政府檔案處 香港特別行政區政府

歸檔程序指引

(2015年 10月版本)

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政 府 檔 案 處 第 1頁

檔案是指機構在處理公事過程中所開立或接收，以任何形態或載體記錄的資訊或

數據，它們被保存下來作為政策、決定、程序、職能、活動和業務的憑證。

2. 檔案是政府的寶貴資源，有助政府作出有據可依的決定，滿足運作和規管需要，

是開放和接受問責的政府所必須存備的。良好的檔案管理，可提升運作效率，加強效

能，同時降低支出。因此，檔案管理是決策局和部門(各局/部門)的重要職責。此外，政

府致力鑑定和保存具歷史價值的政府檔案，從而加深公眾對歷史文獻的認識。各局/部門

首長應訂立適當的優先次序和分配合適的資源，在局/部門內推行妥善的檔案管理計劃，

亦應與政府檔案處合作，確保具有歷史價值的檔案和資料得到妥善保存。

機密檔案/資料 (Classified Records/Information)

3. 香港特別行政區政府(特區政府)的文件是利用不同的機密類別，去界定它應有的

保密程度及工作人員應採取的措施。資料的保密等級 (security classifications) 是由其發

文者因應文件內容或其來源如被擅自披露，會對特區政府或中華人民公和國中央人民政

府(中央人民政府)造成多大的損害而決定的。《保安規例》(Security Regulations) 第 161

條訂明，特區政府機密資料共分四級－

(a) 「絕對機密」 (TOP SECRET)

倘這類資料外洩的話，會對特區政府或中央人民政府的利益造成非常嚴重

創傷 (exceptionally grave damage)，這類資料涉及國防、國際談判事宜、重

要情報等

(b) 「高度機密」 (SECRET)

倘這類資料外洩的話，會對特區政府或中央人民政府的利益造成嚴重創傷

(serious injury)，如軍事資料、未發佈的主要建議等

(c) 「機密」 (CONFIDENTIAL)

如果這類資料外洩，會不利於 (prejudicial) 特區政府或中央人民政府利

益，如草擬中的法例、政治報告等

(d) 「限閱」 (RESTRICTED)

如果這類資料外洩，會不合乎 (undesirable) 特區政府利益，如員工的考績

報告、與合約糾紛有關的敏感資料等

文件保安 (Document Security)

個人責任

4. 保密是每位公務人員的責任。公務人員不得將官方資料告知未獲授權知悉的人

士，因此，檔案人員必須防止向外洩露這類資料。按照每位公務人員已簽署表示得悉的

香港法例第 521 章《官方機密條例》(Official Secrets Ordinance, Cap. 521)，公務人員如無

合法權限而披露該等資料，或未有小心防範任何人未經授權披露有關資料，可被當局根

據《官方機密條例》加以檢控。

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5. 負責處理機密檔案的人員有責任熟讀《保安規例》及其他有關的通告/通函。檔

案人員可瀏覽數碼政府合署(網址：http: //sb.host.ccgo.hksarg/sr/sr_c.pdf)或向所屬部門的部

門保安主任 (Departmental Security Officer) 索閱該等規例。如果你對其中的內容有任何

疑問，或者認為某些情況未依照規例辦理，應提出詢問。

「需要知道」原則 (“Need to Know” Principle)

6. 《保安規例》第 120 及 121 條訂明，機密資料的散播原則，是不得超過有效執行手上任務的範圍，並只限於獲准接觸資料的人員，這是各方面保安問題的基本所在。負

責處理機密檔案的人員必須徹底明白，他們個人有責任在自己的職務範圍內採用「需要

知道」的原則。

案卷處理與整理程序總覽

7. 在這課程裏，我們會集中討論“案卷”(file)，因為大部份特區政府的檔案都以這種

形式存在。案卷是一個具名或已編碼的資料夾，當中存放了一組互相有關連的檔案。一

個案卷就是一個處理單元。案卷的處理程序大致分為五個階段，分別是－

(a) 接收 (Receipt) ： 接收不論是內部開立還是外在產生的文件。

(b) 分類及檢索

(Classification and

Retrieval)

： 了解來函的內容；

按照既定的檔案分類表 (classification scheme)

把文件分類及編製索引 (index)；以及

找尋所需的案卷。

(c) 處理 (Processing) ： 把文件放入適當的案卷；

有關文件和案卷互相參照；以及

控制案卷傳運 (file movements)。

(d) 分發 (Distribution) ： 把案卷傳遞給執行人員；以及

分發文件。

(e) 貯存 (Storage) ： 貯存使用完的案卷。

案卷處理與整理 - 原則與最佳方法

8. 以下各段按照處理和整理案卷的程序，說明檔案人員所須具備的基本標準。雖然

有關的方法可能按部門的不同情況而改變，但還是應該盡可能遵守基本的原則，以便建

立良好的檔案管理習慣。

接收

來函類別

9. 檔案室處理的來函大致可分為以下兩類－

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(a) 由外界產生的文件，例如來自其他部門/機構的便箋和報告、巿民的來函、

