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e-yanka Office 365
Copyright(C) e-anchor Co., Ltd. All Rights Reserved.
Office 365メール –利用マニュアル- No.m001
Office 365メール -利用マニュアル-
発行日 2015/06/01
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目次
第1章 はじめに ......................................................................................................... 5
1.1. 取扱いについて ............................................................................................... 6
1.2. 記載内容について ........................................................................................... 6
第2章 Outlook2013 .............................................................................................. 7
2.1. 基本操作 ...................................................................................................... 8
2.1.1. メッセージを確認する ................................................................................. 8
2.1.2. 返信する ................................................................................................. 9
2.1.3. 新しいメッセージを作成する ...................................................................... 11
2.1.4. 転送する ............................................................................................... 15
2.1.5. メールにファイルを添付する ....................................................................... 17
2.1.6. 署名の作成 ........................................................................................... 19
2.1.7. メールを印刷する .................................................................................... 25
2.1.8. メールを削除する .................................................................................... 27
2.2. メッセージのオプション機能 ............................................................................... 28
2.2.1. 配信されたことを確認する ........................................................................ 29
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2.2.2. 受信者が開封したことを確認する .............................................................. 30
2.2.3. 重要度の設定 ....................................................................................... 31
2.2.4. 秘密度の設定 ....................................................................................... 34
2.2.5. 投票ボタン(投票/確認オプション) ......................................................... 37
2.2.6. 投票ボタンの追加(投票/確認オプション) ............................................... 39
2.2.7. 返信先の指定(配信オプション) ............................................................ 42
2.2.8. 指定日時以降に配信する(配信オプション) ............................................ 45
2.2.9. 期限切れ日時を指定する(配信オプション) ............................................. 47
2.2.10. 分類項目を設定する(配信オプション) ................................................ 49
2.3. 送信済みメッセージの保存先を変更する ........................................................... 53
第3章 Outlook Web App .................................................................................... 56
3.1. Outlook Web App を開く ............................................................................ 57
3.2. 基本操作 .................................................................................................... 58
3.2.1. メッセージを確認する ............................................................................... 58
3.2.2. 返信する ............................................................................................... 59
3.2.3. 新しいメッセージを作成する ...................................................................... 60
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3.2.4. 転送する ............................................................................................... 65
3.2.5. メールに自分のパソコンにあるファイルを添付する .......................................... 66
3.2.6. 署名の作成 ........................................................................................... 69
