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1 e-yanka Office 365 Copyright(C) e-anchor Co., Ltd. All Rights Reserved. Office 365 メール –利用マニュアル- No.m001 Office 365 メール -利用マニュアル- 発行日 2015/06/01

Office 365の導入・サポートは株式会社イー ... - 発 …...Office 365 メール –利用マニュアル-No.m001 1.1. 取扱いについて 本書は、発行日時点での情報を基に「Microsoft

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Office 365メール -利用マニュアル-

発行日 2015/06/01

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目次

第1章 はじめに ......................................................................................................... 5

1.1. 取扱いについて ............................................................................................... 6

1.2. 記載内容について ........................................................................................... 6

第2章 Outlook2013 .............................................................................................. 7

2.1. 基本操作 ...................................................................................................... 8

2.1.1. メッセージを確認する ................................................................................. 8

2.1.2. 返信する ................................................................................................. 9

2.1.3. 新しいメッセージを作成する ...................................................................... 11

2.1.4. 転送する ............................................................................................... 15

2.1.5. メールにファイルを添付する ....................................................................... 17

2.1.6. 署名の作成 ........................................................................................... 19

2.1.7. メールを印刷する .................................................................................... 25

2.1.8. メールを削除する .................................................................................... 27

2.2. メッセージのオプション機能 ............................................................................... 28

2.2.1. 配信されたことを確認する ........................................................................ 29

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2.2.2. 受信者が開封したことを確認する .............................................................. 30

2.2.3. 重要度の設定 ....................................................................................... 31

2.2.4. 秘密度の設定 ....................................................................................... 34

2.2.5. 投票ボタン(投票/確認オプション) ......................................................... 37

2.2.6. 投票ボタンの追加(投票/確認オプション) ............................................... 39

2.2.7. 返信先の指定(配信オプション) ............................................................ 42

2.2.8. 指定日時以降に配信する(配信オプション) ............................................ 45

2.2.9. 期限切れ日時を指定する(配信オプション) ............................................. 47

2.2.10. 分類項目を設定する(配信オプション) ................................................ 49

2.3. 送信済みメッセージの保存先を変更する ........................................................... 53

第3章 Outlook Web App .................................................................................... 56

3.1. Outlook Web App を開く ............................................................................ 57

3.2. 基本操作 .................................................................................................... 58

3.2.1. メッセージを確認する ............................................................................... 58

3.2.2. 返信する ............................................................................................... 59

3.2.3. 新しいメッセージを作成する ...................................................................... 60

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3.2.4. 転送する ............................................................................................... 65

3.2.5. メールに自分のパソコンにあるファイルを添付する .......................................... 66

3.2.6. 署名の作成 ........................................................................................... 69

3.2.7. メールを印刷する .................................................................................... 72

3.2.8. メールを削除する .................................................................................... 73

3.3. メッセージオプションの機能 ............................................................................... 74

3.3.1. 配信されたことを確認する ........................................................................ 74

3.3.2. 受信者が開封したことを確認する。 ........................................................... 76

3.3.3. 秘密度の設定 ....................................................................................... 79

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第1章 はじめに

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1.1. 取扱いについて

本書は、発行日時点での情報を基に「Microsoft Office 365」製品に関する操作方法について解説

しています。

本書の内容はすべて、著作権法により保護されています。著者および発行者の許可を得ず、転載、複

写、複製等の利用はできません。

1.2. 記載内容について

発行日時点での操作内容となります。本書の発行後に「Microsoft Office 365」の機能や操作方法、

画面等が変更された場合、本書の記載内容通りに操作できなくなる可能性があります。

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第2章 Outlook2013

本章では、Outlook2013 を起動して行うメールの利用方法を記載しています。

Outlook を起動して、操作を行ってください。

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2.1. 基本操作

2.1.1. メッセージを確認する

手順① Outlookの起動画面を開き、「受信トレイ」が選択されていることを確認する。

※選択されていない場合はクリックしてください。

手順② 確認したいメッセージをクリックし、メッセージ内容を表示する。

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※確認したいメッセージをダブルクリックした場合、別ウインドウにメッセージ内容が表示されます。

