永和印刷流 Box 活用術2019 年 12月作成

目次

00　Box の特徴････････････････････････････････････････････････････････････････ 2

01　ご利用登録････････････････････････････････････････････････････････････････ 3

02　基本操作･･････････････････････････････････････････････････････････････････ 4

　　　①アカウントにサインイン（ログイン）4

　　　②アップロード　4

　　　③ダウンロード　5

　　　④プレビュー画面でファイルを確認　5

　　　⑤他のユーザーと共有　6

　　　⑥フォルダの作成・名前の変更　6

　　　⑦フォルダの移動・コピー・削除　7

03　応用操作･･････････････････････････････････････････････････････････････････ 8

　　　①データのアップロード等の更新をメールで受け取る　8

　　　②データの保管庫にする　9

　　　③更新履歴を残す（バージョン履歴を活用する）　9

　　　④コメント機能を利用する　10

　　　⑤利用できるユーザーの権限を選ぶ　10

　　　⑥個人アカウントでフォルダを作成する　11

04　困ったときのQ&A････････････････････････････････････････････････････････12

05　お客様別活用法のご提案･･･････････････････････････････････････････････････14

06　ご利用上の注意･･･････････････････････････････････････････････････････････16

Box とは、世界 6万 6千社以上の企業が採用しているファイル共有クラウドサービスです。永和印刷とお客様のデータのやりとりの効率化のために共有することをご提案いたします。もちろん無料です。