3.2.7. メールを印刷する .................................................................................... 72
3.2.8. メールを削除する .................................................................................... 73
3.3. メッセージオプションの機能 ............................................................................... 74
3.3.1. 配信されたことを確認する ........................................................................ 74
3.3.2. 受信者が開封したことを確認する。 ........................................................... 76
3.3.3. 秘密度の設定 ....................................................................................... 79
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第1章 はじめに
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1.1. 取扱いについて
本書は、発行日時点での情報を基に「Microsoft Office 365」製品に関する操作方法について解説
しています。
本書の内容はすべて、著作権法により保護されています。著者および発行者の許可を得ず、転載、複
写、複製等の利用はできません。
1.2. 記載内容について
発行日時点での操作内容となります。本書の発行後に「Microsoft Office 365」の機能や操作方法、
画面等が変更された場合、本書の記載内容通りに操作できなくなる可能性があります。
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第2章 Outlook2013
本章では、Outlook2013 を起動して行うメールの利用方法を記載しています。
Outlook を起動して、操作を行ってください。
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2.1. 基本操作
2.1.1. メッセージを確認する
手順① Outlookの起動画面を開き、「受信トレイ」が選択されていることを確認する。
※選択されていない場合はクリックしてください。
手順② 確認したいメッセージをクリックし、メッセージ内容を表示する。
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※確認したいメッセージをダブルクリックした場合、別ウインドウにメッセージ内容が表示されます。
2.1.2. 返信する
手順① 返信したいメッセージを表示させる。
ダブルクリックした場合
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手順② メッセージ内容の上部にある「返信」(送信者だけに返信)あるいは「全員に返信」(送信者
に加え、宛先および CC に入っているすべての受信者へ返信)をクリックする。
手順③ メッセージを入力し、「送信」をクリックする。
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2.1.3. 新しいメッセージを作成する
手順① 「新しい電子メール」をクリックし、メッセージ新規作成画面を開く。
手順② 件名とメッセージ内容を入力する。
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手順③ 「宛先」をクリックし、”名前の選択”画面を開く。
手順④ アドレス帳から名前を選択し、「宛先」をクリックする。
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手順⑤ CC,BCC で送りたい相手がいる場合は、手順④と同様に名前を選択してから、「CC」あるいは
「BCC」をクリックし、入力ボックスへメールアドレスを入れる。
宛先の種類 説明
CC
(Carbon Copy)
「CC」ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表示
されます。
BCC
(Blind Carbon Copy)
「BCC」 ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表
示されません。
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手順⑥ メールアドレスが入っていることを確認し、「OK」をクリックする。
手順⑦ アドレス帳にない場合、メッセージ新規作成画面の「宛先」横にあるボックスへ直接メールアドレ
スを入力する。
※複数の宛先を入力したい場合は、アドレスとの間に;(半角セミコロン)を入れてください。
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手順⑧ 「送信」をクリックする。
2.1.4. 転送する
手順① 転送したいメッセージ内容を表示する。
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手順② 「転送」をクリックする。
手順③ 宛先を入力し、「送信」をクリックする。※宛先の入力については【2.1.3 新しいメッセージを
作成する】を参照してください。
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2.1.5. メールにファイルを添付する
手順① 「新しい電子メール」をクリックし、メッセージ新規作成画面を開く。
手順② 「ファイルの添付」をクリックし、”ファイルの挿入”画面を開く。
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手順③ 添付したいファイルを選択し、「挿入」をクリックする。
手順④ メッセージ新規作成画面にファイルが添付されていることを確認する。
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2.1.6. 署名の作成
署名を作成しておくと、メッセージの返信時や新規メールの作成時に、メッセージボックスに自動的に署名
を入力させることができます。複数の署名を作成しておけば、メッセージ新規作成画面で簡単に署名を切
り替えることができます。
手順① 「ファイル」をクリックする。
手順② 「オプション」をクリックし、“Outlook オプション“画面を開く。
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手順③ 「メール」をクリックし、メールのオプション画面を開く。
手順④ 「署名」をクリックし、“署名とひな形“画面を開く。
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手順⑤ 「新規作成」をクリックする。
手順⑥ 署名の名前を入力後、「OK」をクリックし、“署名とひな形“画面へ戻る。
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手順⑦ 「署名の編集」ボックスをクリックし、新しい署名を入力する。
手順⑧ 新しいメッセージを作成するときに自動で署名を挿入したい場合は、“既定の署名の選択”メニ
ューから、”新しいメッセージ”のプルダウンメニューをクリックし、作成した署名を選択する。
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手順⑨ メッセージの返信や転送時に署名を挿入したい場合は、“返信/転送”のプルダウンメニューか
ら作成した署名を選択する。
手順⑩ 「OK」ボタンをクリックする。
※別の署名を挿入したい時など、署名を増やしたい場合は、手順⑤~⑦を繰り返してください。