2.1.2. 返信する

手順① 返信したいメッセージを表示させる。

ダブルクリックした場合

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手順② メッセージ内容の上部にある「返信」(送信者だけに返信)あるいは「全員に返信」(送信者

に加え、宛先および CC に入っているすべての受信者へ返信)をクリックする。

手順③ メッセージを入力し、「送信」をクリックする。

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2.1.3. 新しいメッセージを作成する

手順① 「新しい電子メール」をクリックし、メッセージ新規作成画面を開く。

手順② 件名とメッセージ内容を入力する。

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手順③ 「宛先」をクリックし、”名前の選択”画面を開く。

手順④ アドレス帳から名前を選択し、「宛先」をクリックする。

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手順⑤ CC,BCC で送りたい相手がいる場合は、手順④と同様に名前を選択してから、「CC」あるいは

「BCC」をクリックし、入力ボックスへメールアドレスを入れる。

宛先の種類 説明

CC

(Carbon Copy)

「CC」ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表示

されます。

BCC

(Blind Carbon Copy)

「BCC」 ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表

示されません。

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手順⑥ メールアドレスが入っていることを確認し、「OK」をクリックする。

手順⑦ アドレス帳にない場合、メッセージ新規作成画面の「宛先」横にあるボックスへ直接メールアドレ

スを入力する。

※複数の宛先を入力したい場合は、アドレスとの間に;(半角セミコロン)を入れてください。

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手順⑧ 「送信」をクリックする。

2.1.4. 転送する

手順① 転送したいメッセージ内容を表示する。

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手順② 「転送」をクリックする。

手順③ 宛先を入力し、「送信」をクリックする。※宛先の入力については【2.1.3 新しいメッセージを

作成する】を参照してください。

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2.1.5. メールにファイルを添付する

手順① 「新しい電子メール」をクリックし、メッセージ新規作成画面を開く。

手順② 「ファイルの添付」をクリックし、”ファイルの挿入”画面を開く。

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手順③ 添付したいファイルを選択し、「挿入」をクリックする。

手順④ メッセージ新規作成画面にファイルが添付されていることを確認する。

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2.1.6. 署名の作成

署名を作成しておくと、メッセージの返信時や新規メールの作成時に、メッセージボックスに自動的に署名

を入力させることができます。複数の署名を作成しておけば、メッセージ新規作成画面で簡単に署名を切

り替えることができます。

手順① 「ファイル」をクリックする。

手順② 「オプション」をクリックし、“Outlook オプション“画面を開く。

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手順③ 「メール」をクリックし、メールのオプション画面を開く。

手順④ 「署名」をクリックし、“署名とひな形“画面を開く。

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手順⑤ 「新規作成」をクリックする。

手順⑥ 署名の名前を入力後、「OK」をクリックし、“署名とひな形“画面へ戻る。

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手順⑦ 「署名の編集」ボックスをクリックし、新しい署名を入力する。

手順⑧ 新しいメッセージを作成するときに自動で署名を挿入したい場合は、“既定の署名の選択”メニ

ューから、”新しいメッセージ”のプルダウンメニューをクリックし、作成した署名を選択する。

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手順⑨ メッセージの返信や転送時に署名を挿入したい場合は、“返信/転送”のプルダウンメニューか

ら作成した署名を選択する。

手順⑩ 「OK」ボタンをクリックする。

※別の署名を挿入したい時など、署名を増やしたい場合は、手順⑤~⑦を繰り返してください。

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手順⑪ ”Outlookのオプション”画面に戻り、「OK」をクリックする。

