the master source of  most of the volunteer data. For example, OVR cannot be used to add volunteers ‐ this must be  accomplished in VMS, the newly‐added volunteers only appearing in OVR when the synchronisation  function is performed. 

    The Synchronisation function is part of the Offline VMS Synchronisation (OVS) Tool and is not  discussed in this guide. The following sections assume that the OVR database has been synchronised  with VMS and so contains basic volunteer data that can be used for bookings, registration, etc. 

    1.3  Project Selection  When OVR is first launched you must select a project (as shown below). The name of the project is  thereafter displayed on the caption of the main form. Thus, during normal operation you only work  with a single project at a time; if you need to change to another project you must close down OVR  and re‐launch. 

    1 | P a g e    


    Projects List 

    2.  Bookings 

    2.1  Pre­Booking  A volunteer can be pre‐booked to a project workday (which is sometimes associated with an  invitation to attend the project on that date). This is a necessary part of project planning as the  project overseers arrange for teams of volunteers with particular skills to work on‐site at specified  times. Additionally, even if a volunteer is not pre‐booked he may be automatically booked during the  registration process (this is discussed in a later section). 

    2.2  Bookings Page  The Bookings Page is shown below: 

    2 | P a g e    


    Bookings Page 

    The Work days list shows all of the dates of the project, the Volunteers booked list displays the  names of RBC volunteers booked on the selected workday, and the Volunteers available list shows  the names of volunteers available but not yet booked on the selected workday. Further explanation  follows below. 

    Note that pressing F5 refreshes data on the Bookings page which is useful if several people are  making concurrent changes to booking data. 

    2.2.1  Teams  Select a team from the drop‐down list or select "All Teams". Press F3 to quickly select the "All  Teams" view. The list of bookings and volunteers reflects the team selection made. 

    When a team is selected, the team overseer's name is displayed to the right of the drop‐down list.  Click on the overseer's name to display contact details as shown below: 

    3 | P a g e    


    Contact Details Window 

    Contact details are generally available wherever you see a volunteer name. Sometimes you just need  to click the name; at other times you must right‐click on the names and select the Contact Details  command. 

    2.2.2  Work days  The Work days list shows all of the project's workdays. These are configured in the VMS software  and cannot be modified in OVR. The numbers to the right of each day indicate how many volunteers  (RBC and Local) have been booked for a particular day. The list is single‐selection (i.e. you can only  select one workday at a time), and when a workday is selected, the Volunteers booked and  Volunteers available lists are updated accordingly. 

    Tick Only booked days to restrict the display to workdays with extant bookings. 

    By default, the weekends can be highlighted in green (as shown in screenshot below). This can be  turned off using the popup menu (right‐click in the list). 

    You can give a short descriptive name, or "milestone markers", to a work day by selecting it and then  typing in the edit box below the Work days list, as shown below, where 29 July 2010 has been  assigned a marker "1st Fix Electrics". Only one marker can be assigned to each date and it's usually  best to limit their use to major project milestones (perhaps only 2 or 3 per build) otherwise the list  becomes difficult to read: 

    4 | P a g e    


    Milestone Marker 

    Right‐click in the Work days list to display a popup menu with the following commands: 

    1. Only Booked Days ‐ this is the same as the Only booked days checkbox. When this mode is  selected, the Work days list is restricted to those days when volunteers are booked. For example, if  you enable this mode and then select the "Electrical" team, the Work days list might look like this: 

    5 | P a g e    


    Restricted Work Days List 

    2. Find Today ‐ this command automatically selects today's date in the Work days list (if applicable). 

    3. Highlight Weekends ‐ this command toggles the highlight of weekends (Saturdays and Sunday are  displayed in bold green text when highlighted). 

    2.2.3  Volunteers Booked  The Volunteers booked list is an alphabetical list of volunteers booked on the selected workday and  for the selected team. The number of booked workers is displayed in the title of the list as shown  below: 

    6 | P a g e    


    Volunteers Booked List 

    Note that if a volunteer has also been checked‐in on the selected workday then a small 'clock' icon is  displayed to the left of the volunteer's name (see above for George Buckley and Jaran Martin). If a  volunteer has been pre‐booked for a project on a certain day you would generally expect them to be  in attendance. So at the conclusion of the day the Volunteers booked list should show most of the  workers as registered (with a clock icon). 

    Click on a volunteer name to display their team, ID and catering requirements just below the list. 

    Right‐click in the list to display a popup menu with the following commands: 

    1. Select All ‐ selects all volunteer bookings in the list 

    2. Cut ‐ cuts all selected volunteer bookings from the list (i.e. deletes the original bookings and  places them on the clipboard) 

    3. Copy ‐ copies the selected volunteer bookings (i.e. leaves the originals intact and places a copy on  the clipboard) 

    4. Paste ‐ pastes any volunteer bookings from the clipboard into the Volunteers booked list 

    5. Remove  booking(s) ‐ deletes the selected booking(s) 

    6. Edit Booking... ‐ displays the Edit Booking form so that you can modify the attributes of the  selected bookings 

    7. Contact details ‐ displays contact details for the selected volunteer 

    7 | P a g e    

  • Copying and moving bookings using the above commands is discussed later under Clipboard  Bookings. 

    2.2.4  Volunteers Available  The Volunteers available list is an alphabetical list of volunteers not yet booked on the selected  workday for the selected team. The number of available workers is displayed in the title of the list. If  a volunteer is a member of multiple teams, they will be displayed in the Available list when any of  their applicable teams are selected.

Search related