來自決策局的通告等；以及

(b) 由內部產生的文件，例如來自部門內各個辦公室的便箋和報告，以及負責

人員發出的案卷錄事和內部指令。

10. 檔案人員的職責是確保所有來函，不論是由部門內部產生的，還是來自外間組織

的，均得到妥善處理。

開啟來函

11. 來函須由指定或負責檔案人員在可行的情況下由他人見證開啟。檔案人員須查看

載有機密資料的信封曾否被人拆閱。如有，便應通知部門保安主任。

12. 有一點必須留意，來函並非全屬檔案。只有檔案才須加以整理和保存，以待進一

步行動和日後參考。一般而言，宣傳材料不屬於真正的檔案。

13. 註明“個人”(personal)、“私人”(private)、“私人及機密”(private and confidential)、

“轉交”(c/o)，或者雖然不作以上註明但看來顯然屬非公事文件的來函，應原封不動直接

交給有關人員。

記錄收件日期

14. 所有來函必須蓋上收件日期 (date of receipt)。如果部門作了特別指示，便須把收

件的確實時間 (time) 也一併記錄。接收印章 (receipt chop) 會對督促有關人員從速向發

文人發出認收書和回覆起提醒作用。

檢查屬件

15. 如來函提及屬件 (attachment)，負責檔案人員必須檢查清楚有否遺漏。如發現確

有遺漏，必須就遺漏的屬件與發文人員聯絡，或向負責人員請示。

16. 此外，有些部門視來函的郵寄/送遞時間和地點為重要資料，也可能基於運作需

要，將顯示上述資料的信封一併存檔。

認收文件

17. 根據總務通告 (General Circular) 第 8/97 號，可寄發認收卡 (Acknowledgement

Card, GF 17) 認收來自外間組織的文件。如使用 GF 17，則必須在來函上註明已採用該

方法認收。如來函附上傳送紙條 (Despatch Slip, GF 121)，應在傳送紙條上簽署並註明日

期，然後將之送回發件的辦事處。

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登記來函

18. 一些部門基於運作、保安或法律理由，須要保存一份“來函登記冊” (Incoming

Documents Register)，登記個別主題的來函的發文人、參考編號、發出日期和收件日期。

19. 根據《保安規例》第 201 條規定，必須就所有被列為“機密”及以上等級的來函備

存一份登記冊，記錄有關文件的發出日期及辦事處，以及該文件的歸檔案卷。所有接獲

的掛號信的資料，也須在“寄入掛號信件及匯款登記簿” (Inward Registered Letters and

Remittance Register, GF 197)詳細記錄。

20. 檔案人員可利用＜條碼檔案管理系統＞ (簡稱條碼系統 ) (Bar-coding File

Management System, BCFMS)的 (NRS) (非案卷檔案系統)模組

(module) 記錄來函。NRS 為條碼系統 5.0 版或其後版本的模組，作用是方便使用者管理

非文件檔案和案卷內的文件。NRS 的基本單位是文件，而條碼系統的基本單位則是整個

案卷。我們可利用 NRS 開立有關某份文件的記錄，說明文件所在的案卷。利用 NRS 備

存重要文件的記錄，可方便我們檢索有關的案卷。如欲查詢條碼系統事宜，請聯絡效率

促進組 (Efficiency Unit)，電話號碼 2520 0423 或 2520 0431。

處理傳真文件

21. 一般來說，如果先後收到文件的傳真本及正本，只須將其中一份文件歸檔便可。

將兩份文件同時歸檔不但浪費資源，而且大量產生不必要的檔案。

22. 如收到的傳真封面頁 (facsimile leader page) 沒有額外的資料，檔案人員可在將

文件歸檔前將其丟掉。

分類及檢索

了解來函的內容

23. 檔案人員把文件歸檔前，必須閱讀和了解文件的內容。這個步驟極為重要，因為

有時文件的標題與內容所述的事宜並無直接關係。

按照既定的檔案分類表把文件分類

24. 為方便貯存和日後檢索，應按來函的性質和內容依照既定的檔案分類表加以整理

和歸檔。檔案人員必須－

(a) 將文件內容轉化成能夠反映文件主題的主題名稱 (subject term)；

(b) 查核檔案清單 (records inventory on files) 或索引 (index)，找出有關主題是

否已開有案卷 (file)。如有關案卷已經存在，則把該案卷尋找出來。條碼系

統是尋找案卷的有效工具；

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(c) 經初步查核，如發現並無合適案卷與手頭上的文件有直接關係，檔案人員