2

00 Box の特徴（＊一部機能は永和印刷とのコラボ限定のものがございます）

◆保存容量無制限 !!＊

　永和印刷では法人契約（Business･Plus）で使用しているので、ご提供するフォルダ

は保存容量無制限です。そのため容量を心配することなくデータの保存をしておくこと

が可能です。

　個人でご利用される無料版では 10GB が提供されるので、Dropbox（2GB）や

OneDrive（5GB）よりも優れています。用途にあわせてフォルダを使い分けるのがお

勧めです。

◆期限切れの心配なし　メールで大容量ファイルを送れない場合、ファイル転送サービスを利用されている方

も多いでしょうが、よくある悩みが「期限切れ」。Box であれば、アップロードも簡単、

期限切れもありません。

◆送信可能サイズは5GB＊

　最大 5GBのファイルをアップロードすることが可能です。また、アップロードした

ことを自動メールで連絡することができます（確実に伝えるためにお急ぎの場合には、

別途メールを送信することをお勧めします）。

◆ニーズに合わせた共用設定　内外のユーザーとの共有（コラボレーション）が可能で、その権限を詳細に選ぶこと

が可能です。編集者、閲覧専用、アップロード専用など、そのユーザーに合わせた権限

を設定することでファイルの管理、共有が一気に楽になります。

◆高セキュリティ　各種機関の認定水準をクリアし、冗長化や多層化、バックアップに至るまで何重もの

セキュリティ対策を実施しているので、多種多様な企業で導入されています。

◆マルチデバイス対応　場所を問わず、PC、スマートフォン、タブレットなど、どのデバイスからでもファイ

ルに安全にアクセスできます。アクセスしたファイルに対し、編集や注釈を加えて再度

共有したりと外出先でも高い生産性を保ったまま、業務の効率化を図ることができます。

3

01 ご利用登録（お試しの場合「永和印刷Box 見本フォルダ」への招待となります）

Step 1　･･ 永和印刷営業担当者にご利用希望のメールアドレスをお伝えください。 ※個人のアドレスでも、グループのアドレスでも結構です。

Step 2　･ 永和印刷よりBox･の招待メールをお送りします。

　･ ･　メール画面より「フォルダに移動」（矢印）を

クリックし、手順にそって登録をしてください。

　･ 　● Box アカウントがある方　→ Step 4･へ

　･ 　● Box アカウントがない方　→ Step 3･へ

Step 3　･ ご利用登録（無料）をしていただきます。

Step 4　･ ･すべてのファイルの中に「永和印刷Box･見本フォルダ」があることをご確

認ください。 　※これでBoxを利用することができます。次回以降、ログインしやすいようにトップページを

ブックマークしておくことをお勧めいたします。

Step 5　･ ･（今後使用する場合）お客様専用フォルダを作成いたしますので、データの

アップロード、ダウンロード、プレビュー等の基本操作をご確認ください。

操作方法については、「02　基本操作」（p.4 ～ 7）をご覧ください。

Box 画面のサンプル

4

02 基本操作

①アカウントにサインイン（ログイン）　（URL･account.box.comより）

STEP 1　（画像1）

　メールアドレスを入力

　↓「次へ」をクリック

STEP 2　（画像2）

　パスワードを入力

　↓「ログイン」をクリック

フォルダが表示されます

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

②アップロード　アップロードしたいファイルを選択し、Box のフォルダ（共有する場合は指定フォルダ）

内にドラッグ&ドロップすることでアップロードできます（画像3）。

Point　最大サイズは5GB。ただし、無料版を個人利用の場合は250MBまでとなります（p.12-Q2参照）3

Point　chrome などのブラウザにBox のトップページ（画像1）をブックマークしておくと便利！1 2

5

③ダウンロード　ダウンロードしたいファイルを選択（ファイル名をクリックするとプレビューになるの

で、ブロック部分□を選択）し、①「ダウンロード」をクリック。また、右クリックから

②「ダウンロード」をクリックすることでも可能です（画像4）。

④プレビュー画面でファイルを確認　プレビューしたいファイル名（画像5）をクリックすると、プレビュー画面（画像6）

に切り替わります（※対応できないファイル形式もあります。p.7 参照）。

①

②

Point　･ダウンロードはドロップではできないので注意 !!･権限によりダウンロードができないことがあります（→ p.10、p.12-Q3 参照）

4

Point　プレビュー画面からダウンロードも可能です5

6

6

⑤他のユーザーと共有　他のユーザーを招待し、承認してもらうことでデータを共有することができます。フォ

ルダ単位、ファイル単位で可能で、各ユーザーにあわせて権限を設定することができます

（画像7）。権限については p.10 をご覧ください。

⑥フォルダの作成・名前の変更　右上にある「新規」をクリックしてフォルダ等を作成することができます。

種類を選択

Point　特定のフォルダを選択している場合、右上の表示は別の内容になります（次頁参照）

共有をクリック

招待者のメールアドレスを入力して、権限を選んでから「送信」をクリック

Point　共有したくないフォルダは共有フォルダの階層下に入れないように注意してください7

7

⑦フォルダの移動・コピー・削除　フォルダ（ファイル）の移動は、右上の①「移動またはコピー」で選択して行います。

移動はドラッグでも可能です。フォルダ（ファイル）の削除は右上の②「ごみ箱」から

可能ですが、権限が「共同所有者」「編集者」に限られています。

① ②

Point　権限が「共同所有者」か「編集者」になっていないと削除できません（p.12-Q4 参照）

Boxではファイル名をクリックするとプレビュー画面が開きます。下記がプレビュー対応のファイル形式です。※一部、保存形式によってはプレビューできないものもあります（p.13-Q13参照）。

テキストベースのドキュメント「as」、「as3」、「asm」、「bat」、「c」、「cc」、「cmake」、「cpp」、「cs」、「css」、「csv」、「cxx」、「diff」、「doc」、「docx」、「erb」、「gdoc」、「groovy」、「gsheet」、「h」、「haml」、「hh」、「htm」、「html」、「java」、「js」、「less」、「m」、「make」、「md」、「ml」、「mm」、「msg」、「ods」、「odt」、「pdf」、「php」、「pl」、「properties」、「py」、「rb」、「rtf」、「sass」、「scala」、「scm」、「script」、「sh」、「sml」、「sql」、「txt」、「vi」、「vim」、「wpd」、「xls」、「xlsm」、「xlsx」、「xml」、「xsd」、「xsl」、「yaml」プレゼンテーション「odp」、「ppt」、「pptx」画像「ai」、「bmp」、「gif」、「eps」、「heic」、「jpeg」、「jpg」、「png」、「ps」、「psd」、「svg」、「tif」、「tiff」、「dcm」、「dicm」、「dicom」、「svs」、「tga」オーディオファイル「aac」、「aifc」、「aiff」、「amr」、「au」、「flac」、「m4a」、「mp3」、「ogg」、「ra」、「wav」、「wma」ビデオファイル「3g2」、「3gp」、「avi」、「m2v」、「m2ts」、「m4v」、「mkv」、「mov」、「mp4」、「mpeg」、「mpg」、「ogg」、「mts」、「qt」、「wmv」

プレビューに対応の多くのファイル形式Boxのココもすごい

8

03 応用操作

①データのアップロード等の更新をメールで受け取る　右上のユーザー名の丸印から、「アカウント設定」→「共有」でメール通知の設定が可

能です（画像�）。所有項目・参加項目別に、ダウンロード、アップロード、コメント、

プレビュー、削除等のアクションがあった場合にメールを受け取ることができますので、

自分なりのカスタマイズをしてください。共有フォルダごとに設定する方法もあります。

　メールは「noreply@box.com」から届きます（画

像�）。メールをクリックして、ログイン→ファ

イル表示することも可能です。

①･ここをクリックしてアカウント設定

②･「共有」をクリック

③･通知が必要なものをチェック

Point　･すべてチェックすると大量の通知メールが届き、肝心なものが埋没してしまう可能性があるので注意。急ぎや重要なものは、別途メールでの確認をするとよいでしょう（p.12-Q7 参照）