※手順⑧および⑨で、既定の署名の選択を「(なし)」にした場合は、メッセージ作成時に、上部メニュ

ーから「署名」をクリックし、プルダウンメニューから作成した署名を選択してください。

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2.1.7. メールを印刷する

手順① 印刷したいメールを表示する。

手順② 「ファイル」をクリックする。

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手順③ 「印刷」をクリックする。

手順④ プレビュー画面でプリンタを選択し、「印刷」をクリックする。

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2.1.8. メールを削除する

メールを削除する方法は 2 通りあります。

方法① 削除したいメールを選択し、上部メニューから「削除」をクリックする。

方法② 削除したいメールをマウスオーバーし、「×」をクリックする。

※削除したメールは、「削除済みアイテム」に移動します。

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2.2. メッセージのオプション機能

メッセージのオプション機能を使うことで、メッセージが送信できているか、開封してもらえたかなどを確認する

ことができます。

「新しい電子メール」をクリックし、メッセージ新規作成画面を開いて操作を行ってください。

メッセージ新規作成画面

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2.2.1. 配信されたことを確認する

手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブをクリックする。

手順② 上部メニューにある「配信確認の要求」にチェック(✔)を入れ、メールを送信する。

※配信が確認されると、送信者に確認メールが届きます。

自動メール

が届きます

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2.2.2. 受信者が開封したことを確認する

手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブをクリックする。

手順② 上部メニューにある「開封確認の要求」にチェック(✔)を入れ、メールを送信する。

手順③ 相手がメールを受け取ると、送信先で開封メッセージのダイアログが表示されます。

メールを開封した相手に

ダイアログが表示されます。

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手順④ 相手がダイアログ(開封メッセージの要求)で「はい」をクリックした場合、送信元に確認メール

が届きます。

2.2.3. 重要度の設定

重要度の設定を変更すると、送信先へメッセージの重要度を伝えることができます。 「高」、「標準」、お

よび 「低」 の 3 種類があり、何も設定しない場合は 「標準」 が適用されています。

自動メール

が届きます

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手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリック

し、”メッセージオプション”画面を開く。

手順② ”メッセージオプション”画面左上、「重要度」の横にあるプルダウンメニューから「高」あるいは

「低」を選択する。

手順③ 「閉じる」をクリックする。

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手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。

※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に重要度がバー表示されます。

メールを受け取った相手に

重要度が表示されます

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2.2.4. 秘密度の設定

秘密度の設定を変更すると、送信先へメッセージの秘密度を伝えることができます。「標準」以外に、

「個人用」、「親展」、「社外秘」 の 3 種類があり、何も設定していない場合には、「標準」が適用されて

います。

手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面

を開く。

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手順② 「秘密度」の横にあるプルダウンメニューから「個人用」「親展」「社外秘」を選択する。

手順③ 「閉じる」をクリックする。

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手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。

※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に秘密度がバー表示されます。

メールを受け取った相手に

秘密度が表示されます

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2.2.5. 投票ボタン(投票/確認オプション)

複数の人からアンケートなどの回答を集計したい場合に、投票ボタンを使ってすばやく結果を集めることが

可能です。※この機能を利用するには、Exchange Online アカウントを使用してください。

手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブをクリック、「投票ボタンの使用」のプルダウンメ

ニューから、「承認;却下」、「はい;いいえ」、「はい;いいえ;たぶん」のいずれかを選択する。

手順② メールを作成し、「送信」をクリックする。

※投票ボタンが追加された場合、「送信」の上にメッセージが表示されます。

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※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に投票ボタンがバー表示されます。

相手が投票すると、メッセージが表示され、送信元に返信されます。

※送信者が投票をして返信した場合、送信元へ投票結果が届きます。

送信先で投票バーが表示されます

投票結果が届きます

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2.2.6. 投票ボタンの追加(投票/確認オプション)