應再覆查檔案清單，以確定現有的案卷主題中，有哪一個的範圍可容納有

關文件。這種“雙重查核”機制有助避免開立主題極為相近的案卷，從而避

免令檔案使用者和負責管理檔案的人員感到無所適從；

(d) 確定手頭上的文件屬於新的課題後，檔案人員便須開立新的案卷主題。關

於這方面，政府檔案處的檔案管理叢書第三號《主題歸檔》內載一套適用

於行政檔案 (administrative records) 的標準分類表，並就如何為業務檔案

(programme records) 製定分類表提供了一些有用的指引，檔案人員應詳加

參閱；以及

(e) 檔案人員決定了案卷的編碼和適當的標題後，便應把資料輸入條碼系統，

以便該系統能經常載有最新資料，同時又可製作案卷標籤 (file label)，用

來貼在案卷夾面 (file cover) 上。

開立案卷

25. 開立案卷時須注意以下事項－

(a) 應使用適當的案卷夾 (file jacket)。

(b) 如某案卷的存件 (enclosure) 或將會加入的存件眾多，又或該案卷會經常傳

閱，在這種情況下通常會使用硬面案卷夾；

(c) 必須填寫案卷夾面上檔號、開檔日期、部門名稱、案卷題目、相關文件

(Connected Papers) 及所編入索引的題目等各欄。為識別不同辦公室的案

卷，很多檔案室都會在“部門名稱”欄同時寫上所屬科/組/辦公室名稱；以及

(d) 如檔案室未設有條碼系統，應開立一新的案卷傳運卡 (File Movement Card,

GF 448)。

26. 遇 到 以 下 情 況 ， 應 把 機 密 文 件 (classified document) 存 入 非 機 密 案 卷

(unclassified file) 內，然後把該案卷提升為暫時機密案卷－

(a) 收到一份機密文件，但現存的機密案卷找不到合適的主題；

(b) 有一本相關主題的非機密案卷；或

(c) 來函所談及的內容只在最初階段須要保密，事後可以歸於不須保密的文件

來處理。

開立暫用檔案

27. 如未能即時取得主題案卷來放置來函，應把有關文件轉給負責人員向其請示。註

明“緊急”的文件須特別留意。

28. 如認為行動不可延遲，須盡快執行的話，應開立暫用檔案 (loose minute) 作為臨

時案卷。因應文件的機密分類，使用適當的暫用檔案夾，如 GF391、GF391A、GF391G

及 GF411 等。

29. 所有寫在暫用檔案夾上的資料必須用鉛筆書寫，方便日後併入主案卷 (main file)

時重新編號或重用該暫用檔案夾。

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30. 每個暫用檔案應有參考編號，以作識別和方便查索檔案去向。最常用而方便的方

法是根據主案卷為該暫用檔案編號。例如-

L/M No (1) to LD GR/5-25/1 L/M No (1) to GRS RMO/20/0

主 案卷參 考編號

以上方法可把主案卷和暫用檔案緊扣起來。已開立的暫用檔案亦應在主案卷的“相關文

件”欄上登記，方便相互參照。通常，檔案室會保存一份 “暫用檔案登記冊” (L/M

Register)，登記暫用檔案號碼、主題、開立日期、併入主案卷日期等。

31. 至於其他各方面，處理暫用檔案的方式與正式案卷相同。

32. 有一點必須注意，暫用檔案只屬臨時檔案，因此，必須盡快併入主案卷。暫用檔

案不應長久作為個案案卷(case file)使用。

借用案卷

33. 如須從負責人員手上取去一個使用中的案卷，譬如讓另一名人員快速參考或為了

加入新文件，必須妥善地通知該負責人員。案卷使用完畢後，須盡快交還負責人員，並

應放在最當眼處，最好是放在“入”的文件盤 (“In” tray) 內整疊文件的最上面，好讓有關

負責人員容易察覺。如在案卷加入了新文件，應在該等文件上貼上“待辦公事”標紙

(Action Required Tag, GF 67) 並附簡要說明，好讓負責人員留意。如新加入的文件需要另

一名人員採取行動，檔案人員應請示有關負責人員，以確定是否須要按上文第 27 至 32

段所述，開立暫用檔案。

處理

適當整理來函

34. 檔案人員把來函存入案卷前，須確保文件已經過適當整理，符合以下狀態－

(a) 紙夾、別針、橡皮圈應已清除；

(b) 文件應已順序排列；

(c) 相關文件應整齊地用書釘裝訂(以斜角方向釘裝為佳)；

(d) 應使用適當的釘書機；

(e) 尺碼過大的檔案應摺疊為適當尺碼；

(f) 大件的屬件應該分開存放在信封內，再附於主案卷，或另外存放並清晰說

明存放之處；

(g) 剪存本、薄紙或其他尺碼細小的物料須貼附在 A4 尺碼及稍硬的紙上；

(h) 損壞檔案已經用膠紙或加固膠貼 (reinforcement ring) 修補或加固；以及

(i) 回覆期限已用黃色螢光筆標示 (highlighted)。

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存放文件入案卷

35. 按時序先後將文件存放在案卷存件部分 (enclosure side，即案卷的右邊部份)，通

常以文件的收件日為依歸，最後收到的存件放在最上面。

36. 根據存件的次序給文件順序編配一個編號。即是最早存入案卷的存件的編號會是

，其次是，如此類推。這個編號應在文件的右上角用紅原子筆或藍鉛筆註明和圈

定。標準格式便箋已在正確位置印備填寫存件編號的圓圈。就選用何種筆而言，部門內

部應採取一致的做法。

37. 存件下的每一份屬件必須連同該存件一起歸檔，而編號應與存件相同，只是在其

後加上尾標。例如把兩份屬件附於存件，它們的編號應按次序定為1 及2，以顯示存

件有兩份屬件。

38. 須在存件的左上角打孔(位置為距頂部和左面邊沿各約 1.5 厘米)，以便讓綠色繫

繩 (green tag) 通過。

在錄事頁上登記存件資料

39. 為方便參考，須用紅原子筆或藍鉛筆在錄事頁 (Minute Sheet, GF 82) 上登記每

份來函的下述資料，並在底下劃線－

(a) 文件種類，例如便箋、信件、通告、便箋副本等；

(b) 文件日期；以及

(c) 發文人的職銜或姓名。如果來函是副本的話，亦需要註明正本的受文人職

銜或姓名。

40. 按部門指示，存件的主題亦可能須在錄事頁上登記。

41. 應以相同的語言在錄事頁上登記來函的資料：

處理英文來函，應以英文登記上述資料，例如：

c.c. memo dated 25.1.2000 from Director of Environmental Protection

to Director of Administration

re: Departmental Study on Records Management

若果是中文來函，即應以中文來登記，例如：

25.1.2000 環境保護署署長致行政署長便箋副本

關於：部門檔案管理研究事

42. 從以上例子可見，只須將來函的正文資料登記在錄事頁上。所以，若果英文信件

或便箋內附有中文文件，檔案人員應以英文來登記這信件或便箋，夾附的中文文件則不

需登記。

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43. 如果來函兼備中英文版本，如非必要，只需要以中文或英文文本存案。如果有需