�

�

9

②データの保管庫にする　容量制限がないので、各フォルダは削除をせずにバックアップしておくことが可能です。

共有フォルダ内に項目別のフォルダを複数階層で作成して管理する（画像�）と整理もし

やすく、いつでも必要な時に閲覧やダウンロードができます。

③更新履歴を残す（バージョン履歴を活用する）　同一名のファイルをアップロードすると、ファイル名の右にV2、V3というアイコン

が出るようになります（画像�）。アップロードするたびに更新されますが、過去のバー

ジョンも利用することが可能です（最大50世代）。上書き保存してしまい元に戻せず困っ

た体験のある方はぜひご活用ください。

Point　･ファイル名を変えてしまうとバージョン履歴からはずれてしまうので注意してください･（p.13-Q9 参照）

更新データをアップロードすると表示�

Point　･容量制限がないからと、ただ貯めておくよりも種類・項目ごとに整理したほうが管理も楽�

更新日、更新者名が表示されます

10

④コメント機能を利用する　プレビュー画面ではファイルにコメントをつけることができるので、複数の共有者に伝

えたいメッセージなどを入れておき、各々返答してもらう、といったやり取りが可能です。

⑤利用できるユーザーの権限を選ぶ　ユーザーにあわせて利用できる権限を設定できます。権限は招待（p.6）の際に設定し

ますが、後で変更することもできます。

コメントを入力して、投稿をクリック

Point　削除は「共同所有者」「編集者」限定で「ビューアー /アップローダー」ではできません。　　　･･その他、プレビューのみ、アップロードやダウンロードの可否といった目的にあわせて設定で