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手順⑪ ”Outlookのオプション”画面に戻り、「OK」をクリックする。
※手順⑧および⑨で、既定の署名の選択を「(なし)」にした場合は、メッセージ作成時に、上部メニュ
ーから「署名」をクリックし、プルダウンメニューから作成した署名を選択してください。
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2.1.7. メールを印刷する
手順① 印刷したいメールを表示する。
手順② 「ファイル」をクリックする。
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手順③ 「印刷」をクリックする。
手順④ プレビュー画面でプリンタを選択し、「印刷」をクリックする。
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2.1.8. メールを削除する
メールを削除する方法は 2 通りあります。
方法① 削除したいメールを選択し、上部メニューから「削除」をクリックする。
方法② 削除したいメールをマウスオーバーし、「×」をクリックする。
※削除したメールは、「削除済みアイテム」に移動します。
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2.2. メッセージのオプション機能
メッセージのオプション機能を使うことで、メッセージが送信できているか、開封してもらえたかなどを確認する
ことができます。
「新しい電子メール」をクリックし、メッセージ新規作成画面を開いて操作を行ってください。
↓
メッセージ新規作成画面
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2.2.1. 配信されたことを確認する
手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブをクリックする。
手順② 上部メニューにある「配信確認の要求」にチェック(✔)を入れ、メールを送信する。
※配信が確認されると、送信者に確認メールが届きます。
自動メール
が届きます
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2.2.2. 受信者が開封したことを確認する
手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブをクリックする。
手順② 上部メニューにある「開封確認の要求」にチェック(✔)を入れ、メールを送信する。
手順③ 相手がメールを受け取ると、送信先で開封メッセージのダイアログが表示されます。
メールを開封した相手に
ダイアログが表示されます。
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手順④ 相手がダイアログ(開封メッセージの要求)で「はい」をクリックした場合、送信元に確認メール
が届きます。
2.2.3. 重要度の設定
重要度の設定を変更すると、送信先へメッセージの重要度を伝えることができます。 「高」、「標準」、お
よび 「低」 の 3 種類があり、何も設定しない場合は 「標準」 が適用されています。
自動メール
が届きます
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手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリック
し、”メッセージオプション”画面を開く。
手順② ”メッセージオプション”画面左上、「重要度」の横にあるプルダウンメニューから「高」あるいは
「低」を選択する。
手順③ 「閉じる」をクリックする。
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手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。
※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に重要度がバー表示されます。
メールを受け取った相手に
重要度が表示されます
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2.2.4. 秘密度の設定
秘密度の設定を変更すると、送信先へメッセージの秘密度を伝えることができます。「標準」以外に、
「個人用」、「親展」、「社外秘」 の 3 種類があり、何も設定していない場合には、「標準」が適用されて
います。
手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面
を開く。
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手順② 「秘密度」の横にあるプルダウンメニューから「個人用」「親展」「社外秘」を選択する。
手順③ 「閉じる」をクリックする。
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手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。
※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に秘密度がバー表示されます。
メールを受け取った相手に
秘密度が表示されます
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2.2.5. 投票ボタン(投票/確認オプション)
複数の人からアンケートなどの回答を集計したい場合に、投票ボタンを使ってすばやく結果を集めることが
可能です。※この機能を利用するには、Exchange Online アカウントを使用してください。
手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブをクリック、「投票ボタンの使用」のプルダウンメ
ニューから、「承認;却下」、「はい;いいえ」、「はい;いいえ;たぶん」のいずれかを選択する。
手順② メールを作成し、「送信」をクリックする。
※投票ボタンが追加された場合、「送信」の上にメッセージが表示されます。
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※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に投票ボタンがバー表示されます。
相手が投票すると、メッセージが表示され、送信元に返信されます。
※送信者が投票をして返信した場合、送信元へ投票結果が届きます。
送信先で投票バーが表示されます
投票結果が届きます
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2.2.6. 投票ボタンの追加(投票/確認オプション)
投票ボタンは、「承認;却下」、 「はい;いいえ」、「はい;いいえ;たぶん」の 3種類が設定されています。
必要に応じて追加することも可能です。
手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面
を開く。
手順② 「投票ボタンを使う」にチェック(✔)を入れ、回答を入力する。
※設定されていない回答、たとえば参加か不参加かの投票を行いたい場合には、「参加;不参加」
のように文字の間を「;」(半角のセミコロン)で区切ってください。
手順③ 「閉じる」をクリックする。
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手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。
※投票ボタンが追加された場合、「送信」の上にメッセージが表示されます。
※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に投票ボタンがバー表示されます。
相手が投票すると、メッセージが表示され、送信元に返信されます。
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送信先で投票バーが表示されます
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※相手が投票をして返信した場合、送信元へ下記のようなメールが届きます。