要把文件的正本聯同譯本同時存案，檔案人員應以正本所用的語文在錄事頁上登記，並

且記明夾附有譯本，例如：

香港歷史檔案大樓 19.6.1997 揭幕儀式程序表

(夾附英文譯本)

不過，如果文件並無標明何種版本是譯文時，檔案人員應以英文來登記這份文件，然後

註明該文件為雙語兼備；例如：

Programme of the Opening Ceremony of Hong Kong Public Records

Building on 19.6.1997 (with Chinese version)

44. 如果中文文件上的發文人只有英文名稱，檔案人員應設法確定有關人士的中文名

稱，例如從內容、信頭等線索去追尋，切勿隨便加上一個中文名稱。如果最後仍未能確

定，便可暫時以原來的英文名稱登記。當日後知道認可中文名稱時，便將中文名稱加於

原來英文名稱的旁邊；例如：

29.2.2000 Mr. Tan Man Kit 信件 陳文杰

45. 存件編號須用紅原子筆或藍鉛筆在錄事頁左欄之外註明，作為參照索引。每張使

用的錄事頁必須在預定的位置註明案卷參考編號和頁碼。

46. 為方便負責人員工作，應確保案卷內有最少兩張空白的錄事頁。

為相關案卷和文件加上相互參照

47. 加上相互參照 (cross-referencing)，是為了使檔案使用者易於查索某一個在使用

中的案卷內的相關文件，以及讓使用者知道是否還有其他案卷與其正在處理的案卷有

關。例如，來函是回應同一案卷內的某些存件，檔案人員應-

在來函上：

(a) 如果已清晰顯示存件號碼，則只須將該號碼用紅原子筆或藍鉛筆圈著；或

(b) 如果內文已有引述該存件但沒有清楚顯示存件號碼，則應在引述之處用紅

原子筆或藍鉛筆在旁邊註明被引述的存件編號；或

(c) 如來函上並沒有特別提及先前的存件，可在它的適當空位(通常是在下方)

註明“回覆( )” (Reply to ( )) 的字句。

在原先的存件上：

在存件的適當空位(通常是在下方)，寫上“由( )回覆”(Replied by ( ))的字句。

48. 此外，可視乎情況在相關文件上加上其他說明，如 “亦請閱案卷參考編號

存件( )”(See also ( ) in File Ref. )，方便查索不同案卷內的相關文件。

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複印、摘錄和移走文件並存入有關案卷

49. 如文件涉及多於一個題目，或對另一案卷具有參考價值，可把該文件複印

(copy)，並將複印本存入有關案卷，以便檔案使用者採取行動或查閱。決策局發出的通告

便是其中一個例子。除了將通告存入有關的“通告”案卷外，通常也會把通告副本存入須

予辦理的有關主題案卷。

50. 如存件包含的資料與另一案卷有關，可摘錄 (extract) (只複印該存件的部份內容)

存入有關案卷。例如，除了將職員會議紀錄存入“職員會議”主題案卷外，也會摘錄署任

安排的討論段落存入“署任安排”主題案卷。

51. 有時可能需要將存件轉移至另一案卷。例如，若認為案卷內某存件被錯誤歸檔，

便應將該存件移走 (remove) 並存入合適的案卷。

52. 把存件複印、摘錄或移走後，應以黑色或紅原子筆，在文件上寫上附註，並在各

自案卷的錄事頁邊旁指明－

(a) 存件複印、摘錄或移動源自哪個案卷，如

“自案卷參考編號 存件 ( ) 複印/摘錄/移來*”

(Copied/ Extracted/ Removed* from ( ) in File Ref. )

(b) 存放複印、摘錄存件的案卷，如

“複印/摘錄*存入案卷參考編號 存件 ( )”

(Copied/ Extracted* to File Ref. as ( ))

(c) 存放移走存件的案卷，如

“移走的存件存入案卷參考編號 存件 ( )”

(Removed to File Ref. as ( ))