投票ボタンは、「承認;却下」、 「はい;いいえ」、「はい;いいえ;たぶん」の 3種類が設定されています。

必要に応じて追加することも可能です。

手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面

を開く。

手順② 「投票ボタンを使う」にチェック(✔)を入れ、回答を入力する。

※設定されていない回答、たとえば参加か不参加かの投票を行いたい場合には、「参加;不参加」

のように文字の間を「;」(半角のセミコロン)で区切ってください。

手順③ 「閉じる」をクリックする。

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手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。

※投票ボタンが追加された場合、「送信」の上にメッセージが表示されます。

※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に投票ボタンがバー表示されます。

相手が投票すると、メッセージが表示され、送信元に返信されます。

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送信先で投票バーが表示されます

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※相手が投票をして返信した場合、送信元へ下記のようなメールが届きます。

2.2.7. 返信先の指定(配信オプション)

メッセージを送る際に、返信先をこちらで指定しておけば、相手が「返信」をクリックするだけで、あらかじめ

指定されたメール先へ返信されたメッセージを届けることができます。

手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面

を開く。

投票結果が届きます

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手順② 「返信先の指定」にチェック(✔)を入れ、「宛先の選択」をクリックする。

※チェックを入れた際、現在使用しているメールアドレスが自動的に表示されます。

手順③ ”返信先の指定”画面で、返信先に指定したい別のアドレスを選び、「返信先」をクリックする。

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手順④ メールアドレスが追加されていることを確認し、「OK」をクリックする。

手順⑤ 「返信先の指定」にメールアドレスが追加されていることを確認し、「閉じる」をクリックする。

手順⑥ メールを作成し、送信する。

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2.2.8. 指定日時以降に配信する(配信オプション)

グリーティングカードなど、前もって作成しておいたメッセージを指定した日時に配信することができます。

手順① 「オプション」タブをクリック、「配信タイミング」をクリックし、”メッセージオプション”画面を開く。

手順② ”メッセージオプション”画面の「配信オプション」にある「指定日時以降に配信」にチェック(✔)

を入れ、配信したい日時を設定する。

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手順③ 「閉じる」をクリックする。

手順④ 「配信タイミング」が青くなり、配信日時が指定されていることを確認し、「送信」をクリックする。

※配信日時を再度変更したい場合は、このボタンをクリックして設定しなおすことができます。

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手順⑤ 送信トレイにメッセージが保存されていることを確認する。

2.2.9. 期限切れ日時を指定する(配信オプション)

期限切れ日時が指定されたメッセージは、送信先で受信されたのちに期限切れになると、取り消し線が

引かれ、インフォメーションバーに期限切れを告知するメッセージが表示されます。

手順① 「オプション」タブをクリック、「配信タイミング」をクリックし、”メッセージオプション”画面を開く。

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手順② ”メッセージオプション”画面の配信オプションにある「期限切れ日時の指定」にチェック(✔)を

入れ、日時を設定する。

手順③ 「閉じる」をクリックする。

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手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。

※期限が過ぎると送信済みアイテムにあるメッセージに取り消し線が引かれます。

2.2.10. 分類項目を設定する(配信オプション)

作成するメッセージを色別や項目別に分類しておくことができます。たとえば、総務部に経費申請を行う場

合に「経費」の分類項目を設定するなどしておけば、送信済みメッセージの中から、メールを効率よく探し

出し、管理することができます。またメッセージ一覧の「並び替え」を使用する際にも分類項目別に表示す

ることができ、便利です。

手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面

を開く。

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手順② ”メッセージオプション”画面にある「分類項目」をクリックする。

手順③ プルダウンメニューから分類したい項目の色を選択する。

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手順④ 表示されるダイアログ画面の「はい」をクリックする。