2.2.7. 返信先の指定(配信オプション)
メッセージを送る際に、返信先をこちらで指定しておけば、相手が「返信」をクリックするだけで、あらかじめ
指定されたメール先へ返信されたメッセージを届けることができます。
手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面
を開く。
投票結果が届きます
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手順② 「返信先の指定」にチェック(✔)を入れ、「宛先の選択」をクリックする。
※チェックを入れた際、現在使用しているメールアドレスが自動的に表示されます。
手順③ ”返信先の指定”画面で、返信先に指定したい別のアドレスを選び、「返信先」をクリックする。
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手順④ メールアドレスが追加されていることを確認し、「OK」をクリックする。
手順⑤ 「返信先の指定」にメールアドレスが追加されていることを確認し、「閉じる」をクリックする。
手順⑥ メールを作成し、送信する。
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2.2.8. 指定日時以降に配信する(配信オプション)
グリーティングカードなど、前もって作成しておいたメッセージを指定した日時に配信することができます。
手順① 「オプション」タブをクリック、「配信タイミング」をクリックし、”メッセージオプション”画面を開く。
手順② ”メッセージオプション”画面の「配信オプション」にある「指定日時以降に配信」にチェック(✔)
を入れ、配信したい日時を設定する。
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手順③ 「閉じる」をクリックする。
手順④ 「配信タイミング」が青くなり、配信日時が指定されていることを確認し、「送信」をクリックする。
※配信日時を再度変更したい場合は、このボタンをクリックして設定しなおすことができます。
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手順⑤ 送信トレイにメッセージが保存されていることを確認する。
2.2.9. 期限切れ日時を指定する(配信オプション)
期限切れ日時が指定されたメッセージは、送信先で受信されたのちに期限切れになると、取り消し線が
引かれ、インフォメーションバーに期限切れを告知するメッセージが表示されます。
手順① 「オプション」タブをクリック、「配信タイミング」をクリックし、”メッセージオプション”画面を開く。
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手順② ”メッセージオプション”画面の配信オプションにある「期限切れ日時の指定」にチェック(✔)を
入れ、日時を設定する。
手順③ 「閉じる」をクリックする。
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手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。
※期限が過ぎると送信済みアイテムにあるメッセージに取り消し線が引かれます。
2.2.10. 分類項目を設定する(配信オプション)
作成するメッセージを色別や項目別に分類しておくことができます。たとえば、総務部に経費申請を行う場
合に「経費」の分類項目を設定するなどしておけば、送信済みメッセージの中から、メールを効率よく探し
出し、管理することができます。またメッセージ一覧の「並び替え」を使用する際にも分類項目別に表示す
ることができ、便利です。
手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面
を開く。
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手順② ”メッセージオプション”画面にある「分類項目」をクリックする。
手順③ プルダウンメニューから分類したい項目の色を選択する。
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手順④ 表示されるダイアログ画面の「はい」をクリックする。
※分類項目の名前を変更したい場合は変更後、「はい」をクリックします。
手順⑤ 分類した色が変更されたことを確認し、「閉じる」をクリックする。
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手順⑥ メールを作成し、「送信」をクリックする。
※メッセージは送信済フォルダーに保存され、分類項目の色が表示されています。
「分類項目あり」をクリックし、プルダウンメニューから色を選択することで、該当メールだけを絞り込んで表
示することができます。
分類項目の色別に
メールを検索することができます。
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2.3. 送信済みメッセージの保存先を変更する
標準では、”メッセージオプション”画面の「送信済みアイテムフォルダーにメッセージのコピーを保存する」
にチェック(✔)が入っており、送信したメッセージはすべて送信済みアイテムフォルダーに保存されています。
他のフォルダーに保存先を変更することができ、メールを整理することが可能です。
手順① 「送信済みアイテム」を右クリックし、プルダウンメニューから「フォルダーの作成」を選択する。
手順② フォルダー名を入力し、新しいフォルダーを作成する。
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手順③ メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブを開き、「指定の場所に送信済みアイテムを
保存」をクリック、プルダウンメニューから「その他のフォルダー」を選択する。
手順④ 手順②で作成したフォルダー名をクリックし、「OK」をクリックする。
※フォルダーが隠れている場合は、「送信済みアイテム」左にある▼をクリックしてください。
手順⑤ メールを作成し、「OK」をクリックする。
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手順⑥ 作成したフォルダーをクリックし、送信済みメールが入っていることを確認する。
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第3章 Outlook Web App
本章では、IEなどのブラウザ上で操作する Outlook Web App(OWA)に
サインインして行うメールの利用方法を記載しています。
ブラウザを立ち上げ、Office365 にサインインし、
Outlook Web App を開いてから操作を行ってください。
※本章では Internet Explorer(IE)バージョン 11 を起動して説明しています。
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3.1. Outlook Web App を開く
手順① Office365 にサインインする。
手順② 画面左上の「アプリランチャー」( )をクリックし、メニューを表示させ「メール」をクリックする。
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3.2. 基本操作
3.2.1. メッセージを確認する
手順① 「受信トレイ」をクリックする。
手順② 確認したいメッセージをクリックし、メッセージ内容を表示させる。
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3.2.2. 返信する
手順① 返信したいメッセージを表示させる。
手順② メッセージ内容の上部にある「返信」(送信者だけに返信)あるいは「全員に返信」(送信者
に加え、宛先および CC に入っているすべての受信者へ返信)をクリックする。
手順③ メッセージを入力し、「送信」をクリックする。
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3.2.3. 新しいメッセージを作成する
手順① 「+新規作成」をクリックする。
手順② メッセージ新規作成画面を表示させ、件名とメッセージ内容を入力する。