* 請將不適用的刪除

53. 可視乎須註明相互參照的工作多寡，使用刻有上文第 47、48 及 52 段所述信息的

橡膠印章。

記錄案卷的傳運情況

54. 完成錄事頁登記和相互參照的工作後，檔案人員應在以下幾處，註明執行人員

(action officer) 的職銜－

(a) 錄事頁的有關記項 (entry) 之下；

(b) 案卷夾面下半部(須確保尚餘足夠空位)；及

(c) 條碼系統或案卷傳運卡

55. 如將要採取行動的人員超過一名，檔案人員便應提出以下問題，以定出合適的傳

遞次序－

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(a) 誰須先採取行動？

(b) 如數名人員須同時採取行動，可否按職位高低或年資定出傳遞次序？

56. 如上述兩個問題並無明確答案，檔案人員應徵詢其上司或負責人員的意見。如文

件只供傳閱，則應按職級由高至低依次註明傳閱對象，並先交最高級人員閱覽。

57. 案卷的傳運情況，應以 “File Maintenance” 模組 (module) 下的 ＜ In/Out

Movement Update＞ 功能 (function)，記錄在條碼系統內；但應注意，現時只能使用這項

功能處理每個案卷在某一段時間的一項外發安排。為了解決這項限制所帶來的問題，檔

案人員可利用“File Maintenance” 模組下的 ＜Update File＞ 功能，在“Remark” 字段內記

錄有關案卷其後的傳遞情況，或利用 ＜Wanted File Booking＞ 功能，把有關案卷列為所

需案卷。

58. 檔案室能否有效率地運作，有賴於控制案卷傳運和準確記錄傳運情況的工作。檔

案人員宜盡量把案卷的一切傳運情況記錄在條碼系統內，因為除了提供有關案卷的資料

外，這些傳運記錄也是不少有用的管理資料的主要來源。從條碼系統歸納出的管理資

料，可用作整體監察檔案室的檔案管理狀況。由於某些人員可能曾在未經檔案室傳遞的

情況下互傳案卷，因此，如設有便攜數據終端機 (Portable Data Terminal, PDT)，應用以

定期更新有關案卷的資料。

59. 如檔案室並未設有條碼系統，則須利用案卷傳運卡，以人手記錄案卷傳運情況。

注意，案卷傳運卡的功用是記錄案卷踪跡。當發放 (send off) 案卷時，有關資料應記在

抽出的卡上。為便於監察已外發而仍未送回檔案室的案卷，最好把它們的傳運卡放在一

個特定的就近地方。

60. 《保安規例》第 202 條規定，各局及部門應清楚記錄所有定為「機密」及以上

(CONFIDENTIAL and above) 等級案卷，連同其所在地方的最新紀錄。此外，《保安規

例》第 212 條亦訂明，各局及部門的首長須確保保存一份機密及以上類類別文件的完整

收發紀錄。

使用標紙

61. 應使用適當的標紙(tag)，如“待辦公事” (Action Required)、“急件” (Urgent)、“以

供參閱” (For Information)、“候簽” (For Signature)等，藉以引起執行人員的注意。

分發

將案卷呈交執行人員

62. 檔案人員應查看案卷夾面下半部所註明的案卷傳遞安排，確保該等安排與錄事頁

上有關記項之下所註明的呈交次序相符。這步驟在傳閱案卷錄事的過程中尤其重要，因

為案卷錄事在送交收件人前，通常須先傳遞予多名負責人員，而他們可能各自須對有關

事情加以處理。

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63. 按需要附帶將有關案卷(如政策案卷 (policy file) 及停用部分 (closed part(s)) )呈