※分類項目の名前を変更したい場合は変更後、「はい」をクリックします。

手順⑤ 分類した色が変更されたことを確認し、「閉じる」をクリックする。

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手順⑥ メールを作成し、「送信」をクリックする。

※メッセージは送信済フォルダーに保存され、分類項目の色が表示されています。

「分類項目あり」をクリックし、プルダウンメニューから色を選択することで、該当メールだけを絞り込んで表

示することができます。

分類項目の色別に

メールを検索することができます。

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2.3. 送信済みメッセージの保存先を変更する

標準では、”メッセージオプション”画面の「送信済みアイテムフォルダーにメッセージのコピーを保存する」

にチェック(✔)が入っており、送信したメッセージはすべて送信済みアイテムフォルダーに保存されています。

他のフォルダーに保存先を変更することができ、メールを整理することが可能です。

手順① 「送信済みアイテム」を右クリックし、プルダウンメニューから「フォルダーの作成」を選択する。

手順② フォルダー名を入力し、新しいフォルダーを作成する。

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手順③ メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブを開き、「指定の場所に送信済みアイテムを

保存」をクリック、プルダウンメニューから「その他のフォルダー」を選択する。

手順④ 手順②で作成したフォルダー名をクリックし、「OK」をクリックする。

※フォルダーが隠れている場合は、「送信済みアイテム」左にある▼をクリックしてください。

手順⑤ メールを作成し、「OK」をクリックする。

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手順⑥ 作成したフォルダーをクリックし、送信済みメールが入っていることを確認する。

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第3章 Outlook Web App

本章では、IEなどのブラウザ上で操作する Outlook Web App(OWA)に

サインインして行うメールの利用方法を記載しています。

ブラウザを立ち上げ、Office365 にサインインし、

Outlook Web App を開いてから操作を行ってください。

※本章では Internet Explorer(IE)バージョン 11 を起動して説明しています。

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3.1. Outlook Web App を開く

手順① Office365 にサインインする。

手順② 画面左上の「アプリランチャー」( )をクリックし、メニューを表示させ「メール」をクリックする。

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3.2. 基本操作

3.2.1. メッセージを確認する

手順① 「受信トレイ」をクリックする。

手順② 確認したいメッセージをクリックし、メッセージ内容を表示させる。

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3.2.2. 返信する

手順① 返信したいメッセージを表示させる。

手順② メッセージ内容の上部にある「返信」(送信者だけに返信)あるいは「全員に返信」(送信者

に加え、宛先および CC に入っているすべての受信者へ返信)をクリックする。

手順③ メッセージを入力し、「送信」をクリックする。

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3.2.3. 新しいメッセージを作成する

手順① 「+新規作成」をクリックする。

手順② メッセージ新規作成画面を表示させ、件名とメッセージ内容を入力する。

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手順③ 「宛先」項目の「+」をクリックし、アドレス帳を表示させる。

手順④ アドレスが表示されていない場合は、「>>」をクリックする。(アドレス一覧が表示された場合は、

手順⑥へ進んでください)

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手順⑤ 「All Users」をクリックする。

手順⑥ アドレス帳から追加したいユーザー名の「+」をクリックする。

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手順⑦ 宛先に名前が入っていることを確認し、「OK」をクリックする。

手順⑧ CC,BCC で送りたい相手がいる場合は、「CC」あるいは「BCC」の横をクリックし、手順③~手

順⑥と同様に名前を選択する。

宛先の種類 説明

CC

(Carbon Copy)

「CC」ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表示

されます。

BCC

(Blind Carbon Copy)

「BCC」 ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表

示されません。

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手順⑨ アドレス帳にない場合、「宛先」、「CC」あるいは「BCC」の横をクリックし、直接メールアドレスを

入力し、キーボードの「Enter」キーを押す。

手順⑩ 「送信」をクリックする。

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3.2.4. 転送する

手順① 転送したいメッセージ内容を表示する。

手順② メッセージ内容の上部にある「転送」をクリックする。

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手順③ 宛先を入力し、「送信」をクリックする。※宛先の入力については【2.1.3 新しいメッセージを