61
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手順③ 「宛先」項目の「+」をクリックし、アドレス帳を表示させる。
手順④ アドレスが表示されていない場合は、「>>」をクリックする。(アドレス一覧が表示された場合は、
手順⑥へ進んでください)
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手順⑤ 「All Users」をクリックする。
手順⑥ アドレス帳から追加したいユーザー名の「+」をクリックする。
63
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手順⑦ 宛先に名前が入っていることを確認し、「OK」をクリックする。
手順⑧ CC,BCC で送りたい相手がいる場合は、「CC」あるいは「BCC」の横をクリックし、手順③~手
順⑥と同様に名前を選択する。
宛先の種類 説明
CC
(Carbon Copy)
「CC」ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表示
されます。
BCC
(Blind Carbon Copy)
「BCC」 ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表
示されません。
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手順⑨ アドレス帳にない場合、「宛先」、「CC」あるいは「BCC」の横をクリックし、直接メールアドレスを
入力し、キーボードの「Enter」キーを押す。
手順⑩ 「送信」をクリックする。
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3.2.4. 転送する
手順① 転送したいメッセージ内容を表示する。
手順② メッセージ内容の上部にある「転送」をクリックする。
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手順③ 宛先を入力し、「送信」をクリックする。※宛先の入力については【2.1.3 新しいメッセージを
作成する】を参照してください。
3.2.5. メールに自分のパソコンにあるファイルを添付する
手順① メッセージ新規作成画面を開き、「挿入」をクリックする。
手順② プルダウンメニューから「添付ファイルまたはOneDriveのファイル」を選択する。
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手順③ 「コンピューター」をクリックし、ファイル選択画面を開く。
手順④ 添付したいファイルを選択し、「開く」をクリックする。
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手順⑤ 「添付ファイルとして送信」をクリックする。
手順⑥ メッセージ作成画面にファイルが添付されていることを確認し、宛先、件名およびメッセージを入
力後、「送信」をクリックする。
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3.2.6. 署名の作成
Outlook2013 と同様、署名を作成しておけば、メッセージの返信時や新規メールの作成時にメッセー
ジボックスへ署名を自動入力させることができます。
手順① 画面右上にある「オプション」( )をクリック、プルダウンメニューから「オプション」を選択する。
手順② 「メールの署名」をクリックし、署名作成画面を表示させる。
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手順③ 「送信メッセージに自動的に署名を追加する」にチェック(✔)を入れる。
手順④ ボックスに署名を作成し、「保存」をクリックする。
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手順⑤ 新しいメッセージの作成画面を開き(【2.1.3 新しいメッセージを作成する】を参照)、署名
が挿入されていることを確認する。
※手順③でチェックを入れずに署名を作成した場合は、自動で挿入されません。
新しいメッセージの作成画面にある「挿入」をクリックし、プルダウンメニューから「署名」を選択し、挿入して
ください。
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3.2.7. メールを印刷する
手順① 印刷したいメールを選択し、画面右上にある「…」をクリック、プルダウンメニューから「印刷」を選
択し、印刷用画面の別ウインドウを開く。
手順② “印刷”画面から「印刷」をクリックする。
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3.2.8. メールを削除する
手順① 削除したいメールを選択する。
手順② 選択したメールをマウスオーバーし、右に表示される「ゴミ箱」をクリックする。
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3.3. メッセージオプションの機能
Outlook2013同様、メッセージのオプション機能を使うことで、メッセージが送信できているか、開封して
もらえたかなどを確認することができます。
3.3.1. 配信されたことを確認する
手順① 「+新規作成」をクリックし、新しいメッセージの作成画面を開く。
手順② 「…」をクリック、プルダウンメニューから「メッセージオプションの表示」を選択する。
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手順③ 表示された“メッセージオプション”画面にある「配信確認メッセージを要求する」にチェック(✔)
を入れ、「OK」をクリックする。
手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。
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※送信先に配信が確認されると、送信者に確認メールが届きます。
3.3.2. 受信者が開封したことを確認する。
手順① 「+新規作成」をクリックし、新しいメッセージの作成画面を開く。
自動メール
が届きます
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手順② 「…」をクリック、プルダウンメニューから「メッセージオプションの表示」を選択する。
手順③ 表示された“メッセージオプション”画面にある「開封確認メッセージを要求する」にチェック(✔)
を入れ、「OK」をクリックする。
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手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。
※送信相手がメールを受け取ると、送信先で開封メッセージの要求メッセージが表示されます。
メールを開封した相手に
要求メッセージが表示されます。
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手順⑤ 送信相手が開封メッセージの要求で「ここをクリックしてください」をクリックした場合、送信者に
確認メールが届きます。
3.3.3. 秘密度の設定
秘密度の設定を変更すると、送信先へメッセージの秘密度を伝えることができます。
手順① 「+新規作成」をクリックし、新しいメッセージの作成画面を開く。
自動メール
が届きます
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手順② 「…」をクリック、プルダウンメニューから「メッセージオプションの表示」を選択する。
手順③ 表示された“メッセージオプション”画面にある秘密度のプルダウンメニューから「個人用」「親展」
「社外秘」を選択し、「OK」をクリックする。
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手順④ メールを作成し、秘密度が設定されていることを確認し、「送信」をクリックする。
※送信先がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上にバーで秘密度が表示されます。
メールを受け取った相手に
秘密度が表示されます