遞負責人員，以便他們採取行動，也是良好的做法。為方便參考起見，有關或已有先例

的文件須利用紙旗來識別 (flagged)。

分發外發文件

64. 檔案人員應在發出文件前，查看並確保所有外發文件均－

(a) 已編訂準確的參考編號；

(b) 已經簽署；以及

(c) 內文所提的屬件已全部夾付妥當。

65. 根據《保安規例》第 166、169-170 及 193 條，檔案人員應確保在所有外發機密

文件上清楚註明等級－

(a) 文件都要按其內容分級，並非根據它所屬的案卷等級而定，例如一份「高

度機密」的來函，可能會以「機密」等級的便箋作答，因為回覆便箋的內

容不載有高度機密資料；

(b) 「高度機密」文件隨同「機密」 (CONFIDENTIAL covering SECRET) 便

箋發出，信封及其他封面便應註明其中文件的最高等級；

(c) 「限閱」文件必須在每一頁文件的上下兩端以黑色大楷註明其等級，字母

高度不得少於五毫米；

(d) 「機密」或以上等級的文件處理方式大致與(c)相同，但字體最好是用紅

色；

(e) 每一份「絕對機密」文件及「高度機密」文件均須加上號碼，例如：第 1

份，共 20 份；第 2 份，共 20 份。

66. 檔案人員隨後應檢查文件的機密分類，並評估是否須要使用信封。所有「限閱」

及以上 (RESTRICTED and above) 等級或載有個人資料的文件應放在信封內。非機密文

件無須放在信封內。特區政府部門之間或內部的文件派送，如有需要，應使用轉交封套

(Transit Envelope)。

67. 根據《保安規例》第 213 條規定，必須將機密文件密封如下－

(a) 「絕對機密」文件

必須密封於兩個信封內，每個信封封口牢固地粘好，且每隔 100 毫米

(100mm intervals) 打上火漆封印 (sealed)，信封上並註明機密等級。裏面的

信封也應寫上資料編號，並表明出處。

(b) 「高度機密」及「機密」文件

必須密封於一個信封內，信封封口牢固地粘好，每隔 100 毫米貼上封條

(wafer sealed)，簽名橫過各封條和信封。所有封條和信封接縫應用透明膠紙

封蓋，而膠紙條兩端應覆過信封的另一面。信封上須註明文件的機密等

級、參考編號及來件處。

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政 府 檔 案 處 第 12頁

(c) 「限閱」文件

必須密封一個不透明信封內，信封封口牢固地粘好，信封上須註明文件的

機密等級。

68. 外發文件應從速送交收件人。檔案人員應考慮採用何種方式發放文件(如信差、

派遞、郵遞及電報發送服務，電子方式等)，並在外發文件上第一頁的上方說明所用的方

式，例如“傳真” (by fax)。如文件以紙張形式發放，每份送予收件人的文件副本均應在分

發名單一欄所列的收件人姓名旁，以藍筆加上“”號。

69. 除非還有額外的資料發放，否則無需使用傳真封面頁發放傳真文件。通常，所

有必需的資料，如發文人的姓名和電話號碼及收件人的姓名及傳真號碼以及文件的總頁

數，已包括在有關的文件上。「機密」及以上等級的文件，不得經沒有裝有額外的密碼

設備 (additional encryption equipment) 的傳真機傳送。

70. 同時使用傳真和派遞 (by despatch) 方式發放文件的做法，既不經濟，又製造無

用複本。一九九 七年十二月十八 日行政署通函 (Administration Wing Circular

Memorandum) 第 36/97 號規定，只有在特別需要時，如基於法律上的考慮或彩色文件，

才應派遞文件正本。

71. 《保安規例》第 214-217 條就不同機密類別的文件，定下了在香港境內運送的要

求，詳情如下－

(a) 「絕對機密」/「高度機密」文件

只可由保安局局長或警務處助理處長(保安)授權的信差用上鎖的容器以政

府專車作交通工具運送。

(b) 「機密」文件

可授權部門信差擔任運送工作。

(c) 「限閱」文件

當由政府總部收發人員、經授權的部門人員或經政府物流服務署或政府保

安事務主任批准的私人專遞員/代理人負責運送。

72. 如需發送「機密」及以上等級的文件給香港境外的收件人，必須根據《保安規

例》第 225 條規定事先徵詢保安局政府保安事務主任的意見。

73. 電子郵件檔案 (e-mail record) 與紙張檔案同等重要。電子郵件系統只是一種互通

訊息的工具，作用與電話、傳真機或郵遞無異。電子郵件檔案，應以“列印後歸檔”方式

記錄電郵函件，即負責人員應直接從電郵軟件列印電郵檔案，並一如其他檔案存入適當

的紙本案卷。

74. 根據《保安規例》第 364-365 及 368-369 條規定，「機密」/「限閱」資料是可由

電郵方式傳送的，不過有關的資訊系統必須通過政府資訊科技總監辦公室的技術審核及

得到政府保安事務主任的核准。此外，所有透過不可靠的通訊網絡(例如一般用途的局部

區域網絡、使用租賃或公眾電訊線路的網絡或無線網絡)傳送的「機密」/「限閱」資料，

必須經過加密處理。

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政 府 檔 案 處 第 13頁

75. 一般來說，除非認為有關文件十分重要，或有關文件屬「機密」或以上等級，否

則無須備存外發文件登記冊。但如確有需要，則可使用“發出函件紀錄” (Record of Files

and Loose Minutes Sent Out (GF 44))。

76. 如傳遞外發文件/案卷(如「機密」或以上等級的文件或案卷)後須取得收件記錄，

可附上傳送紙條 (Despatch Slip, GF 121)。收件的辦事處會在傳送紙條上簽署並註明日

期，然後將之送回發件的辦事處。送回的 GF 121 通常會附在傳送紙條冊的相關副本之

上，以證明外發文件/案卷已妥為傳遞，特別是「機密」等級的文件/案卷。檔案人員應定

期檢查傳送紙條冊，查看是否有任何遲遲仍未送回的紙條，以確保所有外發文件均已交

收妥當。另外，如是專人送遞 (by hand delivery)，亦可用傳送簿 (Chit Book, GF 53)。

77. 一九九九年六月一日總務通告第 5/99 號規定，除了機密文件或非標準尺寸的文

件外，一切紙類文件的專人送遞服務應予終止，務請注意。

安排案卷存本

78. 除為須採取行動或須參閱文件的收件人安排足夠的副本外，還要因應需要多製備

副本，存入案卷以作記錄。

79. 外發文件的案卷存本 (file copy) 應按文件所述存於適當的案卷，成為存入有關

案卷的最新存件。錄事頁應記錄已存入案卷存本，記錄方法應與來函的記錄方法相同(見

第 39 至 46 段)，惟不應在有關記項下劃線。案卷存本上也應作出相互參照的安排(見第

47 至 48 段)。

80. 如同一時間將一份內容相同的文件分別發放給多個收件人，檔案人員只需將一份

副本存入有關案卷，並在該副本的下方寫下“相同的文件已發放給 ” (same

documents sent to ) 或 “相同的文件已發放給列於存件( )的收件人” (same

documents sent to the list of recipients at ( ) )。

81. 如外發文件涉及超過一個主題，可複製/摘錄額外副本存入有關案卷內，但仍須

遵守上文第 49 至 52 段所述的原則。

安排傳閱副本 (Circulation Copy)