作成する】を参照してください。

3.2.5. メールに自分のパソコンにあるファイルを添付する

手順① メッセージ新規作成画面を開き、「挿入」をクリックする。

手順② プルダウンメニューから「添付ファイルまたはOneDriveのファイル」を選択する。

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手順③ 「コンピューター」をクリックし、ファイル選択画面を開く。

手順④ 添付したいファイルを選択し、「開く」をクリックする。

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手順⑤ 「添付ファイルとして送信」をクリックする。

手順⑥ メッセージ作成画面にファイルが添付されていることを確認し、宛先、件名およびメッセージを入

力後、「送信」をクリックする。

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3.2.6. 署名の作成

Outlook2013 と同様、署名を作成しておけば、メッセージの返信時や新規メールの作成時にメッセー

ジボックスへ署名を自動入力させることができます。

手順① 画面右上にある「オプション」( )をクリック、プルダウンメニューから「オプション」を選択する。

手順② 「メールの署名」をクリックし、署名作成画面を表示させる。

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手順③ 「送信メッセージに自動的に署名を追加する」にチェック(✔)を入れる。

手順④ ボックスに署名を作成し、「保存」をクリックする。

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手順⑤ 新しいメッセージの作成画面を開き(【2.1.3 新しいメッセージを作成する】を参照)、署名

が挿入されていることを確認する。

※手順③でチェックを入れずに署名を作成した場合は、自動で挿入されません。

新しいメッセージの作成画面にある「挿入」をクリックし、プルダウンメニューから「署名」を選択し、挿入して

ください。

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3.2.7. メールを印刷する

手順① 印刷したいメールを選択し、画面右上にある「…」をクリック、プルダウンメニューから「印刷」を選

択し、印刷用画面の別ウインドウを開く。

手順② “印刷”画面から「印刷」をクリックする。

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3.2.8. メールを削除する

手順① 削除したいメールを選択する。

手順② 選択したメールをマウスオーバーし、右に表示される「ゴミ箱」をクリックする。

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3.3. メッセージオプションの機能

Outlook2013同様、メッセージのオプション機能を使うことで、メッセージが送信できているか、開封して

もらえたかなどを確認することができます。

3.3.1. 配信されたことを確認する

手順① 「+新規作成」をクリックし、新しいメッセージの作成画面を開く。

手順② 「…」をクリック、プルダウンメニューから「メッセージオプションの表示」を選択する。

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手順③ 表示された“メッセージオプション”画面にある「配信確認メッセージを要求する」にチェック(✔)

を入れ、「OK」をクリックする。

手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。

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※送信先に配信が確認されると、送信者に確認メールが届きます。

3.3.2. 受信者が開封したことを確認する。

手順① 「+新規作成」をクリックし、新しいメッセージの作成画面を開く。

自動メール

が届きます

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手順② 「…」をクリック、プルダウンメニューから「メッセージオプションの表示」を選択する。

手順③ 表示された“メッセージオプション”画面にある「開封確認メッセージを要求する」にチェック(✔)

を入れ、「OK」をクリックする。

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手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。

※送信相手がメールを受け取ると、送信先で開封メッセージの要求メッセージが表示されます。

メールを開封した相手に

要求メッセージが表示されます。

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手順⑤ 送信相手が開封メッセージの要求で「ここをクリックしてください」をクリックした場合、送信者に

確認メールが届きます。

3.3.3. 秘密度の設定

秘密度の設定を変更すると、送信先へメッセージの秘密度を伝えることができます。

手順① 「+新規作成」をクリックし、新しいメッセージの作成画面を開く。

自動メール

が届きます

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手順② 「…」をクリック、プルダウンメニューから「メッセージオプションの表示」を選択する。

手順③ 表示された“メッセージオプション”画面にある秘密度のプルダウンメニューから「個人用」「親展」

「社外秘」を選択し、「OK」をクリックする。

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手順④ メールを作成し、秘密度が設定されていることを確認し、「送信」をクリックする。

※送信先がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上にバーで秘密度が表示されます。

メールを受け取った相手に

秘密度が表示されます