きます

11

⑥個人アカウントでフォルダを作成する　永和印刷で作成したフォルダやそのフォルダ内で作成したフォルダは、永和印刷や他の

招待ユーザーも閲覧等が可能になってしまいます。ご自身で別の目的でご利用されるフォ

ルダについては、「すべてのファイル」の中に、個人アカウント専用の新規フォルダを作

成して利用するようにしてください。ただし、無料アカウントでは容量は 10GB、アッ

プロード可能なファイルサイズは250MBまでとなります。こちらのフォルダについても、

他のユーザーの招待等の機能を同じようにご利用することができます。

Point　共有になっていないフォルダはアイコン表記が異なります（矢印）（p.12-Q5、6参照）

12

04 困ったときのQ&A（よくあるご質問をまとめました）

Q1　ファイル名を変えたいんだけど……

A1　･ファイル名の右下部にカーソルを移動すると「名前の変更」と鉛筆マークが表示さ

れるので、クリックして入力したうえで保存してください。

Q2　アップロードしたのに受け取っていないと言われたんだけど……

A2　･送信相手との共有フォルダ内に入れていますか。「すべてのファイル」上ではなく、

共有フォルダ内にデータをアップロードしてください（p.4 参照）。

Q3　ドラッグ & ドロップでダウンロードできないんだけど……

A3　･アップロードとは異なり、ダウンロードはドラッグ&ドロップではできません。･

ファイルを選択してダウンロードをクリックしてください（p.5 参照）。

それでもできない場合、ダウンロードの権限があるかを所有者にご確認ください。

Q4　間違えてアップロードしてしまったファイルが削除できないんだけど……

A4　･ファイルを削除できるのは、「共同所有者」「編集者」に限られるので、削除を依頼

するか、権限の変更をご相談ください（p.10 参照）。

Q5　共有したくないデータまで見られているみたいなんだけど……

A5　･共有フォルダ内に作成したフォルダは、上位フォルダの属性が優先されてしまうの

で、別途フォルダを作成して管理してください（p.11 参照）。

Q6　 永和印刷のフォルダにはアップロードできたのに、別のフォルダにはアップロード

できないんだけど……

A6　･永和印刷で作成したフォルダを共有する場合、容量は無制限、1ファイルの最大サ

イズは 5GB ですが、個人で無料アカウントをご利用される分については容量

10GB、1ファイルの最大サイズは250MBになりなります（p.11 参照）。

Q7　Box からものすごい量のメールが届いてしまうんだけど……

A7　･「アカウント設定」（右上のユーザー名の丸印より選択）→「共有」→「メール通知」

で受信する通知を選択できるので必要に応じて設定してください（p.8 参照）。

13

Q8　クラウドストレージだと、セキュリティが心配なんだけど……

A8　･Box に保存したデータは通信時にSSLで暗号化されるため、万が一データが流出し

ても第三者に悪用される心配がほぼありません。また、保存したデータは複数のデー

タセンターで管理されます。各データセンターでさらにバックアップを実施している

ため、データが消失するおそれもほとんどないと考えて問題ありません。また、ユー

ザーレベルでは7段階の権限を設定することでリスクを回避することが可能です。

Q9　データを勝手に更新されてしまったんだけど……

A9　･ファイル名が同じであれば 50世代のファイルを自動的に保管しているので、更新

される前のファイルを復元・取り出すことが可能です（p.9 参照）。

Q10　他のユーザーが操作した履歴を確認したいんだけど……

A10　･Box 上で行ったあらゆる処理がログとして保存されているので、右上のユーザー

名の丸印から「更新履歴」を選択すると、確認することができます。

Q11　表示が英語になっているんだけど……

A11　･「アカウント設定」（右上のユーザー名の丸印より選択）→「アカウント」→「全

般オプション」の「言語」から日本語を選択してください。

Q12　個人のアカウントの使用済みの容量（ストレージ）を知りたいんだけど……

A12　･「アカウント設定」（右上のユーザー名の丸印より選択）→「アカウント」→「ア

カウントの詳細」の中に使用済みストレージが記載されています。

Q13　Illustrator のデータもプレビューできると聞いたのにできないんだけど……

A13　･ai ファイルをプレビューするにはPDF互換モードで保存する必要があります。ま

た、Business 以上のアカウントである必要があるので、永和印刷のご提供する

フォルダ内に移動する必要があります。プレビューに対応できるファイル形式に

ついては p.7 を参照ください。　

14

05 お客様別活用法のご提案

　永和印刷では、各出版社の担当者様ごとにフォルダを作成し、次のようなフォーマット

を基本としてご提供しています。

●書籍の場合

基本フォーマット（例）

　出版社担当者様名

　　　　→書籍タイトル

　　　　　　　→入稿用フォルダ･･･お客様に入稿用データを入れていただきます

　　　　　　　→出校用フォルダ

　　　　　　　　　→初校PDF･････永和印刷で初校PDFをアップしていきます

　　　　　　　　　→再校PDF･････永和印刷で再校PDFをアップしていきます

　　　　　　　→見本組用････････････見本組の材料等を入れておきます

　　　　　　　→その他諸連絡用･･･スケジュールや往来データ、その他原稿以外

　　　　→書籍タイトル　　書籍タイトルで共有したいのであれば、このレベルで招待

　　　　　　　→入稿用フォルダ　

　　　　　　　　特定のフォルダのみ共有したい場合はそのフォルダレベルで招待

Point　･階層をつけておくことで、階層ごとに招待をすることができますが、上位の階層で招待した場合にはその下にある階層についても同様の権限となり、上位の設定が優先されます　･メール設定も同様で、上位の階層の設定が優先されるのでご注意ください

メールの設定はこのレベルで実施

更新情報

15

●雑誌の場合

基本フォーマット（例）

　雑誌名

　　　　→号数

　　　　　　　→入稿用フォルダ

　　　　　　　　　　→論文別フォルダ

　　　　　　　→出校用フォルダ　　メール設定をこのレベルでするのがオススメ

　　　　　　　　　　→初校PDF

　　　　　　　　　　→再校PDF

Point　･まず号数ごとに分類します。担当者様が複数いる場合は、雑誌の階層で共有します

Point　･号数内は論文・連載ごとに分類します。その中に、書籍同様のフォルダを作成します

16

06 ご利用上の注意

◆･永和印刷でご提供するフォルダは、永和印刷営業部、DTP事業部、編集部とも共有さ

せていただくことがございますので、ご了承ください。

◆･他の共有者の追加を希望される場合は、事前に営業担当者にご連絡ください。データの

流出の防止およびセキュリティ強化のためにご協力ください。

◆･権限は「ビューアー /アップローダー」を基本としますが、希望者には「編集者」へと

変更させていただきますので、ご相談ください。

◆･アップロードのお知らせは別途メールもいただけると進行が確実になります。営業担当

者および管理者のダウンロード漏れなどのおそれもあるので、お急ぎの場合などはぜひ

ご協力をお願いいたします。

◆･フォルダの構造はお客様の要望にあわせてカスタマイズいたします。また、ご自身で構

造を編集することも可能です。

◆･個人用のフォルダを永和印刷のご提供するフォルダ内に作成しないようにご注意くださ

い。

◆･他のユーザーの招待、権限の授与などの取り扱いにはご注意ください。セキュリティに

定評のあるBox ですが、使い方を間違ってしまうと大事な情報を流出させてしまうこ

とになりますので、慎重にお願いいたします。

◆･本冊子は永和印刷とお客様で共有する主な機能についてまとめましたが、この他にも

様々な機能がございます。ご興味のある方はBox や販売代理店のWEBサイトをご覧

ください。

◆･個人でご利用される（お客様↔永和以外）場合に関して、データの消失等は永和印刷で

責任を負いかねますので、何卒ご了承ください。