82. 通常，應為外發文件製備一份副本(不包括屬件)並存於摺夾 (folder) 內，供高級

人員作內部傳閱，以便他們可從中得悉最新的情況。機密文件應分開傳閱，並嚴格限制

傳閱對象，應只傳閱給為有效地執行職務而「需要知道」的人員。傳閱頻率視外發文件

數量多少而定，通常每星期傳閱一次。但是，毋需為日常 (routine) 文件製備傳閱副本，

而載有個人資料的檔案則不應傳閱。

83. 有些高級人員可能習慣在傳閱副本上記下一些查詢或指示。因此，檔案人員應在

傳閱副本傳閱完畢送返檔案室後作檢查，看看負責人員是否已注意到傳閱副本上的意見

和指示。傳閱副本傳閱完畢後，短時間內便可銷毀。

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貯存

把案卷移存至常用檔案貯存地點

84. 發出外發文件並完成上文第 64 至 83 段所述程序後，檔案人員應把案卷送回負責

人員，以決定是否須要採取進一步行動。負責人員如認為無須採取進一步行動，通常會

在錄事頁的左邊旁註明“毋須繼續辦理” (no further action, NFA)、“存檔後放好” (file away,

FA)或“移存” (put away, PA)。

85. 檔案人員接獲送回的案卷後，必須查看案卷是否載有依期呈閱 (Bring Up, BU)

指示。如案卷並無依期呈閱指示，則須考慮應否建議設定依期呈閱日期。檔案人員在把

案卷移存至貯存地點前，須先確保各項所需行動均已辦妥，而所有“待辦公事”、“候簽”

和“急件”標紙及暫附文件 (floater) 等，均已適當地除去，以免日後造成混亂。條碼系統

的資料應妥為更新。

86. 《保安規例》第 194 至 198 條訂明保管 (safekeeping) 各類機密文件的要求－

(a) 「絕對機密」文件

必須放在具密碼鎖 (combination lock) 的保管箱 (safe) 內，該保管箱應設

置於保險庫 (strong room)或由兩個密碼鎖設防的安全地帶(secure zone)內。

保管箱的密碼詳情，僅可給臚列於規例第 115 條所述名單內的人員知道。

(b) 「高度機密」文件

必須存放在具密碼鎖的保管箱內，或保險庫內一個具有橫閂 (locking bar)

和扣鎖 (padlock) 的鋼櫃 (steel cabinet) 裏。

(c) 「機密」文件

必須放在具有橫閂和扣鎖的鋼櫃裏保管。

(d) 「限閱」文件

必須放在上鎖 (locked) 的鋼製檔案櫃保管，或於辦公時間後鎖上而公眾人

士不得進入的辦事處。

(e) 用以記錄機密資料或記錄有機密資料的物料或物品，例如磁碟及快速存儲

器裝置等，必須視為機密文件看待。

87. 《保安規例》第 350A 及 B 訂明，當處理資訊系統時，必須按照並符合基準資訊

科技保安政策及《保安規例》第九章的規定下進行。此外，除非經局或部門首長批准，

否則機密資料絕對不可在私人擁有的資訊系統上(包括便攜式電子儲存裝置)處理或儲

存。有關資訊系統及抽取式儲存裝置的資訊保安指引，除參閱《保安規例》外，亦需參

考相關的通告/通函，如保安局通告第 6/2001 號及行政署通函第 1/2008 號。

88. 檔案人員應注意－

(a) 將案卷妥為貯存於檔案貯存設備，避免將它們置於地上或架頂；

(b) 貯存設備應貼上正確和易讀的標籤，以便提取案卷；

(c) 保持案卷貯存地點清潔、乾爽及避免火警發生；防止未經准許人士進入貯存

地點，以及在可能的情況下該地點只供貯存案卷。

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89. 此外，根據二零零九年四月二十二日總務通告第 2/2009 號規定，有關的檔案人

員須擬備和保存準確的檔案清單，包括下列資料：

(a) 案卷名稱；

(b) 案卷編號；

(c) 案卷開立日期與結束日期；以及

(d) 案卷存放地點(例如：存放的房間/樓層)。

處理

將暫用檔案併入主案卷

90. 當找到主案卷時，應將有關暫用檔案併入主案卷。在正常情況下，暫用檔案的每

一份存件應按時間先後次序併入主案卷。所有併入主案卷的存件均應重新編號和編訂相

互參照。主案卷的錄事頁應加以修訂，以反映併入項目。暫用檔案的錄事亦應以類似形

式轉移入主案卷。

91. 但是，如暫用檔案所載主題事務業已完竣，而該事務雖然與主案卷主題事務有

關，但卻是獨立處理的，則可將整個暫用檔案內的存件連同錄事頁併入主案卷。檔案人

員應將暫用檔案的錄事頁附於各份存件之上，使其成為一整疊的存件。應去除暫用檔案

夾以免存件尺碼過大及累贅。將整疊存件放在有關的主案卷成為最新存件，並在存件第

一頁的右上角用藍筆註明和圈定存件編號，例如。原先在暫用檔案內的所有存件均應

重新編號，並在其後加上尾標，例如1，2，3，而1 為最早的存件，如此類推。由

於編號已更新，應重新編訂相互參照。併入的暫用檔案在主案卷錄事頁上應登記如下-

L/M on Review of 2000 Records Management Training Curriculum

(opened on 24.12.2000, incorporated on 15.1.2001)

92. 將暫用檔案併入主案卷後，應妥為修訂條碼系統內的資料或暫用檔案登記冊，以

反映有關變動。如果主案卷封面“相關文件”一欄載有該暫用檔案資料，亦須予以刪除。

依期呈閱案卷

(條碼系統)

93. 有關檔案人員收到依期呈閱案卷指示後，應在案卷上的指示旁邊簡簽 (initial)，

在有關存件或錄事上夾附“依期呈閱”標紙 (Bring Up Tag, GF 68) ，並在條碼系統中，使

用“File Maintenance” 模組下的＜Mark BU File＞功能，記下有關要求。該系統會在檔案

人員進入系統後，提醒他須在當日依期呈閱案卷。屆時，有關人員可使用“Enquiry” 模組

下的＜BU Enquiry＞功能，查核哪份/些案卷須依期呈閱，並檢索有關案卷。

94. 為求有充足時間追查和檢索案卷，在條碼系統中記下的依期呈閱日期較所要求的

依期呈閱日期提前一日或甚至兩日，是可取的做法。

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(人手操控系統)

95. 至於沒有裝置條碼系統的檔案室，則應以人手備存依期呈閱日誌 (BU diary)。

96. 被提取的案卷應註明送交索取案卷的人員，以供採取跟進行動。如有需要，亦應

註明哪些是有關的存件或錄事，並利用紙旗識別有關文件，以方便參閱。隨後，可在條

碼系統或依期呈閱日誌(視何者適用而定)，刪除有關的依期呈閱記錄。檔案人員應考慮

是否需要定下新的依期呈閱日期。

臨時提升非機密案卷的級別

97. 在執行工作期間，或須臨時提升某些非機密案卷的級別(見第 26 段)。在這種情

況下，應在案卷夾面夾附暫時機密卡 (Temporarily Confidential Card, GF 353)。隨後，有

關案卷應轉移往機密檔案室備存及採取跟進行動，直至該案卷降級，再次成為非機密案

卷為止。檔案人員應在條碼系統中記錄有關案卷臨時轉移往機密檔案室，以便追查該等

案卷的所在。

降低案卷的級別 (Downgrading of files)

98. 在可能情況下，檔案人員應檢討機密資料是否該降級，並根據《保安規例》第182至

185條的要求，於文件降級前，先徵得發文人的同意，倘若實際上無法徵詢發文者的意

見，降級決定須由合適的負責人員簽認。此外，檔案管理守則第433段訂明，各部門檔案

經理應最少每五年，覆核其局或部門的機密文件和檔案，將文件適當地解密。

封存案卷

99. 在下述情況下，應將案卷封存 (close) －

(a) 案卷已過厚；或

(b) 案卷所處理的事情已完結，並且很可能沒有進一步行動。

100. 在封存案卷時，應遵守下列各點－

(a) 案卷應在合理的時間，而不應在行動的半路中途封存。這方面或許須要有

關的執行人員給予意見；

(b) 新的部分應載有與第一本案卷相同的標題及案卷參考編號，但須註明不同

的部分編號 (Part No.)；

(c) 在封存第一本案卷時，應為其編配一個部分編號。第一本封存的案卷必定

是第一部分 (Part I)；

(d) 以紅筆在案卷夾面對角劃上斜線，並註明封存案卷日期；

(e) 錄事頁亦應註明案卷封存日期；

(f) 所有有關暫附文件均應轉移往新的部分；以及

(g) 檔案人員可使用條碼系統內的 “File Maintenance” 模組下的 ＜Open New

Part＞ 功能來開立新部分，並可使用同一模組下的 ＜Update File＞ 功能

來封存現用部分。

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101. 檔案人員應經常留意已封存的案卷使用次數，將非常用案卷 (inactive files) 與常

用案卷 (active files) 分開貯存，以便日後進行檔案存廢工作。

有效處理和整理案卷的準則

102. 有效處理和整理案卷的檔案室應－

(a) 迅速處理來函及外發文件；

(b) 只有檔案才會歸檔或保存，以供採取行動和參考；

(c) 按照最新情況，擬備和保存準確的檔案清單及索引；

(d) 按需要審慎開立新案卷及暫用檔案；

(e) 盡快將所有暫用檔案併入主案卷；

(f) 就有關案卷及文件，編訂清晰的相互參照，以方便檢索；

(g) 為案卷內的存件妥為編號，並且在錄事頁記錄有關詳情；

(h) 正確地記錄案卷的傳運情況；

(i) 根據保安規例及相關的通告/通函保存及整理機密案卷；

(j) 將案卷貯存於放在特定位置的案卷貯存設備；

(k) 將非常用的案卷封存部分與常用案卷分開貯存，以便日後進行存廢工作；

(l) 盡量使用條碼系統；以及

(m) 定期監察及檢討案卷處理及整理工作，以供進一步改善。

熟知政府規例、通告及通函的責任

103. 《總務規例》第 10 及 11 條規定，所有公務員(日薪人員除外)均有責任認識清楚

所有與他們職責有關的政府規例、通告及通函。如公務員不服從、忽略或未能遵守關於

品行和紀律而又與他們職責有關的政府規例、通告及通函，政府可對該員採取紀律處分

程序，而該員亦可能要對自己不服從、忽略或未有遵守上述規例、通告及通函而令政府

蒙受財政上的損失，負上責任。現行有關使用及處理資料/文件/檔案的規定，舉例如下：

(a) 《保安規例》；

(b) 總務通告第 2/2009 號、第 5/2006 號、第 5/99 號、第 8/97 號；

(c) 保安局通告第 6/2001 號；

(d) 政府資訊科技總監辦公室通告第 5/2009 號、第 1/2009 號、第 7/2008 號；及

(e) 行政署通函第 1/2008 號、第 36/97 號。

上述的規例、通告及通函已上載於數碼政府合署(網址：http: //portal.ccgo.hksarg)，供同事

參閱。除此之外，所有檔案人員及檔案使用者均需不時留意及遵守最新的規定。